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如何寫(xiě)好崗位說(shuō)明書(shū)
職位說(shuō)明書(shū)，又稱(chēng)工作說(shuō)明書(shū)，是對工作分析的結果(如工作描述、工作資格等)進(jìn)行整合而形成的具有企業(yè)法規效果的正式文本，包括職位標識、職位概要、工作職責，關(guān)鍵績(jì)效指標、工作聯(lián)系、任職資格、確認簽字等七個(gè)部分。
編制職位說(shuō)明書(shū)是企業(yè)各項人力資源管理中最為基礎的工作，也是薪酬制度、考核標準、培訓內容等確立的依據 企業(yè)中不同的崗位都有其特定的地位和職責，制作職位說(shuō)明書(shū)時(shí)需要把握目標崗位的工作流程，并熟識撰寫(xiě)規范，否則會(huì )影響職位說(shuō)明書(shū)的作用。筆者在從事咨詢(xún)工作中發(fā)現，企業(yè)在編寫(xiě)職位說(shuō)明書(shū)時(shí)經(jīng)常出現的問(wèn)題有以下幾個(gè)：
問(wèn)題一 混淆職位概要的內容
職位概要，實(shí)際上是要求用一句話(huà)概述該職位的使命及作用。但如果簡(jiǎn)單從字面上理解，很可能犯兩類(lèi)錯誤：其一，將其與職位標識混淆，進(jìn)而省略對該部分的描述;其二，將其定位為對崗位職責的簡(jiǎn)單陳述，導致該項目與“工作職責”項目之間內容邊界的模糊，最終演變?yōu)楣ぷ髀氊煹暮?jiǎn)略版。
問(wèn)題二 核心項目的遺漏或贅述
工作職責是職位說(shuō)明書(shū)的核心部分之一。在描述時(shí)，如果忽視與工作分析調查和訪(fǎng)談結果的結合，就可能影響其周全性和完備性。比如，在人力資源部經(jīng)理的工作職責中必然有對公司制度、計劃等文件的管理，但如果撰寫(xiě)者缺乏對該職責的了解很可能只會(huì )簡(jiǎn)單地描述為“組織編制年度部門(mén)工作計劃、總結”，“組織實(shí)施人力資源管理的規章制度、文件”等，而一些報批、審核、督導等若干細節性職責就被忽略掉了。
任職資格是職位說(shuō)明書(shū)的另一核心部分。它是任職者履行職位職責時(shí)，所應具備的最低資格條件(或稱(chēng)必備要求)，包括學(xué)歷、工作經(jīng)驗，核心知識、核心能力、通用技能、素質(zhì)要求、工作環(huán)境等。如果不能區分各類(lèi)項目的內涵，可能導致重復描述。比如，人力資源部經(jīng)理的“核心能力”一欄中有“較強的協(xié)調能力和溝通能力”的規定，如果在“通用技能”一欄又要求任職者具備“能夠建立并維護公司內外部良好的工作關(guān)系”的技能，很顯然，這兩部分的描述是內含因果聯(lián)系的語(yǔ)義重復。
問(wèn)題三 用語(yǔ)隨意、遣詞粗糙
職位說(shuō)明書(shū)的很多項目需要以規格化的模式和語(yǔ)詞加以描述，如果不能謹慎用詞、斟酌用語(yǔ)，將可能產(chǎn)生歧義或弱化說(shuō)明書(shū)的精準性。比如，將人力資源部經(jīng)理的一項工作職責描述為“負責企業(yè)人力資源管理制度、計劃等的制定和執行”，就會(huì )產(chǎn)生以下疑問(wèn)：首先是語(yǔ)義不清。“負責”指的是親力親為，是組織安排，還是工作監督?第二是職責不明。“企業(yè)人力資源管理制度、計劃等文件的制定和執行”是一個(gè)連續性的管理過(guò)程，涉及組織、管理，制定、核批、審查、督導、實(shí)施等諸多工作環(huán)節，僅以一句話(huà)粗略帶過(guò)，造成職責描述不清，也顯然與人力資源部經(jīng)理實(shí)際的工作內容不符。
再比如，人力資源部經(jīng)理的任職者，應通曉現代人力資源引進(jìn)、開(kāi)發(fā)、管理等方面的知識，精通國家及地區的勞動(dòng)法規和政策，可如果在職位說(shuō)明書(shū)的任職資格中被描述為“掌握現代人力資源引進(jìn)、開(kāi)發(fā)、管理等方面的知識，知道國家及地區的勞動(dòng)法規和政策”，表述方式缺少了程度性詞語(yǔ)的修飾，無(wú)形中擴大了任職者的資格范圍，弱化了職位說(shuō)明書(shū)的準確性。
問(wèn)題四 主次不分、輕重不明
有的企業(yè)認為，職位說(shuō)明書(shū)就是一個(gè)職位的流水賬，編制時(shí)無(wú)需注意太多，只要把能想到的寫(xiě)全了就好。殊不知，漂亮的職位說(shuō)明書(shū)就好像崗位的“標簽”，能夠讓不了解它的人馬上把握概況、讓熱悉它的人立刻洞悉要點(diǎn)，企業(yè)如果在描述職位責任、工作聯(lián)系、任職資格等項目時(shí)，不分主次、無(wú)視重點(diǎn)地“眉毛胡子一把抓”，那么職位說(shuō)明書(shū)的作用也就被泯滅了。
實(shí)際上，如果企業(yè)能夠掌握一定的編制技巧，就能夠克服以上的問(wèn)題。由于職位說(shuō)明書(shū)與具體崗位相關(guān)，需要結合該崗位的特點(diǎn)、性質(zhì)、要求等內容加以描述。筆者選取力資源部經(jīng)理崗位分析一下。
要點(diǎn)一 明確職位說(shuō)明書(shū)各項目的邊界
撰寫(xiě)職位說(shuō)明書(shū)之前，應準確定位各項目的內涵和邊界。職位標識是一個(gè)職位最基本、獨特的信息，幫助人們形成對該職位的直觀(guān)印象，并與其他職位相區別。職位標識包括職位名稱(chēng)、職位所在部門(mén)、職位編碼以及編制日期等四個(gè)內容。工作職責則是對職位概要的具體化和明細化，是對特定職位主要的職能及對應職能下所涵蓋的主要職責的詳細描述。而職位概要則是從宏觀(guān)層面把握職位職責的一種概括性表述，不同于職位標識和工作職責。
職位概要一般要求按照“職責+范圍+目的”的范式進(jìn)行。比如，人力資源部經(jīng)理的職位概要是“組織管理公司人力資源的選、用、育、留工作，保證公司發(fā)展和管理工作對人力資源數量和質(zhì)量的要求。”其中，“組織管理人力資源的選、用、育、留工作”是人力資源部經(jīng)理的職責，職責的權限范圍為“公司”，目的是“保證公司發(fā)展和管理工作對人力資源數量和質(zhì)量的要求”。
要點(diǎn)二 認真梳理工作分析的結果，力求全面、無(wú)遺漏
無(wú)論是工作職責的描述，還是任職資格的規定，都應遵循“窮舉、互斥”原則，達到“既包括所有工作內容，又避免相互重疊”的目的。
為確保工作職責描述的完備性，對于部門(mén)、科室等負責人的職能，原則上可分為“制度、計劃、文件管理”、“業(yè)務(wù)管理”、“部門(mén)/科室管理”、“其他”等四大類(lèi)。其中，如果“業(yè)務(wù)管理”類(lèi)涉及的內容較多，還可以進(jìn)—步細分為具體的業(yè)務(wù)職能。一般員工的職能，可按照其工作的流程劃分。比如，人力資源部經(jīng)理的職能就分為“制度、計劃、文件管理”、“組織與職位管理”、“招聘管理”、“培訓管理”、“部門(mén)管理”、“其他”等幾類(lèi)。“其他”類(lèi)中主要涉及與平行部門(mén)的業(yè)務(wù)協(xié)作關(guān)系，以及完成上級領(lǐng)導布置的工作任務(wù)。
為避免任職資格規定的反復性，首先要明確各項目的內涵。比如，核心知識是完成本職位工作所需的關(guān)鍵知識;核心能力是職位對任職者的關(guān)鍵能力要求;通用技能則是一種實(shí)際操作能力，包括計算機使用技能、寫(xiě)作技能、外語(yǔ)運用技能等。進(jìn)而圈定各項目書(shū)寫(xiě)的內容或格式。比如，“核心知識”就是載入文件、書(shū)本的文字性?xún)热?“核心能力”的描述，最好按照“應具備的能力+要完成的任務(wù)或活動(dòng)”的模式進(jìn)行;若職位要求任職者掌握CAD技術(shù)、EXCEL的使用或編寫(xiě)某種計算機語(yǔ)言程序等，就寫(xiě)入“通用技術(shù)”中。
要點(diǎn)三 拿捏語(yǔ)詞，描述準確，切合實(shí)際
描述工作職責時(shí)應特別注意用詞的恰當性，最好選擇比較專(zhuān)業(yè)的詞匯，如下表：
因而，人力資源部經(jīng)理“負責企業(yè)人力資源管理制度、計劃等的制定和執行”這一職能，就可擴展為諸如“組織建立、健全人力資源管理相關(guān)各項制度，報批后組織實(shí)施”、“組織編制年度人力資源管理工作計劃，報批后組織實(shí)施”、“審核人力資源管理相關(guān)文件并督導實(shí)施”、“督導人力資源管理制度、計劃等文件執行”等若干明晰，具體的工作職責。
另外，在描述職位所需的“核心知識”、“核心能力”、“通用技能”等項目時(shí)，應注意運用程度性詞匯。比如，核心知識可分成“非常熟悉”、“熟悉”、“了解”三個(gè)層次。人力資源部經(jīng)理應“熟練掌握現代人力資源引進(jìn)、開(kāi)發(fā)、管理知識”，“全面理解公司的發(fā)展遠景，熟悉公司和專(zhuān)業(yè)公司的業(yè)務(wù)整體運作流程及制度，熟悉公司各部門(mén)的職能、職責、職權”。再比如，核心能力可分成“很強”、“較強”、“一般”三個(gè)層次。人力資源部經(jīng)理的核心能力之一是“很強的計劃管理能力，能有效制定公司的人力資源管理工作相關(guān)制度并督導實(shí)施”。
要點(diǎn)四 主次分明，突出重點(diǎn)
工作職責包括職能和具體職責兩個(gè)部分。職能是根據業(yè)務(wù)流程或工作性質(zhì)、內容對各項職責的概括;具體職責是對某項職能執行過(guò)程的描述。為體現條理性，二者最好都按照業(yè)務(wù)流程的順序加以描述。若職能間缺乏必要的流程關(guān)系，也庳按照相對重要性排序確定。所謂相對重要性，即崗位職責的主次順序或占用任職者工作時(shí)間多寡的權衡。4 為進(jìn)一步突出重要性，一般每個(gè)職位的職能劃分以及對每項職能的描述都不宜超過(guò)六項，并遵循“窮舉、互斥”原則。書(shū)寫(xiě)具體職責時(shí)，可采用動(dòng)賓短語(yǔ)的格式，以提升精準性。比如，人力資源部經(jīng)理“制度、計劃、文件管理”職能里的第一項具體職責為“組織建立、健全人力資源管理相關(guān)的各項制度，報批后組織實(shí)施”。
另外，關(guān)鍵績(jì)效指標的確定也要注意輕重之別。首先通過(guò)現有制度文件、訪(fǎng)談、外部資料、標桿職位信息等渠道獲取備選指標，進(jìn)而針對職位職責應達到的績(jì)效標準進(jìn)行甄選。由于該指標主要用于考核，為體現“關(guān)鍵”二字，一個(gè)職位墩多選取5項指標，并依相對重要性排序。
當職位任職者、職位直接上級和人力資源部經(jīng)理共同在職位說(shuō)明書(shū)上確認簽字后，該說(shuō)明書(shū)就將成為員工工作的主要依據性文件，以及管理者對其實(shí)施管理的基礎。
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