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合同管理暫行辦法
為加強合同管理工作,防范合同風(fēng)險,維護各方的合法權益,依據有關(guān)法律、法規,結合實(shí)際,特制定合同管理暫行辦法。
合同管理暫行辦法
第一章 總 則
第一條 為了規范和加強裝飾安裝工程有限公司 (以下簡(jiǎn)稱(chēng)“公司”)的合同管理工作,根據《中華人民共和國合同法》,結合公司實(shí)際,制定本暫行辦法。
第二條 本辦法所稱(chēng)合同,是指公司及其所屬分公司與自然人、法人和其他組織等平等主體之間簽訂的設立、變更、終止民事權利義務(wù)關(guān)系的各種協(xié)議。
公司其控股子公司的合同管理,參照本辦法執行。
公司及其控股子公司的勞動(dòng)合同管理,不適用本辦法,按照公司有關(guān)規定辦理;借款合同、財產(chǎn)保險合同、擔保合同按公司財務(wù)部門(mén)要求執行。
第三條 公司建立統一授權、分級管理、歸口把關(guān)、各負其責的合同管理體制。
第四條 公司對合同實(shí)行規范化、標準化和信息化管理。
第二章 管理權限及管理機構
第五條 公司按照合同性質(zhì)和標的額劃分合同管理權限,施行“誰(shuí)訂立,誰(shuí)負責”、“誰(shuí)主管,誰(shuí)負責”的原則。
第十條 公司各部門(mén)既是合同的承辦部門(mén),又是合同的審查部門(mén)。按職責承辦本部門(mén)職責要求申報的項目合同,負責本部門(mén)合同項目的立項、組織談判、會(huì )簽審批和履行,履行下列職責:
1、根據本辦法制定本部門(mén)合同管理相關(guān)規定并組織實(shí)施。
2、負責本部門(mén)職責分工范圍內的合同談判、擬定合同基本條款;如涉及公司內部多個(gè)部門(mén),應事先進(jìn)行內部協(xié)商,統一意見(jiàn),確定牽頭部門(mén)主辦合同,其它部門(mén)給予積極配合。
3、全面準確的填寫(xiě)合同條款,按公司規定組織合同評審,辦理合同送審、報批、蓋章及送交存檔手續(見(jiàn)附件一:合同審批會(huì )簽單)。
4、負責合同履行跟蹤,確保合同履約率,收集匯總合同相對方意見(jiàn)。
5、及時(shí)辦理合同變更、解除等手續,并報主管部門(mén)及分管副總審核、批準。
6、及時(shí)向合同管理部門(mén)報送合同正本及與合同有關(guān)的會(huì )議紀要、簽證、變更
等資料,并及時(shí)向法律合約部反應履約過(guò)程中出現的各種法律問(wèn)題。
7、參與本單位重要合同項目的法律論證、談判、合同文本起草;參與合同結算付款,監督、檢查合同履行情況。
8、參與合同糾紛的調解、仲裁或訴訟等工作,負責提供有關(guān)的一切工作。
9、安排專(zhuān)人負責合同管理工作,做好本部門(mén)合同副本及有關(guān)文件的歸檔工作,建立本部門(mén)合同臺賬,負責本單位合同信息的匯總、編制、統計分析,并按規定向公司合同管理部門(mén)報送材料。
10、及時(shí)向合同存檔部門(mén)辦理合同歸檔工作。
11、公司合同管理部門(mén)要求履行的其他職責。
第七條 公司控股子公司、分公司在公司授權范圍內其經(jīng)營(yíng)范圍內管理本辦法
第六條規定之外的.各類(lèi)合同。
沒(méi)有辦理營(yíng)業(yè)執照的公司直屬分支機構、臨時(shí)駐外機構等,可在公司進(jìn)行專(zhuān)項授權的范圍內管理對外簽訂的各類(lèi)合同。
第八條 未經(jīng)公司批準或授權,禁止任何所屬部門(mén)對外簽訂任何合同。
第九條 公司法律合約部是公司合同管理部門(mén),全面負責本單位的合同管理工作,履行下列職責:
1、根據本辦法制定本單位合同管理相關(guān)規定并組織實(shí)施。
2、負責本單位合同的法律審查、簽訂審批、合同爭議糾紛處理等事項;
3、負責制定和修改公司合同管理相關(guān)制度,并負責監督實(shí)施。
4、參與公司重大合同項目的談判、法律論證、文本起草和招投標工作。
5、對公司管理的合同進(jìn)行法律審查,辦理授權手續,具有法律否決權。
6、組織審查各部門(mén)上報審批的合同,辦理會(huì )簽審批、授權手續。
7、參與合同結算價(jià)款審查,監督、檢查合同履行情況;
8、按照管理權限組織處理合同糾紛。
9、負責合同專(zhuān)用章管理、合同信息的匯總、編制、統計分析等合同基礎管理工作,并按檔案管理規定及時(shí)歸檔。
10、指導、檢查、監督、考核公司及分公司、子公司合同管理工作。
11、制訂并推廣使用公司合同標準文本。
12、公司賦予的其它合同管理職責。
第三章 合同訂立
第十條 訂立合同應當按照立項、選商、談判、會(huì )簽審查、審批、簽字或授權簽字、蓋章的程序進(jìn)行。
任何單位和個(gè)人不得違反程序訂立合同。對于大量發(fā)生的小額交易且采用標準合同文本的合同,或情勢緊急的項目合同,程序可以適當簡(jiǎn)化。
第十一條 公司及所屬單位對外發(fā)生經(jīng)濟往來(lái),除即時(shí)清結外,必須事先訂立書(shū)面合同。應當訂立書(shū)面合同而沒(méi)有訂立的,財務(wù)部門(mén)不予結算。
第十二條 訂立合同應當遵守國家有關(guān)法律、法規和規定,做到合同主體、內容、形式合法。合同主體應當符合以下基本要求:
(一)法人單位(含全資子公司和控股公司)在合同管理權限內或公司授權范圍內以該法人的名義訂立合同,禁止以其職能部門(mén)、分公司或負責人的名義訂立合同;
(二)已辦理營(yíng)業(yè)執照的非法人分支機構(分公司),經(jīng)公司授權的,可以該分支機構的名義訂立合同;
(三)未辦理營(yíng)業(yè)執照的單位經(jīng)公司授權以其所從屬的法人或已辦理營(yíng)業(yè)登記的非法人分支機構名義訂立合同。
第十三條 合同條款應當齊備、完整。合同當事人約定權利和義務(wù),應當具體、明確,不得出現容易產(chǎn)生歧義或含混不清的條款。合同中的專(zhuān)門(mén)術(shù)語(yǔ)、專(zhuān)有詞匯應當設專(zhuān)款定義解釋。
合同一般包括以下條款:
(一)當事人的名稱(chēng)或者姓名和住所;
(二)標的物;
(三)數量;
(四)質(zhì)量;
(五)價(jià)款或報金(單價(jià)、總價(jià)、費用明細);
(六)履行期限、地點(diǎn)和方式;
(七)雙方權利和義務(wù);
(八)違約責任;
(九)解決爭議的方法;
(十)公司檔案管理要求的相關(guān)內容;
(十一)雙方約定的其它條款。
第四章 合同立項、選商、談判
第十四條 簽訂合同的項目,應當列入公司計劃(如高層會(huì )決議、材料申購單等)或財務(wù)預算。未列入計劃和預算的合同項目,應按有關(guān)規定報批后由計劃和財務(wù)部門(mén)相應調整計劃和財務(wù)預算。
第十五條 工程施工類(lèi)合同(含建筑總包、專(zhuān)業(yè)分包等)選擇相對人,按規定應當采取招標方式選擇合同相對人的,應當嚴格按照招投標的有關(guān)規定執行;邀請招標或發(fā)包人指定分包時(shí),應基于公平公正原則,遵守法規行規簽訂合同。禁止公司任何單位和個(gè)人干預投標,暗示陪標或圍標,禁止暗箱操作、進(jìn)行商業(yè)賄賂等違法行為。
第十五條 采購類(lèi)合同(含勞務(wù)、材料、機械設備等)選擇相對人,應當嚴格按照市場(chǎng)準入條件和規定,通過(guò)比選和競爭方式進(jìn)行。按規定應當采取招標方式選擇合同相對人的,應當嚴格按照招投標的有關(guān)規定執行。任何單位和個(gè)人不得違規干預選商活動(dòng),不得暗箱操作、收受商業(yè)賄賂。
第十六條 合同談判由合同承辦部門(mén)或單位負責牽頭組織,并要求合同相對人提供下列資料,查驗其真實(shí)性:
(一)經(jīng)工商行政管理部門(mén)年檢合格、并加蓋合同相對人印章的法人營(yíng)業(yè)執照副本、組織機構代碼證、稅務(wù)登記證復印件;合同相對人是自然人的,應當提供該自然人身份證的復印件。
(二)資質(zhì)等級證書(shū)(如安全生產(chǎn)許可證、建筑資質(zhì)證書(shū))及涉及許可經(jīng)營(yíng)的許可文件。
(三)法定代表人或負責人的身份證明書(shū),受托人的授權委托書(shū),受托人的身份證明。
(四)能夠證明其履約能力的有關(guān)資信資料。
(五)需要合同相對人提供的其他資料。
第十七條 合同談判組織者要做好談判前的相關(guān)準備工作,一般應當邀請合同管理部門(mén)、財務(wù)部門(mén)、審計部門(mén)的人員參加,按專(zhuān)業(yè)和職責分工歸口把關(guān),初步議定合同內容、價(jià)款等目標值,確定談判的主談人和談判方案,并做好談判記錄。
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