辦公室主任崗位的職責范文
導語(yǔ):善于發(fā)現問(wèn)題并具有較強的溝通協(xié)調能力是辦公室主任應有的能力,此外還包括了以下這些要求:
負責公司辦公室對內、對外發(fā)函、申請、通知等文件的起草;
負責安排公司日常后勤工作,包括車(chē)輛、綠化、環(huán)境衛生、會(huì )務(wù)、接待、辦公用品等,為各部門(mén)做好服務(wù)工作;協(xié)助公司各種管理規章制度的建立、修訂及執行監督;協(xié)助建立公司行政辦公費用的預算并控制行政辦公費用在預算內執行;
配合公司進(jìn)行企業(yè)文化的建立;作好領(lǐng)導的參謀,及時(shí)為公司領(lǐng)導提供信息和建設性意見(jiàn);
督促有關(guān)部門(mén)及時(shí)完成公司各項工作,并將監督情況及時(shí)反饋給領(lǐng)導; 負責公司對外聯(lián)系、宣傳工作;負責本部門(mén)員工的評估與考核; 完成領(lǐng)導交辦的任務(wù)。
辦公室主任崗位職責包括常規工作、臨時(shí)任務(wù)和資源協(xié)調等。
此外,還包括了一下幾點(diǎn):
統籌管理行政工作
常規行政事務(wù)包括:文書(shū)管理、資料管理、印章管理、辦公用品管理、辦公設備管理、后勤管理、安全管理等。這些常規的行政事務(wù)一般都有自己的崗位職責明細,有著(zhù)完善的工作流程和標準,便于管理和檢查。這部分工作是辦公室工作的重點(diǎn),但不是辦公室主任的工作重點(diǎn)。
監督秘書(shū)派使用
監督、指導秘書(shū)派辦公室管理軟件的使用。“秘書(shū)派”使辦公室管理信息化,大多數審批、通知、會(huì )簽、請示、投票等流程都實(shí)現電子化。資料電子化管理,歷史記錄永久保存,不會(huì )因人員流動(dòng)造成信息丟失。同時(shí)秘書(shū)派還管理考勤、提醒、任務(wù)等方面工作。辦公室主任成為秘書(shū)派的最大受益者和推動(dòng)者,監督和指導秘書(shū)派是一項長(cháng)期的工作。
臨時(shí)任務(wù)
完成上級交辦的臨時(shí)任務(wù)。上級交辦的臨時(shí)任務(wù)是辦公室主任的重點(diǎn)工作。因此常規工作有章可循,助手、文秘、資料員等都按步驟做好了,只需不定時(shí)抽查即可;而臨時(shí)任務(wù)則是突發(fā)事件,需要快速了解任務(wù)的來(lái)龍去脈,分析任務(wù)的重要性、緊急性及工作計劃,然后根據計劃有條不紊的進(jìn)行工作。
資源分配
協(xié)調各部門(mén)之間的資源分配是辦公室主任的一項特殊工作,各部門(mén)對資源的需求是不確定的波動(dòng)的,當某些人的工作資源得不得滿(mǎn)足時(shí),便會(huì )抱怨辦公室的工作不到位。這時(shí)辦公室主任就擔當了“救火”職責;救完火,辦公室主任就要考慮如何把這樣的情況考慮的下一步的工作計劃中。
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