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會(huì )議紀要怎么寫(xiě)才會(huì )簡(jiǎn)明扼要
一、會(huì )議紀要的內涵
《國家行政機關(guān)公文處理辦法》中規定:“會(huì )議紀要適用于記載、傳達會(huì )議情況和議定事項。”《中國共產(chǎn)黨機關(guān)公文處理條例》中規定:“會(huì )議紀要用于記載會(huì )議主要精神和議定事項。”我們根據上述規定，可以明確地把會(huì )議紀要定位為:用于記載、傳達會(huì )議情況和議定事項的一種行政公文。也就是說(shuō)，會(huì )議紀要是對會(huì )議的目的、要求、基本精神及決定的事項加以文字歸納整理，以便上傳下達，統一認識，進(jìn)而推動(dòng)工作的開(kāi)展。
會(huì )議紀要在行文關(guān)系上，作為下行文可類(lèi)似于通知，即采取轉發(fā)(印發(fā))或直接發(fā)出的形式，發(fā)給下級貫徹執行;作為上行文可類(lèi)似于會(huì )議情況報告，報送上級，向上反映;作為平行文可類(lèi)似于公函，發(fā)給平級有關(guān)機關(guān)，讓對方知曉，溝通情況。會(huì )議紀要以會(huì )議主持機關(guān)審定制發(fā)、其內容要求詳盡具體之特點(diǎn)，區別于按照法定多數表決通過(guò)、內容多體現原則的會(huì )議決議;以突出會(huì )議的目的、要求、基本精神及決定事項為主要表達的項目上，區別于客觀(guān)、原始記錄會(huì )議情況的會(huì )議記錄;以兼有反映情況、溝通信息功能的同時(shí)，還具有指揮的權威性上，區別于只用于反映會(huì )議動(dòng)態(tài)、溝通情況，所載內容只具有參考性的會(huì )議簡(jiǎn)報。
二、會(huì )議紀要的特點(diǎn)
會(huì )議紀要的三大特點(diǎn)是真實(shí)性、提要性、條理性。
(一)真實(shí)性。會(huì )議紀要是紀實(shí)的,必須保證其真實(shí)性,這個(gè)要求是紀要的性質(zhì)和職能所決定的。會(huì )議紀要一經(jīng)下發(fā),特別是批轉下發(fā),它所記述的決議、決定就具有政策性。所以辦公室人員動(dòng)筆寫(xiě)紀要之前,必須認真核實(shí)材料,沒(méi)有核實(shí)的材料,切忌寫(xiě)進(jìn)紀要。為了保證紀要的真實(shí)性,紀要起草后,要聽(tīng)取與會(huì )者的意見(jiàn),最后交由會(huì )議主持人或與會(huì )的主管領(lǐng)導審查,確認反映了會(huì )議的實(shí)際,才能簽字印發(fā)。
(二)提要性。要在會(huì )議紀要的“要”字上下功夫,對會(huì )議內容不可事無(wú)巨細、有則記之,應該對整個(gè)會(huì )議的各種材料和觀(guān)點(diǎn),經(jīng)過(guò)分析、研究、綜合整理,將主要精神、主要議決事項、主要觀(guān)點(diǎn),按一定邏輯順序撰寫(xiě)出來(lái)。在概括會(huì )議內容時(shí),要特別注意突出會(huì )議議題,以議題為中心組織材料進(jìn)行寫(xiě)作。任何一個(gè)會(huì )議總有一個(gè)中心,即使有幾個(gè)議題,每一個(gè)議題總有一個(gè)要點(diǎn),也就是中心,中心就是會(huì )議的意圖所在。要圍繞會(huì )議中心進(jìn)行選材,重點(diǎn)應介紹會(huì )議成果,而不是敘述會(huì )議的過(guò)程。無(wú)助于說(shuō)明會(huì )議中心議題的材料,即使是真實(shí)的、生動(dòng)的,也一定要去掉。
(三)條理性。每個(gè)與會(huì )人員的發(fā)言都可能是有條有理的,但是放在一起卻很可能是“一鍋大雜燴”,因此,必須按照一定的標準對所有材料加以整理,使之有綱有目,綱目協(xié)調。
三、會(huì )議紀要的構成要件
會(huì )議紀要的結構,一般由版頭或標題、正文、版記三部分組成。
(一)版頭或標題。日常工作會(huì )議等工作例會(huì )的紀要一般都有固定的版頭,包括標題、紀要期數、紀要編發(fā)機關(guān)及成文日期等。標題由會(huì )議名稱(chēng)和文種(紀要)組成,套紅與否均可。紀要期數、紀要編發(fā)機關(guān)及成文日期在標題下方注明。一般非工作例會(huì ),如行業(yè)性或專(zhuān)題性的多數會(huì )議,會(huì )議紀要沒(méi)有固定的版頭,標題由會(huì )議名稱(chēng)加文種(紀要)組成。
(二)正文。正文一般由會(huì )議概況(導言)、會(huì )議精神和決定事項(或結語(yǔ))三部分組成。會(huì )議概況主要包括會(huì )議時(shí)間(多次性會(huì )議應寫(xiě)明會(huì )議起止時(shí)間)、召開(kāi)地點(diǎn)、主持人、參加人(日常工作例會(huì )的參加人員可以放在紀要末尾)、領(lǐng)導同志參加情況、會(huì )議議題等。會(huì )議精神部分寫(xiě)會(huì )議的主要情況,對會(huì )議的原則精神、討論結果和今后任務(wù)等進(jìn)行具體敘述和說(shuō)明,要有準確的概括和很強的政策性、指導性。會(huì )議決定事項或結語(yǔ)辦公會(huì )、日常工作例會(huì )常常做出決定,需將這些決定事項加以歸納,扼要寫(xiě)出。工作會(huì )議、專(zhuān)業(yè)性會(huì )議在結語(yǔ)這部分應對會(huì )議做出估價(jià),指出方向,明確任務(wù),提出希望和號召。正文部分要對會(huì )議概況(導言)、會(huì )議精神、重要原則、主要內容和議定事項(或結語(yǔ))等加以綜合和闡述，通常用三種方式表述。其一是綜合敘述式，即把會(huì )議研究討論的主要問(wèn)題、與會(huì )人員的統一認識和看法、議定的事項，加以綜合敘述;其二是分類(lèi)歸納式，即把會(huì )議的發(fā)言、討論的情況以其內在聯(lián)系歸納為不同的方面，來(lái)分別加以敘述;其三是發(fā)言記錄式，即按照會(huì )議的發(fā)言順序，掌握其重點(diǎn)，對記錄如實(shí)加以摘要整理。
(三)版記。紀要版記(紀要的末尾)部分包括紀要的關(guān)鍵詞、上報或下發(fā)單位、印數。若紀要無(wú)版頭,則末尾部分可簡(jiǎn)化為紀要編發(fā)機構名稱(chēng)及成文日期即可。本部分無(wú)需加蓋公章。
四、會(huì )議紀要的類(lèi)型
根據性質(zhì)與內容，會(huì )議紀要可分為三種類(lèi)型：
(一)辦公會(huì )議紀要。所謂辦公會(huì )議就是機關(guān)研究日常工作、日常事務(wù)的會(huì )議。此類(lèi)紀要主要是用來(lái)宣布各種日常辦公會(huì )議決定的事項，大都是機關(guān)團體、企事業(yè)單位領(lǐng)導層集體開(kāi)會(huì )決定了工作中的一些具體事宜后所使用的一種紀要。內容往往是決定一個(gè)或多個(gè)事項放在一份紀要中，分別逐一表達。
(二)指示會(huì )議紀要。即對某一范圍較大或重要方面的工作會(huì )議所綜合整理的會(huì )議紀要，既有對黨的方針政策的具體貫徹意見(jiàn)，又有對這一重要工作各種認識的統一，還包括對工作的具體部署、要求，行政約束力很強。
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