職場(chǎng)辦公室接聽(tīng)電話(huà)的禮儀常識

職場(chǎng)辦公室接聽(tīng)電話(huà)的禮儀常識1

　　如果你用了一個(gè)新秘書(shū)，應該教你的秘書(shū)有一個(gè)良好的電話(huà)禮儀，并逐漸把所有要領(lǐng)灌輸給她。

　　首先是讓她不要過(guò)多地參與你的電話(huà)，使你幾乎不能直接和來(lái)電人聯(lián)系。為此，作為她的老板，你至少應該給她提供如下的名單：

　　你的至親的人_____家人、朋友、醫生、老師……那些可以立刻與你取得聯(lián)系的人。接到這類(lèi)電話(huà)，秘書(shū)會(huì )說(shuō)：“我知道老板很想立即與你通話(huà)�！�

　　你的重要客戶(hù)______如果你有時(shí)間就和他們通話(huà)。如果暫時(shí)沒(méi)有時(shí)間，秘書(shū)應說(shuō)：“我知道老板很想接你的電話(huà)，他現在正在接另一個(gè)長(cháng)途電話(huà)，等他處理完，我會(huì )叫他打回電給你的�！�

　　此外，還要教你的秘書(shū)怎樣將電話(huà)轉給其他的人。換句話(huà)說(shuō)，讓她多了解公司，什么人是負責什么事的，以便當你不在的時(shí)候，她可以知道將電話(huà)轉給其他也有能力解決此類(lèi)問(wèn)題的人。

　　留意時(shí)間差

　　我在美國的家，有時(shí)候在凌晨5點(diǎn)，會(huì )接長(cháng)途電話(huà)，這實(shí)在是太沒(méi)有禮貌了。打國際長(cháng)途尤其要注意時(shí)間差。

　　若你真的'十分需要在半夜打電話(huà)，可以看看當地的電話(huà)公司有沒(méi)有Call Waiting的設備，以便讓別人知道有沒(méi)有人打電話(huà)給他。

　　時(shí)間選擇，包括選擇打電話(huà)的時(shí)間和電話(huà)交談所持續的時(shí)間的長(cháng)短。除了要緊事或事前約定好，一般不在早上7：00以前或晚上10：30以后打電話(huà)，以免影響人家休息。同時(shí)還應注意到各個(gè)國家和地區的時(shí)間差。比如美國，東海岸和西海岸就有3個(gè)小時(shí)的時(shí)差。夏威夷和東海岸有8個(gè)小時(shí)的差別。

　　不要煲“電話(huà)粥”

　　當你有急事，對方一直戰線(xiàn)，你一定會(huì )心急如焚。然而，你自己是否也曾有過(guò)煲“電話(huà)粥”的情形呢?打電話(huà)，切忌喋喋不休、不分重點(diǎn)、嘮嘮叨叨、說(shuō)個(gè)沒(méi)完，而要簡(jiǎn)明扼要，節省時(shí)間。

　　電話(huà)交談所持續的時(shí)間，以談話(huà)內容多少來(lái)定：事多則長(cháng)，事少則短。如果不是預約電話(huà)，時(shí)間須5分鐘以上的，那么就應首先說(shuō)出自己的通話(huà)大意，并征詢(xún)對方現在講話(huà)對對方是否合適;若不方便，就請對方另約時(shí)間。

　　有時(shí)候來(lái)電話(huà)的人啰啰嗦嗦，你不愿再花費時(shí)間和他無(wú)聊在談下去，你可以以禮貌地說(shuō)：“我不想占你太多的時(shí)間，以后再談，行嗎?”

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　　公司接電話(huà)應該是非常正規的，在禮貌稱(chēng)呼之后，先主動(dòng)報出公司或部門(mén)的名稱(chēng)。如：“您好，羽西公司。Can I help you?”如果是一位秘書(shū)，則應說(shuō)：“您好!這里是(某先生∕小姐)辦公室，我是(名字)。Can I help you?”切忌拿起電話(huà)劈頭就問(wèn)：“喂!找誰(shuí)!”

　　如果一時(shí)騰不出空來(lái)，讓電話(huà)響了四次以上，拿起電話(huà)就應先向對方致歉：“對不起，讓您久等了�！�

　　第一種情形，說(shuō)：“我就是，請問(wèn)您是哪位?”

　　第二種情形，接話(huà)人說(shuō)：“他要旁邊，請稍候�！�

　　第三種情形，接話(huà)人則說(shuō)：“對不起，他剛好出去。您需要留話(huà)嗎?”切忌只說(shuō)一聲“不在”，就把電話(huà)掛了，打電話(huà)人需要留話(huà)，應清晰地報出姓名、單位、回電號碼和留言，但要注意言語(yǔ)簡(jiǎn)潔，節約時(shí)間。

　　“現在與您交談合適嗎?”_____你還要考慮到別人是否方便與你在電話(huà)中長(cháng)時(shí)間交談。

　　要結束電話(huà)交談時(shí)，一般應當由打電話(huà)的一方提出，然后彼此客氣地道別，說(shuō)一聲“再見(jiàn)”，再掛上電話(huà)，不可只管自己講完就掛斷電話(huà)。無(wú)論什么原因，電話(huà)中斷，首先打電話(huà)的人應該再撥。

　　如果你和某人在他的辦公室談話(huà)，而他突然接到了一個(gè)緊急電話(huà)，你應該問(wèn)：“我該出去一會(huì )嗎?”而他在接電話(huà)的時(shí)候也應該說(shuō)：“對不起，我一定要接這個(gè)電話(huà)�！�

　　當你通話(huà)時(shí)，注意背景不要太吵。有太鬧的電視或收音機，請盡量調輕一點(diǎn)。

　　當你打長(cháng)途電話(huà)給別人請求幫助，正好對方不在，你應該選合適的時(shí)間再打去，最好不要讓對方回電，因為對方可能會(huì )顧慮到昂貴的電話(huà)費。

　　如果打電話(huà)撥錯了號碼，應當說(shuō)一聲：“對不起，我撥錯了號碼�！比绻�接到撥錯的電話(huà)，應當客氣地告訴對方打錯了，請他重撥，不要使對方難堪。

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