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如何讓收件人看到你的信息
你的客戶(hù)和同事沒(méi)時(shí)間仔細看完收到的每封電子郵件。他們中的一些人每天收到數以百計的消息。這就是為什么他們會(huì )先看那些可以迅速處理的郵件。他們可能永遠不會(huì )回復——甚至永遠不會(huì )瀏覽——其余的那些。
那么如何獲得他們的注意呢?試試以下建議：
1. 堅持標準的大寫(xiě)和標點(diǎn)符號。即使組織中的人在信息中不大寫(xiě)或加標點(diǎn)，你可以特立獨行般成為這個(gè)人。匆忙寫(xiě)好郵件卻違反了書(shū)面基本準則，這體現出你的粗心大意。簡(jiǎn)寫(xiě)也會(huì )讓人不明白含義。比起以后解釋話(huà)中含義，第一次就清晰表達信息花的時(shí)間要少很多。
2. 直接切入要點(diǎn)(當然要禮貌些)。提出要求時(shí)直截了當。不要一開(kāi)始奉承收件人——盡管簡(jiǎn)短的贊美可能會(huì )幫上忙。說(shuō)出收信人要知道的最后期限和其他細節，這樣他們能準時(shí)正確地完成工作。
3. 簡(jiǎn)潔——但不簡(jiǎn)略。人們認為冗長(cháng)的電子郵件令人厭惡而且耗費精力。他們用鼠標滾輪的次數越多，接受你信息的可能性就越少。他們很可能只是略讀并錯過(guò)重要細節——或者完全跳過(guò)它。所以閱讀量最好別超過(guò)一個(gè)屏幕。濃縮你的內容，精簡(jiǎn)你的語(yǔ)言。
4. 添加一個(gè)簡(jiǎn)短但有概括性的標題。在點(diǎn)擊“發(fā)送”前，檢查你的主題欄。如果是通用的主題或空白，你的郵件會(huì )埋沒(méi)在收件人塞滿(mǎn)信件的郵箱中。你問(wèn)別人該采取什么行動(dòng)?突出主題行。讓你的要求很容易被發(fā)現和被滿(mǎn)足。
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