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用好Word中的段落“大綱級別”
在Word中，大家對段落的對齊方式、縮進(jìn)、段前、段后間距等屬性都比較熟悉，但是，你是否注意到段落的另外一個(gè)非常重要的屬性——大綱級別。以下是小編整理的用好Word中的段落“大綱級別”，僅供參考，希望能夠幫助到大家。
那么我們應該怎樣設置一篇文章的大綱級別呢？
現在我們打開(kāi)一篇文檔，點(diǎn)擊水平滾動(dòng)條上的“大綱視圖”按鈕，把文檔切換到大綱視圖。如圖3所示，在大綱視圖中，在文檔中的每一段落前面都顯示有一個(gè)標記，其中小正文形的標記表示該段落的大綱級別為“正文本文”，類(lèi)似“＋”的標記表示該段落的大綱級別非“正文文本”。 我們把光標定位在一個(gè)“＋”標記的段落前，在大綱工具欄上點(diǎn)擊“折疊”按鈕，可以把從屬在它下面的其它級別的段落和“正文文本”逐層折疊起來(lái)，完全折疊后，該段落的下面會(huì )出現一條類(lèi)似波浪線(xiàn)的下劃線(xiàn)。同樣的道理，點(diǎn)擊工具欄上的“展開(kāi)”按鈕，也可以把從屬在該段落下面的其它段落逐層展開(kāi)。
在大綱視圖中，除了可以使用折疊和展開(kāi)的方法快速地查閱文檔，我們還可以利用它重新組織文檔和快速地改變段落的大綱級別。
重新組織文檔
先把段落下面的內容完全折疊起來(lái)，如圖4所示，單擊“將文檔另存”前面的“＋”標記選中這個(gè)段落，然后點(diǎn)擊大綱工具欄上的“向下移動(dòng)”按鈕，這時(shí)，文檔中的“將文檔另存”和下面的“取消嵌入TrueType字體”就互相交換了位置。
點(diǎn)擊大綱工具欄上的“展開(kāi)”按鈕，展開(kāi)這兩個(gè)段落下面的內容，你會(huì )驚奇地發(fā)現，下移后的“將文檔另存”下面的內容還是原來(lái)的內容，原來(lái)排在“將文檔另存”下面的“取消嵌入TrueType字體”中的全部?jì)热�，現在也排在了“將文檔另存”的上面。利用這種方法，可以快速地重新組織文檔內各部分的內容，這可比用剪切、粘貼的方法方便多了。
改變段落的大綱級別
把光標定位在一個(gè)大綱級別為“正文文本”的段落前，在大綱工具欄上點(diǎn)擊“提升”按鈕，這個(gè)段落就和就和它的上一級段落同級了；把光標定位在一個(gè)大綱級別為1級的段落前，點(diǎn)擊大綱工具欄上的“降低”按鈕，這個(gè)段落的大綱級別就降低了一級，點(diǎn)擊工具欄上的“降為正文”按鈕，這個(gè)段落的大綱級別就變?yōu)椤罢奈谋尽绷�。利用這種方法，我們就不用打開(kāi)圖1的對話(huà)框設置“段落”的大綱級別，非常方便。
用大綱級別結合文檔結構圖快速定位
我們在Word中打開(kāi)一篇文檔，在菜單欄上選擇“視圖→文檔結構圖”，如果這篇文檔已經(jīng)設置好各級大綱級別，我們可以在左邊的文檔結構圖中看見(jiàn)很多分好級別的目錄。這時(shí)如果我們在左側的文檔結構圖中點(diǎn)擊一個(gè)條目，那么在右側的文檔中，光標就會(huì )自動(dòng)定位到相應的位置。
利用文檔結構圖的這一功能查閱文檔（特別是長(cháng)文檔）的時(shí)候會(huì )非常方便。
也許有的朋友會(huì )說(shuō)，我打開(kāi)的文檔在文檔結構圖中怎么看不到條目？那是因為這篇文章沒(méi)有設置大綱級別，除“正文文本”級別的段落不出現在文檔結構圖中外，其它級別的段落都會(huì )排列在文檔結構圖中。
這種排列有從屬關(guān)系，也就是說(shuō)，大綱級別為2級的段落從屬于1級，3級的段落從屬于2級……9級的段落從屬于8級。在文檔結構圖中，點(diǎn)擊條目前面的“－”號或 “＋”號，可以把有從屬關(guān)系的條目折疊或展開(kāi)，這種方法與Windows資源管理器左窗格中的目錄和子目錄的操作方法有點(diǎn)相似。
明白了上述原理，我們就可以給文檔中的章節標題設置好大綱級別，以便利用文檔結構圖快速查看文檔。在實(shí)際應用中，我發(fā)現有些人利用格式刷給章節標題設置大綱級別，這的確是一種不錯的方法，但這并不是最好的方法。因為我們一般都是用“樣式”來(lái)給文檔排版的，而段落的“樣式”中本身就包括了大綱級別的設置，所以，我們只要給段落應用了正確的“樣式”，段落的大綱級別也就自動(dòng)地設置了。
用大綱級別自動(dòng)生成目錄
當我們拿到一篇文稿或一本書(shū)的時(shí)候總會(huì )先看一下它的目錄，了解一下該書(shū)的大體內容�，F在，如果文檔已經(jīng)設置好了大綱級別，就可以方便輕松地自動(dòng)生成目錄，步驟如下。
首先我們利用上面介紹的方法調整好各段落的大綱級別，接著(zhù)把光標定位到文檔的最前面，然后打開(kāi)“插入”菜單，選擇“引用→索引和目錄”命令，打開(kāi)“索引和目錄”對話(huà)框，切換到“目錄”選項卡，在預覽窗口顯示的目錄設置是根據“樣式”和“大綱級別”進(jìn)行的。
點(diǎn)擊“選項”按鈕，在打開(kāi)的對話(huà)框上清除“樣式”復選框前面的小鉤后點(diǎn)擊“確定”，這樣目錄就只按大綱級別進(jìn)行設置了。我們還可以給目錄設置一種格式。
點(diǎn)擊“格式”下拉列表框，選擇“簡(jiǎn)單”，選中“頁(yè)碼右對齊”復選框，單擊“制表符前導符”下拉列表框，選擇圓點(diǎn)，最后點(diǎn)擊“確定”，Word就在文檔的最前面插入了一個(gè)目錄。
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