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“彈性上班制”界線(xiàn)的劃分
同樣是晚上10點(diǎn)才下班，有人每天一樣9點(diǎn)進(jìn)公司，有人卻搞到中午才拎著(zhù)便當晃進(jìn)來(lái)，老板不說(shuō)話(huà)，難道比較自律的人就活該？到底彈性上班的界線(xiàn)在哪里？以下是奧美公共關(guān)系行政總監馬嘉璐就這一問(wèn)題在臺灣的演講。
隨著(zhù)網(wǎng)絡(luò )與電子郵件的發(fā)達，傳統朝九晚五的工作時(shí)間模式也被改寫(xiě)，愈來(lái)愈多公司采取人性化的“彈性工作”制度，但在管理上引來(lái)的挑戰與爭議也不小，身為管理者該如何拿捏分寸？
一般而言，彈性工作的定義大概可以分兩種，一是“早來(lái)早走、晚來(lái)晚走”，每天至少需工作滿(mǎn)9小時(shí)，另一種是沒(méi)有時(shí)間限制的“責任制”，只要在期限內將工作任務(wù)達成即可。
將責任定義清楚
不管采取何種方式，“溝通”無(wú)疑是實(shí)施彈性工作制時(shí)，最重要的一環(huán)。尤其每個(gè)人工作不在同一時(shí)間，對于所謂“責任”的定義就必須更清楚。
當然現在電子郵件、網(wǎng)絡(luò )很發(fā)達，但是你卻看不到人與人面對面溝通時(shí)，可能反應出的態(tài)度、疑惑等表情，這些隱藏性因素對于主管的決策往往也很重要。
雖然透過(guò)email的文字溝通，有時(shí)候可以抵減一些人際溝通時(shí)會(huì )產(chǎn)生的負面情緒，但真正重要的不是溝通工具的便利性，而是每個(gè)人在彈性的工作環(huán)境里，對于工作規劃的前提與目標是否都清楚的接收到。
因此除了善用便利的電子郵件外，部門(mén)內也一定要有彼此分享的共同時(shí)間。主管一定要在這共同時(shí)間內，對所有成員狀況都有很好的掌握與分享，這樣員工之間才不會(huì )有認知上的落差。
用自律文化影響員工
在彈性工作制度下，如果要兼顧紀律與效率，最好的方式有時(shí)未必是另訂一套嚴格的規范，而是在公司內部形成一種“自律”文化，透過(guò)文化去影響、約束員工的行為最有效。通常在人才越競爭的環(huán)境里，這種“自律行為”，有時(shí)比你設計什么防范制度都還要有效。雖然彈性工作制是基于人性化的考量、容許員工的工作模式有差異性，但是公司運作畢竟還是要有紀律維持，尤其若規范不清楚，就容易形成部門(mén)之間產(chǎn)生相當大的管理差異。身為主管的人，最好要有一套標準，要去清楚定義彈性工作的范圍，不要讓公司部門(mén)內有太大的差異。
例如同樣工作到晚上11點(diǎn)，隔天上班時(shí)，有人是9點(diǎn)多到，有人卻是10點(diǎn)多或更晚才到，這時(shí)主管可能就要拿捏好分寸，否則員工會(huì )質(zhì)疑“界線(xiàn)到底在哪里？”處理不好，內部士氣就會(huì )被擾亂。如果剛好公司有加班費規定，這時(shí)人資主管或是主管就可以提醒員工，“工作晚不代表可以晚來(lái)，公司可以報加班費�！�
另外，適度的輔助措施也是維持紀律的好方法。例如，在奧美公關(guān)，我們雖然沒(méi)有嚴格規定員工的上下班時(shí)間，也不打卡，但是我們要求員工必須填寫(xiě)日報表，每日記錄與客戶(hù)、協(xié)力廠(chǎng)商互動(dòng)的進(jìn)度等。透過(guò)這種溝通模式，仍然可以在彈性與紀律之間取得平衡。
對主管來(lái)說(shuō)，在管理上要切忌“一下松、一下緊”的態(tài)度，因為自由的彈性往往會(huì )“一放難收”。如果真的碰到非要采取緊縮的管理政策時(shí)，主管一定要在溝通上有所準備，多與員工溝通新的想法、聽(tīng)聽(tīng)他們的意見(jiàn)，才能讓新政策落實(shí)的機會(huì )增加。
其實(shí)現在年輕的員工，只要你把新制度后面的道理解釋清楚了，對于新的管理想法，接受度通常不會(huì )太低。
此外，主管也會(huì )碰到“越有能力的人、意見(jiàn)越多”的管理難題，有時(shí)決策意見(jiàn)很難不受影響，因此有時(shí)也難免要用特殊的方式來(lái)解決，但更重要的是，公司的制度畢竟還是主體，千萬(wàn)不要讓個(gè)人問(wèn)題形成管理上的挑戰。
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