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文檔的管理制度

時(shí)間:2020-10-05 09:03:08 制度 我要投稿

文檔的管理制度

  篇一:文檔的管理制度

  一、總則。

文檔的管理制度

  1、技術(shù)文件是本公司的核心秘密,是本公司能夠持續發(fā)展并在市場(chǎng)上保持強勢競爭力的有力保障,公司的技術(shù)文件屬于公司所有。

  2、為規范本公司技術(shù)文件的管理,確保文件編制的正確性、完整性,明確技術(shù)文件的編制、簽署、更改、保存等相關(guān)的內容,確保技術(shù)文件的正確性及實(shí)施有效的管理,特制訂本制度。

  3、適用范圍:適用于本廠(chǎng)的技術(shù)文件的管理。

  二、技術(shù)文件的編制。

  1、技術(shù)文件包括:技術(shù)文件是指公司的產(chǎn)品設計圖紙、技術(shù)標準、技術(shù)檔案和技術(shù)資料。

 。1)開(kāi)發(fā)計劃階段:方案設計、質(zhì)量保障大綱、設計開(kāi)發(fā)計劃書(shū)、檢驗要求。

 。2)開(kāi)發(fā)設計階段:原理圖、印制版圖、產(chǎn)品編程手冊、機械結構圖、編程器件燒寫(xiě)文件、可編程器件源碼、硬件編程手冊、軟件安裝包、驅動(dòng)程序、設計評審記錄表。

 。3)產(chǎn)品調試階段:產(chǎn)品調試手冊、產(chǎn)品焊裝明細表、產(chǎn)品調試記錄、產(chǎn)品驗證記錄。

 。4)產(chǎn)品維護階段:設計開(kāi)發(fā)總結、軟件使用手冊、產(chǎn)品使用手冊。

  2、技術(shù)文件的技術(shù)要求和數據等必須符合國家相關(guān)標準和規定要求。

  3、技術(shù)文件由技術(shù)開(kāi)發(fā)部等相對應部門(mén)編制,各部門(mén)應對技術(shù)文件的準確性、合理性負責。

  三、技術(shù)文件的提交。

  1、在產(chǎn)品開(kāi)發(fā)的整個(gè)周期中,設計人員必須按照技術(shù)文件規范認真進(jìn)行各項文件的編寫(xiě)工作,以保證技術(shù)文件的完整性。

  2、在產(chǎn)品開(kāi)發(fā)的各個(gè)階段,設計人員都必須按時(shí)提交設計文件,并保存在公司的服務(wù)器中。每當設計文件發(fā)生重大更改后,設計人員都必須重新提交文件,以便更新服務(wù)器中的文件,保證開(kāi)發(fā)工作的可靠性。

  3、設計文件的提交以starteam為準,設計人員須按照提交的`文件類(lèi)別提交到starteam相應的目錄。

  4、對于已提交的文件,任何人員不得故意在服務(wù)器上進(jìn)行刪除。

  四、技術(shù)文件的歸檔。

  1、各相關(guān)負責人負責技術(shù)文件的審核和批準。技術(shù)文件的編制必須嚴格執行編制、校對、審核三級把關(guān)制度。明確各級的責、權、利。

  2、技術(shù)文件應保證標題欄中的編號、名稱(chēng)、日期,設計、校對、審核、批準等欄中簽署齊全,簽署不齊全的技術(shù)文件不得用于歸檔。

  3、文件簽署分為紙質(zhì)文件簽署、電子文件簽署和光盤(pán)簽署。其中,紙質(zhì)文件簽署須在紙質(zhì)文件上手寫(xiě)簽署,電子文件簽署則在starteam上以備注的方式進(jìn)行簽署,光盤(pán)簽署則在光盤(pán)封面的標簽上進(jìn)行總體簽署。

  4、各類(lèi)歸檔文件經(jīng)確認無(wú)誤并且簽署完畢后,方可進(jìn)行歸檔工作。歸檔文件要求一式兩套:一套存放在公司服務(wù)器上,供查閱使用。一套刻錄成光盤(pán),做封存保管。

  5、用來(lái)存儲歸檔文件的光盤(pán)或其包裝盒上應貼有標簽,標簽上須注明光盤(pán)的大致信息,如名稱(chēng)、編號、簽署信息等。

  6、歸檔文件時(shí),須填寫(xiě)<設計項目歸檔資料>,并對歸檔文件進(jìn)行真實(shí)有效型和完整規范性檢驗,檢驗合格后方可給予存檔。

  五、技術(shù)文件的借閱。

  1、任何員工之間不得私自傳閱技術(shù)文件,不得非法保持不具權限的文件。

  2、若因工作需要,須借閱技術(shù)文件,則需報相關(guān)領(lǐng)導批準,并填寫(xiě)<借閱登記表>,然后方可通過(guò)獲得的授權從公司服務(wù)器上下載相應的文件進(jìn)行查閱。

  3、對于借閱的文件,不得私自打印、傳閱,不得泄露借閱文件的秘密。

  4、如有特殊情況需要將文件轉與他人或攜帶外出時(shí),須經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導批準。

  5、文件閱覽之后,須在相關(guān)人員的監督下徹底刪除借閱文件,并補充完整<借閱文件記錄表>。

  六、責任 追究

  各部門(mén)應嚴格遵守上述規定,若因不遵守上述規定而遺失 或者泄漏公司的技術(shù)文件,公司將根據有關(guān)保密規定給予罰金處罰和公司內部記過(guò)處罰,情節嚴重者公司將保留追究法律責任 的權利。

  篇二:文檔的管理制度

  一、總則。

  1、為減少發(fā)文數量,提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量,充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導作用,結合公司的實(shí)際情況,特制訂本制度。

  2、文件管理內容主要包括:上級函、電、來(lái)文,公司上報下發(fā)的各種文件、資料。同級相關(guān)方函、電、來(lái)文。

  二、收文的管理

  1、公文的簽收:凡來(lái)公司公啟文件(除領(lǐng)導訂啟的外)均由辦公室收發(fā)員登記簽收

  2、公文的編號保管:

 。1)辦公室收發(fā)員對上級來(lái)文拆封后應及時(shí)附上"外來(lái)文件流單",并分類(lèi)登記編號、保管。

 。2)公司外出人員開(kāi)會(huì )帶回的文件及資料應及時(shí)分別送交辦公室 收發(fā)員進(jìn)行登記編號保管,不得個(gè)人保存。

  3、公文的閱批與分轉。

 。1)凡正式文件均需由辦公室主任根據文件內容和性質(zhì)閱簽后,由收發(fā)員分送承辦部門(mén)閱辦,重要文件應呈送公司領(lǐng)導親自閱批后分送承辦部門(mén)閱辦。為避免文件積壓誤事,一般應在當天閱簽完,緊急文件要即閱即辦。

 。2)一般函、電、單據等,分別由辦公室 收發(fā)員直接分轉處理。

 。3)為加速文件運轉,辦公室收發(fā)員應在當天將文件送到公司領(lǐng)導和承辦部門(mén),如關(guān)系到兩個(gè)以上業(yè)務(wù)部門(mén),應按批示次序依次傳閱,最遲不得超過(guò)兩天(特殊情況例外)。

  4、文件的傳閱與催辦。

 。1)傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍和保密規定,不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場(chǎng)所,也不得將文件轉借其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內容。

 。2)閱讀文件應抓緊時(shí)間,當天閱完后應在下班前將文件交辦公室,切忌橫傳,閱批文件一般不得超過(guò)兩天,閱后應簽名以示負責。如有領(lǐng)導"批示"、"擬辦意見(jiàn)",辦公室收發(fā)員應責成有關(guān)部門(mén)和人員按文件所提要求和領(lǐng)導批示辦理有關(guān)事宜。

 。3)辦公室收發(fā)員對文件負有催辦檢查督促的責任,承辦部門(mén)接到文件應立即指定專(zhuān)人辦理。不得將文件壓放分散,如確系工作需要備查,應按照有關(guān)保密規定,并征得辦公室同意后,予以復印或摘抄,原件應及時(shí)歸檔周轉,以防丟失。

  三、發(fā)文的管理。

  1、發(fā)文的規定:公司上報下發(fā)正式文件由辦公室負責。

  2、發(fā)文的范圍:

 。1)凡是以公司名義發(fā)出的文件、決定、決議、請示、報告、編寫(xiě)的會(huì )議紀要和會(huì )議簡(jiǎn)報,均屬發(fā)文范圍。

 。2)下發(fā)文件主要用于:

 、俟家幷轮贫。

 、谵D發(fā)上級文件或根據上級文件精神制訂的工廠(chǎng)文件。

 、酃俭w制機構變動(dòng)或干部任免事項。

 、芄贾卮蠼(jīng)營(yíng)管理、技術(shù)、生活福利等工作的決定。

 、莅l(fā)布有關(guān)獎懲決定和通報。

 、奁渌嘘P(guān)重大事項。

 。3)上行文件主要用于:對上級呈報工作計劃、請示報告、處理決定。外發(fā)文主要用于:同相關(guān)單位聯(lián)系有關(guān)重大經(jīng)營(yíng)管理、技術(shù)、人事、物資供應等事宜。

 。4)在日常經(jīng)營(yíng)管理、技術(shù)工作中,有關(guān)圖紙、技術(shù)文件、審批工作、安排部署、傳達上級指示等事項,應按有關(guān)制度辦理,經(jīng)分管公司領(lǐng)導批準后,由相關(guān)業(yè)務(wù)科室書(shū)面或口頭通知執行,一般不用公司文件發(fā)布。

 。5)各業(yè)務(wù)部門(mén)如開(kāi)專(zhuān)題會(huì )議所作的決定,一般都不應發(fā)文,可以各業(yè)務(wù)部門(mén)名義發(fā)會(huì )議紀要。

 。6)各業(yè)務(wù)部門(mén)與外單位發(fā)生的一般業(yè)務(wù)聯(lián)系,可用各部門(mén)的名義對外發(fā)函(應各自編號備查)不用公司名義發(fā)文。

  四、發(fā)文程序與要求。

  1、發(fā)文程序規定:

 。1)各部門(mén)需要發(fā)文,應事先向辦公室提出申請。擬搞人應填寫(xiě)《發(fā)文擬稿單》,并詳細寫(xiě)明文件標題、發(fā)送范圍、印刷份數、標定日期。

 。2)草擬文稿必須從公司角度出發(fā),做到情況確實(shí)、觀(guān)點(diǎn)鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡(jiǎn)練、標點(diǎn)符號正確、書(shū)寫(xiě)工整。

 。3) 辦公室對文稿進(jìn)行審查和修改。對涂改不清、文字錯漏嚴重、內容不妥、格式不符的文稿應退回擬稿部門(mén)重新擬稿。

 。4)經(jīng)辦公室審查修改后的文稿,送主管領(lǐng)導核稿(對文稿內容、質(zhì)量負責)。

 。5)對審核時(shí)修改較多,有礙打印和存檔的文稿,應由擬搞部門(mén)重新整理清楚。

 。6)需經(jīng)會(huì )簽的文稿,由辦公室在交付打印前送會(huì )簽部門(mén)會(huì )簽。

 。7)經(jīng)領(lǐng)導批準簽發(fā)后的文稿交辦公室統一編號打印。

 。8)文件打印清樣,應由擬稿人校對,校對人員應在發(fā)文稿上簽名。

 。9)文件打字后,由辦公室派專(zhuān)人分發(fā)并檢查落實(shí)情況。

  五、文件的借閱和清退。

  1、各部門(mén)有關(guān)工作人員因工作需要借閱一般文件,需經(jīng)本部門(mén)負責人同意后辦公室方可借閱。

  2、借閱文件應嚴格履行借閱登記手續,就地閱看,按時(shí)歸還,任何人不得將文件帶走或全文抄錄,不允許拆卷和在文件上勾劃等。

  3、各部門(mén)應指定一位責任心強的同志負責文件收交、保管、保密、催辦檢查工作。

  六、文件的立卷與歸檔。

  1、文件的歸檔范圍。

  以公司名義形成的文件統一由辦公室負責歸檔。其它部門(mén)日常工作中形成的活動(dòng)資料,由各業(yè)務(wù)部門(mén)負責立卷歸檔。

  2、立卷要求。

 。1)文件立卷應按照內容、名稱(chēng)、作者、時(shí)間順序,分門(mén)別類(lèi)地進(jìn)行整理歸檔。

 。2)立卷時(shí),要求把文件的批復、正本、底稿、主件、附件收集齊全,保持文件、材料的完整性。

 。3)要堅持平時(shí)立卷與年終立卷歸檔相結合的原則。重要工作、重要會(huì )議形成的文件材料,要及時(shí)立卷歸檔。

 。4)上年度形成的文件材料,要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向辦公室移交,清單一式兩份。(交接部門(mén)各留存一份備查)。

  七、文件的銷(xiāo)毀。

  對于多余、重復、過(guò)時(shí)和無(wú)保存價(jià)值的文件,辦公室應定期清理造冊,辦理銷(xiāo)毀手續。

  篇三:文檔的管理制度

  1、負責收發(fā)、保管監理工作中的往來(lái)文件、通知、報告,整理會(huì )議記錄。

  2、收集所監理工程的技術(shù)資料,并按要求分類(lèi)、編號、登記、保管。

  3、負責接收業(yè)主提供的圖紙、資料,并及時(shí)發(fā)給各專(zhuān)業(yè)監理工程師。

  4、工程竣工后,做好項目監理檔案資料的整理、歸檔工作。

  5、認真做好計算機操作、文印及信息傳遞工作。

  6、完成領(lǐng)導安排的其它工作。

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