公司檔案管理制度范本（精選7篇）
現如今，制度的使用頻率逐漸增多，制度一般指要求大家共同遵守的辦事規程或行動(dòng)準則，也指在一定歷史條件下形成的法令、禮俗等規范或一定的規格。那么擬定制度真的很難嗎？以下是小編為大家收集的公司檔案管理制度范本（精選7篇），僅供參考，大家一起來(lái)看看吧。
公司檔案管理制度1
一、文書(shū)檔案歸檔制度
1.各部門(mén)在各項活動(dòng)中形成的具有價(jià)值的文件、材料均屬歸檔范圍，交行政部統一管理。
2.各部門(mén)形成的文件、材料由兼職檔案員(各部門(mén)內勤)收集、審定、整理、立卷。
3.歸檔的文件材料應齊全、完整、準確可靠(文件的正文與附件、印件與底稿、請示與批復)無(wú)缺頁(yè)、破損現象。
4.下發(fā)文件不僅要在硬盤(pán)、軟盤(pán)中保存留檔，還應留有書(shū)面材料存檔。
5.凡歸檔的文件必須留原件存檔，書(shū)寫(xiě)整齊，用毛筆、藍黑色鋼筆、碳素筆抄寫(xiě)，如有不符合要求的檔案員有權退回原部門(mén)重新書(shū)寫(xiě)。
6.重要文件如部門(mén)需用可進(jìn)行復印，但原件必須歸檔。
7.機關(guān)工作人員外出學(xué)習、考察、參加會(huì )議帶回的文件、一律交辦公室統一登記、立卷、歸檔管理。
二、專(zhuān)職檔案工作人員崗位責任制
1.認真學(xué)習專(zhuān)業(yè)知識，貫徹執行《檔案法》、《檔案法實(shí)施辦法》，熱愛(ài)本職工作，忠于職守，維護黨和國家利益，工作盡職盡責，自覺(jué)遵守檔案工作各項規章制度。
2.負責公司各種檔案資料的收集、分類(lèi)、整理、編目、排列、上架、保管、借閱、鑒定、銷(xiāo)毀、移交等工作。檔案質(zhì)量和工作質(zhì)量符合“規范”要求。
3.負責公司有關(guān)部門(mén)檔案工作監督指導、業(yè)務(wù)培訓工作。
4.負責檔案庫房各項制度的落實(shí)。
5.積極提供檔案的利用，充分發(fā)揮檔案利用效果，認真總結經(jīng)驗，為領(lǐng)導決策和機關(guān)各項工作提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。
三、兼職檔案工作人員崗位責任制
1.各部門(mén)配備一名兼職檔案員，負責本部門(mén)文件、材料的收集、整理、歸檔立卷工作。
2.兼職檔案人員要熱愛(ài)檔案工作，熟悉業(yè)務(wù)，工作認真負責，把好案卷質(zhì)量關(guān)，按時(shí)完成兼管檔案的任務(wù)。
3.兼職檔案員應于次年2月底前，將整理好的檔案向檔案室移交。
4.嚴格執行各項檔案管理制度。
5.接受本公司專(zhuān)職檔案員的監督指導。努力學(xué)習檔案業(yè)務(wù)知識，不斷提高業(yè)務(wù)水平。
四、部門(mén)立卷制度
1.凡本部門(mén)在各項活動(dòng)中形成的文件、具有保存價(jià)值的資料均屬本部門(mén)立卷歸檔范圍。
2.各部門(mén)兼職檔案員，負責對本部門(mén)的文件資料進(jìn)行收集、審定、整理、立卷。
3.兼職檔案員要嚴格遵守相關(guān)的規章制度及各項檔案管理制度，按綜合檔案室提出的各項要求立卷，保證立卷質(zhì)量。
五、檔案保管制度
1.各門(mén)類(lèi)檔案由綜合檔案室集中統一管理，配備檔案員負責檔案的保管工作。
2.按照檔案管理有關(guān)規定，對各類(lèi)檔案應做到存放合理，排列有序，查找方便。
3.檔案員對室藏檔案材料要經(jīng)常進(jìn)行檢查，對已到借閱期限尚未歸還的`檔案材料，要及時(shí)跟蹤追還，防止丟失。
4.庫房要保持清潔衛生，溫度要經(jīng)常保持在14—24℃，相對濕度要保持在45—60%，防止危害檔案的現象發(fā)生。
5.檔案庫房?jì)茸龅健鞍朔馈奔捶辣I、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲(chóng)，定期檢查。
6.庫房?jì)葒澜鼰�，嚴禁存放易燃、易爆危險品，停電時(shí)，一律用手電照明，不得使用易燃器具。
7、與檔案庫房無(wú)關(guān)人員一律不得進(jìn)入，隨時(shí)關(guān)好庫房門(mén)窗，確保安全。
六、檔案保密規則
1.檔案工作人員要提高警惕性，遵守保密紀律，堅持原則，認真執行各項制度。
2.凡到綜合檔案室查閱檔案者，都要認真遵守安全保密制度，嚴格履行檔案查閱手續，檔案原則上不準帶出檔案室，確需帶出時(shí)須經(jīng)主管領(lǐng)導批準并在指定時(shí)間內歸還檔案室。
3.查閱檔案時(shí)，不得翻閱與查閱內容無(wú)關(guān)的文件材料、無(wú)關(guān)人員不準進(jìn)入檔案室。
4.本公司工作人員不準將文件、材料帶進(jìn)公共場(chǎng)所和其他場(chǎng)所，不準帶回家中，要及時(shí)交給檔案管理部門(mén)。
5.對于違反保密規定，泄露國家公司機密或造成一定后果者要依據《保密法》的規定，嚴肅處理并追究其責任。
七、檔案借閱制度
1.借閱檔案要嚴格遵守檔案管理制度，凡借閱者，應自覺(jué)履行借閱手續。
2.凡借閱檔案，需經(jīng)主管領(lǐng)導批準。外單位人員借閱檔案，應持單位介紹信，經(jīng)主管領(lǐng)導同意后，方可辦理借閱手續，并在借閱期限內按時(shí)歸還。
3.借閱人員對檔案材料妥善保管，注意保密，不得以任何理由轉借他人。
4.借閱人員未經(jīng)領(lǐng)導批準，不得復印、抄寫(xiě)檔案資料。
5.檔案管理人員對歸還的借閱材料要認真進(jìn)行檢查，確認檔案材料完好無(wú)損時(shí)，方可辦理歸檔手續。對摘抄、復制的檔案材料，經(jīng)認真核對，正確無(wú)誤時(shí)，方能簽字蓋章。公司檔案管理規章制度范文由精品學(xué)習網(wǎng)提供!
6.一旦發(fā)現檔案材料在借閱過(guò)程中被拆、涂抹或缺失等毀損現象，要及時(shí)向主管領(lǐng)導匯報，并追究有關(guān)人員的責任。
八、其他
解釋權歸公司行政人事部。
公司檔案管理制度2
1、局辦公室是公文處理的管理機構，主管本機關(guān)的公文處理工作。
2、一般性發(fā)文由辦公室起草制發(fā)。業(yè)務(wù)性發(fā)文由具體負責該項目工作的科（股）室起草，局辦公室負責審核把關(guān)，登記編號后報局長(cháng)或局長(cháng)授權的主管副局長(cháng)簽發(fā)。
3、打印的文件初稿由起草文稿的單位進(jìn)行校對后，由辦公室印刷、裝訂、發(fā)放、存檔。
4、積極推行辦公自動(dòng)化，除公文和較大型綜合材料、外，一般性簡(jiǎn)單材料盡可能由各科室自己承擔。
5、凡需打印的材料，須經(jīng)各業(yè)務(wù)主管局長(cháng)同意，明確印制數量、完成時(shí)限后，交辦公室主任轉簽微機室工作人員辦理，并做好登記。微機室工作人員不直接接收需打印各種材料。
6、收到上級機關(guān)或交辦的`公文，由辦公室提出擬辦意見(jiàn)，報局長(cháng)批示，按照批示意見(jiàn)送有關(guān)領(lǐng)導或責任部門(mén)辦理。
7、辦公室負責催辦，做到緊急公文跟蹤催辦，重要公文重點(diǎn)催辦，一般公文定期催辦。
8、公文辦理完畢后，由辦公室根據《檔案法》及其他有關(guān)規定，及時(shí)整理（立卷）、歸檔、個(gè)人不得保存應當歸檔的公文。
9、辦公室對上級機關(guān)和本機關(guān)下發(fā)的公文的貫徹落實(shí)情況進(jìn)行督促檢查并建立督查制度。
10、文書(shū)人員在辦公室主任的具體領(lǐng)導下，全面負責文秘工作。業(yè)務(wù)工作同時(shí)接受政府辦、檔案局的監督、指導和檢查。
11、收受文件后，一般性文件由辦公室主任簽批，重要文件由主管常務(wù)副局長(cháng)簽批，然后按簽批順序傳遞、承辦。
12、文件收受及傳閱要及時(shí)，一般性文件兩天之內必須傳閱完畢，兩天之后文件未傳完時(shí)，文書(shū)可直接向傳閱人催要。特殊急辦文件，辦公室必須當時(shí)送達相關(guān)領(lǐng)導，及時(shí)落實(shí)。
13、日常文件處理做到收、發(fā)、傳、歸及時(shí)準確科學(xué)有效。
14、嚴把印信使用關(guān)，發(fā)文時(shí)必須由分管局長(cháng)同意，然后由局長(cháng)簽批后才可打印并使用公章，平時(shí)使用公章，必須由辦公室主任或分管常務(wù)副局長(cháng)簽字后方可使用，并做好公章使用登記，介紹信使用必須由辦公室主任簽批。
15、文書(shū)要嚴格執行借閱，保密等項規章制度。
16、除屬名信外，公務(wù)信件均由文書(shū)拆閱，重要信函，由主任或主管常務(wù)的副局長(cháng)簽轉。
17、一般業(yè)務(wù)性工作，各科自行建檔保管，重要檔案需送辦公室統一管理，辦公室要將重大活動(dòng)、事件、獎勵等事宜主動(dòng)進(jìn)檔，統一管理。
18、年末文件歸類(lèi)做到科學(xué)、及時(shí)、有序、各類(lèi)卷分類(lèi)科學(xué)，有利用價(jià)值。
公司檔案管理制度3
一、目的
為了規范公司人事檔案管理，加強檔案管理的完整性、真實(shí)性、及時(shí)性和保密性。同時(shí)為了維護人事檔案的完整，防止材料損壞，便于高效、有序的利用檔案資料，特制定本管理辦法。
二、適用范圍
適用于公司員工紙質(zhì)檔案和電子檔案的管理工作。
三、職責
公司行政人事部門(mén)為本公司員工人事檔案的歸口管理部門(mén)。
四、原則
分類(lèi)標準、歸檔及時(shí)、排列有序、層次清楚、整理規范。
五、檔案管理內容
1、員工入職檔案：個(gè)人簡(jiǎn)歷、員工入職登記表、應聘人員登記表、面試記錄及待遇核定事項審批、筆試試題、身份證復印件、學(xué)歷學(xué)位證復印件、轉正及晉級表、離職證明、各類(lèi)合同及協(xié)議。
2、員工培訓檔案：培訓通知、培訓總結報告或者考評結果、培訓審批表、員工外派培訓合同、外出培訓反饋表（證書(shū)原件）、員工培訓統計表。
3、績(jì)效管理檔案：將員工績(jì)效考核相關(guān)資料按月歸類(lèi)整理。
4、員工離職檔案：?jiǎn)T工離崗包括員工與公司解除（終止）勞動(dòng)關(guān)系，死亡等情形。
六、程序
1、新員工報到后，收齊新入職員工的所有手續、證件、資料后，統一裝入新建的檔案袋內，并在檔案袋封面左上方書(shū)寫(xiě)上檔案袋編號、員工姓名、性別。將檔案資料以紙質(zhì)檔案和電子檔案兩種載體保存，紙質(zhì)檔案統一歸入每位員工的個(gè)人檔案袋，電子檔案以hr管理信息系統為平臺進(jìn)行統一管理。員工人事檔案管理人員須忠于職守，嚴格遵守公司《員工保密管理制度》。
2、檔案建立：新員工經(jīng)考核合格，入職之日始，即建立個(gè)人人事檔案，起始檔案材料包括：一寸近期免冠照片、身份證和學(xué)歷職稱(chēng)證件的復印件、個(gè)人簡(jiǎn)歷、應聘擋案表、錄用審批表、員工個(gè)人檔案表、體檢報告、離職(失業(yè))證明等。
七、為保證員工檔案信息的及時(shí)性和準確性，以體現系統時(shí)效性強的優(yōu)點(diǎn)，及時(shí)更新、變化的資料進(jìn)行系統錄入，具體時(shí)限要求如下：
1、新員工入職、員工調動(dòng)、任命、借用、離職信息自生成之日起二個(gè)工作日內錄入電子檔案，并進(jìn)行紙質(zhì)檔案歸檔；
2、組織機構變動(dòng)、培訓管理、考核管理、獎懲管理信息自生成之日起七個(gè)個(gè)工作日內錄入，并進(jìn)行紙質(zhì)檔案歸檔；
3、社會(huì )保險、合同簽訂等信息自生成之日起七個(gè)工作日內錄入，并進(jìn)行紙質(zhì)檔案歸檔。
八、人事檔案借/調閱
1、調閱員工的人事檔案需填寫(xiě)《檔案借/查閱申請表》并經(jīng)有效批準。
2、本部門(mén)員工的'人事檔案調閱需經(jīng)部門(mén)主管批準。
3、部門(mén)主管有權調閱其他部門(mén)員工的人事檔案，但需行政人事部門(mén)主管審核，并報總經(jīng)理批準。
4、部門(mén)主管級別的人事檔案，總經(jīng)理有權調閱。
5、調閱檔案原則上在行政人事部門(mén)內部并在指定人員陪同下調閱。如需借出行政人事部門(mén)，需行政人事部門(mén)主管批準。借閱檔案的人員，對檔案應妥善保管，不得遺失、泄密和污損，不準抽換、折卷和轉換，不得復印，借出的檔案必須在2天內歸還。
6、所有調閱檔案，均需登記備案。
九、人事檔案歸屬
1、繼續受聘的員工檔案，作為其今后聘任聘用的依據；檔案分類(lèi)編號存放，一個(gè)員工一個(gè)編號，防止重名重姓員工檔案交叉，制電子目錄，以便查閱。
2、離職員工的人事檔案每月清查，另外存檔，應在妥善保管一年以后銷(xiāo)毀。部門(mén)主管以上人員、關(guān)鍵崗位人員檔案應妥善保管三年以后銷(xiāo)毀。
十、本制度最終解釋權歸行政人事部，本制度從下發(fā)之起實(shí)施。
公司檔案管理制度4
一、為規范檔案管理，保證小貸、擔保業(yè)務(wù)檔案資料（以下簡(jiǎn)稱(chēng)檔案）的安全完整，維護公司及客戶(hù)的權益，特制定本細則。
二、檔案的管理是指對公司已發(fā)生的項目資料、權屬證明等進(jìn)行整理，并統一移交檔案管理人員編號歸檔。
三、檔案管理人員應建立檔案臺帳及權證檔案臺帳記錄，便于資料查詢(xún)、借閱、管理。
�。ㄒ唬┛蛻�(hù)檔案管理由總經(jīng)理制定專(zhuān)人負責。
�。ǘn案管理員對客戶(hù)檔案資料的安全性負責。
四、檔案的整理與移交
�。ㄒ唬I(yè)務(wù)的具體經(jīng)辦人員（項目經(jīng)理A、B角）為檔案移交人；
�。ǘ┎宽椖拷�(jīng)理A角將項目資料按檔案清單（附后）的要求進(jìn)行分類(lèi)整理，編制好冊?xún)荣Y料清單（具體到每一項內容的頁(yè)數，包含資料中的封面及所有紙張）移交項目經(jīng)理B角，清單一式三份，A、B角各執一份，檔案資料中一份，A、B角、檔案管理人員三方分別簽字確認。項目經(jīng)理B角根據清單內容對檔案資料進(jìn)行審核，確認檔案及相關(guān)有權人員簽字完整并編碼之后移交給檔案管理員，若資料中有重要資料或簽字缺少，項目經(jīng)理B角須列出補充資料清單要求項目經(jīng)理A角補齊；
�。ㄈ╉椖抠Y料包括四部分：立項審批資料、重要合同或單據等、項目調查資料、客戶(hù)或企業(yè)資料；（具體內容及順序附表）；
�。ㄋ模I(yè)務(wù)發(fā)生后與客戶(hù)所簽署的合同，屬于客戶(hù)但客戶(hù)未拿走的部分，應列入檔案附件交檔案室保存，列入附件的資料不進(jìn)行編碼；
�。ㄎ澹n案的.移交時(shí)限為項目結束后（一般為貸款發(fā)放后）的五天之內，具體為項目經(jīng)理A角三個(gè)工作日內移交項目經(jīng)理B角，項目經(jīng)理B角兩個(gè)工作日內移交檔案室，特殊情況說(shuō)明原因經(jīng)有權審批人同意后可以酌情延后；
�。n案管理員在接交檔案時(shí)，按照項目經(jīng)理B角提供的清單一一核對檔案資料，雙方確認無(wú)誤，項目經(jīng)理B角、檔案管理員雙方簽字確認；
�。ㄆ撸n案管理員在檔案登記本上按時(shí)登記所接收的檔案名稱(chēng)，雙方簽字確認；
�。ò耍n案管理員對接收的檔案統一編號，并按照檔案號相應給檔案中的合同編號。
五、重要權證資料的移交
�。ㄒ唬┲匾獧嘧C資料包括：貸款或者擔�？蛻�(hù)的財產(chǎn)權屬證明原件、保證人的財產(chǎn)權屬證明原件、他項權證原件、動(dòng)產(chǎn)抵押登記通知書(shū)、股權出質(zhì)設立登記通知書(shū)、其他權屬證明原件；
�。ǘ┲匾臋嘧C應與檔案資料分開(kāi)移交，重要權證視同現金管理，相關(guān)權屬證書(shū)在第一時(shí)間移交公司指定的權證管理人員，A角列出重要權證移交清單，AB角及檔案員三方在對清單上所列權證的名稱(chēng)、權證號、數量核對無(wú)誤后，單獨移交檔案室存檔并在移交單上簽字確認；
�。ㄋ模n案管理員應將所收到的權證存入保險柜單獨保存；
�。ㄎ澹┐鏅n的權證應按項目按項目編號分開(kāi)保存，且權證編號應與項目的檔案編號一致。如檔案號為鴻借字第001號檔案對應的權證檔案編號也為xx鴻借字第001號。
六、檔案的借閱
�。ㄒ唬┕径麻L(cháng)、總經(jīng)理。副總經(jīng)理需要借閱檔案可以直接通過(guò)檔案管理員辦理借閱手續，員工因工作需要借閱檔案的，必須按借閱需求填寫(xiě)《檔案資料出借單》，并經(jīng)公司董事長(cháng)、總經(jīng)理或主管副總經(jīng)理批準；
�。ǘn案管理員憑《出借單》辦理檔案借閱手續并登記臺帳；
�。ㄈn案借閱人必須在《檔案資料出借單》規定的期限內，將所借資料完整歸還檔案管理員；
�。ㄋ模n案管理員核對資料完整無(wú)誤后將檔案復位，并登記臺帳。
七、本實(shí)施細則自頒布之日起執行。
公司檔案管理制度5
一、目的
為了更有效的的員工人事檔案進(jìn)行妥善管理，有效的保守機密；同時(shí)為了維護人事檔案的完整，防止材料損壞，便于高效、有序的利用檔案資料，特制定本管理辦法。
二、檔案管理內容
1、員工入職檔案：個(gè)人簡(jiǎn)歷、員工入職登記表、應聘人員登記表、面試記錄及待遇核定事項審批、筆試試題、身份證復印件、學(xué)歷學(xué)位證復印件、離職證明、各類(lèi)合同及協(xié)議。
2、員工培訓檔案：培訓通知、培訓總結報告或者考評結果、培訓審批表、員工外派培訓合同、外出培訓反饋表（證書(shū)原件）、員工培訓統計表。
3、績(jì)效管理檔案：將員工績(jì)效考核相關(guān)資料按月歸類(lèi)整理。
4、員工離職檔案：?jiǎn)T工離崗包括員工與公司解除（終止）勞動(dòng)關(guān)系，死亡等情形。
三、檔案相關(guān)規定
1、基礎管理
1.1原則：分類(lèi)標準、歸檔及時(shí)、排列有序、層次清楚、整理規范。
1.2員工入職前，人力資源部對人事檔案的真實(shí)性、有效性進(jìn)行核查，如有虛假，可不予錄用和解聘處理。
1.3對人事檔案按入職時(shí)間分類(lèi)歸檔，按在職人員、離職人員進(jìn)行整理，并及時(shí)登記于《入職員工人事檔案登記》（見(jiàn)附件一）《離職員工人事檔案登記》（見(jiàn)附件二），并在檔案前頁(yè)填寫(xiě)各種人事資料的名稱(chēng)及對檔案進(jìn)行編號，人事檔案原則上是永久保存。
1.4當在職員工的基本資料有變動(dòng)時(shí)（如學(xué)歷變動(dòng)、身份證號碼變動(dòng)、個(gè)人技術(shù)職稱(chēng)變動(dòng)、婚姻情況變動(dòng)等），應及時(shí)將相關(guān)資料復印件交人力資源部歸檔，原件當場(chǎng)查驗。
1.5調動(dòng)和錄用入公司的員工，應在辦理手續前調閱檔案。在其報到新崗位前，對調入或新建立的檔案都應登記。
1.6對員工進(jìn)行考察、考核、培訓、獎懲形成的材料要及時(shí)收集、整理保持檔案的完整性，歸檔的材料必須認真鑒別，保證材料的真實(shí)、文字清楚、手續齊備。材料須經(jīng)審批蓋章和本人簽字的'，應在蓋章、簽字后歸檔。
1.7員工離職檔案每月清查，另外存檔，檔案保存原則上三年后方可銷(xiāo)毀（高管及核心人員保留該員工離崗8年止）。
1.8人力資源部檔案員要注意檔案管理環(huán)境的清潔、整潔。
1.9檔案應分類(lèi)編號存放，一個(gè)員工一個(gè)編號，防止重名重姓員工檔案交叉，制電子目錄，以便查閱。
2、檔案的查、借閱
2.1檔案分為保密與非保密，保密檔案禁止查閱，只能在檔案室閱覽，不得外借；非保密級檔案因工作需要查、借閱，須填寫(xiě)《查、借閱人事檔案單》（附件三），經(jīng)過(guò)行政人力資源部經(jīng)理批準后方可查、借閱。
2.2任何單位一般不得垮部門(mén)查、借閱人事檔案，下級員工不得查、借閱上級員工的人事檔案。
2.3公司級領(lǐng)導、行政人力資源部可直接查、借閱員工人事檔案。
2.4所有經(jīng)過(guò)批準后借閱的人事檔案需在三天內歸還人力資源部（除特殊情況可延長(cháng)），對借閱后到期未歸還者、歸還損壞、私自復印檔案者、遺失者依照公司檔案管理的相關(guān)規定處理。
2.5人力資源部做好查、借閱登記，并在《人事檔案借閱登記本》簽字登記（附件三）。
3、查、借閱檔案注意事項
3.1不得涂改、圈劃、抽取、撤換、損壞檔案材料。
3.2不得擅自復印、拍攝檔案內容，如有工作需要從檔案中取證須經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理同意。
3.3查、借閱者不得擅自泄露檔案內容，違反者視情節嚴重，予以懲處。
4、檔案的銷(xiāo)毀
4.1公司任何個(gè)人和部門(mén)非經(jīng)同意不得銷(xiāo)毀員工檔案資料。
4.2某些檔案到了銷(xiāo)毀期時(shí)，由人力資源部填寫(xiě)《公司員工人事檔案銷(xiāo)毀審批登記》（附表五），經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理批準后銷(xiāo)毀。
4.3經(jīng)批準銷(xiāo)毀的人事檔案，人力資源部須認真核對，將批準的《公司員工人事檔案銷(xiāo)毀登記》和將要銷(xiāo)毀的人事檔案做好登記并歸檔，登記表永久保存。
四、制定、修訂、廢除與實(shí)施
本管理辦法經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理批準后，由人力資源部實(shí)施，修訂和廢止亦同。
公司檔案管理制度6
一、客戶(hù)檔案管理對象
客戶(hù)檔案管理的對象就是你的客戶(hù)，即企業(yè)的過(guò)去、現在和未來(lái)的直接客戶(hù)與間接客戶(hù)。它們都應納入企業(yè)的客戶(hù)管理系統。
1.從時(shí)間序列來(lái)劃分：包括老客戶(hù)、新客戶(hù)和未來(lái)客戶(hù)。以來(lái)客戶(hù)和新客戶(hù)為重點(diǎn)管理對象。
2.從交易過(guò)程來(lái)劃分：包括曾經(jīng)有過(guò)交易業(yè)務(wù)的客戶(hù)、正在進(jìn)行交易的客戶(hù)和即將進(jìn)行交易的客戶(hù)。對于第一類(lèi)客戶(hù)，不能因為交易中斷而放棄對其的檔案管理;對于第二類(lèi)的客戶(hù)，需逐步充實(shí)和完善其檔案管理內容;對于第三類(lèi)客戶(hù)，檔案管理的重點(diǎn)是全面搜集和整理客戶(hù)資料，為即將展開(kāi)的交易業(yè)務(wù)準備資料。
3.從客戶(hù)性質(zhì)來(lái)劃分：包括政府機構(以國家采購為主)、特殊公司(與本公司有特殊業(yè)務(wù)等)、普通公司、顧客(個(gè)人)和交易伙伴等。這類(lèi)客戶(hù)因其性質(zhì)、需求特點(diǎn)、需求方式、需求量等不同，對其實(shí)施的檔案管理的特點(diǎn)也不盡相同。
4.從交易數量和市場(chǎng)地位來(lái)劃分：包括主力客戶(hù)(交易時(shí)間長(cháng)、交易量大等)，一般客戶(hù)和零散客戶(hù)。不言而喻，客戶(hù)檔案管理的重點(diǎn)應放在主力客戶(hù)上。
總之，每個(gè)企業(yè)都或多或少的擁有自己的客戶(hù)群，不同的客戶(hù)具有不同的特點(diǎn)，對其的檔案管理也具有不同的做法，從而形成了各具特色的客戶(hù)檔案管理系統。
二、客戶(hù)管理內容
正如客戶(hù)自身是復雜多樣的一樣，客戶(hù)檔案管理的內容也是復雜的，不能一概而論。歸納起來(lái)將，客戶(hù)檔案管理的基本內容包括以下幾項：
1.客戶(hù)基礎資料。即企業(yè)所掌握的客戶(hù)的最基本的原始資料，是檔案管理應最先獲取的第一手資料。這些資料，是客戶(hù)檔案管理的起點(diǎn)和基礎�？蛻�(hù)資料的獲取，主要是通過(guò)推銷(xiāo)員進(jìn)行的客戶(hù)訪(fǎng)問(wèn)搜集起來(lái)的。在檔案管理系統中，大多是建立客戶(hù)卡或客戶(hù)管理卡的形式出現客戶(hù)檔案管理制度客戶(hù)檔案管理制度。
客戶(hù)基礎資料主要包括客戶(hù)的名稱(chēng)、地址、電話(huà);所有者、經(jīng)營(yíng)管理者、法人(這三項應包括其個(gè)人性格、嗜好、家庭、學(xué)歷、年齡、能力等方面);創(chuàng )業(yè)時(shí)間、與本公司交易時(shí)間、企業(yè)組織形式、業(yè)種、資產(chǎn)等方面。
2.客戶(hù)特征。服務(wù)區域、銷(xiāo)售能力、發(fā)展潛力、經(jīng)營(yíng)觀(guān)念、經(jīng)營(yíng)方針與政策、企業(yè)規模(職工人數、銷(xiāo)售額等)、經(jīng)營(yíng)管理特點(diǎn)等。
3.業(yè)務(wù)狀況。主要包括目前及以往的銷(xiāo)售實(shí)績(jì)、經(jīng)營(yíng)管理者和業(yè)務(wù)人員的素質(zhì)、與其他競爭公司的關(guān)系、與本公司的業(yè)務(wù)聯(lián)系及合作態(tài)度等。
4.交易活動(dòng)現狀。主要包括棵客戶(hù)的銷(xiāo)售活動(dòng)狀況、存在的問(wèn)題、保持的優(yōu)勢、未來(lái)的對策;企業(yè)信譽(yù)與形象、信用狀況、交易條件、以往出現的信用問(wèn)題等。
以上四方面構成了客戶(hù)檔案管理的重點(diǎn)內容，客戶(hù)檔案管理基本上是圍繞著(zhù)這四方面展開(kāi)的。
三、戶(hù)檔案管理方法
1.建立客戶(hù)檔案卡。作為客戶(hù)檔案管理的基礎工作，是建立客戶(hù)檔案卡(又稱(chēng)客戶(hù)卡、客戶(hù)管理卡、客戶(hù)資料卡等)。采用卡的形式，主要是為了填寫(xiě)、保管和查閱方便。
客戶(hù)檔案卡主要記載各客戶(hù)的基礎資料，這種資料的取得，主要有三種形式：
�、�.由推銷(xiāo)員進(jìn)行市場(chǎng)調查和客戶(hù)訪(fǎng)問(wèn)時(shí)整理匯總。
�、�.向客戶(hù)寄送客戶(hù)資料表，請客戶(hù)填寫(xiě)。
�、�.委托專(zhuān)業(yè)調查機構進(jìn)行專(zhuān)項調查。然后根據這三種渠道反饋的信息，進(jìn)行整理匯總，填入客戶(hù)檔案卡。
在上述三種方式中，第一種方式是最常用的。第二種方式由于客戶(hù)基于商業(yè)秘密的考慮，不愿提供全部詳實(shí)的資料，或者由于某種動(dòng)機夸大某些數字(如企業(yè)實(shí)力等)，所以對這些資料應加以審核。但一般來(lái)將，由客戶(hù)提供的基礎資料絕大多數是可信的且應比較全面。第三種方式主要是由于用于搜集較難取得的客戶(hù)資料，特別是危險客戶(hù)的信用狀況等，但需要支付較多的費用。
通過(guò)推銷(xiāo)員進(jìn)行客戶(hù)訪(fǎng)問(wèn)建立客戶(hù)檔案卡的主要做法是：編制客戶(hù)訪(fǎng)問(wèn)日報(或月報)，由推銷(xiāo)員隨身攜帶，在進(jìn)行客戶(hù)訪(fǎng)問(wèn)時(shí)，即時(shí)填寫(xiě)，按規定時(shí)間上報，企業(yè)匯總整理，據此建立分客戶(hù)的和綜合的客戶(hù)檔案。除外，還可編制客戶(hù)業(yè)務(wù)報表和對可客戶(hù)銷(xiāo)售報表，以從多角度反映客戶(hù)狀況。
為此，需制訂推銷(xiāo)員客戶(hù)信息報告制度(其中包括日常報告、緊急報告和定期報告)。需制定推銷(xiāo)員客戶(hù)信息報告規程。
2.客戶(hù)分類(lèi)。利用上述資料，將企業(yè)擁有的`客戶(hù)進(jìn)行科學(xué)的分類(lèi)，目的在于提高銷(xiāo)售效率，促進(jìn)企業(yè)營(yíng)銷(xiāo)工作更順利地展開(kāi)。
客戶(hù)分類(lèi)的主要內容包括：
�、�.客戶(hù)性質(zhì)分類(lèi)。分類(lèi)的標識有多種，主要原則是便于銷(xiāo)售業(yè)務(wù)的展開(kāi)。如按所有權，劃分(全民所有制、集體所有制、個(gè)體所有制、股份制、合資等);按客戶(hù)性質(zhì)劃分(批發(fā)店、零售商、代理店、特約店、連鎖店、專(zhuān)營(yíng)店等);按客戶(hù)地獄劃分(商業(yè)中心店、交通樞紐店、居民區店、其他店鋪等);按顧客的實(shí)際情況，確定客戶(hù)等級標準，將現有客戶(hù)分為不同的等級，以便于對客戶(hù)進(jìn)行商品管理、銷(xiāo)售管理和貨款回收管理。
�、�.客戶(hù)等級分類(lèi)。企業(yè)根據實(shí)際情況，確定客戶(hù)等級標準，將現有客戶(hù)分為不同的等級，以便于進(jìn)行商品管理、銷(xiāo)售管理和貨款回收管理客戶(hù)檔案管理制度百科。
�、�.客戶(hù)路序分類(lèi)。為便于推銷(xiāo)員巡回訪(fǎng)問(wèn)、外出推銷(xiāo)和組織發(fā)貨，首先將客戶(hù)劃分為不同的區域。然后，再將各區域內的客戶(hù)按照經(jīng)濟合理原則劃分出不不同的路序。
3.客戶(hù)構成分析。利用各種客戶(hù)資料，按照不同的標識，將客戶(hù)分類(lèi)，分析其構成情況，以從客戶(hù)角度全面把握本公司的營(yíng)銷(xiāo)狀況，找出不足，確定營(yíng)銷(xiāo)重點(diǎn)，采取對策，提高營(yíng)銷(xiāo)效率。
客戶(hù)構成分析的主要內容包括：
�、�.銷(xiāo)售構成分析。根據銷(xiāo)售額等級分類(lèi)，分析在公司的銷(xiāo)售額中，各類(lèi)等級的客戶(hù)所占比重。并據此確定未來(lái)的營(yíng)銷(xiāo)重點(diǎn)。
�、�.商品構成分析。通過(guò)分析企業(yè)商品總銷(xiāo)售量中，各類(lèi)商品所占的比重，以確定對不同客戶(hù)的商品銷(xiāo)售重點(diǎn)和對策。
公司檔案管理制度7
一、嚴格執行黨和國家的保密、安全制度，確保檔案和案卷機密安全。
二、各部室應在每年元月底向公司辦公室移交上年度文書(shū)檔案并履行清交手續。
三、各部室應明確規定檔案責任人，檔案責任人(檔案員)對本部門(mén)檔案的收集、建檔、保管、借閱和利用負全責。
四、各類(lèi)規章制度、辦法、人事、工資資料、會(huì )議記錄、會(huì )議紀要、簡(jiǎn)報、重要電話(huà)記錄、接待來(lái)訪(fǎng)記錄、上級來(lái)文、公司發(fā)文、工作計劃和工作總結以及添置設備、財產(chǎn)的'產(chǎn)權資料由辦公室負責歸檔。
五、各工程項目立項、國土、規劃、設計、監理、質(zhì)監及技術(shù)等圖紙文字技術(shù)資料、質(zhì)量資料由投資發(fā)展部負責歸檔。
六、各類(lèi)承包合同、商務(wù)合同、協(xié)議的正本原件由財務(wù)部歸檔，副本原件由辦公室歸檔，其他部門(mén)備份存檔并由信息中心實(shí)行電腦化管理。
七、各招商引資貸款項目申報資料、征地、拆遷批復、國土規劃等技術(shù)、圖紙分別由投資發(fā)展部、城建資產(chǎn)部、項目技術(shù)部、市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)部等業(yè)務(wù)部門(mén)按業(yè)務(wù)分工負責歸檔。
八、歸檔資料必須符合下列要求：
�、傥募牧淆R全完整;
�、诟鶕䴔n案內容合并整理、立卷;
�、鄹鶕䴔n案內容的歷史關(guān)系，區別保存價(jià)值、分類(lèi)、整理、立卷，案卷標題簡(jiǎn)明確切，便于保管和利用。
九、檔案資料借閱需履行登記、簽字手續，重要資料借閱需先請示分管領(lǐng)導。
十、由分管領(lǐng)導定期組織檔案責任人、業(yè)務(wù)部門(mén)組成檔案鑒定小組對超期檔案進(jìn)行鑒定，提交檔案報告，并根據有關(guān)規定的酌情處置。
十一、加強檔案保管工作，做好防盜、防火、防蟲(chóng)、防鼠、防潮、防高溫工作，定期檢查檔案保管工作。
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