合同檔案管理制度

　　現今社會(huì )公眾的法律意識不斷增強，隨時(shí)隨地，各種場(chǎng)景都有可能使用到合同，簽訂合同也是避免爭端的最好方式之一。那么大家知道合同的格式嗎？以下是小編精心整理的合同檔案管理制度，供大家參考借鑒，希望可以幫助到有需要的朋友。

　　合同檔案管理制度1

　　第一條 為了規范合同的簽訂和管理，維護公司及用戶(hù)合法權益，保障用戶(hù)資料及檔案信息的安全，制定本制度。

　　第二條 本制度適用于天然氣安裝合同、供氣合同及大型用戶(hù)的照付不議合同。

　　第三條 用戶(hù)合同具體包括:天然氣用戶(hù)工程安裝合同、燃氣報警器安裝合同、城市燃氣居民用戶(hù)供氣合同、城市燃氣商業(yè)用戶(hù)供氣合同及大用戶(hù)照付不議合同，可根據業(yè)務(wù)調整情況增減合同類(lèi)別。

　　第四條 符合正常業(yè)務(wù)流程的零散居民用戶(hù)安裝合同由業(yè)務(wù)人員與用戶(hù)簽訂即可，對于商業(yè)用戶(hù)安裝合同、集體用戶(hù)安裝合同應由市場(chǎng)部經(jīng)理審核簽字，分批付款的'安裝合同由經(jīng)營(yíng)副總簽字審批；供氣合同由業(yè)務(wù)人員直接辦理，未結清安裝費用需要送氣的由總經(jīng)理審批簽字；照付不議合同由經(jīng)營(yíng)副總草擬，總經(jīng)理審核簽訂。

　　第五條 合同內容要按規定填寫(xiě)，主要條款必須清晰完整，權責要明確。集體用戶(hù)必須有聯(lián)系人姓名和電話(huà)，有工期要求的要經(jīng)過(guò)規劃建設部測算后予以明確；分批付款合同一定要明確交款期限和工程安裝內容步驟，大型用戶(hù)涉及產(chǎn)權歸屬爭議的由經(jīng)營(yíng)副總審核確定。

　　第六條 天然氣安裝合同要嚴格按照物價(jià)部門(mén)確定的標準及預算部門(mén)測定的金額進(jìn)行收費，業(yè)務(wù)人員不得違反公司規定擅自調整收費標準，不得多收或少收任何款項，嚴禁任何有損公司利益和聲譽(yù)的行為。

　　第七條 業(yè)務(wù)人員要嚴格按照規劃建設管理部提供的《天然氣用戶(hù)送氣通知單》和安裝驗收圖紙辦理開(kāi)戶(hù)手續，簽訂供氣合同。

　　第八條 用戶(hù)開(kāi)戶(hù)后，要及時(shí)完善表務(wù)信息、地址信息、燃氣具信息等，并打印用戶(hù)信息。

　　第九條 照付不議合同適用于上游天然氣供應商和年用氣規模在300萬(wàn)立方米或日用氣規模在1萬(wàn)立方米以上（含）的工業(yè)用戶(hù)、大型商業(yè)用戶(hù)（集中采暖鍋爐、大型中央空調）等，照付不議合同由市場(chǎng)部、財務(wù)部提供相關(guān)信息和數據，由經(jīng)營(yíng)副總經(jīng)理草擬，總經(jīng)理審核、簽訂。

　　第十條 業(yè)務(wù)人員應定期將履行完畢或不再履行的合同及有關(guān)資料（包括有關(guān)的信函、圖表、批件、預算及通知單等）按編號整理，交檔案管理人員存檔，用戶(hù)檔案的建立要全面、及時(shí)、準確，不得將用戶(hù)檔案和信息隨意處置、銷(xiāo)毀、遺失。

　　第十一條 各類(lèi)用戶(hù)資料的查詢(xún)要履行必要的手續，嚴禁泄漏公司和用戶(hù)信息，具體規定由部門(mén)制定。

　　第十二條 計算機上的用戶(hù)信息由業(yè)務(wù)人員填寫(xiě)備份，后臺管理由綜合管理部網(wǎng)絡(luò )管理員負責，要嚴格設置分級管理和查詢(xún)使用權限，保障信息安全，保全公司利益。

　　第十三條 本制度從20xx十月一日起執行。

　　合同檔案管理制度2

　　第一章 總則

　　一、為了規范公司合同檔案管理，有效地收集合同簽訂和履行過(guò)程中的有價(jià)值材料，維護公司的經(jīng)濟利益，降低經(jīng)營(yíng)風(fēng)險，特制定本管理制度。

　　二、公司合同檔案由簽訂和履行合同過(guò)程中形成的協(xié)議、單證、函電及與此相關(guān)的具有保存價(jià)值的材料形成。

　　第二章 合同分類(lèi)

　　一、采購合同：指為生產(chǎn)產(chǎn)品采購原器件、外協(xié)部件、商品、禮品、固定資產(chǎn)等而簽訂的合同或框架協(xié)議。

　　二、銷(xiāo)售合同：指銷(xiāo)售公司產(chǎn)品而簽訂的合同或框架協(xié)議。

　　三、技術(shù)服務(wù)合同：指提供技術(shù)服務(wù)、產(chǎn)品維修、技術(shù)咨詢(xún)、技術(shù)轉讓等簽訂的合同。

　　四、產(chǎn)品合作合同：指公司購買(mǎi)或轉讓技術(shù)、合作開(kāi)發(fā)技術(shù)或產(chǎn)品、合作或委托生產(chǎn)產(chǎn)品、外協(xié)加工以及商務(wù)合作等簽訂的合同。

　　五、測試協(xié)議：指用公司產(chǎn)品、商品、部件等用于外部測試的協(xié)議。

　　六、聯(lián)盟協(xié)議：指為拓展銷(xiāo)售渠道而簽訂的分銷(xiāo)商或代理商協(xié)議。

　　七、市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)合同：指為市場(chǎng)運作、品牌推廣等簽訂的廣告、宣傳等市場(chǎng)活動(dòng)合同。

　　八、財務(wù)合同：指與相關(guān)金融機構簽訂的借款、還款、債券、保險等合同。

　　九、企發(fā)合同：指為企業(yè)發(fā)展與相關(guān)機構、部門(mén)、行業(yè)組織簽訂的合同。

　　十、綜合合同：區別于上述類(lèi)別的其他合同或協(xié)議。

　　第三章 檔案管理的責任分配

　　一、合同檔案管理的歸口部門(mén)為經(jīng)營(yíng)管理部。

　　經(jīng)營(yíng)管理部合同管理專(zhuān)員負責所有文件編號歸檔；非采購、非銷(xiāo)售類(lèi)合同的蓋章和合同編號分配；合同相關(guān)檔案資料的收集、整理；所負責文件合同檔案的借閱、保存和銷(xiāo)毀。

　　二、各部門(mén)設檔案管理員予以協(xié)助管理。

　　各部門(mén)負責本部門(mén)合同或協(xié)議的編號分配、檔案資料的收集整理。

　　第四章 文件合同歸檔要求

　　一、文件合同編號規則

　　合同號是合同檔案唯一的保管單位。銷(xiāo)售合同號14位，其余均為12位。

　　文件合同號由公司號、年度號、分類(lèi)號、順序號、部門(mén)代碼組成。

　　基本模式：ST-2004－XS－0001－HT

　　1．年度號：年度號由四位阿拉伯數字組成，指文件材料形成的年度。

　　2．分類(lèi)號：分類(lèi)號是檔案號的主體,分別依照合同類(lèi)別拼音首字母給予識別代碼。

　　3．順序號：順序號4位，用阿拉伯數字表示：0001、0002……表示公司當年某一類(lèi)合同的序號。

　　4．部門(mén)代碼:部門(mén)代碼僅限銷(xiāo)售合同，為各部門(mén)的漢語(yǔ)拼音簡(jiǎn)稱(chēng)。

　　二、合同簽訂人在合同上簽字后，由簽訂人或經(jīng)辦人辦理合同評審手續；經(jīng)領(lǐng)導審批后，到檔案管理員處編號并登記，到印鑒管理員處登記并蓋章。合同在雙方均蓋章生效后須將原件一份送到檔案管理員處存檔。

　　三、合同簽訂人或經(jīng)辦人負責將合同相關(guān)檔案資料及時(shí)提交給檔案管理員，并按月將合同的所有檔案資料提交完整。

　　四、所有檔案資料整理完整后，每月月初部門(mén)檔案管理員辦理檔案移交，填寫(xiě)《檔案移交單》，雙方簽字認可，管理專(zhuān)員歸檔。

　　五、所有以公司名義簽訂的有效合同（訂單）原件一律要求在公司歸檔，各部門(mén)及平臺只留復印件備查。檔案管理員每月初將統計出各部門(mén)30天前簽訂的合同中尚未收回合同的清單，以電子郵件或傳真的形式發(fā)給各部門(mén)，各部門(mén)須將合同按要求歸檔。

　　六、檔案管理員每月5號前匯總本部門(mén)上月度的完整合同檔案資料，制作《合同檔案匯總表》提交經(jīng)營(yíng)管理部，并填制《檔案歸檔單》歸檔。

　　七、公司各部門(mén)的投標標書(shū)文件，無(wú)論是否中標，都要求在投標后1個(gè)月內將文件的`電子文檔（或光盤(pán)）交檔案管理員存檔。

　　第五章 合同檔案保管期限及銷(xiāo)毀

　　一、正式形成的合同檔案以合同簽訂之日起開(kāi)始計算檔案保管期限。

　　二、合同金額在50萬(wàn)元（不含）以下的保存10年；合同金額在100萬(wàn)元（不含）以下的保存15年；合同金額在5000萬(wàn)元（不含）以下的保存50年；合同金額在5000萬(wàn)元以上的永久保存。

　　三、檔案銷(xiāo)毀：

　　1．任何組織或個(gè)人未經(jīng)允許無(wú)權隨意銷(xiāo)毀公司檔案材料。

　　2．各檔案管理人員應定期對檔案進(jìn)行檢查。

　　3.合同文檔的保存條件要有防火、防潮、防有害生物等措施，以確保合同文檔的安全。

　　4．凡是超過(guò)保管期限又確無(wú)保存價(jià)值的檔案應在《檔案銷(xiāo)毀清單》上登記，經(jīng)主管業(yè)務(wù)負責人批準后，專(zhuān)人監銷(xiāo)，由檔案管理專(zhuān)員銷(xiāo)毀，并由《檔案銷(xiāo)毀清單》立卷永久保存。

　　第六章 檔案借閱

　　一、公司合同原件，一般不予借出。

　　二、特殊原因需要借閱公司檔案的，若借閱本部門(mén)簽訂的合同，應填寫(xiě)借閱申請單，經(jīng)部門(mén)經(jīng)理審核后，到檔案管理員處辦理借閱手續。若借閱非本部門(mén)簽訂的合同，則除本部門(mén)經(jīng)理簽字外，還要報公司主管業(yè)務(wù)負責人批準方可借閱。檔案材料的復印手續同借閱。

　　三、借出檔案借用期限為一周。

　　借閱人應到期歸還。確因工作需要繼續借用的，必須再次辦理借閱手續（續借）。對逾期1周仍不歸還者，由檔案管理員下發(fā)催還單，此后一周內仍不歸還者。

　　四、借閱人應注意檔案安全和保密，嚴禁涂改，轉借、損壞、遺失。

　　第七章 責罰制度

　　一、公司各部門(mén)凡違反本制度，無(wú)故延期或不交應歸檔的備份文件材料的，一經(jīng)發(fā)現，限期上交，經(jīng)催交仍拖延不交的，除責令其部門(mén)負責人和單位領(lǐng)導寫(xiě)出書(shū)面檢查外，各罰款200元，并予以通報批評。

　　二、公司所有員工凡違反第六章第四條，泄露公司檔案機密的，涂改、拆散或未經(jīng)經(jīng)營(yíng)管理部批準轉借、復印或攜帶檔案外出的，視具體情況，對其部門(mén)領(lǐng)導和當事人各罰款200-1000元，并予以通報批評；

　　三、公司所有員工違反第六章第三條，不按借閱期限歸還的，限期歸還并責令其當事人寫(xiě)出書(shū)面檢查，并對借閱人進(jìn)行績(jì)效處罰100元；

　　四、一般檔案資料若出現丟失、損壞、缺頁(yè)等情況，應立即報告檔案歸檔部門(mén)并辦好補辦手續，同時(shí)對借閱人進(jìn)行績(jì)效處罰100元；如因遺失檔案，泄露公司商業(yè)秘密，造成惡劣后果者，扣除借閱人及部門(mén)負責人一個(gè)月績(jì)效工資，并視情況嚴重程度追究其相關(guān)責任。

　　五、不按規定存放電腦檔案，不按規定接收檢查者給予相應的紀律處分并給予通報批評。

　　六、對借閱公司檔案用于非工作需要造成重大損失或影響的，公司將追究其法律責任。

　　第八 章附則

　　一、本制度由行政部門(mén)負責解釋及修改，由總經(jīng)理辦公會(huì )批準后執行。該規定可以依據實(shí)際情況進(jìn)行隨時(shí)或定期修訂,修訂的版本獲得總經(jīng)理辦公會(huì )批準后生效,且自動(dòng)替代以前的版本。公司全體員工應遵循最新版本的規定。

　　二、本制度自下發(fā)之日起執行。

　　合同檔案管理制度3

　　公司為進(jìn)一步規范銷(xiāo)售合同文檔和管理工作，提高管理水平，逐步實(shí)現銷(xiāo)售合同管理工作的規范化、制度化、科學(xué)化，特制定本制度。

　　一、制度

　　所指的合同檔案是公司在業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)中形成的各種來(lái)往合同、協(xié)議、訂單、確認書(shū)、價(jià)格變動(dòng)函等（包括巨盛、中能、舒爾茨、內貿、外貿）。

　　二、公司在業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中，收取相應客戶(hù)的資質(zhì)、往來(lái)的調查表等，也屬本管理制度的歸檔文件。

　　三、合同檔案管理原則

　　1、公司經(jīng)營(yíng)產(chǎn)品的采購、銷(xiāo)售均須訂立合同。

　　2、業(yè)務(wù)合同歸檔、保管、建立檔案，由銷(xiāo)售部管理，以確保檔案的完整、完全和有效利用。

　　3、銷(xiāo)售部指定專(zhuān)人負責統籌、協(xié)調、組織、整理、保管公司所有銷(xiāo)售業(yè)務(wù)合同文檔。

　　四、合同章管理原則

　　1、公司統一發(fā)放合同章，屬銷(xiāo)售業(yè)務(wù)使用的合同章發(fā)放到銷(xiāo)售部。

　　2、業(yè)務(wù)合同章除因工作需要留一枚由駐馬鋼辦事處保管外，其余均由指定人員保管。

　　3、各業(yè)務(wù)部門(mén)、業(yè)務(wù)人員用章時(shí)應填寫(xiě)用章登記表，并附上用章的.文本原件或復印件，交由銷(xiāo)售部經(jīng)理簽字后方可使用。若因工作需要帶合同章外出時(shí)，須辦借用手續，使用完畢后即行交回。

　　五、合同文檔的管理要求

　　1、合同文檔管理可以按“公司合同管理”中“合同編號”規定進(jìn)行分類(lèi)編號。

　　2、保存的合同文檔每半年清理核對一次，如有遺失、損毀，要查明原因，及時(shí)處理并追究相關(guān)人員責任。

　　3、合同管理人員要加強對合同檔案的登計、監督工作，要以原始記錄為依據，編制合同統計清單。

　　4、合同檔案管理人員應根據實(shí)際需要編制合同檢索工具，以便有效地開(kāi)展合同文檔的查詢(xún)、利用工作。

　　5、各業(yè)務(wù)員可查閱合同文檔，確因工作需要須借出查閱，須經(jīng)部門(mén)領(lǐng)導簽字同意后方可辦理借閱手續，合同原件無(wú)特殊情況不得外借。

　　六、附則

　　1、本制度自審批通過(guò)之日起實(shí)施。

　　2、本制度由銷(xiāo)售部負責解釋。

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