公司檔案管理制度（通用24篇）
在學(xué)習、工作、生活中，制度使用的情況越來(lái)越多，制度對社會(huì )經(jīng)濟、科學(xué)技術(shù)、文化教育事業(yè)的發(fā)展，對社會(huì )公共秩序的維護，有著(zhù)十分重要的作用。我們該怎么擬定制度呢？下面是小編幫大家整理的公司檔案管理制度，希望對大家有所幫助。
公司檔案管理制度 1
一、總則
1、為加強本公司檔案工作，充分發(fā)揮檔案作用，全面提高檔案管理水平，有效地保護及利用檔案，為公司發(fā)展服務(wù)，特制定本制度。
2、公司檔案，是指公司從事經(jīng)營(yíng)、管理以及其他各項活動(dòng)直接形成的對公司有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。公司檔案分為受控檔案和非受控檔案。
3、公文承辦部門(mén)或承辦人員應保證經(jīng)辦文件的系統完整（公文上的各種附件一律不準抽存）。結案后及時(shí)歸檔。工作變動(dòng)或因故離職時(shí)應將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷(xiāo)毀。
二、文件材料的收集管理
1、公司指定專(zhuān)人負責文件材料的管理。
2、文件材料的收集由各部門(mén)或經(jīng)辦人員負責整理，交總經(jīng)理審閱后歸檔。
3、一項工作由幾個(gè)部門(mén)參與辦理的，在工作中形成的'文件材料，由主辦部門(mén)或人員收集，交行政部備案。會(huì )議文件由行政部收集。
三、歸檔范圍
1、重要的會(huì )議材料，包括會(huì )議的通知、報告、決議、總結、典型發(fā)言、會(huì )議記錄等。
2、本公司對外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來(lái)往的文書(shū)。
3、本公司的各種工作計劃、總結、報告、請示、批復、會(huì )議記錄、統計報表及簡(jiǎn)報。
4、本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書(shū)等文件材料。
5、本公司職工勞動(dòng)、工資、福利方面的文件材料。
6、本公司的大事記及反映本公司重要活動(dòng)的剪報、照片、錄音、錄像等。
四、歸檔要求
1、檔案質(zhì)量總的要求是：遵循文件的形成規律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機聯(lián)系，區別不同的價(jià)值，便于保管和利用。
2、歸檔的文件材料種數、份數以及每份文件的頁(yè)數均應齊全完整。
3、在歸檔的文件材料中，應將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉發(fā)文件與原件，分別立在一起，不得分開(kāi)，文電應合一歸檔。
4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷；跨年度的總結放在針對的最后一年立卷；跨年度的會(huì )議文件放在會(huì )議開(kāi)幕年。
5、檔案文件材料應區別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件材料應依序排列在一起，即批復在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成規律或特點(diǎn)，應保持文件之間的密切聯(lián)系并進(jìn)行系統的排列。
6、案卷封面，應逐項按規定用鋼筆書(shū)寫(xiě)，字跡要工整、清晰。
五、檔案管理人員職責
1、按照有關(guān)規定做好文件材料的收集、整理、分類(lèi)、歸檔等工作。
2、按照歸檔范圍、要求，將文件材料按時(shí)歸檔。
3、工作人員應當遵紀守法、忠于職守，努力維護公司檔案的完整與安全。
六、檔案的利用
1、公司檔案只有公司內部人員可以借閱，借閱者都要填寫(xiě)《借閱單》，報主管人員批準后，方可借閱，其中非受控文檔的借閱要由部門(mén)經(jīng)理簽字批準，受控文檔的借閱要由總經(jīng)理簽字批準。
2、檔案借閱的最長(cháng)期限為兩周；對借出檔案，檔案管理人員要定期催還，發(fā)現損壞、丟失或逾期未還，應寫(xiě)出書(shū)面報告，報總經(jīng)理處理。
3、必須嚴格保密，不準泄露檔案材料內容，如發(fā)現遺失必須及時(shí)匯報，追求責任。
4、不準拆卷及任意抽、換卷內文件或剪貼涂改其字句等；不得任意摘抄或復制案卷內容，如確有需要，必須經(jīng)領(lǐng)導批準才能摘抄或復制。
5、必須愛(ài)護檔案，保持整潔，不準在檔案材料中寫(xiě)字、劃線(xiàn)或作記號等。
6、不準轉借，必須專(zhuān)人專(zhuān)用。
7、用畢按時(shí)歸還，如需延長(cháng)借閱時(shí)間，必須通知檔案管理人員另行辦理續借手續。
七、本制度即日起開(kāi)始執行。
公司檔案管理制度 2
第一條 為加強檔案信息管理，充分發(fā)揮檔案信息的作用，有效保存和應用檔案信息，制定本制度。
第二條 本制度所稱(chēng)檔案信息是指工程建設活動(dòng)中形成的各種技術(shù)的、商務(wù)的、綜合的具有保存價(jià)值的文件、批件、標書(shū)、紀要、圖紙、照片圖片、測繪數據、視頻、簽證、信函、通知、報表等，包括紙質(zhì)資料、電子版資料和多媒體資料等。
第三條 公司規劃建設管理部負責工程類(lèi)檔案信息的收集、整理、報送、存檔、應用及管理工作。
第四條 調度員、測繪員、施工管理員、監理工程師、招標單位、設計單位、施工單位和公司運行管理部門(mén)是檔案信息資料的.來(lái)源，負責相關(guān)資料的繪制、記錄、編輯、修改、整理、裝訂、審核與報送工作。
第五條 各種檔案信息資料應按要求分類(lèi)編碼保存，要注意防盜、防火、防潮、防塵、防失密，保持適當的通風(fēng)。具體要求參照公司綜合檔案管理辦法。
第六條 工程竣工圖紙及相關(guān)資料應在歸檔的同時(shí)向生產(chǎn)運行相關(guān)部門(mén)及時(shí)提供。
第七條 舊管網(wǎng)改造時(shí)，由規劃建設管理部進(jìn)行現場(chǎng)測繪，及時(shí)繪制改造后的圖紙并向相關(guān)部門(mén)提供。涉及調度地理信息系統數據更新的，應同步更新。
第八條 檔案資料的借閱執行綜合檔案相關(guān)條款。
第九條 檔案信息需要同時(shí)向綜合管理部歸檔的，應按要求歸檔。
第十條 保存三年以上的工程類(lèi)檔案資料應移交綜合管理部檔案室統一保存，需要留存備用的可留復印件。
第十一條 未盡事宜執行綜合管理部檔案管理辦法。
第十二條 本制度從20xx年1月1日起執行。
公司檔案管理制度 3
一、目的
為了對人事檔案進(jìn)行妥善保管，能有效地保守機密。維護人事檔案材料完整，防止材料損壞，規范人事檔案的管理，特制定本制度。
二、范圍
本制度適用于對公司人事檔案的執行管理。
三、職責
3.1 人力資源部人事管理課負責人事檔案的建立、歸檔、保存、定期檢查核對、轉遞、保密、統計等工作。
3.2 人事檔案管理：集團公司人事管理課（寧波地區）負責本地區所有分公司、直屬部門(mén)的人事檔案管理工作。外地分公司的員工人事檔案管理由當地人事管理部門(mén)負責管理工作。
3.3 集團公司人力資源部為本制度的歸口部門(mén)，負責指導監督各部門(mén)、分公司的人事檔案管理工作、負責本制度的編制及落實(shí)執行工作。
3.4 集團公司企業(yè)委員會(huì )負責本制度的審議及授權主管人簽核，總裁負責本制度的批準執行。
四、人事檔案管理的內容
4.1 員工人事檔案歸檔及管理：新員工入職時(shí)將《員工應聘申請表》及相關(guān)證件（畢業(yè)證書(shū)、身份證、各類(lèi)技術(shù)認證證書(shū)）復印件提交人事管理課，人事管理課根據《員工應聘申請表》建立員工人事檔案（內容包括：該員工的應聘、錄用、勞動(dòng)合同、考核、薪資、福利、獎懲、培訓等相關(guān)資料）并及時(shí)歸檔。歸檔的流程為首先對新的員工人事檔案材料進(jìn)行鑒別，其次按新員工的所在部門(mén)以及職務(wù)、性別等進(jìn)行分類(lèi)并確定其歸檔的具體位置并且在目錄上補登新員工人事檔案材料的名稱(chēng)及有關(guān)內容，最后將新員工的人事檔案材料歸檔。
4.1.1確立兩級檔案管理制度：一級員工人事檔案為員工入司隨轉的人事檔案材料。二級檔案為員工入司以后的任職情況、培訓情況、工資調整情況、學(xué)歷及職稱(chēng)變化情況、歷年考核情況及員工基本情況復印件備查材料等。
4.1.2員工人事檔案自員工到崗之日建立，每人一份，按部門(mén)、職務(wù)歸類(lèi)。員工終止/解除勞動(dòng)關(guān)系時(shí)，應將該員工人事檔案的材料歸入公司離職員工人事檔案類(lèi)。
4.1.3員工合法終止/解除勞動(dòng)合同時(shí)，由各相關(guān)部門(mén)負責人在《員工離職通知單》上簽字，確認無(wú)遺留問(wèn)題；員工相關(guān)檔案調入單位時(shí)，人力資源部核對檔案材料，密封該員工人事檔案，連同開(kāi)具的《檔案材料轉移單》及其它有關(guān)材料，轉至調入單位并歸檔。相關(guān)手續《員工入職試工轉正辭退作業(yè)管理制度》。
4.2 檢查核對：人力資源部人事管理課檔案管理員要定期（每月25日）對員工的人事檔案進(jìn)行檢查核對并在《員工人事檔案統計表》上簽字，確保員工的.人事檔案的完整、安全。但是下列情況下，也要進(jìn)行檢查核對：突發(fā)事件后，如被盜、遺失、或水災火災之后；對有些檔案發(fā)生疑問(wèn)之后，如不能確定某份材料是否丟失；發(fā)現某些損失之后，如發(fā)現材料變酶、發(fā)現蟲(chóng)蛀等；檢查完畢后必須在《員工人事檔案統計表》上確認簽字。
4.3 轉遞（員工異動(dòng)）：檔案轉遞過(guò)程如下，人事管理課檔案管理員取出要轉走的員工人事檔案并在檔案帳冊上注銷(xiāo)該員工的人事檔案并填寫(xiě)《轉遞人事檔案通知單》，按發(fā)文要求包裝、密封。在轉遞過(guò)程中應遵循保密原則并且要求收檔單位在回執上簽字蓋章。
4.4 保密制度：由人事管理課檔案管理員負責人事檔案管理。不得將人事檔案材料帶到公共場(chǎng)合。公司人事管理課對接受員工原單位轉遞而來(lái)的認識檔案材料內容，一概不得加以刪除或銷(xiāo)毀，并且必須嚴格保密，不得擅自向外擴散。
4.5 統計：人事管理課每月25日須對員工人事檔案的數量、人事檔案材料收集補充情況、檔案整理情況、檔案保管情況、利用情況進(jìn)行統計并填寫(xiě)《員工人事檔案統計表》。
4.5.1人事檔案統計分類(lèi)：履歷及相關(guān)證件材料、鑒定及考核材料、評聘及獎懲材料、其他可供公司參考資料。
4.5.2 人事檔案統計信息要及時(shí)更新，人力資源部根據人員流動(dòng)情況每月25日必須將相關(guān)人事檔案的統計情況更新并填寫(xiě)《員工人事檔案統計表》，提報人力資源部總監審核。
五、員工人事檔案管理，應嚴格執行國家和公司有關(guān)規定。
查閱員工人事檔案應經(jīng)人力資源部總監（或總裁）批準，并辦理登記手續。檔案管理人員和查閱者不得私自增刪、涂改、泄露檔案材料內容。
六、相關(guān)支持文件及記錄
員工應聘申請表
轉遞人事檔案通知單
員工離職通知單
員工人事檔案統計表
公司檔案管理制度 4
第一條、為確保人事檔案的機密性，完整性和準確性，為人事決策提供信息和依據，特制定本制度。
第二條、本制度適用于公司所有員工的人事檔案管理。
第三條、員工人事檔案由人力資源部負責管理。
第四條、新員工第一次建檔后，日后所有有關(guān)個(gè)人人事資料都隨時(shí)歸檔，包括員工在職期間試用、考核、職位調動(dòng)、工資晉升、培訓記錄、行政處分、獎勵等，以保證檔案的完整性、保密性及可查性。
第五條、新員工報到后按《個(gè)人資料檔案目錄》順序進(jìn)行建檔，目錄如下：
1、招聘登記表
2、聘用通知書(shū)
3、學(xué)歷證、職稱(chēng)證、計算機等相關(guān)資格證的'復印件。
4、身份證復印件
5、照片
6、員工轉正申請表
7、聘用合同
8、獎懲材料
9、任免、升降、調薪等材料
10、其它材料
第六條、檔案管理應由專(zhuān)人負責并建員工檔案薄冊，記載檔案的接收、 存入、提供、使用和變動(dòng)情況。
第七條、要做到分類(lèi)準確、編號規范、排列有序、定期核對。
第八條、所有人事檔案都屬秘密文件，應妥善保管，不得隨意泄密。
第九條、人事檔案不允許無(wú)關(guān)人員查詢(xún)。部門(mén)負責人有權查閱本部門(mén)員工的檔案�？偨�(jīng)理有權查閱任一員工的檔案，除總經(jīng)理外任何人不得查閱員工的工資檔案。
第十條、任何人不得借閱自己本人檔案。
第十一條、檔案管理人員及檔案查閱人員應嚴格保證檔案的完整性，不得涂改、拆散、抽出、圈劃、污損、帶出、丟失。
第十二條、收回檔案時(shí)，檔案管理人員必須認真檢查核對，否則追究當事人的責任。
第十三條、離職人員檔案保存期為一年。
公司檔案管理制度 5
一、文書(shū)檔案歸檔制度
1.各部門(mén)在各項活動(dòng)中形成的具有價(jià)值的文件、材料均屬歸檔范圍，交行政部統一管理。
2.各部門(mén)形成的文件、材料由兼職檔案員(各部門(mén)內勤)收集、審定、整理、立卷。
3.歸檔的文件材料應齊全、完整、準確可靠(文件的正文與附件、印件與底稿、請示與批復)無(wú)缺頁(yè)、破損現象。
4.下發(fā)文件不僅要在硬盤(pán)、軟盤(pán)中保存留檔，還應留有書(shū)面材料存檔。
5.凡歸檔的文件必須留原件存檔，書(shū)寫(xiě)整齊，用毛筆、藍黑色鋼筆、碳素筆抄寫(xiě)，如有不符合要求的檔案員有權退回原部門(mén)重新書(shū)寫(xiě)。
6.重要文件如部門(mén)需用可進(jìn)行復印，但原件必須歸檔。
7.機關(guān)工作人員外出學(xué)習、考察、參加會(huì )議帶回的文件、一律交辦公室統一登記、立卷、歸檔管理。
二、專(zhuān)職檔案工作人員崗位責任制
1.認真學(xué)習專(zhuān)業(yè)知識，貫徹執行《檔案法》、《檔案法實(shí)施辦法》，熱愛(ài)本職工作，忠于職守，維護黨和國家利益，工作盡職盡責，自覺(jué)遵守檔案工作各項規章制度。
2.負責公司各種檔案資料的收集、分類(lèi)、整理、編目、排列、上架、保管、借閱、鑒定、銷(xiāo)毀、移交等工作。檔案質(zhì)量和工作質(zhì)量符合“規范”要求。
3.負責公司有關(guān)部門(mén)檔案工作監督指導、業(yè)務(wù)培訓工作。
4.負責檔案庫房各項制度的落實(shí)。
5.積極提供檔案的利用，充分發(fā)揮檔案利用效果，認真總結經(jīng)驗，為領(lǐng)導決策和機關(guān)各項工作提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。
三、兼職檔案工作人員崗位責任制
1.各部門(mén)配備一名兼職檔案員，負責本部門(mén)文件、材料的收集、整理、歸檔立卷工作。
2.兼職檔案人員要熱愛(ài)檔案工作，熟悉業(yè)務(wù)，工作認真負責，把好案卷質(zhì)量關(guān)，按時(shí)完成兼管檔案的任務(wù)。
3.兼職檔案員應于次年2月底前，將整理好的檔案向檔案室移交。
4.嚴格執行各項檔案管理制度。
5.接受本公司專(zhuān)職檔案員的.監督指導。努力學(xué)習檔案業(yè)務(wù)知識，不斷提高業(yè)務(wù)水平。
四、部門(mén)立卷制度
1.凡本部門(mén)在各項活動(dòng)中形成的文件、具有保存價(jià)值的資料均屬本部門(mén)立卷歸檔范圍。
2.各部門(mén)兼職檔案員，負責對本部門(mén)的文件資料進(jìn)行收集、審定、整理、立卷。
3.兼職檔案員要嚴格遵守相關(guān)的規章制度及各項檔案管理制度，按綜合檔案室提出的各項要求立卷，保證立卷質(zhì)量。
五、檔案保管制度
1.各門(mén)類(lèi)檔案由綜合檔案室集中統一管理，配備檔案員負責檔案的保管工作。
2.按照檔案管理有關(guān)規定，對各類(lèi)檔案應做到存放合理，排列有序，查找方便。
3.檔案員對室藏檔案材料要經(jīng)常進(jìn)行檢查，對已到借閱期限尚未歸還的檔案材料，要及時(shí)跟蹤追還，防止丟失。
4.庫房要保持清潔衛生，溫度要經(jīng)常保持在14—24℃，相對濕度要保持在45—60%，防止危害檔案的現象發(fā)生。
5.檔案庫房?jì)茸龅健鞍朔馈奔捶辣I、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲(chóng)，定期檢查。
6.庫房?jì)葒澜鼰�，嚴禁存放易燃、易爆危險品，停電時(shí)，一律用手電照明，不得使用易燃器具。
7.與檔案庫房無(wú)關(guān)人員一律不得進(jìn)入，隨時(shí)關(guān)好庫房門(mén)窗，確保安全。
六、檔案保密規則
1.檔案工作人員要提高警惕性，遵守保密紀律，堅持原則，認真執行各項制度。
2.凡到綜合檔案室查閱檔案者，都要認真遵守安全保密制度，嚴格履行檔案查閱手續，檔案原則上不準帶出檔案室，確需帶出時(shí)須經(jīng)主管領(lǐng)導批準并在指定時(shí)間內歸還檔案室。
3.查閱檔案時(shí)，不得翻閱與查閱內容無(wú)關(guān)的文件材料、無(wú)關(guān)人員不準進(jìn)入檔案室。
4.本公司工作人員不準將文件、材料帶進(jìn)公共場(chǎng)所和其他場(chǎng)所，不準帶回家中，要及時(shí)交給檔案管理部門(mén)。
5.對于違反保密規定，泄露國家公司機密或造成一定后果者要依據《保密法》的規定，嚴肅處理并追究其責任。
七、檔案借閱制度
1.借閱檔案要嚴格遵守檔案管理制度，凡借閱者，應自覺(jué)履行借閱手續。
2.凡借閱檔案，需經(jīng)主管領(lǐng)導批準。外單位人員借閱檔案，應持單位介紹信，經(jīng)主管領(lǐng)導同意后，方可辦理借閱手續，并在借閱期限內按時(shí)歸還。
3.借閱人員對檔案材料妥善保管，注意保密，不得以任何理由轉借他人。
4.借閱人員未經(jīng)領(lǐng)導批準，不得復印、抄寫(xiě)檔案資料。
5.檔案管理人員對歸還的借閱材料要認真進(jìn)行檢查，確認檔案材料完好無(wú)損時(shí)，方可辦理歸檔手續。對摘抄、復制的檔案材料，經(jīng)認真核對，正確無(wú)誤時(shí)，方能簽字蓋章。
6.一旦發(fā)現檔案材料在借閱過(guò)程中被拆、涂抹或缺失等毀損現象，要及時(shí)向主管領(lǐng)導匯報，并追究有關(guān)人員的責任。
八、其他
解釋權歸公司行政人事部。
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一、制度內容
為做到客戶(hù)服務(wù)部與客戶(hù)的良好溝通，掌握客戶(hù)的人員構成、公司性質(zhì)、物業(yè)費交納情況等，有必要建立一套綜合的客戶(hù)信息系統，而客戶(hù)檔案可以協(xié)助客戶(hù)服務(wù)部以最便捷的方式提供以上信息。因此，為充分利用客戶(hù)信息并管理好這些信息，特建立此制度。
二、管理目標
客戶(hù)檔案資料全面、準確、有效。
三、適用范圍
客戶(hù)檔案資料的管理主要是收集、整理、歸檔及使用四個(gè)環(huán)節。
一般客戶(hù)檔案包括以下的.資料：
1. 收集客戶(hù)單位資料
2. 客戶(hù)繳費記錄包括各樣應付之押金
3. 客戶(hù)裝修工程文件
4. 客戶(hù)遷入時(shí)填具之資料
5. 客戶(hù)資料補充
6. 客戶(hù)聯(lián)絡(luò )資料
7. 緊急事故聯(lián)絡(luò )人的資料
8. 客戶(hù)與管理處往來(lái)文件
9. 客戶(hù)違規事項與欠費記錄
10. 客戶(hù)維修記錄
11. 客戶(hù)投訴記錄
12. 客戶(hù)單位有關(guān)的工程檔案(與二次裝修工程有關(guān)資料)與工作程序
四、注意事項
1. 及時(shí)上行下達客戶(hù)與管理之間的知識、報告、通知、通報，傳送文件應及時(shí)、準確，認真地登記并制作各種表格。
2. 協(xié)調與客戶(hù)之間的關(guān)系，加強橫向溝通;
3. 做好與客戶(hù)有關(guān)各類(lèi)文件的檔案工作，并定期整理，以備隨時(shí)查詢(xún)及跟進(jìn);
4. 接聽(tīng)客戶(hù)投訴，解決客戶(hù)投訴;
5. 接聽(tīng)客戶(hù)工程報修電話(huà)，及時(shí)聯(lián)系修復。
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一、嚴格執行黨和國家的保密、安全制度，確保檔案和案卷機密安全。
二、各部室應在每年元月底向公司辦公室移交上年度文書(shū)檔案并履行清交手續。
三、各部室應明確規定檔案責任人，檔案責任人(檔案員)對本部門(mén)檔案的收集、建檔、保管、借閱和利用負全責。
四、各類(lèi)規章制度、辦法、人事、工資資料、會(huì )議記錄、會(huì )議紀要、簡(jiǎn)報、重要電話(huà)記錄、接待來(lái)訪(fǎng)記錄、上級來(lái)文、公司發(fā)文、工作計劃和工作總結以及添置設備、財產(chǎn)的產(chǎn)權資料由辦公室負責歸檔。
五、各工程項目立項、國土、規劃、設計、監理、質(zhì)監及技術(shù)等圖紙文字技術(shù)資料、質(zhì)量資料由投資發(fā)展部負責歸檔。
六、各類(lèi)承包合同、商務(wù)合同、協(xié)議的正本原件由財務(wù)部歸檔，副本原件由辦公室歸檔，其他部門(mén)備份存檔并由信息中心實(shí)行電腦化管理。
七、各招商引資貸款項目申報資料、征地、拆遷批復、國土規劃等技術(shù)、圖紙分別由投資發(fā)展部、城建資產(chǎn)部、項目技術(shù)部、市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)部等業(yè)務(wù)部門(mén)按業(yè)務(wù)分工負責歸檔。
八、歸檔資料必須符合下列要求：
�、傥募牧淆R全完整;
�、诟鶕䴔n案內容合并整理、立卷;
�、鄹鶕䴔n案內容的.歷史關(guān)系，區別保存價(jià)值、分類(lèi)、整理、立卷，案卷標題簡(jiǎn)明確切，便于保管和利用。
九、檔案資料借閱需履行登記、簽字手續，重要資料借閱需先請示分管領(lǐng)導。
十、由分管領(lǐng)導定期組織檔案責任人、業(yè)務(wù)部門(mén)組成檔案鑒定小組對超期檔案進(jìn)行鑒定，提交檔案報告，并根據有關(guān)規定的酌情處置。
十一、加強檔案保管工作，做好防盜、防火、防蟲(chóng)、防鼠、防潮、防高溫工作，定期檢查檔案保管工作。
公司檔案管理制度 8
一、為規范公司檔案管理，增強公司檔案的實(shí)用性和有效性，特制定本制度。
二、歸檔范圍
公司的規劃、年度計劃、統計資料、財務(wù)審計、會(huì )計檔案、勞動(dòng)工資、經(jīng)營(yíng)情況、人事檔案、會(huì )議記錄、決定、委托書(shū)、協(xié)議、合同、項目方案、通知等具有參考價(jià)值的文件資料。
三、公司的檔案管理由總經(jīng)理辦公室檔案室檔案管理員負責。
四、檔案管理員的職責：
保證公司及各部門(mén)的原始資料及單據齊全完整、安全保密和使用方便。
五、資料的收集與整理
1. 公司的歸檔資料實(shí)行“季度歸檔”及“年度歸檔”制度，即：每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份為公司檔案資料歸檔期。
2. 在檔案資料歸檔期，由檔案管理員分別向各主管部門(mén)收集應該歸檔的原始資料。各主管部門(mén)經(jīng)理應積極配合與支持。
3. 凡應該及時(shí)歸檔的資料，由檔案管理員負責及時(shí)歸檔。
4. 各部門(mén)專(zhuān)用的收、發(fā)文件資料，按文件的密級確定是否歸檔。凡機密以上級的文件必須把原件放入檔案室。
5. 檔案管理員根據公司的《文書(shū)立卷歸檔管理制度》實(shí)施檔案歸檔整理。
六、資料的分類(lèi)與歸檔
1. 公司檔案資料的分類(lèi)依據《文書(shū)立卷歸檔管理制度》的有關(guān)規定執行。
2. 公司檔案資料的歸檔每年一次，屬于平時(shí)立卷歸檔的不在此規定范圍內。
七、檔案的借閱
1. 總經(jīng)理、副總經(jīng)理、總監、總經(jīng)理辦公室主任借閱非密級檔案可直接通過(guò)檔案管理員辦理借閱手續。
2. 因工作需要，公司的其他人員需借閱非密級檔案時(shí)，由部門(mén)經(jīng)理辦理《借閱檔案申請表》送總經(jīng)理辦公室主任核批。
3. 公司檔案密級分為絕密、機密、秘密三個(gè)級別，絕密級檔案禁止調閱，機密級檔案只能在檔案室閱覽，不準外借；秘密級檔案經(jīng)審批可以借閱，但借閱時(shí)間不得超過(guò)4小時(shí)。秘密級檔案的.借閱必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理批準�？偨�(jīng)理因公外出時(shí)可委托副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任審批，具體按委托書(shū)的內容執行。
4. 檔案借閱者必須做到：
�、� 愛(ài)護檔案，保持整潔，嚴禁涂改。
�、� 注意安全保密，嚴禁擅自翻印、抄錄、轉借、遺失。
八、檔案的銷(xiāo)毀
1. 公司任何個(gè)人或部門(mén)非經(jīng)允許不得銷(xiāo)毀公司檔案資料。
2. 當某些檔案到了銷(xiāo)毀期時(shí)，由檔案管理員填寫(xiě)《公司檔案資料銷(xiāo)毀審批表》交總經(jīng)理辦公室主任審核經(jīng)總經(jīng)理批準后執行。
3. 凡屬于密級的檔案資料必須由總經(jīng)理批準方可銷(xiāo)毀；一般的檔案資料，由總經(jīng)理辦公室主任批準后方可銷(xiāo)毀。
4. 經(jīng)批準銷(xiāo)毀的公司檔案，檔案管理員須認真核對，將批準的《公司檔案資料銷(xiāo)毀審批表》和將要銷(xiāo)毀的檔案資料做好登記并歸檔。登記表永久保存。
5. 在銷(xiāo)毀公司檔案資料時(shí)，必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任指定專(zhuān)人監督銷(xiāo)毀。
公司檔案管理制度 9
1、局辦公室是公文處理的管理機構，主管本機關(guān)的公文處理工作。
2、一般性發(fā)文由辦公室起草制發(fā)。業(yè)務(wù)性發(fā)文由具體負責該項目工作的科（股）室起草，局辦公室負責審核把關(guān)，登記編號后報局長(cháng)或局長(cháng)授權的主管副局長(cháng)簽發(fā)。
3、打印的文件初稿由起草文稿的單位進(jìn)行校對后，由辦公室印刷、裝訂、發(fā)放、存檔。
4、積極推行辦公自動(dòng)化，除公文和較大型綜合材料、外，一般性簡(jiǎn)單材料盡可能由各科室自己承擔。
5、凡需打印的材料，須經(jīng)各業(yè)務(wù)主管局長(cháng)同意，明確印制數量、完成時(shí)限后，交辦公室主任轉簽微機室工作人員辦理，并做好登記。微機室工作人員不直接接收需打印各種材料。
6、收到上級機關(guān)或交辦的公文，由辦公室提出擬辦意見(jiàn)，報局長(cháng)批示，按照批示意見(jiàn)送有關(guān)領(lǐng)導或責任部門(mén)辦理。
7、辦公室負責催辦，做到緊急公文跟蹤催辦，重要公文重點(diǎn)催辦，一般公文定期催辦。
8、公文辦理完畢后，由辦公室根據《檔案法》及其他有關(guān)規定，及時(shí)整理（立卷）、歸檔、個(gè)人不得保存應當歸檔的'公文。
9、辦公室對上級機關(guān)和本機關(guān)下發(fā)的公文的貫徹落實(shí)情況進(jìn)行督促檢查并建立督查制度。
10、文書(shū)人員在辦公室主任的具體領(lǐng)導下，全面負責文秘工作。業(yè)務(wù)工作同時(shí)接受政府辦、檔案局的監督、指導和檢查。
11、收受文件后，一般性文件由辦公室主任簽批，重要文件由主管常務(wù)副局長(cháng)簽批，然后按簽批順序傳遞、承辦。
12、文件收受及傳閱要及時(shí)，一般性文件兩天之內必須傳閱完畢，兩天之后文件未傳完時(shí)，文書(shū)可直接向傳閱人催要。特殊急辦文件，辦公室必須當時(shí)送達相關(guān)領(lǐng)導，及時(shí)落實(shí)。
13、日常文件處理做到收、發(fā)、傳、歸及時(shí)準確科學(xué)有效。
14、嚴把印信使用關(guān)，發(fā)文時(shí)必須由分管局長(cháng)同意，然后由局長(cháng)簽批后才可打印并使用公章，平時(shí)使用公章，必須由辦公室主任或分管常務(wù)副局長(cháng)簽字后方可使用，并做好公章使用登記，介紹信使用必須由辦公室主任簽批。
15、文書(shū)要嚴格執行借閱，保密等項規章制度。
16、除屬名信外，公務(wù)信件均由文書(shū)拆閱，重要信函，由主任或主管常務(wù)的副局長(cháng)簽轉。
17、一般業(yè)務(wù)性工作，各科自行建檔保管，重要檔案需送辦公室統一管理，辦公室要將重大活動(dòng)、事件、獎勵等事宜主動(dòng)進(jìn)檔，統一管理。
18、年末文件歸類(lèi)做到科學(xué)、及時(shí)、有序、各類(lèi)卷分類(lèi)科學(xué)，有利用價(jià)值。
公司檔案管理制度 10
第一條 為加強公司行政事務(wù)管理，理順公司內部關(guān)系，使各項管理標準化、制度化，提高辦事效率，特制定本規定。
第二條 公文承辦部門(mén)或承辦人員應保證經(jīng)辦文件的系統完整(公文上的各種附件一律不準抽存)。結案后及時(shí)交專(zhuān)(兼)職文書(shū)人員歸檔。工作變動(dòng)或因故離職時(shí)應將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷(xiāo)毀。
第三條 凡本公司繕印發(fā)出的公文(含定稿和兩份打印的正件與附件、批復請示、轉發(fā)文件含被轉發(fā)的原件)一律由辦公室統一收集管理。
第四條 檔案管理要指定專(zhuān)人負責，明確責任，保證原始資料及單據齊全完整，密級檔案必須保證安全。
第五條 歸檔范圍：
1、公司的規劃、年度計劃、統計資料、科學(xué)技術(shù)、財務(wù)審計、勞動(dòng)工資、經(jīng)營(yíng)情況、人事檔案、會(huì )議記錄(包括會(huì )議的通知、報告、決議、總結、領(lǐng)導人講話(huà)、典型發(fā)言、會(huì )議簡(jiǎn)報、會(huì )議記錄等)、決定、委任書(shū)、協(xié)議、合同、項目方案等具有參考價(jià)值的文件材料。
2、本公司的請示與上級機關(guān)的批復以及對外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來(lái)往的.文書(shū)。
3、本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動(dòng)的剪報、照片、錄音、錄像等。
第六條 檔案的借閱與索�。�
1、借閱檔案要認真填寫(xiě)《借閱檔案登記薄》。
2、借閱檔案必須愛(ài)護，保持整潔，嚴禁涂改，注意安全和保密，嚴禁擅自翻印、抄錄、轉借、遺失，如確屬工作需要摘錄和復制，凡屬密級檔案，必須由總經(jīng)理批準方可摘錄和復制，一般內部檔原因總經(jīng)理辦公室主任批準方可摘錄和復制。
3、歸還檔案時(shí)，檔案管理人員要嚴格檢查，如發(fā)現遺失、污損、或隨意涂改情況的，要追究借閱者責任，并及時(shí)報告公司主管領(lǐng)導。
第七條 檔案的銷(xiāo)毀：
1、任何組織或個(gè)人非經(jīng)允許無(wú)權隨意銷(xiāo)毀公司檔案材料。
2、若按規定需要銷(xiāo)毀時(shí)，必須編制《檔案銷(xiāo)毀清冊》，屬密級檔案須經(jīng)總經(jīng)理批準后方可銷(xiāo)毀，一般內部檔案，須經(jīng)公司辦公室主任批準核對清楚后方可銷(xiāo)毀。
3、經(jīng)批準銷(xiāo)毀的公司檔案。檔案人員要認真填寫(xiě)、編制銷(xiāo)毀清單，由專(zhuān)人監督銷(xiāo)毀。
公司檔案管理制度 11
一、人事檔案管理范圍：專(zhuān)業(yè)技術(shù)干部、管理干部、工人等各類(lèi)人員(包括出國不歸、失蹤、除名、逃亡職工和殘死亡、離休、退休職工)的人事檔案。
二、除人事檔案管理人員外，無(wú)關(guān)人員不得進(jìn)入檔案庫。
三、檔案的管理
(1)根據氣候的不同變化，經(jīng)常注意檔案的通風(fēng)、溫度、清潔、防火、防盜、防曬、防潮和防蛀。
(2)對所管理的人事檔案必須逐人登記注冊。
(3)每季度核對一次檔案的分類(lèi)、編目、序號，發(fā)現編錯或放錯位置需糾正;裝卸檔案要按登記冊全面檢查檔案，發(fā)現漏缺檔案需查找。
(4)任何人不得私自保存他人的檔案材料，對私自保存他人檔案材料拒不交出者，應追究其責任。
(5)要不斷研究和改進(jìn)檔案的管理方法和技術(shù)，逐步實(shí)現檔案管理的科學(xué)化。
四、人事檔案是全面應干部、工人歷史和現實(shí)情況的實(shí)物材料，構成包括下列十項內容。
(1)履歷表及其他簡(jiǎn)歷材料等。
(2)自傳材料;報告個(gè)人有關(guān)事項的材料。
(3)各種鑒定;審計工作中形成的材料;
(4)各類(lèi)考核、評價(jià)材料及畢業(yè)成績(jì)單、學(xué)歷證明等。
(5)歷史審查材料及甄別復查材料，更改或姓名認定材料等。
(6)黨、團組織建設工作中形成的材料。
(7)表彰獎勵材料
(8)執紀執法部門(mén)形成的涉及個(gè)人的材料。
(9)任免呈報表，確定或晉升技術(shù)職務(wù)、學(xué)位、學(xué)銜審批表，出國人員審批表，調整工資審批表，工資級別登記表，離休、退休、退職審批表等。
(10)健康檢查和處理工傷事故工作中形成材料。
五、查閱和借用人事檔案，應遵守下列規定：
(1)不得隨意查閱人事檔案，如必須查閱有關(guān)人員檔案情況，需辦理借閱手續由檔案管理人員提供。
(2)必須查閱檔案時(shí)，只限于組織、人事部門(mén)派出的中共黨員干部到檔案室查閱所需情況。
(3)任何人不得查閱或借用本人及親屬的檔案。
(4)查閱檔案者，必須填寫(xiě)對查閱問(wèn)題，查閱日期等逐項進(jìn)行登記。
(5)查閱檔案，必須嚴格遵守保密制度，嚴禁在檔案卷內涂改，圈劃及撤換檔案材料，不得向無(wú)關(guān)人員泄漏被查檔案內容，違者應追究責任。
(6)查閱檔案時(shí)，不得抄錄檔案內容，如特殊情況，須經(jīng)人事部門(mén)負責人允許后方可抄錄，抄錄的材料應盡快送回檔案室處理。
(7)外調人員一般不得查閱檔案，如特殊情況需查閱時(shí)，必須持縣級以上組織、人事部門(mén)介紹信，并有兩名正式黨員方能查閱。
(8)檔案在特殊情況下，經(jīng)批準可以借出，但借出時(shí)要及時(shí)登記，按期歸還，如不按時(shí)歸還，要及時(shí)催收，以免遺失。
六、轉遞檔案應遵守下列規定：
(1)檔案要通過(guò)機要交通或派專(zhuān)人轉遞，不能公開(kāi)郵寄或本人自帶。
(2)檔案轉出要及時(shí)追收回執，以防檔案丟失。
(3)收到外單位的檔案，要及時(shí)核對，核對無(wú)誤差后，在回執上簽名蓋章后退回回執。
七、凡歸檔的材料，均應經(jīng)過(guò)認真的鑒別;屬于歸檔的材料，必須手續完備，完整無(wú)缺把好"入口關(guān)";需經(jīng)組織審查蓋章和本人簽字的，應蓋章簽字后才能歸檔。
八、凡歸入檔案的`材料，均應按照組織部《關(guān)于干部檔案材料收集，歸檔的暫行規定》整理，不應歸入干部檔案的材料，不得入檔;
九、保管檔案工作人員守則如下：
(1)嚴格遵守保密制度，不得擅自向他人提供檔案材料或泄露檔案內容。
(2)嚴禁在檔案庫吸煙，保護檔案安全，經(jīng)常打掃和保持檔案室的清潔衛生。
(3)不得擅自轉移、分散和銷(xiāo)毀檔案材料。
(4)熱愛(ài)本職工作，忠于職守，刻苦鉆研業(yè)務(wù)，努力提高業(yè)務(wù)水平和工作能力。
(5)堅持黨的原則，認真貫徹執行黨的政策，嚴格按照檔案工作的各項規章制度辦事。
公司檔案管理制度 12
一、目標
以妥善保管人事檔案，有效保守機密為宗旨，確保人事檔案材料的完整、安全，統一規范人事檔案管理。
二、適用范圍
此制度適用于我公司內部所有人事檔案的管理和執行。
三、職責劃分
1. 人力資源部人事管理課負責人事檔案的建立、歸檔、保存、定期核對、保密、統計等。
2. 集團公司人事管理課（寧波地區）負責本地區所有分公司、直屬部門(mén)的人事檔案管理，外地分公司的'員工人事檔案管理則由當地人事管理部門(mén)負責。
3. 集團公司人力資源部為制度歸口部門(mén)，負責指導、監督各部門(mén)、分公司的檔案管理工作，并負責制度的編寫(xiě)與執行。
4. 集團公司企業(yè)委員會(huì )負責審議并授權主管簽核，總裁負責最終審批執行。
四、人事檔案管理內容
1. 員工人事檔案歸檔與管理：新員工入職時(shí)需提交《員工應聘申請表》及相關(guān)證件復印件，人事管理課據此建立員工人事檔案（涵蓋員工招聘、錄用、合同、考核、薪酬、福利、獎懲、培訓等信息），及時(shí)歸檔。具體操作流程包括材料鑒選、分類(lèi)、確定歸檔位置、目錄錄入和存檔。
2. 確立分級檔案管理制度，一級檔案包含員工入司時(shí)的檔案材料，二級檔案為員工在職期間的相關(guān)材料。
3. 員工檔案自入職之日起建立，按部門(mén)、職務(wù)分類(lèi)。離職時(shí)將其納入離職員工檔案。
4. 員工依法終止/解除勞動(dòng)合同時(shí)，相關(guān)部門(mén)應在《員工離職通知單》簽字確認無(wú)遺留問(wèn)題；調入單位時(shí)，人力資源部核對檔案，封存并轉移檔案材料。
5. 定期檢查核對員工檔案，并確保其完整性和安全性。
6. 在員工調動(dòng)過(guò)程中，檔案管理員應取出需要調動(dòng)的員工檔案，在賬冊上注銷(xiāo)，并填寫(xiě)《轉遞人事檔案通知單》，遵守保密原則并要求收檔單位簽字蓋章。
7. 妥善管理人事檔案，不得帶出公共場(chǎng)所。接收原單位轉遞的檔案材料，不得擅自修改或泄漏。
8. 人力資源部每月25日統計人事檔案數量、收集補充情況、整理狀況、保管情況和利用率。
五、注意事項
嚴格按照國家和公司規定執行員工人事檔案管理。查閱檔案需經(jīng)過(guò)人力資源部總監（或總裁）批準并辦理登記手續。檔案管理人員和查閱者都不得擅自更改、泄露檔案內容。
公司檔案管理制度 13
第一條為了加強農村檔案工作,規范村級檔案管理，服務(wù)新形勢下的農村工作，根據《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國村民委員會(huì )組織法》《中華人民共和國農業(yè)法》和國家有關(guān)規定，制定本辦法。
第二條本辦法所稱(chēng)村級檔案是指村黨組織、村民委員會(huì )、村集體經(jīng)濟組織等(以下簡(jiǎn)稱(chēng)村級組織)在黨組織建設、村民自治、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)等活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、音像等不同形式和載體的歷史記錄。
第三條村級檔案工作主要包括村級組織對村級檔案進(jìn)行的收集、整理、保管、鑒定、利用等工作。
第四條村級檔案工作實(shí)行統一領(lǐng)導、集中管理、安全方便的原則。
村級組織應將檔案工作作為村級工作的重要事項，健全相應的工作制度，明確領(lǐng)導、健全機制、保障經(jīng)費，確保檔案的真實(shí)、完整、規范和安全。
第五條村級檔案工作在業(yè)務(wù)上接受鄉鎮人民政府、檔案行政管理部門(mén)、民政部門(mén)、農業(yè)部門(mén)和相關(guān)部門(mén)的監督和指導。
第六條村級組織應當指定專(zhuān)人負責檔案的收集、管理和提供利用。有條件的村應當設立專(zhuān)用檔案柜和檔案庫房集中管理檔案。
檔案管理人員應當具有良好的政治素質(zhì)，遵紀守法，忠于職守，具備相應的檔案管理知識，并經(jīng)過(guò)一定的檔案業(yè)務(wù)培訓。
第七條村級組織形成的具有保存價(jià)值的文件材料，均應當按照要求規范整理后歸檔，任何組織和個(gè)人不得據為己有或者拒絕歸檔。
縣級檔案行政管理部門(mén)可以依據《村級文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》(見(jiàn)附件)的規定，制定符合本地實(shí)際的村級文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表。
第八條村級檔案一般包括文書(shū)、基建項目、設施設備、會(huì )計、音像、實(shí)物等類(lèi)別。各類(lèi)文件材料整理方法和歸檔時(shí)間如下：
(一)文書(shū)類(lèi)應當按照《文書(shū)檔案案卷格式》(GB/T 9705-20xx)或者《歸檔文件整理規則》(DA/T 22-20xx)的要求進(jìn)行整理，于次年上半年歸檔。
(二)基建項目類(lèi)應當按照《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構成的一般要求》(GB/T 11822-20xx)，并參照《國家重大建設項目文件材料歸檔要求與檔案整理規范》(DA/T 28-20xx)的'有關(guān)規定及時(shí)整理歸檔。
(三)設施設備類(lèi)應當在開(kāi)箱驗收后即時(shí)歸檔，使用維修記錄等按照《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構成的一般要求》進(jìn)行收集管理。
(四)會(huì )計類(lèi)應當按照《會(huì )計檔案管理辦法》(財政部國家檔案局令第79號)的要求進(jìn)行收集整理，在會(huì )計年度終了后于次年3月底之前歸檔。
(五)照片應當按照《照片檔案管理規范》(GB/T 11821-20xx)、《數碼照片歸檔與管理規范》(DA/T 50-20xx)整理，由拍攝者在拍攝后1個(gè)月內將照片原圖連同文字說(shuō)明一并歸檔。
(六)電子文件應當按照《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》(GB/T 18894-20xx)收集歸檔并管理。
(七)實(shí)物和其他門(mén)類(lèi)按照檔案工作有關(guān)規定及時(shí)歸檔。
第九條檔案制成材料和裝訂材料應當符合檔案保護的要求。
第十條檔案庫房應當采取防火、防盜、防水(潮)、防光、防塵、防磁、防高溫、防有害生物等措施。
檔案管理人員應當定期檢查檔案的保管狀況，確保檔案安全。對音像檔案和電子檔案，要定期檢查信息記錄的安全性，確保檔案可讀可用。
第十一條不具備檔案安全保管條件的，應當將檔案交由鄉鎮檔案機構代為保管，村級組織可以保存檔案目錄等檢索工具以方便利用。
第十二條村級組織換屆選舉后10日內，應當履行檔案交接手續。必要時(shí)可以在選舉前將檔案暫存鄉鎮政府。村以及村民小組在設立、撤銷(xiāo)、范圍調整時(shí)，應當將檔案妥善移交。
檔案工作人員離任時(shí)應當進(jìn)行檔案移交，履行交接手續，防止檔案散失。
第十三條銷(xiāo)毀已達到保管期限的檔案時(shí)，應當成立檔案鑒定工作小組及時(shí)進(jìn)行鑒定。
鑒定工作小組由村級檔案管理人員和形成檔案的村級組織的人員(或者村民代表)組成，鑒定后應當形成檔案鑒定報告。對失去保存價(jià)值的檔案，應當清點(diǎn)核對并編制檔案銷(xiāo)毀清冊，經(jīng)過(guò)必要的審批手續后按照規定銷(xiāo)毀。
禁止擅自銷(xiāo)毀檔案。村級檔案銷(xiāo)毀清冊應當永久保存。
第十四條村級檔案工作應當積極推進(jìn)檔案信息化建設，配備必要的設施設備和檔案管理軟件，建立檔案電子目錄和全文數據庫，逐步實(shí)現檔案的信息網(wǎng)絡(luò )共享。
第十五條村級檔案工作應當建立檔案查閱利用制度，為本村各類(lèi)組織及其成員、村民提供服務(wù)。查閱檔案要遵守利用規定、履行查閱手續，不得有涂改、損毀、調換、抽取檔案等行為。
檔案管理人員應當圍繞村中心工作或村級組織及其成員、村民利用需求，加強檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用，積極開(kāi)展檔案編研工作，如編寫(xiě)村史、村志、大事記等。
第十六條對在村級檔案工作中作出突出貢獻的村干部、檔案工作人員和其他組織、個(gè)人，由各級人民政府、檔案行政管理部門(mén)及相關(guān)單位給予表彰和獎勵。
第十七條各省(自治區、直轄市)、新疆生產(chǎn)建設兵團檔案行政管理部門(mén)商同級民政部門(mén)和農業(yè)部門(mén)，可以結合本辦法和本地實(shí)際，制定實(shí)施辦法及細則。
第十八條本辦法由國家檔案局、民政部、農業(yè)部負責解釋。
第十九條本辦法自20xx年1月1日起施行。
附件：村級文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表附件
公司檔案管理制度 14
一、檔案歸檔制度
�。ㄒ唬┪募牧系臍w檔要求：
1.公司在籌備、成立、經(jīng)營(yíng)、管理及產(chǎn)權變動(dòng)過(guò)程中形成的具有保存價(jià)值的文件材料均列入歸檔范圍。
2.公司各部門(mén)負責歸檔文件材料的收集和整理，并定期交檔案室集中管理，任何人不得拒絕歸檔。
3歸檔文件材料必須齊全、完整、準確、系統、簽署完備。
4.歸檔文件材料必須準確地反映企業(yè)生產(chǎn)、科研、基建和經(jīng)營(yíng)管理等各項活動(dòng)的真實(shí)內容和歷史面貌。
5.歸檔文件材料必須層次分明，符合其形成規律，保持同一案卷內文件材料的有機聯(lián)系。
6.歸檔的文件材料主要包括紙質(zhì)、光盤(pán)、磁帶、照片及底片、膠片、實(shí)物等各種載體形式。
7.歸檔的文件材料必須為正本，本企業(yè)編制的文件應附發(fā)文底稿。
8.歸檔的具有永久、長(cháng)期保存價(jià)值的電子文件應有相應的紙質(zhì)文件材料一并歸檔保存。
9.非紙質(zhì)文件材料應與其文字說(shuō)明一并歸檔。
10.外文(或少數民族文字)材料若有漢譯文的應與漢譯文一并歸檔，無(wú)譯文的要譯出標題后歸檔。
11.為便于保管和利用，歸檔的文件材料用的紙張必須優(yōu)良，紙面清潔，書(shū)寫(xiě)文件材料應用碳素墨水或藍黑墨水，禁用圓珠筆、鉛筆、紅墨水、純藍墨水及復寫(xiě)紙等不牢固的書(shū)寫(xiě)材料。書(shū)寫(xiě)工整、圖像、字跡清晰。
�。ǘw檔范圍及保管期限
(參照企業(yè)檔案歸檔范圍及保管期限表)
�。ㄈw檔時(shí)間：
1.管理性文件材料一般應在辦理完畢后的第二年第1季度連同收發(fā)簿一同移交檔案室歸檔。
2.凡專(zhuān)項工程、專(zhuān)題項目、科研課題等由發(fā)生部門(mén)將文件材料整理后經(jīng)部門(mén)領(lǐng)導及項目負責人審定后向檔案室移交歸檔。周期長(cháng)的可分階段、單項歸檔。
3.外購設備儀器或引進(jìn)項目的文件材料在開(kāi)箱驗收或接收后即時(shí)登記，安裝調試后歸檔。
4.工程項目在竣工驗收后三個(gè)月內接收歸檔。
5.每年形成的會(huì )計檔案，由財務(wù)部及有關(guān)部門(mén)保存一年，在下一年的第一季度內向檔案室移交歸檔。
6.電子文件邏輯歸檔實(shí)時(shí)進(jìn)行，物理歸檔應與紙質(zhì)文件歸檔時(shí)間一致。
7.榮譽(yù)檔案由行政部收集整理后于次年統一歸檔。
8.聲像檔案在每次活動(dòng)結束后整理歸檔。
9.相關(guān)會(huì )議(技術(shù)會(huì )議、專(zhuān)題會(huì )議、年度工作會(huì )議)，在會(huì )議結束后歸檔。
10.外出、出差考察材料由當事人在回來(lái)后一個(gè)月內整理歸檔。
11.變更、修改、補充的文件材料隨進(jìn)歸檔。
12.公司內部機構變動(dòng)和職工調動(dòng)、離崗時(shí)留在部門(mén)或個(gè)人手中的文件材料隨時(shí)歸檔。
13公司產(chǎn)權變動(dòng)過(guò)程中形成的文件材料隨時(shí)歸檔。
二、檔案查(借)閱制度
檔案借閱是檔案室的日常業(yè)務(wù)工作，是檔案更好地為生產(chǎn)提供利用服務(wù)的基本形式，為做好檔案管理工作，特制訂如下制度：
1.凡本公司有關(guān)人員，因工作需要借閱檔案者，一般只允許在檔案室閱檔室查閱。查閱內容根據檔案密級程度，取得相關(guān)領(lǐng)導簽字，同時(shí)做登記。
2.本公司有關(guān)人員如有實(shí)際情況必須借出者，須辦理相關(guān)手續，超過(guò)兩天以上歸還者，須經(jīng)領(lǐng)導批準簽字。但要如期歸還。
3.借閱檔案者應愛(ài)護檔案，確保檔案的完整性，不得擅自涂改、勾畫(huà)、剪裁、抽取、拆散或損毀。借閱檔案交還時(shí)，須當面查看清楚，如發(fā)現遺失或損壞，應及時(shí)反映給主管領(lǐng)導。
4.外單位借閱檔案者，須持單位介紹信，且經(jīng)總經(jīng)理批準后方可借閱，只限在本室查閱，一律不外借，且抄摘內容也須經(jīng)總理同意審核后方能帶出。
5.凡屬不成熟的現行技術(shù)資料及保密文件一律不外借。
三、檔案的保密制度
1.凡屬密級檔案，必須正確地標明密級，并妥善存放。
2.非綜合檔案室人員不得隨便進(jìn)入檔案庫房，庫房門(mén)窗及箱柜應隨關(guān)鎖。
3.全體職工對密級檔案、文件、資料均須嚴格執行企業(yè)保密規定，不失密。否則應追究責任。
4.凡查閱密級檔案，均須辦理審批和借閱手續，一般只允許在閱檔室查閱，不得帶出或復制，確屬需要者須辦理相關(guān)手續。
5.查閱人員對檔案內容承擔保密義務(wù)，違反規定造成后果者必須追究責任。
6.檔案人員要忠于職守，認真執行各項保密制度。
7.定期對保密檔案保管情況進(jìn)行檢查，發(fā)現問(wèn)題及時(shí)處理。
四、檔案庫房管理制度
一、檔案入庫檢查：
1檔案出入庫房要清點(diǎn)、登記。定期對庫藏檔案進(jìn)行清理、核對，做到賬、物相符。對破損或載體變質(zhì)的檔案，及時(shí)進(jìn)行修補和復制。
2.入庫底圖應批邊分類(lèi)裝袋，照片、磁帶等聲像檔案應存放入專(zhuān)用檔案盒(袋)內。
3.定期對檔案保管狀況進(jìn)行全面檢查，做好記錄，發(fā)現問(wèn)題要采取積極有效措施，保證檔案的安全。
二、檔案庫房管理：
1.檔案庫房未經(jīng)許可，外來(lái)人員不得擅自進(jìn)入。
2.檔案柜、卷排列科學(xué)、合理、整齊、美觀(guān)，便于調卷。
3.庫房門(mén)窗須安裝窗簾，庫房?jì)炔捎冒谉霟羟艺斩炔怀^(guò)100勒克期。
4.避免光線(xiàn)直射檔案，更不能在烈日下曝曬檔案。防止有害生物對檔案的危害。
5.庫房?jì)葢锌諝庹{節和溫濕度計等設施，及時(shí)做好溫濕度記錄，溫度應控制在14度——24度，相對濕度控制在45——60%。
6.庫內及庫外應科學(xué)地安設溫濕度記錄儀表，庫房應專(zhuān)門(mén)安裝空調設備。
7.庫房必須配備適合檔案用的消防器材并禁止吸煙，定期檢查，杜絕一切發(fā)生火災的可能。
8.檔案庫房要做到八防：防火、防盜、防光、防有害氣體、防潮、防濕、防蟲(chóng)、防塵。
9.對庫藏檔案應經(jīng)常進(jìn)行檢查，發(fā)現問(wèn)題，及時(shí)報告并采取措施予以處理。
10.每年9月定期對庫藏檔案進(jìn)行一次抽樣檢查，掌握檔案管理情況，為科學(xué)管理積累資料。
五、檔案鑒定、銷(xiāo)毀制度
1.根據《檔案法》及《江蘇省檔案管理條例》中的相關(guān)規定，編制本企業(yè)的檔案保管期限表。其中會(huì )計檔案見(jiàn)會(huì )計檔案保存期限表。
2.保管期限分永久、長(cháng)期、短期三種。介于兩種保管期限，保管期限從長(cháng)。
3.從檔案的內容、來(lái)源、時(shí)間、可靠程度、名稱(chēng)等方面監別檔案的價(jià)值。
4.檔案通過(guò)鑒定，要求保管期準確，案卷質(zhì)量達到規定標準。如果鑒定中發(fā)現檔案不準確，不完整，應及時(shí)責成有關(guān)部門(mén)修改、補充。
5.銷(xiāo)毀檔案必須嚴格掌握，慎重從事。銷(xiāo)毀前要造具清冊、提出銷(xiāo)毀報告、會(huì )同總工辦核查、總經(jīng)理審批。銷(xiāo)毀檔時(shí)要嚴格執行保密規定，由鑒定小組指定人員會(huì )同保密、保衛人員銷(xiāo)毀或監銷(xiāo)，防止失密。
檔案銷(xiāo)毀時(shí)要有二人以上監銷(xiāo)，并在清冊上簽字
六、檔案保管統計制度
1.檔案庫房須與辦公室、閱檔室分開(kāi)，并有防火、防光、防潮、防蟲(chóng)防塵、防霉、防盜和防高溫等“八防”設施，以確保檔案的安全與完整。
2.檔案庫房嚴禁堆放食品和易燃易爆物，嚴禁吸煙和使用明火。
3.建立健全檔案的接收、移交、庫藏、保管、利用和鑒定銷(xiāo)毀等統計臺帳。
4.做好檔案接收、移交、保管、鑒定、利用各檔案構成情況的`準確、及時(shí)、科學(xué)的統計工作。
七、綜合檔案室主任職責
1.認真學(xué)習《檔案法》，深刻領(lǐng)會(huì )上級檔案部門(mén)關(guān)于檔案工作的方針、政策，不斷提高自身的業(yè)務(wù)水平和管理水平。
2.、努力學(xué)習業(yè)務(wù)，鉆研各類(lèi)檔案理論基礎知識，充分掌握綜合檔案室庫存檔案的各種情況，做到心中有數，操作自如。
3.檢查督促專(zhuān)、兼職檔案人員的檔案管理工作，對收集管理的文件材料和立卷歸檔的諸多環(huán)節應嚴格把關(guān)。
4.組織檔案網(wǎng)絡(luò )成員進(jìn)行業(yè)務(wù)學(xué)習，交流檔案管理經(jīng)驗與體會(huì )，開(kāi)展檔案工作的檢查評比，不斷促進(jìn)檔案工作的健康發(fā)展。
5.定期向分管領(lǐng)導匯報檔案工作，爭取領(lǐng)導支持，做好檔案工作計劃的制訂和落實(shí)。
6.組織制定綜合檔案室檔案管理工作目標和發(fā)展規劃。
7.負責綜合檔案與各部門(mén)分公司的工作協(xié)調。
八、檔案工作人員崗位職責
1.認真學(xué)習貫徹執行《檔案法》和檔案工作的方針、政策，堅持以法治檔，忠于職守，全心全意為本部門(mén)各項工作做好服務(wù)。
2.負責管理本部門(mén)的檔案，做好各門(mén)類(lèi)、各種載體檔案的接收、收集、登記、整理、編目、保管、借閱。
3.積極做好檔案的服務(wù)利用工作，編制必要的檢索工具和參考資料，及時(shí)準確地提供利用。
4.做好檔案的“八防”工作，確保檔案的完整與安全。
5.嚴格遵守“保密制度”工作，未經(jīng)批準，不得擅自擴大檔案的借閱范圍，不得泄露檔案的保密內容。
6.負責對本部門(mén)檔案工作進(jìn)行監督、檢查和指導。
公司檔案管理制度 15
一、目的
加強文件檔案管理，規范公司文件檔案的收集、歸檔程序和方法，確保公司檔案的完整性、準確性和系統性。提供符合公司需求和保證管理體系有效運行的證據。
二、適用范圍
適用于公司及各部門(mén)檔案的收集、整理、分類(lèi)、利用及歸檔。
三、術(shù)語(yǔ)和定義
1、檔案：指公司過(guò)去和現在各級部門(mén)及員工從事業(yè)務(wù)、經(jīng)營(yíng)、企業(yè)管理、宣傳等活動(dòng)中所直接形成的對企業(yè)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、賬冊、憑證、報表、電腦盤(pán)片、聲像、膠卷、榮譽(yù)實(shí)物、證件等不同形式的歷史記錄。
2、檔案管理：就是指檔案的收集、整理、鑒定、保管、統計、提供利用等活動(dòng)。
四、職責
1、行政人事部：
1）負責公司檔案的集中管理和制度執行及檢查工作，并負責督促指導部門(mén)檔案管理；
2）建立健全公司檔案管理制度，指導、監督和檢查執行情況；
3）收集、整理、分類(lèi)、鑒定、統計、保管公司的檔案和其他資料；
4）負責公司檔案的利用和銷(xiāo)毀管理，監控檔案利用和銷(xiāo)毀的全過(guò)程，確保公司檔案的安全；
5）提高檔案信息的利用效率，促進(jìn)信息傳遞和溝通；
6）負責組織學(xué)習和培訓檔案管理辦法、使用知識。
2、其他各部門(mén)相關(guān)人員：
1）負責在工作變動(dòng)時(shí)，做好或協(xié)助移交工作，并及時(shí)通知行政人事部；
2）向行政人事部移交合同或文件資料原件或復印件；
3）負責本部門(mén)文件資料或合同復印件的日常收集、標識、貯存、保管、利用、歸檔；
4）財務(wù)部負責按規定獨立建檔保管財務(wù)檔案資料；
3、各部門(mén)檔案主管人員
負責部門(mén)檔案的管理。
4、各部門(mén)負責人
1）負責對部門(mén)檔案管理監督檢查。
五、工作程序
1、檔案資料的收集
1）各部門(mén)相關(guān)人員負責對本部門(mén)日常工作中形成的合同及文件資料進(jìn)行收集，并編制部門(mén)《文件（合同）管理記錄目錄》 。
2）各部門(mén)文件、合同等資料原件需要保存的，各部門(mén)分別進(jìn)行整理，并編制《移交目錄》每季度向行政人事部移交。
a）歸檔范圍及移交時(shí)間：每季度結束后次月10日前。
b）檔案資料的標識各部門(mén)對各自保管的檔案資料編號，編號規則見(jiàn)后。
c）檔案資料的日常管理：
�、烹娮宇�(lèi)合同或其他需要保管的電子文件，應當及時(shí)存放于指定電腦硬盤(pán)內。
�、莆募�、合同資料要登記詳細信息，并編制《文件（合同）管理記錄目錄》，以便檢索利用。
�、俏募Y料、合同要科學(xué)排列，按編號順序存放于文件盒內，并加以標識，整齊排放在文件／檔案柜中。
d）檔案借閱
�。�1）借閱檔案要履行借閱手續，填寫(xiě)《借閱審批單》 。借閱檔案原件只限在公司內，不能帶出；必須帶出公司查閱的，需依照借閱權限由相關(guān)領(lǐng)導批準；
�、茩n案外借一般只借復印件，需借原件者須經(jīng)總經(jīng)理批準，借閱的檔案交還時(shí)，必須當面點(diǎn)交清楚，如發(fā)現遺失或損壞，應立即報告直接上級；
�、墙栝啓n案用完后，應及時(shí)送還，如超過(guò)借閱時(shí)間，須重新辦理手續；
�、冉铏n人必須愛(ài)護檔案，不得擅自涂改、污損、勾畫(huà)、剪裁、抽取、拆卸、調換、摘抄、翻印、復印、攝影，不得轉借或損壞；
e）檔案銷(xiāo)毀
�、艑σ咽ダ脙r(jià)值的檔案，銷(xiāo)毀時(shí)，必須寫(xiě)申請銷(xiāo)毀報告，編制銷(xiāo)毀目錄，報部門(mén)總經(jīng)理批準，批準后方可銷(xiāo)毀。
�、茍绦袖N(xiāo)毀任務(wù)時(shí)，必須由行政人事部人員監銷(xiāo)，監銷(xiāo)人不得少于二人，并在銷(xiāo)毀目錄上簽字。最后，把銷(xiāo)毀目錄和批準手續文件，一并存檔永久保存。
2、檔案管理細則
1）檔案資料的歸檔范圍
�、殴緦ν獍l(fā)出的公文，如給政府的請示報告類(lèi)公文等；
�、乒臼盏降墓�，如政府職能部門(mén)發(fā)來(lái)的與本公司有關(guān)的條例、規定、命令、決定、決議、指示、計劃、核準文件、證書(shū)等文件；
�、潜竟九c其他單位來(lái)往的文書(shū)及權益文書(shū)等；
�、裙绢I(lǐng)導的批示、指示等；
�、芍匾臅�(huì )議材料，包括會(huì )議的通知、決議、總結、領(lǐng)導人講話(huà)、典型發(fā)言、會(huì )議簡(jiǎn)報、會(huì )議記錄等；
�、史从彻局饕毮芑顒�(dòng)的報告、總結、工作日記、工作備忘等；
�、斯镜母鞣N工作計劃、計劃考核/ 總結、報告、統計報表及簡(jiǎn)報；
�、瘫竟九c有關(guān)單位、個(gè)人簽訂的合同、協(xié)議書(shū)等文件正本及過(guò)程材料；
�、捅竟靖刹咳蚊獾奈募牧�、員工獎勵、處分、考核的文件材料、本公司員工勞動(dòng)、工資、福利方面的文件材料等人事檔案資料；
�、伪竟景l(fā)布的`各類(lèi)廣告、宣傳材料；
�、媳竟镜臍v史沿革、大事記及反映本公司重要活動(dòng)的剪報、照片、錄音、錄像等；
�、型獬龉珓�(wù)活動(dòng)（如學(xué)習、考察、調查研究、參加會(huì )議等）所獲得或形成的檔案資料；
�、沿攧�(wù)檔案資料；
�、腋鞣N實(shí)物檔案；
�、悠渌哂欣煤捅４鎯r(jià)值的文件資料。
3、檔案資料的歸檔要求
�、艢w檔的文件資料必須完整、真實(shí)、準確，如請示和批復、復印本和正式稿和附件等必須齊全。
�、埔话阗Y料按一份原件歸檔，重要文件和高使用率文件可以根據需要，按二份原件存檔。經(jīng)辦部門(mén)根據實(shí)際需要留存復印件或影印本。如因業(yè)務(wù)處理需要，原稿須由經(jīng)辦部門(mén)保管，應經(jīng)總經(jīng)理批準后妥善保存，行政人事部以影印本歸檔。
�、锹曄駲n案攝錄必須詳細記錄事由、時(shí)間、地點(diǎn)、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版，在清晰、完整的特殊情況下可歸檔拷貝件。
�、茸游募邢鄳募堎|(zhì)文件、資料一并歸檔保存，并做好電子文件存儲設備信息的備份工作。
�、筛鞣N實(shí)物檔案（獎品、獎杯、錦旗、獎?wù)�、證書(shū)、牌匾、饋贈品等）必須原件歸檔，并保持其完好無(wú)損。
4、檔案資料的歸檔時(shí)間
�、偶磿r(shí)歸檔下列文件（含電子、聲像資料等）應在傳閱、辦理結束或取得后即時(shí)歸檔：
a）公司規定的密級文件；
b）重要文件，如政府批文、核準文件、證照等；
c）合同、協(xié)議書(shū)等正本及過(guò)程資料；
d）公司干部任免的文件材料以及關(guān)于職工獎勵、處分、考核的文件材料；
e）其他認為需要即時(shí)歸檔的資料。
�、贫ㄆ跉w檔
a）部門(mén)應在每月底前整理歸檔當月文件，編制檔案清單交行政人事部；
b）部門(mén)每年3月底前歸檔上年度文件與資料，并移交公司行政人事部；
�、请娮勇曄駲n案的歸檔
a）重要電子聲像檔案應實(shí)時(shí)進(jìn)行、隨辦隨歸。
b）一般電子聲像檔案歸檔應定期完成，一般每三個(gè)月一次制成光盤(pán)脫機保管。
c）每年3月底前必須向行政人事部移交上一年度的所有歸檔電子文件數據集，行政人事部核實(shí)后刻錄成光盤(pán)等載體脫機保管。
5、檔案交接⑴部門(mén)內檔案交接部門(mén)檔案管理人員（兼）工作變動(dòng)或離職的，要填寫(xiě)《檔案移交清單》，由部門(mén)負責人指定的接收人核實(shí)無(wú)誤后簽字，行政人事部見(jiàn)證。
6、檔案移交公司的流程
a）經(jīng)辦部門(mén)檢查文件或檔案，編制移交清單；
b）行政人事部根據移交清單，查收案卷與文件，并與部門(mén)每月提交的檔案清單核對；
c）檔案完整、齊全且符合公司要求，移交雙方在移交清單上（一式兩份）簽字，雙方各保存一份；
7、檔案保管
�、艡n案編號
a）檔案按類(lèi)別應賦予統一名稱(chēng)，其名稱(chēng)應簡(jiǎn)明扼要，以充分表示檔案內容性質(zhì)為原則，并且要有一定范疇，不能籠統含糊。
b）檔案分類(lèi)各級名稱(chēng)經(jīng)確定后，應參照《檔案分類(lèi)編號表》，將所有分類(lèi)各級名稱(chēng)及其代表數字編號，用一定順序依次排列，以便查閱。
c）檔案分類(lèi)編號內應預留若干空檔，以備將來(lái)組織擴大或業(yè)務(wù)增多時(shí)，隨時(shí)增補之用。
d）檔案分類(lèi)及編號的增補、修訂等由行政人事部結合工作和部門(mén)要求，組織實(shí)施修訂。任何部門(mén)和個(gè)人不得隨意修改。
e）建立《檔案目錄》存于案卷盒內，便于查閱。
8、附則：本辦法由公司行政人事部制定并負責解釋。
六、相關(guān)記錄
1、 《文件（合同）管理記錄目錄》
2、 《文件檔案移交目錄》
3、 《檔案移交清單表》
4、 《檔案借閱審批單》
5、 《檔案分類(lèi)編號表》
6、 《檔案管理流程》
公司檔案管理制度 16
一、基本要求
1、檔案管理由辦公室負責，本公司檔案管理及日常業(yè)務(wù)由辦公室專(zhuān)職檔案員負責，人事檔案的日常管理由人力資源部主管負責。財務(wù)檔案的`日常管理由財務(wù)審計部負責。
2、歸檔范圍：公司正式的收文、發(fā)文（除公文正文外，還應包括它的）、公司的規劃、年度計劃、統計資料、財務(wù)審計、年度會(huì )計報表、勞動(dòng)工資、經(jīng)營(yíng)情況、人事檔案、會(huì )議記錄、決議、決定、委任書(shū)、協(xié)議、合同、項目方案、通告、通知等具有歸檔價(jià)值的文件材料。
3、對本公司規定的立卷歸檔材料，必須按規定定期移交給辦公室專(zhuān)職檔案員集中管理，任何人不得據為已有。
4、辦公室專(zhuān)職檔案員要保證原始資料及單據齊全完整，密級檔案必須保證安全
二、歸檔時(shí)間和份數
對公司需歸樓的文件必須當天整理歸檔，并注明份數做好記錄。
三、查（借）閱
1、公司部門(mén)經(jīng)理以上員工（含部門(mén)經(jīng)理）查閱非密級檔案，副總經(jīng)理以上員工查閱密級檔案，可直接向管理人員辦理查閱手續；
2、公司部門(mén)經(jīng)理以下員工查閱密級檔案，需經(jīng)辦公室主任核準，并辦理查閱手續；
3、查閱檔案時(shí)必須愛(ài)護檔案，保持整潔，嚴禁涂改，注意安全和保密，嚴禁擅自翻印、抄錄、轉借、不得遺失，如確因工作需要必須摘錄和復制，須經(jīng)辦公室主任批準。
公司檔案管理制度 17
第一條 范圍及職責
1、公司的各類(lèi)規劃、年度計劃、統計資料、財務(wù)審計資料、員工工資資料、經(jīng)營(yíng)狀況資料、人事檔案資料、宣傳策劃資料及公司各類(lèi)公文,有參考價(jià)值的文件,均列入檔案管理范圍。
2、各部門(mén)需存檔的資料:
2.1 財務(wù)部:各類(lèi)財務(wù)報表、記帳憑證、帳冊、部門(mén)崗位職責等;
2.2 人事行政部:各類(lèi)重要文件及人事、勞資、行政、物資管理資料;
2.3 策劃部:各類(lèi)營(yíng)銷(xiāo)活動(dòng)方案、策劃思路、平面設計廣告、相關(guān)媒體資料;
2.4 信息部:部門(mén)管理制度、網(wǎng)絡(luò )建設實(shí)施方案、內部信息管理系統方案、配送中心設計方案等;
2.5 商場(chǎng)
2.6 招商部:
2.7 學(xué)校:學(xué)校章程及各類(lèi)學(xué)員、教師管理制度等。
3、各部門(mén)須設兼職檔案管理員負責本部門(mén)檔案管理工作,明確責任,保證原始資料及單據的齊全完整及秘密檔案的安全性。
4、各部門(mén)資料建檔、歸檔,應按資料類(lèi)別、性質(zhì)、檔案管理要求分檔歸存并接受人事行政部隨時(shí)抽查。
5、各部門(mén)檔案管理員須定期(每月5日前)將部門(mén)資料歸檔情況上報人事行政部,人事行政部專(zhuān)人定期(每月)整理公司文檔歸存情況,制作報表上報主管領(lǐng)導,對于公司各部門(mén)重要機密資料,將由人事行政部專(zhuān)人復制、收集后統一管理。
第二條 借閱
1、公司各部門(mén)主管級以上干部需查閱部門(mén)檔案資料,可直接由檔案管理員登記、辦理查閱手續。其他人員須報分管領(lǐng)導批準后方可辦理查閱手續。
2、除決策層領(lǐng)導外,公司各級員工需借閱公司檔案、資料,須報分管領(lǐng)導批準后方可辦理借閱手續。
3、借閱檔案,嚴禁隨意涂改、翻抄、轉借、遺失;如因工作需要摘錄或復制,須報分管領(lǐng)導批準。
4、檔案借閱人須在規定時(shí)間內歸還檔案。
第三條 銷(xiāo)毀
1、任何部門(mén)、個(gè)人未經(jīng)公司許可,不得銷(xiāo)毀公司檔案資料。
2、若按規定需銷(xiāo)毀文件,凡屬密級的重要資料須呈總經(jīng)理批準后方可銷(xiāo)毀;一般性文件資料,須經(jīng)部門(mén)領(lǐng)導批準。
3、凡經(jīng)批準銷(xiāo)毀的`檔案資料,銷(xiāo)毀前須由經(jīng)辦人、監銷(xiāo)人共同對所銷(xiāo)文檔資料進(jìn)行清理、登記,并將登記表定期(每月)交人事行政部歸存;經(jīng)辦人、監銷(xiāo)人應保證所要求銷(xiāo)毀的文件、資料全部銷(xiāo)毀、無(wú)遺失、漏銷(xiāo)。
第四條 其它
1、本制度由人事行政部制定,經(jīng)總經(jīng)理批準后執行。
2、本制度的解答權歸人事行政部。
公司檔案管理制度 18
總則
(一)為了加強對工程資料的管理，完善和規范公司管理制度，特制定本規定。
(二)本規定適用于公司總部及項目部。
一、管理責任部門(mén)及相關(guān)人員職責
(一)人事行政部負責制度的推進(jìn)以及各部門(mén)檔案管理體系的建立、優(yōu)化與督察，并直接向人事行政部經(jīng)理負責。
(二)總經(jīng)理負責審批《檔案銷(xiāo)毀登記表》、《文件丟失損毀報告表》。
(三)部門(mén)經(jīng)理負責審核本部門(mén)《檔案借閱審批表》、《檔案復制登記表》、《檔案查閱登記表》、《檔案銷(xiāo)毀登記表》、《文件丟失損毀報告表》，和明確相關(guān)人員負責收集保管本部門(mén)的檔案資料，對部門(mén)資料的完整性負責。
(四)各部門(mén)資料員/資料管理員
1、制度在部門(mén)的執行;
2、按公司要求建立本部門(mén)的資料管理系統并運作;
3、負責收集整理本部門(mén)形成的本制度歸檔范圍內的文件，正規保管及利用，按期分類(lèi)整理保存。
二、檔案分類(lèi)及歸檔范圍、要求
(一)文書(shū)檔案
1.1歸檔范圍：
1.1.1、集團資料
各類(lèi)營(yíng)業(yè)證照(營(yíng)業(yè)執照、組織機構代碼證、開(kāi)發(fā)資質(zhì)證書(shū)、稅務(wù)登記證、投資協(xié)議、國土成交確認函、國土合同等
公司章程
集團公司發(fā)來(lái)的與公司有關(guān)的決定、決議、指示、命令、條例、規定、計劃等各類(lèi)正式行文
1.1.2、紅頭文件
公司下發(fā)和上報的各類(lèi)正式行文
1.1.3、外來(lái)文件
各政府機關(guān)部門(mén)、協(xié)會(huì )、學(xué)會(huì )下發(fā)給公司的與工程項目無(wú)關(guān)的其他行政性質(zhì)的通知、邀請等文件
1.1.4、會(huì )議資料
會(huì )議紀要利用明源流程存檔
專(zhuān)題會(huì )會(huì )議講義
1.1.5、法律文件
合同、協(xié)議審核;
訴訟材料
1.1.6、物資采購合同
1.1.7、車(chē)輛資料
公司擁有所有權或使用權的機動(dòng)車(chē)輛的基本信息資料、證件、保險單、維修記錄、事故資料
1.2歸檔要求：
1.2.1、集團證照資料：由財務(wù)部關(guān)注各類(lèi)營(yíng)業(yè)證照更新時(shí)間，保證證照及時(shí)更新，做好使用登記以及復制登記。
1.2.2、行政文件：紅頭文件、法律文件及外來(lái)相關(guān)文件移交行政部;車(chē)輛資料直接移交車(chē)輛管理員。
1.2.3、客服中心資料：法律文件、與客戶(hù)簽訂的協(xié)議原件于簽訂后3日內移交檔案室。
(二)人事檔案
2.1、歸檔范圍
2.1.1勞動(dòng)合同、聘用協(xié)議;
2.1.2一般員工轉正、調動(dòng)、任免、離職、降職文件;
2.1.3職稱(chēng)評定材料;
2.1.4面試表;
2.1.5勞務(wù)合同糾紛及處理材料;
2.1.6員工培訓計劃、總結、方案
2.2、歸檔要求
2.2.1由人事專(zhuān)員保存于部門(mén)檔案柜;
(三)建設類(lèi)檔案
3.1、歸檔范圍(附件：詳細列表)，集中于工程部：
3.1.1勘察設計、施工、工程監理的招投標文件、合同(協(xié)議)。
3.1.2預算、結算文件：
3.1.3項目核準(立項)階段
3.1.4方案審查階段
3.1.5初設審查階段
3.1.6施工許可證階段
3.1.7預售階段
3.1.8竣工驗收備案登記階段
3.1.9產(chǎn)權證辦理階段
3.2、歸檔要求
3.2.1政府有關(guān)部門(mén)或行業(yè)管理部門(mén)的批復、批示性文件，由報建人員取得后3日內移交相關(guān)的管理人員。
3.2.2工程部檔案按項目的可行性研究、勘察、設計、施工、竣工驗收階段，在階段工作完成后及時(shí)將資料整理歸類(lèi)造冊，合理保存。
3.2.3施工圖紙由工程部資料員按組團保存完整，并相應在二次深化圖及其他工程部相關(guān)圖紙上加蓋“圖紙確認”章、在技術(shù)洽談單、變更備忘錄后附圖(變更圖紙)上加蓋“變更確認”章。
3.2.4招投標文件、合同類(lèi)檔案傳簽完成后，由經(jīng)辦人移交負責人保管。
(四)會(huì )計檔案
4.1、歸檔范圍
4.1.1、會(huì )計憑證類(lèi):原始憑證、記賬憑證、匯總憑證;
4.1.2、會(huì )計賬簿類(lèi)：
(1)總賬;
(2)現金日記賬，
(3)銀行存款賬、銀行明細賬;
(4)輔助賬簿;
4.1.3財務(wù)報告類(lèi)：
(1)年度決算報表(經(jīng)會(huì )計師事務(wù)所審計后);
(2)月度、季度財務(wù)報表;
(3)不定期重要一次性報表;
(4)審計報告;
(5)驗資報告;
(6)資產(chǎn)評估報告。
4.1.4其他類(lèi)：
(1)會(huì )計檔案移交清冊，會(huì )計檔案保管清冊、會(huì )計檔案銷(xiāo)毀清冊;
(2)銀行存款余額調節表、銀行對賬單;
4.2、歸檔要求
4.2.1會(huì )計憑證、賬簿由財務(wù)部負責人指定人員保存于部門(mén)檔案柜，財務(wù)部相關(guān)人員應于次月前5個(gè)工作日內完成當月會(huì )計憑證、會(huì )計報表、會(huì )計帳簿的整理和裝訂工作。;
4.2.2財務(wù)報告類(lèi)、其他類(lèi)會(huì )計檔案由財務(wù)部負責人指定人員于資料產(chǎn)生后妥善保管。
(五)實(shí)物檔案
5.1、歸檔范圍：
5.1.1、照片、音像類(lèi)
(1)反映公司工程建設、經(jīng)營(yíng)管理等主要職能活動(dòng)以及重要的工作成果。
(2)黨和國家領(lǐng)導人及著(zhù)名人物參加與集團公司有關(guān)的重大公務(wù)活動(dòng)。
(3)公司組織或參與的重大外事活動(dòng)。
(4)記錄公司重大事件。
(5)與其他檔案有密切聯(lián)系(如表彰、總結大會(huì ))。
(6)其他具有保存價(jià)值。
5.1.2、公司獲得的各種獎狀、獎杯、獎牌、錦旗、榮譽(yù)證書(shū)、光榮冊等
5.1.3、上級領(lǐng)導、知名人士、有關(guān)單位贈送給本單位的題詞、錦旗、牌匾、字畫(huà)、工藝品等
5.1.4、公司社會(huì )交往中獲贈的重要紀念品、公司組織的各種重大活動(dòng)中形成的紀念品、其它有保存價(jià)值的實(shí)物
5.2、歸檔要求：
5.2.1、底片、沖洗的照片、說(shuō)明一同整理和存放;數碼影像統一存入人事行政專(zhuān)員電腦專(zhuān)用文件夾。
5.2.2、其他實(shí)物檔案由各部門(mén)資料員或兼職資料員負責移交人事行政專(zhuān)員。
三、檔案移交、整理、編號
(一)移交
1.1、各部門(mén)檔案管理人員在留存蓋章檔案后，在明源上歸檔，并在相應類(lèi)別的《檔案歸檔登記表》中登記，由移交人確認簽字。
1.2、各部門(mén)培訓、學(xué)習、考察、調查研究、參加上級機關(guān)召開(kāi)的會(huì )議等公務(wù)活動(dòng)在相關(guān)費用報銷(xiāo)時(shí)，必須將有歸檔價(jià)值的文件資料向人事行政專(zhuān)員辦理交接手續，雙方簽字認可后財務(wù)部才給予核報。
(二)整理
鑒定分類(lèi)→掃描成電子文件→錄入卷內目錄→印臨時(shí)檔號→裝訂→對號裝盒→入檔案柜
(三)編號
(公司)簡(jiǎn)稱(chēng)+(業(yè)務(wù)部門(mén))簡(jiǎn)稱(chēng)-檔案類(lèi)別代碼(一級+二級)-年度+順序號;
四、檔案的利用
(一)查閱
1.1、查閱的授權范圍
(1)總經(jīng)理、人事行政部負責人有權查閱全部范圍檔案。
(2)部門(mén)經(jīng)理有權查閱本部門(mén)產(chǎn)生的所有檔案。
(3)普通員工有權查閱本部門(mén)職責范圍內的檔案。
(4)跨部門(mén)檔案查閱需由主管領(lǐng)導批準，并填寫(xiě)借閱單。
(5)由總經(jīng)理親自密封的絕密檔案只有其本人可以取用，其他任何人未得到授權，均無(wú)權查閱該檔案。
1.2、檔案查閱程序要求
(1)權限內的檔案查閱，由查閱人直接在檔案室進(jìn)行紙質(zhì)查閱。
(2)權限外的檔案查閱，由人事行政專(zhuān)員收到查閱者完成審批的“檔案查閱審批”流程后，引領(lǐng)查閱者在檔案室查閱相關(guān)資料，閱后即時(shí)歸還。
(二)借閱
2.1、借閱程序要求
(1)員工憑經(jīng)審批的《檔案借閱審批表》外借檔案原件資料;
(2)各部門(mén)檔案管理人員員收到借閱者完成審批的“檔案借閱審批”流程后，找出檔案原件資料，要求借閱者在《檔案查閱登記表》上簽字，備查。
2.2、檔案的歸還
(1)借出的檔案原件，檔案管理人員應定期進(jìn)行整理和跟蹤，督促各使用人及時(shí)歸還，歸還時(shí)在《檔案借閱登記表》上簽字確認。
(2)檔案使用人歸還檔案時(shí)要保證檔案的完整性和本來(lái)面目且不應無(wú)故扣押檔案。
2.3、其他規定
會(huì )計檔案原則上不借出。
(三)檔案復制
申請復制檔案者完成審批流程后，由檔案管理人員調取檔案原件進(jìn)行復制提供給查閱者。
五、檔案的保管
(一)檔案的保管期限
各部門(mén)的檔案管理人員根據文件材料的價(jià)值，確定其保管期限，分別劃分為永久保存、長(cháng)期保存兩類(lèi)。
(二)專(zhuān)項檔案的保管規定
2.1、公司各部門(mén)檔案(含會(huì )計檔案)：應指定專(zhuān)人保管，整理立卷，裝訂成冊，存放在專(zhuān)門(mén)的檔案柜內。人事行政部每月對各部門(mén)自行保管的檔案資料進(jìn)行檢查。
2.2、電子版檔案的傳遞和保存
(1)原則上除電子設備檔案和財務(wù)憑證、報表、帳簿檔案外其他檔案必須同時(shí)保存電子版檔案。
(2)人事行政專(zhuān)員制作電子版檔案的目錄，使其與紙質(zhì)檔案的順序一一對應，并整和在檔案管理軟件系統上便于調用。
(3)每年7月份將上年電子版檔案刻制成光盤(pán)，一式兩份。定期檢查、殺菌殺毒。
(三)檔案的正式裝盒、造冊
3.1、裝訂要求：參照統一標準進(jìn)行。
3.2、裝盒：人事行政專(zhuān)員于每年固定時(shí)間進(jìn)行上年檔案的正式裝盒造冊及調整工作。
(四)檔案的存放
檔案建目后應存放在專(zhuān)用檔案盒內，盒脊和面上應清晰、牢固標明類(lèi)別、檔號、日期。每一檔案盒內應有卷內目錄(分目錄)及備考表。
裝盒檔案應存放在專(zhuān)用的檔案柜內，按照年度、類(lèi)別的.次序自左向右，自上而下地排列。
(五)檔案意外損毀的處理
檔案丟失或發(fā)生意外損毀時(shí)，檔案管理人員應立即將事件情況填寫(xiě)《文件丟失損毀報告表》，報部門(mén)經(jīng)理審核，總經(jīng)理審批。
檔案丟失、或損毀無(wú)法進(jìn)行修補、復原，借用人應請有關(guān)部門(mén)協(xié)助設法重新補制。在進(jìn)行補救工作的同時(shí)，人事行政部經(jīng)理應組織對事件發(fā)生的原因進(jìn)行調查，追究有關(guān)人員的責任。
六、檔案的銷(xiāo)毀
(一)目的：判定檔案價(jià)值、定期對失去保存價(jià)值的檔案銷(xiāo)毀。
(二)程序及要求
2.1、檔案管理人員要定期鑒別檔案價(jià)值，識別出失去保存價(jià)值及保管期屆滿(mǎn)的檔案，并填寫(xiě)《檔案銷(xiāo)毀登記表》，交部門(mén)經(jīng)理及總經(jīng)理審核，經(jīng)總經(jīng)理審批同意后予以銷(xiāo)毀。
2.2、正式銷(xiāo)毀前檔案管理人員應再次進(jìn)行核對;銷(xiāo)毀時(shí)應有檔案管理員和監銷(xiāo)人同時(shí)在場(chǎng);銷(xiāo)毀后監銷(xiāo)員在銷(xiāo)毀登記表上簽字確認。
2.3、檔案銷(xiāo)毀情況應做到及時(shí)登記。
(三)會(huì )計檔案的銷(xiāo)毀
3.1、會(huì )計檔案的銷(xiāo)毀應由檔案室會(huì )同財務(wù)部提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)，編制會(huì )計檔案銷(xiāo)毀清冊，列明銷(xiāo)毀會(huì )計檔案的名稱(chēng)、卷號、冊數、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷(xiāo)毀時(shí)間等內容。
3.2、總經(jīng)理在會(huì )計檔案銷(xiāo)毀清冊上簽署意見(jiàn)。
3.3、銷(xiāo)毀會(huì )計檔案時(shí)，應當由至少兩人共同銷(xiāo)毀并簽字確認。
3.4、監銷(xiāo)人在銷(xiāo)毀會(huì )計檔案前，應當按照會(huì )計檔案銷(xiāo)毀清冊所列內容清點(diǎn)核對所要銷(xiāo)毀的會(huì )計檔案;銷(xiāo)毀后，應當在會(huì )計檔案銷(xiāo)毀清冊上簽名蓋章，并將監銷(xiāo)情況報告財務(wù)負責人。
3.5、保管期滿(mǎn)但未結清的債權債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得銷(xiāo)毀，應當單獨抽出立卷，保管到未了事項完結時(shí)為止。單獨抽出立卷的會(huì )計檔案，應當在會(huì )計檔案銷(xiāo)毀清冊和會(huì )計檔案保管清冊中列明。
七、檔案保密制度
1、嚴禁將密級文件、資料帶回家或帶到公共場(chǎng)所，嚴禁在公共場(chǎng)所談?wù)撁孛苁马�，嚴禁在私人通信、通�?huà)中泄露秘密內容;
2、打印密級文件的草稿、校對稿在文件制成后均應銷(xiāo)毀，各部門(mén)掌握的文件、資料由人事行政部定期回收和銷(xiāo)毀;
3、嚴禁打聽(tīng)和記錄與自己工作無(wú)關(guān)的秘密，嚴禁向他人傳播自己知曉的秘密內容;
4、嚴禁任何人利用工作之便或職務(wù)之便，將公司的客戶(hù)和業(yè)務(wù)自行經(jīng)辦或處理;
5、嚴禁任何人利用工作之便或職務(wù)之便將所掌握的業(yè)務(wù)秘密轉交給其它單位從事與本司業(yè)務(wù)相關(guān)的工作;
6、嚴禁與工作無(wú)關(guān)的人進(jìn)入總經(jīng)理辦公室、檔案室、財務(wù)部資料室、工程部資料室等辦公重地;
7、公司領(lǐng)導或與公司利益密切相關(guān)的人員出差的任務(wù)、去向，知情者不得向他人泄露;
8、對模范執行本規定者，公司給予表彰獎勵;對失密、泄露者，視其情節、后果輕重公司將給予行政、經(jīng)濟處罰;對因失密、泄密觸犯國家法律者，將報送司法機關(guān)對其依法處理。
本辦法自頒布之日起執行。
公司檔案管理制度 19
具體描述
為了加強對文秘檔案管理制度，理順工作程序，明確工作職責，杜絕資料流失，特制定本檔案管理制度。行政管理部是公司文秘檔案的歸口管理部門(mén)，負責文秘檔案管理制度的貫徹及在各部門(mén)的執行檢查，加強對文秘檔案室的業(yè)務(wù)領(lǐng)導和工作實(shí)務(wù)指導。
制定檔案管理制度的目的以及作用
公司的文秘檔案資料是公司行政辦公和經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中不可缺少的要素。為了加強對文秘檔案管理制度，理順工作程序，明確工作職責，杜絕資料流失，特制定本檔案管理制度。
一、文書(shū)檔案立卷歸檔制度
(一)1 歸檔的文件材料必須按年度立卷，本單位內部機構在工作活動(dòng)中形成的各種有保存價(jià)值的文件材料，都要按照本制度的規定，分別立卷歸檔。
2 公文承辦部門(mén)或承辦人員應保證經(jīng)辦文件的系統完整(公文上的`各種附件一律不準抽存)。結案后及時(shí)交專(zhuān)(兼)職文書(shū)人員歸檔。工作變動(dòng)或因故離職時(shí)應將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷(xiāo)毀。
(二)文件材料的收集管理
1堅持部門(mén)收集、管理文件材料制度。各部門(mén)均應指定專(zhuān)(兼)職文書(shū)人員，負責管理本部門(mén)的文件材料，并保持相對穩定。人員變動(dòng)應及時(shí)通知檔案室。
2 凡本公司繕印發(fā)出的公文(含定稿和兩份打印的正件與附件、批復請示、轉發(fā)文件含被轉發(fā)的原件)一律由辦公室統一收集管理。
3 一項工作由幾個(gè)部門(mén)參與辦理，在工作活動(dòng)中形成的文件材料，由主辦部門(mén)收集歸卷。會(huì )議文件由會(huì )議主辦部門(mén)收集歸卷。
a.公司工作人員外出學(xué)習、考察、調查研究、參加上級機關(guān)召開(kāi)的會(huì )議等公務(wù)活動(dòng)的相關(guān)人員核報差旅費時(shí)，必須將會(huì )議的主要文件資料向檔案室辦理歸檔手續、檔案室簽字認可后財務(wù)部門(mén)才給予核報差旅費。
b.本公司召開(kāi)會(huì )議，由會(huì )議主辦部門(mén)指定專(zhuān)人將會(huì )議材料、聲像檔案等向檔案室辦理歸檔手續，檔案室簽字認可后財務(wù)部門(mén)才給予報會(huì )議費用。
(三)歸檔范圍
1 重要的會(huì )議材料，包括會(huì )議的通知、報告、決議、總結、領(lǐng)導人講話(huà)、典型發(fā)言、會(huì )議簡(jiǎn)報、會(huì )議記錄等。
2 上級機關(guān)發(fā)來(lái)的與本公司有關(guān)的決定、決議、指示、命令、條例、規定、計劃等文件材料。
3 本公司對外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來(lái)往的文書(shū)。
4 本公司的請示與上級機關(guān)的批復。
5 本公司反映主要職能活動(dòng)的報告、總結。
6 本公司的各種工作計劃、總結、報告、請示、批復、會(huì )議記錄、統計報表及簡(jiǎn)報。
7 本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書(shū)等文件材料。
8 本公司職工勞動(dòng)、工資、福利方面的文件材料。
(四)超期檔案的銷(xiāo)毀
1.對超過(guò)保存期限的檔案，由檔案管理員登記造冊，經(jīng)辦公室主任和檔案形成部門(mén)領(lǐng)導共同鑒定，報分管副總批準后，按規定銷(xiāo)毀。
2.經(jīng)批準銷(xiāo)毀的檔案，可單獨存放半年，經(jīng)驗證確無(wú)保留價(jià)值時(shí)，再行銷(xiāo)毀，以免誤毀。
3.銷(xiāo)毀文件必須在指定地點(diǎn)進(jìn)行，并指派專(zhuān)人監銷(xiāo)，嚴禁將銷(xiāo)毀的文件作為它用，或作廢紙出售。文件銷(xiāo)毀后，監銷(xiāo)人應在銷(xiāo)毀注冊上簽字。
本制度自印發(fā)之日起實(shí)施。
公司檔案管理制度 20
為規范公司檔案管理，增強公司檔案的實(shí)用性和有效性，有效地保護和利用檔案，維護公司合法權益，特制訂本規定。
第一條 公司檔案工作的基本原則是：
集中管理與分散管理相結合，以集中管理為主，即公司文件、文書(shū)檔案由檔案室集中統一管理，維護檔案的完整與安全。各部門(mén)在各項活動(dòng)中形成的只具有參考價(jià)值的文件，材料，沒(méi)有存檔意義的文件、文書(shū)可由承辦單位保管。
第二條 檔案作為公司發(fā)展的見(jiàn)證，是在創(chuàng )辦、規劃、開(kāi)發(fā)、經(jīng)營(yíng)及其管理工作中形成的，并作為歷史記錄保存，以備查考的文字、圖表、聲像等載體的材料，建立檔案管理具有重要性。
第三條 公司檔案室的檔案工作接受上級領(lǐng)導的業(yè)務(wù)指導、監督和檢查，負責管理公司的文書(shū)、文件（部分）檔案，其任務(wù)是：
1、搜集、整理、立卷、鑒定、保管公司的文書(shū)檔案。
2、積極開(kāi)展檔案的提供利用工作。
3、進(jìn)行檔案統計。
第四條 公司各部門(mén)必須做好有關(guān)開(kāi)發(fā)經(jīng)營(yíng)管理等業(yè)務(wù)檔案材料的收集、整理工作，并及時(shí)交檔案室檔案管理員歸檔。
歸檔的文書(shū)包括：
1、政府行政單位發(fā)送給公司的文件、批文、技術(shù)、審核資料。
2、企業(yè)來(lái)往文件、協(xié)議、報告和會(huì )談紀要文件材料。
3、公司主持召開(kāi)的各種專(zhuān)業(yè)會(huì )議形成的領(lǐng)導講話(huà)、文件和會(huì )議總結紀要。
4、其他具有保存價(jià)值的'文件材料、重要的工作經(jīng)驗材料。
5、公司各部門(mén)的與有關(guān)單位的來(lái)往信件、各種協(xié)議書(shū)、合同等。
6、公司會(huì )議原始記錄、紀要和決定（包括發(fā)布的通知、通報、機構調整、任免、獎懲以及全公司的規章制度）。
7、公司制定的計劃書(shū)、統計、預決算書(shū)、工作總結。
第五條 歸檔要求
a)歸檔的文件材料，應按照自然形成、保持歷史聯(lián)系的原則和歸檔要求特征及文件內容進(jìn)行歸檔。
b)在一個(gè)卷內要按問(wèn)題或文件形成的時(shí)間系統地排列。
c)案卷標題要簡(jiǎn)明準確，整理好的案卷要確定案卷的保管期限，檔案資料應明確長(cháng)、中、短保管期限，銷(xiāo)毀檔案資料要按保密程序辦理，嚴格執行報批后，方可銷(xiāo)毀資料。
d)按歸檔要求進(jìn)行裝訂、編號，填寫(xiě)卷內目錄備查。
e)全部案卷組成后，要對檔案做統一排列并編寫(xiě)檔號，然后逐卷登記，填寫(xiě)案卷目錄。
第六條 檔案借閱
a)借閱檔案要履行借閱手續。調閱檔案只限在檔案室查閱，不能帶出。必須帶出檔案室查閱的，要經(jīng)過(guò)部門(mén)經(jīng)理核對，公司領(lǐng)導批準。
b)借閱時(shí)間一般檔案最長(cháng)不超過(guò)10天，保密級檔案最長(cháng)不超過(guò)一周。
c)借檔人不得轉借、拆卸、調換、污損所借的檔案，不得在文件上圈點(diǎn)、畫(huà)線(xiàn)和涂改，未經(jīng)批準不得復印檔案。
d)借檔人確因工作原因需要復印文件或摘抄文件，須經(jīng)部門(mén)主管批準。
第七條 檔案管理人員對各部門(mén)移交的檔案材料應及時(shí)記錄整理，進(jìn)行分類(lèi)、編目，并做好檔案的檢查和保管工作，對破損或變質(zhì)的檔案應及時(shí)采取補救措施。
第八條 檔案管理人員必須謹防檔案散失、泄密，做好保密及安全管理工作。
第九條 員工借閱文件資料時(shí)，應簽名登記，必要時(shí)應經(jīng)公司領(lǐng)導簽字同意后方可辦理借閱手續。借閱時(shí)不得涂改，損毀檔案，并按時(shí)在借閱期限內歸還。
第十條 財務(wù)憑證檔案由財務(wù)部門(mén)按崗位分工及憑證種類(lèi)進(jìn)行歸檔管理。
第十一條 本規定由檔案室制定。
第十二條 本規定自下發(fā)之日起執行。
公司檔案管理制度 21
第一條 為了規范公司檔案管理工作，保證檔案的完整性及保密性，理順工作程序，明確工作職責，杜絕資料流失，特制定本制度。
第二條 檔案管理機構及其職責
1、公司檔案工作實(shí)行二級管理，一級管理是指公司綜合管理部的統籌管理；二級管理是指各部門(mén)的檔案資料管理工作。
2、綜合管理部檔案管理員負責公司所有檔案資料的統一收集管理，各部門(mén)的檔案管理員負責本部門(mén)檔案資料的使用管理。
3、檔案管理人員要嚴格執行公司檔案管理規定，認真細致地做好檔案保管以及利用工作，充分發(fā)揮檔案資料的作用。
4、綜合管理部檔案管理員有責任對二級檔案管理工作進(jìn)行監督和指導，每年對二級檔案管理進(jìn)行一次檢查驗收。
第三條 歸檔制度
1、凡是反映公司戰略發(fā)展、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、企業(yè)管理及工程建設等活動(dòng)，具有查考利用價(jià)值的文件資料均屬歸檔范圍。
2、凡屬歸檔范圍的文件資料，均由公司集中統一管理，任何個(gè)人不得擅自留存。
3、歸檔的文件資料，原則上必須是原件，原件用于報批不能歸檔或相關(guān)部門(mén)保留的，綜合部保存復印件。
4、凡公司業(yè)務(wù)活動(dòng)中收到的文件、函件承辦后均要及時(shí)歸檔；以公司名義發(fā)出的文件、函件要留底稿及正文備查。
5、業(yè)務(wù)活動(dòng)中涉及金融財稅方面的資料，由財務(wù)部保存原件；屬于人事方面的資料，由人力資源部保存原件；屬于工程建設方面的，由規劃建設部保存原件。以上部門(mén)應將涉外事務(wù)的復印件報綜合管理部備案。
6、由公司對外簽訂的經(jīng)濟合同，應保留三份原件，綜合管理部保存一份，財務(wù)部及合同執行（或簽訂）部門(mén)各保存一份。特殊情況只有一份原件時(shí)，由綜合部保存原件。
7、在歸檔范圍內的其他資料，由經(jīng)辦人整理后連同有關(guān)資料移交綜合管理部檔案室。部門(mén)需要使用的可復印或復制，歸檔范圍外的由各部門(mén)自行保管。
第四條 檔案保管制度
1、公司綜合管理部設存放檔案的專(zhuān)門(mén)庫房，各部門(mén)應根據保存檔案數量，設置存放檔案的箱柜，并具備防火、防潮、防蟲(chóng)等安全條件。
2、歸檔資料要進(jìn)行登記，編制歸檔目錄。
3、檔案管理員要科學(xué)地編制分類(lèi)法，根據分類(lèi)法，編制分類(lèi)目錄；根據需要編制專(zhuān)題目錄，完善檢索工具，以便于查找。
4、檔案要分類(lèi)、分卷裝訂成冊，保管要有條理，主次分明，存放科學(xué)。
5、庫存檔案必須圖物相符，帳物相符。
6、檔案管理人員要熟悉所管理的檔案資料，了解利用者的需求，掌握利用規律。
7、根據有關(guān)規定及公司實(shí)際情況，確定檔案保存期限，每年年終據此進(jìn)行整理、剔除。
8、經(jīng)確定需銷(xiāo)毀的檔案，由檔案管理員編造銷(xiāo)毀清冊，經(jīng)公司領(lǐng)導及有關(guān)人員會(huì )審批準后銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀的檔案清單由檔案員永久保存。
9、嚴格遵守檔案安全保密制度，做好檔案流失的防護工作。
10、凡公司工作人員調離崗位前必須做好資料移交工作，方可辦理調動(dòng)手續。
第五條 檔案借閱制度
1、檔案屬于公司機密，未經(jīng)許可不得外借、外傳。外單位人員未經(jīng)公司領(lǐng)導批準不得借閱。
2、借閱檔案資料，須經(jīng)檔案保管部門(mén)負責人批準。閱檔必須在辦公室指定的地方，不得攜帶外出。需要借出檔案的`，須經(jīng)檔案保管部門(mén)負責人批準。
3、借閱檔案，必須履行登記、簽收手續。
4、借出檔案材料的時(shí)間不得超過(guò)一周，必要時(shí)可以續借。過(guò)期由檔案管理員催還。需要長(cháng)期借出的，須經(jīng)分管副總經(jīng)理批準。
5、借出檔案時(shí)，應在借出的檔案位置上，放一代替卡，標明卷號、借閱時(shí)間、借閱單位或借閱人，以便查閱和催還。
6、借閱檔案資料者必須妥善保管檔案資料，不得任意轉借或復印、不得拆封、損污文件，歸還時(shí)保證檔案材料完整無(wú)損，否則，追究當事人責任。
7、借出檔案材料，因保管不慎丟失時(shí)，要及時(shí)追查，并報告主管部門(mén)及時(shí)處理。
8、重要檔案、機密檔案不得借閱，必須借閱的要經(jīng)分管副總經(jīng)理同意，必須外借的，由總經(jīng)理審批。
第六條 二級檔案應根據資料的性質(zhì)和部門(mén)需要，每三年移交一次，必須保留的盡量留復印件，其余資料交綜合管理部統一保存。
公司檔案管理制度 22
第一條檔案的定義與范圍
檔案是指過(guò)去和現在的公司各部門(mén)及員工在從事業(yè)務(wù)、企業(yè)管理、公關(guān)宣傳等活動(dòng)中所直接形成的對公司有保存價(jià)值的各種文字、圖表、帳冊、報表、技術(shù)資料、電腦盤(pán)片、聲像、膠卷、榮譽(yù)實(shí)物、證件等不同形式的歷史記錄。
第二條檔案管理的原則
檔案管理分為統一管理和分散管理相結合。即公司檔案由總經(jīng)理辦公室統一管理,各部門(mén)除已移交總經(jīng)理辦公室的檔案外,其它檔案文件由部門(mén)自行保管,以便于及時(shí)利用,維護檔案文件的完整與安全。
第三條檔案管理的責任部門(mén)和責任人
公司總經(jīng)理辦公室為公司檔案的主管部門(mén),設專(zhuān)門(mén)的檔案管理人員,負責管理公司的各類(lèi)檔案,做好登記、歸類(lèi)、保管、索引、提供利用,并負責對各部門(mén)資料管理員進(jìn)行工作指導、監督和檢查;
各部門(mén)設有資料管理員,負責本部門(mén)資料管理,并接受公司檔案管理員的監督和檢查。
第四條歸檔的范圍
1.公司證照及企業(yè)設立和變更的申請、審批、登記以及終止等方面的文件材料(包括企業(yè)的章程及投資各方簽訂的合資、合作合同);
2.公司與有關(guān)單位簽訂的各種合同、協(xié)議書(shū)等;
3.公司會(huì )議記錄、紀要和決定(包括發(fā)布的通知、通報、機構調整、任免、獎懲以及公司的規章制度);
4.公司制訂的計劃、統計、預決算、工作總結;
5.公司對外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來(lái)往的文書(shū)、招投標文件等;
6.公司的各類(lèi)申請、請求與相關(guān)部門(mén)的批復;
7.財務(wù)、會(huì )計及其管理方面的文件材料,公司歷年來(lái)的憑證、賬本等;
8.公司法律事務(wù)管理方面的文件材料;
9.公司各項目的技術(shù)圖紙等資料;
10.反映公司歷史沿革及公司重大活動(dòng)的電子版照片及音像資料;
11.其它對公司具有利用價(jià)值和保存價(jià)值的文件資料(含各類(lèi)載體,如電子文本等);
12.公司歷年獲獎資料。
第五條歸檔要求
整理辦法:分為文書(shū)檔案和工程項目檔案(竣工工程檔案立卷,未竣工工程資料整理成冊)。
1.歸檔的文件材料,應按照自然形成、保持歷史聯(lián)系的原則,結合歸檔要求和文件內容進(jìn)行歸檔。
2.在一個(gè)卷內(檔案袋、盒)的文件資料要有清晰的《卷內文件目錄》,并且按項目、內容或文件形成時(shí)間,系統的排列。
3.案卷標題要簡(jiǎn)明準確,整理好的案卷要確定保管期限,原則上分為永久、長(cháng)期(十年以上)、短期(十年以下)三種。確定保管期限的基本原則是:
�。�1）對公司有長(cháng)遠利用價(jià)值的檔案應永久保存;
�。�2）對公司在一定時(shí)期內有利用價(jià)值的檔案分別為長(cháng)期或短期保存;
�。�3）凡是介于兩種保管期限之間的檔案,其保管期限一律從長(cháng)。
4.按歸檔要求進(jìn)行裝訂、編號、填寫(xiě)《卷內備考表》。
5.全部案卷組成后,要對案卷作統一排列并編寫(xiě)檔案號,然后逐卷登記,填寫(xiě)《案卷總目錄》。
第六條過(guò)程管理
屬于公司保管的檔案文件:各部門(mén)資料員做好平時(shí)文件的預立卷工作,并在每月初或事件結束后將上月需歸檔的`文件整理成冊移交總經(jīng)理辦公室保管,任何人不得據為已有。
第七條檔案銷(xiāo)毀規定
公司檔案文件銷(xiāo)毀:檔案在超出規定保存期限一年后,可由公司檔案管理員和資料所屬部門(mén)資料員整理出庫進(jìn)行銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀檔案時(shí)必須慎重從事。銷(xiāo)毀前由公司檔案管理員和資料所屬部門(mén)資料員一起將需要銷(xiāo)毀的資料列出銷(xiāo)毀清單,由資料所屬部門(mén)資料員填寫(xiě)《文件資料銷(xiāo)毀清單》進(jìn)行申請,報銷(xiāo)毀資料所屬部門(mén)的部門(mén)經(jīng)理、主管副總審批,最后經(jīng)總經(jīng)理同意后,兩人以上執行銷(xiāo)毀程序,并在銷(xiāo)毀清單上簽字確認,公司檔案管理員全程監督。銷(xiāo)毀檔案要嚴格執行保密規定,銷(xiāo)毀清單由公司檔案員留存,以便備查。
部門(mén)檔案文件銷(xiāo)毀:部門(mén)形成的文件資料無(wú)利用價(jià)值時(shí),可由本部門(mén)資料員填寫(xiě)《文件資料銷(xiāo)毀清單》。提出銷(xiāo)毀申請,部門(mén)經(jīng)理審批同意后,兩人以上執行銷(xiāo)毀程序并簽字確認。銷(xiāo)毀清單由本部門(mén)資料員留存,以便備查。
第八條檔案借閱
1.因工作需要借閱存在總經(jīng)理辦公室的公司檔案的,應事先填寫(xiě)檔案借閱單,逐級審批,經(jīng)總經(jīng)理同意后方可借閱。
2.員工不得攜帶公司原件材料外出,確因工作需要外帶時(shí),需在填寫(xiě)檔案借閱單時(shí)注明外帶原因,待總經(jīng)理審批同意后方可外帶,用畢歸還。
3.借閱檔案者必須對所借檔案妥善保管,不得私自復制、調換、涂改、污損、劃線(xiàn)等,更不能隨意亂放,以免遺失。
4.部門(mén)檔案借閱由資料員填寫(xiě)《文件資料發(fā)放、借用記錄表》做好記錄,借閱人簽字確認,并按時(shí)歸還。
5.總經(jīng)理辦公室統一管理公司資料復印件。公司檔案管理員或總經(jīng)理辦公室秘書(shū)需要在文件資料復印件上加注“僅供…使用”的用途說(shuō)明。
第九條檔案備份規定
公司所有有價(jià)值的文件、報表、業(yè)務(wù)資料等檔案,須存有電子掃描文檔,無(wú)法電子掃描文檔的,必須做好備份。
第十條檔案保管
1.公司檔案員在接收文件資料存檔時(shí),必須認真驗收,填寫(xiě)《文件資料移交登記表》,送檔人和接檔人均須簽字確認,完成檔案交接手續。
2.對于已存放膠片、照片、磁帶要用特制的密封盒、膠片頁(yè)夾和影集等,按編號順序排列在資料柜內。
3.檔案管理員要定期對庫存檔案進(jìn)行清理核對,做到帳、物相符,對破損或載體變質(zhì)的檔案,要及時(shí)進(jìn)行修補和復制。庫存檔案如移交、作廢和遺失時(shí),須注明原因,保存依據。
第十一條檔案保密規定
公司所有人員均應嚴格遵守公司的保密規定,違者依據公司“獎懲條例”嚴肅處理。
公司檔案管理制度 23
為明確管理責任，規范管理行為，確保各類(lèi)檔案資料及時(shí)歸檔、完整保存并得到有效利用，特制定本制度。
一、檔案管理原則
公司檔案實(shí)行由公司綜合管理部集中統一管理與部分專(zhuān)用性檔案分散管理相結合的原則。
二、組織
公司綜合管理部設專(zhuān)門(mén)的檔案室并配備專(zhuān)人管理檔案，各部門(mén)明確由專(zhuān)人兼管檔案工作。
三、檔案管理部門(mén)的工作職責
�。ㄒ唬┚C合管理部負責制訂公司檔案管理制度、保管檔案、建設檔案管理系統。
�。ǘ┴攧�(wù)部自行做好日常檔案的收集、整理和保管等工作，綜合管理部給予配合。
�。ㄈ┢渌块T(mén)由部門(mén)檔案專(zhuān)人對檔案進(jìn)行收集、整理，并交至綜合管理部檔案管理員立卷歸檔。
四、檔案管理人員職責
�。ㄒ唬┴撠熓占�、整理、分類(lèi)、鑒定、保管各類(lèi)檔案，做到收集齊全、整理科學(xué)、鑒定正確和保證質(zhì)量，并按時(shí)接收和移交檔案；
�。ǘ┓脖竟居“l(fā)出的公文(含定稿和正件與附件、批復請示、轉發(fā)文件含被轉發(fā)的原件)一律由綜合管理部統一收集管理。
�。ㄈ┳龅街矣诼毷�，遵守紀律，嚴格按照有關(guān)法律和公司制度辦事。
五、歸檔公司檔案室資料
�。ㄒ唬┥霞墮C關(guān)發(fā)來(lái)的與本公司有關(guān)的決定、決議、指示、命令、條例、規定、計劃等文件材料；
�。ǘ┍竟镜恼埵九c上級機關(guān)的批復；
�。ㄈ┍竟緦ν獾恼桨l(fā)文與有關(guān)單位來(lái)往的文書(shū)；
�。ㄋ模┍竟痉从持饕毮芑顒�(dòng)的報告、總結；
�。ㄎ澹┍竟局朴喌挠媱�、方案、統計、財務(wù)、工作總結；
�。┚C治工作材料；
�。ㄆ撸┍竟九c有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書(shū)等文件材料；
�。ò耍┍竟靖鞣N證照及所獲各種榮譽(yù)、獎勵資料；
�。ň牛┍竟韭毠趧�(dòng)、工資、福利方面的文件材料；
�。ㄊ┚哂斜４鎯r(jià)值的電子文本、圖片、音像、影像資料；
�。ㄊ唬⿻�(huì )計憑證，會(huì )計活動(dòng)帳薄和會(huì )計報表等會(huì )計核算專(zhuān)業(yè)材料，它是記錄和反映經(jīng)濟業(yè)務(wù)活動(dòng)的重要史料和證據。
六、檔案的收集與歸檔
�。ㄒ唬┏修k部門(mén)或主辦人應及時(shí)將辦理完畢或經(jīng)領(lǐng)導人員批存的文件材料，收集齊全，加以整理，送交本部門(mén)檔案管理員歸卷。
�。ǘ┓彩侵苯佑浭龊头从彻�、部門(mén)活動(dòng)的，具有現實(shí)的和長(cháng)遠查考價(jià)值的文件材料(文字、電子文件、圖樣、照片、實(shí)物等)，均須歸檔保存。
�。ㄈ┕芾硇詸n案在分類(lèi)立卷時(shí)應做到：分年度、分類(lèi)別、分級別。黨政文件要分別組卷，密級文件要單獨立卷。組卷時(shí)按內部特征為主的六個(gè)特征進(jìn)行組卷，盡量把永久、長(cháng)期、短期三種保管期限文件材料分開(kāi)組卷。
�。ㄋ模┰跉w檔的文件材料中，應將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件，分別立在一起，不得分開(kāi)，文電應合一立卷；絕密文電單獨立卷，少數普通文電如果與絕密文有密切聯(lián)系，也可隨同絕密文電立卷。
�。ㄎ澹┚C合管理部定期對各部門(mén)文件材料的歸檔工作進(jìn)行檢查。
�。└鞑块T(mén)在次年三月向檔案部門(mén)移交管理性檔案，需付卷內目錄，移交目錄一式二份，交接雙方清點(diǎn)核對，并履行簽字手續。
七、檔案的保管
�。ㄒ唬┕荆ɑ虿块T(mén)）管理的檔案應有專(zhuān)柜保存，確保完好不丟失。
�。ǘ┳龊秒娮訖n案、底片、錄音錄像帶等特殊載體檔案的保管工作；
�。ㄈn案工作人員應確保檔案的質(zhì)量，對破損和變質(zhì)檔案，及時(shí)采取措施，進(jìn)行修補和復制。
�。ㄋ模┕揪C合管理部不定期檢查各檔案管理情況，發(fā)現問(wèn)題及時(shí)組織整改。
�。ㄎ澹┟磕陮n案進(jìn)行一次清理，清除不必要保存的材料以及對破損和褪色的材料進(jìn)行修補和復制。
八、檔案的借閱
必須嚴格執行保密制度，填寫(xiě)查借閱檔案登記表，如期歸還，歸還時(shí)驗收注銷(xiāo)。凡利用者都應按規定辦理借閱手續。查閱機密以上級檔案，需經(jīng)公司（部門(mén)）負責人批準，原則上不外借，確因工作需要，應當天歸還。
�。ㄒ唬n案借閱限一周內歸還，特殊情況需延期的，須辦理續借手續；
�。ǘ┙璩龊蜌w還檔案時(shí)，應辦理清點(diǎn)手續，由綜合管理部檔案管理人員與借閱者當面核對清楚；
�。ㄈn案如有丟失、損壞或泄密，須立即追究當事者責任；
�。ㄋ模┱{走、辭退人員，必須清理移交檔案文件后方可辦理離職手續；
�。ㄎ澹┰瓌t上不對外借閱檔案，外單位需查閱檔案資料者，須經(jīng)總經(jīng)理批準，并辦理登記手續后，方可借閱。
�。w還檔案時(shí)應保證檔案材料的'清潔、完整、安全，不得丟失、隨意折疊、拆散、剪裁或擅自銷(xiāo)毀，嚴禁對檔案隨意更改、涂寫(xiě)。
�。ㄆ撸﹤髡婕璐鏅n時(shí)，應將復印件連同原件一起存檔，以防原件字跡消失。
�。ò耍┪唇�(jīng)公司董事長(cháng)授權，任何部門(mén)或個(gè)人無(wú)權公開(kāi)檔案。
九、檔案室保密制度
�。ㄒ唬n案工作人員必須嚴格按照檔案工作各項規章制度辦事。
�。ǘ┓彩褂帽Ｃ軝n案資料人員必須嚴格遵守有關(guān)保密規定。
�。ㄈ┓步栝啞敖^密”“機密”級檔案資料應經(jīng)分管領(lǐng)導審批，報總經(jīng)理批準后，方可借出。
�。ㄋ模┩鈫挝徊殚�、借閱密級檔案，須經(jīng)綜合管理部主管領(lǐng)導審批，報分管領(lǐng)導批準，方可提供。
�。ㄎ澹┟孛軝n案不得私自存放，贈送并轉借他人，個(gè)人外出攜帶機密級以上檔案應妥善保管，若泄密要追究泄密者責任。
�。n案管理人員應嚴格遵守保密制度，不得在公開(kāi)場(chǎng)所談?wù)摫Ｃ軝n案內容，不得將保密檔案帶出室外和借給他人。
十、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀
鑒定檔案保存價(jià)值，確定保管期限及銷(xiāo)毀檔案，嚴格按照國家有關(guān)規定并結合公司實(shí)際情況進(jìn)行。公司檔案保管期限分永久、長(cháng)期、短期三種。確定保管期限的原則是：
�。ㄒ唬┓从彻局饕毮芎椭匾�(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)的，具有長(cháng)遠利用價(jià)值的檔案定為永久保存；
�。ǘ┓从彻疽话憬�(jīng)營(yíng)活動(dòng)，具有較長(cháng)時(shí)間利用價(jià)值的檔案定為長(cháng)期保存，其期限為16―50年；
�。ㄈ⿲驹谝欢〞r(shí)期內有參考利用價(jià)值的檔案，定為短期保存，其期限為15年以?xún)取?/p>
�。ㄋ模n案的鑒定由綜合管理部主管、各部門(mén)指定檔案管理人員和綜合管理部檔案管理人員合作完成，并采取對每份檔案直接鑒定的辦法。鑒定中發(fā)現檔案不準確，不完整，應及時(shí)責成有關(guān)部門(mén)和人員修改、補充。
�。ㄎ澹┙�(jīng)過(guò)一定時(shí)間后確無(wú)保存價(jià)值的檔案，或者原有情況已發(fā)生完全改變，其檔案失去保存意義的，經(jīng)檔案人員或原經(jīng)辦人員提出，本公司綜合管理部和部門(mén)審查同意，公司總經(jīng)理批準，方可銷(xiāo)毀。
�。┙�(jīng)批準銷(xiāo)毀的檔案，檔案人員必須列出清單，銷(xiāo)毀檔案的批準人、監銷(xiāo)人都要在銷(xiāo)毀檔案清冊上簽字。
十一、本管理制度最終解釋權歸綜合管理部。
十二、本管理制度自發(fā)布之日起實(shí)施。
公司檔案管理制度 24
第一章總則
第一條為了加強各級黨和國家機關(guān)、人民團體(以下統稱(chēng)機關(guān))檔案工作，推進(jìn)機關(guān)檔案科學(xué)、規范管理，豐富國家檔案資源，為各項工作提供有效服務(wù)，根據《中華人民共和國檔案法》《機關(guān)檔案工作條例》等法律法規，制定本規定。
第二條本規定所稱(chēng)的機關(guān)檔案，是指機關(guān)在公務(wù)活動(dòng)中形成的，對國家和社會(huì )有查考、利用和保存價(jià)值的各種形式、各種載體的歷史記錄。
第三條機關(guān)檔案工作是檔案工作開(kāi)展的基礎，是國家檔案事業(yè)的重要組成部分。
機關(guān)檔案工作是機關(guān)不可缺少的基礎性工作，是推進(jìn)依法行政、促進(jìn)科學(xué)決策、提高治理水平的必要條件，是保護單位和個(gè)人合法權益、維護機關(guān)歷史真實(shí)面貌的一項重要工作。
第四條機關(guān)檔案工作實(shí)行統一領(lǐng)導、分級管理。
國家檔案行政管理部門(mén)負責全國機關(guān)檔案工作的統籌規劃、組織協(xié)調、統一制度，負責中央和國家機關(guān)檔案工作的監督、指導和檢查。地方檔案行政管理部門(mén)在上級檔案行政管理部門(mén)指導下，負責本行政區域內機關(guān)檔案工作的統籌協(xié)調、制度建設，負責本行政區域內機關(guān)檔案工作的監督、指導和檢查。
檔案行政管理部門(mén)履行檢查職責時(shí)，以進(jìn)入相關(guān)場(chǎng)所檢查，詢(xún)問(wèn)有關(guān)人員，查閱、復制有關(guān)檔案資料等方式開(kāi)展。
中央、地方專(zhuān)業(yè)主管機關(guān)應當根據本專(zhuān)業(yè)的管理體制，在檔案行政管理部門(mén)指導下對本系統和直屬單位的檔案工作進(jìn)行監督、指導。中央、地方專(zhuān)業(yè)主管機關(guān)進(jìn)行監督、指導時(shí)，應當遵循統一領(lǐng)導、分級管理原則。
第五條機關(guān)的全部檔案應當集中、統一管理。
機關(guān)檔案管理應當維護檔案的真實(shí)、完整、可用和安全，便于檢索、利用和開(kāi)發(fā)。
第六條機關(guān)應當加強對檔案工作的組織領(lǐng)導，將檔案工作納入整體規劃、和考核體系，與業(yè)務(wù)工作同步部署、同步實(shí)施、同步發(fā)展。
檔案工作所需的基礎設施配備和維護經(jīng)費，檔案日常管理工作經(jīng)費，檔案信息化建設經(jīng)費，檔案宣傳、培訓等其他經(jīng)費應當列入機關(guān)年度財政預算。
第二章機構和人員
第七條機關(guān)應當建立由分管檔案工作的單位負責人、辦公廳(室)(或承擔該職能的其他綜合辦事機構，下同)及相關(guān)部門(mén)負責人組成的檔案工作協(xié)調機制，協(xié)調處理本機關(guān)、本系統檔案工作重大事務(wù)和重要事項。
第八條機關(guān)應當按規定設立檔案工作機構。不具備檔案工作機構設立條件的機關(guān)，應當指定檔案工作負責部門(mén)。檔案工作負責部門(mén)的名稱(chēng)應當反映檔案工作屬性。
經(jīng)同級檔案行政管理部門(mén)同意，辦公地點(diǎn)相對集中且條件成熟的縣級或形成檔案數量較少的多個(gè)機關(guān)可以成立聯(lián)合檔案工作機構，對相應機關(guān)的檔案進(jìn)行集中管理。
第九條機關(guān)檔案工作機構或檔案工作負責部門(mén)(以下簡(jiǎn)稱(chēng)機關(guān)檔案部門(mén))應當配備與工作量相匹配的專(zhuān)職檔案工作人員，具體承擔機關(guān)檔案業(yè)務(wù)工作。機關(guān)文書(shū)或業(yè)務(wù)部門(mén)應當指定人員，承擔相應部門(mén)文件材料的收集、整理和歸檔工作。機關(guān)應當建立以機關(guān)檔案部門(mén)為中心，由相關(guān)人員組成的機關(guān)檔案工作網(wǎng)絡(luò )。
縣級或形成檔案數量較少的機關(guān)可以綜合考慮工作量等情況，配備適當數量的專(zhuān)(兼)職檔案工作人員。
第十條機關(guān)檔案工作的基本任務(wù)是：
(一)貫徹執行檔案工作的法律法規和方針政策，建立健全檔案工作，并將規范本單位、本系統檔案管理的.基本制度報檔案行政管理部門(mén)備案;
(二)制定并組織實(shí)施檔案工作發(fā)展規劃或計劃;
(三)對機關(guān)各種文件材料的形成、積累和歸檔工作進(jìn)行監督和指導，對所屬機構的檔案工作進(jìn)行監督和指導;
(四)負責管理機關(guān)的全部檔案并提供利用，協(xié)助做好機關(guān)政府信息公開(kāi)工作;
(五)負責機關(guān)檔案信息化工作并統籌機關(guān)及所屬機構檔案信息一體化工作，推動(dòng)傳統載體檔案數字化和電子文件、電子檔案規范管理;
(六)接受檔案行政管理部門(mén)監督、指導和檢查，執行年度報告制度，定期向同級國家綜合檔案館移交檔案;
(七)負責組織檔案業(yè)務(wù)交流和檔案工作人員培訓，開(kāi)展檔案宣傳、教育活動(dòng);
(八)對檔案工作中取得突出成績(jì)的部門(mén)或個(gè)人，向機關(guān)提出表彰獎勵建議;對違反檔案管理要求的部門(mén)或個(gè)人，向機關(guān)提出處理建議。
第十一條機關(guān)通過(guò)政府購買(mǎi)服務(wù)方式輔助實(shí)現檔案工作基本任務(wù)的，應當嚴格限定社會(huì )化服務(wù)范圍，嚴格審核服務(wù)供方的信息安全保障能力和業(yè)務(wù)資質(zhì)，并接受檔案行政管理部門(mén)監督、指導和檢查。
機關(guān)檔案業(yè)務(wù)社會(huì )化服務(wù)限于檔案整理、傳統載體檔案數字化、紙質(zhì)檔案數字復制件全文識別、電子檔案管理技術(shù)支持等輔助性工作。社會(huì )化服務(wù)應當符合《檔案服務(wù)外包工作規范》(DA/T68)規定。
第十二條檔案工作人員應當為機關(guān)正式在編人員，且政治可靠、遵紀守法、忠于職守，具備勝任崗位要求的工作能力。
檔案工作人員應當熟悉機關(guān)工作，具備檔案管理、信息管理等相關(guān)知識背景，并定期參加業(yè)務(wù)培訓。
不具備前述知識背景的檔案工作人員，應當經(jīng)過(guò)相關(guān)專(zhuān)業(yè)知識和技能培訓。
第十三條檔案工作人員調離崗位或退休的，應當在離崗前辦好交接手續。涉密檔案工作人員的調離應當按照國家有關(guān)保密法律法規執行。
第三章基礎設施
第十四條機關(guān)應當分別設置檔案辦公用房、整理用房、閱覽用房和檔案庫房，并根據工作需要設置展覽用房、檔案數字化用房、服務(wù)器機房等。
檔案庫房應當根據載體類(lèi)型分別設置，不具備條件的應當根據載體類(lèi)型分區設置。
縣級或形成檔案數量較少的機關(guān)設置庫房以外其他檔案用房時(shí)，可以按照辦公、整理、閱覽等基本功能分區設置。
第十五條檔案辦公用房面積按照《黨政機關(guān)辦公用房建設標準》執行。
閱覽用房面積應當滿(mǎn)足不同類(lèi)型檔案閱覽需求，適應涉密檔案與非涉密檔案分區閱覽的需要。
檔案庫房面積應當滿(mǎn)足機關(guān)檔案法定存放年限需要，使用面積按(檔案存量年增長(cháng)量×存放年限)×60m/萬(wàn)卷(或10萬(wàn)件)測算。檔案數量少于2500卷(或25000件)的，檔案庫房面積按15m測算。
整理用房、展覽用房、檔案數字化用房、服務(wù)器機房等用房面積應當滿(mǎn)足業(yè)務(wù)開(kāi)展需要。
第十六條檔案用房宜集中布置，自成一區。
檔案辦公用房選址應當便于檔案庫房管理。檔案庫房選址應當防潮、防火、避免陽(yáng)光直射，利于檔案保護。
檔案庫房不應設置在地下或頂層，地處濕潤地區的還不宜設置在首層。檔案庫房不得毗鄰水房、衛生間、食堂(廚房)、變配電室、車(chē)庫等可能危及檔案安全的用房。
第十七條檔案辦公用房建筑設計應當符合《辦公建筑設計規范》(JGJ67)規定，整理用房、閱覽用房建筑設計應當符合《檔案館建筑設計規范》(JGJ25)規定。
檔案庫房?jì)炔坏迷O置其他用房和明火設施，不應設置除消防以外的給水點(diǎn)，其他給水排水管道不應穿越庫房。檔案庫房的裝具布置、門(mén)窗設置應當符合《檔案館建筑設計規范》(JGJ25)規定。
第十八條檔案庫房應當根據需要配備符合國家規定的密閉五節柜、密集架、光盤(pán)柜、底圖柜等檔案裝具，不得采用木質(zhì)柜、玻璃門(mén)柜等裝具。檔案整理臺、檔案梯、移動(dòng)置物架、檔案盒、裝訂用品等配備應當滿(mǎn)足工作需要。
檔案庫房配備的檔案裝具應當與檔案庫房樓面均布活荷載標準值相匹配。庫房采用密集架的，樓面均布活荷載標準值不應小于8kN/m或按檔案裝載情況相應增加。
第十九條檔案庫房應當配備溫濕度監測調控系統，安裝漏水報警設備。檔案庫房不得使用電阻絲加熱、電熱油汀及以水、汽為熱媒的采暖系統。
保存重要檔案或具備條件的，應當安裝恒溫恒濕設備，必要時(shí)可配備通風(fēng)換氣、空氣凈化設備。
第二十條檔案庫房應當配備消防系統。根據檔案重要程度和載體類(lèi)型的不同，可以選擇采用潔凈氣體、惰性氣體或高壓細水霧滅火設備。檔案庫房應當安裝甲級防火門(mén)，配備火災自動(dòng)報警設備。
第二十一條檔案庫房應當安裝全封閉防盜門(mén)窗、遮光阻燃窗簾、防護欄等防護設施，可以選擇設置智能門(mén)禁識別、紅外報警、視頻監控、出入口控制、電子巡查等安全防范系統。整理用房、閱覽用房、檔案數字化用房應當設置視頻監控設備。
第二十二條機關(guān)應當按照檔案信息化要求，建設或配備能夠滿(mǎn)足庫房現代化管理、檔案數字化、電子文件及電子檔案管理需求的基礎設施設備。智能庫房管理基礎設施設備應當滿(mǎn)足溫濕度調控、漏水監測、消防報警、安全防范、視頻監控等系統集成管理以及其他智能管理需要。檔案數字化、電子文件及電子檔案管理基礎設施設備應當符合本規定第五章要求。
縣級或形成檔案數量較少的機關(guān)按照本規定第十九條至第二十二條配備基礎設施設備的，應當滿(mǎn)足溫濕度調控、消防、安防和信息化工作的基本需求。
第四章管理要求
第一節一般規定
第二十三條機關(guān)檔案包括：
(一)文書(shū)、科技(科研、基建、設備)、人事、會(huì )計檔案;
(二)機關(guān)履行行業(yè)特有職責形成的專(zhuān)業(yè)檔案;
(三)照片、錄音、錄像等音像檔案;
(四)業(yè)務(wù)數據、公務(wù)電子郵件、網(wǎng)頁(yè)信息、社交媒體檔案;
(五)印章、題詞、獎牌、獎?wù)�、證書(shū)、公務(wù)禮品等實(shí)物檔案;
(六)其他檔案。
前款(一)(二)(三)項包含傳統載體檔案和電子檔案兩種形式。電子檔案與傳統載體檔案具有同等效力。
第二十四條機關(guān)全部檔案構成一個(gè)全宗。機關(guān)隸屬關(guān)系、名稱(chēng)發(fā)生變化但工作性質(zhì)和主要業(yè)務(wù)范圍未變化的，維持原全宗不變。
機關(guān)應當建立并定期完善全宗卷。全宗卷應當包含全宗背景、檔案狀況、工作制度、管理記錄等內容，編制要求按照《全宗卷規范》(DA/T12)執行。
第二十五條機關(guān)檔案管理應當做到收集齊全完整，整理規范有序，保管安全可靠，鑒定準確及時(shí)，利用簡(jiǎn)捷方便，開(kāi)發(fā)實(shí)用有效。
涉及國家秘密檔案的管理應當符合保密管理的相關(guān)規定。
第二節形成與收集
第二十六條機關(guān)履行職責過(guò)程中應當按照有關(guān)程序和要求形成歸檔文件材料。機關(guān)辦公自動(dòng)化和其他業(yè)務(wù)系統應當支持形成符合要求的歸檔文件材料。
文件材料形成時(shí)，應當采用耐久、可靠、滿(mǎn)足長(cháng)期保存需求的記錄載體和記錄方式。
歸檔文件材料應當真實(shí)、準確、系統，文件材料組件齊全、內容完整。
第二十七條機關(guān)文書(shū)或業(yè)務(wù)部門(mén)應當及時(shí)收集形成的歸檔文件材料，交本部門(mén)指定人員保管。下列文件材料應當納入收集范圍。
機關(guān)在日常公務(wù)活動(dòng)中形成的歸檔文件材料;機關(guān)設立臨時(shí)機構處理專(zhuān)項工作、處置突發(fā)事件、舉辦重要活動(dòng)等形成的歸檔文件材料;機關(guān)承擔重大建設項目、重大科研課題等形成的歸檔文件材料;機關(guān)所屬機構撤銷(xiāo)形成的歸檔文件材料;機關(guān)向社會(huì )和個(gè)人征集的、與機關(guān)有關(guān)文件材料等。
第二十八條機關(guān)應當編制本單位文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表，經(jīng)同級檔案行政管理部門(mén)審查同意后施行。機關(guān)內部機構或工作職能發(fā)生變化時(shí)應當及時(shí)修訂，經(jīng)重新審查同意后施行。
文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表應當全面、系統反映機關(guān)主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌。人事、會(huì )計文件材料的歸檔范圍和檔案保管期限從其專(zhuān)門(mén)規定。
機關(guān)所屬機構文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表報機關(guān)審查同意后施行。
第二十九條文書(shū)檔案的收集范圍按照《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限規定》制定執行。
會(huì )計、科研、基建檔案收集范圍應當分別符合《會(huì )計檔案管理辦法》、《科學(xué)技術(shù)研究課題檔案管理規范》(DA/T2)、《建設項目檔案管理規范》(DA/T28)及《國家電子政務(wù)工程建設項目檔案管理暫行辦法》規定。
照片檔案的收集范圍應當符合《照片檔案管理規范》(GB/T11821)和《數碼照片歸檔與管理規范》(DA/T50)規定。
其他門(mén)類(lèi)檔案收集范圍按照國家相關(guān)規定執行。
第三十條電子文件應當連同元數據一并收集。收集的元數據應當符合《數字檔案室建設指南》、《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》(GB/T18894)、《文書(shū)類(lèi)電子文件元數據方案》(DA/T46)、《照片類(lèi)電子檔案元數據方案》(DA/T54)、《錄音錄像類(lèi)電子檔案元數據方案》(DA/T63)等規定。
第三節整理與歸檔
第三十一條機關(guān)應當按照本規定第二十三條制定統一的檔案分類(lèi)方案。不同門(mén)類(lèi)、載體或形式的檔案的分類(lèi)方法應當協(xié)調呼應，便于檔案的統一管理和利用。分類(lèi)方案一經(jīng)確定，應當保持一致，不得隨意變動(dòng)。
機關(guān)檔案分類(lèi)方案一般采用年度、機構(問(wèn)題)、保管期限等分類(lèi)項進(jìn)行復式分類(lèi)，有專(zhuān)門(mén)規定的，從其規定。
第三十二條機關(guān)檔案整理應當遵循文件材料的形成規律，保持文件材料之間的有機聯(lián)系，區分不同價(jià)值，便于保管和利用，逐步推進(jìn)卷件融合管理。
文書(shū)檔案、照片檔案、錄音檔案、錄像檔案、實(shí)物檔案一般以件(張)等為單位進(jìn)行整理�？萍紮n案、人事檔案、會(huì )計檔案一般以卷為單位進(jìn)行整理。其他門(mén)類(lèi)檔案根據需要以卷或件為單位進(jìn)行整理。整理方法分別按照相應要求執行。
第三十三條機關(guān)檔案應當逐卷或逐件編制檔號。檔號應當指代單一，體現檔案來(lái)源、檔案門(mén)類(lèi)、整理分類(lèi)體系和排列順序等檔案基本屬性。檔號結構應當符合《檔號編制規則》(DA/T13)、《歸檔文件整理規則》(DA/T22)和《數字檔案室建設指南》要求，不同載體或形式的檔號編制方法應當協(xié)調呼應。
機關(guān)檔案門(mén)類(lèi)宜按照文書(shū)(WS)、科技(KJ)、人事(RS)、會(huì )計(KU)、專(zhuān)業(yè)(ZY)、照片(ZP)、錄音(LY)、錄像(LX)、業(yè)務(wù)數據(SJ)、公務(wù)電子郵件(YJ)、網(wǎng)頁(yè)信息(WY)、社交媒體(MT)、實(shí)物檔案(SW)設置一級門(mén)類(lèi)代碼，按照科研(KJ·KY)、基建(KJ·JJ)、設備(KJ·SB)設置科技檔案二級門(mén)類(lèi)代碼。專(zhuān)業(yè)檔案按照相關(guān)規定設置二級門(mén)類(lèi)代碼。
第三十四條機關(guān)檔案應當編制檢索工具，滿(mǎn)足手工檢索和計算機檢索需要。
機關(guān)檔案應當按照《檔案著(zhù)錄規則》(DA/T18)進(jìn)行著(zhù)錄。傳統載體照片、錄音、錄像檔案和實(shí)物檔案應當詳細著(zhù)錄背景、人物、來(lái)源等信息。檔案著(zhù)錄應當與目錄編制、元數據收集等工作和要求協(xié)調對應。
第三十五條機關(guān)檔案經(jīng)文書(shū)或業(yè)務(wù)部門(mén)整理完畢后，應當在第二年6月底前向機關(guān)檔案部門(mén)歸檔;采用辦公自動(dòng)化或其他業(yè)務(wù)系統的，應當隨辦隨歸。歸檔時(shí)間有特殊規定的，從其規定。
歸檔時(shí)交接雙方根據歸檔目錄清點(diǎn)核對，并履行交接手續。機關(guān)檔案實(shí)現隨辦隨歸的，還應當按規定履行登記手續，記錄電子文件歸檔過(guò)程元數據。任何部門(mén)和人員不得將應歸檔文件材料據為己有或拒絕歸檔。
第三十六條歸檔文件材料應當為原件。電子文件需要轉換為紙質(zhì)文件歸檔的，若電子文件已經(jīng)具備電子簽名、電子印章，且電子印章按照規定轉換為印章圖形的，紙質(zhì)文件不需再行實(shí)體簽名、實(shí)體蓋章。
滿(mǎn)足本規定第五章規定且不具有永久保存價(jià)值或其他重要價(jià)值的電子文件，以及無(wú)法轉換為紙質(zhì)文件或縮微膠片的電子文件可以?xún)H以電子形式進(jìn)行歸檔。
第四節保管與保護
第三十七條機關(guān)應當根據檔案載體的不同要求對檔案進(jìn)行存儲和保管。檔案存儲和保管應當確保實(shí)體安全和信息安全。
機關(guān)應當制定檔案管理并定期組織演練，以應對突發(fā)事件和自然災害。檔案管理應急預案應當納入機關(guān)總體應急預案。
第三十八條機關(guān)應當做好檔案防火、防盜、防紫外線(xiàn)、防有害生物、防水、防潮、防塵、防高溫、防污染等防護工作。庫房溫濕度應當符合《檔案館建筑設計規范》(JGJ25)規定。
檔案庫房不得存放與檔案保管、保護無(wú)關(guān)的物品。
第三十九條檔案工作人員應當監測和記錄庫房溫濕度，根據需要采取措施調節;定期檢查維護檔案庫房設施設備，確保正常運轉;定期清掃除塵，保持庫房清潔;定期采取措施，防治鼠蟲(chóng)霉等。
第四十條機關(guān)檔案部門(mén)應當定期組織人員對檔案數量進(jìn)行清點(diǎn)、對保管狀況進(jìn)行檢查，定期對電子檔案的保管情況、讀取狀況等進(jìn)行檢查，發(fā)現問(wèn)題應當及時(shí)處理，并建立檢查和處理情況臺賬。
第四十一條檔案工作人員應當及時(shí)對受損、易損檔案進(jìn)行修復、復制或作其他技術(shù)處理。檔案修復應當保持檔案內容的完整，盡量維持檔案的原貌。檔案修復前應當做好登記和檢查工作，必要時(shí)進(jìn)行復制備份，做出修復說(shuō)明。
第四十二條機關(guān)應當為檔案工作人員配備勞動(dòng)保護用品，避免檔案管理過(guò)程中有毒有害物質(zhì)損害健康。
第五節鑒定與銷(xiāo)毀
第四十三條機關(guān)應當定期對已達到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定處置。鑒定工作應當在檔案工作協(xié)調機制下進(jìn)行，由辦公廳(室)負責人主持，檔案部門(mén)會(huì )同相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)有關(guān)人員組成鑒定小組共同開(kāi)展，必要時(shí)可邀請相關(guān)領(lǐng)域專(zhuān)家參與。
鑒定結束后，應當形成鑒定。對仍需繼續保存的檔案，應當重新劃定保管期限并做出標注;對確無(wú)保存價(jià)值的檔案，應當按規定予以銷(xiāo)毀。
第四十四條經(jīng)鑒定可以銷(xiāo)毀的檔案，應當按照以下程序銷(xiāo)毀。
(一)機關(guān)檔案部門(mén)編制檔案銷(xiāo)毀清冊，列明擬銷(xiāo)毀檔案的檔號、文號、責任者、題名、形成時(shí)間、應保管期限、已保管時(shí)間和銷(xiāo)毀時(shí)間等內容，按檔案工作協(xié)調機制報請審核批準;
(二)機關(guān)分管檔案工作的單位負責人、辦公廳(室)負責人、檔案部門(mén)負責人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)負責人、檔案部門(mén)經(jīng)辦人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)經(jīng)辦人在檔案銷(xiāo)毀清冊上簽署意見(jiàn);
(三)機關(guān)檔案部門(mén)組織檔案銷(xiāo)毀工作，并與相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)共同派員監銷(xiāo)。監銷(xiāo)人在檔案銷(xiāo)毀前，應當按照檔案銷(xiāo)毀清冊所列內容進(jìn)行清點(diǎn)核對;在檔案銷(xiāo)毀后，應當在檔案銷(xiāo)毀清冊上簽名或蓋章。銷(xiāo)毀清冊應當永久保存。
第四十五條檔案銷(xiāo)毀應當在指定場(chǎng)所進(jìn)行。
電子檔案和檔案數字復制件需要銷(xiāo)毀的，除在指定場(chǎng)所銷(xiāo)毀離線(xiàn)存儲介質(zhì)外，還應當確保電子檔案和檔案數字復制件從系統中徹底刪除。銷(xiāo)毀時(shí)應當留存電子檔案和檔案數字復制件元數據，并在管理過(guò)程元數據、審計日志中自動(dòng)記錄銷(xiāo)毀活動(dòng)。
涉密檔案的銷(xiāo)毀應當符合《國家秘密載體銷(xiāo)毀管理規定》。
第六節利用與開(kāi)發(fā)
第四十六條機關(guān)應當積極開(kāi)展檔案利用工作，建立健全檔案利用制度，根據檔案的密級、內容和利用方式，規定不同的利用權限、范圍和審批手續。機關(guān)保管的檔案對外提供利用的，需經(jīng)本單位負責人批準。
利用檔案應當履行查閱手續，進(jìn)行檔案查閱登記和利用效果反饋記錄。檔案工作人員應當對利用活動(dòng)及時(shí)跟蹤和監督。
第四十七條機關(guān)應當按照《中華人民共和國政府信息公開(kāi)條例》等有關(guān)規定，及時(shí)向同級國家綜合檔案館提供主動(dòng)公開(kāi)的政府信息文件資料。
第四十八條機關(guān)應當積極推進(jìn)檔案信息開(kāi)發(fā)工作，采取編制全宗介紹、組織沿革、大事記、基礎數字匯編、專(zhuān)題文件匯集，以及舉辦陳列展覽、拍攝專(zhuān)題片等多種形式，發(fā)揮檔案價(jià)值。
全宗介紹、組織沿革等應當納入全宗卷管理。
第四十九條機關(guān)應當積極采用數據分析、文本挖掘等新方法，擴展檔案開(kāi)發(fā)的力度和深度。
第七節統計與移交
第五十條機關(guān)應當建立完善統計工作，對所保管檔案情況、檔案年度出入庫情況、檔案設施設備情況、檔案利用情況、檔案移交進(jìn)館情況、檔案鑒定銷(xiāo)毀情況、檔案信息化情況、檔案工作人員情況、檔案業(yè)務(wù)社會(huì )化服務(wù)等情況定期統計并建立完備的臺賬。
統計結果應當真實(shí)、準確、完整，支持以可視化方式顯示，便于統計分析。
第五十一條機關(guān)應當編制檔案工作情況統計年報，匯總分析當年檔案工作情況形成年度報告，報送同級檔案行政管理部門(mén)、上級檔案部門(mén)。
機關(guān)應當加強對檔案工作變化情況的分析，為決策提供參考。
第五十二條機關(guān)應當按照國家規定定期向同級國家綜合檔案館移交檔案。移交檔案時(shí)，應當同時(shí)移交檢索工具、編研成果。傳統載體檔案的數字復制件應當與檔案原件一并移交。
機關(guān)向國家綜合檔案館移交前，應當按照相關(guān)規定做好移交檔案的密級變更或解除工作，并提出劃控與開(kāi)放意見(jiàn)。
第五十三條電子檔案一般自形成之日起5年內向國家綜合檔案館移交，也可按本規定第五十二條與相應的紙質(zhì)文件或縮微膠片同步移交。
電子檔案移交可以采用在線(xiàn)移交或離線(xiàn)移交。在線(xiàn)移交應當通過(guò)檔案行政管理部門(mén)指定的電子檔案接收系統和專(zhuān)用網(wǎng)絡(luò )，不得通過(guò)未設置安全可靠措施的互聯(lián)網(wǎng)移交。
電子檔案移交后，機關(guān)繼續留存的，應當按照檔案管理的要求進(jìn)行管理。
第五十四條機關(guān)撤銷(xiāo)或合并的，檔案移交按照下列辦法進(jìn)行。
(一)撤銷(xiāo)機關(guān)的檔案，應當由有關(guān)主管機關(guān)代管或按照規定向同級國家綜合檔案館移交;
(二)撤銷(xiāo)機關(guān)的業(yè)務(wù)分別劃歸幾個(gè)機關(guān)的，其檔案不得分散，可由其中一個(gè)機關(guān)代管或向同級國家綜合檔案館移交;
(三)一個(gè)機關(guān)并入另一個(gè)機關(guān)或幾個(gè)機關(guān)合并為一個(gè)新的機關(guān)，其檔案應當移交給合并后的機關(guān)代管或向同級國家綜合檔案館移交;
(四)機關(guān)所屬機構撤銷(xiāo)的，其檔案由主管機關(guān)代管，屬于國家綜合檔案館接收范圍的可按照規定向同級國家綜合檔案館移交。
第五章信息化建設
第五十五條機關(guān)應當加強檔案信息化工作，將機關(guān)檔案信息化工作納入機關(guān)電子政務(wù)和信息化總體規劃。
機關(guān)檔案信息化工作應當與機關(guān)信息化建設、檔案館信息化建設協(xié)調配合，實(shí)現系統互聯(lián)互通，資源共享共用。
第五十六條機關(guān)應當開(kāi)展數字檔案室建設，統籌傳統載體檔案數字化、電子文件歸檔與電子檔案管理工作。數字檔案室建設按照《數字檔案室建設指南》執行。
第五十七條機關(guān)應當建立檔案數字化常態(tài)機制，有序開(kāi)展檔案數字化工作。
檔案數字化應當符合真實(shí)性管理要求，數字化過(guò)程的元數據應當收集齊全，數字復制件應當保持原貌并納入電子檔案管理系統統一管理。
第五十八條紙質(zhì)檔案數字化按照《紙質(zhì)檔案數字化規范》(DA/T31)執行，錄音錄像檔案數字化按照《錄音錄像檔案數字化規范》(DA/T62)執行。其他傳統載體檔案數字化參照有關(guān)規定執行。
機關(guān)應當積極實(shí)施紙質(zhì)檔案數字復制件的全文識別，將現有圖像數據轉化為文本信息，便于檢索和開(kāi)發(fā)利用。
第五十九條機關(guān)應當開(kāi)展室藏傳統載體檔案目錄數據庫建設，數據庫質(zhì)量符合《檔案著(zhù)錄規則》(DA/T18)等標準規范要求。
各門(mén)類(lèi)傳統載體檔案目錄數據應當與相應數字化元數據、電子檔案管理系統相應元數據庫融合管理。
第六十條機關(guān)應當建立電子文件歸檔與電子檔案管理制度，按照《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》(GB/T18894)確定的職責與分工開(kāi)展電子文件歸檔與電子檔案管理工作。
第六十一條機關(guān)配備的網(wǎng)絡(luò )基礎設施、系統硬件、基礎軟件、安全保障系統、終端及輔助設備應當滿(mǎn)足檔案信息化的管理需要并適當冗余、方便擴展。
機關(guān)檔案部門(mén)應當配置獨立的專(zhuān)業(yè)服務(wù)器和專(zhuān)用存儲設備。服務(wù)器和存儲設備應當滿(mǎn)足高效、可用、可擴展等要求。
機關(guān)在電子政務(wù)云或自建私有云上建設電子檔案管理系統的，其計算資源、存儲資源和安全防范等應當滿(mǎn)足電子文件和電子檔案管理要求。不得使用電子政務(wù)云之外的其他公有云存儲管理電子文件、電子檔案。
第六十二條機關(guān)辦公自動(dòng)化系統和其他業(yè)務(wù)系統應當嵌入電子文件分類(lèi)方案、歸檔范圍與保管期限表和整理要求，在電子文件形成時(shí)自動(dòng)或半自動(dòng)開(kāi)展鑒定、整理工作，實(shí)施預歸檔。
電子檔案管理系統應當功能完善、適度前瞻，滿(mǎn)足電子檔案真實(shí)性、可靠性、完整性、可用性管理要求。電子檔案管理系統基本功能和可選功能應當參照《數字檔案室建設指南》、《數字檔案室建設評價(jià)辦法》、《電子文件管理系統通用功能要求》(GB/T29194)以及同級國家綜合檔案館的相關(guān)要求執行。
電子檔案管理系統等級保護不得低于二級標準，分級保護等級應當與電子檔案最高密級相適應。使用電子政務(wù)云服務(wù)的，應當與電子政務(wù)云管理機構明確安全管理責任。
第六十三條電子檔案的文件格式和質(zhì)量應當符合標準要求，元數據應當齊全完整，滿(mǎn)足長(cháng)期保存和同級國家綜合檔案館進(jìn)館要求。
第六十四條機關(guān)應當為電子檔案安全存儲配置在線(xiàn)存儲系統。在線(xiàn)存儲系統應當實(shí)施容錯技術(shù)方案，定期掃描、診斷存儲設備。
第六十五條機關(guān)應當制定電子檔案備份方案和策略，采用磁帶、一次性刻錄光盤(pán)、硬磁盤(pán)等離線(xiàn)存儲介質(zhì)對電子檔案實(shí)行離線(xiàn)備份。具備條件的，應當對電子檔案進(jìn)行近線(xiàn)備份和容災備份。
機關(guān)應當根據需要制定電子檔案轉換與遷移方案和策略，轉換與遷移活動(dòng)應當記入電子檔案管理過(guò)程元數據。
第六十六條機關(guān)應當統籌開(kāi)展傳統載體檔案數字化、電子文件歸檔與電子檔案管理的安全保密工作，采取有效措施嚴防信息篡改、丟失、外泄。涉密檔案進(jìn)行數字化、涉密電子文件歸檔與電子檔案管理應當嚴格遵守保密規定。
第六章獎勵與處罰
第六十七條有下列情形之一的，由縣級以上檔案行政管理部門(mén)單獨或聯(lián)合有關(guān)部門(mén)，或由本單位給予表彰獎勵。
(一)檔案收集、整理、移交做出顯著(zhù)成績(jì)的;
(二)檔案保管、保護和現代化管理做出顯著(zhù)成績(jì)的;
(三)檔案利用、開(kāi)發(fā)取得突出效果的;
(四)檔案學(xué)理論研究、檔案科研做出重要貢獻的;
(五)同違反檔案法律、法規的行為作斗爭，表現突出的;
(六)從事專(zhuān)(兼)職檔案工作滿(mǎn)15年的。
第六十八條有下列行為之一的，由縣級以上檔案行政管理部門(mén)責令限期改正;情節嚴重的，由有關(guān)主管部門(mén)對機關(guān)直接負責的主管人員和直接責任人員依法給予處分;構成犯罪的，依法追究刑事責任。
(一)機關(guān)未統一管理機關(guān)檔案或未按規定形成、收集檔案的;
(二)機關(guān)未按規定設置檔案工作機構或未指定檔案工作負責部門(mén)，未按要求配備專(zhuān)(兼)職檔案工作人員的;
(三)將機關(guān)應當歸檔的文件材料據為己有，拒絕移交機關(guān)檔案部門(mén)的;
(四)檔案管理不符合檔案安全保護要求的;
(五)拒不按照國家規定向國家綜合檔案館移交檔案的;
(六)明知所保存的檔案面臨危險而不采取措施，造成檔案損失的;檔案工作人員、對檔案工作負有領(lǐng)導責任的人員玩忽職守，造成檔案損失的。
第七章附則
第六十九條本規定由國家檔案局負責解釋。事業(yè)單位、《社會(huì )團體登記管理條例》界定的社會(huì )團體可參照執行。
第七十條本規定自20xx年1月1日起施行.
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