財務(wù)科安全管理辦法
為了加強安全管理,消除安全隱患,維護正常的工作秩序,保證公司資產(chǎn)和財務(wù)網(wǎng)絡(luò )安全,特結合部門(mén)實(shí)際制定本辦法。
一、現金、銀行票據安全管理
1、用于零星支付的現金、銀行票據必須放入保險柜中,保險柜放置于辦公室安全位置,遠離門(mén)窗。
2、保險柜鑰匙只能由出納人員掌握,并要嚴格保密,保險柜鑰匙要隨身攜帶,不準將鑰匙放在辦公室內。
3、出納人員打開(kāi)保險柜時(shí)要請其他無(wú)關(guān)的人員適當遠離保險柜,以防保險柜密碼泄漏。
4、放有保險柜的房間必須安裝防盜門(mén)和防盜窗,并在保險柜的放置處安裝報警器。報警器要接通本單位的值班室,上班時(shí)間要將報警器關(guān)閉,下班時(shí)間打開(kāi)。
5、庫存現金不得超過(guò)規定限額,收到大量現金時(shí)必須在下班前存入銀行,因特殊原因確需滯留超額現金的,要經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導批準,加派看護力量。
6、取送巨額現金,必須使用專(zhuān)車(chē)、專(zhuān)用安全取送款箱,加派財務(wù)部人員和安全保衛部門(mén)人員共同負責安全,特殊情況聯(lián)系銀行協(xié)助。
7、空白銀行票據現用現蓋章,嚴禁將蓋好圖章的票據存放過(guò)夜,空白票據只能由出納人員購買(mǎi)、填寫(xiě)、保存,領(lǐng)取票據必須在票據登記簿上登記并有經(jīng)手人在票據上簽字。
8、員工個(gè)人的現金、存折、有價(jià)證券、金銀首飾不得存放在保險柜或辦公室內。
9、每天下班之前要認真檢查辦公室的門(mén)窗、抽屜是否鎖好,出納人員要檢查保險柜是否鎖好,遇到“國慶”、“春節”等長(cháng)假期要在保險柜、門(mén)窗上貼好封條。
二、發(fā)票、收據、印鑒安全管理
1、財務(wù)發(fā)票、收據安全管理
1)財務(wù)發(fā)票、收據由專(zhuān)人購買(mǎi)、填寫(xiě),購買(mǎi)時(shí)在發(fā)票領(lǐng)購登記簿上作好記錄,注明購買(mǎi)的數量及發(fā)票號碼。
2)開(kāi)具的發(fā)票、收據要有領(lǐng)用登記表,注明開(kāi)票日期、發(fā)票號碼、金額、項目,領(lǐng)用時(shí)要有領(lǐng)用人簽字。
3)使用完的發(fā)票、收據存根要由發(fā)票管理人員妥善保管,作好記錄,任何無(wú)關(guān)人員不得隨意翻閱。
2、印鑒安全管理
1)銀行印鑒分人保管、使用。
2)銀行印鑒應放置在鐵皮柜中,不得隨便放入辦公室抽屜中,鐵皮柜鑰匙應隨身攜帶。
3)使用銀行印鑒時(shí)要由保管人員親自操作,其他人員不得隨便使用印鑒。
三、會(huì )計檔案存放安全管理
1、收到的原始憑證要及時(shí)入帳,入帳后要及時(shí)貼入記帳憑證后,不得隨意丟放原始憑證以及記帳憑證。
2、下班后會(huì )計人員要把收到的原始憑證、打印的記帳憑證等重要會(huì )計資料放入抽屜中鎖好,不得隨意擺放在桌面上。
3、每月的記帳憑證在結帳后應及時(shí)裝訂,年度結束后的會(huì )計帳簿、會(huì )計報表、合同、文件等重要的會(huì )計檔案應及時(shí)歸檔,由檔案管理員統一管理,非財務(wù)人員不得隨意翻閱,會(huì )計人員查閱后要及時(shí)放歸原處。
4、存放在財務(wù)部的會(huì )計檔案要放置在鐵皮柜中,由檔案管理員保管鑰匙,下班后將鐵皮柜鎖好,鑰匙要隨身攜帶。
四、會(huì )計電算化安全管理
1、會(huì )計電算化軟件安全管理
1)用于操作的會(huì )計軟件必須安裝在計算機硬盤(pán)上,一般情況下不得重新安裝。
2)程序修正和會(huì )計軟件參數的調整一般由軟件開(kāi)發(fā)公司來(lái)實(shí)施,會(huì )計數據的更正與恢復一般由系統維護人員負責,其他操作人員一律不得進(jìn)行維護操作,維護人員實(shí)施數據更正與恢復必須作好詳細記錄。
3)會(huì )計數據的修正與恢復操作必須由系統維護人員或軟件開(kāi)發(fā)公司專(zhuān)業(yè)維護人員負責,其他操作人員不得進(jìn)行維護操作。
4)一般情況下不允許實(shí)施數據恢復操作,只有當硬盤(pán)數據已被破壞,并無(wú)法修正或更換硬件設備時(shí),才能實(shí)施數據恢復操作。
5)由于憑證填制或錄入錯誤而導致會(huì )計帳簿數據的錯誤,只能通過(guò)憑證更正方法進(jìn)行數據的修正,不得通過(guò)維護操作給予修正。
6)應根據軟件提供的功能和工作需要設置操作人員操作權限和密碼,操作人員必須對自己的操作密碼嚴格保密,不得泄漏。
2、計算機數據安全管理
1)每個(gè)操作人員均要設有自己的專(zhuān)人密碼,確保會(huì )計數據和會(huì )計軟件的安全保密,防止對數據和軟件的非法修改和刪除,日常輸入的原始數據及時(shí)復制備份,數據要備份兩份,并存放在兩個(gè)不同的地點(diǎn)。
2)對正在使用的會(huì )計核算軟件進(jìn)行修改、升級和計算機硬件設備進(jìn)行更換時(shí),要履行一定的審批手續,在軟件修改、版本更新和硬件更換過(guò)程中,要保證會(huì )計數據的連續性和完整性,并由有關(guān)人員進(jìn)行審查。
3)健全必要的防治計算機病毒的措施,防止數據丟失。
4)現金日記帳、銀行存款日記帳應每日打印,明細帳按季打印,年末應將總帳和全部帳簿打印輸出。
3、電算化會(huì )計檔案安全管理
1)磁盤(pán)會(huì )計檔案的管理工作包括數據備份、數據恢復和清理硬盤(pán),以及磁盤(pán)會(huì )計檔案的安全和正確等,由系統管理員專(zhuān)職負責。
2)對硬盤(pán)上的會(huì )計數據必須軟盤(pán)(或光盤(pán))備份,每月備份不得少于一次,每天操作的數據當天備份,不得直接對硬盤(pán)上的會(huì )計數據以及檔案備份軟盤(pán)的'會(huì )計數據進(jìn)行任何非法操作,如果對磁盤(pán)會(huì )計數據進(jìn)行加工,必須使用備份軟盤(pán)的副本,不得刪改硬盤(pán)和備份軟盤(pán)的數據�；謴拖到y數據必須使用最新的正式備份。
3)會(huì )計數據備份軟盤(pán)必須妥善保管。備份軟盤(pán)上應寫(xiě)保護,裝在保護封套和包裝套中,分別存放在檔案室和財務(wù)人員辦公室,存入地點(diǎn)應安全、潔凈、防熱、防潮、防磁或用封條簽封、由專(zhuān)人保管。硬盤(pán)和正式備份盤(pán)不得隨便亂放和外借。
4)為保證會(huì )計數據的安全、備份復制軟盤(pán)要定期進(jìn)行重新復制,以防止數據自動(dòng)丟失。
5)應每隔三年清理一次硬盤(pán),刪除硬盤(pán)上以前年度的會(huì )計數據,以利于提高機器的利用率和運行速度,沒(méi)有做過(guò)備份的硬盤(pán)數據,不得清理刪除。
五、計算機安全使用管理
1、計算機和打印機應每周全面檢查一次,并定期進(jìn)行清洗。
2、財務(wù)專(zhuān)用計算機實(shí)行專(zhuān)機、專(zhuān)盤(pán)、專(zhuān)用,避免感染病毒后帶來(lái)嚴重危害。
3、定期檢測計算機病毒,定期清理計算機內部文件。嚴禁在微機內安裝、運行游戲盤(pán)。嚴禁使用盜版軟件。
4、絕不允許使用軟盤(pán)啟動(dòng)系統引導硬盤(pán)。確實(shí)需用軟盤(pán)啟動(dòng)時(shí)必須用原始系統盤(pán)或檢查過(guò)無(wú)病毒的系統盤(pán)方可使用。
5、要配置不間斷電源,避免因突然斷電造成的數據丟失。
6、嚴格保守開(kāi)機密碼,禁止非財務(wù)人員操作裝有財務(wù)軟件的計算機。
7、不準對外服務(wù),不準使用來(lái)歷不明的軟盤(pán),不準無(wú)關(guān)人員上機操作。
8、計算機的啟用必須遵照以下順序:總閘開(kāi)關(guān)、UPS電源、打印機、主機、顯示器;關(guān)閉時(shí)順序相反。
六、防火防盜管理
1、門(mén)窗牢固,財務(wù)科要安裝防盜門(mén)及技防設施。
2、財務(wù)科的鑰匙不得轉交本室以外的人員使用,嚴禁將外人或親屬單獨留在財務(wù)科內看書(shū)、學(xué)習或玩耍。
3、個(gè)人辦公鑰匙要隨身攜帶,人離時(shí)注意關(guān)鎖門(mén)窗。報警器等裝置要接通電源,并落實(shí)專(zhuān)人負責此項工作。
4、個(gè)人的現金、貴重物品不得放在辦公室桌抽屜、櫥柜,以防被盜。
5、室內禁止吸煙,不準在室內焚燒雜物、紙張,嚴禁存放易燃易爆物品,禁止亂接電源、使用電爐,人離時(shí)注意關(guān)閉電源,認真做好防火工作。
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