傳真管理制度(13篇)
在當下社會(huì )，很多情況下我們都會(huì )接觸到制度，制度是國家機關(guān)、社會(huì )團體、企事業(yè)單位，為了維護正常的工作、勞動(dòng)、學(xué)習、生活的秩序，保證國家各項政策的順利執行和各項工作的正常開(kāi)展，依照法律、法令、政策而制訂的具有法規性或指導性與約束力的應用文。那么制度怎么擬定才能發(fā)揮它最大的作用呢？以下是小編為大家收集的傳真管理制度(13篇)，歡迎閱讀與收藏。
傳真管理制度(13篇)1
一、售樓處所有電話(huà)由辦公室統一管理,對可拔長(cháng)途及特殊功能電話(huà)實(shí)行嚴格管理,任何人因工作需要須用此類(lèi)電話(huà)應報副總監批準到辦公室登記方可使用。
二、員工不得利用辦公電話(huà)進(jìn)行與業(yè)務(wù)無(wú)關(guān)的聊天或閑談,被發(fā)現者將受到行政處罰50元/次。
三、傳真機由辦公室委托銷(xiāo)售副總監管理使用,對外發(fā)送傳真應先到副總監處登記發(fā)送時(shí)間、接收人及文件大致內容,經(jīng)副總監簽批后再行發(fā)送。
傳真管理制度(13篇)2
一、公司裝配的辦公電話(huà)機和傳真機等通訊工具均屬公務(wù)使用,員工不得使用辦公通訊工具進(jìn)行個(gè)人私事活動(dòng),否則經(jīng)查實(shí),除應全責承擔相應費用外,還須加倍罰款。
二、因公需要使用長(cháng)途電話(huà)或發(fā)送傳真,須經(jīng)總經(jīng)理批準、審核、登記后使用。
三、傳真機由專(zhuān)人負責管理,收、發(fā)文登記、存檔等工作。
四、傳真原件由出納存檔,傳真文件具保密性,無(wú)關(guān)人員不得查閱。
六、辦公電話(huà)實(shí)行定額管理,具體定額及管理辦法根據實(shí)際情況制定,超出定額的,扣該話(huà)機所在部門(mén)、管理處人員的工資。
傳真管理制度(13篇)3
(一)、總則:為加強公司傳真使用管理,特制定本辦法。
(二)、使用范圍
1.本辦法適用于公司使用傳真機的各種情況。
2.使用范圍包括本地、國內、國際傳真。
(三)、傳真的接收管理
1.傳真件的接收納入公司收發(fā)管理辦法范圍內,由收發(fā)員統一接收。
2.傳真件接收后,填寫(xiě)收件登記簿,并及時(shí)分發(fā)收件部門(mén)和人員。涉及公司事務(wù)的原件在行政部留存,業(yè)務(wù)部門(mén)留復印件。
3.公司傳真機應隨時(shí)處地開(kāi)機接由狀態(tài)。
(四)、傳真的發(fā)送管理
1.各部門(mén)和人員發(fā)送傳真,由收發(fā)員統一發(fā)送;重要文件可由當事人親自發(fā)送。
2.傳真發(fā)送,須經(jīng)領(lǐng)導批準,填寫(xiě)發(fā)文登記簿表,并及時(shí)發(fā)送出去;因故不能發(fā)送,應及時(shí)通知有關(guān)當事人迅速另行處理。
3.傳真原件留存行政部。
(五)、附則
傳真電話(huà)不能被占為普通電話(huà)使用,以免延誤傳真收發(fā)。
傳真管理制度(13篇)4
一、為使公司電話(huà)、傳真使用制度有章可循,特制定本管理辦法。
二、公司電話(huà)是為工作所須而設立,員工使用電話(huà)的原則是長(cháng)話(huà)短說(shuō),盡量利用傳真來(lái)溝通一些須長(cháng)時(shí)間通話(huà)的內容。
三、員工因公務(wù)使用長(cháng)途電話(huà)或傳真,須事先進(jìn)行登記,注明聯(lián)絡(luò )時(shí)間、單位和聯(lián)絡(luò )事項。
四、公司財務(wù)每月須將電話(huà)登記表與電話(huà)帳單進(jìn)行核對,理清電話(huà)明細。
五、員工不得長(cháng)時(shí)間因私人事件占用公司電話(huà),員工因私使用長(cháng)途電話(huà)須事先登記,公司每月將按國家電信規定收取相關(guān)的費用。
六、員工使用傳真機時(shí),應將紙張空白處盡量裁去,以節省傳真時(shí)間。
七、上述管理辦法若有遺漏之處將隨時(shí)補充。
傳真管理制度(13篇)5
物業(yè)公司傳真機、復印機、計算機(電腦)管理制度
一、為確保辦公設備的正常運行和使用,必須指定專(zhuān)人保管、操作使用。
二、非操作人員,未經(jīng)許可不得私自操作使用。
三、為節約紙張和能源,嚴格控制復印和傳真數量,非必要不予復印和傳真。
四、一般不承接外單位及私人委托的打印、復印、傳真,特殊情況須經(jīng)領(lǐng)導同意,并辦理付款手續后,方可操作使用。
五、嚴格控制計算機外部軟件流入管理,嚴禁安裝游戲軟件(盤(pán))和使用,以防電腦病毒感染。
六、計算機內存資料注意保密,凡涉及機要文件資料須加密碼保存,未經(jīng)批準,任何人不得提取(閱)電腦內存信息、數據資料。
七、凡內部常用業(yè)務(wù)資料、數據,必須進(jìn)行備份處理,以免丟失。
八、下班工作結束后,應做好辦公設備的日常保養和清潔工作,并及時(shí)處理廢棄稿件,切斷電源。
傳真管理制度(13篇)6
z科技公司復印機和傳真機使用管理規定
1、部門(mén)復印資料,須自覺(jué)先登記,再復印。一次復印50份以上或100頁(yè)以上的文件資料,須由綜合辦經(jīng)理或副經(jīng)理批準。
2、需要復印的文件資料,屬于保密級資料的,須按照規定程序批準后,由綜合辦主管專(zhuān)人負責復印,任何人不得擅自復印。
3、公司復印機概不對外,不得復印與工作無(wú)關(guān)的私人資料。
4、為了使復印機更好地發(fā)揮作用,延長(cháng)使用壽命,每次復印達100張時(shí),須過(guò)10分鐘再繼續復印工作。
5、復印時(shí)報廢文件、資料,屬于保密性質(zhì)的,應立即銷(xiāo)毀,不得外傳,非保密性質(zhì)的文檔資料,紙張可以重復使用,以厲節約。
6、傳真機由綜合辦前臺秘書(shū)負責維護、使用。各部門(mén)接、發(fā)傳真需要登記,由前臺秘書(shū)協(xié)助收、發(fā)。
7、公司傳真機不得傳真私人資料,一經(jīng)發(fā)現,將予以嚴肅處理。
8、如未按上述條款執行,造成文件流失、機械損失,由當事人承擔一切責任。
傳真管理制度(13篇)7
打印機、復印機、傳真機是公司辦公專(zhuān)用設備,非工作需要不得隨意使用。無(wú)關(guān)人員操作造成損壞要擔負賠償責任。
2、各部門(mén)需要打印復印文件資料,須經(jīng)部門(mén)經(jīng)理同意,打印、復印資料者本人在《打印復印登記表》上簽字后方可進(jìn)行。如急需而本部門(mén)又難以在預定時(shí)間完成,確需人力資源部協(xié)助的,要經(jīng)人力資源部經(jīng)理審核同意。
3、必須嚴守公司秘密,打印、復印的資料必須立即取走,并注意銷(xiāo)毀有關(guān)公司秘密及公司重要資料的廢稿。
4、與公司工作無(wú)關(guān)的資料,一律不得打印、復印、傳真。如有發(fā)現打印、復印、傳真與工作無(wú)關(guān)的資料,每次罰款50元并通報批評,且所打印、復印的按1元
傳真管理制度(13篇)8
科技公司復印機和傳真機使用管理規定
1、部門(mén)復印資料,須自覺(jué)先登記,再復印。一次復印50份以上或100頁(yè)以上的文件資料,須由綜合辦經(jīng)理或副經(jīng)理批準。
2、需要復印的文件資料,屬于保密級資料的,須按照規定程序批準后,由綜合辦主管專(zhuān)人負責復印,任何人不得擅自復印。
3、公司復印機概不對外,不得復印與工作無(wú)關(guān)的私人資料。
4、為了使復印機更好地發(fā)揮作用,延長(cháng)使用壽命,每次復印達100張時(shí),須過(guò)10分鐘再繼續復印工作。
5、復印時(shí)報廢文件、資料,屬于保密性質(zhì)的,應立即銷(xiāo)毀,不得外傳,非保密性質(zhì)的文檔資料,紙張可以重復使用,以厲節約。
6、傳真機由綜合辦前臺秘書(shū)負責維護、使用。各部門(mén)接、發(fā)傳真需要登記,由前臺秘書(shū)協(xié)助收、發(fā)。
7、公司傳真機不得傳真私人資料,一經(jīng)發(fā)現,將予以嚴肅處理。
8、如未按上述條款執行,造成文件流失、機械損失,由當事人承擔一切責任。
傳真管理制度(13篇)9
為規范各部門(mén)電話(huà)與傳真的使用,保證業(yè)務(wù)的正常開(kāi)展,特制訂本制度。
第一章需求申報
第一條各部門(mén)電話(huà)與傳真的需求申報由該部門(mén)經(jīng)理負責。
第二條部門(mén)經(jīng)理填寫(xiě)“辦公用品需求申請表”,根據表格規定的內容填寫(xiě)。
第三條部門(mén)經(jīng)理負責將填寫(xiě)完畢的“辦公用品需求申請表”呈報中心總監,中心總監從中心的實(shí)際需求角度考慮后批示。
第四條部門(mén)經(jīng)理負責將中心總監批示的表格送交人力資源部經(jīng)理。
第五條人力資源部經(jīng)理對表格的內容進(jìn)行初審,呈報總經(jīng)理進(jìn)行批示。
第六條總經(jīng)理同意采購,由人力資源部經(jīng)理指派行政專(zhuān)員負責詢(xún)價(jià)、采購。
第二章使用管理
第七條各部門(mén)電話(huà)與傳真的使用由該部門(mén)經(jīng)理或由部門(mén)經(jīng)理指定人員負責。
第八條上班時(shí)間禁止利用公司電話(huà)進(jìn)行聊天、炒股等非業(yè)務(wù)活動(dòng)。
第九條各部門(mén)電話(huà)與傳真在不使用長(cháng)途功能時(shí)要調至“加鎖”狀態(tài),鑰匙由部門(mén)經(jīng)理或其指定人員保管。部門(mén)經(jīng)理出差要及時(shí)移交他人保管,但直接責任由部門(mén)經(jīng)理承擔。
第十條員工因業(yè)務(wù)需打長(cháng)途電話(huà)時(shí),要在“長(cháng)途電話(huà)記錄”上簽字,并經(jīng)部門(mén)經(jīng)理或部門(mén)經(jīng)理指定的電話(huà)人簽字同意。
第十一條員工因私需打長(cháng)途電話(huà)應向部門(mén)經(jīng)理或其指定人員說(shuō)明,并在“長(cháng)途電話(huà)記錄”上簽字,經(jīng)部門(mén)經(jīng)理或部門(mén)經(jīng)理指定的人員簽字同意。費用由員工本人承擔,由人力資源部在其當月工資內扣除。
第十二條員工所發(fā)傳真應使用公司統一的封面與格式,內容應經(jīng)部門(mén)經(jīng)理審核無(wú)誤后再傳真,部門(mén)經(jīng)理不在可以直接由中心總監進(jìn)行審核。公司員工不能將未經(jīng)審核的文件傳真出去,否則,造成的后果完全由當事人本人承擔。
第十三條各部門(mén)應在每月25日將本部門(mén)的'“長(cháng)途電話(huà)記錄”送交人力資源部。
第十四條人力資源部負責將各部門(mén)的“長(cháng)途電話(huà)記錄”備案,并根據記錄內容,計算員工應當扣減的話(huà)費。
第三章維修與報停
第十五條各部門(mén)電話(huà)與傳真的報停由部門(mén)經(jīng)理或其指定人員負責。
第十六條電話(huà)或傳真出現故障,部門(mén)經(jīng)理或其指定人員應馬上通知人力資源部,由人力資源部安排專(zhuān)業(yè)人員進(jìn)行維修。部門(mén)非專(zhuān)業(yè)人員維修導致機器報廢或主要部件人為損壞的,由當事人與該部門(mén)經(jīng)理共同承擔責任。
第十七條各部門(mén)長(cháng)途電話(huà)或傳真需要報停時(shí),應由部門(mén)經(jīng)理或其指定人員提前三天通知人力資源部經(jīng)理,由人力資源部指定行政專(zhuān)員處理。
第十八條本制度由人力資源部負責解釋,總經(jīng)理批準即日實(shí)施。
傳真管理制度(13篇)10
1、原則上不準許撥打長(cháng)途電話(huà),如有特殊情況并經(jīng)過(guò)總經(jīng)辦或部門(mén)經(jīng)理準許后,方可撥打,需登記通話(huà)時(shí)間,并從每月工資中扣除;
2、嚴禁用公司電話(huà)打信息臺、私話(huà)、或聯(lián)系私人業(yè)務(wù);
3、接聽(tīng)電話(huà)時(shí),應使用普通話(huà):“您好,祥和園裝飾工程公司!”如當事人不在,應告知對方,“請問(wèn)有什么事,需要我幫助或轉告嗎”如對方有事需轉告,應做好相關(guān)記錄,以便查詢(xún);
4、在接聽(tīng)內部和外部電話(huà)時(shí),如當事人不在,應做好電話(huà)記錄并及時(shí)轉告,以免影響正常工作;
5、原則上公司傳真由專(zhuān)人指定接收及發(fā)送,涉及到機密內容應妥善保管;
6、在接發(fā)傳真時(shí),應做好登記工作,并及時(shí)把傳真內容交由當事人,如當事人不在,應保存好傳真文件。
7、各部門(mén)及分公司對本部的電話(huà)和傳真機應保持暢通、完好,有問(wèn)題及時(shí)維修,以免影響工作。
傳真管理制度(13篇)11
長(cháng)途電話(huà)、傳真機是公司與外界各有關(guān)單位及部門(mén)間傳遞信息的專(zhuān)用設施,為確保設備的安全運轉、信息的暢通,根據公司情況,特制定本規定。
1、副總經(jīng)理以上人員開(kāi)通國際、國內長(cháng)途電話(huà)業(yè)務(wù)。
2、辦公室及財務(wù)部各設一部傳真電話(huà),僅供接收、發(fā)送傳真之用。接收、發(fā)送傳真文件要經(jīng)領(lǐng)導批準,重要文件辦公室要有登記記錄,未經(jīng)批準不得使用傳真機打長(cháng)途電話(huà)。
3、因工作需要使用長(cháng)途電話(huà)者,須經(jīng)主管副總批準后方可使用。
4、公司為各部門(mén)經(jīng)理配置市內直撥電話(huà)一部,公司辦公室指派一名電話(huà)管理員(兼),按公司部門(mén)設置及業(yè)務(wù)開(kāi)展情況給公司各部門(mén)分配直線(xiàn)電話(huà)。
5、公司內部電話(huà)由公司電話(huà)管理員統一負責安排。
本規定由公司辦公室制訂并負責解釋。
傳真管理制度(13篇)12
一、公司裝配的辦公電話(huà)機和傳真機等通訊工具均屬公務(wù)使用,員工不得使用辦公通訊工具進(jìn)行個(gè)人私事活動(dòng),否則經(jīng)查實(shí),除應全責承擔相應費用外,還須加倍罰款。
二、因公需要使用長(cháng)途電話(huà)或發(fā)送傳真,須經(jīng)總經(jīng)理批準、審核、登記后使用。
三、傳真機由專(zhuān)人負責管理,收、發(fā)文登記、存檔等工作。
四、傳真原件由出納存檔,傳真文件具保密性,無(wú)關(guān)人員不得查閱。
六、辦公電話(huà)實(shí)行定額管理,具體定額及管理辦法根據實(shí)際情況制定,超出定額的,扣該話(huà)機所在部門(mén)、管理處人員的工資。
傳真管理制度(13篇)13
為規范公司打印機、復印機和傳真機的使用,加強對打印、復印和傳真的管理,制定本規定如下:
第一條公司各部門(mén)人員打字、復印或傳真可自行操作,及時(shí)取走所打印、復印或傳真的文件資料。請節約打印和復印紙張,如發(fā)現打印或復印的文件無(wú)人領(lǐng)取,由總經(jīng)理辦公室和人力資源部對無(wú)人領(lǐng)取的文件進(jìn)行核查,并提交人力資源部處理。
第二條愛(ài)護打印、復印和傳真設備,打印、復印和傳真設備出現故障時(shí),及時(shí)通知總經(jīng)理辦公室。
第三條私人打印、復印或傳真的資料一律不予辦理。
第四條外單位人員不得在公司打印、復印和傳真文件,確因工作需要經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導同意后由該部門(mén)人員代為打印、復印和傳真,特殊情況可向總經(jīng)理辦公室或人力資源部說(shuō)明情況。否則,人力資源部可對相關(guān)當事人予以處罰。
第五條本規定由總經(jīng)理辦公室和人力資源部監督執行。
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