客戶(hù)檔案管理制度（通用15篇）
隨著(zhù)社會(huì )不斷地進(jìn)步，很多場(chǎng)合都離不了制度，制度是一種要求大家共同遵守的規章或準則。擬定制度需要注意哪些問(wèn)題呢？下面是小編幫大家整理的客戶(hù)檔案管理制度，歡迎閱讀，希望大家能夠喜歡。
客戶(hù)檔案管理制度 篇1
1.服從市場(chǎng)部經(jīng)理領(lǐng)導，按要求完成下達任務(wù)。
2.根據業(yè)務(wù)員反饋的客戶(hù)資料經(jīng)市場(chǎng)監察人員核實(shí)后，據《客戶(hù)檔案管理制度》建立客戶(hù)桂案。
3.嚴格保守商業(yè)秘密。
4.根據信息反饋管理人員及市場(chǎng)監察人員、業(yè)務(wù)員提供的資料及時(shí)更新客戶(hù)檔案。
5.客戶(hù)檔案評估，及時(shí)、準確向市場(chǎng)部經(jīng)理提供依據(或:非現款交易方式應經(jīng)歷“簽字”程序)。
6.其他臨時(shí)性相關(guān)工作。
客戶(hù)檔案管理制度 篇2
1.客戶(hù)檔案的管理工作由客務(wù)部負責。
2.客戶(hù)資料按單元號一戶(hù)一檔建立，按樓層統一存放在客戶(hù)檔案文件柜內。
3.每個(gè)客戶(hù)檔案內由入住資料、二裝資料、往來(lái)函和房門(mén)鎖、電話(huà)、車(chē)位、水牌、客戶(hù)加班等申請單等組成，退租客戶(hù)的資料須及時(shí)裝訂另存。
4.每個(gè)客戶(hù)檔案均按日期順序排列，將最新的文件擺在最前面。
5.客戶(hù)檔案的標牌須與檔案內現客戶(hù)的.公司名稱(chēng)吻合。
6.客務(wù)部每年整理一次退租客戶(hù)檔案，對已裝訂好的退租客戶(hù)資料打印目錄后按樓層裝入文件盒內存放。
7.客戶(hù)檔案查閱可向客務(wù)主管借出，經(jīng)客務(wù)部經(jīng)理批準后在客務(wù)部辦公室閱覽。
8.原始客戶(hù)檔案一般不可修改，客務(wù)部工作檔案需經(jīng)客務(wù)部經(jīng)理同意方可修改。
9.客務(wù)部檔案應積極推行計算機管理，由客務(wù)主管設置客戶(hù)檔案管理系統，將客戶(hù)各類(lèi)資料、各單元房屋使用情況等輸入計算機中，進(jìn)行資料分析、整理和信息傳遞。
客戶(hù)檔案管理制度 篇3
一、制度內容
為做到客戶(hù)服務(wù)部與客戶(hù)的良好溝通，掌握客戶(hù)的人員構成、公司性質(zhì)、物業(yè)費交納情況等，有必要建立一套綜合的客戶(hù)信息系統，而客戶(hù)檔案可以協(xié)助客戶(hù)服務(wù)部以最便捷的方式提供以上信息。因此，為充分利用客戶(hù)信息并管理好這些信息，特建立此制度。
二、管理目標
客戶(hù)檔案資料全面、準確、有效。
三、適用范圍
客戶(hù)檔案資料的管理主要是收集、整理、歸檔及使用四個(gè)環(huán)節。
一般客戶(hù)檔案包括以下的資料：
1. 收集客戶(hù)單位資料
2. 客戶(hù)繳費記錄包括各樣應付之押金
3. 客戶(hù)裝修工程文件
4. 客戶(hù)遷入時(shí)填具之資料
5. 客戶(hù)資料補充
6. 客戶(hù)聯(lián)絡(luò )資料
7. 緊急事故聯(lián)絡(luò )人的.資料
8. 客戶(hù)與管理處往來(lái)文件
9. 客戶(hù)違規事項與欠費記錄
10. 客戶(hù)維修記錄
11. 客戶(hù)投訴記錄
12. 客戶(hù)單位有關(guān)的工程檔案（與二次裝修工程有關(guān)資料）與工作程序
四、注意事項
1. 及時(shí)上行下達客戶(hù)與管理之間的知識、報告、通知、通報，傳送文件應及時(shí)、準確，認真地登記并制作各種表格。
2. 協(xié)調與客戶(hù)之間的關(guān)系，加強橫向溝通；
3. 做好與客戶(hù)有關(guān)各類(lèi)文件的檔案工作，并定期整理，以備隨時(shí)查詢(xún)及跟進(jìn)；
4. 接聽(tīng)客戶(hù)投訴，解決客戶(hù)投訴；
5. 接聽(tīng)客戶(hù)工程報修電話(huà)，及時(shí)聯(lián)系修復。
客戶(hù)檔案管理制度 篇4
1、目的
對客戶(hù)資料進(jìn)行有效管理，及時(shí)對顧客需求與信息進(jìn)行溝通，確保顧客滿(mǎn)意。
2、范圍
適用于顧客的信息管理、產(chǎn)品質(zhì)量跟蹤、顧客投訴、顧客滿(mǎn)意度管理等。
3、職責
3.1營(yíng)銷(xiāo)總公司負責客戶(hù)檔案管理、產(chǎn)品質(zhì)量跟蹤、顧客投訴處理、顧客滿(mǎn)意度調查等組織工作；
3.2各部門(mén)、各礦負責協(xié)助銷(xiāo)售部完成各項顧客相關(guān)的工作。
4、客戶(hù)檔案的管理
4.1.1客戶(hù)信息資料的`收集整理
銷(xiāo)售部通過(guò)市場(chǎng)信息的收集、顧客拜訪(fǎng)銷(xiāo)售人員統計，過(guò)程中收集客戶(hù)的資料，并匯總
4.1.2客戶(hù)檔案的建立與管理
a)銷(xiāo)售部、人事部聯(lián)營(yíng)辦負責建立各自客戶(hù)檔案，客戶(hù)檔案應包括以下內容：
1.客戶(hù)聯(lián)系方式，包括電話(huà)、聯(lián)系人、網(wǎng)址等；
2.客戶(hù)信用狀況描述；
3.客戶(hù)以往交易記錄等。
b)客戶(hù)檔案設專(zhuān)人管理，并根據客戶(hù)的交易情況對檔案內容進(jìn)行及時(shí)更新；
c)客戶(hù)檔案由銷(xiāo)售總監進(jìn)行審批確認。
5.1.3客戶(hù)檔案的使用與保密
a)客戶(hù)檔案是公司市場(chǎng)管理重要參考內容，尤其是在與顧客簽定合作關(guān)系是，相關(guān)人員應查閱客戶(hù)的檔案資料；
b)客戶(hù)檔案資料公司的重要保密資料，未經(jīng)公司總經(jīng)理授權，任何人不得查閱及外傳，否則公司按《保密管理制度》進(jìn)行責任追究。
5、客戶(hù)關(guān)系維護管理
5.1.1公司辦公室負責客戶(hù)關(guān)系維護管理；
5.1.2客戶(hù)關(guān)系維護管理的方式包括：
a)定期（節日或其他重要活動(dòng)）與不定期（日常）的客戶(hù)拜訪(fǎng)與溝通；
b)客戶(hù)產(chǎn)品使用情況的意見(jiàn)與建議調查；
c)顧客滿(mǎn)意度調查等。
5.1.3相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)負責客戶(hù)關(guān)系維護的具體管理實(shí)施；
5.1.4客戶(hù)關(guān)系維護管理應形成記錄，并作為客戶(hù)檔案內容進(jìn)行保管。
6、售后服務(wù)管理
a)營(yíng)銷(xiāo)總公司每年至少進(jìn)行一次全面的顧客滿(mǎn)意度調查；
b)公司辦公室向顧客發(fā)放〈顧客滿(mǎn)意度調查表〉，滿(mǎn)意度調查的內容應包括、服務(wù)質(zhì)量、套餐價(jià)格價(jià)格、公司評價(jià)等；
c)公司對反饋回來(lái)的調查表進(jìn)行匯總、分類(lèi)，并進(jìn)行統計分析，編制“顧客滿(mǎn)意度調查分析報告”，經(jīng)總經(jīng)理審批后發(fā)放到相關(guān)部門(mén)；
d)當顧客滿(mǎn)意度未能達到公司規定要求時(shí)，由辦公室組織，針對顧客滿(mǎn)意度較低方面提出糾正預防措施進(jìn)行改進(jìn)。
7、客戶(hù)投訴管理
7.1.1相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)是客戶(hù)投訴的接收部門(mén)；
7.1.2客戶(hù)對服務(wù)質(zhì)量的不達標投訴，由相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)組織，報請公司生產(chǎn)處協(xié)同處理，處理結果公司總經(jīng)理審批后，由辦公室反饋到客戶(hù)；
7.1.3客戶(hù)對服務(wù)過(guò)程中的不滿(mǎn)意投訴，由相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)負責組織處理，處理結果經(jīng)公司總經(jīng)理審批后，由辦公室反饋到客戶(hù)。
客戶(hù)檔案管理制度 篇5
1、客戶(hù)檔案由與客戶(hù)直接聯(lián)系的人一周內負責建立，交直接上級審核，專(zhuān)人負責保管。
2、與公司有長(cháng)期合作關(guān)系的.主要經(jīng)銷(xiāo)商、醫院、藥店、零售商等每季度由直接責任人負責對客戶(hù)檔案進(jìn)行填充、修改和完善，填充、修改和完善的內容按時(shí)交檔案管理人。
3、客戶(hù)檔案管理人按照公司有關(guān)規定妥善保管，分類(lèi)整理。
4、檔案的保管應嚴格執行檔案借閱制度，不得將檔案材料拿給無(wú)關(guān)人員閱讀或憑私人關(guān)系隨意借閱。
5、客戶(hù)檔案是公司的重要財產(chǎn)，任何人不得據為己有。
客戶(hù)檔案管理制度 篇6
作為公司的市場(chǎng)與客戶(hù)主管，我的其中一個(gè)重要職責是與客戶(hù)保持良好的關(guān)系，并及時(shí)整理好客戶(hù)資料，向公司提供客戶(hù)最真實(shí)和準確的資料，使公司的經(jīng)營(yíng)順利進(jìn)行，更好地追求最大利潤。而為了使我的工作有條不紊地展開(kāi)，我設計了以下的客戶(hù)檔案管理辦法:
第一條目的:
本制度立足于建立完善的國內和國際市場(chǎng)客戶(hù)檔案管理系統和客戶(hù)檔案管理規程，以提高國內和國際營(yíng)銷(xiāo)效率，擴大國內和國際市場(chǎng)占有率，與本公司交易伙伴建立長(cháng)期穩定的業(yè)務(wù)聯(lián)系。
第二條適用范圍:
企業(yè)的過(guò)去、現在和未來(lái)的國內和國際市場(chǎng)直接客戶(hù)與間接客戶(hù)都應納入本制度的適用范圍。
第三條內容:
1.客戶(hù)基礎資料
客戶(hù)資料的獲取，主要是通過(guò)營(yíng)銷(xiāo)人員對客戶(hù)進(jìn)行的訪(fǎng)問(wèn)搜集來(lái)的。在檔案管理系統中，大多以建立客戶(hù)數據庫的形式出現。
客戶(hù)基礎資料主要包括客戶(hù)的基本情況、所有者、管理者、與本公司交易時(shí)間、企業(yè)規模、行業(yè)、資產(chǎn)等方面。
2.客戶(hù)特征
服務(wù)區域、銷(xiāo)售能力、發(fā)展潛力、公司文化、經(jīng)營(yíng)方針與政策、企業(yè)規模(銷(xiāo)售額等)、經(jīng)營(yíng)管理特點(diǎn)等。
3.業(yè)務(wù)狀況
主要包括目前及以往的銷(xiāo)售實(shí)績(jì)、經(jīng)營(yíng)管理者和業(yè)務(wù)人員的素質(zhì)、與其他競爭公司的關(guān)系、與本公司的業(yè)務(wù)聯(lián)系及合作態(tài)度等。
4.交易活動(dòng)現狀
主要包括客戶(hù)的銷(xiāo)售活動(dòng)狀況、存在的問(wèn)題、保持的'優(yōu)勢、未來(lái)的對策、企業(yè)信譽(yù)與形象、信用狀況、交易條件和以往出現的信用問(wèn)題等。
第四條 方法
1.建立客戶(hù)檔案系統
本制度規定客戶(hù)基礎資料的取得形式如下，并采用數據庫的形式進(jìn)行:
(1)由銷(xiāo)售代表在進(jìn)行市場(chǎng)調查和客戶(hù)訪(fǎng)問(wèn)時(shí)進(jìn)行整理匯總。
(2)向客戶(hù)派發(fā)客戶(hù)資料表，請客戶(hù)填寫(xiě)。
(3)委托專(zhuān)業(yè)調查機構進(jìn)行專(zhuān)項調查。
2.客戶(hù)分類(lèi)
利用上述資料，將企業(yè)擁有的客戶(hù)進(jìn)行科學(xué)的分類(lèi)，目的在于提高銷(xiāo)售效率，增加企業(yè)在國際市場(chǎng)上所占的份額。
客戶(hù)分類(lèi)的主要內容包括:
(1)客戶(hù)性質(zhì)分類(lèi)。分類(lèi)的標識有多種，主要原則是便于銷(xiāo)售業(yè)務(wù)的開(kāi)展�？砂纯蛻�(hù)所在行業(yè)、客戶(hù)性質(zhì)、客戶(hù)地域、顧客類(lèi)型劃分。
(2)客戶(hù)等級分類(lèi)。企業(yè)根據實(shí)際情況，確定客戶(hù)等級標準，將現有客戶(hù)分為不同的等級，以便于對客戶(hù)進(jìn)行渠道管理、銷(xiāo)售管理和貨款回收管理。
3.客戶(hù)構成分析
利用各種客戶(hù)資料，按照不同的標準，將客戶(hù)分類(lèi)，分析其構成情況，以從客戶(hù)角度全面把握本公司的營(yíng)銷(xiāo)狀況，找出不足，確定營(yíng)銷(xiāo)重點(diǎn)，采取對策，提高營(yíng)銷(xiāo)效率。
客戶(hù)構成分析的主要內容包括:
(1)銷(xiāo)售構成分析。根據銷(xiāo)售額等級分類(lèi)，分析在公司總銷(xiāo)售額中，各類(lèi)等級的客戶(hù)所占比重，并據此確定未來(lái)的營(yíng)銷(xiāo)重點(diǎn)。
(2)商品構成分析。通過(guò)分析企業(yè)商品總銷(xiāo)售量中各類(lèi)商品所占比重，以確定對不同客戶(hù)的商品銷(xiāo)售重點(diǎn)和對策。
(3)地區構成分析。通過(guò)分析企業(yè)總銷(xiāo)售額中不同地區所占的比重，借以發(fā)現問(wèn)題，提出對策，解決問(wèn)題。
4.客戶(hù)信用分析
在客戶(hù)信用等級分類(lèi)的基礎上，確定對不同客戶(hù)的交易條件、信用限度額和交易業(yè)務(wù)信用處理辦法。
第五條 客戶(hù)檔案管理應注意的問(wèn)題:
在客戶(hù)檔案管理過(guò)程中，需注意下列問(wèn)題:
1.客戶(hù)檔案管理應保持動(dòng)態(tài)性，不斷地補充新資料。
2.客戶(hù)檔案管理應重點(diǎn)為企業(yè)選擇新客戶(hù)，開(kāi)拓新的國際市場(chǎng)提供資料。
3.客戶(hù)檔案管理應“用重于管”，提高檔案系統的質(zhì)量和效率。
4.客戶(hù)檔案系統應由專(zhuān)人負責管理，并確定嚴格的查閱和利用的管理辦法。
客戶(hù)檔案管理制度 篇7
一、總則
一、目的
為規范公司客戶(hù)檔案管理，增強公司客戶(hù)檔案的實(shí)用性、有效性和保密性，促進(jìn)銷(xiāo)售工作的順利進(jìn)行，特制定本制度。
二、范圍
與公司發(fā)生業(yè)務(wù)或即將發(fā)生業(yè)務(wù)的客戶(hù)，即企業(yè)的過(guò)去、現在和未來(lái)的直接客戶(hù)與間接客戶(hù)，都是本制度的管理范圍。
三、職責
公司銷(xiāo)售檔案管理由營(yíng)銷(xiāo)總監總負責；各部門(mén)經(jīng)理負責本部門(mén)客戶(hù)檔案管理；人力資源部為本制度的監督、處罰部門(mén)。
二、檔案的內容和建檔方法
一、客戶(hù)檔案的內容包括以下四項資料：
1、客戶(hù)基礎資料�？蛻�(hù)基礎資料主要包括客戶(hù)的名稱(chēng)、地址、電話(huà)；經(jīng)營(yíng)管理者、法人（這三項應包括其個(gè)人性格、嗜好、家庭、學(xué)歷、年齡、能力等方面）；創(chuàng )業(yè)時(shí)間、與本公司交易時(shí)間、企業(yè)組織形式、業(yè)種、資產(chǎn)等方面。
2、客戶(hù)特征。服務(wù)區域、銷(xiāo)售能力、發(fā)展潛力、經(jīng)營(yíng)觀(guān)念、經(jīng)營(yíng)方針與政策、企業(yè)規模（職工人數、銷(xiāo)售額等）、經(jīng)營(yíng)管理特點(diǎn)等。
3、業(yè)務(wù)狀況。主要包括目前及以往的`銷(xiāo)售實(shí)績(jì)、經(jīng)營(yíng)管理者和業(yè)務(wù)人員的素質(zhì)、與其他競爭公司的關(guān)系、與本公司的業(yè)務(wù)聯(lián)系及合作態(tài)度等。
4、交易活動(dòng)現狀。主要包括客戶(hù)的銷(xiāo)售活動(dòng)狀況、存在的問(wèn)題、保持的優(yōu)勢、未來(lái)的對策；企業(yè)信譽(yù)與形象、信用狀況、交易條件、以往出現的信用問(wèn)題等。
二、建立客戶(hù)檔案卡。檔案的分別為兩類(lèi)，一是經(jīng)銷(xiāo)商客戶(hù)檔案，區域提供，二是終端客戶(hù)檔案，業(yè)務(wù)部和營(yíng)業(yè)部提供。具體內容見(jiàn)《經(jīng)銷(xiāo)商客戶(hù)檔案卡》和《終端客戶(hù)檔案卡》。
三、建檔方法
銷(xiāo)售人員接待或拜訪(fǎng)客戶(hù)后，當天登陸客戶(hù)管理系統填寫(xiě)或完善客戶(hù)檔案。不全面的客戶(hù)檔案，銷(xiāo)售人員要進(jìn)一步了解，每月最少完善一次�？蛻�(hù)檔案不及時(shí)更新，銷(xiāo)售人員違反每次罰款20元。
四、保密規定
一、公司客戶(hù)檔案密級為機密級檔案，分級管理。公司級檔案由營(yíng)銷(xiāo)總監負責管理，營(yíng)銷(xiāo)總監、營(yíng)銷(xiāo)副總經(jīng)理、總經(jīng)理可以查閱，其他人查閱需營(yíng)銷(xiāo)總監批準；部門(mén)級客戶(hù)檔案由部門(mén)經(jīng)理負責管理，其他人查閱需營(yíng)銷(xiāo)副總批準部門(mén)經(jīng)理批準；個(gè)人級客戶(hù)檔案由銷(xiāo)售人員負責管理，他人查閱需部門(mén)經(jīng)理批準。
二、檔案的保存
公司檔案以客戶(hù)檔案管理系統進(jìn)行管理，營(yíng)銷(xiāo)總監為系統管理員，每月1日對數據進(jìn)行備份，以防止數據丟失。
三、客戶(hù)檔案的查閱
1、查閱公司的客戶(hù)檔案必須經(jīng)過(guò)審批。填寫(xiě)《查閱檔案審批表》，經(jīng)本部門(mén)經(jīng)理簽字，總經(jīng)理批準后，檔案管理負責人才可以讓其查閱。
2、未經(jīng)審批私自查看客戶(hù)檔案，每次處50元罰款；未經(jīng)審批，擅自將客戶(hù)檔案賬號提供給人查閱，每次處50元罰款。
客戶(hù)檔案管理制度 篇8
一、客史檔案應該包含以下基本內容：
1、客戶(hù)的常規檔案。包括單位客戶(hù)檔案和散客檔案。單位客戶(hù)檔案主要有雙方協(xié)議簽訂時(shí)所提供的單位名稱(chēng)、性質(zhì)、經(jīng)營(yíng)內容、地址、負責人姓名、聯(lián)系人姓名、聯(lián)系方式、主要消費需求、認定的房?jì)r(jià)、消費折扣率、付款方式等信息。散客檔案則是指客人在辦理預定和人住登記時(shí)所留下的第一手資料，主要包括客人姓名、性別、出生年月日、所屬單位、常住地、有效身份證件類(lèi)別、號碼、聯(lián)系方式、到達原因、人住房?jì)r(jià)、人住時(shí)間、付款方式等要素。
2、酒店有意識收集的顧客消費個(gè)性化檔案。這主要是指在酒店各服務(wù)區域，通過(guò)不同渠道、方式，飯店有意識、主動(dòng)去收集的顧客消費需求特點(diǎn)、行為特征、個(gè)人嗜好等信息，包括顧客家庭狀況、學(xué)歷、職稱(chēng)、職務(wù);對客房房型的要求;洗浴用品的品牌追求;枕頭高低、床墊軟硬度選擇;閱讀習慣;電視節目、娛樂(lè )喜好;飲食習慣、口味特征，茶葉、咖啡、酒類(lèi)愛(ài)好;燈光、空調溫度、洗澡水熱度要求;衛生標準;個(gè)人其它嗜好;對酒店產(chǎn)品與服務(wù)的評價(jià)等。
3、客戶(hù)信息分析檔案�？褪窓n案是客戶(hù)信息的總匯，是客史檔案價(jià)值的真正體現�？蛻�(hù)信息分析主要從以下幾方面進(jìn)行：
(1)客戶(hù)概況分析，包括客戶(hù)層次、經(jīng)濟風(fēng)險、愛(ài)好、習慣等;
(2)客戶(hù)忠誠度分析，主要指客戶(hù)對酒店各項服務(wù)產(chǎn)品的認同度和購買(mǎi)熱情;
(3)客戶(hù)利潤分析，主要指客戶(hù)消費不同產(chǎn)品的附加利潤、總利潤額、凈利潤等;
(4)客戶(hù)未來(lái)分析，包括客戶(hù)數量、類(lèi)別、潛在消費能力等未來(lái)發(fā)展趨勢、爭取客戶(hù)的手段、方法等;
(5)客戶(hù)促銷(xiāo)分析，包括廣告、宣傳、情感溝通計劃等。
(6)客戶(hù)維護服務(wù)，客戶(hù)的店慶、婚慶、廠(chǎng)慶、生日、客戶(hù)特俗意義紀念節日、兒女升學(xué)等。
只有上述三項內容有機組成的客史檔案才能形成一個(gè)完善的體系，構筑起酒店客戶(hù)關(guān)系管理系統和客戶(hù)忠誠系統的組合平臺，實(shí)現客史檔案為經(jīng)營(yíng)決策提供依據。
二、客史檔案的建立與實(shí)施
在錯綜復雜、千頭萬(wàn)緒的客戶(hù)信息中提取出有效的信息，形成科學(xué)的客史檔案是一項十分困難的工作。因此，客史檔案的建立必須做到以下幾點(diǎn)：
1、 樹(shù)立全店的檔案意識
客史檔案信息來(lái)源于日常的對客服務(wù)細節中，需要飯店全體員工高度重視，在對客服務(wù)的同時(shí)有意識地去收集，因此酒店在日常管理、培訓中應向員工不斷宣傳客史檔案的重要性，培養員工的檔案意識，形成人人關(guān)注，人人參與收集客戶(hù)信息的良好氛圍。
2、建立科學(xué)的客戶(hù)信息制度
把客戶(hù)信息的收集、分析做為酒店日常工作的重要內容，在服務(wù)程序中將客戶(hù)信息的收集、分析工作予以制度化、規范化。要求各部門(mén)各級管理者及對客服務(wù)的`員工每天在接觸顧客的過(guò)程中，必須將客戶(hù)信息及需求填寫(xiě)到賓客意見(jiàn)表中，在日常服務(wù)中應給員工提示觀(guān)察客人消費情況的要點(diǎn)�？头坎繂T工在整理客房時(shí)應留意客人枕頭使用的個(gè)數、茶杯中茶葉的類(lèi)別、電視停留的頻道、空調調節的溫度數、客房配備物品的利用情況等。餐飲部員工可注意客人菜品選擇的種類(lèi)、味別，酒水的品牌。遺留菜品的數量，就餐過(guò)程中對醬油、醋、咸菜等的要求等，從這些細節中能夠捕捉到客人的許多消費信息。同時(shí)應以班組為單位建立客戶(hù)信息分析會(huì )議制度，每個(gè)員工參與，根據自身觀(guān)察到的情況，對客人的消費習慣、愛(ài)好做出評價(jià)，形成有用的客史檔案，在客人再次來(lái)店時(shí)可以針對性的實(shí)施。
3、形成計算機化管理
客史檔案的管理必須納入酒店計算機管理系統中。計算機管理系統中的客史檔案應且備以下特點(diǎn)：第一：信息共享功能，通過(guò)酒店計算機管理系統達到客史檔案的資源共享功能是客史管理的基本要求，對客各部門(mén)能夠相互傳遞信息，才能發(fā)揮相應做用。第二：檢索功能，便于隨時(shí)補充、更改和查詢(xún)。第三：及時(shí)顯示功能，在酒店每個(gè)服務(wù)終端，輸入客戶(hù)基礎數據，系統能夠立即自動(dòng)顯示客人的相關(guān)信息資料，并做為對客接待提供依據。
4、利用客史檔案進(jìn)行常規化的經(jīng)營(yíng)服務(wù)
酒店營(yíng)銷(xiāo)部門(mén)、公關(guān)部門(mén)應根據客史檔案所提供的資料，加強與VIP客戶(hù)、回頭客、長(cháng)期協(xié)作單位之間的溝通和聯(lián)系，使之成為一項日常性的常規工作;可以通過(guò)經(jīng)常性的回訪(fǎng)、入住后征詢(xún)意見(jiàn)、客戶(hù)生日時(shí)贈送鮮花、節日期間郵寄賀卡、酒店主題活動(dòng)、新的菜式產(chǎn)品推出時(shí)給予推薦等方式來(lái)拉近酒店與客戶(hù)之間的關(guān)系，讓客人感到親切和尊重。
總之，酒店客史檔案的管理和應用是一項系統性工程，需要酒店高度重視，積極挖掘，形成嚴密完整的體系，并對賓客日積月累的消費記錄中進(jìn)行各方面的分析，從而提供有利的決策依據，才能使之成為酒店經(jīng)營(yíng)決策的基石。
客戶(hù)檔案管理制度 篇9
為加強檔案管理制度，規范日常檔案管理，有效利用客戶(hù)檔案信息開(kāi)發(fā)銷(xiāo)售和服務(wù)市場(chǎng)，鞏固和提高用戶(hù)滿(mǎn)意度，根據上海大眾斯柯達廠(chǎng)方檔案管理要求及數據管理規定，特制定《客戶(hù)檔案管理制度》作為標準，遵照執行。
一、用戶(hù)檔案的范圍
包括由本公司銷(xiāo)售的整車(chē)用戶(hù)檔案和到本公司維修的售后用戶(hù)檔案，其中維修的售后用戶(hù)檔案包括由本公司銷(xiāo)售的新車(chē)用戶(hù)后期轉到維修服務(wù)部門(mén)的車(chē)輛用戶(hù)檔案和非本公司售車(chē)的它店用戶(hù)到店維修的車(chē)輛用戶(hù)檔案。
二、用戶(hù)檔案的要求
1、所有銷(xiāo)售的整車(chē)用戶(hù)檔案以及售后維修的車(chē)輛用戶(hù)檔案，均分為書(shū)面形式的紙質(zhì)檔案和電子信息形式的電子檔案。
2、按照上海大眾廠(chǎng)家要求，客戶(hù)關(guān)愛(ài)部設立檔案管理人員管理本公司的用戶(hù)檔案。
3、所有車(chē)輛用戶(hù)檔案實(shí)行一車(chē)一檔，使用統一標準的用戶(hù)檔案袋。
4、客戶(hù)關(guān)愛(ài)部應配置保存用戶(hù)檔案的檔案柜等專(zhuān)用設施，書(shū)面用戶(hù)檔案必須存放于專(zhuān)用檔案柜中，嚴格按照《檔案保密制度》進(jìn)行管理；電子檔案應設置相應的用戶(hù)名和密碼等，防止被他人盜用、竊取、破壞。
5、對于移交的銷(xiāo)售新車(chē)用戶(hù)檔案及售后維修檔案，客戶(hù)檔案管理員應建立《用戶(hù)檔案簽收薄》，每日將銷(xiāo)售部和服務(wù)部轉交的書(shū)面用戶(hù)檔案信息進(jìn)行登記，存放到相應的用戶(hù)檔案袋內，同時(shí)建立相應的電子信息檔案。
6、對于需借閱用戶(hù)檔案的部門(mén)及人員必須嚴格按照《檔案借閱制度》進(jìn)行管理，確保用戶(hù)檔案的信息資料和維修憑證齊全。
三、用戶(hù)檔案管理的職責劃分
1、客戶(hù)關(guān)愛(ài)部是本公司用戶(hù)檔案的組織管理和責任部門(mén)，對本公司用戶(hù)檔案的形式、內容、建立、維護、更新、保管、使用、安全和保密等工作承擔組織、指揮、管理職責和后果責任。本公司相關(guān)部門(mén)應按本辦法規定服從、配合客戶(hù)關(guān)愛(ài)部完成用戶(hù)檔案管理的相關(guān)工作。
2、銷(xiāo)售部是銷(xiāo)售用戶(hù)檔案的建立、補充、維護、更新的責任部門(mén)，銷(xiāo)售總監包含銷(xiāo)售經(jīng)理是本部門(mén)銷(xiāo)售用戶(hù)檔案的管理責任人，負有組織、檢查、監督、改善的職責，對用戶(hù)檔案的完整性、準確性和及時(shí)移交、補充完善承擔責任。
3、售后部是維修用戶(hù)檔案的承接、建立、補充、維護、更新、完善的責任部門(mén)，服務(wù)總監包含服務(wù)經(jīng)理是維修用戶(hù)檔案的管理責任人，負有組織、檢查、監督、改善的`職責，對用戶(hù)檔案的完整性、準確性和及時(shí)移
四、用戶(hù)檔案管理的移交管理及具體流程
1、 新車(chē)檔案由銷(xiāo)售部在銷(xiāo)售車(chē)3個(gè)工作日內交于客戶(hù)關(guān)愛(ài)部客戶(hù)檔案管理員。銷(xiāo)售部檢查——交接雙方在《用戶(hù)檔案簽收薄》簽字確認，如資料不齊時(shí)需注明——客戶(hù)檔案管理員在收到檔案后進(jìn)行檢查——復印及掃描——原版放進(jìn)檔案柜——填充《客戶(hù)檔案電子版》。新車(chē)檔案構成：
1）綠卡：包括客戶(hù)名稱(chēng)、聯(lián)系人、聯(lián)系手機及電話(huà)（座機需加上區號）、聯(lián)系地址等信息）
2）購車(chē)發(fā)票復印件
3）銷(xiāo)售合同原件
4）身份證復印件（需兩面）或組織機構代碼證復印件
5）交車(chē)檢查表
6）行駛證復印件
7）保險單復印件
8）衍生服務(wù)清單
9）車(chē)輛合格證復印件
10）交車(chē)照片
11）新車(chē)PDI檢查表
12）其它證明類(lèi)文件（特定客戶(hù)）
2、 售后檔案由售后服務(wù)部在交車(chē)1個(gè)工作日內交于客戶(hù)關(guān)愛(ài)部客戶(hù)檔案管理員。服務(wù)顧問(wèn)檢查——交接雙方在《用戶(hù)檔案簽收薄》簽字確認，如資料不齊時(shí)需注明——客戶(hù)檔案管理員在收到檔案后進(jìn)行檢查逐—復印掃描——原版放進(jìn)檔案柜——填充《客戶(hù)檔案電子版》。具體資料構成：
1） 小修車(chē)輛資料檔案：接車(chē)單、任務(wù)委托書(shū)、結算單（增項單、試車(chē)表、定損單、對應項目專(zhuān)用工具檢查數據、估算單）、12項免費檢查表
2） 首保車(chē)輛資料檔案：接車(chē)單、任務(wù)委托書(shū)、結算單、首�？◤陀〖�、12項免費檢查表
3） 保養車(chē)輛資料檔案：接車(chē)單、任務(wù)委托書(shū)、結算單、12項免費檢查表
4） 大修車(chē)輛資料檔案：接車(chē)單、任務(wù)委托書(shū)、結算單、試車(chē)單、估算單、12項免費檢查表
5） 索賠車(chē)輛資料檔案：接車(chē)單、任務(wù)委托書(shū)、結算單（備件發(fā)票復印件、試車(chē)單、損壞零件及車(chē)輛信息照片、測試及故障報告、對應項目專(zhuān)用工具檢查數據）、12項免費檢查表
五、違規處罰管理條例
1、銷(xiāo)售顧問(wèn)超過(guò)交車(chē)后3個(gè)工作日上交檔案者，罰款50元/車(chē)次。
2、銷(xiāo)售顧問(wèn)移交的檢查類(lèi)檔案，無(wú)用戶(hù)簽名（或簽名錯誤），罰款20元/項。
3、服務(wù)顧問(wèn)每次接修時(shí)未核對、明確當次進(jìn)廠(chǎng)的聯(lián)系人及其唯一聯(lián)系方式者，罰款50元/車(chē)次。
4、服務(wù)顧問(wèn)未在交車(chē)后一個(gè)工作日內移交或完善補齊全套檔案者，罰款50元/車(chē)次。
5、服務(wù)顧問(wèn)移交的書(shū)面紙質(zhì)用戶(hù)檔案不完整、錯誤、不符合要求者，罰款20元/項，其中無(wú)用戶(hù)簽名（或簽名錯誤）罰款50元/項，無(wú)內部人員簽名（或簽名錯誤）罰款20元/項。
6、銷(xiāo)售顧問(wèn)一月內累計用戶(hù)檔案違規受處罰2次者，在第2次違規起罰款翻倍；服務(wù)顧問(wèn)一月內累計用戶(hù)檔案違規受處罰3次者，在第三次違規起罰款翻倍，并可視情況將當月績(jì)效工資實(shí)行10%—30%的扣罰。
7、檔案遺失：因未及時(shí)整理、維護用戶(hù)檔案，或是因未嚴格執行用戶(hù)檔案借閱規定，造成用戶(hù)檔案遺失、毀損的，另罰款20元/件。
8、針對各部門(mén)檔案上交及時(shí)率和完整率，將此數據納入部門(mén)負責人績(jì)效考核比當中。
9、以上違規處罰由客戶(hù)總監負責檢查、執行。
10、檔案管理員在執行中遇違規問(wèn)題應責令相關(guān)人員立即改正，如其未在一個(gè)工作日內改正的，視同再次違規，可予以同額同等再次處罰，以此類(lèi)推，直至改正。
六、本辦法由客戶(hù)關(guān)愛(ài)部負責執行和解釋?zhuān)⒖筛鶕虾４蟊娝箍逻_及公司的相關(guān)新的規定（變更）進(jìn)行相關(guān)修訂和解釋。
七、附則
1、本制度由客戶(hù)關(guān)愛(ài)部制訂并負責解釋?zhuān)?jīng)總經(jīng)理批準后施行，修改時(shí)亦同。
2、本制度施行后，凡既有的類(lèi)似規章制度自行終止，與本制度有抵觸的規定以本制度為準
3、本辦法自頒布之日起執行
客戶(hù)檔案管理制度 篇10
第一條設立專(zhuān)門(mén)的檔案庫房或檔案柜對檔案進(jìn)行存放、保管，并指派專(zhuān)人負責，做到“專(zhuān)人專(zhuān)柜”的管理。檔案管理人員應嚴格保守檔案機密，任何人不得擅自進(jìn)入檔案室，以保證維護檔案的完整性和安全性。
第二條檔案室配備檔案柜或密集架，檔案上架排列應科學(xué)合理，便于查找。在排列上架時(shí)，應按照類(lèi)別和保管單位的次序，自左向右，自上而下的排列，以便于管理和查找。
第三條對照片、光盤(pán)、U盤(pán)等特殊載體的檔案須配置密封盒和專(zhuān)門(mén)的案卷盒，按編號盒存放在防磁柜。
第四條檔案室要做好防火、防盜、防光、防高溫、防潮、防有害氣體、防塵、防蟲(chóng)等“八防”工作。
第五條檔案室在接收同級別人事檔案托管機構或企業(yè)移交的`檔案后，應對移交檔案進(jìn)行嚴格檢查，確保后續托管業(yè)務(wù)能順利開(kāi)展。
第六條確定接收的移交檔案要辦理托管協(xié)議，做好編目工作，并及時(shí)入庫并及時(shí)完成檔案匯總統計、登記電子檔工作。
第七條各類(lèi)外借檔案必須嚴格執行檔案借閱制度，在歸還時(shí)要核對是否有遺漏或損害，及時(shí)放回原處。
第八條定期對庫房檔案進(jìn)行清理、核對工作，做到帳物相符。對破損、載體變質(zhì)的檔案要及時(shí)進(jìn)行修補或復制。
客戶(hù)檔案管理制度 篇11
一、必須設有專(zhuān)門(mén)庫房或專(zhuān)柜對各類(lèi)檔案進(jìn)行保管。
二、檔案庫房是機要重地，除管理人員外，其他人員不得隨意進(jìn)入檔案庫房。三、庫房要保持清潔和相對溫濕度，以利檔案保管。同時(shí)做好“八防”（防火、防盜、防光、防蟲(chóng)、防灰塵、防潮、防高溫、防有害氣體等）工作。
四、庫房?jì)瘸芗�、檔案裝具和調卷所必須的用具外，不得擺放任何與檔案庫房無(wú)關(guān)的.物品，檔案裝具排放，應做到整齊劃一，符合通風(fēng)、防塵要求。
五、根據檔案庫房情況需要，可配備換氣扇、滅火器等專(zhuān)用設備，并定期保養，使庫房環(huán)境處于良好狀態(tài)。溫度基本保持在14—24℃，相對濕度40%—60%之間的規定要求。
六、檔案室要防止陽(yáng)光直射，庫房照明光源應用白熾燈；檔案室不應靠近易燃易爆和散發(fā)有污染腐蝕氣體的場(chǎng)所。
七、檔案管理人員必須每季度對庫房?jì)鹊臋n案進(jìn)行核對，做到帳物相符。
八、檔案庫房及檔案柜箱鑰匙必須由辦公室專(zhuān)人負責保管，不得丟失。
客戶(hù)檔案管理制度 篇12
為加強機關(guān)檔案的科學(xué)管理，保證檔案的完整、準確、系統、安全，提高機關(guān)檔案工作效率和工作質(zhì)量，特制訂以下管理制度。
(一)檔案安全保密制度
1、檔案管理人員必須遵守保密守則，要嚴守秘密，嚴防泄密、失密。
2、檔案管理人員要嚴格執行檔案的查借閱手續，借出的檔案要及時(shí)歸檔、核實(shí)。
3、檔案管理人員要增強保密觀(guān)念，經(jīng)常檢查設施安全保密情況；離開(kāi)檔案室時(shí)，必須鎖好文件資料柜，關(guān)好門(mén)窗。
4、銷(xiāo)毀檔案要登記造冊，經(jīng)分管副局長(cháng)簽字批準后方能進(jìn)行，銷(xiāo)毀時(shí)要有監銷(xiāo)人，并履行簽字手續。
5、檔案室內嚴禁吸煙，以防火災。
(二)檔案保管制度
1、檔案室屬機要重地，外人不得隨便進(jìn)入。
2、保持室內衛生整潔，檔案分類(lèi)排放、排列整齊。
3、切實(shí)做好防盜、防火、防潮、防塵、防高溫、防強光等工作，室內禁止存放易燃易爆等危險物品。
4、檔案管理人員要熟悉庫藏情況，對庫藏檔案和資料的`保管情況定期進(jìn)行檢查核對，做到帳物相符。
5、未經(jīng)批準，任何人不準將檔案帶出庫房，更不準私自摘抄、外傳。
(三)檔案利用制度
1、檔案管理人員應熟悉所藏檔案的情況，完善檔案檢索工具，及時(shí)準
確地提供檔案利用服務(wù)。
2、市水利局本單位工作人員因工作需要，可查閱本部門(mén)形成的檔案。查（借）閱局會(huì )議記錄，必須經(jīng)局辦公室主任批準后方可查閱。查（借）閱局黨務(wù)資料，須經(jīng)局黨總支書(shū)記或局機關(guān)支部書(shū)記批準后方可查閱。
3、查閱檔案須填寫(xiě)《檔案借閱登記表》，未履行登記手續，檔案管理員可拒絕查閱。
4、外單位查閱本機關(guān)檔案，必須持有單位介紹信，并經(jīng)分管辦公室的局領(lǐng)導批準后方可借閱。
5、查閱檔案時(shí)，嚴禁涂改、圈劃、抽換、批點(diǎn)、污損、拆卷或增刪檔案內容，不得吸煙。
6、歸還檔案時(shí)，檔案管理員要認真檢查清點(diǎn)檔案的完好狀況，及時(shí)記載檔案的利用情況。
(四)立卷歸檔制度
1、凡是水利局機關(guān)從事各項業(yè)務(wù)工作，所形成的具有參考利用價(jià)值的各種內容、形式和載體的文書(shū)材料，均屬立卷歸檔范圍。任何科室和個(gè)人都無(wú)權扣壓和銷(xiāo)毀必須歸檔的文件材料。
2、歸檔時(shí)間。文書(shū)檔案一般在每年年底全部收集完整，次年三月底前完成全部整理、立卷歸檔工作。會(huì )計檔案一般在會(huì )計年度終了一年后移交給財務(wù)管理站保管。工程技術(shù)檔案一般在工程項目竣工驗收后，由水利科負責收集、整理后移交檔案室，集中管理。各科室聲像檔案要注意隨時(shí)歸檔備份，每年12月提供局檔案室存檔。
3、立卷歸檔的要求。歸檔的文件材料要保持它們之間的歷史聯(lián)系，區分保存價(jià)值，分類(lèi)整理立卷，案卷標題簡(jiǎn)明扼要，目錄頁(yè)號編制準確，便于保管和利用。凡局機關(guān)形成的各類(lèi)文件材料，歸檔應為原件，且要求做到完整、準確、系統，存檔時(shí)由檔案管理人員審查核定。
4、各業(yè)務(wù)科室向局檔案室移交的文檔要有清單，歸檔時(shí)，必須履行交接手續，交接雙方及監交負責人應分別在清單上簽字，以備查考。
客戶(hù)檔案管理制度 篇13
一、司法所檔案管理工作由指定人員負責，包括接收、收集、整理、保管。
二、各類(lèi)檔案的組卷要準確。卷內目錄、案卷封面填寫(xiě)完整準確、字跡清晰美觀(guān)，裝訂案卷規范、統一、牢固。
三、檔案整理。按規定制定統一的.檔案分類(lèi)編號方案。案卷的排列、編號符合規定要求。
四、文件的整理。鑒別沒(méi)有存檔利用價(jià)值的公文，可報主管領(lǐng)導批準，可定期清退和銷(xiāo)毀。對縣（區、市）司法局的文件、簡(jiǎn)報等資料，要做好歸檔工作，無(wú)須存檔要統一銷(xiāo)毀。
五、檔案箱、資料柜和檔案資料放置的設備要整齊，做到不同規格分類(lèi)排列。
六、庫房管理。庫房保持清潔衛生，落實(shí)防盜、防火、防光、防高溫、防潮、防塵、防鼠等安全措施。
七、檔案管理人員要有良好的司法檔案人員職業(yè)道德規范、嚴格遵守崗位紀律，嚴格執行檔案保密制度，嚴守國家機密。
客戶(hù)檔案管理制度 篇14
一、檔案科所有工作人員都有保護檔案義務(wù)，檔案屬于涉及托管人員隱私，未經(jīng)許可不得外借、外傳。
二、各類(lèi)檔案的借（查）閱，必須填寫(xiě)《檔案借（查）閱申請單》
三、個(gè)人檔案一律須托管人員本人、或委托書(shū)指定的委托人，經(jīng)過(guò)相關(guān)審批流程后方可借閱。
四、外單位來(lái)人借（查）本托管人檔案，需持單位《檔案借（查）閱申請單》并經(jīng)科長(cháng)簽字批準，方可查閱。
五、閱檔必須在檔案室，不得攜帶外出，以確保檔案的安全性。借出檔案材料的時(shí)間不得超過(guò)一周，必要時(shí)可以續借。過(guò)期由檔案管理員催還。需要長(cháng)期借出的，須經(jīng)分管領(lǐng)導批準。
六、外借的檔案借閱者必須妥善保管，借閱的檔案只限本人使用，未經(jīng)許可不得擅自轉借、拆開(kāi)、調換、污損文件或在文件上圈點(diǎn)、劃字等，要保持檔案的`整潔、完整。
七、外借檔案一旦發(fā)生遺失、損壞、銷(xiāo)毀等，應立即知會(huì )辦公室進(jìn)行處置。
八、檔案室對外借逾期未歸還的檔案，要及時(shí)做好催還工作。
九、借出和歸還檔案時(shí)，應做好清點(diǎn)手續，由檔案管理員與借閱者當面核對清楚。
客戶(hù)檔案管理制度 篇15
一、文書(shū)檔案歸檔制度
1、各部門(mén)在各項活動(dòng)中構成的具有價(jià)值的文件、材料均屬歸檔范圍，交行政部統一管理。
2、各部門(mén)構成的文件、材料由兼職檔案員(各部門(mén)內勤)收集、審定、整理、立卷。
3、歸檔的文件材料應齊全、完整、準確可靠(文件的正文與附件、印件與底稿、請示與批復)無(wú)缺頁(yè)、破損現象。
4、下發(fā)文件不僅僅要在硬盤(pán)、軟盤(pán)中保存留檔，還應留有書(shū)面材料存檔。
5、凡歸檔的文件務(wù)必留原件存檔，書(shū)寫(xiě)整齊，用毛筆、藍黑色鋼筆、碳素筆抄寫(xiě)，如有不貼合要求的檔案員有權退回原部門(mén)重新書(shū)寫(xiě)。
6、重要文件如部門(mén)需用可進(jìn)行復印，但原件務(wù)必歸檔。
7、機關(guān)工作人員外出學(xué)習、考察、參加會(huì )議帶回的文件、一律交辦公室統一登記、立卷、歸檔管理。
二、專(zhuān)職檔案工作人員崗位職責制
1、認真學(xué)習專(zhuān)業(yè)知識，貫徹執行<檔案法>、<檔案法實(shí)施辦法>，熱愛(ài)本職工作，忠于職守，維護黨和國家利益，工作盡職盡責，自覺(jué)遵守檔案工作各項規章制度。
2、負責公司各種檔案資料的收集、分類(lèi)、整理、編目、排列、上架、保管、借閱、鑒定、銷(xiāo)毀、移交等工作。檔案質(zhì)量和工作質(zhì)量貼合“規范”要求。
3、負責公司有關(guān)部門(mén)檔案工作監督指導、業(yè)務(wù)培訓工作。
4、負責檔案庫房各項制度的落實(shí)。
5、用心帶給檔案的利用，充分發(fā)揮檔案利用效果，認真總結經(jīng)驗，為領(lǐng)導決策和機關(guān)各項工作帶給優(yōu)質(zhì)服務(wù)。
三、兼職檔案工作人員崗位職責制
1、各部門(mén)配備一名兼職檔案員，負責本部門(mén)文件、材料的收集、整理、歸檔立卷工作。
2、兼職檔案人員要熱愛(ài)檔案工作，熟悉業(yè)務(wù)，工作認真負責，把好案卷質(zhì)量關(guān)，按時(shí)完成兼管檔案的任務(wù)。
3、兼職檔案員應于次年2月底前，將整理好的'檔案向檔案室移交。
4、嚴格執行各項檔案管理制度。
5、理解本公司專(zhuān)職檔案員的監督指導。努力學(xué)習檔案業(yè)務(wù)知識，不斷提高業(yè)務(wù)水平。
四、部門(mén)立卷制度
1、凡本部門(mén)在各項活動(dòng)中構成的文件、具有保存價(jià)值的資料均屬本部門(mén)立卷歸檔范圍。
2、各部門(mén)兼職檔案員，負責對本部門(mén)的文件資料進(jìn)行收集、審定、整理、立卷。
3、兼職檔案員要嚴格遵守相關(guān)的規章制度及各項檔案管理制度，按綜合檔案室提出的各項要求立卷，保證立卷質(zhì)量。
五、檔案保管制度
1、各門(mén)類(lèi)檔案由綜合檔案室集中統一管理，配備檔案員負責檔案的保管工作。
2、按照檔案管理有關(guān)規定，對各類(lèi)檔案應做到存放合理，排列有序，查找方便。
3、檔案員對室藏檔案材料要經(jīng)常進(jìn)行檢查，對已到借閱期限尚未歸還的檔案材料，要及時(shí)跟蹤追還，防止丟失。
4、庫房要持續清潔衛生，溫度要經(jīng)常持續在14—24℃，相對濕度要持續在45—60%，防止危害檔案的現象發(fā)生。
5、檔案庫房?jì)茸龅健鞍朔馈奔捶辣I、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲(chóng)，定期檢查。
6、庫房?jì)葒澜鼰�，嚴禁存放易燃、易爆危險品，停電時(shí)，一律用手電照明，不得使用易燃器具。
7、與檔案庫房無(wú)關(guān)人員一律不得進(jìn)入，隨時(shí)關(guān)好庫房門(mén)窗，確保安全。
六、檔案保密規則
1、檔案工作人員要提高警惕性，遵守保密紀律，堅持原則，認真執行各項制度。
2、凡到綜合檔案室查閱檔案者，都要認真遵守安全保密制度，嚴格履行檔案查閱手續，檔案原則上不準帶出檔案室，確需帶出時(shí)須經(jīng)主管領(lǐng)導批準并在指定時(shí)光內歸還檔案室。
3、查閱檔案時(shí)，不得翻閱與查閱資料無(wú)關(guān)的文件材料、無(wú)關(guān)人員不準進(jìn)入檔案室。
4、本公司工作人員不準將文件、材料帶進(jìn)公共場(chǎng)所和其他場(chǎng)所，不準帶回家中，要及時(shí)交給檔案管理部門(mén)。
5、對于違反保密規定，泄露國家公司機密或造成必須后果者要依據<保密法>的規定，嚴肅處理并追究其職責。
七、檔案借閱制度
1、借閱檔案要嚴格遵守檔案管理制度，凡借閱者，應自覺(jué)履行借閱手續。
2、凡借閱檔案，需經(jīng)主管領(lǐng)導批準。外單位人員借閱檔案，應持單位介紹信，經(jīng)主管領(lǐng)導同意后，方可辦理借閱手續，并在借閱期限內按時(shí)歸還。
3、借閱人員對檔案材料妥善保管，注意保密，不得以任何理由轉借他人。
4、借閱人員未經(jīng)領(lǐng)導批準，不得復印、抄寫(xiě)檔案資料。
5、檔案管理人員對歸還的借閱材料要認真進(jìn)行檢查，確認檔案材料完好無(wú)損時(shí)，方可辦理歸檔手續。對摘抄、復制的檔案材料，經(jīng)認真核對，正確無(wú)誤時(shí)，方能簽字蓋章。
6、一旦發(fā)現檔案材料在借閱過(guò)程中被拆、涂抹或缺失等毀損現象，要及時(shí)向主管領(lǐng)導匯報，并追究有關(guān)人員的職責。
八、其他
解釋權歸公司行政人事部。
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