集團公司檔案管理制度（通用14篇）

　　在現在社會(huì )，很多地方都會(huì )使用到制度，制度是要求成員共同遵守的規章或準則。那么什么樣的制度才是有效的呢？下面是小編整理的集團公司檔案管理制度，歡迎閱讀與收藏。

　　集團公司檔案管理制度 1

　　一、檔案的建立。

　　1.1檔案的建立按下列流程建立：收集--整理--分類(lèi)--編號--登記--輸入電腦--入柜--利用--檢查

　　1.2明確建檔內容，實(shí)行系統收集、集中管理。

　　1.2.1房屋檔案：包括本物業(yè)的設計、施工文件、資料、圖紙、工程竣工驗收資料等;

　　1.2.2設備設施檔案：包括各種設施設備的線(xiàn)路圖紙、使用說(shuō)明書(shū)、購入使用時(shí)間、使用許可證、年檢合格證、維修保養合同及維修保養記錄等;

　　1.2.3業(yè)主檔案：包括業(yè)主入住時(shí)所填寫(xiě)的"業(yè)主概況表"、"業(yè)主公約"、"入住契約"、"前期服務(wù)協(xié)議"、"接房登記表"等。

　　1.2.4文秘檔案：包括業(yè)主公約、商家公約、業(yè)委會(huì )決議、物管政策法規、市區房管局的文件以及對本物業(yè)進(jìn)行管理的各項規章制度等;

　　1.2.5員工檔案：包括員工供職申請表、簡(jiǎn)歷、身份證復印件、上崗證、學(xué)歷證復印件、職稱(chēng)證復印件、工作變動(dòng)記錄、獎懲記錄等;

　　1.2.6財務(wù)檔案：包括各種帳簿、會(huì )計記帳憑證、財務(wù)報表、納稅報表、維修基金使用的預算、計劃、業(yè)委會(huì )批準使用的文件等。

　　1.3建檔要求：制度化、標準化、電腦化。

　　二、檔案管理

　　2.1為避免檔案的.損壞、遺失，使重要檔案能永久保存，而又方便經(jīng)常使用，對使用頻率較高的檔案實(shí)辦公室對原始檔案進(jìn)行嚴密管理，并保存復印件。

　　2.2檔案管理要求：

　　2.2.1進(jìn)行標準化的檔案管理。

　　2.2.2采用多種形式的信息儲存方式，如電腦磁盤(pán)、膠卷、照片、圖表等，并采用適當的保存方法。

　　2.2.3加強保密意識培養，確保檔案在使用過(guò)程中的安全、不丟失、不泄密。

　　2.2.4實(shí)行檔案管理手段的現代化，運用計算機檢索手段，開(kāi)發(fā)多媒體信息查詢(xún)系統。

　　2.2.5堅持檔案資料收集的系統化。

　　2.2.6作到檔案分類(lèi)科學(xué)化。檔案按內容分類(lèi)，逐一編號，登記造冊，編輯目錄，按工作部門(mén)分柜保存。

　　2.2.7實(shí)行檔案管理工作檢查經(jīng)�；�。每季度對檔案文件的形成、積累、整理、歸類(lèi)要進(jìn)行一次全面的檢查。

　　集團公司檔案管理制度 2

　　一、總則

　　1、為加強本公司檔案工作，充分發(fā)揮檔案作用，全面提高檔案管理水平，有效地保護及利用檔案，為公司發(fā)展服務(wù)，特制定本制度。

　　2、公司檔案，是指公司從事經(jīng)營(yíng)、管理以及其他各項活動(dòng)直接形成的對公司有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。公司檔案分為受控檔案和非受控檔案。

　　3、公文承辦部門(mén)或承辦人員應保證經(jīng)辦文件的系統完整（公文上的各種附件一律不準抽存）。結案后及時(shí)歸檔。工作變動(dòng)或因故離職時(shí)應將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷(xiāo)毀。

　　二、文件材料的收集管理

　　1、公司指定專(zhuān)人負責文件材料的管理。

　　2、文件材料的收集由各部門(mén)或經(jīng)辦人員負責整理，交總經(jīng)理審閱后歸檔。

　　3、一項工作由幾個(gè)部門(mén)參與辦理的，在工作中形成的文件材料，由主辦部門(mén)或人員收集，交行政部備案。會(huì )議文件由行政部收集。

　　三、歸檔范圍

　　1、重要的會(huì )議材料，包括會(huì )議的通知、報告、決議、總結、典型發(fā)言、會(huì )議記錄等。

　　2、本公司對外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來(lái)往的文書(shū)。

　　3、本公司的各種工作計劃、總結、報告、請示、批復、會(huì )議記錄、統計報表及簡(jiǎn)報。

　　4、本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書(shū)等文件材料。

　　5、本公司職工勞動(dòng)、工資、福利方面的文件材料。

　　6、本公司的大事記及反映本公司重要活動(dòng)的剪報、照片、錄音、錄像等。

　　四、歸檔要求

　　1、檔案質(zhì)量總的要求是：遵循文件的形成規律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機聯(lián)系，區別不同的價(jià)值，便于保管和利用。

　　2、歸檔的文件材料種數、份數以及每份文件的頁(yè)數均應齊全完整。

　　3、在歸檔的文件材料中，應將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉發(fā)文件與原件，分別立在一起，不得分開(kāi)，文電應合一歸檔。

　　4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷；跨年度的`總結放在針對的最后一年立卷；跨年度的會(huì )議文件放在會(huì )議開(kāi)幕年。

　　5、檔案文件材料應區別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件材料應依序排列在一起，即批復在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成規律或特點(diǎn)，應保持文件之間的密切聯(lián)系并進(jìn)行系統的排列。

　　6、案卷封面，應逐項按規定用鋼筆書(shū)寫(xiě)，字跡要工整、清晰。

　　五、檔案管理人員職責

　　1、按照有關(guān)規定做好文件材料的收集、整理、分類(lèi)、歸檔等工作。

　　2、按照歸檔范圍、要求，將文件材料按時(shí)歸檔。

　　3、工作人員應當遵紀守法、忠于職守，努力維護公司檔案的完整與安全。

　　六、檔案的利用

　　1、公司檔案只有公司內部人員可以借閱，借閱者都要填寫(xiě)《借閱單》，報主管人員批準后，方可借閱，其中非受控文檔的借閱要由部門(mén)經(jīng)理簽字批準，受控文檔的借閱要由總經(jīng)理簽字批準。

　　2、檔案借閱的最長(cháng)期限為兩周；對借出檔案，檔案管理人員要定期催還，發(fā)現損壞、丟失或逾期未還，應寫(xiě)出書(shū)面報告，報總經(jīng)理處理。

　　3、必須嚴格保密，不準泄露檔案材料內容，如發(fā)現遺失必須及時(shí)匯報，追求責任。

　　4、不準拆卷及任意抽、換卷內文件或剪貼涂改其字句等；不得任意摘抄或復制案卷內容，如確有需要，必須經(jīng)領(lǐng)導批準才能摘抄或復制。

　　5、必須愛(ài)護檔案，保持整潔，不準在檔案材料中寫(xiě)字、劃線(xiàn)或作記號等。

　　6、不準轉借，必須專(zhuān)人專(zhuān)用。

　　7、用畢按時(shí)歸還，如需延長(cháng)借閱時(shí)間，必須通知檔案管理人員另行辦理續借手續。

　　七、本制度即日起開(kāi)始執行。

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　　一、目的

　　更的的員工人事檔案妥善管理，的保守機密；人事檔案的完整，防止材料損壞，便于高效、有序的檔案資料，特制定本檔案管理辦法。

　　二、檔案管理內容

　　1、員工入職檔案：個(gè)人簡(jiǎn)歷

　　員工入職登記表、應聘人員登記表、面試記錄及待遇核定審批、筆試試題、身份證復印件、學(xué)歷學(xué)位證復印件、離職證明、合同及協(xié)議。

　　2、員工培訓檔案：培訓通知、培訓總結報告或者考評結果、培訓審批表、員工外派培訓合同、外出培訓反饋表（證書(shū)原件）、員工培訓統計表。

　　3、績(jì)效管理檔案：將員工績(jì)效考核資料按月歸類(lèi)整理。

　　4、員工離職檔案：?jiǎn)T工離崗包括員工與公司解除（終止）勞動(dòng)關(guān)系，死亡等情形。

　　三、檔案規定

　　1、基礎管理

　　1．1原則：分類(lèi)標準、歸檔、排列有序、層次清楚、整理規范。

　　1．2員工入職前，人力資源部對人事檔案的性、性核查，如有虛假，可不予錄用和解聘。

　　1．3對人事檔案按入職分類(lèi)歸檔，按在職人員、離職人員整理，并登記于《入職員工人事檔案登記》（見(jiàn)附件一）《離職員工人事檔案登記》（見(jiàn)附件二），并在檔案前頁(yè)填寫(xiě)人事資料的名稱(chēng)及對檔案編號，人事檔案原則上是永久保存。

　　1．4當在職員工的資料有變動(dòng)時(shí)（如學(xué)歷變動(dòng)、身份證號碼變動(dòng)、個(gè)人技術(shù)職稱(chēng)變動(dòng)、婚姻情況變動(dòng)等），應將資料復印件交人力資源部歸檔，原件當場(chǎng)查驗。

　　1．5調動(dòng)和錄用入公司的員工，應在辦理手續前調閱檔案。在其報到新崗位前，對調入或新的檔案都應登記。

　　1．6對員工考察、考核、培訓、獎懲的材料要收集、整理檔案的完整性，歸檔的材料鑒別，材料的、文字清楚、手續齊備。材料須經(jīng)審批蓋章和本人簽字的'，應在蓋章、簽字后歸檔。

　　1．7員工離職檔案每月清查，存檔，檔案保存原則上三年后方可銷(xiāo)毀（高管及核心人員保留該員工離崗8年止）。

　　1．8人力資源部檔案員要注意檔案管理環(huán)境的清潔、整潔。

　　1．9檔案應分類(lèi)編號存放，員工編號，防止重名重姓員工檔案交叉，制電子目錄，以便查閱。

　　2、檔案的查、借閱

　　2．1檔案分為保密與非保密，保密檔案禁止查閱，只能在檔案室閱覽，外借；非保密級檔案因工作需要查、借閱，須填寫(xiě)《查、借閱人事檔案單》（附件三），行政人力資源部經(jīng)理批準后方可查、借閱。

　　2．2任何垮查、借閱人事檔案，下級員工查、借閱員工的人事檔案。

　　2．3公司級、行政人力資源部可直接查、借閱員工人事檔案。

　　2．4所有批準后借閱的人事檔案需在三天內歸還人力資源部（除特殊情況可延長(cháng)），對借閱后到期未歸還者、歸還損壞、私自復印檔案者、遺失者依照公司檔案管理的規定。

　　2．5人力資源部查、借閱登記，并在《人事檔案借閱登記本》簽字登記（附件三）。

　　3、查、借閱檔案注意

　　3．1涂改、圈劃、抽取、撤換、損壞檔案材料。

　　3．2擅自復印、拍攝檔案內容，如有工作需要從檔案中取證須經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理同意。

　　3．3查、借閱者擅自泄露檔案內容，違反者視情節嚴重，予以懲處。

　　4、檔案的銷(xiāo)毀

　　4．1公司任何個(gè)人和非經(jīng)同意銷(xiāo)毀員工檔案資料。

　　4．2某些檔案到了銷(xiāo)毀期時(shí)，由人力資源部填寫(xiě)《公司員工人事檔案銷(xiāo)毀審批登記》（附表五），經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理批準后銷(xiāo)毀。

　　4．3經(jīng)批準銷(xiāo)毀的人事檔案，人力資源部須核對，將批準的《公司員工人事檔案銷(xiāo)毀登記》和將要銷(xiāo)毀的人事檔案登記并歸檔，登記表永久保存。

　　四、制定、修訂、廢除與實(shí)施

　　本管理辦法經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理批準后，由人力資源部實(shí)施，修訂和廢止亦同。

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　　第一條為加強檔案信息管理，充分發(fā)揮檔案信息的作用，有效保存和應用檔案信息，制定本制度。

　　第二條本制度所稱(chēng)檔案信息是指工程建設活動(dòng)中形成的各種技術(shù)的、商務(wù)的、綜合的具有保存價(jià)值的文件、批件、標書(shū)、紀要、圖紙、照片圖片、測繪數據、視頻、簽證、信函、通知、報表等，包括紙質(zhì)資料、電子版資料和多媒體資料等。

　　第三條公司規劃建設管理部負責工程類(lèi)檔案信息的'收集、整理、報送、存檔、應用及管理工作。

　　第四條調度員、測繪員、施工管理員、監理工程師、招標單位、設計單位、施工單位和公司運行管理部門(mén)是檔案信息資料的來(lái)源，負責相關(guān)資料的繪制、記錄、編輯、修改、整理、裝訂、審核與報送工作。

　　第五條各種檔案信息資料應按要求分類(lèi)編碼保存，要注意防盜、防火、防潮、防塵、防失密，保持適當的通風(fēng)。具體要求參照公司綜合檔案管理辦法。

　　第六條工程竣工圖紙及相關(guān)資料應在歸檔的同時(shí)向生產(chǎn)運行相關(guān)部門(mén)及時(shí)提供。

　　第七條舊管網(wǎng)改造時(shí)，由規劃建設管理部進(jìn)行現場(chǎng)測繪，及時(shí)繪制改造后的圖紙并向相關(guān)部門(mén)提供。涉及調度地理信息系統數據更新的，應同步更新。

　　第八條檔案資料的借閱執行綜合檔案相關(guān)條款。

　　第九條檔案信息需要同時(shí)向綜合管理部歸檔的，應按要求歸檔。

　　第十條保存三年以上的工程類(lèi)檔案資料應移交綜合管理部檔案室統一保存，需要留存備用的可留復印件。

　　第十一條未盡事宜執行綜合管理部檔案管理辦法。

　　第十二條本制度從20xx年一月一日起執行。

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　　一、目的

　　為了對人事檔案進(jìn)行妥善保管，能有效地保守機密。維護人事檔案材料完整，防止材料損壞，規范人事檔案的管理，特制定本制度。

　　二、范圍

　　本制度適用于對公司人事檔案的執行管理。

　　三、職責

　　3.1 人力資源部人事管理課負責人事檔案的建立、歸檔、保存、定期檢查核對、轉遞、保密、統計等工作。

　　3.2 人事檔案管理：集團公司人事管理課（寧波地區）負責本地區所有分公司、直屬部門(mén)的人事檔案管理工作。外地分公司的員工人事檔案管理由當地人事管理部門(mén)負責管理工作。

　　3.3 集團公司人力資源部為本制度的歸口部門(mén)，負責指導監督各部門(mén)、分公司的人事檔案管理工作、負責本制度的編制及落實(shí)執行工作。

　　3.4 集團公司企業(yè)委員會(huì )負責本制度的審議及授權主管人簽核，總裁負責本制度的批準執行。

　　四、人事檔案管理的內容

　　4.1 員工人事檔案歸檔及管理：新員工入職時(shí)將《員工應聘申請表》及相關(guān)證件（畢業(yè)證書(shū)、身份證、各類(lèi)技術(shù)認證證書(shū)）復印件提交人事管理課，人事管理課根據《員工應聘申請表》建立員工人事檔案（內容包括：該員工的應聘、錄用、勞動(dòng)合同、考核、薪資、福利、獎懲、培訓等相關(guān)資料）并及時(shí)歸檔。歸檔的流程為首先對新的員工人事檔案材料進(jìn)行鑒別，其次按新員工的所在部門(mén)以及職務(wù)、性別等進(jìn)行分類(lèi)并確定其歸檔的具體位置并且在目錄上補登新員工人事檔案材料的`名稱(chēng)及有關(guān)內容，最后將新員工的人事檔案材料歸檔。

　　4.1.1確立兩級檔案管理制度：一級員工人事檔案為員工入司隨轉的人事檔案材料。二級檔案為員工入司以后的任職情況、培訓情況、工資調整情況、學(xué)歷及職稱(chēng)變化情況、歷年考核情況及員工基本情況復印件備查材料等。

　　4.1.2員工人事檔案自員工到崗之日建立，每人一份，按部門(mén)、職務(wù)歸類(lèi)。員工終止/解除勞動(dòng)關(guān)系時(shí)，應將該員工人事檔案的材料歸入公司離職員工人事檔案類(lèi)。

　　4.1.3員工合法終止/解除勞動(dòng)合同時(shí)，由各相關(guān)部門(mén)負責人在《員工離職通知單》上簽字，確認無(wú)遺留問(wèn)題；員工相關(guān)檔案調入單位時(shí)，人力資源部核對檔案材料，密封該員工人事檔案，連同開(kāi)具的《檔案材料轉移單》及其它有關(guān)材料，轉至調入單位并歸檔。相關(guān)手續《員工入職試工轉正辭退作業(yè)管理制度》。

　　4.2 檢查核對：人力資源部人事管理課檔案管理員要定期（每月25日）對員工的人事檔案進(jìn)行檢查核對并在《員工人事檔案統計表》上簽字，確保員工的人事檔案的完整、安全。但是下列情況下，也要進(jìn)行檢查核對：突發(fā)事件后，如被盜、遺失、或水災火災之后；對有些檔案發(fā)生疑問(wèn)之后，如不能確定某份材料是否丟失；發(fā)現某些損失之后，如發(fā)現材料變酶、發(fā)現蟲(chóng)蛀等；檢查完畢后必須在《員工人事檔案統計表》上確認簽字。

　　4.3 轉遞（員工異動(dòng)）：檔案轉遞過(guò)程如下，人事管理課檔案管理員取出要轉走的員工人事檔案并在檔案帳冊上注銷(xiāo)該員工的人事檔案并填寫(xiě)《轉遞人事檔案通知單》，按發(fā)文要求包裝、密封。在轉遞過(guò)程中應遵循保密原則并且要求收檔單位在回執上簽字蓋章。

　　4.4 保密制度：由人事管理課檔案管理員負責人事檔案管理。不得將人事檔案材料帶到公共場(chǎng)合。公司人事管理課對接受員工原單位轉遞而來(lái)的認識檔案材料內容，一概不得加以刪除或銷(xiāo)毀，并且必須嚴格保密，不得擅自向外擴散。

　　4.5 統計：人事管理課每月25日須對員工人事檔案的數量、人事檔案材料收集補充情況、檔案整理情況、檔案保管情況、利用情況進(jìn)行統計并填寫(xiě)《員工人事檔案統計表》。

　　4.5.1人事檔案統計分類(lèi)：履歷及相關(guān)證件材料、鑒定及考核材料、評聘及獎懲材料、其他可供公司參考資料。

　　4.5.2 人事檔案統計信息要及時(shí)更新，人力資源部根據人員流動(dòng)情況每月25日必須將相關(guān)人事檔案的統計情況更新并填寫(xiě)《員工人事檔案統計表》，提報人力資源部總監審核。

　　五、員工人事檔案管理，應嚴格執行國家和公司有關(guān)規定。

　　查閱員工人事檔案應經(jīng)人力資源部總監（或總裁）批準，并辦理登記手續。檔案管理人員和查閱者不得私自增刪、涂改、泄露檔案材料內容。

　　六、相關(guān)支持文件及記錄

　　員工應聘申請表

　　轉遞人事檔案通知單

　　員工離職通知單

　　員工人事檔案統計表

　　公司員工人事檔案管理制度

　　第一條、為確保人事檔案的機密性，完整性和準確性，為人事決策提供信息和依據，特制定本制度。

　　第二條、本制度適用于公司所有員工的人事檔案管理。

　　第三條、員工人事檔案由人力資源部負責管理。

　　第四條、新員工第一次建檔后，日后所有有關(guān)個(gè)人人事資料都隨時(shí)歸檔，包括員工在職期間試用、考核、職位調動(dòng)、工資晉升、培訓記錄、行政處分、獎勵等，以保證檔案的完整性、保密性及可查性。

　　第五條、新員工報到后按《個(gè)人資料檔案目錄》順序進(jìn)行建檔，目錄如下：

　　1、招聘登記表

　　2、聘用通知書(shū)

　　3、學(xué)歷證、職稱(chēng)證、計算機等相關(guān)資格證的復印件。

　　4、身份證復印件

　　5、照片

　　6、員工轉正申請表

　　7、聘用合同

　　8、獎懲材料

　　9、任免、升降、調薪等材料

　　10、其它材料

　　第六條、檔案管理應由專(zhuān)人負責并建員工檔案薄冊，記載檔案的接收、 存入、提供、使用和變動(dòng)情況。

　　第七條、要做到分類(lèi)準確、編號規范、排列有序、定期核對。

　　第八條、所有人事檔案都屬秘密文件，應妥善保管，不得隨意泄密。

　　第九條、人事檔案不允許無(wú)關(guān)人員查詢(xún)。部門(mén)負責人有權查閱本部門(mén)員工的檔案�？偨�(jīng)理有權查閱任一員工的檔案，除總經(jīng)理外任何人不得查閱員工的工資檔案。

　　第十條、任何人不得借閱自己本人檔案。

　　第十一條、檔案管理人員及檔案查閱人員應嚴格保證檔案的完整性，不得涂改、拆散、抽出、圈劃、污損、帶出、丟失。

　　第十二條、收回檔案時(shí)，檔案管理人員必須認真檢查核對，否則追究當事人的責任。

　　第十三條、離職人員檔案保存期為一年。

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　　第一章 總則

　　第一條 為加強集團公司檔案管理工作，確保檔案的完整性、準確性、系統性和安全性，提高檔案利用效率，根據國家有關(guān)檔案法律、法規及行業(yè)標準，結合集團公司實(shí)際情況，特制定本制度。

　　第二條 本制度適用于集團公司總部及其所有下屬子公司的檔案管理工作，包括但不限于文書(shū)檔案、人事檔案、財務(wù)檔案、項目檔案、技術(shù)檔案、聲像檔案等各類(lèi)檔案的收集、整理、保管、利用和銷(xiāo)毀等全生命周期管理。

　　第三條 集團公司檔案管理遵循“統一領(lǐng)導、分級管理、集中保管、方便利用”的原則，實(shí)行檔案信息化管理，逐步實(shí)現檔案資源的數字化、網(wǎng)絡(luò )化和智能化管理。

　　第二章 組織機構與職責

　　第四條 成立集團公司檔案管理中心（以下簡(jiǎn)稱(chēng)“管理中心”），作為集團公司檔案管理的職能部門(mén)，負責全集團檔案管理的規劃、指導、監督和考核工作。

　　第五條 各子公司應設立或指定檔案管理部門(mén)（崗位），在管理中心指導下，負責本單位檔案的日常管理工作，確保檔案工作的有效實(shí)施。

　　第六條 管理中心及各單位檔案管理部門(mén)的主要職責包括：

　　1. 制定并執行檔案管理規章制度；

　　2. 組織檔案的收集、整理、鑒定、保管、利用和銷(xiāo)毀工作；

　　3. 推進(jìn)檔案信息化建設，實(shí)施檔案數字化管理；

　　4. 開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)知識培訓，提升檔案管理人員專(zhuān)業(yè)能力；

　　5. 定期進(jìn)行檔案安全檢查，防范檔案丟失、損毀等風(fēng)險。

　　第三章 檔案收集與整理

　　第七條 檔案的收集應遵循“應收盡收、及時(shí)歸檔”的原則，確保檔案資料的全面性和時(shí)效性。

　　第八條 各類(lèi)檔案應按規定的格式、內容和要求進(jìn)行整理，確保檔案分類(lèi)清晰、排列有序、便于檢索。

　　第九條 檔案整理工作包括分類(lèi)、編號、裝訂、編目等環(huán)節，應嚴格按照《歸檔文件整理規則》等國家及行業(yè)標準執行。

　　第四章 檔案保管

　　第十條 集團公司應建立符合檔案安全保護要求的專(zhuān)用庫房，配備必要的防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防塵、防鼠等設施設備。

　　第十一條 檔案保管應實(shí)行專(zhuān)人負責，定期檢查檔案保管狀況，記錄溫濕度等環(huán)境參數，確保檔案安全無(wú)損。

　　第十二條 借閱檔案需履行審批手續，明確借閱期限和用途，借閱期間不得轉借、涂改、拆散或損毀檔案。

　　第五章 檔案利用

　　第十三條 檔案利用應遵循“合法合規、高效便捷”的'原則，支持集團公司運營(yíng)決策、業(yè)務(wù)發(fā)展、科研創(chuàng )新等各項工作。

　　第十四條 建立健全檔案檢索體系，提供多種檢索途徑，如目錄檢索、全文檢索等，提高檔案利用效率。

　　第十五條 鼓勵檔案資源的數字化共享，通過(guò)內部網(wǎng)絡(luò )平臺提供檔案遠程查閱服務(wù)，但需嚴格遵守信息安全和保密規定。

　　第六章 檔案鑒定與銷(xiāo)毀

　　第十六條 定期對超過(guò)保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，由檔案管理部門(mén)組織相關(guān)部門(mén)和專(zhuān)家共同評審，確定存毀意見(jiàn)。

　　第十七條 經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案，應編制銷(xiāo)毀清冊，經(jīng)審批后實(shí)施銷(xiāo)毀，銷(xiāo)毀過(guò)程應有兩人以上監督，確保徹底銷(xiāo)毀并留有記錄。

　　第七章 檔案信息化與安全管理

　　第十八條 推進(jìn)檔案信息化建設，實(shí)施檔案數字化工程，建立檔案數據庫，實(shí)現檔案信息的快速檢索和遠程訪(fǎng)問(wèn)。

　　第十九條 加強檔案信息安全防護，采取數據加密、訪(fǎng)問(wèn)控制、備份恢復等技術(shù)措施，確保檔案信息安全。

　　第八章 監督與考核

　　第二十條 管理中心定期對各單位檔案管理工作進(jìn)行檢查評估，對檔案管理成績(jì)突出的單位和個(gè)人給予表彰獎勵，對違反檔案管理規定的行為進(jìn)行通報批評并責令整改。

　　第九章 附則

　　第二十一條 本制度由集團公司檔案管理中心負責解釋和修訂。

　　第二十二條 本制度自發(fā)布之日起施行，原有相關(guān)規定與本制度不符的，以本制度為準。

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　　一、總則

　　1. 目的

　　為加強集團公司檔案管理，有效地保護和利用檔案，提高檔案管理水平，特制定本制度。

　　2. 適用范圍

　　本制度適用于集團公司及所屬各子公司、分公司的檔案管理工作。

　　3. 管理原則

　　檔案管理工作遵循統一領(lǐng)導、分級管理、集中保管、便于利用的原則。

　　二、檔案管理機構及職責

　　1. 集團公司設立檔案管理中心，負責集團公司檔案的統一管理工作。

　　2. 檔案管理中心的職責：

　　貫徹執行國家有關(guān)檔案工作的法律法規和方針政策，制定集團公司檔案管理制度和工作規范。

　　負責集團公司檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和利用等工作。

　　指導、監督所屬各子公司、分公司的檔案管理工作。

　　組織開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)培訓和學(xué)術(shù)交流活動(dòng)。

　　3. 各子公司、分公司設立檔案管理部門(mén)或配備專(zhuān)（兼）職檔案管理人員，負責本單位檔案的管理工作。

　　4. 各子公司、分公司檔案管理部門(mén)或檔案管理人員的職責：

　　貫徹執行集團公司檔案管理制度和工作規范，制定本單位檔案管理制度和工作流程。

　　負責本單位檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和利用等工作。

　　定期向集團公司檔案管理中心移交檔案。

　　三、檔案的收集與整理

　　1. 檔案的收集范圍

　　集團公司及所屬各子公司、分公司在生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理等活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。

　　上級機關(guān)發(fā)來(lái)的與本集團公司有關(guān)的`文件材料。

　　所屬各子公司、分公司報送的重要文件材料。

　　2. 檔案的收集要求

　　檔案收集應做到齊全完整、真實(shí)準確、及時(shí)有效。

　　各部門(mén)和個(gè)人應按照規定的時(shí)間和要求，將形成的檔案材料移交檔案管理部門(mén)。

　　3. 檔案的整理要求

　　檔案整理應遵循文件材料的形成規律和特點(diǎn)，保持文件材料之間的有機聯(lián)系，便于保管和利用。

　　檔案整理應按照國家有關(guān)標準和規范進(jìn)行，做到分類(lèi)科學(xué)、組卷合理、裝訂整齊。

　　四、檔案的保管

　　1. 檔案的保管條件

　　檔案庫房應符合防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防光、防塵等要求，配備必要的設施設備。

　　檔案庫房應保持適宜的溫度和濕度，溫度控制在 14℃-24℃之間，相對濕度控制在 45%-60%之間。

　　2. 檔案的保管期限

　　檔案的保管期限分為永久、定期兩種。定期保管期限分為 30 年、10 年。

　　檔案保管期限的劃分應根據國家有關(guān)規定和檔案的價(jià)值確定。

　　3. 檔案的保管措施

　　檔案管理部門(mén)應建立健全檔案保管制度，加強對檔案庫房的管理，定期檢查檔案的保管狀況，發(fā)現問(wèn)題及時(shí)處理。

　　對重要檔案應采取備份、異地保管等措施，確保檔案的安全。

　　五、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀

　　1. 檔案的鑒定

　　檔案管理部門(mén)應定期對保管期滿(mǎn)的檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀。

　　檔案鑒定應成立鑒定小組，由檔案管理部門(mén)、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)和專(zhuān)業(yè)人員組成。鑒定小組應按照國家有關(guān)規定和檔案的價(jià)值，對檔案進(jìn)行逐件鑒定，提出鑒定意見(jiàn)。

　　2. 檔案的銷(xiāo)毀

　　經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案，應按照規定的程序進(jìn)行銷(xiāo)毀。

　　檔案銷(xiāo)毀應成立銷(xiāo)毀小組，由檔案管理部門(mén)、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)和保密部門(mén)組成。銷(xiāo)毀小組應按照國家有關(guān)規定和檔案的銷(xiāo)毀程序，對檔案進(jìn)行監銷(xiāo)，確保檔案銷(xiāo)毀徹底。

　　六、檔案的利用

　　1. 檔案的利用方式

　　檔案管理部門(mén)應積極為集團公司及所屬各子公司、分公司的生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理等活動(dòng)提供檔案利用服務(wù)。

　　檔案的利用方式包括查閱、復制、借閱等。

　　2. 檔案的利用要求

　　檔案利用者應遵守檔案管理部門(mén)的有關(guān)規定，不得損毀、丟失、涂改檔案。

　　檔案利用者應在規定的時(shí)間內歸還檔案，如需延長(cháng)借閱時(shí)間，應辦理續借手續。

　　七、附則

　　1. 本制度由集團公司檔案管理中心負責解釋。

　　2. 本制度自發(fā)布之日起施行。

　　集團公司檔案管理制度 8

　　一、總則

　　1. 目的

　　為加強集團公司檔案管理，有效保護和利用檔案，提高檔案管理水平，更好地為公司各項工作服務(wù)，根據國家有關(guān)法律法規，結合公司實(shí)際情況，制定本制度。

　　2. 適用范圍

　　本制度適用于集團公司及所屬各單位的檔案管理工作。

　　3. 檔案定義

　　本制度所稱(chēng)檔案是指公司在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、管理活動(dòng)中形成的對國家、社會(huì )和公司有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。

　　二、管理機構及職責

　　1. 檔案管理機構

　　集團公司設立檔案管理部門(mén)，負責公司檔案的統一管理。各單位應明確檔案管理負責人和專(zhuān)（兼）職檔案管理人員，負責本單位檔案的管理工作。

　　2. 檔案管理部門(mén)職責

　�。�1）貫徹執行國家有關(guān)檔案工作的法律法規和方針政策，制定公司檔案管理制度和工作規范。

　�。�2）負責公司檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和利用等工作。

　�。�3）指導、監督和檢查各單位檔案管理工作。

　�。�4）組織開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)培訓和學(xué)術(shù)交流活動(dòng)。

　�。�5）負責公司檔案信息化建設工作。

　　3. 各單位檔案管理職責

　�。�1）貫徹執行公司檔案管理制度，制定本單位檔案管理實(shí)施細則。

　�。�2）負責本單位檔案的收集、整理、保管、利用等工作。

　�。�3）按規定向公司檔案管理部門(mén)移交檔案。

　�。�4）接受公司檔案管理部門(mén)的指導、監督和檢查。

　　三、檔案的收集與整理

　　1. 檔案收集范圍

　�。�1）公司在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、管理活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件材料，包括但不限于公文、合同、協(xié)議、報表、圖紙、照片、錄音、錄像等。

　�。�2）公司所屬各單位在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、管理活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件材料。

　�。�3）公司員工在工作中形成的具有保存價(jià)值的文件材料。

　　2. 檔案收集要求

　�。�1）檔案收集應做到齊全完整、真實(shí)準確、及時(shí)有效。

　�。�2）各單位應按照檔案管理部門(mén)的要求，定期向檔案管理部門(mén)移交檔案。

　�。�3）檔案移交時(shí)，應辦理交接手續，明確檔案的數量、內容和保管期限等。

　　3. 檔案整理要求

　�。�1）檔案整理應按照國家有關(guān)標準和公司檔案管理制度進(jìn)行，做到分類(lèi)科學(xué)、組卷合理、裝訂整齊。

　�。�2）檔案整理過(guò)程中，應保持檔案的原始面貌，不得擅自更改檔案內容。

　�。�3）檔案整理完成后，應編制檔案目錄和檢索工具，方便檔案的查詢(xún)和利用。

　　四、檔案的保管與保護

　　1. 檔案保管要求

　�。�1）公司檔案管理部門(mén)和各單位應設置專(zhuān)門(mén)的檔案庫房，配備必要的檔案保管設施設備，確保檔案的安全保管。

　�。�2）檔案庫房應保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應符合檔案保管要求。

　�。�3）檔案管理人員應定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現問(wèn)題及時(shí)處理。

　　2. 檔案保護措施

　�。�1）對重要檔案應采取復制、備份等保護措施，防止檔案的'丟失和損壞。

　�。�2）對易損檔案應采取特殊的保護措施，如防潮、防蟲(chóng)、防霉等。

　�。�3）檔案管理人員應嚴格遵守檔案保密制度，防止檔案的泄密。

　　五、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀

　　1. 檔案鑒定

　�。�1）公司檔案管理部門(mén)應定期對檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限和價(jià)值。

　�。�2）檔案鑒定應按照國家有關(guān)標準和公司檔案管理制度進(jìn)行，由檔案鑒定小組負責實(shí)施。

　�。�3）檔案鑒定小組由檔案管理部門(mén)負責人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)負責人和專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員組成。

　　2. 檔案銷(xiāo)毀

　�。�1）對經(jīng)鑒定無(wú)保存價(jià)值的檔案，應按照規定程序進(jìn)行銷(xiāo)毀。

　�。�2）檔案銷(xiāo)毀應在檔案管理部門(mén)的監督下進(jìn)行，由專(zhuān)人負責實(shí)施。

　�。�3）檔案銷(xiāo)毀后，應及時(shí)在檔案目錄中注明銷(xiāo)毀情況，并辦理銷(xiāo)毀手續。

　　六、檔案的利用與服務(wù)

　　1. 檔案利用要求

　�。�1）公司員工因工作需要可以查閱、借閱檔案，但應辦理相關(guān)手續。

　�。�2）外單位人員查閱檔案，應持單位介紹信和本人有效身份證件，經(jīng)公司檔案管理部門(mén)批準后，方可查閱。

　�。�3）檔案利用者應遵守檔案保密制度，不得擅自復制、摘抄檔案內容，不得泄露檔案機密。

　　2. 檔案服務(wù)內容

　�。�1）為公司領(lǐng)導和各單位提供檔案信息查詢(xún)服務(wù)。

　�。�2）為公司重大決策、項目建設、科研開(kāi)發(fā)等提供檔案支持服務(wù)。

　�。�3）為公司員工提供檔案業(yè)務(wù)咨詢(xún)和培訓服務(wù)。

　　七、檔案信息化建設

　　1. 檔案信息化目標

　　建立健全檔案信息化管理體系，實(shí)現檔案管理的數字化、網(wǎng)絡(luò )化和智能化，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。

　　2. 檔案信息化建設內容

　�。�1）建設檔案管理信息系統，實(shí)現檔案的收集、整理、保管、利用等業(yè)務(wù)的信息化管理。

　�。�2）推進(jìn)檔案數字化工作，對重要檔案進(jìn)行數字化處理，建立檔案數據庫。

　�。�3）加強檔案信息安全管理，采取有效的技術(shù)手段和管理措施，確保檔案信息的安全。

　　八、附則

　　1. 本制度由集團公司檔案管理部門(mén)負責解釋。

　　2. 本制度自發(fā)布之日起施行。

　　集團公司檔案管理制度 9

　　一、總則

　　為了規范公司人事檔案管理工作，保障員工個(gè)人信息的安全與完整，提高人事檔案的利用效率，特制定本管理制度。

　　二、檔案內容

　　1. 員工基本信息：包括姓名、性別、年齡、身份證號碼、聯(lián)系方式等；

　　2. 學(xué)歷及工作經(jīng)歷：記錄員工的學(xué)歷背景、工作經(jīng)歷及職稱(chēng)等信息；

　　3. 合同及薪酬信息：包括勞動(dòng)合同、薪酬調整記錄等；

　　4. 培訓與發(fā)展：記錄員工參加的培訓課程、技能提升及職業(yè)發(fā)展規劃；

　　5. 獎懲記錄：包括員工在公司內的.獎懲情況；

　　6. 離職信息：記錄員工離職原因、時(shí)間及相關(guān)手續。

　　三、檔案管理原則

　　1. 真實(shí)性原則：確保檔案內容的真實(shí)、準確，不得偽造、篡改；

　　2. 保密性原則：嚴格遵守保密規定，防止檔案泄露；

　　3. 完整性原則：保持檔案內容的完整，不得隨意刪減；

　　4. 及時(shí)性原則：及時(shí)更新檔案內容，確保信息的時(shí)效性。

　　四、檔案管理流程

　　1. 檔案建立：新員工入職時(shí)，人事部負責建立人事檔案，并收集相關(guān)資料；

　　2. 檔案更新：?jiǎn)T工在公司內部發(fā)生變動(dòng)（如晉升、調崗、薪酬調整等）時(shí)，人事部應及時(shí)更新檔案內容；

　　3. 檔案查詢(xún)：相關(guān)部門(mén)因工作需要查詢(xún)員工檔案時(shí)，需經(jīng)人事部審批，并嚴格遵守保密規定；

　　4. 檔案保管：人事檔案應存放在專(zhuān)用檔案柜中，確保檔案的安全；

　　5. 檔案銷(xiāo)毀：?jiǎn)T工離職后，人事檔案需按照公司規定進(jìn)行銷(xiāo)毀處理。

　　五、檔案管理責任

　　1. 人事部負責人事檔案的建立、更新、查詢(xún)、保管及銷(xiāo)毀等工作；

　　2. 各部門(mén)應積極配合人事部做好檔案管理工作，確保檔案信息的準確、完整；

　　3. 違反本制度規定，導致檔案信息泄露、丟失或損壞的，將追究相關(guān)人員的責任。

　　六、附則

　　1. 本制度自發(fā)布之日起執行，如有修改，需經(jīng)公司領(lǐng)導審批后實(shí)施；

　　2. 本制度解釋權歸公司人事部所有。

　　集團公司檔案管理制度 10

　　一、總則

　　為規范公司人事檔案管理，確保人事檔案的完整性、真實(shí)性和保密性，特制定本制度。本制度適用于公司全體員工的檔案管理。

　　二、檔案內容與分類(lèi)

　　1. 人事檔案內容主要包括員工個(gè)人信息、教育背景、工作經(jīng)歷、獎懲記錄、培訓情況、薪酬福利、離職證明等相關(guān)材料。

　　2. 檔案材料按照類(lèi)別進(jìn)行整理，如個(gè)人基本信息類(lèi)、教育背景類(lèi)、工作經(jīng)歷類(lèi)、培訓記錄類(lèi)等，便于查詢(xún)和管理。

　　三、檔案建立與更新

　　1. 新員工入職時(shí)，應提交完整的個(gè)人信息及相關(guān)證明材料，由人事部門(mén)負責建立檔案。

　　2. 員工在職期間，如有學(xué)歷提升、職稱(chēng)評定、崗位變動(dòng)、獎懲等情況，應及時(shí)將相關(guān)材料提交給人事部門(mén)，以便更新檔案。

　　3. 人事部門(mén)應定期對檔案進(jìn)行核查，確保檔案信息的.準確性和完整性。

　　四、檔案保管與利用

　　1. 人事檔案應存放于安全、干燥、防火、防潮的地方，防止檔案損壞或丟失。

　　2. 檔案查閱應遵守保密原則，僅限具有相應權限的人員查閱。未經(jīng)批準，任何人不得私自查看、復印、摘抄或泄露檔案內容。

　　3. 檔案利用應遵守相關(guān)法律法規和公司規定，用于員工招聘、選拔、考核、晉升等人事管理工作。

　　五、檔案移交與銷(xiāo)毀

　　1. 員工離職時(shí)，人事檔案應進(jìn)行移交。離職員工的人事檔案由人事部門(mén)負責保存，保存期限按照相關(guān)法律法規和公司規定執行。

　　2. 過(guò)期或不再需要的人事檔案，經(jīng)審批后可進(jìn)行銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀前應確保檔案內容的徹底清除，防止信息泄露。

　　六、責任與監督

　　1. 人事部門(mén)負責人應負責監督本制度的執行，確保人事檔案管理工作的規范性和有效性。

　　2. 對于違反本制度的行為，公司將視情節輕重給予相應的處罰，并追究相關(guān)人員的法律責任。

　　七、附則

　　1. 本制度自發(fā)布之日起執行，由公司人事部門(mén)負責解釋。

　　2. 本制度如有未盡事宜，可另行制定補充規定，經(jīng)公司領(lǐng)導審批后執行。

　　集團公司檔案管理制度 11

　　一、總則

　　為了規范公司人事檔案管理工作，保障員工個(gè)人信息的真實(shí)、完整、安全，提高人事管理效率，特制定本制度。

　　二、適用范圍

　　本制度適用于公司全體員工的人事檔案管理工作。

　　三、管理原則

　　1. 真實(shí)性原則：人事檔案應真實(shí)反映員工的個(gè)人信息、工作經(jīng)歷、教育培訓等情況，嚴禁弄虛作假。

　　2. 完整性原則：人事檔案應全面記錄員工的各項信息，確保信息的完整性和連續性。

　　3. 安全性原則：人事檔案應妥善保管，防止信息泄露、丟失或被篡改。

　　4. 保密性原則：人事檔案涉及員工個(gè)人隱私，應嚴格保密，未經(jīng)授權不得擅自查閱、復制或傳播。

　　四、檔案管理職責

　　1. 人力資源部負責人事檔案的建立、維護、更新和保管工作。

　　2. 各部門(mén)負責人應協(xié)助人力資源部做好員工檔案信息的收集和更新工作。

　　3. 員工應如實(shí)提供個(gè)人信息，并配合人力資源部完成檔案建立和維護工作。

　　五、檔案內容

　　人事檔案應包括以下內容：

　　1. 員工基本信息：姓名、性別、年齡、身份證號碼、聯(lián)系方式等。

　　2. 學(xué)歷、職稱(chēng)及資格證明：學(xué)歷證書(shū)、職稱(chēng)證書(shū)、專(zhuān)業(yè)資格證明等。

　　3. 工作經(jīng)歷：入職時(shí)間、離職時(shí)間、工作崗位、工作內容、工作表現等。

　　4. 獎懲記錄：獲得的`榮譽(yù)、獎勵及受到的處分等。

　　5. 培訓記錄：參加的培訓課程、培訓時(shí)間、培訓成果等。

　　6. 勞動(dòng)合同及附件：勞動(dòng)合同、保密協(xié)議、競業(yè)禁止協(xié)議等。

　　六、檔案建立與維護

　　1. 新員工入職時(shí)，人力資源部應收集員工的基本信息、學(xué)歷證明、工作經(jīng)歷等相關(guān)資料，建立人事檔案。

　　2. 員工在職期間，各部門(mén)應及時(shí)將員工的工作表現、獎懲記錄、培訓成果等信息報送人力資源部，由人力資源部負責更新人事檔案。

　　3. 員工離職時(shí)，人力資源部應做好檔案整理工作，確保檔案信息的完整性和準確性。

　　七、檔案保管與查閱

　　1. 人事檔案應存放在專(zhuān)用檔案柜中，確保檔案的安全、整潔。

　　2. 檔案查閱應經(jīng)過(guò)人力資源部負責人批準，查閱人員應遵守保密規定，不得擅自復制、傳播檔案信息。

　　3. 查閱檔案時(shí)，應做好登記工作，記錄查閱人員、查閱時(shí)間、查閱內容等信息。

　　八、檔案銷(xiāo)毀與轉移

　　1. 當員工離職且超過(guò)法定保存期限后，人事檔案可以進(jìn)行銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀前，應經(jīng)過(guò)公司領(lǐng)導審批，并做好銷(xiāo)毀記錄。

　　2. 若員工在公司內部調動(dòng)或晉升，其人事檔案應隨員工一起轉移至新的部門(mén)或崗位，確保檔案的連續性和完整性。

　　九、附則

　　1. 本制度自發(fā)布之日起執行，由人力資源部負責解釋和修訂。

　　2. 如有未盡事宜，可另行制定補充規定。

　　集團公司檔案管理制度 12

　　一、總則

　　為了規范公司人事檔案管理，確保人事檔案的完整性、準確性和保密性，提高人事管理效率，特制定本制度。

　　二、適用范圍

　　本制度適用于公司全體員工的人事檔案管理，包括員工基本信息、教育經(jīng)歷、工作經(jīng)歷、獎懲記錄等。

　　三、檔案內容

　　1. 員工基本信息：包括姓名、性別、出生日期、身份證號碼、聯(lián)系方式等。

　　2. 教育經(jīng)歷：包括學(xué)歷、學(xué)位、畢業(yè)院校、所學(xué)專(zhuān)業(yè)等。

　　3. 工作經(jīng)歷：包括過(guò)往工作單位、職位、任職時(shí)間、工作內容等。

　　4. 獎懲記錄：包括獲得的'榮譽(yù)、獎勵以及受到的處罰等。

　　5. 合同與協(xié)議：包括勞動(dòng)合同、保密協(xié)議、培訓協(xié)議等。

　　6. 其他資料：包括員工培訓記錄、績(jì)效評估報告、晉升記錄等。

　　四、檔案管理職責

　　1. 人事部門(mén)負責人事檔案的建立、更新、保管和查詢(xún)工作。

　　2. 各部門(mén)負責人應協(xié)助人事部門(mén)收集、整理員工檔案資料，確保檔案信息的真實(shí)性和完整性。

　　3. 員工應如實(shí)提供個(gè)人信息，及時(shí)更新檔案內容，并配合人事部門(mén)做好檔案管理工作。

　　五、檔案建立與更新

　　1. 新員工入職時(shí)，人事部門(mén)應建立員工檔案，收集相關(guān)資料并錄入系統。

　　2. 員工信息發(fā)生變化時(shí)，如學(xué)歷提升、職位變動(dòng)、獎懲等，人事部門(mén)應及時(shí)更新檔案內容。

　　3. 人事部門(mén)應定期對檔案進(jìn)行審查，確保檔案信息的準確性和完整性。

　　六、檔案保管與查詢(xún)

　　1. 人事檔案應妥善保管，防止丟失、損壞和泄露。

　　2. 檔案查詢(xún)應嚴格遵守公司規定，未經(jīng)授權不得擅自查詢(xún)他人檔案。

　　3. 員工可憑有效證件向人事部門(mén)申請查詢(xún)個(gè)人檔案，人事部門(mén)應提供必要的協(xié)助。

　　七、檔案保密與銷(xiāo)毀

　　1. 人事檔案涉及員工個(gè)人隱私和公司機密，應嚴格保密，不得隨意泄露。

　　2. 離職員工的檔案應按照公司規定進(jìn)行保管和處理，不得私自銷(xiāo)毀或轉讓。

　　3. 對于無(wú)保存價(jià)值的檔案，應按照公司規定的程序進(jìn)行銷(xiāo)毀，確保銷(xiāo)毀過(guò)程的安全和合規。

　　八、附則

　　1. 本制度自發(fā)布之日起執行，如有修改，應經(jīng)公司領(lǐng)導批準后實(shí)施。

　　2. 本制度解釋權歸公司人事部門(mén)所有，如有疑問(wèn)，請向人事部門(mén)咨詢(xún)。

　　集團公司檔案管理制度 13

　　一、總則

　　本制度旨在規范公司人事檔案管理，確保人事檔案的完整性、真實(shí)性和保密性，為人力資源管理提供有效支持。

　　二、檔案管理原則

　　1. 真實(shí)性原則：人事檔案內容必須真實(shí)、準確，嚴禁弄虛作假。

　　2. 完整性原則：人事檔案應全面記錄員工的個(gè)人信息、工作經(jīng)歷、教育培訓、獎懲記錄等內容，確保檔案的'完整性。

　　3. 保密性原則：人事檔案涉及員工個(gè)人隱私，應嚴格保密，未經(jīng)授權不得泄露。

　　三、檔案內容

　　1. 員工基本信息：包括姓名、性別、年齡、身份證號碼、聯(lián)系方式等。

　　2. 學(xué)歷及教育培訓記錄：包括學(xué)歷、學(xué)位、培訓經(jīng)歷等。

　　3. 工作經(jīng)歷：包括歷任職位、任職時(shí)間、工作職責等。

　　4. 獎懲記錄：包括獲得的榮譽(yù)、受到的處分等。

　　5. 合同及薪酬記錄：包括勞動(dòng)合同、薪酬調整記錄等。

　　四、檔案管理流程

　　1. 檔案建立：新員工入職時(shí)，應建立個(gè)人檔案，收集相關(guān)材料并歸檔。

　　2. 檔案更新：?jiǎn)T工信息發(fā)生變化時(shí)，應及時(shí)更新檔案內容，確保檔案的準確性。

　　3. 檔案借閱：借閱檔案需經(jīng)人事部門(mén)負責人批準，并辦理借閱手續。借閱人應妥善保管檔案，不得涂改、損壞或遺失。

　　4. 檔案銷(xiāo)毀：?jiǎn)T工離職后，檔案應根據公司規定進(jìn)行銷(xiāo)毀處理，確保信息安全。

　　五、檔案保管與利用

　　1. 檔案保管：人事檔案應存放在專(zhuān)用檔案室或檔案柜中，確保檔案的安全、防火、防潮、防蟲(chóng)。

　　2. 檔案利用：人事檔案主要用于員工管理、招聘選拔、薪酬調整、績(jì)效考核等方面，為公司決策提供支持。

　　六、責任與監督

　　1. 人事部門(mén)負責人事檔案的建立、更新、保管和利用工作，確保檔案管理制度的有效執行。

　　2. 公司管理層應定期對人事檔案管理工作進(jìn)行檢查和監督，確保檔案管理制度的落實(shí)。

　　七、附則

　　1. 本制度自發(fā)布之日起執行，如有未盡事宜，另行通知。

　　2. 本制度的解釋權歸公司人事部門(mén)所有。

　　集團公司檔案管理制度 14

　　一、總則

　　本制度旨在規范人事檔案管理工作，確保人事檔案的完整性、安全性和保密性，為公司的人力資源管理提供有力支持。本制度適用于公司全體員工的人事檔案管理工作。

　　二、檔案內容

　　人事檔案應包括以下內容：

　　1. 個(gè)人基本信息：姓名、性別、出生年月、籍貫、學(xué)歷、專(zhuān)業(yè)、身份證號等；

　　2. 入職信息：入職時(shí)間、部門(mén)、職位、合同期限等；

　　3. 薪酬信息：薪資、福利、獎金等；

　　4. 培訓與發(fā)展：培訓記錄、晉升記錄、職業(yè)發(fā)展計劃等；

　　5. 績(jì)效考評：年度績(jì)效考評結果、獎懲記錄等；

　　6. 其他：離職信息、調動(dòng)記錄、特殊事項等。

　　三、檔案建立與更新

　　1. 員工入職時(shí)，人力資源部應為其建立人事檔案，并確保檔案內容的完整性和準確性；

　　2. 員工個(gè)人信息、薪酬、職位等發(fā)生變化時(shí)，人力資源部應及時(shí)更新人事檔案；

　　3. 人力資源部應定期對人事檔案進(jìn)行核查，確保檔案信息的真實(shí)性和完整性。

　　四、檔案保管

　　1. 人事檔案應存放于專(zhuān)用檔案室或檔案柜，確保檔案的'安全；

　　2. 檔案室或檔案柜應設置門(mén)禁、監控等安全設施，防止檔案被盜或損壞；

　　3. 人事檔案應進(jìn)行編號管理，方便查找和調閱；

　　4. 檔案借閱、復制、銷(xiāo)毀等應嚴格按照公司規定執行，確保檔案的保密性。

　　五、檔案利用

　　1. 人事檔案應為公司人力資源管理提供有力支持，包括但不限于招聘、培訓、績(jì)效考評、薪酬管理等；

　　2. 各部門(mén)在需要查閱、借閱人事檔案時(shí)，應向人力資源部提出申請，經(jīng)審批后方可進(jìn)行；

　　3. 人力資源部應定期對人事檔案進(jìn)行分析，為公司制定人力資源政策提供參考依據。

　　六、檔案保密

　　1. 人事檔案涉及員工個(gè)人隱私和公司機密，應嚴格保密；

　　2. 未經(jīng)授權，任何人員不得擅自查閱、復制、泄露人事檔案信息；

　　3. 人力資源部應定期對檔案保密工作進(jìn)行檢查，確保檔案信息的保密性。

　　七、違規處理

　　對違反本制度規定的行為，公司將視情節輕重給予相應的處理，包括但不限于警告、罰款、解除勞動(dòng)合同等。

　　八、附則

　　1. 本制度由公司人力資源部負責解釋和修訂；

　　2. 本制度自發(fā)布之日起執行，如有與之前規定相抵觸的，以本制度為準。

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