檔案資料管理制度（精選14篇）
在現在的社會(huì )生活中，制度對人們來(lái)說(shuō)越來(lái)越重要，制度一般指要求大家共同遵守的辦事規程或行動(dòng)準則，也指在一定歷史條件下形成的法令、禮俗等規范或一定的規格。擬定制度需要注意哪些問(wèn)題呢？下面是小編為大家整理的檔案資料管理制度，歡迎大家分享。
檔案資料管理制度 1
加強檔案資料管理，有助于保存住宅小區(大廈)的歷史資料，維護管理的連續性和規范化，便于房屋及設施設備的檢查、維護、更新和與業(yè)主的溝通、聯(lián)系。
(一)管理內容：
1、工程檔案：從接管開(kāi)始的所有工程技術(shù)、維修、改造資料、各種竣工圖及各類(lèi)設施設備資料等;
2、業(yè)主檔案：所有業(yè)主購、租房合同(復印件)，業(yè)主基本情況登記表、裝修申請表等;
3、財務(wù)檔案：逐年形成的`財務(wù)收支報表、物業(yè)維修基金使用報表等;
4、文件檔案：有關(guān)物業(yè)管理法規政策、公司文件等;
5、管理資料：綠化資料、日常巡查(清潔、維修、保安)記錄、值班記錄，車(chē)輛管理記錄、監控記錄、榮譽(yù)資料等。
(二)管理措施：
1、制定檔案制度，并嚴格執行;
2、專(zhuān)人管理(由負責內勤的管理員擔任)，專(zhuān)室專(zhuān)柜，編目造冊，存放有序并且尊重業(yè)主隱私，保守秘密;
3、科學(xué)管理，確保檔案資料完整、齊全，確保檔案完好率達100%;
4、逐步實(shí)現智能化管理，計時(shí)可靠的掌握相關(guān)信息，提高管理水平。
檔案資料管理制度 2
一、目的
為做好特種設備檔案資料管理工作，明確公司特種設備檔案資料管理工作要求，特制定本制度。
二、適用范圍
本制度適用于公司特種設備檔案資料管理工作。
三、規定內容
1、特種設備檔案資料主要包括以下內容：
1.1特種設備的`設計文件、制造單位、產(chǎn)品質(zhì)量合格證明、使用維護說(shuō)明等文件以及安裝技術(shù)文件和資料；
1.2特種設備使用登記證和檢驗報告書(shū)；
1.3特種設備的定期檢驗和定期自行檢查的記錄；
1.4特種設備的日常運行狀況記錄；
1.5特種設備及其安全附件、安全保護裝置、測量調控裝置及有關(guān)附屬儀器儀表的日常維護保養記錄；
1.6特種設備運行故障和事故記錄；
2、特種設備安全管理機構負責歸口管理本單位所有特種設備檔案資料，應指派專(zhuān)人負責特種設備檔案資料的保管工作。
3、特種設備安全管理機構應設立專(zhuān)門(mén)的檔案室或檔案柜用于保存特種設備檔案資料，保存期限原則上為3年，重要的見(jiàn)證資料應永久保存。
4、根據需要本單位可另外專(zhuān)門(mén)設立特種設備檔案資料管理機構。
檔案資料管理制度 3
第一條、項目文件的整理
1、建設項目所形成的全部項目文件在歸檔前應根據國家有關(guān)規定，并按檔案管理的要求，由文件形成單位進(jìn)行整理。
2、建設單位各機構形成或收到的有關(guān)建設項目的前期文件、設備技術(shù)文件、竣工試運行文件及驗收文件，應根據文件的性質(zhì)內容分別按年度、項目的單項或單位工程整理
3、勘查、設計單位形成的基礎材料和項目設計文件，應按項目或專(zhuān)業(yè)整理。
4、施工技術(shù)文件應按單項工程的專(zhuān)業(yè)，階段整理；檢查驗收記錄、質(zhì)量評定及監理文件按單位工程整理。
5、設備、技術(shù)、工藝、專(zhuān)利及商檢索賠文件應由承辦單位整理；現場(chǎng)使用的譯文及安裝調試形成的非標準圖、竣工圖、設計變更、試運行及維護中形成的文件，工程事故處理文件由施工單位整理。
第二條、項目文件的.組卷
1、組卷要遵循項目文件的形成規律和成套性特點(diǎn)，保持卷內文件的有機聯(lián)系；分類(lèi)科學(xué)，組卷合理；法律性文件手續齊備，符合檔案管理要求。
2、項目施工文件按單項工程、單位工程或裝置、階段、結構、專(zhuān)業(yè)組卷：項目竣工圖按建筑、結構、水電、暖通、電梯、消防、環(huán)保等順序組卷；設備文件按專(zhuān)業(yè)、臺件等組卷；管理性文件按問(wèn)題、時(shí)間或項目依據性、基礎性、竣工驗收文件組卷；監理文件按文種組卷；原材料試驗按單項工程、單位工程組卷。
3、案卷及卷內文件不重份；同一卷內有不同保管期限的文件。該卷保管期限從長(cháng)。
第三條、案卷與卷內文件的排列
1、管理性文件按問(wèn)題、時(shí)間或重要程度排列。
2、施工文件按管理、依據、建筑、安裝、檢測試驗記錄、評定、驗收排列。
3、設備文件按依據性、開(kāi)箱驗收、隨機圖樣、安裝調試和運行維修等順序排列。
4、竣工圖按專(zhuān)業(yè)、圖號排列。
5、卷內文件一般文字在前，圖樣在后；譯文在前，原文在后；正件在前，附件在后；印件在前，定（草）稿在后。
第四條、編目、裝訂要求
卷內編目，裝訂必須符合規定要求，詳見(jiàn)綜合科檔案管理制度
第五條、聲像材料整理
聲像材料整理時(shí)應附文字說(shuō)明。對事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、作者等內容進(jìn)行著(zhù)錄。
第六條、項目文件的歸檔
1、建設單位各機構、各施工承包單位、監理單位應在建設項目完成后，將經(jīng)整理，編目后所形成的項目文件按合同協(xié)議規定的要求，向建設單位檔案管理機構歸檔。
2、根據基本建設程序和項目特點(diǎn)，歸檔可按階段分期進(jìn)行，也可在單項工程或單位工程完成并通過(guò)竣工驗收后于竣工驗收文件一并歸檔。
3、歸檔文件應完整、成套、系統。應記述和反應建設項目的規劃、設計、施工及竣工驗收的全過(guò)程；真實(shí)記錄和準確反應項目建設過(guò)程和竣工的實(shí)際情況，圖物相符，技術(shù)數據可靠、簽字手續完備；文件質(zhì)量應符合項目文件質(zhì)量要求的規定。
4、勘查、設計、施工及建立單位需向本礦歸檔的文件，應按國家有關(guān)檔案管理的規定和附表1的要求單獨立卷歸檔。
5、外文資料應將題名、卷內章節目錄譯成中文，經(jīng)翻譯人、審校人簽署的譯文稿與原文一起歸檔。
第七條、項目文件歸檔
項目文件的歸檔審查施工單位在項目竣工文件收集，編制和整理后，應依次由竣工文件的編制方、質(zhì)監部門(mén)、監理部門(mén)對文件的完整、準確情況和案卷質(zhì)量進(jìn)行審查或三方會(huì )審，經(jīng)建設單位確認并辦理交接手續后連同審查記錄全部交建設單位檔案管理機構。
第八條、項目文件的歸檔時(shí)間
1、除受委托進(jìn)行項目檔案匯總整理外，各施工承包單位應在項目實(shí)體完成后三個(gè)月內將項目文件向建設單位歸檔；有尾工的應在尾工完成后及時(shí)歸檔。即：在其項目鑒定、竣工后或財務(wù)決算后三個(gè)月內歸檔，周期長(cháng)的可分階段、單項歸檔。
2、外購設備儀器或引進(jìn)項目的文件材料在開(kāi)箱設備驗收或接收后即時(shí)登記，安裝調試后歸檔（任務(wù)結束后一周內向上級檔案室移交）。
3、電子文件的邏輯歸檔實(shí)時(shí)進(jìn)行，物理歸檔應與紙質(zhì)文件歸檔時(shí)間一致。
4、磁帶、照片及底片、膠片、實(shí)物等形式的文件材料應在工作結束后及時(shí)歸檔（一周內）。
5、下列文件材料應隨時(shí)歸檔：
5.1、變更、修改、補充的文件材料；
5.2、礦內部機構變動(dòng)和職工調動(dòng)、離崗時(shí)留在部門(mén)或個(gè)人手中的文件材料；
5.3、礦產(chǎn)權變動(dòng)過(guò)程中形成的文件材料；
5.4、其他臨時(shí)活動(dòng)形成的文件材料。
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檔案資料管理是學(xué)校常規管理的一個(gè)重要組成部分。它既是學(xué)校管理和教育、教學(xué)、財務(wù)工作的歷史紀錄，又是全校教職工工作成績(jì)的客觀(guān)見(jiàn)證，是學(xué)校常規管理的重要基礎工程。為此，制訂制度如下：
1、成立檔案資料工作領(lǐng)導小組。由一名校長(cháng)分管、校長(cháng)辦公室主任具體負責，教導處、總務(wù)處、教研組有關(guān)人員協(xié)助工作。
2、健全文書(shū)檔案，堅持專(zhuān)人收拆，及時(shí)登記、簽批、承辦，保證文件資料齊全完整，及時(shí)辦理。
3、學(xué)校行政人秘檔案包括行政會(huì )議記錄，文書(shū)檔案、人事檔案各種計劃與安排，各種會(huì )議學(xué)習記錄。群團教代會(huì )材料等分別由職能部門(mén)收集，交行政和校長(cháng)辦公室整理，交檔案資料員，由檔案資料員整理、裝訂、歸檔。
4、學(xué)校教學(xué)檔案包括教務(wù)會(huì )議記錄、教師業(yè)務(wù)檔案、學(xué)生學(xué)籍檔案、教育教學(xué)檔案、體育衛生檔案等由教導處有關(guān)人員負責收集、整理交檔案資料室，由檔案資料員整理裝訂、歸檔。
5、學(xué)�？倓�(wù)處檔案包括總務(wù)處會(huì )議記錄、校舍、校產(chǎn)檔案、財務(wù)檔案、校園建設檔案、人員考核檔案、基建檔案等。由事務(wù)處有關(guān)人員負責收集、整理，交檔案資料室，由檔案資料員整理裝訂、歸檔。
6、學(xué)校的常規管理資料和財會(huì )檔案注重平時(shí)收集，一般每學(xué)期或每學(xué)年整理歸檔。由職能部門(mén)交檔案資料室，由檔案資料員負責歸檔立卷。
7、積極做好檔案資料的“四平時(shí)”（收集、整理、鑒定、立卷）工作，按照檔案立卷的`原則和要求做好分類(lèi)、組卷、編目、裝訂工作。
8、檔案資料室堅持做到“五防”：防火、防潮、防蟲(chóng)、防光、防盜，確保檔案安全。
9、積極提供利用，嚴格執行借閱制度。借閱檔案要辦理登記手續，外單位查閱檔案須憑介紹信和本單位領(lǐng)導同意，并在本室查閱。查閱檔案不得隨意借出，不得涂改、抽換和拆散，不得損壞。
10、按照保密制度的有關(guān)規定加強保密工作，嚴格注意保密，不得泄密。
11、按照上級有關(guān)規定，努力創(chuàng )建合格檔案資料室和先進(jìn)檔案資料室。
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1、檔案資料實(shí)行一專(zhuān)業(yè)一柜管理制度，各專(zhuān)業(yè)要按照新標準認真做好本專(zhuān)業(yè)安全質(zhì)量標準化各類(lèi)軟件資料的歸檔管理工作。
2、軟件資料歸檔要按照新標準所列項目分項歸檔，如果一個(gè)檔案盒放不下的可按序號放下一個(gè)檔案盒，依次類(lèi)推。
3、每個(gè)檔案盒內要有本盒內所有內容匯總記錄，放在盒內第一頁(yè)。
4、每個(gè)檔案柜內要有柜內所存內容匯總記錄，放在本檔案柜的第一層。
5、檔案柜及檔案盒要保持清潔、整齊、有序，有關(guān)人員借閱資料，必須登記并負責收回，出現資料丟失，要對軟件負責人進(jìn)行嚴肅處理。
6、檔案管理工作必須認真細致、條目清晰、一目了然，對不負責任的.有關(guān)責任人要進(jìn)行嚴肅處理。
7、安全質(zhì)量標準化辦公室每周要對各專(zhuān)業(yè)的軟件資料的歸檔管理進(jìn)行系統檢查驗收，對照標準缺項、不完善和需要更新的軟件資料及時(shí)的督促各專(zhuān)業(yè)補全、完善和更新。
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為了更進(jìn)一步規范公司的文件資料管理，完善公司文件資料的歸檔，實(shí)現公司全方位規范化管理的需要，特制定本制度。
一、公司文件、資料應歸檔的范圍和歸檔分類(lèi)
本公司文件、資料應歸檔分類(lèi)和歸檔范圍如下:
1、行政類(lèi):本公司對內和對外已行文的規章制度、規定、決定、決議、通知、通報、請示、報告、批復、函件、會(huì )議紀要。公司各類(lèi)證照。
2、經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)類(lèi):公司規劃、年度計劃、經(jīng)營(yíng)情況、委托書(shū)、協(xié)議書(shū)、合同、項目方案等。
3、人事類(lèi):勞動(dòng)人事檔案、勞動(dòng)工資檔案等。
4、財務(wù)類(lèi):各種財務(wù)票證、票據，財務(wù)審計檔案，會(huì )計檔案，統計資料等。
5、音像類(lèi):公司具有保存價(jià)值的圖紙、軟件、照片、光碟、音像等。
二、公司文件、資料歸檔的編制及編號
公司文件、資料的歸檔編制和編號應遵循和符合:統一歸類(lèi)、清晰明了、輕重有別、“一案一號”、便利查閱和保管的大原則。遇有一案歸入多類(lèi)者應先確定其主要類(lèi)別進(jìn)行編號。
1、本公司所有應歸檔的文件、資料，一律以韶關(guān)市新江控股資產(chǎn)營(yíng)運管理有限公司中的“韶新控”漢語(yǔ)拼音第—個(gè)字母， SXK冠以編號之首。
2、公司文件、資料的歸檔分類(lèi)按本制度第一條進(jìn)行分類(lèi)，代碼為: 1行政類(lèi); 2經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)類(lèi); 3人事關(guān)類(lèi); 4財務(wù)類(lèi); 5音像類(lèi)。
3、公司文件、資料的歸檔編號按照入檔時(shí)間的先后，以百位數進(jìn)行歸編。
4、公司文件、資料的歸檔，應根據文檔性質(zhì)的重要性和閱讀級別區分文檔的重要性和受保密度。分為“一般級”“重要級”“機密級”。以“A”代表一般級，“AA”代表重要級，“AAA”代表機密級。
“A”一般級文檔包含:公開(kāi)發(fā)布的公司經(jīng)營(yíng)發(fā)展大綱、經(jīng)營(yíng)戰略和經(jīng)營(yíng)方針、各類(lèi)通知和通告、任命、年度總結和領(lǐng)導講話(huà)、一般性會(huì )議紀錄等。
“AA”重要級文檔包含:公司重要會(huì )議紀要、重要經(jīng)營(yíng)項目及決策、經(jīng)營(yíng)合同、公司經(jīng)營(yíng)情況、重要項目資料、項目合同協(xié)議等，人事檔案薪資性檔案、勞動(dòng)合同，技術(shù)資料，財務(wù)資料等。
“AAA”機密級文檔:內控的公司經(jīng)營(yíng)發(fā)展大綱、經(jīng)營(yíng)戰略和經(jīng)營(yíng)規劃、經(jīng)營(yíng)項目及決策、戰略性的合作協(xié)議及其合同等。
5、綜上公司文件、資料歸檔的編制及編號為: SXJKG-類(lèi)別-發(fā)布年號-歸檔序號-受密級。
例如:將2010年第—份歸檔的公開(kāi)發(fā)布的.行政類(lèi)文件“公司某規章制度”歸檔，編制及編號為: SXK-1-2010-001-A
三、公司文件、資料檔案的的保管、調閱與移交
1、巳歸檔的公司文件、資料，由總經(jīng)理辦公室統一編號后形成《文件檔案》，并根據《文檔》的重要性和相關(guān)性交相應部門(mén)的專(zhuān)管員保管。其中:股東會(huì )、董事會(huì )、監事會(huì )專(zhuān)項《文檔》由董事會(huì )秘書(shū)負責保管;人事專(zhuān)項《文檔》由人力資源部負責保管;財務(wù)專(zhuān)項《文檔》由財務(wù)會(huì )計部負責保管;其它《文檔》均由總經(jīng)辦指定專(zhuān)人負責保管。
2、巳歸檔的公司文件、資料，由專(zhuān)管員負責填寫(xiě)《文檔管理登記冊》，并按指定專(zhuān)柜分類(lèi)進(jìn)行存放和保管。并注意防霉、防濕、防火、防蟲(chóng)蛀、防丟失。
3、公司文件、資料檔案必須依照職務(wù)級別進(jìn)行調閱。調閱時(shí)須填寫(xiě)《文檔調閱申請單》。一般級公司文檔，須經(jīng)主管領(lǐng)導批準方可調閱。重要級以上文檔，須經(jīng)各分公司總經(jīng)理批準后方可調閱。機密級公司文檔，須經(jīng)控股公司總經(jīng)理批準后方可調閱。
4、公司文件、資料檔案跨公司調閱，須經(jīng)控股公司總經(jīng)理批準后方可調閱，并僅限于文檔的查閱。
5、公司文件、資料檔案移交時(shí)必須填寫(xiě)《文檔移交清冊》，《文檔移交清冊》一式三份，供移交雙方、總經(jīng)辦留存。
四、公司文件、資料的歸檔保存期限
1、永久保存:本公司章程、股東名簿、股東會(huì )、董事會(huì )、監事會(huì )會(huì )議記要、公司各類(lèi)證照、各級批文、印鑒、規章制度、不動(dòng)產(chǎn)所有憑證、債權債務(wù)憑證。公司規劃、年度計劃、年度經(jīng)營(yíng)總結、技術(shù)資料、長(cháng)期項目合同、年度財務(wù)會(huì )計報表、年度統計報表。勞動(dòng)人事檔案及資料、其它核定須永久保存的文檔。
2、十五年保存:根據需要須保存的文檔。財務(wù)審計檔案，會(huì )計檔案，統計資料各種財務(wù)票證、票據等按國家相關(guān)規定執行。
3、五年保存:期滿(mǎn)或巳解除的合同協(xié)議、完結后的項目方案、其它經(jīng)核定須五年保存的文檔。
4、一年保存:部門(mén)工作計劃及其工作總結、完結后的部門(mén)請示報告、經(jīng)核定己完結且無(wú)必要保存的文檔。
五、公司文件、資料檔案的銷(xiāo)毀
1、原則上，應每年定期將超過(guò)保存期且無(wú)保保存價(jià)值的文檔進(jìn)行清理并銷(xiāo)毀。
2、待銷(xiāo)毀的文檔由專(zhuān)管員填報《文檔銷(xiāo)毀申請單》，并經(jīng)相應批準人批準后，方可進(jìn)行銷(xiāo)毀。重要級以上文檔，須經(jīng)各分公司總經(jīng)理批準后方可銷(xiāo)毀。
機密級公司文檔，須經(jīng)控股公司總經(jīng)理批準后方可銷(xiāo)毀。
3、銷(xiāo)毀文檔須由兩人以上共同完成，并填寫(xiě)《文檔銷(xiāo)毀登記表》。
4、《文檔銷(xiāo)毀申請單》和《文檔銷(xiāo)毀登記表》各—式三份供申請部門(mén)、分公司、控股公司留存。
六、其它
本制度未提及部份或不夠完善的條款將在實(shí)踐中不斷完善，過(guò)去凡與本制度不符合的相關(guān)制度和辦法以本制度為準。本公司以及屬下?tīng)I運公司和涉及文檔管理的工作人員必須嚴格遵照執行。各關(guān)聯(lián)公司可參照執行。
本制度自簽發(fā)人簽字日起生效執行。
檔案資料管理制度 7
一、社區各種門(mén)類(lèi)的檔案，由社區村委會(huì )指定專(zhuān)人統一管理，做到分類(lèi)清楚，存放有序，查詢(xún)方便。
二、資料一般按年度分類(lèi)歸檔，各個(gè)檔案卷中均附有案卷目錄。
三、原始記錄材料堅持做到隨時(shí)發(fā)生、隨時(shí)記錄、隨時(shí)整理歸檔，因特殊原因一時(shí)漏記的'要及時(shí)補記。
四、根據氣候變化，做好檔案資料的防火、防潮和防蟲(chóng)蝕等，確保檔案資料的完好無(wú)損。
五、檔案管理人員變動(dòng)時(shí)，必須辦理交接手續，嚴格核實(shí)交接的檔案。
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1、學(xué)校成立專(zhuān)門(mén)的檔案資料室，專(zhuān)人負責管理各類(lèi)檔案。
2、凡家長(cháng)學(xué)校所開(kāi)展的所有活動(dòng)，都必須有資料積累，并及時(shí)把資料歸并成冊，分類(lèi)裝訂。
3、教師在家長(cháng)學(xué)�；顒�(dòng)中的`教案、隨筆、個(gè)案分析等都分門(mén)別類(lèi)裝訂成冊，交送資料統一保管。
4、家長(cháng)會(huì )簽到單、學(xué)員名冊、優(yōu)秀學(xué)員名冊等按學(xué)期分類(lèi)裝訂，送資料定保管。
5、資料室工作人員應盡心盡職，做到資料裝訂分門(mén)別類(lèi)，存放整齊有序，不漏收、漏裝資料。
6、加強學(xué)校領(lǐng)導對資料室的管理，不間斷地進(jìn)行檢查，及時(shí)提出完善意見(jiàn)。
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一、指定一兼職資料員負責公司文檔的全面管理，負責管理處/站所有文件(上級文件、通知、命令、公函、總結、報告等)和資料(技術(shù)資料、公司資料、員工檔案、政府法規、住戶(hù)檔案等)的分類(lèi)、收集和保管。
二、資料管理人員須對來(lái)文發(fā)文進(jìn)行登記，及時(shí)合理歸檔，歸檔時(shí)按資料分類(lèi)方法進(jìn)行分類(lèi)，以便查閱，對于可進(jìn)入電腦的資料及時(shí)輸入電腦。
三、接收文檔資料必須認真驗收，并辦理交接登記手續。
四、任何人員借閱相關(guān)文件資料，須登記日期、用途、經(jīng)手人及歸還日期。
五、屬公司機密文件，要妥善保管，不準散播其內容，不準給未經(jīng)領(lǐng)導批準的人員翻閱，不準復印，不準帶離辦公室;員工個(gè)人檔案屬秘密材料，他人無(wú)權翻閱，文檔管理人員也不準將這些資料擅自給他人過(guò)目。
六、對于產(chǎn)權人及用戶(hù)的相關(guān)資料，對管理相關(guān)的人員可查閱，不得給其他無(wú)關(guān)人員。
七、經(jīng)常對檔案進(jìn)行檢查、清理、核對，時(shí)間長(cháng)的.文件資料應分類(lèi)裝訂成冊，以備查閱;已失去保存價(jià)值的檔案根據上級檔案部門(mén)規定檔案保管期限，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導批準后進(jìn)行銷(xiāo)毀;對受損、變質(zhì)檔案，及時(shí)修補和復制;做好資料的防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)等工作，以確保文檔完整。
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(1)檔案、資料工作人員要嚴格遵守單位有關(guān)管理制度，確保檔案資料的絕對安全。
(2)要認真保管好檔案資料，末經(jīng)允許，不準將檔案、資料帶到公共場(chǎng)所、家中及游覽、參觀(guān)、探親訪(fǎng)友，不準將檔案資料外借出私人。
(3)凡借閱檔案、商業(yè)資本嚴格履行審批手續，需要摘錄的要記錄在登記冊上。
(4)要做好防火、防潮、防光、防蟲(chóng)、防鼠工作。
(5)節假日前，要由領(lǐng)導同管理人員對辦公室認真進(jìn)行一次安全檢查之后進(jìn)行查封。
(6)檔案、資料工作人員對工作要認真負責任，堅守崗位，如發(fā)生意外事件要立即報告并積極采取有效措施。
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第一條：項目文件的形成和積累項目文件產(chǎn)生于項目建設全過(guò)程。其形成、積累和管理應列入項目建設計劃和有關(guān)部門(mén)及人員的職責范圍、工作標準或崗位責任制。并有相應的檢查、控制及考核措施。
第二條、項目建設各階段文件的收集及其責任
1、項目準備階段
建設單位各機構負責收集、積累和整理項目前期文件以及設備，工藝和涉外文件：勘查、設計單位負責收集、積累勘查、設計文件，并按規定向建設單位檔案部門(mén)提交有關(guān)設計基礎資料和設計文件。
2、項目施工階段
項目實(shí)行總承包的.。由各分包單位負責其分包項目全部文件的收集、積累、整理，并提交總承包單位匯總；由建設單位分別向幾個(gè)單位發(fā)包的。由各承保單位負責收集、積累其承包項目的全部文件；項目監理單位負責收集，積累項目監理文件。建設單位委托的項目監理單位負責監督、檢查項目建設中文件收集、積累和完整、準確、系統情況、審核，簽認竣工文件。并向建設單位提交有關(guān)專(zhuān)項報告、驗證材料及其他監理文件。
3、項目試運行階段
試運行單位負責收集、積累在生產(chǎn)技術(shù)準備試運行中形成的文件：項目器材供應、財務(wù)管理單位或部門(mén)應負責收集、積累所承擔項目的器材供應和財務(wù)管理中形成的文件。
第三條、收集范圍
1、反映與項目有關(guān)的重要職能活動(dòng)、具有查考利用價(jià)值的各種載體的文件，應收集齊全，規入建設項目檔案。
2、項目文件歸檔范圍和保管期限見(jiàn)附表1
第四條、收集時(shí)間
各類(lèi)文件應按文件形成的先后順序或項目完成情況及時(shí)收集：引進(jìn)技術(shù)、設備文件應首先由建設單位或接受委托的承包單位登記、歸檔、再行譯校、復印和分發(fā)使用。
第五條、項目文件質(zhì)量要求
1、字跡清楚，圖樣清晰。圖表整潔、簽字手續完備。
2、需永久、長(cháng)期保存的文件不應用易褪色的書(shū)材料（紅色墨水、純藍墨水、圓珠筆、復寫(xiě)紙、鉛筆等）書(shū)寫(xiě)、繪制。
3、復印、打印文件及照片的字跡、線(xiàn)條和影像的清晰及牢固程度應符合設計標定質(zhì)量的要求。
4、錄音、錄像文件應保證載體的有效性。
5、長(cháng)期存儲的電子文件應使用不可擦除型光盤(pán)。
檔案資料管理制度 12
一、重視檔案資料的整理及管理工作，設置專(zhuān)職人員進(jìn)行專(zhuān)業(yè)化管理。
二、辦公室根據“檔案管理目標責任”要求，按期、按年、按月、按時(shí)將公司各項年度方針、工作目標、各項工作建立檔案，指派檔案管理人員詳細分類(lèi)，進(jìn)行歸檔。
三、檔案資料員工作職責
1、負責做好收件登記、編號、運轉和檢查未歸檔文件的催辦工作。
2、按規定及時(shí)、正確地辦理各種資料的動(dòng)態(tài)注記。
3、按時(shí)收集好各類(lèi)檔案資料，不散失，不遺留，做好立卷歸檔，分類(lèi)要準確，裝訂要工整，符合立卷標準。
4、及時(shí)制訂工作計劃和做好年終總結，特別是要做好為領(lǐng)導提供各種資料的參考、查找工作。
5、嚴格執行查閱資料的規定辦法和資料保密紀律。
6、妥善保管好各類(lèi)檔案資料，嚴厲杜絕由于個(gè)人疏忽或麻痹大意而使檔案丟失及由于檔案室內溫度不適而受潮或干燥造成的'損失。
四、公、檢、法部門(mén)或房管部門(mén)和上級主管機關(guān)因辦案需要，需查閱有關(guān)房產(chǎn)資料，按規定憑介紹信查閱。
五、律師事務(wù)所要有關(guān)了解當事人資料的，同樣按其介紹信并出示“聘請律師合同書(shū)”為準，由資料員代為查閱，并根據不同情況采取口頭或書(shū)面方式給予回復。
檔案資料管理制度 13
一、目的
為做好特種設備檔案資料管理工作，明確公司特種設備檔案資料管理工作要求，特制定本制度。
二、適用范圍
本制度適用于公司特種設備檔案資料管理工作。
三、規定內容
1、特種設備檔案資料主要包括以下內容：
1.1特種設備的設計文件、制造單位、產(chǎn)品質(zhì)量合格證明、使用維護說(shuō)明等文件以及安裝技術(shù)文件和資料；
1.2特種設備使用登記證和檢驗報告書(shū)；
1.3特種設備的定期檢驗和定期自行檢查的記錄；
1.4特種設備的日常運行狀況記錄；
1.5特種設備及其安全附件、安全保護裝置、測量調控裝置及有關(guān)附屬儀器儀表的日常維護保養記錄；
1.6特種設備運行故障和事故記錄；
2、特種設備安全管理機構負責歸口管理本單位所有特種設備檔案資料，應指派專(zhuān)人負責特種設備檔案資料的.保管工作。
3、特種設備安全管理機構應設立專(zhuān)門(mén)的檔案室或檔案柜用于保存特種設備檔案資料，保存期限原則上為3年，重要的見(jiàn)證資料應永久保存。
4、根據需要本單位可另外專(zhuān)門(mén)設立特種設備檔案資料管理機構。
檔案資料管理制度 14
(一)試驗室內業(yè)資料包括試驗檢測資料、規范、標準、專(zhuān)業(yè)技術(shù)圖書(shū)、文件及儀器設備檔案等;各級試驗機構應有專(zhuān)人管理。
(二)檔案資料應指定專(zhuān)人管理試驗檢測資料，試驗檢測資料應及時(shí)收集、整理，按不同試驗檢測項目分別編號、放置;檔案盒內應有卷內目錄，資料按卷內目錄有序放置;無(wú)關(guān)人員不得隨便查閱，需要借閱時(shí)，應經(jīng)試驗室主任批準，管理人員應辦理借閱登記手續，借閱后要及時(shí)收回，以免丟失。
(三)標準、規范、技術(shù)圖書(shū)應實(shí)行登記造冊，分別編制目錄，供查找方便;及時(shí)掌握新標準、規范變更情況，適時(shí)收集補充，不得采用作廢標準。
(四)文件應按內部、外部進(jìn)行登記分類(lèi)保管，內部文件較多時(shí)，可再分為上級、同級、下級進(jìn)行管理，年底按文件檔案管理要求歸檔。
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