小區檔案管理制度
在生活中，各種制度頻頻出現，制度泛指以規則或運作模式，規范個(gè)體行動(dòng)的一種社會(huì )結構。這些規則蘊含著(zhù)社會(huì )的價(jià)值，其運行表彰著(zhù)一個(gè)社會(huì )的秩序。我們該怎么擬定制度呢？下面是小編為大家整理的小區檔案管理制度，歡迎大家借鑒與參考，希望對大家有所幫助。
小區檔案管理制度1
管理處的服務(wù)過(guò)程是小區運營(yíng)的最基本的組成部分。負責公共區域各地點(diǎn)的各項服務(wù)場(chǎng)地管理,也是面對業(yè)主各類(lèi)服務(wù)關(guān)系。管理處的工作質(zhì)量的優(yōu)劣還會(huì )影響到日后業(yè)主對管理公司的形象。
1.管理處的主要業(yè)主管理任務(wù):
管理處的主要任務(wù)就是“服務(wù)”。只有健全業(yè)主檔案及服務(wù)內容,才可能更好的服務(wù)業(yè)主。
2.管理處業(yè)主管理的日常工作包括:
及時(shí)上行下達業(yè)主與管理之間的知識、報告、通知、通報,傳送文件應及時(shí)、準確,認真地登記并制作各種表格。
協(xié)調與業(yè)主之間的.關(guān)系,加強橫向溝通;
做好與業(yè)主有關(guān)各類(lèi)文件的檔案工作,并定期整理,以備隨時(shí)查詢(xún)及跟進(jìn);
接聽(tīng)業(yè)主投訴,解決業(yè)主投訴;
接聽(tīng)業(yè)主工程報修電話(huà),及時(shí)聯(lián)系修復;
3.業(yè)主檔案管理
業(yè)主檔案資料的管理主要是收集、整理、歸檔及使用四個(gè)環(huán)節。一般
業(yè)主檔案包括以下的資料:
收集業(yè)主單位資料
業(yè)主繳費記錄包括各樣應付之押金
業(yè)主裝修工程文件
業(yè)主遷入時(shí)填具之資料
業(yè)主資料補充
業(yè)主聯(lián)絡(luò )資料
緊急事故聯(lián)絡(luò )人的資料
管理人員在日常職務(wù)常與業(yè)主人事變遷資料
業(yè)主與管理處往來(lái)文件
業(yè)主違規事項與欠費記錄
業(yè)主請修記錄
業(yè)主投訴記錄
10)業(yè)主單位有關(guān)的工程檔案(與二次裝修工程有關(guān)資料)
小區檔案管理制度2
1.0業(yè)主檔案構成規定
1.1業(yè)主檔案
1.1.1 業(yè)主個(gè)人資料
1.1.1.1業(yè)主(法人)姓名、年齡、性別、國籍、愛(ài)好、文化程度
1.1.1.2工作單位、聯(lián)系電話(huà)、辦公電話(huà)
1.1.1.3 業(yè)主(法人)聯(lián)系電話(huà)、緊急事故聯(lián)系人及聯(lián)系方式
1.1.1.4 身份證件復印件
1.1.1.5營(yíng)業(yè)執照、稅務(wù)登記、企業(yè)法人代碼證復印件(企業(yè))
1.1.1.6業(yè)主(法人)照片
1.1.1.7其他(如委托他人辦理收樓:委托書(shū)、被委托人身份證明、被委托人聯(lián)系方式、被委托人照片)
1.1.2家庭成員資料(住宅物業(yè))
1.1.2.1家庭成員姓名,各自年齡、性別、國籍、愛(ài)好、文化程度
1.1.2.2家庭成員工作或學(xué)習單位及聯(lián)系方式
1.1.2.3與業(yè)主關(guān)系
1.1.2.4各自照片
1.1.2.5各自聯(lián)系方式
1.1.3產(chǎn)籍資料
1.1.3.1購房合同復印件
1.1.3.2房地產(chǎn)權書(shū)復印件
1.1.3.3房屋面積測繪資料
1.1.3.4收樓通知書(shū)
1.1.3.5收樓證明書(shū)及確認書(shū)
1.1.3.6收樓驗收表
1.1.3.7業(yè)主領(lǐng)取物品(資料)記錄表
1.1.3.8鑰匙托管書(shū)
1.1.3.9防火責任書(shū)
1.1.3.10精神文明公約
1.1.3.11業(yè)主(臨時(shí))公約
1.1.3.12前期物業(yè)管理服務(wù)協(xié)議(如有)
1.1.3.13物業(yè)使用及管理服務(wù)公約(細則)
1.1.3.14房屋使用說(shuō)明書(shū)及質(zhì)量保證書(shū)
1.1.3.15房屋租任憑或轉讓協(xié)議
1.1.4物業(yè)使用資料
1.1.4.1裝修管理資料(申請表、設計圖、審圖意見(jiàn)書(shū)、裝飾單位營(yíng)業(yè)執照、資質(zhì)證書(shū)、裝修管理服務(wù)協(xié)議、整改通知、違規處罰通知、裝修巡邏檢查記錄、裝修巡邏簽到表、裝修完工記錄、竣工單、裝修退款申請表、工程變更核定單)
1.1.4.2單元物業(yè)使用記錄
1.1.4.3單元物業(yè)維修保養記錄
1.1.4.4單元物業(yè)維修派工單
1.1.4.5單元物業(yè)投訴記錄
1.1.4.6各種業(yè)主委托書(shū)、授權書(shū)、申請書(shū)、保證書(shū)
1.1.4.7各種整改通知、費用單據、函件
1.1.4.8物業(yè)出租資料(物業(yè)租賃協(xié)議、承租人身份證明或營(yíng)業(yè)執照(企業(yè))、稅務(wù)登記證(企業(yè))、法人代碼證(企業(yè))、聯(lián)系方式、緊急聯(lián)系人及電話(huà)、承諾書(shū)、管理公約)
2.0業(yè)主檔案管理規定
2.1業(yè)主檔案由客戶(hù)服務(wù)部設專(zhuān)人統一負責管理,客戶(hù)主管負管理責任
2.2業(yè)主檔案必須保持文本資料與電子文檔同步共存
2.3業(yè)主檔案應按照《業(yè)主檔案構成規定》逐步安善內容
2.4業(yè)主檔案應保持完整、準確并及明更新
2.5客理人員其管理的業(yè)主檔案文本資料應存入檔案保險柜,且做好防盜、防火、防潮、防蛀、防鼠、防灰、反腐蝕等安全措施
2.6 對業(yè)主檔案的.保管要按照'棟號、樓層號、房號'先后順序進(jìn)行編號、分類(lèi)、集中存放
2.7業(yè)主檔案的順序登記在與內容有關(guān)和〈業(yè)主樓案目錄〉中,按照〈目錄〉依次排列存放管理
2.8 對保管的業(yè)主檔案進(jìn)行登記造冊、編號,每月檢查一次,發(fā)現缺少應立即查找,并確介檔案的完整性
2.9建立業(yè)主檔案移交制度,交接雙方應共同清點(diǎn)并簽字留據
2.10業(yè)主檔案通訊電話(huà)聯(lián)系方式發(fā)生變化及業(yè)主發(fā)生更替或物業(yè)使用發(fā)生變化時(shí),應將變化情況及時(shí)記錄在業(yè)主檔案中
2.11業(yè)主檔案屬絕密檔案,任何人不得外泄。特殊情況如需查閱須報管理處經(jīng)理批準,經(jīng)客戶(hù)主管辦理手續生方可查閱
2.12業(yè)主檔案應永久保存,并注意適時(shí)更新
2.13業(yè)產(chǎn)檔案應包括的內容(包括但不限于):業(yè)主個(gè)人資料、家庭資料、購房資料、收樓資料、產(chǎn)籍資料、裝修資料、物業(yè)使用資料等
2.14違反本規定,視情節處以10-100元處罰,造成不良后果給公司利益造成損害的予以加重處罰
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