小區檔案管理制度4篇

　　在充滿(mǎn)活力，日益開(kāi)放的今天，越來(lái)越多人會(huì )去使用制度，制度具有使我們知道，應該做什么，不應該做什么，懲惡揚善、維護公平的作用。制度到底怎么擬定才合適呢？以下是小編幫大家整理的小區檔案管理制度，僅供參考，歡迎大家閱讀。

小區檔案管理制度1

　　管理處的服務(wù)過(guò)程是小區運營(yíng)的最基本的組成部分。負責公共區域各地點(diǎn)的各項服務(wù)場(chǎng)地管理,也是面對業(yè)主各類(lèi)服務(wù)關(guān)系。管理處的工作質(zhì)量的優(yōu)劣還會(huì )影響到日后業(yè)主對管理公司的形象。

　　1.管理處的主要業(yè)主管理任務(wù):

　　管理處的主要任務(wù)就是“服務(wù)”。只有健全業(yè)主檔案及服務(wù)內容,才可能更好的服務(wù)業(yè)主。

　　2.管理處業(yè)主管理的'日常工作包括:

　　及時(shí)上行下達業(yè)主與管理之間的知識、報告、通知、通報,傳送文件應及時(shí)、準確,認真地登記并制作各種表格。

　　協(xié)調與業(yè)主之間的關(guān)系,加強橫向溝通;

　　做好與業(yè)主有關(guān)各類(lèi)文件的檔案工作,并定期整理,以備隨時(shí)查詢(xún)及跟進(jìn);

　　接聽(tīng)業(yè)主投訴,解決業(yè)主投訴;

　　接聽(tīng)業(yè)主工程報修電話(huà),及時(shí)聯(lián)系修復;

　　3.業(yè)主檔案管理

　　業(yè)主檔案資料的管理主要是收集、整理、歸檔及使用四個(gè)環(huán)節。一般

　　業(yè)主檔案包括以下的資料:

　　收集業(yè)主單位資料

　　業(yè)主繳費記錄包括各樣應付之押金

　　業(yè)主裝修工程文件

　　業(yè)主遷入時(shí)填具之資料

　　業(yè)主資料補充

　　業(yè)主聯(lián)絡(luò )資料

　　緊急事故聯(lián)絡(luò )人的資料

　　管理人員在日常職務(wù)常與業(yè)主人事變遷資料

　　業(yè)主與管理處往來(lái)文件

　　業(yè)主違規事項與欠費記錄

　　業(yè)主請修記錄

　　業(yè)主投訴記錄

　　10)業(yè)主單位有關(guān)的工程檔案(與二次裝修工程有關(guān)資料)

小區檔案管理制度2

　　加強檔案資料管理，有助于保存住宅小區(大廈)的歷史資料，維護管理的連續性和規范化，便于房屋及設施設備的`檢查、維護、更新和與業(yè)主的溝通、聯(lián)系。

　　(一)管理內容：

　　1、工程檔案：從接管開(kāi)始的所有工程技術(shù)、維修、改造資料、各種竣工圖及各類(lèi)設施設備資料等;

　　2、業(yè)主檔案：所有業(yè)主購、租房合同(復印件)，業(yè)主基本情況登記表、裝修申請表等;

　　3、財務(wù)檔案：逐年形成的財務(wù)收支報表、物業(yè)維修基金使用報表等;

　　4、文件檔案：有關(guān)物業(yè)管理法規政策、公司文件等;

　　5、管理資料：綠化資料、日常巡查(清潔、維修、保安)記錄、值班記錄，車(chē)輛管理記錄、監控記錄、榮譽(yù)資料等。

　　(二)管理措施：

　　1、制定檔案制度，并嚴格執行;

　　2、專(zhuān)人管理(由負責內勤的管理員擔任)，專(zhuān)室專(zhuān)柜，編目造冊，存放有序并且尊重業(yè)主隱私，保守秘密;

　　3、科學(xué)管理，確保檔案資料完整、齊全，確保檔案完好率達100%;

　　4、逐步實(shí)現智能化管理，計時(shí)可靠的掌握相關(guān)信息，提高管理水平。

小區檔案管理制度3

　　1.按規劃要求建設、住宅及配套建設設施投入使用

　　1)工程規劃許可證

　　2)施工許可證

　　3)工程總平面圖

　　4)建設工程規劃管理竣工驗收合格證

　　5)國有土地使用證

　　2.辦理接管驗收手續

　　1)委托物業(yè)管理合同

　　2)工程建設施工建檔移交清單

　�、糯苯ㄊ�、結施竣工圖，建材合格證、分項分部評定資料;

　�、扑�施、電施、訊施、地下管網(wǎng)竣工圖，分項、分部質(zhì)檢平定資料(復印件);

　　3)商品房質(zhì)量保證書(shū)

　　4)房屋移交驗收資料

　　5)設施設備移交清單及檔案資料

　　3.由一家物業(yè)管理企業(yè)實(shí)施統一專(zhuān)業(yè)化管理

　　1)物業(yè)管理有限公司企業(yè)法人營(yíng)業(yè)執照(正副本)

　　2)物業(yè)管理有限公司組織機構代碼證(正副本)

　　3)物管企業(yè)資質(zhì)證書(shū)

　　4)物業(yè)管理有限公司稅務(wù)登記證(正副本)

　　5)上級批文(文件)

　　4.建設單位在銷(xiāo)售房屋前與選聘的物業(yè)管理企業(yè)簽定物業(yè)管理合同，雙方的責、權、利分明

　　1)物業(yè)委托管理合同

　　2)前期物業(yè)管理方案

　　3)物業(yè)移交及實(shí)施意見(jiàn)

　　5.購房人與物業(yè)管理企業(yè)簽定物業(yè)管理合同，雙方責、權、利明確總戶(hù)數戶(hù)，入住戶(hù)，入住率為，簽定的前期物業(yè)管理服務(wù)合同為份。(文件柜放置于)

　　6. 建立維修資金的管理、使用、續籌等符合有關(guān)規定

　　1)物業(yè)管理有限公司代管維修資金的財務(wù)管理制度

　　a)代管維修資金的使用范圍

　　b)代管維修資金的`來(lái)源和籌集方法

　　c)代管維修資金的管理與使用辦法

　　d)代管維修資金的移交

　　7.房屋使用手冊、裝飾裝修管理規定及業(yè)主公約等各項公眾制度完善

　　1)房屋使用說(shuō)明書(shū)

　　2)公共管理制度

　�、胖伟补芾碇贫�

　�、葡�防管理制度

　�、情T(mén)衛管理制度

　�、葯C動(dòng)車(chē)停車(chē)場(chǎng)管理制度

　�、煞菣C動(dòng)車(chē)管理制度

　�、恃b修管理規定

　　3)政府有關(guān)文件

　　8.業(yè)主委員會(huì )按規定程序成立，并按規章制度履行職責

　　1)業(yè)主委員會(huì )籌備工作資料

　�、抨P(guān)于組建業(yè)主委員會(huì )實(shí)施方案

　�、茦I(yè)主委員會(huì )資料(詳見(jiàn)業(yè)主意見(jiàn)調查表)

　�、菢I(yè)主委員會(huì )章程

　　9.物業(yè)管理企業(yè)制定創(chuàng )優(yōu)規劃和共體實(shí)施方案，并經(jīng)業(yè)主委員會(huì )同意

　　1)創(chuàng )優(yōu)規劃

　　2)創(chuàng )優(yōu)實(shí)施方案(附物業(yè)管理質(zhì)量目標書(shū))

　　3)物業(yè)管理優(yōu)秀住宅小區達標申報資料資料

　　10.小區物業(yè)管理建立健全各項管理制度、各崗位的工作標準并指定具體的落實(shí)措施和考核標準。

　　1)員工手冊

　　2)文明禮貌用語(yǔ)及各專(zhuān)業(yè)服務(wù)語(yǔ)言流程規范

　　3)部門(mén)職責

　�、殴�司組織機構示意圖(管理處機構示意圖)

　�、茊T工手冊

　�、枪芾碇行穆氊�

　�、蓉攧�(wù)部職責

　�、勺o衛部?jì)葎?wù)條令、崗位職責

　　4)部門(mén)工作程序、操作程序

　�、咆攧�(wù)部管理制度

　�、瓶蛻�(hù)服務(wù)中心工作程序

　�、枪こ滩吭O備運行維修工作程序

　�、认�防工作管理制度

　�、筛鞣N應急處理方案

　　a、火警、火災應急方案

　　b、停電應急方案

　　c、護衛部突發(fā)事件處理措施

　　5)管理中心綜合管理制度

　�、胖蛋嘀贫�

　�、苹卦L(fǎng)制度

　�、菣n案管理制度

　�、仍�始記錄、資料管理制度

　　6)管理人員、員工考評細則

　�、殴芾砣藛T考核細則

　�、曝攧�(wù)管理人員考核細則

　�、蔷S修人員考核細則

　�、惹鍧�、綠化人員考核細則

　�、勺o衛員考核細則

　�、首o衛部崗位目標管理考核辦法

　　7)護衛部培訓日程、訓練記錄

　　8)護衛知識考試資料

　　9)管理中心原始記錄資料

　�、砰T(mén)崗值班記錄

　�、票O控中心值班記錄

　�、蔷o急情況記錄

　�、韧＼�(chē)場(chǎng)車(chē)輛進(jìn)出原始記錄

　�、煞课菅b修管理記錄

　�、恃b飾裝修申請書(shū)、責任書(shū)

　�、酥蛋嘤涗�

　�、袒卦L(fǎng)記錄

　�、途S修派工單

　�、巫�戶(hù)檔案

　�、暇S修員值班記錄

　�、性O施設備巡查保養等記錄

　　11.物業(yè)企業(yè)管理人員和專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員持證上崗，員工統一著(zhù)工裝、佩帶明顯標志，工作規范，作風(fēng)嚴謹。

　　1)管理中心管理干部學(xué)歷、職稱(chēng)、上崗證復印件

　　2)管理中心專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員資格證、操作證

　　3)護衛員上崗證

　　4)員工勞動(dòng)合同

　　12.應用計算機智能化設備等現代化管理手段，提高管理效率。

　　1)小區住戶(hù)基本資料(備份文件夾類(lèi))

　　2)小區物業(yè)基本資料

　　3)辦公文案

　　4)各類(lèi)管理制度、文件夾

　�、抛o衛類(lèi)

　�、曝攧�(wù)類(lèi)

　�、枪芾眍�(lèi)

　�、缺�潔類(lèi)

　�、山�(jīng)營(yíng)類(lèi)

　�、嗜耸骂�(lèi)

　�、藰I(yè)主委員會(huì )

　�、踢\行維修表

　　5)住戶(hù)費用繳費統計資料

　　13.物業(yè)管理企業(yè)在收費、財務(wù)管理、會(huì )計核算、稅收等方面執行有關(guān)規定，至少半年公開(kāi)一次物業(yè)服務(wù)費用收支情況。

　　1)年月--財務(wù)收支報告

　　2)向住戶(hù)公布費用收支情況，資料照片

　　3)物業(yè)管理費用標準批復

　　4)繳費通知單存根

　　14.房屋及公共設施設備檔案資料齊全、分類(lèi)成冊，管理完善，查閱方便。

　　1)總平面圖

　　2)共用設施設備及配電系統

　　3)可視對講、監控系統

　　4)消防系統

　　5)背景音樂(lè )系統

　　6)光纖電視系統

　　7)辦公用設備

　　8)各種警示牌、標識卡

　　15.建立用戶(hù)檔案、房屋及配套設施權屬清冊，查閱方便。

　　1)住戶(hù)檔案

　　2)商業(yè)用房業(yè)主檔案(含用戶(hù))

　　16.建立24小時(shí)值班制度，設立服務(wù)電話(huà)，接受業(yè)主及使用人對物業(yè)管理服務(wù)報修、求助、建議、問(wèn)詢(xún)、質(zhì)疑、投訴等各類(lèi)信息的收集、反饋并及時(shí)處理，有回訪(fǎng)制度和記錄。

　　1)值班制度

　　2)回訪(fǎng)制度

　　3)管理人員值班記錄

　　4)維修工單存根及回單

　　5)設備巡查記錄

　　6)護衛門(mén)崗值班記錄

　　7)主動(dòng)征求業(yè)主對物業(yè)管理服務(wù)的意見(jiàn)和建議

　　17.定期向住戶(hù)發(fā)放物業(yè)管理服務(wù)工作征求意見(jiàn)，對合理的建議及時(shí)整改，滿(mǎn)意率為%以上。

　　1)《客戶(hù)意見(jiàn)征詢(xún)表》

　　18.建立并落實(shí)便民維修服務(wù)，承諾制，零修急修及時(shí)率為98%，以上的返修率為2%，并有回訪(fǎng)記錄。

　　1)物管中心工作程序(見(jiàn)工作守則)

　　2)設備運行維修工作程序(見(jiàn)工作守則)

小區檔案管理制度4

　　1.0業(yè)主檔案構成規定

　　1.1業(yè)主檔案

　　1.1.1 業(yè)主個(gè)人資料

　　1.1.1.1業(yè)主(法人)姓名、年齡、性別、國籍、愛(ài)好、文化程度

　　1.1.1.2工作單位、聯(lián)系電話(huà)、辦公電話(huà)

　　1.1.1.3 業(yè)主(法人)聯(lián)系電話(huà)、緊急事故聯(lián)系人及聯(lián)系方式

　　1.1.1.4 身份證件復印件

　　1.1.1.5營(yíng)業(yè)執照、稅務(wù)登記、企業(yè)法人代碼證復印件(企業(yè))

　　1.1.1.6業(yè)主(法人)照片

　　1.1.1.7其他(如委托他人辦理收樓:委托書(shū)、被委托人身份證明、被委托人聯(lián)系方式、被委托人照片)

　　1.1.2家庭成員資料(住宅物業(yè))

　　1.1.2.1家庭成員姓名,各自年齡、性別、國籍、愛(ài)好、文化程度

　　1.1.2.2家庭成員工作或學(xué)習單位及聯(lián)系方式

　　1.1.2.3與業(yè)主關(guān)系

　　1.1.2.4各自照片

　　1.1.2.5各自聯(lián)系方式

　　1.1.3產(chǎn)籍資料

　　1.1.3.1購房合同復印件

　　1.1.3.2房地產(chǎn)權書(shū)復印件

　　1.1.3.3房屋面積測繪資料

　　1.1.3.4收樓通知書(shū)

　　1.1.3.5收樓證明書(shū)及確認書(shū)

　　1.1.3.6收樓驗收表

　　1.1.3.7業(yè)主領(lǐng)取物品(資料)記錄表

　　1.1.3.8鑰匙托管書(shū)

　　1.1.3.9防火責任書(shū)

　　1.1.3.10精神文明公約

　　1.1.3.11業(yè)主(臨時(shí))公約

　　1.1.3.12前期物業(yè)管理服務(wù)協(xié)議(如有)

　　1.1.3.13物業(yè)使用及管理服務(wù)公約(細則)

　　1.1.3.14房屋使用說(shuō)明書(shū)及質(zhì)量保證書(shū)

　　1.1.3.15房屋租任憑或轉讓協(xié)議

　　1.1.4物業(yè)使用資料

　　1.1.4.1裝修管理資料(申請表、設計圖、審圖意見(jiàn)書(shū)、裝飾單位營(yíng)業(yè)執照、資質(zhì)證書(shū)、裝修管理服務(wù)協(xié)議、整改通知、違規處罰通知、裝修巡邏檢查記錄、裝修巡邏簽到表、裝修完工記錄、竣工單、裝修退款申請表、工程變更核定單)

　　1.1.4.2單元物業(yè)使用記錄

　　1.1.4.3單元物業(yè)維修保養記錄

　　1.1.4.4單元物業(yè)維修派工單

　　1.1.4.5單元物業(yè)投訴記錄

　　1.1.4.6各種業(yè)主委托書(shū)、授權書(shū)、申請書(shū)、保證書(shū)

　　1.1.4.7各種整改通知、費用單據、函件

　　1.1.4.8物業(yè)出租資料(物業(yè)租賃協(xié)議、承租人身份證明或營(yíng)業(yè)執照(企業(yè))、稅務(wù)登記證(企業(yè))、法人代碼證(企業(yè))、聯(lián)系方式、緊急聯(lián)系人及電話(huà)、承諾書(shū)、管理公約)

　　2.0業(yè)主檔案管理規定

　　2.1業(yè)主檔案由客戶(hù)服務(wù)部設專(zhuān)人統一負責管理,客戶(hù)主管負管理責任

　　2.2業(yè)主檔案必須保持文本資料與電子文檔同步共存

　　2.3業(yè)主檔案應按照《業(yè)主檔案構成規定》逐步安善內容

　　2.4業(yè)主檔案應保持完整、準確并及明更新

　　2.5客理人員其管理的業(yè)主檔案文本資料應存入檔案保險柜,且做好防盜、防火、防潮、防蛀、防鼠、防灰、反腐蝕等安全措施

　　2.6 對業(yè)主檔案的保管要按照'棟號、樓層號、房號'先后順序進(jìn)行編號、分類(lèi)、集中存放

　　2.7業(yè)主檔案的`順序登記在與內容有關(guān)和〈業(yè)主樓案目錄〉中,按照〈目錄〉依次排列存放管理

　　2.8 對保管的業(yè)主檔案進(jìn)行登記造冊、編號,每月檢查一次,發(fā)現缺少應立即查找,并確介檔案的完整性

　　2.9建立業(yè)主檔案移交制度,交接雙方應共同清點(diǎn)并簽字留據

　　2.10業(yè)主檔案通訊電話(huà)聯(lián)系方式發(fā)生變化及業(yè)主發(fā)生更替或物業(yè)使用發(fā)生變化時(shí),應將變化情況及時(shí)記錄在業(yè)主檔案中

　　2.11業(yè)主檔案屬絕密檔案,任何人不得外泄。特殊情況如需查閱須報管理處經(jīng)理批準,經(jīng)客戶(hù)主管辦理手續生方可查閱

　　2.12業(yè)主檔案應永久保存,并注意適時(shí)更新

　　2.13業(yè)產(chǎn)檔案應包括的內容(包括但不限于):業(yè)主個(gè)人資料、家庭資料、購房資料、收樓資料、產(chǎn)籍資料、裝修資料、物業(yè)使用資料等

　　2.14違反本規定,視情節處以10-100元處罰,造成不良后果給公司利益造成損害的予以加重處罰

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