文件管理制度【經(jīng)典】
在發(fā)展不斷提速的社會(huì )中，大家逐漸認識到制度的重要性，制度泛指以規則或運作模式，規范個(gè)體行動(dòng)的一種社會(huì )結構。擬起制度來(lái)就毫無(wú)頭緒？以下是小編為大家整理的文件管理制度，歡迎閱讀，希望大家能夠喜歡。
文件管理制度1
1、主題內容與適用范圍
本文件根據我廠(chǎng)產(chǎn)品的生產(chǎn)性質(zhì)、生產(chǎn)類(lèi)型和產(chǎn)品的復雜程度以及工種狀況,對常用的工藝文件規定了完整性。
本文件適用于變壓器新產(chǎn)品的生產(chǎn)。老產(chǎn)品的工藝整頓也參照執行。
2、引用標準
gb/t4863-93機械制造工藝基本術(shù)語(yǔ)
gb/t6583-1994質(zhì)量保證術(shù)語(yǔ)
jb/t9167一1998工藝裝備設計管理導則
jb/t9165.1-1998工藝文件完整性
3、一般要求
3.1工藝文件是指導工人操作和用于生產(chǎn)、工藝管理的主要依據,要做到正確、完整、統一、清晰。
3.2本標準所規定的內容應在產(chǎn)品設計、試制、鑒定和生產(chǎn)的各個(gè)階段相應編制完成。
3.3產(chǎn)品的生產(chǎn)性質(zhì)是指樣機試制、小批量試制和正式批量生產(chǎn)。樣機試制主要是驗證產(chǎn)品設計結構,對工藝文件不要求完整,可根據具體情況而定;小批試制主要是驗證工藝,所以小批量試制的工藝文件基本上應與正式批量生產(chǎn)的工藝文件相同。不同的是后者通過(guò)小批試制過(guò)程驗證后的修改補充,更加完善。
4、工藝文件種類(lèi)
4.1產(chǎn)品結構工藝性審查記錄
記錄產(chǎn)品結構工藝性審查情況的一種工藝文件。
4.2工藝方案
根據產(chǎn)品設計要求、生產(chǎn)類(lèi)型和企業(yè)的生產(chǎn)能力,提出工藝技術(shù)準備工作具體任務(wù)和措施的指導性文件。
4.3產(chǎn)品零(部〉件工藝路線(xiàn)表
產(chǎn)品全部零(部〉件(設計部門(mén)提出外購件的除外〉在生產(chǎn)過(guò)程所經(jīng)過(guò)部門(mén)(科室、車(chē)間、小組和工種〉的工藝流程,供技術(shù)科、供應部使用。
4.4焊接工藝卡片
用于對復雜零(部〉件進(jìn)行電、氣焊接。
4.5特殊工序操作指導卡
4.6典型零件工藝過(guò)程卡片
用于制造具有加工特性一致的一組零件。
4.7標準零件工藝過(guò)程卡片
用于制造標準相同、規格不同的標準零件。
4.8裝配工藝過(guò)程卡片。
4.9工藝守則
某一專(zhuān)業(yè)工種所通用的一種基本操作規程
4.10工序質(zhì)量分析表
用于分析工序質(zhì)量控制點(diǎn)的每個(gè)特征值-操作者、設備、工裝、材料、方法、環(huán)境等因素對質(zhì)量的影響程度,以使質(zhì)量處于良好的控制狀態(tài)的一種工藝文件。
4.11工序質(zhì)量控制圖
用于對工序質(zhì)量控制點(diǎn)按質(zhì)量波動(dòng)因素進(jìn)行分析、控制的圖表。
4.12產(chǎn)品質(zhì)量控制點(diǎn)目錄
填寫(xiě)產(chǎn)品中所有質(zhì)量控制點(diǎn)的零件圖號、名稱(chēng)及控制點(diǎn)名稱(chēng)等的一種工藝文件。
4.13外協(xié)件明細表
填寫(xiě)產(chǎn)品中所有外協(xié)件的圖號、名稱(chēng)和加工內容等的一種工藝文件。
4.14外購工具明細表
填寫(xiě)產(chǎn)品在生產(chǎn)過(guò)程中所需的特殊外購刀具、量具等的名稱(chēng)、規格與精度的一種工藝文件。
4.15專(zhuān)用工藝裝備明細表
填寫(xiě)產(chǎn)品在生產(chǎn)過(guò)程中所需的全部專(zhuān)用工裝的編號、名稱(chēng)等的一種工藝文件。
4.16工位器具明細表
填寫(xiě)產(chǎn)品在生產(chǎn)過(guò)程中所需的全部工位器具的編號、名稱(chēng)等的一種工藝文件。
4.17專(zhuān)用工藝裝備圖樣及設計文件
專(zhuān)用工藝應具備完整的設計文件,包括專(zhuān)用工裝設計任務(wù)書(shū)、裝配圖、零件圖、零件明細表、使用說(shuō)明書(shū)(簡(jiǎn)單的專(zhuān)用工裝可在裝配圖中說(shuō)明)。
4.18材料消耗工藝定額明細表
填寫(xiě)產(chǎn)品每個(gè)零件在制造過(guò)程中所需消艷的各種材料的'名稱(chēng)、牌號、規格、重量等的一種工藝文件。
4.19材料消耗工藝定額匯總表
將'材料消耗工藝定額明細表'中的各種材料按單臺產(chǎn)品匯總填寫(xiě)的一種工藝文件。
4.20工藝總結
新產(chǎn)品經(jīng)過(guò)試制生產(chǎn)后,工藝人員對工藝準備階段的工作和工藝、工裝的使用情況進(jìn)行記述,并提出處理意見(jiàn)的一種工藝文件。
4.21產(chǎn)品工藝文件目次產(chǎn)品所有工藝文件的清單。
4.22車(chē)間定置管理圖
在車(chē)間定置中,用于表明物品與場(chǎng)地關(guān)系的布置圖。
4.23產(chǎn)品制造工藝流程圖
是生產(chǎn)對象由投入到產(chǎn)出,經(jīng)過(guò)一定順序排列的檢驗關(guān)系圖。
4.24產(chǎn)品檢驗流程圖。
4.25油漆工藝卡片。
4.26檢驗卡片。
根據產(chǎn)品標準、圖樣、技術(shù)要求和工藝規范,對產(chǎn)品及零件、部件的質(zhì)量特性的檢測內容、要求、手段作出規定的指導性文件。
4.27工序質(zhì)量控制點(diǎn)操作指導卡。
指導工序質(zhì)量控制點(diǎn)上的工人生產(chǎn)操作的文件。
文件管理制度2
文件收發(fā)管理制度是企業(yè)日常運營(yíng)中的重要組成部分，它涵蓋了文件的接收、處理、傳遞、存儲以及廢棄等全過(guò)程。這項制度旨在確保信息的準確、及時(shí)、安全流通，提高工作效率，防止信息泄露，維護企業(yè)利益。
內容概述：
1. 文件分類(lèi)與編碼：明確各類(lèi)文件的分類(lèi)標準，如行政、財務(wù)、技術(shù)等，并設定統一的編碼規則，便于檢索和管理。
2. 文件收發(fā)流程：規定文件的.接收、登記、審核、分發(fā)、歸檔等環(huán)節的操作步驟和責任人。
3. 文件審批權限：設定不同級別文件的審批權限，明確誰(shuí)有權接收、閱讀、修改和簽發(fā)文件。
4. 文件安全保護：制定保密措施，如加密、訪(fǎng)問(wèn)控制、備份等，防止文件丟失或被非法獲取。
5. 文件存儲與銷(xiāo)毀：規定文件的存儲期限、存儲方式及到期后的銷(xiāo)毀程序。
6. 文件審計與追蹤：建立文件操作記錄，以便追蹤文件的流轉情況，進(jìn)行定期審計。
文件管理制度3
1.目的
及時(shí)糾正在服務(wù)過(guò)程中產(chǎn)生的不合格,防止不合格服務(wù)的再發(fā)生,識別潛在的不合格原因,防止潛在不合格服務(wù)的產(chǎn)生,實(shí)現持續改進(jìn),為顧客提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。
2.適用范圍
適用于公司所有糾正預防措施活動(dòng)的實(shí)施。
3.職責
3.1管理者代表負責監督、協(xié)調改進(jìn)、糾正和預防措施的實(shí)施。
3.2質(zhì)主管負責在公司質(zhì)量體系(活動(dòng))出現或存在潛在的質(zhì)量問(wèn)題時(shí)發(fā)出相應的通知,并跟進(jìn)驗證實(shí)施效果。
3.3部門(mén)相關(guān)主管負責落實(shí)糾正和預防措施的實(shí)施。
3.4產(chǎn)生不合格服務(wù)的部門(mén)主辦以上管理人員負責組織調查產(chǎn)生不合格的原因,制定糾正措施。
3.5公司所有員工都有提出和實(shí)施糾正預防措施的責任。
4.方法和過(guò)程控制
4.1糾正措施
4.1.1對公司所有活動(dòng)中存在的不合格進(jìn)行分析,確定不合格原因,采取糾正措施予以改善,消除不合格并防止其再次發(fā)生。
4.1.2對以下信息采用統計技術(shù)或試驗的方法進(jìn)行識別,對不合格項進(jìn)行確定。
a.顧客的投訴(建議)
b.緊急事件及重大質(zhì)量事故
c.品質(zhì)主管對各部門(mén)日常工作的檢查和建議
d.對分承包服務(wù)的評估
e.顧客滿(mǎn)意度調查的輸出
f.內、外審報告
g.管理評審的各項輸出
h.其他不符合公司質(zhì)量方針、目標及質(zhì)量體系要求的情況
4.1.3對于情況f,審核小組按《內部質(zhì)量審核程序》的要求執行。
4.1.4對于情況d,品質(zhì)主管填寫(xiě)《糾正和預防措施實(shí)施記錄表》,交責任部門(mén)通知分承包方,要求分承包方對原因進(jìn)行分析,提出糾正措施反饋;品質(zhì)主管對其措施審核后由責任部門(mén)跟進(jìn)落實(shí)情況,相關(guān)結果在《糾正和預防措施實(shí)施記錄表》上進(jìn)行記錄,并簽名確認,該表品質(zhì)主管和責任部門(mén)各存一份。
4.1.5對于情況g,由管理者代表負責監督執行。
4.1.6對于其他不合格,品質(zhì)主管填寫(xiě)《糾正和預防措施實(shí)施記錄表》,對不合格事實(shí)進(jìn)行描述后發(fā)往責任部門(mén),責任部門(mén)對不合格事實(shí)進(jìn)行確認后填寫(xiě)'原因分析'項目,制定糾正措施并實(shí)施,品質(zhì)主管負責對糾正措施進(jìn)行評估并跟蹤驗證實(shí)施效果,表格品質(zhì)主管和責任部門(mén)各留存一份。
4.1.7對日常工作中出現的不合格,按《不合格服務(wù)處理程序》和《顧客投訴(建議)處理程序》進(jìn)行處理。
4.1.8因質(zhì)量體系或服務(wù)規范引起的不合格,由品質(zhì)主管組織相關(guān)人員進(jìn)行論證,提出修改意見(jiàn),呈交總經(jīng)理或管理者代表審批后修改下發(fā),并保存與此有關(guān)的文件和記錄。
4.1.9因員工素質(zhì)引起的.不合格,由人事行政主管會(huì )同責任部門(mén)主管采取人事調整、處罰或加強員工培訓等措施,總經(jīng)理負責監督實(shí)施。
4.1.10因服務(wù)設備或設施引起的不合格,采取的糾正措施包括增加或更換設備設施、重新選擇分承包方、內部調配及進(jìn)行合理技術(shù)改造等,由總經(jīng)理負責監督實(shí)施。
4.1.11對出現的嚴重或具有代表性的不合格,由品質(zhì)主管根據總經(jīng)理意見(jiàn)組織有關(guān)部門(mén)開(kāi)展專(zhuān)題討論,對質(zhì)量問(wèn)題進(jìn)行綜合分析,指定措施并組織實(shí)施,并總經(jīng)理負責監督。
4.2預防措施
4.2.1對公司所有活動(dòng)中潛在的不合格進(jìn)行識別,分析其原因并采取相應預防措施,以防止不合格的發(fā)生。
4.2.2對以下信息進(jìn)行分析,識別潛在不合格
a.日常工作中反映出來(lái)的問(wèn)題
b.品質(zhì)主管對日常工作的檢查和有關(guān)建議
c.顧客滿(mǎn)意度調查結果
d.以往管理評審的情況
e.以往預防和糾正措施的實(shí)施情況
f.內、外審結果
4.2.3各部門(mén)應根據日常工作中反映出來(lái)的問(wèn)題識別潛在不合格,并根據其影響制定預防措施。
4.2.4各部門(mén)未能識別的潛在不合格,根據潛在問(wèn)題的影響程度,由品質(zhì)主管召集相關(guān)部門(mén)講明原因,制定預防措施,同時(shí)指定責任部門(mén)。品質(zhì)主管填寫(xiě)《糾正和預防措施實(shí)施記錄表》的潛在不合格事實(shí)欄,責任部門(mén)分析原因后制定預防措施并付諸實(shí)施,品質(zhì)主管負責跟蹤并驗證實(shí)施效果,同時(shí)對有效性進(jìn)行評審。在《糾正和預防措施實(shí)施記錄表》上簽字確認,表格品質(zhì)主管與責任部門(mén)各留存一份。
4.2.5品質(zhì)主管負責對各部門(mén)所采取的預防措施、實(shí)施過(guò)程和結果予以記錄,整理后提交管理評審。
4.3在改進(jìn)、糾正和預防措施的實(shí)施過(guò)程中,管理者代表負責配置必要的資源,協(xié)助分析原因和確定責任部門(mén),并監督措施實(shí)施過(guò)程。
4.4由改進(jìn)、糾正和預防措施引起的對體系文件的任何更改,按《質(zhì)量體系文件管理辦法》執行。
5.質(zhì)量記錄和表格
jsnhwy8.0-04-f1《糾正和預防措施實(shí)施記錄表》
文件管理制度4
第一章總則
第一條為提高行文速度和發(fā)文質(zhì)量,充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導作用,根據我公司的實(shí)際情況,特制訂本制度。
第二條文件管理內容主要包括上級函、電、來(lái)文、公司上報下發(fā)的各種文件、資料。
第三條全公司各類(lèi)文件由辦公室統一管理。
第二章收文的管理
第四條公文的簽收。
(1)凡送公司的文件均由公司收發(fā)員登記簽收后交辦公室秘書(shū)拆封。在簽收和拆封時(shí),收發(fā)員和辦公室秘書(shū)均需注意檢查封口和郵票,對密件開(kāi)口和國外信函郵票被撕應拒絕簽收。
(2)對上級機要部門(mén)發(fā)來(lái)的文件,要進(jìn)行信封、文件、文號、機要編號的“四對口”核定,如果其中一項不對口,應立即報告上級機要部門(mén),并登記差錯文件的文號。
第五條公文的編號保管。
(1)辦公室秘書(shū)對上級公文拆封后應及時(shí)附上“文件處理傳閱單”,并分類(lèi)登記編號、保管。須由公司總經(jīng)理親啟的文件,總經(jīng)理啟封后,也應交辦公室秘書(shū)辦理正常手續。
(2)公司外出人員開(kāi)會(huì )帶回的文件及資料應及時(shí)送交辦公室秘書(shū)進(jìn)行登記編號,個(gè)人不得私自保存。
第六條公文的閱批與分轉。
(1)凡正式文件均需辦公室主任(或副主任)根據文件內容及性質(zhì)閱簽后,由辦公室秘書(shū)分送承辦部門(mén)閱辦,重要文件應呈送公司總經(jīng)理閱批后分送承辦部門(mén)閱辦。為避免文件積壓誤事,一般應在當天閱簽完,緊急文件要即閱即辦。
(2)一般函、電、單據等,分別由辦公室秘書(shū)直接分轉處理,如涉及幾個(gè)單位會(huì )辦的文件,應同主辦單位聯(lián)系后再分轉處理。
(3)為加速文件運轉,辦公室秘書(shū)應在當天或第二天將文件送到總經(jīng)理室和承辦部門(mén),如關(guān)系到兩個(gè)以上業(yè)務(wù)部門(mén),應按批示次序依次傳閱,最遲不得超過(guò)兩天(特殊情況例外)。
第七條文件的傳閱與催辦。
(1)傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍和保密制度,不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場(chǎng)所,也不得將文件轉借其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內容。
(2)閱讀文件應抓緊時(shí)間,當天閱完后應在下班前將文件交辦公室,閱批文件一般不得超過(guò)兩天,閱后應簽名以示負責。如有公司總經(jīng)理“批示”、“擬辦意見(jiàn)”,辦公室應責成有關(guān)部門(mén)和人員按文件要求和公司總經(jīng)理批示辦理有關(guān)事宜。
(3)閱文時(shí)不得抄錄全文,不得任意取走文件夾內任何文件及附件,如確系工作需要,要辦理借閱手續,以防止丟失、泄密。文件閱完后,應送交辦公室秘書(shū)。
(4)辦公室秘書(shū)對文件負有催辦、檢查、督促的責任。承辦部門(mén)接到文件、函電應立即指定專(zhuān)人辦理,不得將文件壓放、分散,如需備查,應按照有關(guān)保密規定,并征得辦公室同意后,予以復印或摘抄,原件應及時(shí)歸檔周轉。
第三章發(fā)文的管理
第八條發(fā)文的規定。
(1)全公司上報、下發(fā)正式文件由公司辦公室辦理,各部門(mén)一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。
(2)各部門(mén)需要向上反映匯報重要情況或向下安排布置重要工作要求發(fā)文,應分別向公司辦公室提出發(fā)文申請,并將文件底稿分別交辦公室審核。辦公室同意發(fā)文,則由辦公室分別按機構設置與業(yè)務(wù)分工統一歸口發(fā)文。
(3)對全公司影響較大、涉及兩個(gè)以上子公司分管范圍的文件,須由集團公司董事長(cháng)批準簽發(fā)。
第九條發(fā)文的范圍。
(1)凡是以公司名義發(fā)出的文件、通告、決定、決議、請示、報告、編寫(xiě)的會(huì )議紀要和會(huì )議簡(jiǎn)報,均屬發(fā)文的范圍。
(2)公司下發(fā)文件主要用于以下事項。
�、侔l(fā)上級文件或根據上級文件精神制訂的公司文件。
�、诠局卮笊a(chǎn)、技術(shù)、經(jīng)營(yíng)管理、生活福利等工作的決定,發(fā)布有關(guān)獎懲決定和通報其他有關(guān)全公司的重大事項。
(3)公司上行文、外發(fā)文主要用于以下事項。
�、賹ι霞墮C關(guān)呈報工作計劃、請示報告、處理決定,同兄弟單位聯(lián)系有關(guān)公司重大生產(chǎn)、技術(shù)、人事勞資、物資供應、科研、基建、經(jīng)營(yíng)管理等事宜。
�、谠诠救粘Ｉa(chǎn)、技術(shù)、經(jīng)營(yíng)管理中,有關(guān)圖紙、技術(shù)文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達上級指示等事項,應按有關(guān)制度辦理,經(jīng)公司總經(jīng)理批準后,由主管業(yè)務(wù)部室書(shū)面或口頭通知執行,一般不用公司文件發(fā)布。
�、鄯哺鳂I(yè)務(wù)部室如開(kāi)專(zhuān)題會(huì )議所作的決定,一般都不應發(fā)文,不備查考,可以用部室名義發(fā)會(huì )議紀要。
�、芨鳂I(yè)務(wù)部室與外單位發(fā)生一般業(yè)務(wù)聯(lián)系,可用各部室的名義對外發(fā)函(應各自編號備查),不用公司名義發(fā)文。
第四章發(fā)文程序與要求
第十條發(fā)文程序規定。
(1)各單位需要發(fā)文,應事先向辦公室提出申請。
(2)辦公室同意發(fā)文時(shí),主辦單位應以集團公司指示或工作實(shí)際需要草擬文件初稿。
(3)草擬文稿必須從公司角度出發(fā),做到情況確實(shí)、觀(guān)點(diǎn)鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡(jiǎn)練、標點(diǎn)符號正確、書(shū)寫(xiě)工整,嚴禁使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水和彩筆書(shū)寫(xiě)。
(4)文稿擬就后,擬稿人應填附發(fā)文稿紙首頁(yè),詳細寫(xiě)明文件標題、發(fā)送范圍、印刷份數、擬稿單位與擬稿人,并簽名、蓋章,標定日期和密級。
(5)辦公室應根據公司的要求和上級有關(guān)指示精神,對文稿進(jìn)行審查和修改。對涂改不清、文字錯漏嚴重、內容不妥、格式不符的文稿,應退回擬稿單位重新擬稿。
(6)經(jīng)辦公室審查、修改后的文稿,送部門(mén)主管領(lǐng)導核稿(對文稿內容、質(zhì)量負責)。
(7)對審核時(shí)修改較多,有礙打印和存檔的文稿,應由擬稿部門(mén)重新纂寫(xiě)清楚。
(8)需經(jīng)會(huì )簽的文稿,應在交付打印前送會(huì )簽部門(mén)會(huì )簽。
(9)文稿審核、會(huì )簽后,按批準權限的規定呈送公司領(lǐng)導簽發(fā)。經(jīng)領(lǐng)導簽發(fā)后的文稿交辦公室秘書(shū),統一編號后送打印室打印。
(10)文件打印清樣,應由擬稿人校對,校對人員應在發(fā)文稿上簽名。文件打印后,由辦公室派專(zhuān)人按量印刷,再由辦公室秘書(shū)分發(fā)并檢查落實(shí)情況。對印刷質(zhì)量不好的文件,辦公室秘書(shū)應拒絕蓋章分發(fā)。
第五章文件的借閱和清退
第十一條各部門(mén)有關(guān)工作人員因工作需要借閱一般文件,需要本部門(mén)負責人簽寫(xiě)便條,對有密級的文件須辦公室主任同意后方可借閱。
第十二條借閱文件應嚴格履行借閱登記手續,任何人不得將文件帶走或全文抄錄,不允許拆卷和在文件上勾畫(huà)等。
第十三條辦公室秘書(shū)對承辦的公文應抓緊催辦,應定期對事情已經(jīng)辦妥的公司文件和上級要求限期清退的文件,進(jìn)行收繳清退工作(一般為月底一小清,季末一中清,年終一總清)。如發(fā)現文件丟失、必須及時(shí)
查明原因和責任者,并如實(shí)向領(lǐng)導報告。
第十四條各部門(mén)應定一位責任心強的同志負責文件收交、保管、保密、催辦、檢查工作。
第六章文件的立卷與歸檔
第十五條文件的歸檔范圍。
(1)上級機關(guān)來(lái)文包括上級對公司報告、申請的批復統一由辦公室負責歸檔。
(2)公司發(fā)出的報告、指示、決定、決議、通報、紀要、重要通知、工作總結、領(lǐng)導發(fā)言和生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)工作的各類(lèi)計劃統計、季度、年度報表等。
(3)公司總經(jīng)理辦公會(huì )以及各種專(zhuān)業(yè)例會(huì )記錄。
(4)參加上級召開(kāi)的各種會(huì )議帶回的文件、資料及公司在會(huì )上匯報發(fā)言材料等。
(5)上級領(lǐng)導同志來(lái)公司檢查視察工作的報告、指示、記錄,以及公司向上級進(jìn)行匯報的'提綱和材料。
(6)反映公司生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)活動(dòng)、先進(jìn)人物事跡及公司領(lǐng)導工作的音像攝制品。
(7)公司日志和大事記。
(8)公司向上級請示批復的文件及上報的有關(guān)材料。
(9)業(yè)務(wù)部室日常工作中形成的活動(dòng)資料,由各業(yè)務(wù)部室負責立卷歸檔。
第十六條立卷要求。
(1)文件立卷應按照內容、名稱(chēng)、時(shí)間順序,分門(mén)別類(lèi)地進(jìn)行整理歸檔。立卷時(shí),要求把文件的批復、正本、底稿、主頁(yè)、附件收集齊全,保持文件、材料的完整性。
(2)要堅持平時(shí)立卷與年終立卷歸檔相結合的原則。重要工作、重要會(huì )議形成的文件材料,要及時(shí)立卷歸檔。上年度形成的文件材料,要求在下年度5月份以前整理完,6月份正式向檔案館(室)移交,清單一式兩份(接交單位各留存一份備查)。
第七章文件的銷(xiāo)毀
第十七條對于多余、重復、過(guò)時(shí)和無(wú)保存價(jià)值的文件,辦公室應定期清理、造冊,并按上級有關(guān)規定,辦理申請銷(xiāo)毀手續。
1、凡上級和外單位發(fā)來(lái)的文件、信函、電報、內刊等由公司綜合部簽收、拆封、蓋上日戳、分類(lèi)編號、登記收文薄、填寫(xiě)公文處理單,送綜合部經(jīng)理審閱后,再送公司領(lǐng)導批閱。
2、經(jīng)公司領(lǐng)導批閱的文件,綜合部要及時(shí)收回,按批示迅速準確地送閱和傳遞。
3、各部門(mén)接文件后,要當日閱辦,并根據領(lǐng)導批示及文件要求,主動(dòng)辦理。屬于各部門(mén)聯(lián)合承辦的,主辦部門(mén)要主動(dòng)做好協(xié)同工作,協(xié)辦部門(mén)要積極配合。
4、綜合部對發(fā)送的文件、信函、電報都要隨時(shí)查詢(xún)催辦,防止辦文拖期。
5、各部門(mén)在文件承辦后,要將辦理結果寫(xiě)在文件處理欄內,簽署承辦結果、承辦人姓名、時(shí)間或字號,將文件退交公司綜合部,立卷、歸檔。
6、上級下達的業(yè)務(wù)性文件,承辦單位辦完后,需要留存的,公司綜合部經(jīng)理簽批后可以復印留用。
7、各部門(mén)收到上級主管部門(mén)直接下達的文件或參加有關(guān)會(huì )議收到會(huì )議文件,均需交公司綜合部統一登記,并按文件處理程序閱辦。
文件管理制度5
本異動(dòng)管理制度文件旨在規范企業(yè)內部員工崗位變動(dòng)的管理流程，確保人力資源的'合理配置，促進(jìn)組織效率和員工發(fā)展。
內容概述：
1. 異動(dòng)定義與類(lèi)型：明確何為異動(dòng)，包括晉升、降職、轉崗、部門(mén)調動(dòng)等不同情況。
2. 異動(dòng)申請：規定員工申請異動(dòng)的程序、時(shí)間窗口和所需材料。
3. 審核與決定：描述管理層對異動(dòng)申請的評估標準、決策流程及反饋機制。
4. 異動(dòng)實(shí)施：規定異動(dòng)生效的時(shí)間、交接工作的要求及培訓支持。
5. 異動(dòng)后的評估：設定異動(dòng)后一段時(shí)間內的績(jì)效評估和調整機制。
6. 異動(dòng)糾紛處理：建立處理異動(dòng)過(guò)程中可能出現爭議的解決途徑。
文件管理制度6
1.目的
為進(jìn)一步規范公司安全文件、檔案管理工作，有效地保障安全生產(chǎn)管理工作的順利進(jìn)行。根據《中華人民共和國安全生產(chǎn)法》、《中華人民共和國檔案法》及有關(guān)規定，結合公司實(shí)際，制定本制度。
2.適用范圍
適用于本公司安全文件、檔案管理
本制度所稱(chēng)安全文件、檔案是指在安全生產(chǎn)管理活動(dòng)中直接形成的，對國家、社會(huì )及企業(yè)安全生產(chǎn)具有保存和利用價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。
3.管理體制與職責
3.1公司的安全生產(chǎn)直接責任人負責安全生產(chǎn)檔案工作的領(lǐng)導，指定一位檔案管理員，負責檔案日常管理工作。
3.2安全生產(chǎn)檔案管理員應具有安全生產(chǎn)及檔案專(zhuān)業(yè)知識，集中統一管理本公司安全生產(chǎn)檔案，對各部門(mén)、車(chē)間的安全生產(chǎn)檔案工作進(jìn)行監督與指導。
3.3安全生產(chǎn)管理檔案員職責
(1)凡是企業(yè)生產(chǎn)及業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的有保存價(jià)值的與安全關(guān)聯(lián)性文件材料都應按規定收集齊全，整理歸檔。
(2)建立健全安全生產(chǎn)檔案管理責任制和規章制度。
(3)安全生產(chǎn)檔案管理員應忠于職守，認真執行有關(guān)法律、法規和相關(guān)標準，協(xié)助各職能部門(mén)、車(chē)間對收集的安全關(guān)聯(lián)歸檔材料的完整程度、準確性以及保存價(jià)值進(jìn)行審核。
(4)公司辦公室負責收集公司領(lǐng)導在企業(yè)安全管理和參加重大安全生產(chǎn)活動(dòng)中形成的材料。
4.檔案的范圍、收集與移交
4.1安全生產(chǎn)檔案范圍包括以下內容：
1)基礎檔案
(1)企業(yè)基本情況；
(2)廠(chǎng)區平面布置圖；
(3)主要管理人員登記表；
(4)企業(yè)證照文書(shū)；
(5)危險化學(xué)品登記證；
(6)職業(yè)危害申報表及申報回執單；
(7)應急預案備案回執單；
(8)重點(diǎn)部位、關(guān)鍵裝置和危險崗位一覽表；
(10)特種設備登記表；
(11)特種作業(yè)人員登記表(附操作證復印件)。
2)組織機構
(1)安全生產(chǎn)組織架構圖；
(2)關(guān)于成立安全生產(chǎn)領(lǐng)導小組的通知；
(3)關(guān)于任命安全生產(chǎn)管理人員的決定；
(4)關(guān)于印發(fā)安全生產(chǎn)職責和安全管理制度的通知。
(5)其他與安全組織有關(guān)的內容。
3)安全職責
各部門(mén)、各級人員安全生產(chǎn)職責
4)安全管理制度
安全標準化規定的安全管理制度。
5)安全操作規程
6)教育培訓
(1)企業(yè)安全教育培訓計劃；
(2)企業(yè)主要負責人、管理人員的安全教育培訓記錄；
(3)員工三級教育培訓卡；
(4)員工三級安全教育培訓記錄；
(5)特種作業(yè)人員安全教育培訓記錄；
(6)復轉崗、“四新”安全教育培訓記錄；
(7)日常安全、宣傳、教育培訓記錄及總結；
(8)應急救援預案演練記錄及總結，
(9)其他安全培訓記錄。
7)安全檢查
(1)各級政府及行業(yè)主管部門(mén)監督檢查所發(fā)的安全檢查指令書(shū)、整改通知書(shū)等各類(lèi)執法文書(shū)；
(2)企業(yè)執行各類(lèi)執法文書(shū)所采取的措施及上報主管部門(mén)的報告；
(3)安全監督執法方面的其他文件、文書(shū)和記錄。
(4)安全檢查及整改通知書(shū)(企業(yè)自檢部分)。
(5)車(chē)間(部門(mén))、班組例行安全檢查記錄；
(6)各專(zhuān)項安全檢查的計劃安排、檢查記錄；
(7)安全生產(chǎn)領(lǐng)導小組組織季度、年度安全檢查記錄；
(8)各項安全檢查的處理情況及整改驗收記錄；
(9)各項安全檢查的總結匯報材料；
8)安全投入
(1)全年安全投入的計劃及專(zhuān)項安全投入計劃；
(2)安全、宣傳、教育培訓投入的情況記錄；
(3)安全隱患整改方面的投入記錄；
(4)勞動(dòng)防護用品方面的投入記錄；
(5)安全防護設備、設施方面的投入記錄；
(6)安全評價(jià)、職業(yè)安全健康管理體系、安全文化建設的投入；
(7)其他與安全有關(guān)的投入。
9)“三同時(shí)”
(1)有關(guān)安全設施和勞動(dòng)防護職業(yè)衛生方面“三同時(shí)”項目的文件、資料；
(2)“三同時(shí)”項目的設計圖紙及相關(guān)資料；
(3)“三同時(shí)”項目的竣工驗收報告及相關(guān)資料；
(4)其他與“三同時(shí)”項目相關(guān)的文件、資料。
10)防護裝置(含職業(yè)衛生設備、下同)
(1)各類(lèi)安全防護設備的種類(lèi)及型號等基本情況資料；
(2)各類(lèi)安全防護設備運行維護保養情況記錄；
(3)應急救援設備的種類(lèi)、數量、型號及管理部門(mén)、狀況記錄；
(4)其他與安全防護設備相關(guān)的文件、資料和記錄；
11)特種設備
(1)特種設備制造單位、合格證書(shū)、使用說(shuō)明書(shū)、安裝技術(shù)文件和資料；
(2)特種設備的定期檢驗記錄；
(3)特種設備的日常使用及維護保養記錄；
(4)特種設備安全附件、安全保護裝置、測量調控裝置及有關(guān)附屬儀器儀表的日常維修保養記錄；
(5)特種設備運行故障和事故記錄。
12)安全用電
(1)變、配電室運行狀況記錄。
(2)臨時(shí)用電申請及拆除記錄；
(3)配電柜(箱)、控制柜(箱)等用電設施運行記錄；
(4)變配電室平面圖及供電系統圖。
13)工傷保險
(1)參加工傷保險員工的名單；
(2)企業(yè)為員工繳納保險費的憑證或單據；
(3)發(fā)生工傷的員工獲得工傷保險理賠的憑證或單據；
(4)其他與工傷保險相關(guān)的'文件、憑證或單據。
14)職業(yè)病防治
(1)本公司內產(chǎn)生職業(yè)病危害的崗位情況及可能產(chǎn)生的職業(yè)病種類(lèi)；
(2)產(chǎn)生職業(yè)病危害的崗位的預防措施情況；
(3)產(chǎn)生職業(yè)病危害的崗位定期檢測檢驗報告；
(4)接觸產(chǎn)生職業(yè)病危害的崗位的員工及其身體檢查情況；
(5)確診為職業(yè)病的員工情況及其身體檢查、治療記錄；
(6)其他與職業(yè)病防治相關(guān)的文件、材料。
15)勞動(dòng)防護用品
(1)各類(lèi)勞動(dòng)防護用品發(fā)放記錄；
(2)員工使用和佩戴勞動(dòng)防護用品的記錄；
(3)其他與勞動(dòng)防護用品有關(guān)的文件、材料。
16)事故調查處理
(1)事故調查收集各類(lèi)證據；
(2)事故調查的相關(guān)會(huì )議記錄；
(3)工傷事故調查處理報告書(shū)(表)；
(4)按“四不放過(guò)”原則對事故進(jìn)行處理的文件；
(5)其他與事故相關(guān)的文件、資料。
17)消防安全
(1)消防安全管理制度及落實(shí)情況記錄；
(2)消防安全管理組織機構和各級消防安全責任人的崗位職責；
(3)消防設施、器材平面布置及應急疏散平面圖；
(4)火險火災應急處置預案框圖及實(shí)施細則；
(5)義務(wù)消防隊人員名單及其消防裝備情況；
(6)建筑物或者場(chǎng)所施工、使用前的消防設計審核、驗收以及消防安全檢查的文件、資料；
(7)消防設施、器材及防火材料的合格證明材料；
(8)消防設施、器材定期檢查、測試報告以及維修保養記錄；
(9)有關(guān)電氣設備檢測(包括防雷、防靜電)等記錄資料；
(10)火災隱患及其整改情況記錄；
(11)其他與消防安全相關(guān)的文件、資料和記錄。
18)其他與安全生產(chǎn)相關(guān)的內容。
4.2收集與移交
(1)歸檔材料應是企業(yè)開(kāi)展安全生產(chǎn)標準化管理中形成的各種文件、記錄、臺帳、規章制度、原始資料、圖片、圖紙、技術(shù)資料等。
(2)歸檔材料應確保完整、準確、系統，反映企業(yè)安全生產(chǎn)標準化管理活動(dòng)的真實(shí)內容和歷史過(guò)程。
(3)用紙、用筆標準(不用鉛筆、圓珠筆)，字跡清晰。
(4)具有重要保存價(jià)值的電子文件，應與內容相同的紙質(zhì)文件同時(shí)歸檔。
(5)本公司及各部門(mén)在安全生產(chǎn)管理過(guò)程中形成的材料應隨時(shí)歸檔，對基礎建設、物料購置與處理、產(chǎn)品生產(chǎn)等活動(dòng)中形成的與安全相關(guān)材料，可在項目結束后整理歸檔。
(6)安全生產(chǎn)檔案管理員負責有關(guān)歸檔材料的審核。
(7)安全生產(chǎn)檔案管理員應對各部門(mén)送交的各類(lèi)安全生產(chǎn)檔案認真檢查。檢查合格后交接雙方在移交清冊(一式二份)上簽字，正式履行交接手續。接受電子安全生產(chǎn)檔案時(shí)，應在相應設備、環(huán)境上檢查其真實(shí)有效性，并確定其與內容相同的紙質(zhì)安全生產(chǎn)檔案的一致性，然后辦理交接手續。
(8)在資產(chǎn)與產(chǎn)權變動(dòng)時(shí)，本公司安全生產(chǎn)領(lǐng)導小組應負責安全生產(chǎn)檔案處置工作的組織協(xié)調，按國家有關(guān)法規做好善后工作。其安全生產(chǎn)檔案由接受單位或原主辦單位保存。
5.檔案處理
1)根據公司安全標準化管理要求，安全管理檔案建檔，與�；菲髽I(yè)安全標準化《評審標準》一致，設立以下檔案類(lèi)別，并根據其歸檔內容分別編制檔案目錄。
(1)法律、法規和標準
(2)機構和職責
(3)風(fēng)險管理；
(4)管理制度；
(5)培訓教育；
(6)生產(chǎn)設施及工藝安全
(7)作業(yè)安全
(8)職業(yè)健康
(9)危險化學(xué)品管理
(10)事故與應急
(11)檢查與自評
2)特殊載體安全生產(chǎn)檔案(錄像帶、照片、磁盤(pán))可按載體形式、所反映問(wèn)題或形成時(shí)間進(jìn)行分類(lèi)編目，并分別保存，注明與相關(guān)紙質(zhì)檔案文件的編號。
3)檔案保存，設專(zhuān)用柜屜，采取防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等措施，確保安全生產(chǎn)檔案安全。對破損或載體變質(zhì)的安全生產(chǎn)檔案要及時(shí)進(jìn)行修補和復制。
4)安全生產(chǎn)檔案保管期限分永久、長(cháng)期(五年)、短期(一年)三種。
5)對保管到期的安全生產(chǎn)檔案，由本公司安全生產(chǎn)領(lǐng)導小組及檔案工作人員進(jìn)行鑒定，對經(jīng)過(guò)鑒定后已失去保存價(jià)值的安全生產(chǎn)檔案，應寫(xiě)出鑒定報告并編制銷(xiāo)毀清冊，經(jīng)鑒定人員簽字后，報安全生產(chǎn)第一責任人審批。銷(xiāo)毀安全生產(chǎn)檔案時(shí)必須履行簽字手續，由兩人以上監銷(xiāo)，銷(xiāo)毀清冊長(cháng)期保存。
6)安全生產(chǎn)檔案工作人員調動(dòng)工作時(shí)，必須辦理完安全生產(chǎn)檔案移交手續后方可離崗。
6.檔案利用
(1)安全生產(chǎn)檔案的借閱、復制必須經(jīng)本公司安全生產(chǎn)第一責任人或安全生產(chǎn)直接責任人的批準。
(2)在提供、利用、公布安全生產(chǎn)檔案時(shí)，不得損害國家利益和他人的合法權益。
(3)應積極主動(dòng)地接受安全生產(chǎn)監督管理部門(mén)對安全生產(chǎn)檔案管理工作的監督指導。
文件管理制度7
第一章總則
第一條
為了加強市政基礎設施工程施工技術(shù)文件的規范化管理，使其真實(shí)反映工程實(shí)體質(zhì)量和管理水平，根據《中華人民共和國建筑法》、《建設工程質(zhì)量管理條例》、《城市建設檔案管理規定》和國家有關(guān)規范、標準，制定本規定。
第二條
本規定所稱(chēng)高超基礎設施工程，是指城市范圍內道路、橋架、廣場(chǎng)、隧道、公共交通、排水、供水、供氣、供熱、污水處理、垃圾處理處置等工程。
第三條
本規定適用于新建、改建、擴建的市政基礎設施工程。凡參加上述工程的有關(guān)單位按本規定執行。本規定中未涉及到的或有特殊要求需要增、減內容的，應按國家有關(guān)規定和設計要求執行。
第四條
市政基礎設施工程施工技術(shù)文件，是指在施工過(guò)程中，施工單位執行工程建設強制性標準和國家、地方有關(guān)規定而填寫(xiě)、收集、整理的文字記錄、圖紙、表格、音像材料等必須歸檔保存的文件。
第五條
市政基礎設施工程施工技術(shù)文件，應按本規定的統一表格、表式(見(jiàn)附件)填寫(xiě);未規定統一表格、表式的，省級建設行政主管部門(mén)可根據需要作出規定。
第二章管理與職責
第六條
市政基礎設施工程施工技術(shù)文件由施工單位負責編制，建設單位、施工單位負責保存，其他參建單位按其在工程中的相關(guān)職責做好相應工作。
建設單位應按《建設工程文件歸檔整理規范》(GB/T50328-20xx)的要求，于工程竣工驗收后三個(gè)月內報送當地城建檔案管理機構。
第七條
實(shí)行總承包的工程項目，由總承包單位負責匯集、整理各分包單位編制的有關(guān)施工技術(shù)文件。
第八條
市政基礎設施工程施工技術(shù)文件應隨施工進(jìn)度及時(shí)整理，所需表格應按本規定中的要求認真填寫(xiě)、字跡清楚、項目齊全、記錄準確、完整真實(shí)。
第九條
市政基礎設施工程施工技術(shù)文件中，應由各崗位責任人簽認的，必須由本人簽字(不得蓋圖章或由他人代簽)。工程竣工，文件組卷成冊后必須由單位技術(shù)負責人和法人代表或法人委托人簽字并加蓋單位公章。
第十條
建設單位與施工單位在簽訂施工合同時(shí)，應對施工技術(shù)文件的編制要求和移交期限做出明確規定。建設單位應在施工技術(shù)文件中按有關(guān)規定簽署意見(jiàn)。實(shí)行監理的工程應有監理單位按規定對認證項目的認證記錄。
第十一條
建設單位在組織工程竣工驗收前，應提請當地的城建檔案管理機構對施工技術(shù)文件進(jìn)行預驗收，驗收不合格不得組織工程竣工驗收。城建檔案管理機構在收到施工技術(shù)文件七個(gè)工作日內提出驗收意見(jiàn)，七個(gè)工作日內不得出驗收意見(jiàn)，視為同意。
第十二條
不得任意涂改、偽造、隨意抽撤損毀或丟失文件，對于弄虛作假、玩忽職守而造成文件不符合真實(shí)情況的，由有關(guān)部門(mén)追究責任單位和個(gè)人的責任。
第三章內容與要求
第十三條
施工組織設計
(一)施工單位在施工之前，必須編制施工組織設計;大中型的工程應根據施工組織總設計編制分部位、分階段的施工組織設計。
(二)施工組織設計必須經(jīng)上一級技術(shù)負責人進(jìn)行審批加蓋公章方為有效，并須填寫(xiě)施工組織設計審批表(合同另有規定的，按合同要求辦理)。在施工過(guò)程中發(fā)生變更時(shí)，應有變更審批手續。
(三)施工組織設計應包括下列主要內容：
1、工程概況：工程規模、工程特點(diǎn)、工期要求、參建單位等。
2、施工平面布置圖。
3、施工部署和管理體系：施工階段、區劃安排;進(jìn)度計劃及工、料、機、運計劃表和組織機構設置。組織機構中應明確項目經(jīng)理、技術(shù)責任人、施工管理負責人及其它各部門(mén)主要責任人等。
4、質(zhì)量目標設計：質(zhì)量總目標、分項質(zhì)量目標，實(shí)現質(zhì)量目標的主要措施、辦法及工序、部位、單位工程技術(shù)人員名單。
5、施工方法及技術(shù)措施(包括冬、雨季施工措施及采用的新技術(shù)、新工藝、新材料、新設備等)。
6、安全措施。
7、文明施工措施。
8、環(huán)保措施。
9、節能、降耗措施。
10、模板及支架、地下溝槽基坑支護、降水、施工便橋便線(xiàn)、構筑物頂推進(jìn)、沉井、軟基處理、預應力筋張拉工藝、大型構件吊運、混凝土澆注、設備安裝、管道吹洗等專(zhuān)項設計。
第十四條
施工圖設計文件會(huì )審、技術(shù)交底。
(一)工程開(kāi)工前，應由建設單位組織有關(guān)單位對施工圖設計文件進(jìn)行會(huì )審并按單位工程填寫(xiě)施工圖設計文件會(huì )審記錄。設計單位應按施工程序或需要進(jìn)行設計交底。設計交底應包括設計依據、設計要點(diǎn)、補充說(shuō)明、注意事項等，并做交底紀要。
(二)施工單位應在施工前進(jìn)行技術(shù)交底。各種交底的文字記錄，應有交底雙方簽認手續。
第十五條
原材料、成品、半成品、構配件、設備出廠(chǎng)質(zhì)量合格證書(shū)、出廠(chǎng)檢(試)驗報告及復試報告。
(一)一般規定
1、必須有出廠(chǎng)質(zhì)量合格證書(shū)和出廠(chǎng)檢(試)驗報告，并歸入施工技術(shù)文件。
2、合格證書(shū)、檢(試)驗報告為復印件的必須加蓋供貨單位印章方為有效，并注明使用工程名稱(chēng)、規格、數量、進(jìn)場(chǎng)日期、經(jīng)辦人簽名及原件存放地點(diǎn)。
3、凡使用新技術(shù)、新工藝、新材料、新設備的，應有法定單位鑒定證明和生產(chǎn)許可證。產(chǎn)品要有質(zhì)量標準、使用說(shuō)明和工藝要求。使用前應按其質(zhì)量標準進(jìn)行檢(試)驗。
4、進(jìn)入施工現場(chǎng)的原材料、成品、半成品、構配件，在使用前必須按現行國家有關(guān)標準的規定抽取試樣，交由具有相應資質(zhì)的檢測、試驗機構進(jìn)行復試，復試結果合格方可使用。
5、對按國家規定只提供技術(shù)參數的測試報告，應由使用單位的技術(shù)負責人依據有關(guān)技術(shù)標準對技術(shù)參數進(jìn)行判別并簽字認可。
6、進(jìn)場(chǎng)材料凡復試不合格的，應按原標準規定的要求再次進(jìn)行復試，再次復試的結果合格方可認為該批材料合格，兩次報告必須同時(shí)歸入施工技術(shù)文件。
7、必須按有關(guān)規定實(shí)行見(jiàn)證取樣和送檢制度，其記錄、匯總表納入施工技術(shù)文件。
8、總含堿量有要求的地區，應對混凝土使用的水泥、砂、石、外加劑、摻合料等的含堿量進(jìn)行檢測，并按規定要求將報告納入施工技術(shù)文件。
(二)水泥
1、水泥生產(chǎn)廠(chǎng)家的檢(試)驗報告應包括后補的28天強度報告。
2、水泥使用前復試的主要項目為：膠砂強度、凝結時(shí)間、安定性、細度等。試驗報告應有明確結論。
(三)鋼材(鋼筋、鋼板、型鋼)
1、鋼材使用前應按有關(guān)標準的規定，抽取試樣做力學(xué)性能試驗;當發(fā)現鋼筋脆斷，焊接性能不良或力學(xué)性能顯著(zhù)不正常等現象時(shí)，應對該批鋼材進(jìn)行化學(xué)成分檢驗或其它專(zhuān)項檢驗;如需焊接時(shí)，還應做可焊接性試驗，并分別提供相應的試驗報告。
2、預應力混凝土所用的高強鋼絲、鋼絞線(xiàn)等張拉鋼材，除按上述要求檢驗外，不定期應按有關(guān)規定進(jìn)行外觀(guān)檢查。
3、鋼材檢(試)驗報告的項目應填寫(xiě)齊全，要有試驗結論。
(四)瀝青
瀝青使用前復試的主要項目為：延度、針入度、軟化點(diǎn)、老化、粘附性等(視不同的道路等級而定)。
(五)涂料
防火涂料應具有經(jīng)消防主管部門(mén)的認定證明材料。
(六)焊接材料
應有焊接材料與母材的可焊性試驗報告。
(七)砌塊(磚、料石、預制塊等)
用于承重結構時(shí)，使用前復試項目為：抗壓、抗折強度。
(八)砂、石
工程所使用的砂、石應按規定批量取樣進(jìn)行試驗。試驗項目一般有：篩分析、表觀(guān)密度、堆積密度和緊密密度、含泥量、泥塊含量、針狀和片狀顆粒的總含量等。結構或設計有特殊要求時(shí)，還應按要求加做壓碎指標值等相應項目試驗。
(九)混凝土外加劑、摻合料
各種類(lèi)型的混凝土外加劑、摻合料使用前，應按相關(guān)規定中的要求進(jìn)行現場(chǎng)復試并出具試驗報告和摻量配合比試配單。
(十)防水材料及粘接材料
防水卷材、涂料、填縫、密封、粘接材料，瀝青馬蹄脂、環(huán)氧樹(shù)脂等應按國家相關(guān)規定進(jìn)行抽樣試驗，并出具試驗報告。
(十一)防腐、保溫材料
其出廠(chǎng)質(zhì)量合格證書(shū)應標明該產(chǎn)品質(zhì)量指標、使用性能。
(十二)石灰
石灰在使用前就按批次取樣，檢測石灰的氧化鈣和氧化鎂含量。
(十三)水泥、石灰、粉煤灰燈混合料
1、混合料的生產(chǎn)單位按規定，提供產(chǎn)品出廠(chǎng)質(zhì)量合格證書(shū)。
2、連續供料時(shí)，生產(chǎn)單位出具合格證書(shū)的有效期最長(cháng)不得超過(guò)7天。
(十四)瀝青混合料
瀝青混合料生產(chǎn)單位應按同類(lèi)型、同配比、每批次至少向施工單位提供一份產(chǎn)品質(zhì)量合格證書(shū)。連續生產(chǎn)，每20xx噸提供一次。
(十五)商品混凝土
1、商品混凝土生產(chǎn)單位應按同配比、同批次、同強度等級提供出廠(chǎng)質(zhì)量合格證書(shū)。
2、總含堿量有要求的地區，應提供混凝土堿含量報告。
(十六)管材、管件、設備、配件
1、廠(chǎng)(場(chǎng))、站工程成套設備應有產(chǎn)品質(zhì)量合格證書(shū)、設備安裝使用說(shuō)明等。工程竣工后整理歸檔。
2、廠(chǎng)(場(chǎng))、站工程的其它專(zhuān)業(yè)設備及電氣安裝的材料、設備、產(chǎn)品按現行國家或待業(yè)相關(guān)規范、規程、標準要求進(jìn)行進(jìn)場(chǎng)檢查、驗收，并留有相應文字記錄。
3、進(jìn)口設備必須配有相關(guān)內容的中文資料。
4、上述1、2兩項供應廠(chǎng)家應提供相關(guān)的檢測報告。
5、混凝土管、金屬管生產(chǎn)廠(chǎng)家應提供有關(guān)的強度、嚴密性、無(wú)損探傷的檢測報告。施工單位應依照有關(guān)標準進(jìn)行檢查驗收。
(十七)預應力混凝土張拉材料
1、應有預應力錨具、連接器、夾片、金屬波紋管等材料的出廠(chǎng)檢(試)驗報告及復試報告。
2、設計或規范有要求的橋梁預應力錨具，錨具生產(chǎn)廠(chǎng)家及施工單位應提供錨具組裝件的靜載錨固性能試驗報告。
(十八)混凝土預制構件
1、鋼筋混凝土及預應力鋼筋混凝土梁、板、墩、柱、擋墻板等預制構件生產(chǎn)廠(chǎng)家，應提供相應的能夠證明產(chǎn)品質(zhì)量的基本質(zhì)量保證資料。如：鋼筋原材復試報告、焊(連)接檢驗報告;達到設計強度值的混凝土強度報告(含28天標養及同條件養護的);預應力材料及設備的檢驗、標定和張拉資料等。
2、一般混凝土預制構件如欄桿、地袱、掛板、防撞墩、小型蓋板、檢查井蓋板、過(guò)梁、緣石(側石)、平石、方磚、樹(shù)池砌件等，生產(chǎn)廠(chǎng)家應提供出廠(chǎng)合格證書(shū)。
3、施工單位應依照有關(guān)標準進(jìn)行檢查驗收。
(十九)鋼結構構件
1、做為主體結構使用的鋼結構構件，生產(chǎn)廠(chǎng)家應依照本規定提供相應的能夠證明產(chǎn)品質(zhì)量的基本質(zhì)量保證資料。如：鋼材的復試報告、可焊性試驗報告;焊接(縫)質(zhì)量檢驗報告;連接件的檢驗報告;機械連接記錄等。
2、施工單位應依照有關(guān)標準進(jìn)行檢查驗收。
(二十)各種地下管線(xiàn)的各類(lèi)井室的井圈、井蓋、踏步等，應有生產(chǎn)單位出具的質(zhì)量合格證書(shū)
(二十一)支座、變形裝置、止水帶產(chǎn)品應有出廠(chǎng)質(zhì)量合格證書(shū)和設計有要求的復試報告
第十六條
施工檢(試)驗報告
(一)凡有見(jiàn)證取樣及送檢要求的，應有見(jiàn)證記錄、有見(jiàn)證試驗匯總表。
(二)壓實(shí)度(密度)、強度試驗資料
1、填土、路床壓實(shí)度(密度)資料
(1)有按土質(zhì)種類(lèi)做的最大干密度與最佳含水量試驗報告。
(2)有按質(zhì)量標準分層、分段取樣的填土壓實(shí)度試驗記錄。
2、道路基層壓實(shí)度和強度試驗資料
(1)石灰類(lèi)、水泥類(lèi)、二灰類(lèi)等無(wú)機混合料基層的標準擊實(shí)試驗報告。
(2)有按質(zhì)量標準分層分段取樣的壓實(shí)度試驗記錄。
(3)道路基層強度試驗報告。
A、石灰類(lèi)、水泥類(lèi)、二灰類(lèi)等無(wú)機混合料應有石灰、水泥實(shí)際劑量的檢測報告。
B、石灰、水泥等無(wú)機穩定土類(lèi)道路基層應有7天齡期的無(wú)側限抗壓強度試驗報告。
C、其它基層強度試驗報告。
3、道路面層壓實(shí)度資料
(1)有瀝青混合料廠(chǎng)提供的標準密度。
(2)有按質(zhì)量標準分層取樣的實(shí)測干密度。
(3)有路面彎沉試驗報告。
(三)水泥混凝土抗壓、抗折強度，抗滲、抗凍性能試驗資料
1、應有試配申請單和有相應資質(zhì)的試驗室簽發(fā)的配合比通知單。施工中如果材料發(fā)生變化時(shí)，應有修改配合比的通知單。
2、應有按規范規定組數的試塊強度試驗資料和匯總表。
(1)標準養護試塊28天抗壓強度試驗報告。
(2)水泥混凝土橋面和路面應有28天標養的抗壓、抗折強度試驗報告。
(3)結構混凝土應有同條件養護試塊抗壓強度試驗報告作為拆模、卸支架、預應力張拉、構件吊運、施加臨時(shí)荷載等的依據。
(4)冬季施工混凝土，應有檢驗混凝土抗凍性能的同條件養護試塊抗壓強度試驗報告。
(5)主體結構，應有同條件養護試塊抗壓強度試驗報告，以驗證結構物實(shí)體強度。
(6)當強度未能達到設計要求而采取實(shí)物鉆芯取樣試壓時(shí)，應同時(shí)提供鉆芯試壓報告和原標養試塊抗壓強度試驗報告。如果混凝土鉆芯取樣試壓強度仍達不到設計要求時(shí)，應由設計單位提供經(jīng)設計負責人簽署并加蓋單位公章的處理意見(jiàn)資料。
3、凡設計有抗滲、抗凍性能混凝土，除應有抗壓強度試驗報告外，還應有按規范規定組數標養的'抗涌、抗凍試驗報告。
4、商品混凝土應以現場(chǎng)制作的標養28天的試塊抗壓、抗折、抗滲、抗凍指標作為評定的依據，并應在相應試驗報告上標明商品混凝土生產(chǎn)單位名稱(chēng)、合同編號。
5、應有按現行國家標準進(jìn)行的強度統計評定資料。(水泥混凝土路面、橋面要有抗折強度評定資料)
(四)砂漿試塊強度試驗資料
1、有砂漿試配申請單、配比通知單和強度試驗報告。
2、預應力孔道壓漿每一工作班留取不少于三組的7.07*7.07*7.07立方米試件，其中一組作為標準養護28天的強度資料，其余二級做移運和吊裝時(shí)強度參與值資料。
3、有按規定要求的強度統計評定資料。
4、使用瀝青馬蹄脂、環(huán)氧樹(shù)脂砂漿等粘接材料，應有配合比通知單和試驗報告。
(五)鋼筋焊、連接檢(試)驗資料
1、鋼筋連接接頭采用焊接方式或采用錐螺紋、套管等機械連接接頭方式的，均應按有關(guān)規定進(jìn)行現場(chǎng)條件下連接性能試驗，留取試驗報告。報告必須對抗彎、抗增試驗結果有明確結論。
2、試驗所用的焊(連)接試件，應從外觀(guān)檢查合格后的成品中切取，數量要滿(mǎn)足現行國家規范規定。試驗報告后應附有效的焊工上崗證復印件。
3、委托外加工的鋼筋，其加工單位應向委托單位提供質(zhì)量合格證書(shū)。
(六)鋼結構、鋼管道、金屬容器等及其它設備焊接檢(試)驗資料應按國家相關(guān)規范執行
(七)樁基礎應按有關(guān)規定，做檢(試)驗并出具報告
(八)檢(試)驗報告應由具有相應資質(zhì)的檢測、試驗機構出具
第十七條
施工記錄
(一)地基與基槽驗收記錄
1、地基與基槽驗收時(shí)，應按下列要求進(jìn)行記錄：
(1)核對其位置、平面尺寸、基底標高等內容，是否符合設計規定。
(2)核對基底的土質(zhì)和地下水情況，是否與勘察報告相一致。
(3)對于深基礎，還應檢查基坑對附近建筑物、道路、管線(xiàn)等是否存在不利影響。
2、地基需處理時(shí)，應由設計、勘察部門(mén)提出處理意見(jiàn)，并繪制處理的部位、尺寸、標高等示意圖。處理后，應按有關(guān)規范和設計的要求，重新組織驗收。
一般基槽驗收記錄可用隱蔽工程驗收記錄代替。
(二)樁基施工記錄
1、樁基施工記錄應附有樁位平面示意圖。分包樁基施工的單位，應將施工記錄全部移交給總包單位。
2、打樁記錄
(1)有試樁要求的應有試樁或試驗記錄。
(2)打樁記錄應記入樁的錘擊數、貫入度、打樁過(guò)程中出現的異常情況等。
3、鉆孔(挖孔)灌注樁記錄
(1)鉆孔樁(挖孔樁)鉆進(jìn)記錄。
(2)成孔質(zhì)量檢查記錄。
(3)樁混凝土灌注記錄。
(三)構件、設備安裝與調試記錄
1、鋼筋混凝土大型預制構件、鋼結構等吊裝記錄。內容包括：構件類(lèi)別、編號、型號、位置、連接方法、實(shí)際安裝偏差等，并附簡(jiǎn)圖。
2、廠(chǎng)(場(chǎng))、站工程大型設備安裝調試記錄。內容包括：
(1)設備安裝設計文件。
(2)設備安裝記錄：設備名稱(chēng)、編號、型號、安裝位置、簡(jiǎn)圖、連接方法、允許安裝偏差和實(shí)際偏差等。特種設備的安裝記錄還應符合有關(guān)部門(mén)及行業(yè)規范的規定。
(3)設備調試記錄。
(四)施加預應力記錄
1、預應力張拉設計數據和理論張拉伸長(cháng)值計算資料。
2、預應力張拉原始記錄。
3、預應力張拉設備——油泵、千斤頂、壓力表等應有由法定計量檢測單位進(jìn)行校驗的報告和張拉設備配套標定的報告并繪有相應的P—T曲線(xiàn)。
4、預應力孔道灌漿記錄。
5、預留孔道實(shí)際摩阻值的測定報告書(shū)。
6、孔位示意圖，其孔(束)號、構件編號與張拉原始記錄一致。
(五)沉井下沉時(shí)，應填寫(xiě)沉井下沉觀(guān)測記錄
(六)混凝土澆注記錄
凡現場(chǎng)澆注C20(含)強度等級以上的結構混凝土，均應填寫(xiě)混凝土澆注記錄。
(七)管道、箱涵頂推進(jìn)記錄
(八)構筑物沉降觀(guān)測記錄(設計有要求的要做沉降觀(guān)測記錄)。
(九)施工測溫記錄
(十)其它有特殊要求的工程，如廠(chǎng)(場(chǎng))、站工程的水工構筑物，防水、鋼結構及管道工程的保溫等工程項目，應按有關(guān)規定及設計要求，提供相應的施工記錄。
第十八條
測量復核及預檢記錄
(一)測量復核記錄
1、施工前建設單位應組織有關(guān)單位向施工單位進(jìn)行現場(chǎng)交樁。施工單位應根據交樁記錄進(jìn)行測量復核并留有記錄。
2、施工設置的臨時(shí)水準點(diǎn)、軸線(xiàn)樁及構筑物施工的定位樁、高程樁的測量復核記錄。
3、部位、工序的測量復核記錄。
4、應在復核記錄中繪制施工測量示意圖，標注測量與復核的數據及結論。
(二)預檢記錄
1、主要結構的模板預檢記錄，包括幾何尺寸、軸線(xiàn)、標高、預埋件和預留孔位置、模板牢固性和模內清理、清理口留置、脫模齊涂刷等檢查情況。
2、大型構件和設備安裝前的預檢記錄應有預埋件、預留孔位置、高程、規格等檢查情況。
3、設備安裝的位置檢查情況。
4、非隱蔽管道工程的安裝檢查情況。
5、補償器預拉情況、補償器的安裝情況。
6、支(吊)架的位置、各部位的連接方式等檢查情況。
7、油漆工程。
第十九條
隱蔽工程檢查驗收記錄
凡被下道工序、部位所隱蔽的，在隱蔽前必須進(jìn)行質(zhì)量檢查，并填寫(xiě)隱蔽工程檢查驗收記錄。隱蔽檢查的內容應具體，結論應明確。驗收手續應及時(shí)辦理，不得后補。需復驗的要辦理復驗手續。
第二十條
工程質(zhì)量檢驗評定資料
(一)工序施工完畢后，應按照質(zhì)量檢驗評定標準進(jìn)行質(zhì)量檢驗與評定，及時(shí)填寫(xiě)工作質(zhì)量評定表。表中內容應填寫(xiě)齊全，簽字手續完備規范。
(二)部位工程完成后應匯總該部位所有工序質(zhì)量評定結果。進(jìn)行部位工程質(zhì)量等級評定。簽字手續完備、規范。
(三)單位工程完成后，由工程項目負責人主持，進(jìn)行單位工程質(zhì)量評定，填寫(xiě)單位工程質(zhì)量評定表。由工程項目負責人和項目技術(shù)負責人簽字，加蓋公章作為竣工驗收的依據之一。
第二十一條
功能性試驗記錄
(一)一般規定
功能性試驗是對市政基礎設施工程在交付使用之前所進(jìn)行的使用功能的檢查。功能性試驗按有關(guān)標準進(jìn)行，并有有關(guān)單位參加，填寫(xiě)試驗記錄，由參加各方簽字，手續完備。
(二)市政基礎設施工程功能試驗主要項目一般包括：
1、道路工程的彎沉試驗。
2、無(wú)壓力管道嚴密性試驗。
3、橋梁工程設計有要求的動(dòng)、靜載試驗。
4、水池滿(mǎn)水試驗。
5、消化池氣密性試驗。
6、壓力管道的強度試驗、嚴密性試驗和通球試驗等。
7、其它施工項目如設計有要求，按規定及有關(guān)規范做使用功能試驗。
第二十二條
質(zhì)量事故報告及處理記錄
發(fā)生質(zhì)量事故，施工單位應立即填寫(xiě)工程質(zhì)量事故報告，質(zhì)量事故處理完畢后須填寫(xiě)質(zhì)量事故處理記錄。工程質(zhì)量事故報告及質(zhì)量事故處理記錄歸入施工技術(shù)文件。
第二十三條
設計變更通知單、洽商記錄
設計變更通知單、洽商記錄是施工圖的補充和修改，應在施工前辦理。內容應明確具體，必要時(shí)附圖。
(一)設計變更通知單，必須由原設計人和設計單位負責人簽字并加蓋設計單位印章方為有效。
(二)洽商記錄必須有參建各方共同簽認方為有效。
(三)設計變更通知單、洽商記錄應原件存檔。如用復印件存檔時(shí)，應注明原件存放處。
(四)分包工程的設計變更、洽商，由工程總包單位統一辦理。
第二十四條
竣工總結與竣工圖
(一)竣工總結主要應包括下列內容：工程概況;竣工的主要工程數量和質(zhì)量情況;使用了何種新技術(shù)、新工藝、新材料、新設備;施工過(guò)程中遇到的問(wèn)題及處理方法;工程中發(fā)生的主要變更和洽商;遺留的問(wèn)題及建議等。
(二)竣工圖
1、工程竣工后應及時(shí)進(jìn)行竣工圖的整理。繪制竣工圖須遵照以下原則：
(1)凡在施工中，按圖施工沒(méi)有變更的，在新的原施工圖上加蓋“竣工圖”的標志后，可作為竣工圖。
(2)無(wú)大變更的，應將修改內容按實(shí)際發(fā)生的描繪在原施工圖上，并注明變更或洽商編號，加蓋“竣工圖”標志后作為竣工圖。
(3)凡結構形式改變、工藝改變、平面布置改變、項目改變以及其它重大改變;或雖非重大變更，但難以原施工圖上表示清楚的，應重新繪制竣工圖。
2、改繪竣工圖，必須使用不褪色的黑色繪圖墨水。
第二十五條
竣工驗收
(一)工程竣工報告
工程竣工報告是由施工單位對已完工程進(jìn)行檢查，確認工程質(zhì)量符合有關(guān)法律、法規和工程建設強制性標準，符合設計及合同要求而提出的工程告竣文書(shū)。該報告應經(jīng)項目經(jīng)理和施工單位有關(guān)負責人審核簽字加蓋單位公章。
實(shí)行監理的工程，工程竣工報告必須經(jīng)總監理工程師簽署意見(jiàn)。
(二)工程竣工驗收證書(shū)
第四章組卷方法和要求
第二十六條
施工技術(shù)文件要按單位工程進(jìn)行組卷。文件材料較多時(shí)可以分冊裝訂。
第二十七條
卷內文件排列順序一般為封面、目錄、文件材料和備考表。
(一)文件封面應具有工程名稱(chēng)、開(kāi)竣工日期、編制單位、卷冊編號、單位技術(shù)負責人和法人代表或法人委托人簽字并加蓋單位公章。
(二)文件材料部分排列宜按以下順序
1、施工組織設計
2、施工圖設計文件會(huì )審、技術(shù)交底記錄
3、設計變更通知單、洽商記錄
4、原材料、成品、半成品、構配件、設備出廠(chǎng)質(zhì)量合格證書(shū)，出廠(chǎng)檢(試)驗報告和復試報告(須一一對應)。
5、施工試驗資料
6、施工記錄
7、測量復核及預檢記錄
8、隱蔽工程檢查驗收記錄
9、工程質(zhì)量檢驗評定資料
10、使用功能試驗記錄
11、事故報告
12、竣工測量資料
13、竣工圖
14、工程竣工驗收文件
注：對于設備安裝工程可參照上述順序組卷
第二十八條
案卷規格及圖紙折疊方式按城建檔案管理部門(mén)要求辦理。
第五章附則
第二十九條
各省、自治區、直轄市人民政府建設行政主管部門(mén)可根據本規定制定實(shí)施細則。
第三十條
本規定由建設部負責解釋
第三十一條
自本規定發(fā)布之日起，原《市政工程施工技術(shù)資料管理規定》建城[1994]469號同時(shí)廢止。
附：市政基礎設施工程施工技術(shù)文件主要項目統一規定表格、表式(略)
文件管理制度8
黑名單管理制度對于企業(yè)的長(cháng)期穩定發(fā)展至關(guān)重要。它能：
1.防范風(fēng)險：通過(guò)提前識別潛在的.不良行為，降低業(yè)務(wù)風(fēng)險。
2.維護秩序：規范內部和外部行為，維護企業(yè)正常運營(yíng)秩序。
3.保護利益：防止損失，保障企業(yè)資產(chǎn)安全。
4.提升信譽(yù)：展示企業(yè)對公平公正的堅守，提升市場(chǎng)形象。
文件管理制度9
醫院文件管理制度的重要性在于：
1.保證醫療質(zhì)量：準確、完整的文件記錄有助于醫療決策的正確性和治療效果的評估。
2.遵守法規：符合醫療衛生法規的要求，避免因文件管理不當導致的法律風(fēng)險。
3.提高效率：有序的文件管理能提高工作效率，減少查找和處理文件的.時(shí)間。
4.保護患者隱私：通過(guò)嚴格的文件安全措施，保護患者的個(gè)人隱私和醫療信息不被濫用。
文件管理制度10
藥品召回管理制度文件旨在確保藥品安全，保護公眾健康，通過(guò)規范藥品召回流程，預防和處理藥品質(zhì)量問(wèn)題。此制度涵蓋以下幾個(gè)關(guān)鍵部分：
1. 召回定義與分類(lèi)
2. 召回啟動(dòng)與評估
3. 召回執行與監控
4. 信息溝通與報告
5. 后續措施與改進(jìn)
6. 責任分配與培訓
內容概述：
1. 召回定義：明確召回的觸發(fā)條件，包括產(chǎn)品缺陷、安全隱患、質(zhì)量問(wèn)題等。
2. 分類(lèi)標準：依據風(fēng)險程度將召回分為三級，以便采取相應緊急措施。
3. 召回啟動(dòng)程序：詳細描述從發(fā)現問(wèn)題到啟動(dòng)召回的決策流程。
4. 召回評估：設定評估標準，分析召回影響范圍、緊迫性及可能的后果。
5. 執行與監控：規定召回通知、收集、銷(xiāo)毀或修復產(chǎn)品的具體步驟，以及監控召回進(jìn)度的'方法。
6. 信息溝通：規定內部與外部（如監管機構、供應商、分銷(xiāo)商、消費者）的信息通報方式。
7. 后續措施：提出產(chǎn)品改進(jìn)、質(zhì)量管理體系修訂等后續行動(dòng)。
8. 責任分配：明確各部門(mén)及員工在召回過(guò)程中的職責。
9. 培訓計劃：制定定期培訓計劃，提升員工對召回管理的理解和應對能力。
文件管理制度11
文件管理內容主要包括外部來(lái)函、電郵、資料和本公司內部上報下發(fā)的各種文件、資料。按照統一收發(fā)集中管理的原則自即日起本公司各類(lèi)文件外來(lái)和內發(fā)統一由總經(jīng)辦歸口管理
一、收文的管理與公文的簽收
1.公司所有文件(除董事長(cháng)、總經(jīng)理訂啟的外)均由總經(jīng)辦專(zhuān)人登記簽收、拆封。在簽收和拆封時(shí)，需注意檢查封口，對開(kāi)口和郵票撕毀函件應查明原因。
2.對政府部門(mén)發(fā)來(lái)的文件要進(jìn)行文件、文號、機要編號的核定，如果其中一項不對口應立即報告上級部門(mén)并登記差錯文件的文號。
二、公文的編號保管
1.文件拆封和簽收后應及時(shí)附上“文件處理傳閱單”作分類(lèi)登記編號、保管。
2.本公司外出人員開(kāi)會(huì )帶回的文件及資料應及時(shí)送交總經(jīng)辦進(jìn)行登記編號保管，不得個(gè)人保存，如職工工作需要借閱的可復印或借用。
三、公文的閱批與分轉
1.凡正式文件均需由總經(jīng)辦主任或行政主管根據文件內容和性質(zhì)閱簽后由收發(fā)員分送領(lǐng)導和承辦部門(mén)閱辦，重要文件或急電應立刻呈送主管領(lǐng)導或分管領(lǐng)導閱批后分送承辦部門(mén)閱辦。為避免文件積壓誤事一般應在當天閱簽完。
2.一般性質(zhì)的函、電郵、單據等可由總經(jīng)辦直接分轉處理。如涉及幾個(gè)部門(mén)會(huì )辦的文件應同各部門(mén)聯(lián)系后再分轉處理。
3.為加速文件運轉收發(fā)員應在當天或第二天將文件送到領(lǐng)導和承辦部門(mén)如關(guān)系到兩個(gè)以上部門(mén)應按批示次序依次傳閱最遲不得超過(guò)兩天特殊情況例外。
四、文件的傳閱與督辦。
1.傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍和保密規定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場(chǎng)所，也不得將文件轉借其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內容。
2.閱讀文件應抓緊時(shí)間當天閱完后應在下班前將文件交收發(fā)員，閱批文件一般不得超過(guò)兩天閱后應簽名以示負責。如有領(lǐng)導“批示”、“擬辦意見(jiàn)”總經(jīng)辦應責成有關(guān)部門(mén)和人員按文件所提要求和領(lǐng)導批示辦理有關(guān)事宜。
3.閱文時(shí)不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內任何文件及附件如確系工作需要要辦理借閱手續以防止丟失泄密。 4.文件閱完后應交收發(fā)員切忌橫傳。
5.總經(jīng)辦對文件負有催辦檢查督促的責任，承辦部門(mén)接到文件、函電應立即指定專(zhuān)人辦理。不得將文件壓放分散，如需備查，應按照有關(guān)保密規定，并征得總經(jīng)辦同意后，予以復印或摘抄原件應及時(shí)歸檔保存。
6.按照閱文范圍。一線(xiàn)員工。一般由有關(guān)部門(mén)定期組織學(xué)習相關(guān)文件�；蛴煽偨�(jīng)辦通知到單位閱文。
五、發(fā)文的規定
1.公司上報下發(fā)正式文件的權力分別集中總經(jīng)辦和行政辦公室。各分公司和部門(mén)一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。
2.各下屬公司、部門(mén)需要向上反映匯報重要情況或向下安排布置重要工作要求發(fā)文應分別向總經(jīng)辦、行政辦公室提出發(fā)文申請并將文件底稿分別交總經(jīng)辦、行政辦公室審核�？偨�(jīng)辦、行政辦公室同意發(fā)文方可按公司發(fā)文規定設置與業(yè)務(wù)分工統一歸口以密×字、政×字發(fā)文。各分公司團體文件由總經(jīng)辦批轉。
3.對公司影響較大，涉及多個(gè)以上領(lǐng)導分管范圍的文件，須經(jīng)公司領(lǐng)導班子研究決定后批準簽發(fā)。其余文件均由主要領(lǐng)導批準簽發(fā)。
六、發(fā)文的范圍
1.凡是以公司名義、總經(jīng)辦、行政辦公室名義發(fā)出的文件、通告、決定、決議、請示、報告、編寫(xiě)的會(huì )議紀要和會(huì )議簡(jiǎn)報，均屬發(fā)文范圍。
2.總經(jīng)辦、行政辦公室下發(fā)文件主要用于：
(1)公布公司規章制度
(2)轉發(fā)上級文件或根據上級文件精神制訂的文件
(3)公布公司體制機構變動(dòng)或干部任免事項
(4)公布單位重大建設、技術(shù)、管理、政治工作、生活福利等工作的決定
(5)發(fā)布相關(guān)獎懲決定和通報
(6)其他相關(guān)重大事項
3.總經(jīng)辦、行政辦公室上行文、外發(fā)文主要用于：
(1)對上級機關(guān)呈報、請示報告、處理決定
(2)同兄弟公司聯(lián)系有關(guān)重大生產(chǎn)、技術(shù)、人事勞資、物資供應、科研、基建、管理、黨群工作等事宜。
4.日常工程、技術(shù)、管理、建設工作中有關(guān)圖紙、技術(shù)文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達上級指示等事項，應按有關(guān)制度辦理，經(jīng)分管領(lǐng)導批準后，由各部門(mén)書(shū)面或口頭自行通知執行一般不用發(fā)文。
5.各部門(mén)如會(huì )議所作的決定，一般都不應發(fā)文，不備查考，可以部門(mén)名義用《工作簡(jiǎn)訊》發(fā)會(huì )議紀要。
七、發(fā)文程序規定
1.總經(jīng)辦、行政辦公室同意發(fā)文后，主辦部門(mén)應以公司目前方針、政策和國家法令，上級指示或工作實(shí)際需要草擬文件初稿
2.草擬文稿必須從本公司角度出發(fā)，做到情況確實(shí)、觀(guān)點(diǎn)鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡(jiǎn)煉、標點(diǎn)符號正確、書(shū)寫(xiě)工整。嚴禁使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水和彩筆書(shū)寫(xiě)
3.文稿擬就后，擬搞人應填附發(fā)文稿紙首頁(yè)，詳細寫(xiě)明文件標題、發(fā)送范圍、印刷份數、擬稿部門(mén)與擬稿人，并簽名、蓋章、標定日期和密級
4.總經(jīng)辦應根據董事長(cháng)和總經(jīng)理有關(guān)指示精神，相關(guān)文件規定，對文稿進(jìn)行審查和修改。對涂改不清、文字錯漏嚴重、內容不妥、格式不符的文稿應退回擬稿部門(mén)重新擬稿
5.經(jīng)總經(jīng)辦審查修改后的文稿，送分管領(lǐng)導核稿對文稿內容、質(zhì)量負責
6.對審核時(shí)修改較多，有礙打印和存檔的文稿，應由擬搞部門(mén)重新整理寫(xiě)清楚
7.文稿審核總經(jīng)辦簽署后，按批準權限的規定分別呈送董事長(cháng)、總經(jīng)理處審定批準簽發(fā)
8.經(jīng)領(lǐng)導批準簽發(fā)后的文稿交總經(jīng)辦收發(fā)員統一編號送打字室打印
9.文件打印清樣，應由擬稿人校對，校對人員應在發(fā)文稿上簽名
10.文件打字后，由總經(jīng)辦派專(zhuān)人按數印刷，再由收發(fā)員分發(fā)并檢查落實(shí)情況。
八、文件的借閱和清退
各部門(mén)有關(guān)工作人員因工作需要借閱一般文件，需經(jīng)本部門(mén)負責人同意，對有密級的文件須分管領(lǐng)導或總經(jīng)辦主任同意后方可借閱。
借閱文件應嚴格旅行借閱登記手續，就地閱看，按時(shí)歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾劃等。
總經(jīng)辦收發(fā)員對承辦的公文應抓緊催辦，應定期對事情已經(jīng)辦妥的本單位文件和上級要求限期清退的文件，進(jìn)行收繳清退工作。一般為月底一小清季末一中清、年終一總清。如發(fā)現文件丟失，必須及時(shí)查明原因和責任者，并如實(shí)向領(lǐng)導報告。
文件的立卷與歸檔范圍
1.凡下列文件統一分別由總經(jīng)辦收發(fā)員負責歸檔
(1)上級部門(mén)來(lái)文包括上級對本部門(mén)報告、申請的批復(2)總經(jīng)辦、行政辦公室發(fā)出的報告、指示、決定、決議、通報、紀要、重要通知、領(lǐng)導發(fā)言和生產(chǎn)工作的`各類(lèi)計劃統計、季度、年度報表等
(3)高層會(huì )議、行政辦公會(huì )議、中層干部會(huì )議、全體職工大會(huì )以及各種例會(huì )記錄(4)總經(jīng)理辦公會(huì )議所形成的報告、總結、決議、發(fā)言、簡(jiǎn)報、會(huì )議記錄等(5)有保存價(jià)值的人民來(lái)信來(lái)訪(fǎng)記錄及處理結果
(6)參加上級召開(kāi)的各種會(huì )議帶回的文件、資料及本單位在會(huì )上匯報表言材料等(7)上級機關(guān)領(lǐng)導同志來(lái)單位檢查視察工作的報告、指示記錄，以及本單位向上級進(jìn)行匯報的提綱和材料
(8)反映本單位生產(chǎn)活動(dòng)、先進(jìn)人物事跡及領(lǐng)導工作等的音、像攝制品(9)單位日志和大事記
(10)單位向上級請示批復的文件及上報的有關(guān)材料。
九、立卷要求
1.文件立卷應按照內容、名稱(chēng)、時(shí)間順序分門(mén)別類(lèi)地進(jìn)行整理歸檔。
2.立卷時(shí)要求把文件的批復、正本、底稿、主件、附件收集齊全保持文件、材料的完整性。
3.要堅持平時(shí)立卷與年終立卷歸檔相結合的原則。重要工作、重要會(huì )議形成的文件材料要及時(shí)立卷歸檔。
4.上年度形成的文件材料，要求在下年度7月份以前整理完。
十、文件的銷(xiāo)毀
1、對于多余、重復、過(guò)時(shí)和無(wú)保存價(jià)值的文件，總經(jīng)辦應定期清理造冊，并按上級有關(guān)規定辦理申請銷(xiāo)毀手續。
2、經(jīng)審核同意銷(xiāo)毀的文件，應在總經(jīng)辦收發(fā)員文書(shū)和正副主任以及分管領(lǐng)導的共同監督下銷(xiāo)毀。
文件管理制度12
為減少發(fā)文數量，提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導作用，特制訂本制度。
一、文件管理內容主要包括：上級函、電、來(lái)文，同級函、電、來(lái)文，本公司上報下發(fā)的各種文件、資料。按照分工的原則，全公司各類(lèi)文件由辦公室歸口管理。
二、公文的簽收
1.凡來(lái)公司公啟文件(除公司領(lǐng)導訂啟的外)均由辦公室登記簽收。
2. 公文的編號保管
(1)、辦公室對上級來(lái)文拆封后應及時(shí)附上“文件處理傳閱單”，并分類(lèi)登記編號、保管。
(2)、公司外出人員開(kāi)會(huì )帶回的文件及資料應及時(shí)送交辦公室進(jìn)行登記編號保管，不得個(gè)人保存。
3. 公文的閱批與分轉
(1)、凡正式文件均需由辦公室根據文件內容和性質(zhì)閱簽后，由辦公室分送承辦部門(mén)閱辦，重要文件應呈送公司領(lǐng)導(或分管領(lǐng)導)親自閱批后分送承辦部門(mén)閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應在當天閱簽完，緊急文件要立即辦。
(2)、一般文、函、電等，分別由辦公室直接分轉處理。
(3)、為加速文件運轉，辦公室應在當天或第二天將文件送到公司領(lǐng)導和承辦部門(mén)，如關(guān)系到兩個(gè)以上業(yè)務(wù)部門(mén)，應按批示次序依次傳閱，最遲不得超過(guò)2天(特殊情況例外)。
4.文件的.傳閱與催辦
(1)、傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍規定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍或公共場(chǎng)所，也不得將文件轉借其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內容。
(2)、閱讀文件應抓緊時(shí)間，當天閱完后應在下班前將文件送回辦公室，閱批文件一般不得超過(guò)2天，閱后應簽名以示負責。如有領(lǐng)導“批示”，“擬辦意見(jiàn)”，辦公室應責成有關(guān)部門(mén)和人員按文件所提要求和領(lǐng)導批示辦理有關(guān)事宜。
(3)、文件閱完后，應送交辦公室，切忌橫傳。
(4)、辦公室對文件負有催辦檢查督促的責任，承辦部門(mén)接到文件、函電應立即指定專(zhuān)人辦理。不得將文件壓放分散，如需備查，應按照公司有關(guān)規定，并征得辦公室同意后，予以復印或摘抄，原件應及時(shí)歸檔周轉。
文件管理制度13
第一章總則
第一條為了規范學(xué)校文件管理工作，提高學(xué)校文件管理水平，增強學(xué)校內部信息溝通和協(xié)調效率，確保學(xué)校工作的順利進(jìn)行，制定本文件管理制度。
第二條學(xué)校文件包括紙質(zhì)文件和電子文件兩種形式。紙質(zhì)文件是指各類(lèi)文件、資料以紙張形式存在的文書(shū)；電子文件是指通過(guò)計算機網(wǎng)絡(luò )傳輸并以電子形式存在的文書(shū)。
第三條學(xué)校文件管理的目標是保證學(xué)校文件的安全、便捷、清晰、及時(shí)并滿(mǎn)足各部門(mén)工作需求。
第二章文件管理的原則
第四條文件管理貫穿學(xué)校工作全過(guò)程，具有系統性、階段性和全員性的特點(diǎn)。各部門(mén)、個(gè)人必須嚴格依照本制度開(kāi)展文件管理。
第五條學(xué)校文件管理應遵循以下原則：
1.法律原則：學(xué)校文件管理必須遵守相關(guān)法律法規，不得存儲、傳播違法違規信息。
2.公開(kāi)透明原則：學(xué)校文件管理應當公開(kāi)、透明，便于各部門(mén)、師生員工查詢(xún)、使用。
3.規范化原則：學(xué)校文件管理應符合統一的規范，遵循一致的命名、編號和歸檔方式。
4.安全保密原則：學(xué)校文件管理要保證文件的安全和保密，防止泄露、丟失、損毀。
5.記錄完整原則：學(xué)校文件管理要保證文件的記錄完整，不得刪除、篡改重要信息。
6.便捷高效原則：學(xué)校文件管理要方便查閱、提高效率。
第三章文件的產(chǎn)生、流轉和存檔
第六條學(xué)校文件產(chǎn)生包括編制、審核、批準、簽發(fā)等過(guò)程，各部門(mén)負責人要履行相應職責，確保文件的準確性和合法性。
第七條學(xué)校文件的流轉按照下列程序進(jìn)行：
1.發(fā)起部門(mén)發(fā)起文件并填寫(xiě)正式的文號、文件標題、文件主題等信息，同時(shí)附上文件內容和相關(guān)附件。
2.發(fā)起部門(mén)向上級部門(mén)提出審批申請，上級部門(mén)審核后進(jìn)行批復。
3.批復后，文件由發(fā)起部門(mén)簽發(fā)并分發(fā)給各相關(guān)部門(mén)或個(gè)人。
4.文件接收人在規定時(shí)間內對文件內容進(jìn)行閱知，并按照文件要求進(jìn)行處理。
第八條學(xué)校文件的存檔分為紙質(zhì)存檔和電子存檔。紙質(zhì)存檔要分類(lèi)存放，按照文件類(lèi)型、部門(mén)和時(shí)間進(jìn)行整理和編號；電子存檔要進(jìn)行分類(lèi)歸檔，按照文件路徑、文件夾和時(shí)間進(jìn)行存儲。
第九條所有紙質(zhì)文件和電子文件都應編制文件目錄和文件清單，并定期更新。
第四章文件的查閱、借閱和銷(xiāo)毀
第十條學(xué)校內部部門(mén)和師生員工有查閱文件的權利，查閱時(shí)應填寫(xiě)查閱登記，不得隨意翻閱、帶出文件。
第十一條文件借閱應經(jīng)過(guò)批準，并按照規定的流程進(jìn)行，借閱期限不得超過(guò)一個(gè)月，逾期需申請延期。
第十二條文件因達到保管年限、內容完成或失去使用價(jià)值等原因，經(jīng)過(guò)審批可以銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀程序應符合相關(guān)法律法規和學(xué)校規定，并填寫(xiě)銷(xiāo)毀登記。
第五章電子文件管理
第十三條學(xué)校電子文件保存應遵循以下原則：
1.備份原則：電子文件要進(jìn)行定期備份，確保信息不丟失。
2.分類(lèi)存儲原則：電子文件要進(jìn)行分類(lèi)存儲，按照文件類(lèi)型、部門(mén)和時(shí)間進(jìn)行歸檔。
3.定期清理原則：定期對電子文件進(jìn)行清理，刪除無(wú)用文件，確保存儲空間足夠。
4.安全可靠原則：電子文件要進(jìn)行安全防護，防止病毒攻擊和非法侵入。
第十四條學(xué)校電子文件的`使用應遵循以下原則：
1.規范使用原則：合法合規使用電子文件，不得用于違法違規行為。
2.授權使用原則：根據權限設置電子文件的訪(fǎng)問(wèn)范圍，確保信息流轉的安全和可信。
3.安全傳輸原則：電子文件傳輸要采取加密和安全驗證措施，防止信息泄露。
第十五條學(xué)校電子文件的保密應遵循以下原則：
1.訪(fǎng)問(wèn)權限原則：設立訪(fǎng)問(wèn)權限，確保只有合法的人員可以查閱和使用文件。
2.加密保護原則：重要的電子文件要進(jìn)行加密保護，防止非法獲取。
3.備份存儲原則：對重要的電子文件進(jìn)行定期備份和存儲，防止丟失。
第六章文件管理的責任
第十六條學(xué)校文件管理責任劃分如下：
1.校長(cháng)負責文件管理工作的整體規劃和組織實(shí)施。
2.各部門(mén)負責人負責本部門(mén)文件管理的組織、協(xié)調和監督。
3.師生員工應按照規定參與文件管理工作，并保證文件的安全和保密。
第十七條學(xué)校將建立文件管理監督機制，加強對文件管理工
作的監督和檢查，對違反文件管理制度的行為進(jìn)行糾正和處理。
第十八條對于文件管理工作中的成績(jì)和優(yōu)秀做法，學(xué)校將予以表彰和獎勵，激勵全體師生員工不斷提高文件管理水平。
第七章附則
第十九條本制度自發(fā)布之日起執行，有關(guān)修訂、解釋由學(xué)校文件管理部門(mén)負責。
第二十條本制度未盡事宜由學(xué)校文件管理部門(mén)負責具體落實(shí)。
附件：文件管理登記表、文件清單模板、文件盒標簽模板
以上是學(xué)校文件管理制度的通用篇，制度內容健全且條例清晰。為了規范學(xué)校內部的文件管理工作，提高工作效率，保障文件的安全和保密，各部門(mén)和師生員工都需要嚴格遵守制度，并不斷改進(jìn)和完善文件管理工作。通過(guò)有效的文件管理，學(xué)校能夠更好地實(shí)現信息的管理、共享和流轉，為學(xué)校的發(fā)展和教育事業(yè)的進(jìn)步提供有力的支持。
文件管理制度14
第一條檔案的定義與范圍
檔案是指過(guò)去和現在的公司各部門(mén)及員工在從事業(yè)務(wù)、企業(yè)管理、公關(guān)宣傳等活動(dòng)中所直接形成的對公司有保存價(jià)值的各種文字、圖表、帳冊、報表、技術(shù)資料、電腦盤(pán)片、聲像、膠卷、榮譽(yù)實(shí)物、證件等不同形式的歷史記錄。
第二條檔案管理的原則
檔案管理分為統一管理和分散管理相結合。即公司檔案由總經(jīng)理辦公室統一管理,各部門(mén)除已移交總經(jīng)理辦公室的檔案外,其它檔案文件由部門(mén)自行保管,以便于及時(shí)利用,維護檔案文件的完整與安全。
第三條檔案管理的責任部門(mén)和責任人
公司總經(jīng)理辦公室為公司檔案的主管部門(mén),設專(zhuān)門(mén)的檔案管理人員,負責管理公司的各類(lèi)檔案,做好登記、歸類(lèi)、保管、索引、提供利用,并負責對各部門(mén)資料管理員進(jìn)行工作指導、監督和檢查;
各部門(mén)設有資料管理員,負責本部門(mén)資料管理,并接受公司檔案管理員的監督和檢查。
第四條歸檔的范圍
1.公司證照及企業(yè)設立和變更的申請、審批、登記以及終止等方面的文件材料(包括企業(yè)的章程及投資各方簽訂的合資、合作合同);
2.公司與有關(guān)單位簽訂的各種合同、協(xié)議書(shū)等;
3.公司會(huì )議記錄、紀要和決定(包括發(fā)布的通知、通報、機構調整、任免、獎懲以及公司的規章制度);
4.公司制訂的計劃、統計、預決算、工作總結;
5.公司對外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來(lái)往的文書(shū)、招投標文件等;
6.公司的各類(lèi)申請、請求與相關(guān)部門(mén)的批復;
7.財務(wù)、會(huì )計及其管理方面的文件材料,公司歷年來(lái)的憑證、賬本等;
8.公司法律事務(wù)管理方面的文件材料;
9.公司各項目的技術(shù)圖紙等資料;
10.反映公司歷史沿革及公司重大活動(dòng)的電子版照片及音像資料;
11.其它對公司具有利用價(jià)值和保存價(jià)值的文件資料(含各類(lèi)載體,如電子文本等);
12.公司歷年獲獎資料。
第五條歸檔要求
整理辦法:分為文書(shū)檔案和工程項目檔案(竣工工程檔案立卷,未竣工工程資料整理成冊)。
1.歸檔的文件材料,應按照自然形成、保持歷史聯(lián)系的原則,結合歸檔要求和文件內容進(jìn)行歸檔。
2.在一個(gè)卷內(檔案袋、盒)的文件資料要有清晰的《卷內文件目錄》,并且按項目、內容或文件形成時(shí)間,系統的.排列。
3.案卷標題要簡(jiǎn)明準確,整理好的案卷要確定保管期限,原則上分為永久、長(cháng)期(十年以上)、短期(十年以下)三種。確定保管期限的基本原則是:
�。�1）對公司有長(cháng)遠利用價(jià)值的檔案應永久保存;
�。�2）對公司在一定時(shí)期內有利用價(jià)值的檔案分別為長(cháng)期或短期保存;
�。�3）凡是介于兩種保管期限之間的檔案,其保管期限一律從長(cháng)。
4.按歸檔要求進(jìn)行裝訂、編號、填寫(xiě)《卷內備考表》。
5.全部案卷組成后,要對案卷作統一排列并編寫(xiě)檔案號,然后逐卷登記,填寫(xiě)《案卷總目錄》。
第六條過(guò)程管理
屬于公司保管的檔案文件:各部門(mén)資料員做好平時(shí)文件的預立卷工作,并在每月初或事件結束后將上月需歸檔的文件整理成冊移交總經(jīng)理辦公室保管,任何人不得據為已有。
第七條檔案銷(xiāo)毀規定
公司檔案文件銷(xiāo)毀:檔案在超出規定保存期限一年后,可由公司檔案管理員和資料所屬部門(mén)資料員整理出庫進(jìn)行銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀檔案時(shí)必須慎重從事。銷(xiāo)毀前由公司檔案管理員和資料所屬部門(mén)資料員一起將需要銷(xiāo)毀的資料列出銷(xiāo)毀清單,由資料所屬部門(mén)資料員填寫(xiě)《文件資料銷(xiāo)毀清單》進(jìn)行申請,報銷(xiāo)毀資料所屬部門(mén)的部門(mén)經(jīng)理、主管副總審批,最后經(jīng)總經(jīng)理同意后,兩人以上執行銷(xiāo)毀程序,并在銷(xiāo)毀清單上簽字確認,公司檔案管理員全程監督。銷(xiāo)毀檔案要嚴格執行保密規定,銷(xiāo)毀清單由公司檔案員留存,以便備查。
部門(mén)檔案文件銷(xiāo)毀:部門(mén)形成的文件資料無(wú)利用價(jià)值時(shí),可由本部門(mén)資料員填寫(xiě)《文件資料銷(xiāo)毀清單》。提出銷(xiāo)毀申請,部門(mén)經(jīng)理審批同意后,兩人以上執行銷(xiāo)毀程序并簽字確認。銷(xiāo)毀清單由本部門(mén)資料員留存,以便備查。
第八條檔案借閱
1.因工作需要借閱存在總經(jīng)理辦公室的公司檔案的,應事先填寫(xiě)檔案借閱單,逐級審批,經(jīng)總經(jīng)理同意后方可借閱。
2.員工不得攜帶公司原件材料外出,確因工作需要外帶時(shí),需在填寫(xiě)檔案借閱單時(shí)注明外帶原因,待總經(jīng)理審批同意后方可外帶,用畢歸還。
3.借閱檔案者必須對所借檔案妥善保管,不得私自復制、調換、涂改、污損、劃線(xiàn)等,更不能隨意亂放,以免遺失。
4.部門(mén)檔案借閱由資料員填寫(xiě)《文件資料發(fā)放、借用記錄表》做好記錄,借閱人簽字確認,并按時(shí)歸還。
5.總經(jīng)理辦公室統一管理公司資料復印件。公司檔案管理員或總經(jīng)理辦公室秘書(shū)需要在文件資料復印件上加注“僅供…使用”的用途說(shuō)明。
第九條檔案備份規定
公司所有有價(jià)值的文件、報表、業(yè)務(wù)資料等檔案,須存有電子掃描文檔,無(wú)法電子掃描文檔的,必須做好備份。
第十條檔案保管
1.公司檔案員在接收文件資料存檔時(shí),必須認真驗收,填寫(xiě)《文件資料移交登記表》,送檔人和接檔人均須簽字確認,完成檔案交接手續。
2.對于已存放膠片、照片、磁帶要用特制的密封盒、膠片頁(yè)夾和影集等,按編號順序排列在資料柜內。
3.檔案管理員要定期對庫存檔案進(jìn)行清理核對,做到帳、物相符,對破損或載體變質(zhì)的檔案,要及時(shí)進(jìn)行修補和復制。庫存檔案如移交、作廢和遺失時(shí),須注明原因,保存依據。
第十一條檔案保密規定
公司所有人員均應嚴格遵守公司的保密規定,違者依據公司“獎懲條例”嚴肅處理。
文件管理制度15
為保證公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、借閱、統計、銷(xiāo)毀等工作，維護檔案的完整和安全，特制定本制度。
一、適用范圍
1、公司經(jīng)濟活動(dòng)中與外單位的來(lái)往信件、合同、協(xié)議。
2、會(huì )議文件，包括本公司重要會(huì )議形成的文件、紀要、決定等
3、公司的.請示與上級批復文件
4、公司各職能部門(mén)在工作中形成的工作計劃、總結、報告
5、公司成立、合并、撤銷(xiāo)、更改名稱(chēng)、股東會(huì )決議、董事會(huì )決議等相關(guān)文件資料
6、公司制定的章程、制度等文件材料
7、公司營(yíng)業(yè)執照、稅務(wù)登記證等重要文件
二、檔案保管
1、公司各類(lèi)文件應由總經(jīng)理辦公室安排專(zhuān)人保管。
2、保管人員需根據文件內容及其歷史關(guān)系，合并整理，分類(lèi)保存。
3、檔案保管人員應及時(shí)將辦理完畢或經(jīng)領(lǐng)導人員批存的文件材料，收集齊全，加以整理后歸檔。
4、庫藏文檔要定期核對，做到帳物相符。發(fā)現破損變質(zhì)及時(shí)修補或復制。
三、檔案借閱
1、借閱檔案必須先辦理借閱手續，登記《檔案借閱審批表》由部門(mén)負責人簽字。
2、借閱的案卷要注意愛(ài)護，不得丟失、損壞、涂改。
3、借出的檔案要注意保密，不得將檔案帶入私人場(chǎng)所，不得讓無(wú)關(guān)人員翻閱。
4、借閱的檔案應如期歸還，如因工作需要到期不能歸還者，要說(shuō)明情況，辦理續借手續。
4、歸還檔案時(shí)，由檔案保管人員當面查點(diǎn)清楚，并在《檔案借閱審批表》上及時(shí)注銷(xiāo)。
5、凡需借閱、抄錄絕密級重要數據資料，必須經(jīng)公司領(lǐng)導批準，否則一律不準借閱、抄錄、復印。
四、檔案銷(xiāo)毀
經(jīng)確定需銷(xiāo)毀的檔案，由檔案保管人員編造銷(xiāo)毀清冊，經(jīng)公司領(lǐng)導及有關(guān)人員會(huì )審批準后銷(xiāo)毀。
五、檔案保密
1、檔案保管人員要嚴守機密，檔案存放要單獨設鎖，無(wú)關(guān)人員不準接觸。
2、不得傳播、議論有關(guān)機密問(wèn)題。
3、檔案資料不準帶到公共場(chǎng)所。
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