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文件檔案管理制度
在發(fā)展不斷提速的社會(huì )中，制度使用的情況越來(lái)越多，制度泛指以規則或運作模式，規范個(gè)體行動(dòng)的一種社會(huì )結構。擬定制度的注意事項有許多，你確定會(huì )寫(xiě)嗎？下面是小編整理的文件檔案管理制度，希望能夠幫助到大家。
文件檔案管理制度1
一、目的
為了規范安全生產(chǎn)文件檔案的管理,確保文件檔案的完整性、合理性、科學(xué)性,使其為今后工作開(kāi)展提供參考資料和文獻,特制定本制度。
本制度適用于公司與安全生產(chǎn)有關(guān)的文件檔案的管理。
二、職責
2.1 安全環(huán)保部負責制定本制度,并負責綜合監督管理。
2.2 各部門(mén)負責本部門(mén)文件檔案的管理,并負責監督檢查和考核。
2.3 各部門(mén)管理人員負責本單位文件檔案的'收集、歸檔和保管。
三、內容
3.1文件資料收集,安全生產(chǎn)文件檔案內容如下:
3.1.1國家有關(guān)安全生產(chǎn)法律法規、標準規范及其他要求。
3.1.2上級主管部門(mén)安全生產(chǎn)文件、批復文、領(lǐng)導指示材料及會(huì )議資料等。
3.1.3公司安全生產(chǎn)文件、安全生產(chǎn)管理制度、安全操作規程、安全會(huì )議記錄材料、安全學(xué)習資料、領(lǐng)導指示材料等。
3.1.4安全生產(chǎn)工作計劃、總結、報告等。
3.1.5各種安全活動(dòng)記錄、安全管理臺賬、事故報告、安全通報等。
3.1.6供應商、承包商相關(guān)材料。
3.1.7安全設施檢測、校驗報告、記錄等。
3.1.8安全、職業(yè)衛生評價(jià)報告。
3.2立卷歸檔
3.2.1文件資料應根據其相互聯(lián)系、保存價(jià)值分類(lèi)立卷,保證檔案的齊全、完整,能反映安全生產(chǎn)主要情況,以便保管和利用。
3.2.2應根據文件資料的重要性,按時(shí)間永久、長(cháng)期和短期等三種進(jìn)行時(shí)間整理,分類(lèi)歸檔。
3.2.3各部門(mén)在每年2月底前對上年度的文件資料進(jìn)行歸檔,統一保存。
3.2.4各種文件資料按一定特征進(jìn)行排列和系統化,應層次分明,編寫(xiě)頁(yè)碼,填寫(xiě)卷內文件資料目錄。
3.2.5不同價(jià)值,不同性質(zhì)的文件資料應當區別管理,單獨立卷。
3.3檔案保管
3.3.1檔案應入柜上架,科學(xué)排列,避免暴露和捆扎堆放。
3.3.2應采取防潮、防蟲(chóng)措施,防止檔案損壞。
3.4檔案借閱
3.4.1文件資料檔案借閱,必須辦理借閱手續,借閱檔案要注意保護,不得丟失、損壞、涂改,要如期歸還,到期不能歸還者,要說(shuō)明情況,并辦理續借手續。
3.4.2借閱的檔案要注意保密,未經(jīng)許可,不得隨意公開(kāi)、發(fā)表或轉借他人。
3.4.3歸還檔案時(shí),由檔案管理人員當面查點(diǎn)清楚,并在借閱登記本上注銷(xiāo)。
3.5檔案銷(xiāo)毀
對于過(guò)期并失去保存價(jià)值的文件資料,經(jīng)單位領(lǐng)導批準,可以定期銷(xiāo)毀,必要時(shí)做好銷(xiāo)毀記錄。
四、本制度由安全環(huán)保部制定并負責解釋,自發(fā)布之日起實(shí)施。
文件檔案管理制度2
為保證公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、借閱、統計、銷(xiāo)毀等工作，維護檔案的完整和安全，特制定本制度。
一、適用范圍
1、公司經(jīng)濟活動(dòng)中與外單位的來(lái)往信件、合同、協(xié)議。
2、會(huì )議文件，包括本公司重要會(huì )議形成的文件、紀要、決定等
3、公司的請示與上級批復文件
4、公司各職能部門(mén)在工作中形成的工作計劃、總結、報告
5、公司成立、合并、撤銷(xiāo)、更改名稱(chēng)、股東會(huì )決議、董事會(huì )決議等相關(guān)文件資料
6、公司制定的章程、制度等文件材料
7、公司營(yíng)業(yè)執照、稅務(wù)登記證等重要文件
二、檔案保管
1、公司各類(lèi)文件應由總經(jīng)理辦公室安排專(zhuān)人保管。
2、保管人員需根據文件內容及其歷史關(guān)系，合并整理，分類(lèi)保存。
3、檔案保管人員應及時(shí)將辦理完畢或經(jīng)領(lǐng)導人員批存的'文件材料，收集齊全，加以整理后歸檔。
4、庫藏文檔要定期核對，做到帳物相符。發(fā)現破損變質(zhì)及時(shí)修補或復制。
三、檔案借閱
1、借閱檔案必須先辦理借閱手續，登記《檔案借閱審批表》由部門(mén)負責人簽字。
2、借閱的案卷要注意愛(ài)護，不得丟失、損壞、涂改。
3、借出的檔案要注意保密，不得將檔案帶入私人場(chǎng)所，不得讓無(wú)關(guān)人員翻閱。
4、借閱的檔案應如期歸還，如因工作需要到期不能歸還者，要說(shuō)明情況，辦理續借手續。
4、歸還檔案時(shí)，由檔案保管人員當面查點(diǎn)清楚，并在《檔案借閱審批表》上及時(shí)注銷(xiāo)。
5、凡需借閱、抄錄絕密級重要數據資料，必須經(jīng)公司領(lǐng)導批準，否則一律不準借閱、抄錄、復印。
四、檔案銷(xiāo)毀
經(jīng)確定需銷(xiāo)毀的檔案，由檔案保管人員編造銷(xiāo)毀清冊，經(jīng)公司領(lǐng)導及有關(guān)人員會(huì )審批準后銷(xiāo)毀。
五、檔案保密
1、檔案保管人員要嚴守機密，檔案存放要單獨設鎖，無(wú)關(guān)人員不準接觸。
2、不得傳播、議論有關(guān)機密問(wèn)題。
3、檔案資料不準帶到公共場(chǎng)所。
文件檔案管理制度3
一、文件材料歸檔
1、歸檔范圍
凡是公司及各分公司、小區經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的文件材料都應定期歸檔保存在公司檔案室。
2、歸檔時(shí)間
對公司規定應當立卷歸檔的材料，必須由檔案形成部門(mén)按規定收集、整理后，定期移交給本單位檔案室及檔案工作人員進(jìn)行集中管理，任何部門(mén)或者個(gè)人不得據為己有或者拒絕歸檔。
�。�1）文書(shū)文檔(包括統計檔案以及業(yè)務(wù)部門(mén)形成的檔案)。
�。�2）會(huì )計檔案先在財務(wù)部門(mén)保存一年后移交檔案室。
�。�3）設備檔案在設備安裝后一周內歸檔。
�。�4）特種載體檔案，隨時(shí)歸檔。
�。�5）合同檔案在合同簽訂后逐步歸檔。
3、歸檔要求
�。�1）歸檔的文件材料必須完整、準確、系統。
�。�2）歸檔的文件材料必須按其規律組成案卷。
�。�3）歸檔材料除外部原因外原則上采用A4紙型。
�。�4）歸檔時(shí)必須填寫(xiě)移交目錄，辦理交接手續。
�。�5）歸檔的材料原則上應裝訂成冊，確實(shí)不能裝訂成冊的，由經(jīng)辦人說(shuō)明原因，由檔案員接受不成冊的資料后裝訂成冊。
二、檔案借閱
1、借閱檔案必須履行登記手續。檔案原則上只在檔案室查閱。非機密檔案，因特殊情況需借出者，要經(jīng)公司有關(guān)領(lǐng)導同意后并辦理借出手續，歸還時(shí)對所借檔案應予以檢查核對，并注銷(xiāo)。
2、借閱檔案必須經(jīng)領(lǐng)導批準，機密以上檔案一律在檔案室查閱，不得借出。
3、外單位要查閱檔案，需經(jīng)本公司有關(guān)領(lǐng)導書(shū)面同意批準，方可借閱，借閱人要登記簽名。
4、借閱者要愛(ài)護檔案，不得拆卷、涂改、批注、損壞和遺失，如發(fā)現以上情況，視情節按《檔案法》規定處理。
5、借閱檔案要嚴守機密，不得轉借他人，不得向借閱范圍以外的人員泄露檔案內容。
6、摘抄、復制檔案須經(jīng)分管領(lǐng)導批準，摘抄的檔案內容必須經(jīng)檔案人員核對，加蓋公章后始有效用。
7、對借出的.檔案，管理人員應及時(shí)催還。
三、檔案保密
1、認真執行公司的商業(yè)和技術(shù)保密制作，維護檔案的安全，做好公司的保密的工作。
2、檔案工作人員和借閱檔案人員，嚴格遵守保密制度，不準將檔案給無(wú)關(guān)人員翻閱，若有泄露，按保密規定處理。
3、檔案工作人員要忠于職守，遵守紀律。不得擅自涂改，拆頁(yè)和銷(xiāo)毀檔案，不得私自泄露檔案內容。
4、檔案室應根據《保密條例》規定的保密范圍，對全部檔案進(jìn)行密級劃分。
5、借閱有密級的檔案，必須按《檔案借閱制度》有關(guān)規定辦理。
6、管理人員如有變動(dòng)，必須辦理交接手續，移交時(shí)進(jìn)行清點(diǎn)、核對，以確保檔案的完整與安全。
文件檔案管理制度4
一、公司員工必須切實(shí)做好文件檔案的收集、分類(lèi)、整理、立卷、歸檔工作，保證文件檔案資料的齊全完整，使文件檔案管理工作達到標準化、制度化、規范化的要求。
二、凡是公司在工作中形成的文件和具有查考利用價(jià)值的各類(lèi)資料、原始記錄、出版物、各種圖表薄冊、照片以及與本公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)相關(guān)的'上級事文等都要齊全完整地收集、整理、立卷、保管。
三、人事部門(mén)要做好公司員工人事檔案的收集、整理、立卷、管理工作，確保資料完整。
四、文件資料檔案的保管、查閱。
1、所有檔案必須入框上架，科學(xué)排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。
2、文件柜要保持整潔衛生，要定期檢查、經(jīng)常核對文件檔案資料，發(fā)現問(wèn)題及時(shí)處理、報告并做好相關(guān)記錄，確保文件檔案資料的完整與安全。
七、公司內部員工因工作需要查閱檔案資料，須報請公司領(lǐng)導批準，外單位人員要查閱、復印公司檔案，必須持單位介紹信并經(jīng)本公司領(lǐng)導批準后，方可查閱；公司所有檔案一律不允許外借。
八、對于公司機密文件及檔案的管理，要有專(zhuān)柜存放并單獨設鎖，無(wú)關(guān)人員不準接觸，工作人員要嚴守機密。
文件檔案管理制度5
為了加強學(xué)校檔案的科學(xué)管理，保證檔案的系統性與完整性，有效地為學(xué)校管理服務(wù)，結合本校實(shí)際情況，特制定本制度。
一、總則
第一條學(xué)校成立檔案管理工作領(lǐng)導小組，明確一位校領(lǐng)導分管檔案工作，負責協(xié)調、解決檔案工作中存在的問(wèn)題。
第二條學(xué)校設立綜合檔案室，隸屬教導處領(lǐng)導，統一管理學(xué)校各部門(mén)形成的各種門(mén)類(lèi)和載體的檔案，并負責指導其他各部門(mén)做好當年的檔案管理工作。
第三條根據檔案工作實(shí)際需要，綜合檔案室配備專(zhuān)職檔案人員負責檔案的接收、管理，提供利用等工作，各部門(mén)設兼職檔案人員，負責部門(mén)文件材料的形成、積累、整理，并按規定向綜合檔案室移交。
二、立卷、歸檔
第四條各部門(mén)平時(shí)要做好文件、資料的收集、整理，文件、資料的整理、上繳工作是各部門(mén)的一項重要任務(wù)，必須認真做好。
第五條各類(lèi)文件、資料由綜合檔案室負責整理立卷、歸檔。
第六條文件、資料立卷歸檔范圍。凡是工作活動(dòng)中形成的、辦理完畢、具有查考利用價(jià)值的各種文件（包括上級文件，內部資料，活動(dòng)資料及簿、冊、圖表，出版物、照片、光碟等），均屬立卷歸檔范圍。
第七條立卷的原則。遵循文件、資料的自然形成規律，保持文件、資料之間的歷史聯(lián)系，區分文件、資料的保存價(jià)值，便于保管和利用。
第八條立卷方法。學(xué)校檔案按文書(shū)、教學(xué)（含學(xué)籍和教師業(yè)務(wù)檔案）、會(huì )計、基建分類(lèi)，聲像檔案獨立編目組卷。
1、文書(shū)檔案按保管期限、年度分類(lèi)，由檔案管理員組卷歸檔。
2、會(huì )計檔案，按會(huì )計憑證、會(huì )計帳簿、會(huì )計報表和其會(huì )計文件材料分別排列，由財務(wù)室整理歸檔。
3、學(xué)籍檔案，按教學(xué)年度、屆分類(lèi)，按年級、班級組卷，由學(xué)生處負責收集、整理歸檔。
4、教師業(yè)務(wù)檔案，以人為單位分類(lèi)、整理，由教務(wù)處負責收集、整理歸檔。
5、基建檔案，按基建項目組卷，由總務(wù)處收集、整理，工程竣工后移交檔案室。
6、聲像檔案，按載體性質(zhì)、形狀分類(lèi)排列，由電教室人員整理、歸檔。
7、學(xué)校各部門(mén)每學(xué)期工作計劃、總結及制定的各種規章制度等年終移交綜合檔案室。
第九條保管期限分為永久、長(cháng)期、短期三種。
1、永久保存。凡是反映部門(mén)主要職能活動(dòng)和歷史面貌的有長(cháng)遠利用價(jià)值的文件，劃為永久保存。
2、長(cháng)期保存。凡是在相當長(cháng)時(shí)間內需要查考的文件，劃為長(cháng)期保存。長(cháng)期保存為15年至50年。
3、短期保存。凡是在較短時(shí)間內需要查考的各種文件、資料，劃為短期保存。短期保存為15年以下。
第十條文件的組合。組合的基本作法如下：
1、法規性文件，如制度、辦法、條例、規定等一般按單一問(wèn)題組合。同一問(wèn)題的請示與批復、轉發(fā)件與原件，應組合在一起。
2、會(huì )議文件應單獨組合。
3、統計、報表、名冊等各類(lèi)表格文件，應組合在一起。
4、工作計劃、總結等文件，一般可按部門(mén)名稱(chēng)組合。
5、特殊性文件材料，可根據具體情況進(jìn)行組合。
第十一條檔案盒內文件的排列。檔案袋內文件應區分不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件依序排列在一起，即章程、批文在前，計劃、總結在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；案件材料中結論性材料在前，依據性材料在后。其它文件按文件的重要程度或形成時(shí)間先后排列。
第十二條文件歸檔份數。一般歸檔1份，重要的和經(jīng)常使用的文件歸檔2份或3份。對無(wú)保存價(jià)值和重復文件，需要辦理銷(xiāo)毀手續。
第十三條歸檔時(shí)間。
1、階段歸：凡專(zhuān)項工作、基建工程中形成的文件、材料，在任務(wù)完成后，相關(guān)部門(mén)一個(gè)月內要將應歸檔的文件、材料收集齊全、分類(lèi)整理好，由專(zhuān)項負責人審定后，交綜合檔案室歸檔。
2、隨時(shí)歸：上級文件、通知，人事調動(dòng)材料，在落實(shí)好文件精神或辦好調動(dòng)手續后交綜合檔案室歸檔。
3、年度歸：各項管理中形成的文件、材料，各部門(mén)一律在次年第一季度內，將應歸檔的文件、材料收集齊全、分類(lèi)整理好，由各部門(mén)負責人審定后，向綜合檔案室移交。
第十四條歸檔文件案卷的要求。各部門(mén)移交歸檔文件案卷，應符合下列要求：
1、歸檔的文件、材料必須準確地反映學(xué)校各項活動(dòng)的真實(shí)情況和歷史過(guò)程。
2、歸檔文件、材料必須系統齊全、完整。
3、每個(gè)案卷必須填寫(xiě)案卷文件目錄、編件號、頁(yè)號、案卷封面，填寫(xiě)時(shí)用黑色筆書(shū)寫(xiě)或打印，字跡要工整、清晰。
4、檔案盒的名稱(chēng)要注意內容準確，文字簡(jiǎn)練通順，結構完整，必須揭示卷內文件的內容和成份。
第十五條案卷文件一式兩份，一份作為紙制文檔保存，另一份以電子文檔保存。
三、檔案的管理和利用
第十六條綜合檔案室按照學(xué)校對檔案管理的要求，對存放的各類(lèi)檔案進(jìn)行分類(lèi)整理，分類(lèi)保管，編制各類(lèi)檢索目錄，搞好檔案的借閱利用、統計等工作。
第十七條綜合檔案室的管理貫徹“以防為主，防治結合”的原則，切實(shí)做好“六防”工作，即：防火、防水、防潮、防塵、防蟲(chóng)、防盜。經(jīng)常檢查防護設施和檔案保管狀況，對破損、字跡褪色、紙張變色的檔案，要有計劃的進(jìn)行修補、復制，保護檔案的安全與完整。
第十八條檔案的利用。利用檔案人員，按規定辦理檔案利用審批手續與有關(guān)登記表，檔案用完后應及時(shí)歸還。
第十九條借用檔案人員必須做到：
1、調閱人員應自覺(jué)維護檔案的完整、安全與保密。不得擅自涂改、勾劃、剪裁、拆散、翻印或轉借。
2、調閱的檔案只限在檔案室室查閱，借用前必須登記，用后應及時(shí)歸還，歸還時(shí)要進(jìn)行清查、核對和注銷(xiāo)。
3、調閱一般檔案由教導處主任批準。調閱帶密級或重要的管理檔案，須經(jīng)校領(lǐng)導同意方可進(jìn)行。只有在上一級黨政領(lǐng)導機關(guān)或司法機關(guān)必須以檔案原件作為證據或者學(xué)校某項工作必須的特殊情況下，經(jīng)學(xué)校檔案管理工作領(lǐng)導小組批準，方可將檔案原件借出室外使用。
4、調閱人員摘抄、復制檔案時(shí)，應征得檔案管理人員同意。
第二十條檔案室工作人員應做到：
1、接待檔案利用人員要熱情，認真負責，按規定提供利用。填寫(xiě)好查閱檔案登記表。
2、要仔細檢查歸還檔案，發(fā)現對檔案有損壞或泄密者，應及時(shí)向分管領(lǐng)導報告，按有關(guān)規定處理。
3、確保文件、材料的`安全，做好保密工作。
4、平時(shí)匯集，按實(shí)際順序或內容分類(lèi)、收集、整理，應保持文件、材料之間的來(lái)源、時(shí)間、內容方面的聯(lián)系。若遇有上級漏發(fā)文件，應及時(shí)請求補發(fā)或取得復印件，以便存檔和查閱。
四、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀
第二十一條建立由分管檔案的領(lǐng)導、主要部門(mén)負責人員參加的鑒定銷(xiāo)毀領(lǐng)導小組，負責學(xué)校檔案鑒定、銷(xiāo)毀。
第二十二條制定各類(lèi)檔案保管期限，作為檔案鑒定銷(xiāo)毀的依據。
第二十三條銷(xiāo)毀檔案程序
1、對已到保管期限的檔案，經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的要擬寫(xiě)銷(xiāo)毀報告并登記造冊。
2、會(huì )計檔案的銷(xiāo)毀，應經(jīng)上級主管部門(mén)的批準。
3、其他檔案銷(xiāo)毀應由學(xué)校鑒定領(lǐng)導小組簽字，兩人以上參加銷(xiāo)毀，密件按規定要求銷(xiāo)毀。
4、銷(xiāo)毀的文件要造冊存檔備查。
五、建立檔案保密制度，維護檔案的完整和安全
第二十四條檔案管理員要認真學(xué)習《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保密法》及有關(guān)法規，嚴格遵守國家統一制發(fā)的“保密守則”和本單位有關(guān)保密規章制度。
第二十五條檔案工作人員必須做到對涉及黨和國家以及本系統、本單位的機密守口如瓶。
第二十六條非檔案人員未經(jīng)許可，不得進(jìn)入檔案庫房。
第二十七條借閱檔案必須嚴格執行保密制度，認真履行借閱手續。
第二十八條利用檔案中的密件，必須經(jīng)校領(lǐng)導批準，在調閱室內閱讀，不準帶走。
文件檔案管理制度6
1目的
為規范安全管理體系文件的管理，對包括職業(yè)健康安全在內的管理體系運行中使用的各類(lèi)文件實(shí)施有效控制，以確保各過(guò)程、環(huán)節/場(chǎng)所使用的文件具有統一性、完整性、正確性和有效性，與體系運行相關(guān)的部門(mén)均使用有效的現行版本文件，防止誤用作廢文件。
對安全記錄檔案進(jìn)行有效控制，以證實(shí)符合規定要求，為安全管理體系有效運行提供客觀(guān)證據，在必要時(shí)實(shí)現可追溯性。
2范圍
本程序包含了文件的編寫(xiě)、審批、發(fā)放、使用、更改及作廢等子過(guò)程。規定了各過(guò)程負責人的職責，適用于各過(guò)程管理體系文件的控制。
本程序包括記錄的填寫(xiě)、收集、保管、處置等子過(guò)程。適用于公司各部門(mén)的綜合管理體系運行中形成的所有記錄的控制。
3職責
3.1各過(guò)程管理部門(mén)職責：
3.1.1負責確定所管理的過(guò)程的文件需求。
3.1.2負責對所需的文件進(jìn)行策劃并安排專(zhuān)人編寫(xiě)。
3.1.3負責過(guò)程管理文件的（程序、規定、制度、表格）組織編制。
3.1.4負責嚴格執行過(guò)程管理文件的規定，并按規定的表格做好相應的記錄。
3.1.5負責文件更改內容等。
3.2生產(chǎn)部職責：
3.2.1負責管理手冊的編制。
3.2.2負責體系的認證和日常維護管理工作。
3.3各部門(mén)負責本部門(mén)各過(guò)程文件的編制、評審和批準。
3.4各部門(mén)負責本部門(mén)記錄的建立與管理。
4程序內容
4.1確定文件種類(lèi)
4.1.1為便于文件管理，根據不同的管理方式將綜合管理體系文件分為外來(lái)文件、綜合管理體系文件。
4.1.2外來(lái)文件：外來(lái)文件系指國家、地方政府部門(mén)發(fā)布的法律、法規、條例和標準（見(jiàn)法律法規的.識別與評價(jià)程序）；上級部門(mén)下發(fā)的通知、要求、規定和辦法；相關(guān)方的期望和要求。
4.1.3綜合管理體系文件
a.方針、目標和指標；
b.實(shí)現方針、目標和指標的策劃；
c.控制各業(yè)務(wù)過(guò)程的程序、規定、指導書(shū)、表格。
4.1.4資料和記錄
相關(guān)的資料包括但不限于：
a.各類(lèi)分析/評價(jià)/統計數據；
b.特種設備（如壓力容器等）及其附件的安全技術(shù)監察（檢測）資料；
c.建設（工程）項目可行性研究報告、HSE 預評價(jià)報告、設計方案和圖紙、HSE專(zhuān)篇、竣工驗收報告及相關(guān)審查結論和批復意見(jiàn)；
d.各類(lèi)檢查、教育培訓、演習及其他活動(dòng)記錄；
e.專(zhuān)項風(fēng)險評價(jià)、環(huán)境因素識別及環(huán)境影響評價(jià)報告；
f.化學(xué)危險品安全標簽、安全技術(shù)說(shuō)明書(shū)、儲存、使用防護指南；
g.�；窇⒁粰谌ǎ殬I(yè)危害公告欄、毒物周知卡、安全操作卡、異常工況處置卡）
h.設施的設計、運行技術(shù)資料；
i.供應商和承包商檔案；
j.作業(yè)許可證等；
k.其他資料。
4.2提出文件的編制和修改需求
4.2.1公司所有人員都有提出編制和修改文件的權利，但是必須向過(guò)程負責人提出申請。
4.2.2過(guò)程負責人確定所管理的過(guò)程的文件需求。
4.3指定編寫(xiě)人
4.3.1如需要編制或修改，對所需的文件進(jìn)行策劃并安排專(zhuān)人編寫(xiě)。
文件檔案管理制度7
1.目的
為提高公司文件處理工作的效率和質(zhì)量,使之規范化、科學(xué)化、制度化,結合公司實(shí)際工作情況,特制定本制度。
2.范圍
公司在籌備、成立、生產(chǎn)、管理及產(chǎn)權變動(dòng)過(guò)程中形成的具有保存價(jià)值的文件材料均列入歸檔范圍。
3.內容
3.1公司下列主要安全生產(chǎn)資料應進(jìn)行檔案管理：主要安全生產(chǎn)文件、風(fēng)險評價(jià)信息；培訓記錄；標準化系統評價(jià)報告；事故調查報告；檢查、整改記錄；職業(yè)衛生檢查與監護記錄；安全生產(chǎn)會(huì )議記錄；安全活動(dòng)記錄；法定檢測記錄；關(guān)鍵設備設施檔案；應急演習信息；承包商和供應商信息；維護和校驗記錄；技術(shù)圖紙；人員資格證；安全評價(jià)報告等。
3.2公司各部門(mén)負責歸檔文件材料的收集和整理，并定期交行政部集中管理，任何人不得拒絕歸檔。
3.3歸檔文件材料必須齊全、完整、準確、系統、簽署完備。
3.4歸檔文件材料必須準確地反映企業(yè)生產(chǎn)、基建和生產(chǎn)管理等各項活動(dòng)的真實(shí)內容和歷史面貌。
3.5歸檔文件材料必須層次分明，符合其形成規律，保持同一案卷內文件材料的有機聯(lián)系。
3.6歸檔的文件材料主要包括紙質(zhì)、光盤(pán)、磁帶、照片及底片、膠片、實(shí)物等各種載體形式。
3.7歸檔的文件材料必須為正本，本企業(yè)編制的文件應附發(fā)文底稿。
3.8歸檔的具有永久、長(cháng)期保存價(jià)值的電子文件應有相應的紙質(zhì)文件材料一并歸檔保存。
3.9非紙質(zhì)文件材料應與其文字說(shuō)明一并歸檔。
3.10外文（或少數民族文字）材料若有漢譯文的`應與漢譯文一并歸檔，無(wú)譯文的要譯出標題后歸檔。
3.11為便于保管和利用，歸檔的文件材料用的紙張必須優(yōu)良，紙面清潔，書(shū)寫(xiě)文件材料應用碳素墨水或藍黑墨水，禁用圓珠筆、鉛筆、紅墨水、純藍墨水及復寫(xiě)紙等不牢固的書(shū)寫(xiě)材料。書(shū)寫(xiě)工整、圖像、字跡清晰。
3.12歸檔范圍及保管期限
3.13歸檔時(shí)間：
�。�1）管理性文件材料一般應在辦理完畢后的第二年第1季度連同收發(fā)簿一同移交行政部歸檔。
�。�2）凡專(zhuān)項工程、專(zhuān)題項目等由發(fā)生部門(mén)將文件材料整理后經(jīng)部門(mén)領(lǐng)導及項目負責人審定后向行政部移交歸檔。周期長(cháng)的可分階段、單項歸檔。
�。�3）外購設備儀器或引進(jìn)項目的文件材料在開(kāi)箱驗收或接收后即時(shí)登記，安裝調試后歸檔。
�。�4）工程項目在竣工驗收后三個(gè)月內接收歸檔。
�。�5）每年形成的財務(wù)檔案，由行政部及有關(guān)部門(mén)保存一年，在下一年的第一季度內向行政部移交歸檔。
�。�6）電子文件邏輯歸檔實(shí)時(shí)進(jìn)行，物理歸檔應與紙質(zhì)文件歸檔時(shí)間一致。
�。�7）榮譽(yù)檔案由給合辦收集整理后于次年統一歸檔。
�。�8）聲像檔案在每次活動(dòng)結束后整理歸檔。
�。�9）相關(guān)會(huì )議（技術(shù)會(huì )議、專(zhuān)題會(huì )議、年度工作會(huì )議），在會(huì )議結束后歸檔。
�。�10）外出、出差考察材料由當事人在回來(lái)后一個(gè)月內整理歸檔。
�。�11）變更、修改、補充的文件材料隨進(jìn)歸檔。
�。�12）公司內部機構變動(dòng)和職工調動(dòng)、離崗時(shí)留在部門(mén)或個(gè)人手中的文件材料隨時(shí)歸檔。
�。�13）公司產(chǎn)權變動(dòng)過(guò)程中形成的文件材料隨時(shí)歸檔。
3.14檔案查（借）閱制度
檔案借閱是行政部的日常業(yè)務(wù)工作，是檔案更好地為生產(chǎn)提供利用服務(wù)的基本形式，為做好檔案管理工作，特制訂如下制度：
�。�1）凡本公司有關(guān)人員，因工作需要借閱檔案者，一般只允許在行政部閱檔室查閱。查閱內容根據檔案密級程度，取得相關(guān)領(lǐng)導簽字，同時(shí)做登記。
�。�2）本公司有關(guān)人員如有實(shí)際情況必須借出者，須辦理相關(guān)手續，超過(guò)兩天以上歸還者，須經(jīng)領(lǐng)導批準簽字。但要如期歸還。
�。�3）借閱檔案者應愛(ài)護檔案，確保檔案的完整性，不得擅自涂改、勾畫(huà)、剪裁、抽取、拆散或損毀。借閱檔案交還時(shí)，須當面查看清楚，如發(fā)現遺失或損壞，應及時(shí)反映給主管領(lǐng)導。
�。�4）外單位借閱檔案者，須持單位介紹信，且經(jīng)總經(jīng)理批準后方可借閱，只限在本室查閱，一律不外借，且抄摘內容也須經(jīng)總經(jīng)理同意審核后方能帶出。
�。�5）凡屬不成熟的現行技術(shù)資料及保密文件一律不外借。
3.15檔案的保密制度
�。�1）凡屬密級檔案，必須正確地標明密級，并妥善存放。
�。�2）非綜合行政部人員不得隨便進(jìn)入行政部，行政部門(mén)窗及箱柜應及時(shí)關(guān)鎖。
�。�3）全體職工對密級檔案、文件、資料均須嚴格執行企業(yè)保密規定，不失密。否則應追究責任。
�。�4）凡查閱密級檔案，均須辦理審批和借閱手續，一般只允許在閱檔室查閱，不得帶出或復制，確屬需要者須辦理相關(guān)手續。
�。�5）查閱人員對檔案內容承擔保密義務(wù)，違反規定造成后果者必須追究責任。
�。�6）檔案人員要忠于職守，認真執行各項保密制度。
�。�7）定期對保密檔案保管情況進(jìn)行檢查，發(fā)現問(wèn)題及時(shí)處理。
3.16行政部管理制度
�。�1）檔案存入檢查：
1）檔案出入行政部要清點(diǎn)、登記。
2）定期對檔案保管狀況進(jìn)行全面檢查，做好記錄，發(fā)現問(wèn)題要采取積極有效措施，保證檔案的安全。
�。�2）行政部管理：
1）行政部未經(jīng)許可，外來(lái)人員不得擅自進(jìn)入。
2）檔案柜、卷排列科學(xué)、合理、整齊、美觀(guān)，便于調卷。
3）行政部門(mén)窗須安裝窗簾，行政部?jì)炔捎冒谉霟羟艺斩炔怀^(guò)100lx。
4）避免光線(xiàn)直射檔案，更不能在烈日下曝曬檔案。防止有害生物對檔案的危害。
5）行政部嚴禁堆放食品和易燃易爆物，必須配備適合檔案用的消防器材并禁止吸煙，定期檢查，杜絕一切發(fā)生火災的可能。
8）行政部須做到八防：防火、防盜、防光、防有害氣體、防潮、防濕、防蟲(chóng)、防塵。
9）做好檔案接收、移交、保管、鑒定、利用各檔案構成情況的準確、及時(shí)、科學(xué)的統計工作。
10）建立健全檔案的接收、移交、庫藏、保管、利用和鑒定銷(xiāo)毀等統計臺帳。
3.17檔案鑒定、銷(xiāo)毀制度
�。�1）根據《檔案法》中的相關(guān)規定，編制本企業(yè)的檔案保管期限表。其中會(huì )計檔案見(jiàn)會(huì )計檔案保存期限表。
�。�2）保管期限分永久、長(cháng)期、短期三種。介于兩種保管期限，保管期限從長(cháng)。
�。�3）從檔案的內容、來(lái)源、時(shí)間、可靠程度、名稱(chēng)等方面監別檔案的價(jià)值。
�。�4）檔案通過(guò)鑒定，要求保管期準確，案卷質(zhì)量達到規定標準。如果鑒定中發(fā)現檔案不準確，不完整，應及時(shí)責成有關(guān)部門(mén)修改、補充。
�。�5）銷(xiāo)毀檔案必須嚴格掌握，慎重從事。銷(xiāo)毀前要造具清冊、提出銷(xiāo)毀報告報總經(jīng)理審批。銷(xiāo)毀檔案時(shí)要嚴格執行保密規定，由鑒定小組指定人員會(huì )同保密、保衛人員銷(xiāo)毀或監銷(xiāo)，防止失密。檔案銷(xiāo)毀時(shí)要有二人以上監銷(xiāo)，并在清冊上簽字。
3.18檔案工作人員崗位職責
�。�1）認真學(xué)習貫徹執行《檔案法》和檔案工作的方針、政策，堅持以法治檔，忠于職守，全心全意為本部門(mén)各項工作做好服務(wù)。
�。�2）負責管理本部門(mén)的檔案，做好各門(mén)類(lèi)、各種載體檔案的接收、收集、登記、整理、編目、保管、借閱。
�。�3）積極做好檔案的服務(wù)利用工作，編制必要的檢索工具和參考資料，及時(shí)準確地提供利用。
�。�4）做好檔案的“八防”工作，確保檔案的完整與安全。
�。�5）嚴格遵守“保密制度”工作，未經(jīng)批準，不得擅自擴大檔案的借閱范圍，不得泄露檔案的保密內容。
�。�6）負責對本部門(mén)檔案工作進(jìn)行監督、檢查和指導。
文件檔案管理制度8
總則：為保證公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、借閱、統計、銷(xiāo)毀等工作，維護檔案的完整和安全，特制定本制度。
適用范圍：適用于公司各種文件、記錄、檔案資料的管理。
一、文件的收集
公司需收集文件的范圍：凡是公司在工作中形成或使用的、辦理完畢、具有查考利用價(jià)值的文件、各種記錄、出版物以及各種圖表薄冊、照片等都要齊全完整地收集，具體內容包括：
1、上級機關(guān)召開(kāi)的需要貫徹執行的會(huì )議的主要文件材料及上級機關(guān)頒發(fā)的要求公司執行的文件；（主要收集部門(mén)：行政部）
2、上級領(lǐng)導視察、檢查公司工作時(shí)的重要指示、講話(huà)、題詞、照片和有特殊保存價(jià)值的錄音、錄像等材料；（主要收集部門(mén)：行政部）
3、公司經(jīng)濟活動(dòng)中與外單位的來(lái)往信件、合同、協(xié)議。（（主要收集部門(mén)：行政部）
4、會(huì )議文件，包括本公司重要會(huì )議形成的文件、紀要、決定等；（主要收集部門(mén)：行政部）
5、公司制訂的計劃、統計、預算、決算及工作總結；；（主要收集部門(mén)：行政部）
6、公司的請示與上級批復文件（主要收集部門(mén)：行政部）
7、公司各職能部門(mén)在工作中形成的工作計劃、總結、報告；（主要收集部門(mén)：行政部）
8、公司的統計報表、統計分析材料（包括計算機電子盤(pán)片等）、財務(wù)報表、憑證、帳簿、審計等文件材料；（主要收集部門(mén)：財務(wù)部）
9、公司內部組織機構在工作中形成的重要文件材料；
10、公司領(lǐng)導在公務(wù)活動(dòng)中形成的重要信件、電話(huà)記錄；以及公司對外交流的文件、協(xié)議、報告等；（主要收集部門(mén)：行政部）
11、公司基本建設工程施工竣工、購置大中型設備的文件材料，公司直接管理的科研、建設項目的科技文件材料；（主要收集部門(mén)：財務(wù)部、行政部）
12、公司成立、合并、撤銷(xiāo)、更改名稱(chēng)、啟用印信及其組織機構、人員編制等文件材料；（主要收集部門(mén)：行政部）
13、公司的歷史變革、大事記、年鑒、反映公司重要活動(dòng)的剪報、聲像材料、榮譽(yù)獎勵證書(shū)、有紀念意義和憑證性的實(shí)物和展覽照片、錄音、錄像等文件材料；（主要收集部門(mén)：行政部）
14、公司制定的.章程、制度等文件材料；（主要收集部門(mén)：行政部）
15、公司干部任免（包括備案）、調配、培訓、專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)評定、聘任、員工名冊、報表以及職工的錄用轉正、定級、調資、解雇（職）等工作及干部獎懲等文件材料；（主要收集部門(mén)：行政部）
16、公司員工檔案轉移的介紹信及存根；（主要收集部門(mén)：人力資源及行政部）
17、公司財產(chǎn)、物資、檔案等的交接憑證、清冊；（主要收集部門(mén)：財務(wù)部、行政部）
18、公司重大活動(dòng)中形成的請示、報告、計劃、考察總結、重要簡(jiǎn)報、會(huì )議紀要、記錄聲像材料、有參考價(jià)值的資料、互贈禮品清單、工作來(lái)往文件等；（主要收集部門(mén)：行政部）
20、公司營(yíng)業(yè)執照、稅務(wù)登記證等重要文件（主要收集部門(mén)：人力資源及行政部）
21、各項目完成后專(zhuān)業(yè)圖文的最終版本電子版，最終定稿版硫酸圖、總院圖審批復稿件。（主要收集部門(mén)：曬圖室）。
二、立卷歸檔
文件立卷應根據其相互聯(lián)系、保存價(jià)值分類(lèi)整理立卷，保證檔案的齊全、完整，能反映公司的主要情況，以便于保管和利用。
�。�1）各專(zhuān)業(yè)都要建立健全個(gè)專(zhuān)業(yè)的文件、圖書(shū)等材料，由各部專(zhuān)業(yè)集中統一保管。
�。�2）歸檔的文件材料必須按年度立卷，業(yè)務(wù)范圍及當年工作任務(wù)，編制文件材料的編號類(lèi)別。
�。�3）文件承辦人員應及時(shí)將辦理完畢或經(jīng)領(lǐng)導人員批存的文件材料，收集齊全，加以整理后歸檔。
�。�4）卷內文件材料應區別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件材料應依序排列在一起，即批復在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成規律或特點(diǎn)，應保持文件之間的密切聯(lián)系并進(jìn)行系統的排列。
三、檔案保管
1、檔案必須入框上架，科學(xué)排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。
2、膠片、照片、磁帶要專(zhuān)柜密封保管，膠片和照片、母片和拷貝要分別存放。
3、底圖入庫要認真檢查，平放或卷放。
4、庫藏檔案要定期核對，做到帳物相符。發(fā)現破損變質(zhì)及時(shí)修補或復制。
四、檔案借閱
1、借閱檔案必須當面查點(diǎn)清楚，并辦理借閱手續。借閱的案卷要注意愛(ài)護，不得丟失、損壞、涂改，要如期歸還。
2、借出的檔案要注意保密，不得將檔案帶入宿舍或公共場(chǎng)所，不得讓無(wú)關(guān)人員翻閱。
3、借閱時(shí)間最長(cháng)不得超過(guò)一個(gè)月，卻因工作需要到期不能歸還者，要說(shuō)明情況，辦理續借手續。
4、歸還檔案時(shí)，由檔案管理人員當面查點(diǎn)清楚，并在借閱登記簿上及時(shí)注銷(xiāo)。
5、凡需借閱、抄錄絕密級重要數據資料，必須經(jīng)公司領(lǐng)導批準，否則一律不準借閱、抄錄、復印。
6、底圖一般不予外借。
五、檔案銷(xiāo)毀
經(jīng)確定需銷(xiāo)毀的檔案，由檔案管理員編造銷(xiāo)毀清冊，經(jīng)公司領(lǐng)導及有關(guān)人員會(huì )審批準后銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀的檔案清單由檔案員永久保存。
六、檔案保密
1、檔案工作人員要嚴守機密，檔案存放要單獨設鎖，無(wú)關(guān)人員不準接觸。
2、不得傳播、議論有關(guān)機密問(wèn)題。
3、檔案資料不準帶到公共場(chǎng)所。
文件檔案管理制度9
第一章總則
第一條為加強對公司各類(lèi)文件、檔案的規范管理,確保檔案保管和使用安全,提高利用效率,更好的為公司經(jīng)營(yíng)管理服務(wù),特制訂本制度。
第二條本制度所稱(chēng)的檔案是指自公司成立,在建司、經(jīng)營(yíng)、管理工作和活動(dòng)中形成的,具有備用、備查價(jià)值的各類(lèi)資質(zhì)證照,文書(shū)、公文、公函,合同、圖紙,影像、實(shí)物等不同形式的歷史記錄。
第三條本制度適用于公司各部門(mén)。
第二章基本原則及管理范圍
第四條檔案工作的基本原則:集中統一管理公司系統檔案,維護檔案的完整與安全,便于各項工作的利用。
第五條根據公司現階段管理特點(diǎn)制定本制度,管理范圍暫不包括人事檔案、會(huì )計檔案和資金類(lèi)檔案,須由公司相應職能部門(mén)負責制定三類(lèi)專(zhuān)項檔案的具體管理辦法,公司行政人事部具有監督和指導的責任。
第三章管理機構及主要職責
第六條管理模式
公司行政人事部是公司系統檔案工作的主要管理部門(mén),采取總經(jīng)理直管模式,即公司檔案管理人員的工作內容、業(yè)務(wù)管理和考核等工作均由公司總經(jīng)理直線(xiàn)管理。
第七條管理范圍。主要分為綜合類(lèi)檔案和技術(shù)類(lèi)檔案兩種。
一、綜合類(lèi)檔案主要包括:行政文書(shū)、管理監察、經(jīng)營(yíng)管理、營(yíng)銷(xiāo)策劃、計劃管理、行政廣告和銷(xiāo)售合同、資產(chǎn)、聲像、實(shí)物等檔案;
二、技術(shù)類(lèi)檔案主要包括:各工程項目的開(kāi)發(fā)報建、招投標和預決算檔案,以及工程管理性材料、工程項目合同、施工中形成的技術(shù)文件材料和竣工技術(shù)文件等檔案。
第八條重要檔案基本管理要求
合同造價(jià)部、招投標采購部、總工室、工程部和營(yíng)銷(xiāo)策劃部等專(zhuān)業(yè)性很強的部門(mén)必須設置專(zhuān)門(mén)的檔案室或檔案柜,并設專(zhuān)職人員保管,其它部門(mén)根據管理需要設兼職檔案管理員。
第九條檔案管理部門(mén)(行政人事部)主要職責
一、貫徹執行《檔案法》等有關(guān)法律、法規和方針政策,制定公司文件材料歸檔和檔案保管、利用、鑒定、銷(xiāo)毀、移交等有關(guān)規章制度,確定公司系統全宗編號原則和檔案分類(lèi)體系;
二、統籌規劃并負責公司檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用工作,加強檔案工作規范化、標準化建設;
三、監督落實(shí)同步歸檔制度,指導各部門(mén)文件材料的收集、積累、整理和歸檔工作;
四、維護檔案的完整和安全,做好安全防范、修復和保護工作;
五、推行公司系統檔案管理系統信息化建設。
第四章檔案的歸檔、立卷和移交
第十條檔案歸檔范圍及歸檔時(shí)間
一、對于公司規定的應當立卷歸檔的材料,必須按照規定,向公司行政人事部移交,集中管理,任何個(gè)人不得據為己有、拒絕移交;
二、必須嚴格按照歸檔時(shí)間進(jìn)行歸檔。如無(wú)正當理由延遲歸檔者,將對相關(guān)人員進(jìn)行失職問(wèn)責。
第十一條歸檔要求
一、歸檔專(zhuān)業(yè)技術(shù)要求
(一)歸檔的文件原則上一律為原件,凡有原件的文件,不能以復印件歸檔。傳真紙不能直接歸檔,要盡量追加原件,必要時(shí)存復印件并加蓋紅章注明原件存放處;
(二)歸檔的文件材料應對照歸檔范圍完整、準確、系統收集,工程技術(shù)類(lèi)檔案應符合國家有關(guān)規定。歸檔的文件材料種數、份數及每份文件的頁(yè)數均應齊全完整;
(三)文件書(shū)寫(xiě)和載體材料應能耐久保存,文件材料整理符合規范。歸檔的.電子文件,應有相應的紙質(zhì)文件材料一并歸檔保存;
(四)聲像類(lèi)、實(shí)物類(lèi)檔案要清晰完整,符合有關(guān)規范和標準,并按歸檔要求提供拍攝內容、時(shí)間、背景、作者等信息。
二、相關(guān)工作要求
(一)如因工作需要不能及時(shí)歸檔的,應主動(dòng)向公司行政人事部備案,并安排專(zhuān)人妥善保存,待使用完畢后立即歸檔;
(二)原則上,檔案取得后未存檔之前,部門(mén)人員不得先行使用,否則,如因此項原因導致的檔案遺失、損壞等,一律對當事人和部門(mén)負責人失職問(wèn)責嚴肅處理;
(三)新成立公司,在取得營(yíng)業(yè)執照、組織機構代碼證、稅務(wù)登記證、公司章程和印章印模后3個(gè)工作日內,必須將上述內容的原件存公司行政人事部。
第十二條檔案立卷
一、立卷原則
綜合檔案按性質(zhì)、類(lèi)別、年限、重要程度和文件材料的自然形成規律,當年立前一年的卷,并預立當年的卷。技術(shù)檔案立竣工工程卷,在建工程資料要整理成冊;
二、立卷時(shí)間:綜合檔案立卷時(shí)間為每年年末或次年年初。技術(shù)檔案在該項目開(kāi)發(fā)報建工作完成后立即開(kāi)始立卷,該工程項目完工后45天內完成組卷工作;
三、各部門(mén)專(zhuān)兼職資料管理員應注重日常收集和整理,按照歸檔范圍督促部門(mén)人員及時(shí)歸檔,并做好檔案預立卷工作。
第十三條檔案移交
一、檔案對外移交要求:按照政府規定辦理檔案對外移交時(shí),須上報公司總經(jīng)理審批。凡政府部門(mén)批復的文件及附圖,在政府有關(guān)部門(mén)需回收時(shí),公司行政人事部須留存復印件備查。
二、公司內部移交要求:
(一)行政人事部接收檔案時(shí),應根據移交目錄,與移交人共同逐頁(yè)清點(diǎn),雙方在每一頁(yè)都要簽名確認。對重要、機密類(lèi)的案卷,更需要仔細核對,經(jīng)查驗無(wú)誤方可辦理簽收手續。(檔案移交登記表格式見(jiàn)附表一)
(二)全部移交手續辦理完畢后,移交部門(mén)和行政人事部經(jīng)理均簽署“同意”意見(jiàn),并加蓋部門(mén)印章,檔案移交工作視為完成,移交中的所有記錄均須存檔。
三、對調出、離職等人員,在辦理調離手續前,必須清還檔案。沒(méi)有行政人事部經(jīng)理簽字,不得辦理調離手續。
四、電子檔案管理(略)
第五章檔案的利用
第十四條檔案借閱基本程序
僅在檔案室查閱一般數據和信息,辦理普通登記手續即可,查閱重要密級資料,須按借閱管理權限呈公司總經(jīng)理簽字同意,且必須在檔案室當場(chǎng)查閱后歸還,不得私自帶出復印。(檔案查詢(xún)審批表見(jiàn)附表二)
第十五條檔案借閱事項規定
一、借閱檔案必須按時(shí)歸還,并及時(shí)辦理清戶(hù)手續。逾期無(wú)法歸還應提前辦理延期使用手續;(檔案借閱審批表見(jiàn)附表三)
二、借閱檔案最長(cháng)應在7個(gè)工作日內歸還,一次性借閱時(shí)間超過(guò)10天以上,須上報公司總經(jīng)理審批;
三、借閱者必須保證原樣歸還所借的檔案資料,而且完整無(wú)損,不得拆散、抽換、圈點(diǎn)、劃線(xiàn)、涂改或作其它任何標記;
四、嚴格遵守保密制度,妥善保管所借檔案,做到不丟失不泄密;
五、涉及根據公司領(lǐng)導指示開(kāi)展具有查處辦案性質(zhì)的工作,檔案、資料借閱須上報公司總經(jīng)理審批各檔案室即可辦理;
六、新入職和未轉正的員工,原則上不允許借閱檔案原件。如因工作需要,須報公司總經(jīng)理簽字同意;
七、節假日前和工作發(fā)生變動(dòng)時(shí),必須及時(shí)歸還檔案;
八、借閱的檔案,一旦發(fā)生損壞、丟失或失密,應立即向公司行政人事部報備,按公司規定失職問(wèn)責處理;
九、密級檔案材料和已立卷的文件,原則上不借出,如確因工作需要,須經(jīng)公司總經(jīng)理同意方可借出;
十、外單位借閱檔案,應持蓋有該單位公章的介紹信,寫(xiě)明借閱內容,經(jīng)公司總經(jīng)理批準,由相關(guān)部門(mén)人員帶領(lǐng)方可借閱;
十一、實(shí)物檔案一般不外借,聲像檔案只能以復制件提供利用。
第十六條檔案資料借閱規定
一、公司絕密類(lèi)的檔案一律不得復制;
二、復印完畢須注明用途,根據情況加蓋“再復印無(wú)效”印章。
第十七條檔案密級確定與管理
公司檔案密級分為絕密、機密和秘密三類(lèi)。(密級事項劃分表見(jiàn)附表四)。密級檔案保管要求如下:
一、未經(jīng)具備相應管理權限的領(lǐng)導批準,不得復制和摘抄;
二、查閱機密檔案資料,只能在閱覽室內查閱;
三、屬于公司秘密的文件、資料和其它物品的制作、收發(fā)、傳遞、使用、復制、摘抄、保存和銷(xiāo)毀,必須由專(zhuān)人負責執行,采用電腦技術(shù)存取、處理、傳遞的公司秘密由各部門(mén)負責保密;
四、須在設備完好的保險裝置中保存密級檔案,且檔案室內門(mén)、柜應做到隨開(kāi)隨鎖;
五、檔案室的檔案材料要定期清查,做到帳物相符。發(fā)現失密、竊密情況,應及時(shí)報告公司總經(jīng)理,查明情況嚴肅處理;
六、不準在私人交往、通信、網(wǎng)絡(luò )中泄露公司秘密,不準在公共場(chǎng)所談?wù)摴久孛?不準通過(guò)其他方式傳遞公司秘密;
七、檔案屬下列情況之一者,不與開(kāi)放利用:
(一)涉及公司商業(yè)機密;
(二)涉及公司專(zhuān)利或技術(shù)秘密;
(三)涉及公司員工個(gè)人隱私;
(四)檔案形成部門(mén)規定限制使用。
第十八條檔案統計
公司行政人事部應在每年年終對檔案的收進(jìn)、移出、整理、鑒定、保管數量和狀況、檔案的利用等情況進(jìn)行統計。統計工作必須做到實(shí)事求是,如實(shí)反映情況,務(wù)必確保提供的數據準確,符合客觀(guān)實(shí)際,不得虛報、瞞報、漏報和偽造。(檔案材料歸檔數量統計表格式見(jiàn)附表五)
第六章檔案的保管和鑒定
第十九條檔案室設置及管理規定
一、公司應設置獨立的檔案室,并保證檔案室安全。檔案室由專(zhuān)人管理,無(wú)關(guān)人員一律不許進(jìn)入檔案室。檔案管理員離開(kāi)檔案室要隨時(shí)關(guān)好門(mén)窗,確保檔案安全;
二、檔案室應按照“十防”進(jìn)行管理,即防光、防水、防火、防塵、防蟲(chóng)、防有害氣體、防高溫、防潮、防霉、防盜,盡可能全面妥善保管好各類(lèi)檔案,并定期檢查、通風(fēng);
三、檔案室內嚴禁存放與檔案無(wú)關(guān)的物品,嚴禁吸煙,嚴防火災;
四、定期對檔案室進(jìn)行檢查,每半年進(jìn)行一次全面盤(pán)查,對檔案室設施、案卷數量和案卷排列、損壞情況等做好記錄,發(fā)現問(wèn)題及時(shí)采取措施。
第二十條檔案鑒定與銷(xiāo)毀流程
檔案一經(jīng)立卷、歸檔,未經(jīng)鑒定,未報公司領(lǐng)導批準,任何人不得擅自銷(xiāo)毀。檔案鑒定工作由公司行政人事部經(jīng)理組織,行政人事部與相關(guān)部門(mén)負責人組成鑒定小組。
一、檔案鑒定要求
(一)經(jīng)鑒定小組鑒定后仍無(wú)法確定其保存價(jià)值時(shí),應繼續保存至次年再進(jìn)行鑒定;
(二)技術(shù)檔案鑒定時(shí),需附工程技術(shù)部門(mén)的專(zhuān)業(yè)意見(jiàn);
(三)鑒定小組不能單純地從保管期限、年代或名稱(chēng)判別其價(jià)值,要從公司利用的角度綜合衡量后提出存、毀意見(jiàn)。
二、檔案銷(xiāo)毀規定
(一)經(jīng)批準銷(xiāo)毀的檔案,由公司行政人事部負責妥善安排,不得作其它用途或當作廢紙出售;
(二)銷(xiāo)毀檔案須有至少兩名監銷(xiāo)人。監銷(xiāo)人應認真復核所銷(xiāo)毀檔案。銷(xiāo)毀完畢須在銷(xiāo)毀清冊上注明“已銷(xiāo)毀”字樣和銷(xiāo)毀日期,監銷(xiāo)人分別在銷(xiāo)毀清冊上簽字;
(三)檔案室應及時(shí)做好檔案整理、檢索工具調整等工作。檔案鑒定過(guò)程中形成的鑒定工作申請、報告、銷(xiāo)毀清冊等材料應立卷歸檔、長(cháng)久保存。
第二十一條檔案保管期限
檔案按其價(jià)值確定保管期限為永久、長(cháng)期和短期等,公司各類(lèi)檔案具體保管期限見(jiàn)相關(guān)文件管理規定。
第七章獎懲規定
第二十二條公司行政人事部每半年一次對公司和各部門(mén)的檔案管理工作進(jìn)行全面檢查,對于在檔案管理過(guò)程中做出成績(jì)和貢獻,或者進(jìn)步非常突出的部門(mén)或個(gè)人,整理相關(guān)材料上報公司總經(jīng)理,給予相應表彰和獎勵。
第二十三條罰則
一、工作不負責任,未認真貫徹執行公司及檔案管理工作要求,導致檔案管理工作混亂,根據實(shí)地檢查情況,對于檔案管理人員給予相應行政和經(jīng)濟處分。
(一)檔案保管期限內,檔案嚴重缺失,或因管理、使用不當,造成檔案材料損壞、遺失等;
(二)未根據公司統一制度規定制定檔案管理細則,導致工作流程不清晰,關(guān)鍵環(huán)節工作失控等;
(三)未按規定嚴格執行歸檔、借閱、移交、銷(xiāo)毀等各項工作流程規定,未經(jīng)批準,檔案管理人員擅自外借檔案材料等;
(四)未按照公司統一全宗編號規定編排目錄,立卷歸檔不及時(shí),且目錄與內容嚴重不符等;
(五)未組織專(zhuān)兼職檔案資料管理人員培訓學(xué)習,導致公司整體管理水平偏低,各項檢查嚴重不達標等;
(六)專(zhuān)兼職管理員態(tài)度不端正,工作責任心不強,未按要求管理本部門(mén)的檔案資料,經(jīng)檢查管理混亂等。
二、因管理或使用不當,違反公司檔案保密規定,造成檔案(保密)信息外泄;或者未經(jīng)允許,私自將檔案材料抄錄、復制與轉借他人等情況,公司將根據情節嚴重性給予相應處分。
第八章附則
第二十四條本制度自印發(fā)之日起執行。
附表:一、《檔案移交登記表》
二、《檔案查詢(xún)審批表》
三、《檔案借閱審批表》
四、《公司密級事項劃分表》
文件檔案管理制度10
1目的
規范分公司檔案資料的管理工作。
2適用范圍
適用于分公司所有檔案資料的管理工作。
3職責
3.1行政部負責分公司的文件、資料的打印、歸類(lèi)、發(fā)放及登記工作,并保存分公司在管理服務(wù)活動(dòng)中形成的各類(lèi)檔案。
3.2各部門(mén)負責管理本部門(mén)在管理服務(wù)活動(dòng)中形成的各類(lèi)檔案。
3.3分公司總經(jīng)理負責上報分公司文件、對外公開(kāi)文件的發(fā)放審批工作。
3.4分公司總經(jīng)理負責審批已過(guò)保存期檔案資料的銷(xiāo)毀工作。
4實(shí)施程序
4.1歸檔保存的文件
4.1.1分公司在管理服務(wù)或公務(wù)活動(dòng)中形成的工作計劃、外來(lái)文件、報告、質(zhì)量記錄及與工作有關(guān)的圖表、統計資料等。
4.1.2在工作中形成的圖紙、操作說(shuō)明書(shū)等技術(shù)檔案。
4.1.3在專(zhuān)門(mén)業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各種檔案,如:會(huì )議紀要、聲像檔案、工作記錄等專(zhuān)項檔案。
4.2文件、資料歸檔的要求。
4.2.1歸檔的文件資料必須字跡清楚工整,紙張及文件格式符合國家標準。
4.2.2歸檔的文件材料要完整齊全。
4.2.3每類(lèi)建設工程竣工必須有兼職資料檔案管理員參加,對其文件材料(含有關(guān)圖紙等)完整性、準確性、系統性進(jìn)行鑒定和驗收。
4.2.4保持歸檔文件材料之間的歷史聯(lián)系,并進(jìn)行科學(xué)分類(lèi)、立卷和編號。
4.2.5案卷題名應確切反映卷內文件內容,并區分保管期限。
4.3檔案資料的保管。
4.3.1所有檔案資料均由資料管理員管理。
4.3.2存放檔案必須有專(zhuān)用柜架,在排列上架時(shí),應按照類(lèi)別和保管部門(mén)的次序,自左向右,自上而下地排列,以便于管理和查找。
4.3.3底圖除修改、送曬外,不得外借。修改后的底圖入庫時(shí),要認真檢查其修改、補充情況,并在檔案資料盒內的面層上注明修改情況。
4.3.4存入膠片、照片、錄像帶、軟盤(pán)、磁帶要用特制的密封盒和專(zhuān)門(mén)的卷盒,按編號順序排列在膠片柜或防火資料柜內。必要時(shí)采取復制、拷貝。
4.3.5每年一季度,對上一年度的各種資料檔案進(jìn)行歸檔,并對庫藏檔案進(jìn)行清理核對和質(zhì)量檢查工作,做到完好、齊全。對破損或載體變質(zhì)檔案,要及時(shí)進(jìn)行修補和復制,發(fā)現檔案發(fā)霉或蟲(chóng)害要及時(shí)消殺。
4.3.6檔案資料柜需做好防盜等設施。
4.3.7質(zhì)量記錄保存期為二年。
4.4檔案資料借閱管理。
4.4.1分公司所有人員都有保護檔案、借閱檔案的權利和義務(wù)。
4.4.2分公司員工查閱檔案資料,必須辦理登記手續。
4.4.3在借閱檔案資料時(shí),應做到以下幾點(diǎn):
4.4.3.1按規定辦理登記手續,定期歸還;
4.4.3.2要愛(ài)護檔案資料,不得丟失;
4.4.3.3所借檔案不得隨意折疊和拆散,不得對檔案隨意更改、涂寫(xiě);
4.4.4借出和歸還檔案時(shí),應辦理清點(diǎn)手續,由資料檔案員和借閱者當面核對清楚。
4.4.5檔案如有丟失、損壞或泄密,要立即追究當事者責任。
4.4.6調離或辭職的人員,必須辦理文檔移交后方可辦理調離手續。
4.5檔案鑒定和銷(xiāo)毀
4.5.1檔案鑒定工作由檔案鑒定小組負責進(jìn)行,鑒定小組由分公司總經(jīng)理、各部門(mén)經(jīng)理、資料檔案員和有關(guān)業(yè)務(wù)管理人員組成,日常的.鑒定工作由行政部資料檔案員負責。
4.5.2檔案鑒定小組的任務(wù):
4.5.2.1負責制訂檔案保管期限表;
4.5.2.2對到期檔案提出存、毀意見(jiàn)。
4.5.3確定保管期限原則
4.5.3.1對有長(cháng)遠利用價(jià)值(如技術(shù)圖紙、操作說(shuō)明書(shū)等),并能反映分公司職能活動(dòng)和歷史面貌的檔案應永久保存。
4.5.3.2凡是在一定時(shí)間有利用價(jià)值的檔案分別為長(cháng)期或短期保存。
4.5.4鑒定工作應該每年進(jìn)行一次,由資料管理員在每年1月初提出。
4.5.5鑒定中發(fā)現檔案不準確、不完整,應及時(shí)責成有關(guān)人員負責修改和補充。
4.5.6銷(xiāo)毀檔案的程序包括:
4.5.6.1鑒定小組應列出需銷(xiāo)毀檔案的清單和撰寫(xiě)銷(xiāo)毀報告分公司總經(jīng)理審批,銷(xiāo)毀清單及報告要保存。
4.5.6.2檔案銷(xiāo)毀時(shí),由行政部經(jīng)理進(jìn)行監銷(xiāo)并在銷(xiāo)毀清冊上簽名。
4.5.7銷(xiāo)毀檔案資料時(shí),要嚴格執行保密規定,對在銷(xiāo)毀檔案過(guò)程中出現失密或對分公司造成損失的,將根據有關(guān)規定進(jìn)行處理。
5相關(guān)文件和質(zhì)量記錄表格
5.1《檔案管理制度》
5.2《保密規定》
5.3《文件發(fā)放登記表》
5.4《文件借閱登記表》
文件檔案管理制度11
為了更進(jìn)一步規范公司的文件資料管理,完善公司文件資料的歸檔,實(shí)現公司全方位規范化管理的需要,特制定本制度。
一、公司文件、資料應歸檔的范圍和歸檔分類(lèi)
本公司文件、資料應歸檔分類(lèi)和歸檔范圍如下:
1、行政類(lèi):本公司對內和對外已行文的規章制度、規定、決定、決議、通知、通報、請示、報告、批復、函件、會(huì )議紀要。公司各類(lèi)證照。
2、經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)類(lèi):公司規劃、年度計劃、經(jīng)營(yíng)情況、委托書(shū)、協(xié)議書(shū)、合同、項目方案等。
3、人事類(lèi):勞動(dòng)人事檔案、勞動(dòng)工資檔案等。
4、財務(wù)類(lèi):各種財務(wù)票證、票據,財務(wù)審計檔案,會(huì )計檔案,統計資料等。
5、音像類(lèi):公司具有保存價(jià)值的圖紙、軟件、照片、光碟、音像等。
二、公司文件、資料歸檔的編制及編號
公司文件、資料的歸檔編制和編號應遵循和符合:統一歸類(lèi)、清晰明了、輕重有別、“一案一號”、便利查閱和保管的大原則。遇有一案歸入多類(lèi)者應先確定其主要類(lèi)別進(jìn)行編號。
1、本公司所有應歸檔的.文件、資料,一律以韶關(guān)市新江控股資產(chǎn)營(yíng)運管理有限公司中的“韶新控”漢語(yǔ)拼音第—個(gè)字母, SXK冠以編號之首。
2、公司文件、資料的歸檔分類(lèi)按本制度第一條進(jìn)行分類(lèi),代碼為: 1行政類(lèi); 2經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)類(lèi); 3人事關(guān)類(lèi); 4財務(wù)類(lèi); 5音像類(lèi)。
3、公司文件、資料的歸檔編號按照入檔時(shí)間的先后,以百位數進(jìn)行歸編。
4、公司文件、資料的歸檔,應根據文檔性質(zhì)的重要性和閱讀級別區分文檔的重要性和受保密度。分為“一般級”“重要級”“機密級”。以“A”代表一般級,“AA”代表重要級,“AAA”代表機密級。
“A”一般級文檔包含:公開(kāi)發(fā)布的公司經(jīng)營(yíng)發(fā)展大綱、經(jīng)營(yíng)戰略和經(jīng)營(yíng)方針、各類(lèi)通知和通告、任命、年度總結和領(lǐng)導講話(huà)、一般性會(huì )議紀錄等。
“AA”重要級文檔包含:公司重要會(huì )議紀要、重要經(jīng)營(yíng)項目及決策、經(jīng)營(yíng)合同、公司經(jīng)營(yíng)情況、重要項目資料、項目合同協(xié)議等,人事檔案薪資性檔案、勞動(dòng)合同,技術(shù)資料,財務(wù)資料等。
“AAA”機密級文檔:內控的公司經(jīng)營(yíng)發(fā)展大綱、經(jīng)營(yíng)戰略和經(jīng)營(yíng)規劃、經(jīng)營(yíng)項目及決策、戰略性的合作協(xié)議及其合同等。
5、綜上公司文件、資料歸檔的編制及編號為: SXJKG-類(lèi)別-發(fā)布年號-歸檔序號-受密級。
例如:將20xx年第—份歸檔的公開(kāi)發(fā)布的行政類(lèi)文件“公司某規章制度”歸檔,編制及編號為: SXK-1-20xx-001-A
三、公司文件、資料檔案的的保管、調閱與移交
1、巳歸檔的公司文件、資料,由總經(jīng)理辦公室統一編號后形成《文件檔案》,并根據《文檔》的重要性和相關(guān)性交相應部門(mén)的專(zhuān)管員保管。其中:股東會(huì )、董事會(huì )、監事會(huì )專(zhuān)項《文檔》由董事會(huì )秘書(shū)負責保管;人事專(zhuān)項《文檔》由人力資源部負責保管;財務(wù)專(zhuān)項《文檔》由財務(wù)會(huì )計部負責保管;其它《文檔》均由總經(jīng)辦指定專(zhuān)人負責保管。
2、巳歸檔的公司文件、資料,由專(zhuān)管員負責填寫(xiě)《文檔管理登記冊》,并按指定專(zhuān)柜分類(lèi)進(jìn)行存放和保管。并注意防霉、防濕、防火、防蟲(chóng)蛀、防丟失。
3、公司文件、資料檔案必須依照職務(wù)級別進(jìn)行調閱。調閱時(shí)須填寫(xiě)《文檔調閱申請單》。一般級公司文檔,須經(jīng)主管領(lǐng)導批準方可調閱。重要級以上文檔,須經(jīng)各分公司總經(jīng)理批準后方可調閱。機密級公司文檔,須經(jīng)控股公司總經(jīng)理批準后方可調閱。
4、公司文件、資料檔案跨公司調閱,須經(jīng)控股公司總經(jīng)理批準后方可調閱,并僅限于文檔的查閱。
5、公司文件、資料檔案移交時(shí)必須填寫(xiě)《文檔移交清冊》,《文檔移交清冊》一式三份,供移交雙方、總經(jīng)辦留存。
四、公司文件、資料的歸檔保存期限
1、永久保存:本公司章程、股東名簿、股東會(huì )、董事會(huì )、監事會(huì )會(huì )議記要、公司各類(lèi)證照、各級批文、印鑒、規章制度、不動(dòng)產(chǎn)所有憑證、債權債務(wù)憑證。公司規劃、年度計劃、年度經(jīng)營(yíng)總結、技術(shù)資料、長(cháng)期項目合同、年度財務(wù)會(huì )計報表、年度統計報表。勞動(dòng)人事檔案及資料、其它核定須永久保存的文檔。
2、十五年保存:根據需要須保存的文檔。財務(wù)審計檔案,會(huì )計檔案,統計資料各種財務(wù)票證、票據等按國家相關(guān)規定執行。
3、五年保存:期滿(mǎn)或巳解除的合同協(xié)議、完結后的項目方案、其它經(jīng)核定須五年保存的文檔。
4、一年保存:部門(mén)工作計劃及其工作總結、完結后的部門(mén)請示報告、經(jīng)核定己完結且無(wú)必要保存的文檔。
五、公司文件、資料檔案的銷(xiāo)毀
1、原則上,應每年定期將超過(guò)保存期且無(wú)保保存價(jià)值的文檔進(jìn)行清理并銷(xiāo)毀。
2、待銷(xiāo)毀的文檔由專(zhuān)管員填報《文檔銷(xiāo)毀申請單》,并經(jīng)相應批準人批準后,方可進(jìn)行銷(xiāo)毀。重要級以上文檔,須經(jīng)各分公司總經(jīng)理批準后方可銷(xiāo)毀。
機密級公司文檔,須經(jīng)控股公司總經(jīng)理批準后方可銷(xiāo)毀。
3、銷(xiāo)毀文檔須由兩人以上共同完成,并填寫(xiě)《文檔銷(xiāo)毀登記表》。
4、《文檔銷(xiāo)毀申請單》和《文檔銷(xiāo)毀登記表》各—式三份供申請部門(mén)、分公司、控股公司留存。
六、其它
本制度未提及部份或不夠完善的條款將在實(shí)踐中不斷完善,過(guò)去凡與本制度不符合的相關(guān)制度和辦法以本制度為準。本公司以及屬下?tīng)I運公司和涉及文檔管理的工作人員必須嚴格遵照執行。各關(guān)聯(lián)公司可參照執行。
本制度自簽發(fā)人簽字日起生效執行。
文件檔案管理制度12
一、目的
為了規范安全生產(chǎn)文件檔案的管理，確保文件檔案的完整性、合理性、科學(xué)性，使其為今后工作開(kāi)展提供參考資料和文獻，特制定本制度。
二、適用范圍
本制度適用于與公司安全生產(chǎn)有關(guān)的'文件檔案的管理。
三、職責
1、安保部負責制定本制度，并負責綜合監督管理。
2、各部門(mén)負責本部門(mén)文件檔案的管理，并負責監督檢查和考核；
3、各部門(mén)安全員負責本部門(mén)文件檔案的收集、歸檔和保管，并適時(shí)將安全生產(chǎn)檔案上報公司安全職能部門(mén)備案。
四、內容
1、文件資料的收集
安全生產(chǎn)文件檔案內容如下：
�。�1）國家有關(guān)安全生產(chǎn)法律法規、標準規范及其它要求；
�。�2）上級主管部門(mén)安全生產(chǎn)文件、批復文、領(lǐng)導指示材料及會(huì )議資料等；
�。�3）公司安全生產(chǎn)文件、安全生產(chǎn)管理制度、安全操作規程、安全會(huì )議記錄材料、安全學(xué)習資料、住建指示材料等；
�。�4）安全生產(chǎn)工作計劃、總結、報告等；、
�。�5）各種安全活動(dòng)記錄、安全管理臺賬、事故報告、安全通報等；
�。�6）供應商、承包商、施工單位相關(guān)材料等；
�。�7）安全設施檢測、檢驗報告、記錄等；
�。�8）食品安全、職業(yè)衛生評價(jià)報告等；
2、立卷歸檔
�。�1）、文件資料應根據其相互聯(lián)系、保存價(jià)值分類(lèi)立卷，保證的齊全、完整，能反映安全生產(chǎn)主要情況，以便保管和利用；
�。�2）、應根據文件資料的重要性，立案時(shí)間分永久、長(cháng)期和短期三種，進(jìn)行時(shí)間整理、分類(lèi)歸檔；
�。�3）、安保部在每年1月份前對上年度的文件資料進(jìn)行歸檔，統一保存；
�。�4）、各種文件資料按一定特征進(jìn)行排列和系統化，應層次分明、編寫(xiě)頁(yè)碼、標定卷內文件資料目錄；
�。�5）、不同價(jià)值、不同性質(zhì)的文件資料應當區別管理，單獨立卷；
3、檔案保管
�。�1）、檔案應入架、科學(xué)排列，避免暴露和捆扎堆放；
�。�2）、應采取防潮、防蟲(chóng)措施，防止檔案損壞；
4、檔案借閱
�。�1）、文件資料檔案借閱，必須履行借閱手續，借閱檔案要注意保護，不得丟失、損壞、涂改，要如期歸還，到期不能歸還者，要說(shuō)明情況，并辦理續借手續；
�。�2）、借閱的檔案要注意保密，未經(jīng)許可，不得隨意公開(kāi)、發(fā)表或轉借他人；
�。�3）、歸還檔案時(shí)，由檔案管理人員當面查點(diǎn)清楚，并在借閱登記本上注銷(xiāo)；
5、檔案銷(xiāo)毀
對于過(guò)期并失去保存價(jià)值的文件資料，經(jīng)單位領(lǐng)導批準，可以定期銷(xiāo)毀，必要時(shí)做好銷(xiāo)毀記錄；
五、相關(guān)記錄
《文件檔案清單》
六、本制度由安保部制定并負解釋?zhuān)园l(fā)布之日起實(shí)施。
文件檔案管理制度13
(一)意義
(二)文件檔案的類(lèi)別與形式
公司文件檔案包括以下各類(lèi)別的書(shū)面文字形式、磁卡和電腦存藏(硬盤(pán)存藏、磁盤(pán)存藏)形式。
1.公司法律文件:公司章程、批準證書(shū)、營(yíng)業(yè)執照、驗資報告、審計報告、企業(yè)代碼、銀行稅務(wù)登記等
2.公司董事會(huì )文件:董事會(huì )構成、股本構成、董事會(huì )決議、記要等
3.公司管理制度:公司運營(yíng)、行政、財務(wù)、業(yè)務(wù)管理制度、文本、流程
4.公司財務(wù)資料:各類(lèi)總、分帳冊、報表、單據、憑賬、報告等
5.公司人事薪資:人事結構、錄用考核文件、薪資結構、薪資表、獎金計劃及分配記錄、獎懲記錄、保險計劃及記錄《勞動(dòng)合同》等
6.公司經(jīng)營(yíng)策略規劃:客戶(hù)需求分析、市場(chǎng)分析、各種調查分析、營(yíng)銷(xiāo)策略、公關(guān)網(wǎng)絡(luò )、實(shí)施計劃等
7.公司客戶(hù)名冊:客戶(hù)名冊、服務(wù)合同、協(xié)議、策略聯(lián)盟協(xié)議、客戶(hù)拓展、防談名冊及記錄等
8.公司業(yè)務(wù)文件:公司各項對外服務(wù)的內部管理制度、流程、文本及有關(guān)方法培訓資料、報價(jià)體系等
9.公司客戶(hù)服務(wù)文件:服務(wù)過(guò)程中與客戶(hù)溝通產(chǎn)生的往來(lái)傳真、往來(lái)函、建議書(shū)、分析底稿、調查底稿、客戶(hù)提供之資料等
10.公司客戶(hù)檔案:已結案客戶(hù)的.完整檔案,包括客戶(hù)服務(wù)資料及公司各種服務(wù)文本、方案、策劃、設計成果等
11.公司專(zhuān)業(yè)資料:公司搜集的各種業(yè)務(wù)文本、流程、制度、企劃書(shū)、顧問(wèn)服務(wù)理論、方法、同業(yè)服務(wù)成果、各類(lèi)行業(yè)資料、公司由政府主管部門(mén)獲取及購買(mǎi)的政策法規、公司各類(lèi)剪報等
12.公司圖書(shū)、雜志:公司由公開(kāi)發(fā)行系統購買(mǎi)、訂購的各種圖書(shū)、雜志
13.公司日常行政文件:日常通知、備忘、報告、批復、外來(lái)文函
14.公司宣傳資料:公司對外宣傳廣告用之公司介紹、業(yè)務(wù)介紹、互聯(lián)網(wǎng)主頁(yè)介紹等。
文件檔案管理制度14
為加強公司安全基礎檔案管理，發(fā)揮好檔案服務(wù)于安全工作的功能，完善安全管理過(guò)程監督，特制定本制度。
1、實(shí)行安全文件收發(fā)登記制度，上級來(lái)文和下發(fā)文件，先行登記、分類(lèi)存放，按照領(lǐng)導簽批意見(jiàn)督辦落實(shí)。
2、文件應按照收發(fā)順序整齊放入檔案盒中，，卷首制作目錄，年終裝訂存檔。
3、嚴格按檔案管理要求建立健全各種基礎資料檔案，實(shí)行從業(yè)人員一人一檔，安全管理每一個(gè)過(guò)程一檔，每項活動(dòng)、工作一檔，檔案資料做到真實(shí)、有效、完整。
4、基礎檔案資料要分類(lèi)存檔保管，檔案分為長(cháng)期檔案和短期檔案，短期檔案滿(mǎn)3年之后可以進(jìn)行銷(xiāo)毀處理。
5、檔案基礎資料管理信息，必須實(shí)現從購置到退出市場(chǎng)的全過(guò)程監督，及時(shí)進(jìn)行更新，確保檔案資料完整性。
6、檔案資料借出必須辦理相關(guān)登記手續，經(jīng)公司主要領(lǐng)導審批同意后方可借閱。
7、檔案資料由安全科安排專(zhuān)人負責管理，實(shí)習專(zhuān)柜存放，落實(shí)防護措施，防止損毀。
文件檔案管理制度15
1.目的
為進(jìn)一步規范公司安全文件、檔案管理工作，有效地保障安全生產(chǎn)管理工作的順利進(jìn)行。根據《中華人民共和國安全生產(chǎn)法》、《中華人民共和國檔案法》及有關(guān)規定，結合公司實(shí)際，制定本制度。
2.適用范圍
適用于本公司安全文件、檔案管理
本制度所稱(chēng)安全文件、檔案是指在安全生產(chǎn)管理活動(dòng)中直接形成的，對國家、社會(huì )及企業(yè)安全生產(chǎn)具有保存和利用價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。
3.管理體制與職責
3.1公司的安全生產(chǎn)直接責任人負責安全生產(chǎn)檔案工作的領(lǐng)導，指定一位檔案管理員，負責檔案日常管理工作。
3.2安全生產(chǎn)檔案管理員應具有安全生產(chǎn)及檔案專(zhuān)業(yè)知識，集中統一管理本公司安全生產(chǎn)檔案，對各部門(mén)、車(chē)間的安全生產(chǎn)檔案工作進(jìn)行監督與指導。
3.3安全生產(chǎn)管理檔案員職責
(1)凡是企業(yè)生產(chǎn)及業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的有保存價(jià)值的與安全關(guān)聯(lián)性文件材料都應按規定收集齊全，整理歸檔。
(2)建立健全安全生產(chǎn)檔案管理責任制和規章制度。
(3)安全生產(chǎn)檔案管理員應忠于職守，認真執行有關(guān)法律、法規和相關(guān)標準，協(xié)助各職能部門(mén)、車(chē)間對收集的安全關(guān)聯(lián)歸檔材料的完整程度、準確性以及保存價(jià)值進(jìn)行審核。
(4)公司辦公室負責收集公司領(lǐng)導在企業(yè)安全管理和參加重大安全生產(chǎn)活動(dòng)中形成的材料。
4.檔案的范圍、收集與移交
4.1安全生產(chǎn)檔案范圍包括以下內容：
1)基礎檔案
(1)企業(yè)基本情況；
(2)廠(chǎng)區平面布置圖；
(3)主要管理人員登記表；
(4)企業(yè)證照文書(shū)；
(5)危險化學(xué)品登記證；
(6)職業(yè)危害申報表及申報回執單；
(7)應急預案備案回執單；
(8)重點(diǎn)部位、關(guān)鍵裝置和危險崗位一覽表；
(10)特種設備登記表；
(11)特種作業(yè)人員登記表(附操作證復印件)。
2)組織機構
(1)安全生產(chǎn)組織架構圖；
(2)關(guān)于成立安全生產(chǎn)領(lǐng)導小組的通知；
(3)關(guān)于任命安全生產(chǎn)管理人員的決定；
(4)關(guān)于印發(fā)安全生產(chǎn)職責和安全管理制度的通知。
(5)其他與安全組織有關(guān)的內容。
3)安全職責
各部門(mén)、各級人員安全生產(chǎn)職責
4)安全管理制度
安全標準化規定的安全管理制度。
5)安全操作規程
6)教育培訓
(1)企業(yè)安全教育培訓計劃；
(2)企業(yè)主要負責人、管理人員的安全教育培訓記錄；
(3)員工三級教育培訓卡；
(4)員工三級安全教育培訓記錄；
(5)特種作業(yè)人員安全教育培訓記錄；
(6)復轉崗、“四新”安全教育培訓記錄；
(7)日常安全、宣傳、教育培訓記錄及總結；
(8)應急救援預案演練記錄及總結，
(9)其他安全培訓記錄。
7)安全檢查
(1)各級政府及行業(yè)主管部門(mén)監督檢查所發(fā)的安全檢查指令書(shū)、整改通知書(shū)等各類(lèi)執法文書(shū)；
(2)企業(yè)執行各類(lèi)執法文書(shū)所采取的措施及上報主管部門(mén)的報告；
(3)安全監督執法方面的其他文件、文書(shū)和記錄。
(4)安全檢查及整改通知書(shū)(企業(yè)自檢部分)。
(5)車(chē)間(部門(mén))、班組例行安全檢查記錄；
(6)各專(zhuān)項安全檢查的`計劃安排、檢查記錄；
(7)安全生產(chǎn)領(lǐng)導小組組織季度、年度安全檢查記錄；
(8)各項安全檢查的處理情況及整改驗收記錄；
(9)各項安全檢查的總結匯報材料；
8)安全投入
(1)全年安全投入的計劃及專(zhuān)項安全投入計劃；
(2)安全、宣傳、教育培訓投入的情況記錄；
(3)安全隱患整改方面的投入記錄；
(4)勞動(dòng)防護用品方面的投入記錄；
(5)安全防護設備、設施方面的投入記錄；
(6)安全評價(jià)、職業(yè)安全健康管理體系、安全文化建設的投入；
(7)其他與安全有關(guān)的投入。
9)“三同時(shí)”
(1)有關(guān)安全設施和勞動(dòng)防護職業(yè)衛生方面“三同時(shí)”項目的文件、資料；
(2)“三同時(shí)”項目的設計圖紙及相關(guān)資料；
(3)“三同時(shí)”項目的竣工驗收報告及相關(guān)資料；
(4)其他與“三同時(shí)”項目相關(guān)的文件、資料。
10)防護裝置(含職業(yè)衛生設備、下同)
(1)各類(lèi)安全防護設備的種類(lèi)及型號等基本情況資料；
(2)各類(lèi)安全防護設備運行維護保養情況記錄；
(3)應急救援設備的種類(lèi)、數量、型號及管理部門(mén)、狀況記錄；
(4)其他與安全防護設備相關(guān)的文件、資料和記錄；
11)特種設備
(1)特種設備制造單位、合格證書(shū)、使用說(shuō)明書(shū)、安裝技術(shù)文件和資料；
(2)特種設備的定期檢驗記錄；
(3)特種設備的日常使用及維護保養記錄；
(4)特種設備安全附件、安全保護裝置、測量調控裝置及有關(guān)附屬儀器儀表的日常維修保養記錄；
(5)特種設備運行故障和事故記錄。
12)安全用電
(1)變、配電室運行狀況記錄。
(2)臨時(shí)用電申請及拆除記錄；
(3)配電柜(箱)、控制柜(箱)等用電設施運行記錄；
(4)變配電室平面圖及供電系統圖。
13)工傷保險
(1)參加工傷保險員工的名單；
(2)企業(yè)為員工繳納保險費的憑證或單據；
(3)發(fā)生工傷的員工獲得工傷保險理賠的憑證或單據；
(4)其他與工傷保險相關(guān)的文件、憑證或單據。
14)職業(yè)病防治
(1)本公司內產(chǎn)生職業(yè)病危害的崗位情況及可能產(chǎn)生的職業(yè)病種類(lèi)；
(2)產(chǎn)生職業(yè)病危害的崗位的預防措施情況；
(3)產(chǎn)生職業(yè)病危害的崗位定期檢測檢驗報告；
(4)接觸產(chǎn)生職業(yè)病危害的崗位的員工及其身體檢查情況；
(5)確診為職業(yè)病的員工情況及其身體檢查、治療記錄；
(6)其他與職業(yè)病防治相關(guān)的文件、材料。
15)勞動(dòng)防護用品
(1)各類(lèi)勞動(dòng)防護用品發(fā)放記錄；
(2)員工使用和佩戴勞動(dòng)防護用品的記錄；
(3)其他與勞動(dòng)防護用品有關(guān)的文件、材料。
16)事故調查處理
(1)事故調查收集各類(lèi)證據；
(2)事故調查的相關(guān)會(huì )議記錄；
(3)工傷事故調查處理報告書(shū)(表)；
(4)按“四不放過(guò)”原則對事故進(jìn)行處理的文件；
(5)其他與事故相關(guān)的文件、資料。
17)消防安全
(1)消防安全管理制度及落實(shí)情況記錄；
(2)消防安全管理組織機構和各級消防安全責任人的崗位職責；
(3)消防設施、器材平面布置及應急疏散平面圖；
(4)火險火災應急處置預案框圖及實(shí)施細則；
(5)義務(wù)消防隊人員名單及其消防裝備情況；
(6)建筑物或者場(chǎng)所施工、使用前的消防設計審核、驗收以及消防安全檢查的文件、資料；
(7)消防設施、器材及防火材料的合格證明材料；
(8)消防設施、器材定期檢查、測試報告以及維修保養記錄；
(9)有關(guān)電氣設備檢測(包括防雷、防靜電)等記錄資料；
(10)火災隱患及其整改情況記錄；
(11)其他與消防安全相關(guān)的文件、資料和記錄。
18)其他與安全生產(chǎn)相關(guān)的內容。
4.2收集與移交
(1)歸檔材料應是企業(yè)開(kāi)展安全生產(chǎn)標準化管理中形成的各種文件、記錄、臺帳、規章制度、原始資料、圖片、圖紙、技術(shù)資料等。
(2)歸檔材料應確保完整、準確、系統，反映企業(yè)安全生產(chǎn)標準化管理活動(dòng)的真實(shí)內容和歷史過(guò)程。
(3)用紙、用筆標準(不用鉛筆、圓珠筆)，字跡清晰。
(4)具有重要保存價(jià)值的電子文件，應與內容相同的紙質(zhì)文件同時(shí)歸檔。
(5)本公司及各部門(mén)在安全生產(chǎn)管理過(guò)程中形成的材料應隨時(shí)歸檔，對基礎建設、物料購置與處理、產(chǎn)品生產(chǎn)等活動(dòng)中形成的與安全相關(guān)材料，可在項目結束后整理歸檔。
(6)安全生產(chǎn)檔案管理員負責有關(guān)歸檔材料的審核。
(7)安全生產(chǎn)檔案管理員應對各部門(mén)送交的各類(lèi)安全生產(chǎn)檔案認真檢查。檢查合格后交接雙方在移交清冊(一式二份)上簽字，正式履行交接手續。接受電子安全生產(chǎn)檔案時(shí)，應在相應設備、環(huán)境上檢查其真實(shí)有效性，并確定其與內容相同的紙質(zhì)安全生產(chǎn)檔案的一致性，然后辦理交接手續。
(8)在資產(chǎn)與產(chǎn)權變動(dòng)時(shí)，本公司安全生產(chǎn)領(lǐng)導小組應負責安全生產(chǎn)檔案處置工作的組織協(xié)調，按國家有關(guān)法規做好善后工作。其安全生產(chǎn)檔案由接受單位或原主辦單位保存。
5.檔案處理
1)根據公司安全標準化管理要求，安全管理檔案建檔，與�；菲髽I(yè)安全標準化《評審標準》一致，設立以下檔案類(lèi)別，并根據其歸檔內容分別編制檔案目錄。
(1)法律、法規和標準
(2)機構和職責
(3)風(fēng)險管理；
(4)管理制度；
(5)培訓教育；
(6)生產(chǎn)設施及工藝安全
(7)作業(yè)安全
(8)職業(yè)健康
(9)危險化學(xué)品管理
(10)事故與應急
(11)檢查與自評
2)特殊載體安全生產(chǎn)檔案(錄像帶、照片、磁盤(pán))可按載體形式、所反映問(wèn)題或形成時(shí)間進(jìn)行分類(lèi)編目，并分別保存，注明與相關(guān)紙質(zhì)檔案文件的編號。
3)檔案保存，設專(zhuān)用柜屜，采取防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等措施，確保安全生產(chǎn)檔案安全。對破損或載體變質(zhì)的安全生產(chǎn)檔案要及時(shí)進(jìn)行修補和復制。
4)安全生產(chǎn)檔案保管期限分永久、長(cháng)期(五年)、短期(一年)三種。
5)對保管到期的安全生產(chǎn)檔案，由本公司安全生產(chǎn)領(lǐng)導小組及檔案工作人員進(jìn)行鑒定，對經(jīng)過(guò)鑒定后已失去保存價(jià)值的安全生產(chǎn)檔案，應寫(xiě)出鑒定報告并編制銷(xiāo)毀清冊，經(jīng)鑒定人員簽字后，報安全生產(chǎn)第一責任人審批。銷(xiāo)毀安全生產(chǎn)檔案時(shí)必須履行簽字手續，由兩人以上監銷(xiāo)，銷(xiāo)毀清冊長(cháng)期保存。
6)安全生產(chǎn)檔案工作人員調動(dòng)工作時(shí)，必須辦理完安全生產(chǎn)檔案移交手續后方可離崗。
6.檔案利用
(1)安全生產(chǎn)檔案的借閱、復制必須經(jīng)本公司安全生產(chǎn)第一責任人或安全生產(chǎn)直接責任人的批準。
(2)在提供、利用、公布安全生產(chǎn)檔案時(shí)，不得損害國家利益和他人的合法權益。
(3)應積極主動(dòng)地接受安全生產(chǎn)監督管理部門(mén)對安全生產(chǎn)檔案管理工作的監督指導。
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