1.目的：為加強財會(huì )電算化管理管理，特制定本辦法。

2.適用范圍：本規定適用于公司及分子公司。

3.財會(huì )電算化軟、硬件的購置

3.1電算化軟件的購置、使用運行、升級換版、二次開(kāi)發(fā)等，由公司財務(wù)部統一負責組織實(shí)施，并須符合下列條件：

3.1.1購入軟件應進(jìn)行可行性論證和方案設計，在充分考察適合公司情況的基礎上，經(jīng)財務(wù)主管領(lǐng)導批準方可添購；

3.1.2購入軟件必須是經(jīng)國家財政部統一鑒定合格的、且售后服務(wù)好和技術(shù)支持保障科技含量高的軟件；

3.1.3未經(jīng)批準不得使用外來(lái)軟件（包括應用軟件和系統軟件）；不準對購入軟件進(jìn)行隨意修改，對外拷貝；

3.1.4二次開(kāi)發(fā)軟件要經(jīng)公司財務(wù)部領(lǐng)導同意、財務(wù)主管領(lǐng)導批準后方可實(shí)施，且僅限于對原始數據的利用和深加工，不得修改原始數據。二次開(kāi)發(fā)的軟件應達至財政部發(fā)布的《會(huì )計核算軟件基本功能規范》的相關(guān)要求。

3.2電算化硬件的購置

首先由財務(wù)部根據工作需要提出硬件需要量申請，再由公司信息部進(jìn)行選型和市場(chǎng)價(jià)格調查的工作，選擇性?xún)r(jià)比好，商品質(zhì)量高的品種和售后服務(wù)好的商家簽訂合同，經(jīng)公司領(lǐng)導批準后購置。

4.計算機上崗要求

4.1專(zhuān)職計算機操作人員經(jīng)專(zhuān)門(mén)培訓并取得合格證后才能上崗操作，兼職操作人員可逐漸達到這一要求。

4.2各財務(wù)部使用的計算機只能用于本公司，未經(jīng)公司財務(wù)部批準不得對外使用。

4.3為保證系統的正常、安全運行，杜絕各種非法舞弊行為，防止造成系統內數據的破壞，保證數據正確性和運行效率，對上機操作人員規定：

4.3.1系統操作員、數量錄入員、數據審核員由財務(wù)負責人根據業(yè)務(wù)需要確定；

4.3.2系統管理員、系統操作員、系統維護員、數據錄入員、數據審核員及其他由財務(wù)負責人批準的有關(guān)財會(huì )人員，有權上機操作本人權限范圍內的財務(wù)運行系統；

4.3.3與業(yè)務(wù)無(wú)關(guān)人員及脫離會(huì )計崗位的人員不得上機運行財務(wù)系統。

4.4嚴格操作規則

4.4.1原始憑證需經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導審核，并按有關(guān)財經(jīng)法規填制記帳憑證，憑此進(jìn)行賬務(wù)處理；

4.4.2記帳憑證必須經(jīng)專(zhuān)職審核員審核后才能錄入微機。數據錄入人員應嚴格按照憑證輸入數據，不得擅自修改憑證數據，如發(fā)現差錯，應在輸入計算機前及時(shí)反映給憑證編制人員或系統管理員。已輸入計算機的數據，在登帳前發(fā)現有錯，可按憑證數據進(jìn)行修正。如在登帳之后發(fā)現有錯，必須另做憑證，以紅字沖銷(xiāo)，錄入計算機。最后由復核員調正，并在機內簽字，記帳才能進(jìn)行；

4.4.3當月機內數據必須全部記帳完畢，方可由指定人員進(jìn)行結帳；

4.4.4除了系統維護員之外，其他人員一律不得直接打開(kāi)庫進(jìn)行操作，不得隨意增刪修改數據、源程序和庫文件結構；

4.4.5出納人員、軟件開(kāi)發(fā)人員不得擔任現金和各類(lèi)銀行帳的原始數據錄入工作，更不允許進(jìn)行系統性操作；

4.4.6系統軟件、二次開(kāi)發(fā)的文檔資料，均由財務(wù)負責人指定專(zhuān)人保管，未經(jīng)許可不得擅自復制、修改和出借；

4.4.7存檔的數據軟盤(pán)、帳表、憑證各文檔資料等，由檔案管理員按規定進(jìn)行復制、核對、保管；機內數據必須每天雙備份；月未根據需要將明細帳打印歸檔（如現金、銀行存款、結算中心往來(lái)帳等），年未必須將當年所有的明細帳打印出裝訂成冊歸檔；

4.4.8系統維護人員必須按有關(guān)的維護規定操作；

4.4.9各操作人員在上機時(shí)，應認真登記姓名、系統時(shí)間、業(yè)務(wù)時(shí)間等。操作員必須對自己的登機口令保密，以便帳務(wù)系統自動(dòng)對其上機操作進(jìn)行流水登記，財務(wù)部負責人定期檢查此上機記錄，以作為責任劃分的依據；操作人員必須嚴格按操作權限操作，不得越權或擅自上機操作；必須認真登記憑證數據摘要及有關(guān)附件信息，保證會(huì )計信息的全面完整；

4.4.10每次上機完畢，應做好所需的各項備份工作，以防止發(fā)生意外事故；

4.4.11嚴禁使用來(lái)歷不明的軟盤(pán)或光盤(pán)上機操作，嚴禁非法拷貝工作，外購軟盤(pán)使用前必須先進(jìn)行防病毒的檢查。

5.軟件升級的審批程序

5.1由系統管理員根據工作需要提出軟件升級申請報告。

5.2公司財務(wù)部經(jīng)理審查申請報告、信息部論證其可行性、公司分管領(lǐng)導審批。

5.3原程序清單存檔。

5.4手續完備后，實(shí)施軟件升級。

5.5軟件升級后使用變更通知。

5.6進(jìn)行軟件升級后的試運行。

5.7根據運行的情況總結并升級文檔資料。

5.8發(fā)出軟件升級后正式運行通知。

5.9軟件更新后的備份與定稿的文檔資料一同存檔。文檔主要包括以上修改或更新的提請人、審批人、維護人的姓名，維護時(shí)間，修改時(shí)間，修改的原因，修改的內容，修改后的現狀等。

6.財會(huì )電算化檔案管理

財會(huì )電算化檔案主要是打印輸出的各種帳簿、報表、憑證，存儲會(huì )計數據和程序的磁盤(pán)或光盤(pán)及其它存儲介質(zhì)，系統開(kāi)發(fā)運行中編制的各種文檔以及其它會(huì )計資料。檔案管理的任務(wù)是負責系統內各類(lèi)文檔資料的存檔、安全保管和保密工作。電算化財會(huì )檔案一般包括以下內容：

6.1會(huì )計憑證、會(huì )計帳簿、會(huì )計報表是記錄和反映經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要史料與證據，財務(wù)部必須加強會(huì )計檔案管理工作的領(lǐng)導，建立健全會(huì )計檔案的立卷、保管、調用及管理制度。

6.2記帳憑證由人工統一登記編號，經(jīng)審核人員審查后錄入微機。定期匯總，按類(lèi)裝訂成冊，專(zhuān)人保管，帳表必須有會(huì )計主管、系統管理員的簽章才能存檔保管。

6.3每月形成的帳簿、報表都應按月打印，按科目、類(lèi)別立卷，裝訂成冊，年底送財務(wù)部檔案室集中管理。

6.4會(huì )計檔案一律以紙質(zhì)形式保存，同時(shí)以磁質(zhì)形式保存會(huì )計檔案，磁質(zhì)檔案一般應保存2到3份，保存時(shí)限至少為五年。其他各類(lèi)文檔的保存期限及銷(xiāo)毀手續，應按《會(huì )計檔案管理方法》的規定保管期限進(jìn)行保管。

6.5會(huì )計檔案必須做到妥善保管，存放有序，方便查找，備份軟盤(pán)應貼上保護標簽，標簽信息完整，字跡信息完整，字跡清楚，必須用鋼筆填寫(xiě)。存放在安全、清凈、防熱、防潮的場(chǎng)；同時(shí)，嚴格執行保密制度，不得隨意堆放，嚴防毀損、散失和泄密。

6.6會(huì )計檔案為本單位積極提供利用；向外單位提供利用時(shí)，檔案原則上不得借出，如有特殊，需經(jīng)公司財務(wù)部經(jīng)理批準，并應記錄下調用人員的姓名、調用內容、歸還日期等，并按期歸還，且不得拆散原冊。

6.7對于違反上述檔案 管理或保密規定，以及任何偽造、非法涂改變更、故意毀壞數據文件、帳冊、軟盤(pán)等的行為將進(jìn)行嚴肅處理。

7.財務(wù)部會(huì )計電算化崗位設置及工作職責

7.1會(huì )計人員

會(huì )計人員應孰悉分工負責的核算業(yè)務(wù)，既能進(jìn)行手工核算的會(huì )計處理，又能適應會(huì )計電算化工作要求。其職責范圍除會(huì )計法、財政部有關(guān)規定外還包括：編制會(huì )計憑證應符合財務(wù)制度的要求，做到經(jīng)濟業(yè)務(wù)處理合法完整、數據正確，摘要簡(jiǎn)明規范，編碼完整，符合會(huì )計電算化有關(guān)細則的規則等。

7.2系統管理員

系統管理員應精通本單位的財務(wù)和會(huì )計業(yè)務(wù)，具備一定的計算機知識，熟悉本單位在用系統，由財務(wù)部負責人擔任。主要對系統總的運行情況負責，協(xié)調財務(wù)部?jì)韧庥嘘P(guān)電算化的工作關(guān)系，處理臨時(shí)出現的問(wèn)題。主要職責有：

7.2.1負責電算化系統日常管理工作，監督并保證系統的有效、安全、正常運行，在系統發(fā)生保障時(shí)，應及時(shí)監督、組織有關(guān)人員恢復其正常工作；

7.2.2負責組織系統各有關(guān)資源（包括設備、軟件、數據及文檔資料等）的調用、修改和更新的計劃；提出更新軟件或修改軟件的需求報告。

7.3系統操作員

操作員有權進(jìn)入本公司電算化系統并調用系統全部或部分功能。操作員應熟悉單位財會(huì )業(yè)務(wù)，同時(shí)有較熟悉的計算機操作及數據庫知識，熟悉在用系統的使用，操作員一般由經(jīng)過(guò)計算機和會(huì )計兩類(lèi)培訓的專(zhuān)業(yè)人員擔任，對整個(gè)系統安全正常進(jìn)行負責。其主要職責包括：

7.3.1嚴格按照系統操作說(shuō)明進(jìn)行操作；

7.3.2負責系統維護操作，包括各種環(huán)境庫的修改和更新操作；

7.3.3負責各類(lèi)數據的備份和存檔；

7.3.4系統操作過(guò)程中發(fā)現故障，應及時(shí)報告財務(wù)負責人和信息部，并做好故障記錄及上機記錄等；

7.3.5當天的日記帳數據，當天登錄，登錄后打印出當天的帳表，做到日日清；

7.3.6月底打印系統所有的明細帳、總分類(lèi)帳和會(huì )計報表，以及自動(dòng)轉帳憑證；

7.3.7負責領(lǐng)導交辦的其他工作；

7.3.8系統操作員是系統運行中的關(guān)健人員，不能由系統開(kāi)發(fā)人員擔任，不準調用自己權限內的功能。

7.4數據錄入員

數據錄入員負責錄入已審核的手工憑證或其他原始數據。數據錄入員應對會(huì )計業(yè)務(wù)知識。有一定的了解，有簡(jiǎn)單的計算機操作知識，能熟練地錄入有關(guān)數據。其一般由經(jīng)過(guò)打字訓練的會(huì )計人員擔任，對錄入數據的正確性負責。職責一般包括：

7.4.1檢查專(zhuān)職會(huì )計人員提供的數據的審批手續，對非法數據不得錄入；

7.4.2嚴格按照專(zhuān)職會(huì )計人員提供的數據進(jìn)行錄入，錄入完畢進(jìn)行自檢核對，核對無(wú)誤后交數據審核員復核；

7.4.3在輸入過(guò)程中，如發(fā)現輸入憑證有疑問(wèn)或錯誤時(shí)，應及時(shí)向系統管理員或有關(guān)專(zhuān)職會(huì )計人員反映，不得擅自作廢或修改；

7.4.4發(fā)現輸入數據與憑證數據不符時(shí)，應按憑證數據予以修正；

7.4.5每次數據錄入結束后，應及時(shí)做好數據備份；

7.4.6日記帳輸入應做好日清月結；

7.4.7注意安全保密，各自的操作口令不得隨意泄露，備份數據應妥善保管；

7.4.8、操作過(guò)程中發(fā)現問(wèn)題，應記錄故障情況并及時(shí)向系統管理員報告；數據錄入員不能由系統開(kāi)發(fā)人員擔任。

7.5數據審核員

數據審核員負責錄入數據和輸出數據的正確性審核工作。數據審核員應熟悉本單位的會(huì )計業(yè)務(wù)和全面的會(huì )計業(yè)務(wù)，一般應由符合條件的會(huì )計人員擔任，其職責主要包括；

7.5.1負責輸入數據憑證的審核工作，包括審核各類(lèi)代碼合法性、摘要規范性和數據的正確性等；

7.5.2負責輸出數據正確性的審核工作；

7.5.3對不真實(shí)、不合法、不完整、不規范的憑證退還有關(guān)人員更正、補齊，再行審核；

7.5.4對于不符合要求的憑證和不正確的輸出帳表數據，不予簽章確認。

7.6系統維護員

系統維護員是指負責系統運行管理與維護的工作人員。系統維護員應有一定的計算機知識、會(huì )計業(yè)務(wù)知識，應能熟練地編制程序，應了解所用軟件的結構。系統維護員可由軟件開(kāi)發(fā)人員或相應的合格人員擔任。其主要職責包括：

7.6.1定期檢查軟件、硬件設備的運行情況；

7.6.2負責系統的安裝和調試工作；

7.6.3按規定的程序實(shí)施軟件的完善性、適應性和正確性的維護。系統維護員由于熟悉所用的軟件數據結構和安全性防范措施，所以不能從事數據錄入、復核等系統的任何操作權限使用工作。

7.7檔案管理員

檔案管理員負責保管各類(lèi)數據和帳表，一般應由具備一定計算機常識，如軟盤(pán)的使用與保護等，具有較強的責任心的會(huì )計人員擔任。其主要職責包括：

7.7.1負責系統的各種開(kāi)發(fā)文檔、各類(lèi)數據軟盤(pán)、系統軟盤(pán)及各類(lèi)帳表、憑證資料的備份和存檔保密工作；

7.7.2做好各類(lèi)數據、資料、帳表、憑證的裝訂存檔和安全保密工作，不得擅自出借；

7.7.3按規定期限，向各類(lèi)有關(guān)人員催交備份數據、存檔數據、手工憑證和原始憑證。

8.硬件管理制度

8.1計算機局域網(wǎng)由公司信息部統一管理，財務(wù)系統歸財務(wù)部專(zhuān)用。其他公司查詢(xún)數據須經(jīng)財務(wù)部主管批準后由財務(wù)人員根據要求提供。財務(wù)部計算機分別由專(zhuān)人負責，主要職責為上、下班及停電時(shí)開(kāi)機、關(guān)機、防塵、清潔等日常保養，軟硬件出故障及時(shí)向系統管理員匯報。如因事外出必須委托他人代管。

8.2計算機未經(jīng)批準不得搬離或任意挪位，各種資料、軟件一律不得帶離單位。

8.3未經(jīng)許可嚴禁修改硬盤(pán)儲存內容，不準備擅自拆開(kāi)計算機及修改計算機有關(guān)軟硬件參數設置。

8.4不準擅自改變上機內容或運行未經(jīng)批準的軟件。

8.5計算機配置專(zhuān)門(mén)的動(dòng)力電源，每臺終端配置不間斷電源。停電后必須3一5分鐘內存盤(pán)正常退出并關(guān)閉UPS電源，人員離開(kāi)時(shí)必須關(guān)閉計算機、打印機、UPS和總電源。

8.6 UPS電源不得插接除主機以外的設備，如打印機、電風(fēng)扇、電熱瓶等。

8.7計算機硬件故障請保持現場(chǎng)，并向系統管理員匯報，由系統管理員安排人員進(jìn)行排除，不得自行拆開(kāi)處理。

8.8開(kāi)機順序：總電源一UPS 電源一外圍設備（打印機、顯示器）一主機。關(guān)機順序和開(kāi)機相反。

8.9系統管理員必須在全部終端都正常退網(wǎng)才關(guān)閉服務(wù)器。

8.10嚴禁在計算機上打電子游戲。

8.11外來(lái)及新購磁盤(pán)、光盤(pán)必須先進(jìn)行防病毒檢查方可上機。

8.12未經(jīng)批準不得使用外來(lái)軟件（包括應用軟件和系統軟件），不準對機內軟件或系統配置隨意修改。

8.13注意數據的定期備份，所有軟盤(pán)都加上寫(xiě)保護，并有規范的標簽。

8.14經(jīng)常對計算機和軟盤(pán)進(jìn)行病毒檢測，并不定期作好殺病毒軟件的升級工作。

8.15各操作員每次對更新數據必須及時(shí)備份，月末結帳后磁質(zhì)、紙雙備份。

8.16財務(wù)部各種資料、磁盤(pán)、軟件一律不得帶離辦公室，對外（包括公司其他公司）提供數據必須經(jīng)財務(wù)部經(jīng)理審批。

8.17計算機開(kāi)機口令和財務(wù)操作員口令需不定期更改，各操作員必須對自己所掌握的口令嚴格保密，不得對外泄露。

8.18各操作應嚴格權限操作，不得泄露、打聽(tīng)他人有關(guān)操作口令，不得以他人名義上機登錄，更不得試圖獲取不屬于自己職責范圍內的資料數據。系統管理員根據上機記錄核對，作為工作檢查依據。

8.19硬件的購置、維護、維修等按公司規定執行，違反上述規定造成設備損壞，由責任者照價(jià)賠償；造成數據毀損或泄密者，財務(wù)部將視情況對責任者予以處理。

9.附則：

9.1本制度由公司財務(wù)部負責解釋。

9.2本制度施行后，凡既有的類(lèi)似規章制度或與之相抵觸的規定即行廢止。

9.3本制度經(jīng)總經(jīng)理批準后自頒布之日起執行。修改時(shí)亦同。