最新物業(yè)公司檔案管理制度

　　在發(fā)展不斷提速的社會(huì )中，制度使用的頻率越來(lái)越高，制度是指一定的規格或法令禮俗。相信很多朋友都對擬定制度感到非�？鄲腊�，下面是小編整理的最新物業(yè)公司檔案管理制度，歡迎閱讀，希望大家能夠喜歡。

　　一、制度內容

　　為做到客戶(hù)服務(wù)部與客戶(hù)的良好溝通，掌握客戶(hù)的人員構成、公司性質(zhì)、物業(yè)費交納情況等，有必要建立一套綜合的客戶(hù)信息系統，而客戶(hù)檔案可以協(xié)助客戶(hù)服務(wù)部以最便捷的方式提供以上信息。因此，為充分利用客戶(hù)信息并管理好這些信息，特建立此制度

　　二、管理目標

　　客戶(hù)檔案資料全面、準確、有效。

　　三、適用范圍

　　客戶(hù)檔案資料的管理主要是收集、整理、歸檔及使用四個(gè)環(huán)節。

　　一般客戶(hù)檔案包括以下的資料：

　　1、收集客戶(hù)單位資料

　　2、客戶(hù)繳費記錄包括各樣應付之押金

　　3、客戶(hù)裝修工程文件

　　4、客戶(hù)遷入時(shí)填具之資料

　　5、客戶(hù)資料補充

　　6、客戶(hù)聯(lián)絡(luò )資料

　　7、緊急事故聯(lián)絡(luò )人的資料

　　8、客戶(hù)與管理處往來(lái)文件

　　9、客戶(hù)違規事項與欠費記錄

　　10、客戶(hù)維修記錄

　　11、客戶(hù)投訴記錄

　　12、客戶(hù)單位有關(guān)的工程檔案(與二次裝修工程有關(guān)資料)與工作程序

　　四、注意事項

　　1、及時(shí)上行下達客戶(hù)與管理之間的知識、報告、通知、通報，傳送文件應及時(shí)、準確，認真地登記并制作各種表格。

　　2、協(xié)調與客戶(hù)之間的關(guān)系，加強橫向溝通;

　　3、做好與客戶(hù)有關(guān)各類(lèi)文件的檔案工作，并定期整理，以備隨時(shí)查詢(xún)及跟進(jìn);

　　4、接聽(tīng)客戶(hù)投訴，解決客戶(hù)投訴;

　　5、接聽(tīng)客戶(hù)工程報修電話(huà)，及時(shí)聯(lián)系修復。

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