電子檔案系統應包括哪些功能

　　檔案管理系統主要功能：檔案流水化采集功能實(shí)現多人多客戶(hù)端對多本檔案同時(shí)進(jìn)行掃描采集功能，并按操作角色進(jìn)行分工及權限管理。以下小編為大家整理了電子檔案系統的功能，希望對大家有所幫助！

　　1、檔案類(lèi)型管理：

　　可自由定義檔案的管理類(lèi)型及其架構，符合國家標準。

　　2、檔案屬性管理：

　　屬性分為系統標準屬性與可由用戶(hù)自定義的附加屬性，并可根據分類(lèi)進(jìn)行繼承，并且可以調整自由匹配列表顯示屬性，實(shí)現客戶(hù)對于不同類(lèi)型檔案（如實(shí)物檔案和照片檔案）屬性管理的需要。

　　3、檔案信息的采集：

　　提供屬性新建、掃描新建、網(wǎng)頁(yè)新建、批量新建等多種檔案錄入功能。支持Excel表格導入形成案卷與卷內目錄以及數字文件的根據題名、檔號、順序號等對應信息批量對應上傳的功能。

　　4、歸檔編輯功能：

　　文件歸檔編輯功能，綜合檔案的錄入、紙質(zhì)掃描文件的引入、電子文件的引入、批量錄入、批量修改、綜合檔案表格打印等，在一個(gè)界面上，即可實(shí)現從文件到檔案的全過(guò)程。

　　不同的用戶(hù)可根據被授予的權限，在不同的文件管理分類(lèi)中分散進(jìn)行整理工作，亦可利用歸檔編輯功能實(shí)施集中整理，甚至根據管理需要，采用混合模式對歸檔文件進(jìn)行整理，大大地提高了檔案管理人員的工作效率和管理的靈活性。

　　5、權限管理：

　　針對不同管理對象（如不同的電子案卷）可采取不同的權限控制，提供使用權限以及接觸密級權限的二維權限管理。

　　6、編號管理：

　　檔案注冊可自動(dòng)生成歸檔編號、統計文件數及頁(yè)數，完成檔案歸檔

　　7、檔案借閱申請：

　　當只有條目閱讀權，但需要查看信息的內容時(shí)，可向該條信息的管理員申請借閱電子文檔。

　　8、檔案利用統計：

　　有權限的用戶(hù)可隨時(shí)對文檔的利用情況、利用明細以及利用排名等信息進(jìn)行可自定義事件、借閱人等范圍的統計。不僅掌握文檔資料的利用情況，還能統計文檔的使用熱度。

　　9、檔案檢索：

　　持按關(guān)鍵字搜索、限定屬性的組合條件搜索以及全文搜索。

　　10、過(guò)期檔案管理：

　　根據國家法規和行業(yè)規章，檔案都是有保管期限的，超過(guò)保管期限的檔案實(shí)體可以銷(xiāo)毀。對于電子檔案，超過(guò)保管期限時(shí)，可以注銷(xiāo)，也可以刪除，但如果存儲空間許可，注銷(xiāo)或轉移保存更為可取。

　　電子檔案存儲管理制度

　　第一章 總 則

　　第一條 為了加強電子文件的存儲管理，保障電子檔案的安全保管，根據《中華人民共和國檔案法》、《電子文件存儲與管理規范》〔GB/T 18894-2002〕、《重慶市實(shí)施〈中華人民共和國檔案法〉辦法》和有關(guān)法規、國家標準、行政規章，結合重慶市實(shí)際制訂本制度。

　　第二條 本制度參照重慶市電子檔案管理技術(shù)標準執行。

　　第三條 本制度以維護電子檔案的真實(shí)性、完整性、有效性為原則，保證電子檔案的安全性和可利用性。

　　第四條 基本術(shù)語(yǔ)解釋

　�。ㄒ唬╇娮游募�是指法人、其他組織和個(gè)人在公務(wù)活動(dòng)中形成的數字形態(tài)記錄。它是通過(guò)計算機進(jìn)行操作、傳輸、存儲和利用的文件，用數字(比特)形態(tài)表現，通過(guò)編碼和解碼來(lái)輸入和輸出。

　�。ǘ�）電子檔案是指利用計算機技術(shù)形成，經(jīng)鑒定具有保存和利用價(jià)值，按照有關(guān)電子文件存儲管理規定處理并且已經(jīng)存儲的電子文件。

　　第二章 電子檔案的存儲

　　第五條 電子文件具有對計算機系統的依賴(lài)性、非人工直接識讀性、復制傳遞的高保真性、信息與載體的可分離性、信息內容的易改性、載體的不穩定性等特性，并且對于不同信息類(lèi)型的電子文件，由于其技術(shù)特點(diǎn)不同，存儲載體和記錄信息的標準、算法也不同，所以電子檔案的存儲應根據電子文件的特點(diǎn)分別采取措施保證其原始性、真實(shí)性、完整性：

　�。ㄒ唬┳痔幚砦募�

　　1、TXT文檔可以作為電子檔案直接存儲。

　　2、XML文檔可以作為電子檔案直接存儲。

　　3、對于其它類(lèi)型的文檔，如果無(wú)法轉換為XML或TXT格式，則應按原格式存放并將有關(guān)的軟件和計算機系統信息一并存儲。

　�。ǘ�）圖像文件

　　1、TIFF格式圖片可以作為電子檔案直接存儲，有特殊壓縮參數的要作說(shuō)明。

　　2、JPEG格式圖片可以作為電子檔案直接存儲，有特殊壓縮參數的要作說(shuō)明。

　　3、其它格式圖片應轉換為以上兩種格式中任意一種，有特殊壓縮參數的要作說(shuō)明。

　　4、對于無(wú)法轉換格式的圖片應按原格式存放并將有關(guān)的軟件和計算機系統信息一并存儲。

　　5、由掃描儀獲得的圖像電子檔案，對于普通紙質(zhì)檔案來(lái)說(shuō)光學(xué)分辨率不低于200dpi，對于照片檔案來(lái)說(shuō)分辨率不得低于600dpi。

　　6、由縮微膠片掃描儀獲得的電子檔案，對于16mm膠片來(lái)說(shuō)分辨率不低于200 dpi，對于35mm膠片來(lái)說(shuō)分辨率不低于600dpi。

　�。ㄈ�）圖形文件

　　1、圖形文件的存儲要求參見(jiàn)圖像文件的存儲要求。

　　2、存儲時(shí)應注意其設備依賴(lài)性、易修改性等問(wèn)題，對相關(guān)軟件及各種數據信息應一并存儲。

　�。ㄋ模┯跋裎募�

　　1、MPEG格式、比特率4Mb/S以上的影像文件可以作為電子檔案直接存儲。

　　2、對于無(wú)法轉換格式的影像文件應按原格式存放并將有關(guān)的軟件、壓縮算法和計算機系統信息一并存儲。

　�。ㄎ澹┞曇粑募�

　　1、WAV格式聲音文件可以作為電子檔案直接存儲。

　　2、MP3格式聲音文件可以作為電子檔案直接存儲。

　　3、對于無(wú)法轉換格式的聲音文件應按原格式存放并將有關(guān)的軟件和計算機系統信息一并存儲。

　�。�六）多媒體文件

　　1、多媒體文件包含多種信息形式，信息完整的多媒體文件可以作為電子檔案直接存儲。

　　2、多媒體文件依賴(lài)的計算機軟硬件信息及相關(guān)參數應一并存儲。

　�。ㄆ撸�數據庫文件

　　1、數據庫文件DBF格式可以作為電子文件直接存儲。

　　2、對于無(wú)法轉換格式的數據庫文件應按原格式存放并將有關(guān)的軟件和計算機系統信息一并存儲。

　�。ò耍┏�文本文件

　　1、超文本文件包含的信息較多，存儲時(shí)注意數據的完整性。

　　2、信息完整的超文本文件可以作為電子檔案直接存儲。

　　3、超文本文件依賴(lài)的計算機軟硬件信息應一并存儲。

　�。ň牛┯嬎銠C程序

　　1、計算機程序可以作為電子檔案直接存儲。

　　2、計算機程序依賴(lài)的軟、硬件平臺說(shuō)明應一并存儲。

　�。ㄊ�）數據文件

　　1、數據文件的類(lèi)型較多，包含以上所示的多種類(lèi)型，具體類(lèi)型的存儲辦法參考以上各類(lèi)型的存儲辦法。

　　2、數據文件應對數據來(lái)源進(jìn)行說(shuō)明并一同存儲。

　　第六條 對電子檔案的說(shuō)明性文檔一律用TXT文檔編寫(xiě)。

　　第七條 在符合軟、硬件平臺條件下，應保證電子檔案能正常被計算機所識別、運行，并能準確輸出。

　　第八條 電子檔案中涉及的口令、密匙、權限管理說(shuō)明等應同電子檔案一并存儲。

　　第九條 保存與紙質(zhì)等檔案內容相同的電子檔案時(shí)，要與紙質(zhì)等文件之間互相建立準確、可靠的標識關(guān)系。

　　第十條 用掃描儀、視頻壓縮卡等設備獲得的電子檔案，如果采用非標準算法，則應將相關(guān)軟件一并存儲。

　　第十一條 計算機系統運行和信息處理等過(guò)程中設計的各類(lèi)參數、管理數據等應與電子檔案一同存儲。

　　第十二條 電子檔案應該拷貝到耐久性的載體上，一式3套，一套封存（A），一套供查閱利用（B），一套異地保存（C）。對于加密的電子文件，則應在解密后再完成上述工作。

　　第十三條 在相同條件下，電子檔案的存儲載體的選擇應優(yōu)先考慮可靠性和先進(jìn)性。本標準推薦的存儲載體是：只讀光盤(pán)、磁帶等。禁止使用軟磁盤(pán)作為電子檔案的長(cháng)期保存載體。

　　第十四條 對于具有穩定可靠的網(wǎng)絡(luò )環(huán)境的單位具體要求：

　　1、電子檔案應存放于指定的計算機服務(wù)器上，服務(wù)器必須采取磁盤(pán)鏡像、雙機容錯等備份措施。

　　2、內部局域網(wǎng)要有可靠的安全防范措施和管理制度，系統設備更新時(shí)必須制定嚴格的數據轉換辦法，確保數據準確無(wú)誤并能在新系統中運行。

　　第十五條 電子檔案的保管要求除應具備紙質(zhì)檔案的一般要求外，還應符合下列條件：

　　1、存儲載體應作防寫(xiě)處理。不得擦、劃、觸摸記錄涂層。載體應直立存放，作到防塵、防變形，避免陽(yáng)光直接照射。

　　2、環(huán)境溫度選定范圍：17---20℃，相對濕度選定范圍：35%--45%。

　　3、存放時(shí)應注意遠離強磁場(chǎng)，并與有害氣體隔離，遠離熱源。

　　第十六條 電子文件存儲時(shí)必須檢查病毒及其他危害計算機的隱患，對于不能清除隱患的電子文件不得存儲。

　　第十七條 存儲電子檔案的光盤(pán)應放入盒中存放，A、B兩套電子檔案應分開(kāi)保管。

　　第十八條 電子檔案的有效性保證：

　�。ㄒ唬� 隨著(zhù)計算機技術(shù)和設備的更新發(fā)展，存儲載體或電子檔案數據會(huì )出現兼容性問(wèn)題。

　　1、存儲載體出現兼容性問(wèn)題時(shí)應更換先進(jìn)、可靠的存儲載體進(jìn)行復制。

　　2、電子檔案數據出現兼容性問(wèn)題時(shí)應對電子檔案進(jìn)行升級轉換并進(jìn)行復制。

　　3、復制后舊版存儲載體應至少保留四年。

　�。ǘ�）刻錄光盤(pán)時(shí)采用整盤(pán)刻錄（disk-at-once recording）方式，不得使用多段刻錄（multiseion recording）等方式。推薦使用的刻錄軟件為： NERO BURNING６、WINONCD６以上版本。

　�。ㄈ�）對磁性載體每2年、光盤(pán)每4年進(jìn)行一次有效性、安全性檢查，對存儲載體的壽命、存儲載體的兼容性、電子檔案的兼容性等問(wèn)題進(jìn)行抽查，抽檢率不得低于30%，發(fā)現問(wèn)題要及時(shí)補救。

　�。ㄋ模┐鎯υ诖艓�上的電子檔案，每年應倒帶一次，五年轉存一次。

　�。ㄎ澹�檢查、拷貝、轉換等情況要做好登記。

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