試論電子檔案管理系統操作

　　隨著(zhù)計算機技術(shù)及其互聯(lián)網(wǎng)的普及，檔案管理出現了新的發(fā)展機遇，電子檔案管理系統也成為了公共部門(mén)電子政務(wù)的一個(gè)重要組成部分。

　　1檔案查閱者的實(shí)踐操作

　　1.1選擇模擬對象。

　　用戶(hù)登錄電子政務(wù)模擬教學(xué)系統后，選擇檔案管理系統進(jìn)入，選中“檔案查閱者”選項按鈕，然后任意選擇一個(gè)模擬對象點(diǎn)擊“進(jìn)入”，在頁(yè)面的左邊將出現菜單樹(shù)。

　　1.2檔案申請歸檔。

　　點(diǎn)擊菜單樹(shù)的一級節點(diǎn)“檔案申請歸檔，里面有兩個(gè)子節點(diǎn)‘：申請歸檔’和申請記錄查看”。

　　1.2.1歸檔申請。

　　點(diǎn)擊“申請歸檔”后，進(jìn)入到歸檔申請頁(yè)面。用戶(hù)要先上傳要歸檔的文件，點(diǎn)擊“上傳檔案文件”鏈接，跳入到上傳文件頁(yè)面(規定最多只能上傳三個(gè)文件)，上傳成功后，填入相關(guān)信息(申請時(shí)間、文檔名稱(chēng)、文件格式、文件密級等)，然后點(diǎn)擊“提交”按鈕，即完成申請歸檔操作。

　　1.2.2查看申請記錄。

　　點(diǎn)擊“申請記錄查看”，進(jìn)入查看自己所有申請歸檔的記錄信息的頁(yè)面，檔案查詢(xún)者可以在“申請檔案名稱(chēng)”欄目中輸入所要查詢(xún)的檔案文件名稱(chēng)進(jìn)行查詢(xún)。同時(shí)，也可以在頁(yè)面下部的選項中選擇合適的條件進(jìn)行篩選，從而找出符合條件的檔案記錄。

　　1.3檔案申請查詢(xún)

　　1.3.1申請查詢(xún)。

　　點(diǎn)擊“申請查詢(xún)”，進(jìn)入查詢(xún)頁(yè)面。查詢(xún)者在查詢(xún)申請詳細表單中填入相關(guān)申請信息(如申請人、查詢(xún)方式、申請組織等)，然后點(diǎn)擊“提交申請”按鈕完成申請查詢(xún)的操作。

　　1.3.2申請記

　　錄查看。點(diǎn)擊“申請記錄查看”節點(diǎn)，進(jìn)入查看所有自己的申請查看檔案的記錄。也可以根據檔案名稱(chēng)、檔案密級、文件格式、審核狀態(tài)等不同的查詢(xún)方式進(jìn)行查詢(xún)。

　　2檔案管理員和領(lǐng)導者(主管)的實(shí)踐操作

　　2.1選擇模擬對象。

　　用戶(hù)登錄電子政務(wù)模擬教學(xué)系統后，選擇檔案管理系統進(jìn)入，選中“檔案管理員”選項按鈕，然后任意選擇一個(gè)模擬對象點(diǎn)擊“進(jìn)入”，在頁(yè)面的左邊將出現菜單樹(shù)。

　　2.2檔案申請歸檔。

　　點(diǎn)擊電子檔案管理系統菜單樹(shù)的一級節點(diǎn)“檔案申請歸檔”，里面有兩個(gè)子節點(diǎn)：“審核歸檔”和“申請記錄查看”。

　　2.2.1審核歸檔。

　　點(diǎn)擊左邊樹(shù)節點(diǎn)“檔案申請歸檔”，進(jìn)入審核中請歸檔記錄頁(yè)面。此時(shí)，頁(yè)面加載的是所有申請記錄的詳細信息，檔案管理員可以根據檔案名稱(chēng)，是否通過(guò)審核來(lái)查詢(xún)申請記錄，并進(jìn)行審核歸檔操作。以“電子公文歸檔管理暫行辦法”條例，點(diǎn)擊“審核歸檔”鏈接，進(jìn)入到審核頁(yè)面，如檔案管理員可以看到申請記錄的相關(guān)信息，如申請人、申請時(shí)間、檔案名稱(chēng)、文件類(lèi)別等。檔案管理員在審核結束后，可以通過(guò)點(diǎn)擊“同意”或“拒絕”按鈕進(jìn)行“通過(guò)申請”、“拒絕申請”的審核操作。

　　2.2.2申請記錄查看。

　　點(diǎn)擊樹(shù)狀菜單中的“申請記錄查看”節點(diǎn)，頁(yè)面顯示的是所有申請歸檔記錄，檔案管理員可以根據檔案名稱(chēng)進(jìn)行模糊查詢(xún)，也可以根據檔案審核情況進(jìn)行查詢(xún)。點(diǎn)擊“查看”鏈接，檔案管理員可以查看檔案審核的詳細信息。

　　2.3檔案申請查詢(xún)。

　　點(diǎn)擊電子檔案管理系統菜單樹(shù)的一級節點(diǎn)“檔案申請查詢(xún)”，里面有兩個(gè)子節點(diǎn)：“審核查詢(xún)”和“申請記錄查看”。

　　2.3.1審核查詢(xún)。

　　點(diǎn)擊“審核查詢(xún)”菜單，頁(yè)面顯示的是所有在審核的申請查詢(xún)信息。用戶(hù)可以根據檔案名和檔案類(lèi)型、檔案文件格式等進(jìn)行查詢(xún)。檔案管理員可以選擇其中一條記錄，點(diǎn)擊“審核”鏈接進(jìn)入審核查詢(xún)頁(yè)面。在審核頁(yè)面中，顯示的是當前要審核的查詢(xún)申請的詳細信息，檔案管理員可以根據情況，選擇“通過(guò)申請”或者足“拒絕中請”進(jìn)行處理。

　　2.3.2申請記錄查看。

　　具體操作與上述“申請記錄查看”相同，檔案管理片可以查看所有的申請查閱檔案申請記錄。

　　2.4檔案申請銷(xiāo)毀。

　　該菜單的主要功能是檔案管理員對相關(guān)檔案進(jìn)行管理，經(jīng)過(guò)檔案主管領(lǐng)導審核通過(guò)后予以銷(xiāo)毀。點(diǎn)擊電子檔案管理系統菜單樹(shù)的一級節點(diǎn)“檔案申請銷(xiāo)毀”，里面有兩個(gè)子節點(diǎn)“：銷(xiāo)毀申請”和“申請記錄查看”。

　　2.4.1銷(xiāo)毀申請。

　　選擇“銷(xiāo)毀申請”菜單，點(diǎn)擊進(jìn)入有關(guān)信息申請銷(xiāo)毀頁(yè)面。進(jìn)入頁(yè)面后，加載的是所有檔案信息，檔案管理員可以根據檔案名稱(chēng)查詢(xún)，也可以根據是否通過(guò)申請歸檔審核進(jìn)行查詢(xún)。點(diǎn)擊“申請銷(xiāo)毀”，進(jìn)入到申請銷(xiāo)毀頁(yè)面，檔案管理員填寫(xiě)申請銷(xiāo)毀理由以后，點(diǎn)擊“剖自銷(xiāo)毀”按鈕即可完成申請銷(xiāo)毀。

　　2.4.2申請記錄查看。

　　點(diǎn)擊“申請記錄查看”菜單，進(jìn)入“申請記錄查看”頁(yè)面，該頁(yè)面顯示的是檔案管理員所有的申請銷(xiāo)毀記錄。

　　3系統管理員的實(shí)踐操作

　　首先以管理員的身份登陸電子政務(wù)實(shí)踐平臺系統，用戶(hù)登錄電子政務(wù)模擬教學(xué)系統后，選擇檔案管理系統進(jìn)入，點(diǎn)擊“管理員入口”鏈接。出現檔案系統管理的功能菜單。

　　3.1檔案信息管理。

　　此菜單的功能是檔案左邊的菜單樹(shù)上的“檔案信息管理”菜單，進(jìn)入“檔案信息查詢(xún)”頁(yè)面顯示的是所有的檔案信息，管理員可以根據檔案名稱(chēng)和檔案類(lèi)別進(jìn)行查詢(xún)。

　　3.1.1查看。

　　點(diǎn)系統管理員可以查看、刪除所有檔案信息。

　　3.1.2查詢(xún)。

　　點(diǎn)擊擊要查看的檔案行的“查看”鏈接，將會(huì )在負面的下分顯示一個(gè)顯示該檔案所包含文件的列窗框。系統管理員可以點(diǎn)擊下載文件，查看檔案的相關(guān)內容。

　　3.1.3刪除：

　　管理員根據實(shí)際需求，刪除檔案文件�？梢远鄺l刪除文檔，首先把要刪除的檔案前的復選框選中，然后再點(diǎn)擊“刪除”按鈕，即完成檔案刪除操作。

　　3.2檔案申請歸檔記錄管理。

　　此菜單的功能是檔案系統管理員可以查看所有申請歸檔記錄，可以根據檔案名稱(chēng)和審核狀態(tài)進(jìn)行查詢(xún)，并且可以根據需要刪除記錄。

　　3.2.1查看檔案申請歸檔記錄。

　　點(diǎn)擊左邊的菜單樹(shù)上的“檔案申請歸檔”菜單，然后再點(diǎn)擊“申請記錄管理”進(jìn)入申請記錄管理頁(yè)面，頁(yè)面顯示的是所有檔案信息。

　　3.2.2刪除檔案申請歸檔記錄。

　　選擇要刪除記錄的行起碼復選框，然后點(diǎn)擊“刪除”按鈕完成刪除操作。檔案文件也將同時(shí)被刪除掉。

　　3.3基礎信息維護。

　　此菜單的功能是系統管理員對檔案文件的基礎信息進(jìn)行維護，包括文件類(lèi)型、檔案重要等級、檔案密級、文件格式等。也可以進(jìn)行檔案文件的添加、刪除和編輯等操作。

　　3.3.1文件類(lèi)型管理。

　　點(diǎn)擊頁(yè)面左邊的菜單樹(shù)“基礎信息維護”下的“文件類(lèi)型管理”子菜單，系統管理員可以對檔案文件的格式類(lèi)型進(jìn)行添加、編輯和刪除等操作。

　　3.3.2檔案文件等級管理。

　　點(diǎn)擊頁(yè)面左邊菜單樹(shù)“基礎信息維護”下的“檔案重要等級哲理”子菜單，系統管理員可以對檔案文件的等級進(jìn)行添加和刪除操作。

　　參考文獻

　　[1]張原瑞.高中學(xué)生電子檔案管理系統的研究與實(shí)現[J].天津：天津大學(xué),2012.

　　[2]張魯寧.檔案管理系統的設計與實(shí)現[D].長(cháng)春：吉林大學(xué)，2010.電子檔案管理系統的基本操作韓黎明

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