試論社會(huì )保險電子檔案管理系統的創(chuàng )新

　  【論文摘要】做好社會(huì )保險檔案管理工作一直是各項工作的重中之重，而做好社會(huì )保險檔案管理的根本點(diǎn)是加強創(chuàng )新。通過(guò)對新時(shí)期社會(huì )保險檔案管理創(chuàng )新的必要性以及現存的問(wèn)題分析，從紙介檔案到數字檔案的探索，我們需要對新時(shí)期提出社會(huì )保險檔案管理創(chuàng )新的途徑策略。

　　【論文關(guān)鍵詞】社會(huì )保險；檔案；創(chuàng )新
　　
　　隨著(zhù)國民經(jīng)濟的逐步發(fā)展，我國社會(huì )保險的參保數迅速增加，社會(huì )保險檔案管理也將面臨著(zhù)嚴峻的挑戰，因此做好社會(huì )保險檔案管理的根本點(diǎn)是加強創(chuàng )新。只有通過(guò)對新時(shí)期社會(huì )保險檔案管理創(chuàng )新的必要性以及現存的問(wèn)題分析，將紙介檔案與數字檔案的轉換，才是需要對新時(shí)期提出社會(huì )保險檔案管理創(chuàng )新的途徑策略。

　　一、社會(huì )保險檔案管理現狀分析

　�。ㄒ唬┥鐣�(huì )保險的參保人數增長(cháng)迅速
　　我國社會(huì )保險的參保數，增長(cháng)迅速。2009年底，全國參加城鎮基本養老保險人數為23550萬(wàn)人，比2008年末增加了1659萬(wàn)人。參加基本養老保險的農民工人數為2647萬(wàn)人，比2008年末增加231萬(wàn)人。根據《國家人權行動(dòng)計劃（2011－2012年）》指出，到2012年，中國城鎮基本養老保險參保人數超過(guò)2．23億，基本醫療保險參保人數超過(guò)4億，失業(yè)保險參保人數超過(guò)1．2億，工傷保險參保人數超過(guò)1．4億，生育保險參保人數超過(guò)1億。參加農村社會(huì )養老保險和企業(yè)年金的人數逐年增長(cháng)�？梢�(jiàn)，我國社會(huì )保險檔案與日俱增，當今社會(huì )的發(fā)展對社會(huì )保險檔案的要求也在提高，需要對社會(huì )保險檔案進(jìn)一步創(chuàng )新。
　�。ǘ�）社會(huì )保險經(jīng)辦機構實(shí)施改革計劃
　　近幾年來(lái)，國內社會(huì )保險經(jīng)辦機構全面實(shí)施了各種改革計劃，早在2009年最后一次國務(wù)院常務(wù)會(huì )議決定將在2010年內開(kāi)展全國范圍的城鎮企業(yè)職工基本養老保險關(guān)系“跨省轉移接續制度”。從2010年7月1日起，流動(dòng)就業(yè)人員基本醫療保險可跨省轉移接續。2011年11月15日，人保部就《社會(huì )保險費申報繳納管理規定(草案)》征求意見(jiàn)。根據草案，企業(yè)繳納險種從養老、醫療、失業(yè)險三項擴至五項，新增工傷和生育險。這些政策改革都為新時(shí)期的社會(huì )保險事業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展營(yíng)造了很大的發(fā)展空間以及機遇。
　�。ㄈ�）負責社會(huì )保險檔案管理的部門(mén)分散
　　我國公民個(gè)人社保檔案分散在不同的管理部門(mén)中管理�，F行社會(huì )保障管理體制是分散型的。具體情況是：社保中心管理著(zhù)養老、醫療、工傷等法定的基本保障檔案；民政局管理著(zhù)社會(huì )救助、社會(huì )福利、社會(huì )優(yōu)撫、城市最低生活保障金；商業(yè)保險公司管理著(zhù)公民個(gè)人補充保障的一系列保險金。這種現狀造成多頭經(jīng)辦，政出多門(mén)，業(yè)務(wù)交叉，資源浪費，政令難以統一的局面。由于管理機構分散、不集中，使人們在利用公民個(gè)人社保檔案時(shí)，存在著(zhù)許多不便。例如，我們如果需要了解公民個(gè)人就業(yè)及保險金交納情況，需要到幾個(gè)不同的管理機構去了解，這樣就給公民個(gè)人和組織在查詢(xún)工作中帶來(lái)了很大的不便；而且這種分散的管理，使整個(gè)社會(huì )保障體系出現了許多漏洞，于是就出現了一些奇怪的現象：如“涉�！比怂劳鲆院�，其所涉及的個(gè)人保險賬戶(hù)并未隨之終結，仍有人代領(lǐng)保險金。
　�。ㄋ模┥鐣�(huì )保險檔案工作缺乏硬指標考核
　　社保檔案數量巨大，工作環(huán)節繁瑣，相對于社會(huì )保障工作，社保檔案工作沒(méi)有硬指標來(lái)考核，也沒(méi)有統一的管理辦法和標準，因此讓部分檔案工作者放松了對工作的要求。社會(huì )保險的五個(gè)險種檔案并非一個(gè)部門(mén)管理，進(jìn)而導致不同的開(kāi)發(fā)商參與系統建設，相互之間的互不信任以及人為設置壁壘，或者同一家系統開(kāi)發(fā)商采用了不同的標準和技術(shù)架構，導致系統割裂。數據只能采用共享或交換的形式，只有極少數地區實(shí)現基本信息的共用。比如2008年1月央視報道深圳農民工的“退保潮”現象，就是因為不同的省市之間不能共享社保繳費信息，從而導致社保對于“候鳥(niǎo)型”的打工者來(lái)說(shuō)只是帶不走、挪不動(dòng)的“地方糧票”。
　�。ㄎ澹┥鐣�(huì )保險的經(jīng)辦效率和范圍需要擴大
　　社會(huì )保險覆蓋范圍不斷擴大，經(jīng)辦管理效率也越來(lái)越引起人們的關(guān)注。近年來(lái)伴隨著(zhù)生活中網(wǎng)絡(luò )的普及和對稅務(wù)、銀行等網(wǎng)上業(yè)務(wù)的接受，熱切期待社會(huì )保險經(jīng)辦業(yè)務(wù)網(wǎng)際申報模式的實(shí)現，而傳統性紙質(zhì)檔案管理約束將無(wú)法從根本上解決參保者要求簡(jiǎn)化手續、便捷服務(wù)的利益訴求，因而我們應從社會(huì )保險事業(yè)發(fā)展的戰略高度認知社會(huì )保險檔案管理問(wèn)題，再繼續討論介質(zhì)原始性問(wèn)題顯然已是過(guò)去時(shí)了�，F今解決檔案數字化的關(guān)鍵是討論如何確保數據歸檔前后原始性認證和原始性保證問(wèn)題。

　　二、我國社會(huì )保險檔案管理系統存在的問(wèn)題

　�。ㄒ唬�對社會(huì )保險檔案管理工作不夠重視
　　由于社會(huì )保險檔案管理工作是比較新的工作，人們還不是很重視。社會(huì )保險工作的重點(diǎn)都集中在擴大基本社會(huì )保險的覆蓋面，強化社會(huì )保險基金的征繳和確保企業(yè)離退休人員基本養老金按時(shí)足額發(fā)放等方面，忽視了社會(huì )保險檔案管理，使社會(huì )保險檔案管理工作處于無(wú)序狀態(tài)，其作用無(wú)法得到充分發(fā)揮。
　�。ǘ�）社會(huì )保險檔案管理體制不規范
　　由于我國目前的社會(huì )保險檔案管理制度缺乏統一的規范和標準，造成歸檔范圍不明確，社會(huì )保險文件材料收集不齊全，檔案管理方法不健全等現象時(shí)有發(fā)生，嚴重影響社會(huì )保險檔案管理的規范化、標準化。社會(huì )保險檔案專(zhuān)職人員難落實(shí)。有些社會(huì )保險部門(mén)檔案機構不健全，沒(méi)有專(zhuān)職或兼職人員管理檔案，即使有，也是臨時(shí)抽調，沒(méi)有經(jīng)過(guò)專(zhuān)職培訓，嚴重影響社會(huì )保險檔案的質(zhì)量。

　�。ㄈ�）社會(huì )保險檔案存檔的條件差
　　由于場(chǎng)地限制和經(jīng)費不足等問(wèn)題無(wú)法解決，社會(huì )保險檔案管理始終未能列入社保經(jīng)辦機構的議事日程，大多數社保經(jīng)辦機構至今未設立固定的場(chǎng)所存放檔案，歷年累積的社會(huì )保險檔案只能由經(jīng)辦人員分別保管。由于沒(méi)有專(zhuān)有的庫房，只能存放在潮濕的房間里，致使社會(huì )保險檔案存在諸多安全因素。這種不規范的檔案管理方式不僅查閱起來(lái)非常困難，也給日常經(jīng)辦工作帶來(lái)許多不便。
　�。ㄋ模┤狈�專(zhuān)業(yè)社保檔案的管理標準和規范
　　社保檔案管理缺乏國家標準，職工檔案管理仍在執行1992年勞動(dòng)部與國家檔案局共同制定的《企業(yè)職工檔案管理規定》，而該項制度中的部分條款如適用范圍、歸檔范圍、管理形式、交接流轉等規定已經(jīng)不適應現實(shí)工作的需要，亟須修改。在沒(méi)有統一標準的情況下，有的制訂了一些社保檔案的地方標準，有的地﹑市制定和公布了醫療保險檔案管理辦法、低保檔案管理辦法，而全國許多地﹑市則沒(méi)有建立相關(guān)管理標準和規范，造成社保檔案的各地管理方法不統一。在不同專(zhuān)業(yè)類(lèi)別中，管理的規范和水平也不一致。

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　　三、社會(huì )保險檔案管理的解決辦法

　�。ㄒ唬�將紙質(zhì)檔案轉換成數字檔案存檔
　　社會(huì )保險經(jīng)辦機構出于業(yè)務(wù)辦理需要，會(huì )在辦理過(guò)程中出現大量的紙質(zhì)材料或證明，各類(lèi)保單合同、證件掃描件以及各種需要存檔備查的檔案資料，是非常龐大的一個(gè)數字。紙質(zhì)材料保存起來(lái)不方便，但是將這些材料進(jìn)行電腦掃描儲存，就可以將紙質(zhì)檔案轉變成數字檔案。根據檔案工作的實(shí)際需要，可靈活運用，如目錄數據適宜采用文本錄人；全文數據則可以采用圖像掃描錄入；而一些當前常用的數據可制作成光盤(pán)。
　�。ǘ�）根據社保檔案類(lèi)別進(jìn)行分類(lèi)管理
　　根據不同檔案的類(lèi)型進(jìn)行分類(lèi)管理，方便查找、儲存，可以防止檔案的丟失與缺漏。應針對不同門(mén)類(lèi)的檔案，確定不同的歸檔整理方法。首先，確定立卷原則。遵循文件材料的形成規律，保持文件之間的有機聯(lián)系，按社保檔案不同價(jià)值性質(zhì)分類(lèi)，以便于保管和利用。其次，確定歸檔形式。根據各社保經(jīng)辦單位文件材料形成的類(lèi)型，確定以“件”或“卷”進(jìn)行整理、歸檔的文件材料范圍。最后，根據社會(huì )保險檔案的保存價(jià)值確定“永久”、“長(cháng)期”和“短期”三種保管期限。
　�。ㄈ�）建立全國統籌的社保管理系統，規范標準
　　建立全國統籌的社保檔案管理體系可以為社會(huì )保障事業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展和不斷完善奠定重要的基礎。以電子政務(wù)標準體系和勞動(dòng)及社會(huì )保障標準體系為指導，以投融資與運營(yíng)模式和項目實(shí)施監理模式為依托，按照多層架構的模式將系統自上而下構架成為組件與業(yè)務(wù)組件、業(yè)務(wù)運作支撐平臺、IT基礎設施三個(gè)層次，樹(shù)立以監控及管理、信息安全為主的貫穿三大層次的兩大體系模式。為適應勞動(dòng)者的流動(dòng)和工資收入的變動(dòng)，對每個(gè)勞動(dòng)者按號碼設立檔案卡，并用計算機儲存，記錄公民個(gè)人歷年的工資收入情況。在全國設立計算機網(wǎng)絡(luò )，對每個(gè)勞動(dòng)者的情況進(jìn)行追蹤記錄；并建立全國范圍內統一的網(wǎng)絡(luò )查詢(xún)接口，允許公民定期查詢(xún)，同時(shí)也可替他們預測，比如退休時(shí)可拿到多少養老金，以提高工作的透明度。
　�。ㄋ模┰谌珖�統一管理下設分支機構
　　在國家勞動(dòng)和社會(huì )保障部的領(lǐng)導下成立一個(gè)全國統籌的社保檔案管理中心，結束社保檔案管理分散問(wèn)題，實(shí)行高度統一的管理，改變目前政出多門(mén)、決策分散、管理混亂的局面，使其成為統一管理全國社保檔案的領(lǐng)導和決策機構，負責擬訂社保檔案的發(fā)展規劃、改革計劃、重大決策和有關(guān)法規、規章制度，參與制定社保檔案的管理標準和規范。其次，全國統籌的社保檔案管理中心還可以在全國各地設置分支機構，包括地區局、地方辦事處、數據處理中心和項目服務(wù)中心。負責公民社保檔案內容的定期增加和更新，并送交國家勞動(dòng)和社會(huì )保障部統一保管。
　�。ㄎ澹┙y一公民社保檔案管理號碼，可供查詢(xún)
　　實(shí)行對每個(gè)公民發(fā)放社會(huì )保障號碼的制度，讓公民個(gè)人檔案號碼與本人身份證號碼、勞動(dòng)保險號碼統一起來(lái)，由國家勞動(dòng)和社會(huì )保障部的分支機構負責公民個(gè)人社保檔案內容的定期增加和更新，送交國家勞動(dòng)和社會(huì )保障部統一保管。從發(fā)放的號碼上就可以反映出從什么時(shí)候起、在什么地方發(fā)的，便于記錄公民的工資收入和保障費的繳納情況，同時(shí)便于投保者本人的查詢(xún)。

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