檔案電子文件和紙質(zhì)文件的優(yōu)缺點(diǎn)比較

　　一般，檔案是指人們在各項社會(huì )活動(dòng)中直接形成的各種形式的具有保存價(jià)值的原始記錄。原始記錄性是它的本質(zhì)屬性。下面是小編收集整理的檔案電子文件和紙質(zhì)文件的優(yōu)缺點(diǎn)比較，歡迎閱讀，希望大家能夠喜歡。

　　一、電子檔案和紙質(zhì)檔案比較的優(yōu)勢分析

　　1、電子檔案的可分享性。紙質(zhì)檔案一般只有一份或者幾份，數量非常少，而且只能在同一個(gè)地點(diǎn)觀(guān)看。這對于文件的傳輸是非常不利的。如果另一個(gè)距離較遠的地方的人需要了解這份紙質(zhì)文件，只有兩種方法：一種是遠距離的人乘坐交通工具來(lái)到紙質(zhì)文件所在地，另一種是通過(guò)郵寄紙質(zhì)文件。顯然這樣會(huì )浪費大量的時(shí)間，人力物力。而且很大一部分的紙質(zhì)絕密檔案是不允許被郵寄的。郵寄的途中很有可能會(huì )造成文件的損壞或者丟失。

　　但是電子文件則可以在不同的時(shí)間，不同的地點(diǎn)同時(shí)被很多人看到。一方面可以打破人數的限制，同時(shí)被很多人看到，無(wú)形當中增加了檔案的利用價(jià)值和利用效率。另一方面打破了紙質(zhì)檔案只能在同一場(chǎng)所觀(guān)看的限制。觀(guān)看者可以通過(guò)多種方式進(jìn)行遠距離觀(guān)看。我們國家之前的文物檔案都是采用紙質(zhì)書(shū)面的形式，而且人們只能通過(guò)去博物館才能看到文物，我們國家每個(gè)地區幾乎都有博物館，而且擁有五千年歷史，文物數不勝數。遠距離、時(shí)間少限制著(zhù)很多對文物對歷史有著(zhù)濃厚興趣的人。于是現在更多的博物館開(kāi)始采用電子檔案以及線(xiàn)上觀(guān)看、查詢(xún)的方式。高科技的發(fā)展使得資源可以更加有效地分享。

　　2、電子檔案的不易失真性和經(jīng)濟環(huán)保性。紙質(zhì)的檔案隨著(zhù)時(shí)間的增加和閱讀次數的增加會(huì )受到不同程度的損壞，字跡也會(huì )越來(lái)越老化，難以長(cháng)時(shí)間保存。高溫高濕等環(huán)境因素均可促進(jìn)紙張發(fā)生水解，同時(shí)也可使字跡材料發(fā)生擴散、洇化。而且意外事件的發(fā)生也極有可能會(huì )使珍貴的檔案材料毀于一旦，比如火災。但是電子檔案卻可以進(jìn)行多個(gè)備份，而且數字化檔案不會(huì )因為重復性利用而失效，我們可以進(jìn)行無(wú)數次的打印、下載和傳輸。

　　紙質(zhì)檔案需要大量的紙張，而且檔案工作人員需要花費大量的時(shí)間精力對紙質(zhì)檔案進(jìn)行拆釘、裝訂和搬運。我國雖然地域廣闊，樹(shù)木眾多，但是人均資源并不多。這是我們每個(gè)人都知道的常識。每年保存檔案所消耗紙質(zhì)的數量是十分龐大的，這顯然是不符合建立資源節約型，環(huán)境友好型社會(huì )的。增加電子檔案的使用可以很大程度上減少紙質(zhì)檔案的使用，保護環(huán)境。當一份文件需要傳送給多個(gè)人的時(shí)候，只需要通過(guò)郵件、文檔等方法即可，而不再需要大量的復印。

　　3、電子文檔的多樣性和趣味性。紙質(zhì)文檔的形式比較單一，只可以通過(guò)文字的描寫(xiě)來(lái)表達。在書(shū)寫(xiě)的過(guò)程中很容易出錯。在觀(guān)看文檔的時(shí)候我們經(jīng)常會(huì )看到潦草的字跡，很難認清。如果經(jīng)過(guò)較長(cháng)的時(shí)間，是很難求證的。電子檔案的錄入相對于紙質(zhì)檔案來(lái)說(shuō)速度比較快，字跡工整，出錯后方便修正。電子文檔在錄入時(shí)形式是多樣性的，不只是單一的文字形式。還可以采用多種圖形比如柱狀圖、餅狀圖、條形圖等來(lái)進(jìn)行統計。

　　另外電子檔案可以將相關(guān)物品的圖片放入檔案中，達到圖形和文字的統一。有了電子文件可以更方便快速地對文件信息進(jìn)行分類(lèi)、統計、匯總、打印、復制等，更好地滿(mǎn)足利用者的各種需求。當圍繞一個(gè)專(zhuān)題對檔案進(jìn)行匯編時(shí)，電子文件比手工編輯更快速，加工更方便。

　　二、紙質(zhì)檔案和電子檔案的優(yōu)勢比較分析

　　1、紙質(zhì)檔案的不易篡改性和丟失性。電子檔案對于電腦高手或者可以接觸到檔案的相關(guān)人員來(lái)說(shuō)是極其容易侵入并且進(jìn)行篡改的，而且電子檔案篡改后不留痕跡，是非常難以被發(fā)現和識別的。紙質(zhì)檔案不容易被篡改，被篡改后會(huì )留下相應的痕跡，是非常容易被發(fā)現和辨別的。而且紙質(zhì)的檔案具有獨一無(wú)二性，可以通過(guò)字跡等來(lái)進(jìn)行相應的辨別。同樣，一份歷經(jīng)時(shí)間越久的檔案也就顯得愈加珍貴。

　　電子檔案的不穩定性更加明顯，遇到計算機病毒或者計算機故障的情況，如果沒(méi)有及時(shí)備份是十分嚴重的。保存電子檔案的U盤(pán)、光盤(pán)、磁盤(pán)一旦受到外界強磁干擾，或因存儲庫房的溫濕度的變化，都會(huì )導致檔案內容的丟失和損壞。電子檔案的查閱需要計算機等相關(guān)的設備和知識，而紙質(zhì)檔案方便快捷。同時(shí)電子檔案的容易篡改性、拷貝性使得它的真實(shí)性容易受到質(zhì)疑，相比紙質(zhì)檔案更有說(shuō)服力。

　　2、紙質(zhì)檔案的安全性。有些檔案是絕密的，有些檔案是關(guān)系著(zhù)國家安全的，有些檔案是關(guān)系公民個(gè)人隱私的。但是電子檔案的安全性遠遠不如紙質(zhì)檔案。對于網(wǎng)絡(luò )上的一些高手來(lái)說(shuō)，侵入各個(gè)系統的電腦并非不可能。電腦技術(shù)日新月異，每個(gè)國家都在飛速進(jìn)步。如果想保證電子檔案的安全性，我們必須不斷地提高相關(guān)的技術(shù)，防止國家機密的外泄。

【檔案電子文件和紙質(zhì)文件的優(yōu)缺點(diǎn)比較】相關(guān)文章：

電子文件與紙質(zhì)檔案在保護技術(shù)上的差異論文04-02

紙質(zhì)檔案和電子檔案的區別06-10

電子文件對檔案工作的影響及對策03-21

其他畢業(yè)論文-電子文件與紙質(zhì)檔案在保護技術(shù)上的差異03-03

電子檔案利用與紙質(zhì)檔案利用的需求比較探討11-14

從世界范圍研究文件與檔案的本質(zhì)區別 -從電子文件的網(wǎng)絡(luò )實(shí)時(shí)03-23

電子檔案與紙質(zhì)檔案的區別03-20

高中電子檔案和紙質(zhì)的檔案有什么不同03-17

紙質(zhì)檔案和電子檔案有什么區別02-05