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電子檔案與紙質(zhì)檔案的區別
電子檔案與紙質(zhì)檔案的區別到底是什么呢?下面yjbys小編就帶大家了解一下!
根據“中國人民檔案法”的解釋?zhuān)瑱n案是指過(guò)去和現在的國家機構、社會(huì )組織和個(gè)人直接參與社會(huì )實(shí)踐，已經(jīng)保持了各種形式的活動(dòng)，形成的歷史價(jià)值記錄。它是人們社會(huì )實(shí)踐的文件，而且是有意識保存的。該文件所用的文件只需要直接形成的文件，其目的是滿(mǎn)足信息資源的使用，為社會(huì )有需要的人士創(chuàng )建更多的物質(zhì)和精神文化財富。因此說(shuō)：檔案是人類(lèi)記憶的基礎，是連接人類(lèi)生活的發(fā)展。隨著(zhù)電子檔案的興起，傳統的檔案管理受到?jīng)_擊和質(zhì)疑。有人甚至認為，在電子檔案興起的今天。我們完全沒(méi)有必要再去研究紙質(zhì)檔案，因為未來(lái)的檔案世界，將會(huì )是電子檔案的天下。的確，隨著(zhù)網(wǎng)絡(luò )信息技術(shù)的發(fā)展，文件信息的使用，無(wú)論其內容和方式方法都發(fā)生了巨大的變化。那么，這是否意味著(zhù)對紙質(zhì)檔案的研究就已完全失去意義了呢?對此，本人談一點(diǎn)自己的看法：
一、電子檔案與紙質(zhì)檔案在管理上的區別
所謂紙質(zhì)檔案，就是以紙張為信息記錄載體的檔案。所謂電子檔案就是利用計算機技術(shù)形成的，以代碼形式存儲于特定介質(zhì)(如磁盤(pán)、磁帶、光盤(pán))上的檔案。作為高技術(shù)產(chǎn)物的電子檔案，在今天越來(lái)越引起人們的關(guān)注和重視，但對有著(zhù)悠久歷史傳統，且至今仍廣泛流傳著(zhù)紙質(zhì)檔案也始終是人們關(guān)注的一個(gè)焦點(diǎn)。具體而言如下：
1、在檔案收集歸檔上的區別
紙質(zhì)檔案的收集是文書(shū)處理部門(mén)清理已處理完畢的文件材料，將其中具有查考利用價(jià)值的文件收集齊全按照文件之間在來(lái)源、內容、時(shí)間、形式等方面的歷史聯(lián)系進(jìn)行分類(lèi)、組卷后移交檔案部門(mén)。電子檔案的接收工作比紙質(zhì)檔案較為復雜，接收方式上可采用向檔案部門(mén)移交軟盤(pán)、磁帶或光盤(pán)，或進(jìn)入檔案部門(mén)網(wǎng)絡(luò )規定的地址，通過(guò)網(wǎng)絡(luò )歸檔、移交。
電子檔案的歸檔時(shí)間與傳統檔案不同，紙質(zhì)的歸檔時(shí)間一般分為兩類(lèi);一是文件形式后第二年上半年歸檔，主要運用于行政文件;二是項目結束后歸檔，主要用于科技文件。電子文件則必須在文件辦理結案后隨時(shí)歸檔，或在某一時(shí)間周期定時(shí)統一歸檔，由文件形成部門(mén)通過(guò)網(wǎng)絡(luò )傳送給檔案部門(mén)，并用電子數碼簽名封簽認證，由檔案工作人員接收登記。紙質(zhì)文件的歸檔是非常直觀(guān)的，易于辨認的。
2、在檔案鑒定工作上的區別
紙質(zhì)檔案的價(jià)值鑒定，往往要進(jìn)行多次，即分為資格審查、確定生存期和價(jià)值復審三個(gè)階段。文件在歸檔前的價(jià)值鑒定即資格審查、是逐份逐頁(yè)地審查文件以判明其保管價(jià)值和保管期限，歸檔后檔案的價(jià)值鑒定即價(jià)值復審。論文大全。電子文件的鑒定必須在文件形成之初就開(kāi)始進(jìn)行，電子檔案的鑒定和紙質(zhì)檔案的鑒定都是對其保存價(jià)值的判斷和預測，所不同的是電子檔案的判斷過(guò)程要對文件的內容及某些形式特征進(jìn)行充分的分析，因為對于電子文件來(lái)說(shuō)，技術(shù)狀況與文件的真實(shí)性、可讀性、應用性范圍密切相關(guān)，可對其保存價(jià)值發(fā)生直接的影響，所以，電子檔案的鑒定分為內容鑒定和技術(shù)鑒定兩個(gè)方面，電子檔案內容鑒定的原則、標準、方法與紙質(zhì)檔案大體相同，只是保管期限不完全適用于電子檔案，技術(shù)鑒定包括可讀性鑒定、無(wú)病毒鑒定和介質(zhì)鑒定等。
3、在檔案分類(lèi)、整理過(guò)程上的區別
由于電子文件信息與載體的可分離性，檔案實(shí)體分類(lèi)也可能將被概念分類(lèi)整理所取代，因為實(shí)體分類(lèi)的結果只能體現一種屬性聯(lián)系，這種單線(xiàn)排列的方式是手工操作管理檔案的需要，實(shí)體整理是對文件實(shí)體分門(mén)別類(lèi)，實(shí)現館(室)藏排列的有序化。紙質(zhì)文件管理中，實(shí)體整理的結果與調閱查詢(xún)直接相關(guān)。電子文件可以通過(guò)計算機系統進(jìn)行迅速、有效、多角度的整序，不再需要對它進(jìn)行像紙質(zhì)文件那樣的分類(lèi)整理;電子文件的實(shí)體整理也僅指對脫機保存的磁盤(pán)、磁帶、光盤(pán)的簡(jiǎn)單歸類(lèi)，整理的結果與聯(lián)機檢索中的信息查詢(xún)無(wú)直接關(guān)系。不同的用戶(hù)可以根據不同的需要，利用辦公自動(dòng)化系統對電子文件進(jìn)行自由組合分類(lèi)。
4、在檔案保管上的區別
紙質(zhì)檔案的保護性管理是指檔案的庫房管理，它是檔案整個(gè)管理工作的基礎。傳統檔案的存儲對象是紙張、磁帶、膠卷等物理載體，這些載體存儲信息量少，占用空間大，其庫房管理要求有適宜的庫房溫濕度：溫度14度至20度;相對濕度應在百分之五十至百分之六十之間和有效的防護措施如防火、防水、防潮、防霉等"八防"。論文大全。電子檔案多為磁性材料，其存放環(huán)境和防護設備與紙質(zhì)檔案相比有明顯差別，電子檔案存儲載體信息容量大，檔案的軟盤(pán)、磁帶、光盤(pán)的排架長(cháng)度與占用空間都很小，便于檔案庫房的管理，它對保存場(chǎng)地的面積要求不高，而對環(huán)境的溫濕度、防磁性等條件的要求高，需對庫房溫濕度進(jìn)行嚴格的控制，并配備除塵、防火、防紫外線(xiàn)、防高度磁場(chǎng)和電場(chǎng)的設施，電子檔案還要嚴格防范計算機病毒，因而保管條件更復雜，保管難度更大。
5、電子檔案與紙質(zhì)檔案在利用方法上的區別
(1)、檔案利用需求方式的差異
紙質(zhì)檔案利用方式的需求，檔案利用者必須親自到檔案室檢索，需要通過(guò)人力去翻閱、查找，檔案檢索顯較煩瑣，工作量較大。論文大全。紙質(zhì)檔案制作檢索工具的利用界面突出單一性，檔案利用檢索需要翻閱頁(yè)面量較大。電子檔案利用需求的檢索，是以計算機讀取為介質(zhì)的利用需求方式，在計算機上進(jìn)行，通過(guò)網(wǎng)絡(luò )傳輸實(shí)現快捷查找與檢索所需要利用的檔案。
(2)、檔案利用需求載體的差異
從檔案利用需求的載體上比較，電子檔案利用與紙質(zhì)檔案利用有明顯的差異。無(wú)論用什么樣的技術(shù)和方法，當把具有長(cháng)期保存價(jià)值的信息刻錄與載體后，形成檔案就可以脫離其技術(shù)和方法而獨立存在。人們不依靠任何技術(shù)而能識別檔案的內容、載體、結構形式，而檔案的內容一旦形成相互關(guān)系后就永遠無(wú)法分離。
電子檔案利用的需求途徑，借助了中間媒介物——電子計算機與網(wǎng)絡(luò )，檔案利用信息傳播的途徑顯多元化。紙質(zhì)檔案的文字有個(gè)人字跡特征，有書(shū)寫(xiě)墨跡的新舊之別，不易更改和偽造，利用途徑通過(guò)提供檔案原件，提供檔案副本或復制品，提供檔案信息加工品滿(mǎn)足有關(guān)檔案用戶(hù)的利用需要，使檔案信息的利用上不受時(shí)間和空間的限制，可以利用進(jìn)入網(wǎng)絡(luò )的開(kāi)放檔案，電子檔案的全文數字化使得利用計算機可以進(jìn)行多種形式的信息處理和分析，不僅可以提供原件閱覽，而且能夠根據利用者的需要對其中信息進(jìn)行分類(lèi)、統計、匯總、打印、復制等。
二、電子檔案與紙質(zhì)檔案的特點(diǎn)
電子文件不再是直觀(guān)的紙質(zhì)文件，它需要借助現代辦公設備才能閱讀利用;它可以直接由計算機等現代辦公設備迅速的處理和傳遞;電子文件的利用是可共享的，也不再受時(shí)間和距離的影響;而且保存條件和環(huán)境要求與紙質(zhì)檔案不同，它對保存場(chǎng)地的面積要求不高，而對環(huán)境的溫濕度、防磁性等條件的要求很高。
紙質(zhì)檔案的特點(diǎn)是：信息與載體的依附性、檔案信息的原始憑證性、信息存儲介質(zhì)的耐久性。所以，作為兩種介質(zhì)的檔案，紙質(zhì)檔案與電子有著(zhù)諸多的不同，比如：紙質(zhì)檔案具有穩定、不積極、靜態(tài)、永久、固定的特點(diǎn);而電子檔案則是不穩定、非永久性、動(dòng)態(tài)、積極、流動(dòng)的特點(diǎn)。
三、正確處理好電子檔案與紙質(zhì)檔案的關(guān)系
目前，電子檔案與紙質(zhì)檔案并存的局面已經(jīng)形成，對電子檔案和紙質(zhì)檔案進(jìn)行共同管理，對檔案界來(lái)說(shuō)是一個(gè)新的課題。
兩種不同載體的檔案有著(zhù)各自的特點(diǎn)。既有相對性和獨立性，又有統一性，我們的具體的實(shí)際工作卡。既要堅持檔案管理的基本原則，又不至于將紙質(zhì)檔案的理論、方法生硬的套搬于電子檔案�；谶@樣的出發(fā)點(diǎn)，我們隨著(zhù)科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，創(chuàng )建電子的檔案管理理論、方法和技術(shù)，不盲目地僅僅是將紙質(zhì)檔案制成電子副本，造成不必要的財力、物力的浪費，這樣才有可能在電子檔案大量涌現時(shí)，真正做到既重視電子檔案，搞好電子檔案的管理，又能正確地對待紙質(zhì)檔案，使其繼續發(fā)揮應有的作用。只有使二者有機地結合起來(lái)，充分發(fā)揮各類(lèi)檔案信息資源，才能更好地為社會(huì )服務(wù)。
目前，我國計算機的普及利用呈上升趨勢，計算機處理漢字之取代傳統打字方法，利用電子文件產(chǎn)生紙質(zhì)文件相當普及。辦公自動(dòng)化、自信自動(dòng)化正在迅速發(fā)展，所以，電子文件取代紙質(zhì)文件已是大勢所趨，但是根據目前電子檔案管理的技術(shù)和實(shí)際發(fā)展來(lái)看，在一定時(shí)期內，電子檔案和紙質(zhì)檔案還繼續并存。
所謂電子檔案與紙質(zhì)檔案并存。就是指在同一個(gè)檔案館(室)內，歸檔的同一種檔案信息內容，在較長(cháng)一段時(shí)期內。既要保存電子檔案，又要保存紙質(zhì)檔案，就是在電子環(huán)境下將一些需要永久、長(cháng)期保存和需要維護歸檔的電子檔案，及時(shí)從計算機上拷貝并輸出成紙質(zhì)檔案作常規保存。繼續用傳統的文件形式來(lái)保持其原始性、證據性和權益性，或是把一些利用頻繁需要傳輸聯(lián)網(wǎng)的已開(kāi)放的紙質(zhì)檔案錄入，轉化為電子檔案，以滿(mǎn)足檔案信息資源共享的需要。
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