紙質(zhì)檔案和電子檔案一樣嗎
隨著(zhù)信息時(shí)代的發(fā)展，檔案管理也逐步向信息化發(fā)展，就產(chǎn)生了電子檔案。所謂電子檔案，是指通過(guò)計算機磁盤(pán)等設備進(jìn)行存儲，與紙質(zhì)檔案相對應，相互關(guān)聯(lián)的通用電子圖像文件集合，通常以案卷為單位。以下小編為大家整理了紙質(zhì)檔案和電子檔案一樣嗎，希望對大家有所幫助！
紙質(zhì)檔案和電子檔案一樣嗎 1
電子檔案與紙質(zhì)檔案在本質(zhì)上是相同的，但是仍然存在一定的差異性，我們可以從這種差異性的表現來(lái)體會(huì )這兩種方式的各自的特性。
1、歸檔的方式不同。
紙質(zhì)檔案的收集是需要借助文書(shū)處理部門(mén)的力量，在整理文件材料的過(guò)程中將有利用價(jià)值的文件收集起來(lái)，按照文件之間的來(lái)源、內容、時(shí)間、形式等方面進(jìn)行分類(lèi)，在轉交給檔案部門(mén)。而電子檔案則不需要這一步驟，是采用向檔案部門(mén)移交硬盤(pán)或者進(jìn)入檔案部門(mén)制定的網(wǎng)站中，從網(wǎng)絡(luò )中移交、歸檔。
2、鑒別方法不同。
紙質(zhì)檔案的.價(jià)值鑒定往往需要經(jīng)過(guò)多個(gè)步驟才能完成，其中最為主要是要經(jīng)過(guò)三個(gè)程序，分別為資格審查、確定生存期和價(jià)值復審，這一鑒別方法最為顯著(zhù)的特點(diǎn)就是在檔案形成后進(jìn)場(chǎng)鑒定工作。由于電子文件信息內容不穩定，因而電子檔案的鑒定要在文件形成之初就開(kāi)始，而且不僅僅是對其文件內容進(jìn)行鑒定，同時(shí)也包括文件所使用的技術(shù)。
3、保管方法不同。
檔案的保管一般是將檔案放在存儲室，分門(mén)別類(lèi)的安置在有序號的柜架中，因此紙質(zhì)檔案的管理就是以這樣的形式進(jìn)行管理。而電子檔案與紙質(zhì)檔案在材料運用方面有所不同，它所使用的一般都是磁性材料，也就說(shuō)在電子檔案的管理方面不要求保存場(chǎng)地面積有多大，而是對保存環(huán)境有相對較高的要求，除了要保證溫度和濕度在一定的范圍值內，而且還要裝置除塵、防紫外線(xiàn)等設施。
紙質(zhì)檔案和電子檔案一樣嗎 2
管理方法的區別
1、歸檔
把辦理好的文件整理立卷，定期交到檔案部門(mén)就為紙質(zhì)檔案的歸檔。電子檔案的歸檔比紙質(zhì)檔案要復雜，歸檔方法包括物理歸檔和條理性的歸檔。條理性的歸檔方式，是通過(guò)信息設備把電子檔案中的地址存儲在網(wǎng)絡(luò )設備中的相關(guān)存儲設備當中，檔案部門(mén)記錄的是歸檔的電詳細來(lái)源，由信息設備直接查閱該電子檔案。條理性的歸檔方式對信息設備的要求非常之高，需要高超的技能、相關(guān)業(yè)務(wù)及信息設備的具體條件，要具備十分嚴謹的管理方式及穩定的網(wǎng)絡(luò )系統環(huán)境。而物理歸檔就是將電子檔案采取脫機備份，移交到檔案部門(mén)，實(shí)行脫機保存。
2、整理
把需要加以整合的檔案整理到位就為檔案的整理，加以組合、排序、區分、編目，形成一個(gè)完整的系統。根據檔案中的整體內容、地址來(lái)源、組成方式和時(shí)間等歷史信息進(jìn)行組合、區分、編目和排序。紙質(zhì)檔案的整理比較復雜化，基本是手工進(jìn)行操作，效率低且勞動(dòng)強度大。而電子檔案的整理涵蓋兩個(gè)方面：排序和分類(lèi)，建立數據庫。由于電子檔案能通過(guò)計算機系統進(jìn)行有效、迅速且全方位的整序，可以按照不同的需求，利用自動(dòng)化的系統對電子檔案加以自由的組合分類(lèi)。
3、編目與審核
編目紙質(zhì)檔案的方式有以下幾個(gè)方面：記錄卷內文檔的有關(guān)目錄信息、將備考表編制完整、封面的整體編目以及編號等，最后形成完整的目錄。通過(guò)實(shí)際操作將這些目錄進(jìn)行審核。電子檔案的編目方法和紙質(zhì)的檔案不一樣，因電子檔案在計算機的.系統上運作，而計算機系統具備極強的推理功能和邏輯性，可以自行完成對提要、全文及文件名的處理，選取關(guān)鍵詞轉換成規范的分類(lèi)號和主題詞，進(jìn)而實(shí)現自動(dòng)標引，所有，等于在歸檔時(shí)，就可以自動(dòng)化實(shí)現“編目”。而電子檔案檢索是根據電子檔案的檢索系統，直接瀏覽、輸出、檢索查詢(xún)文件信息，其優(yōu)勢是交互性強，響應的時(shí)間較短，且可提供出多種檢索的途徑，更能滿(mǎn)足用戶(hù)不同的檢索需求。
保護中的差異
1、載體壽命的差異
纖維素的好壞會(huì )對紙張的質(zhì)量產(chǎn)生決定性的因素，在對檔案加以保護的過(guò)程當中，一定要把化學(xué)反應的所需條件解決，才能使紙質(zhì)檔案的整體質(zhì)量更高。電子檔案所用的設備是光碟和具備磁性的載體。光碟是通過(guò)激光來(lái)獲取并存儲信息，目前，光碟利用的記錄載體包含了，碲合金、碳鋁中的化合物、硒及部分在激光作用下產(chǎn)生變化的相關(guān)材料。而磁粉當中殘留下的的磁性化合物，是將信息記錄好的決定性因素，其會(huì )因外磁場(chǎng)的破壞而消磁或退磁。
2、兩者面對環(huán)境條件影響的區別
粉塵影響的區別
粉塵對紙張有所影響，重點(diǎn)是機器會(huì )帶來(lái)一些霉菌物質(zhì)、紙張一旦發(fā)生破損其粘結起來(lái)便會(huì )變成一些較硬的顆粒物。而粉塵給電子檔案帶來(lái)的損害是由化學(xué)物質(zhì)的反應、生物以及物理的傷害。粉塵中的化學(xué)因子會(huì )引起磁帶、光碟、發(fā)生分解或者侵蝕等，因化學(xué)反應而導致的質(zhì)量問(wèn)題指的是化學(xué)損壞，導致記錄信息不足或者丟失；霉菌的傳播者是空氣和生活中的粉塵，也是霉菌開(kāi)始來(lái)源，霉菌會(huì )分泌出有機酸和酶性物質(zhì)，這些物質(zhì)會(huì )使光盤(pán)和相關(guān)載體受到損壞，從而丟失相關(guān)的數據，而是生物上帶來(lái)的損壞；而物理反應的損壞指的是磁盤(pán)受損、光碟被污染，以至于信息被丟失。
3、溫濕度影響的整體區別
溫濕度的高低也會(huì )對光碟、紙張及其他的載體帶來(lái)不利的影響。對普通的紙張而言，過(guò)高的溫濕度會(huì )使紙張內部的化學(xué)因子加速反應，從而加快紙張與水發(fā)生溶解，導致材料字不清晰。而電子檔案受不同溫濕度的影響反應是：在不確定溫度高低的條件下，聚酯底基分子容易發(fā)生膨脹或者緊縮，進(jìn)而對數據的讀寫(xiě)和定位帶來(lái)不利的影響。
4、信息保護技術(shù)的`差異
如何使檔案的載體——紙張的質(zhì)量更高是紙質(zhì)檔案的核心工作之一，因為存儲的信息和相應載體是密切相關(guān)的，保障紙質(zhì)文件，且通過(guò)紙張實(shí)際的記錄內容就能夠儲存。以電子檔案來(lái)分析，載體與信息是不總是相結合在一起的，電子檔案與載體的分離性會(huì )使檔案內的內容被竊取或變更。
5、技術(shù)壽命的差異
電子檔案是由信息設備將信息與載體相結合起來(lái)組成的，要通過(guò)信息設備才能進(jìn)行利用。如果技術(shù)跟不上，就不能讀出相應的信息。但紙質(zhì)的檔案，其紙張、字跡和字跡的相關(guān)材料三者始終是緊密相連的，它的內部因素、質(zhì)量好壞與環(huán)境的保護息息有關(guān)的。由于電子檔案是由信息設備將其載體與信息相組合而成的，要通過(guò)軟件設備才可查閱。所以，對于電子檔案中數字化信息的質(zhì)量好壞而言，技術(shù)的更新是比損壞載體更加嚴重的損害。
【紙質(zhì)檔案和電子檔案一樣嗎】相關(guān)文章：
電子檔案和紙質(zhì)檔案內容一樣的嗎06-13
紙質(zhì)檔案和電子檔案的區別06-10
電子檔案與紙質(zhì)檔案的區別03-20
紙質(zhì)檔案和電子檔案有什么區別02-05
電子檔案與紙質(zhì)檔案的整合管理07-06
電子檔案區別于紙質(zhì)檔案的特征12-12
高中檔案和高考電子檔案是一樣嗎01-19