紙質(zhì)檔案和電子檔案的區別

　　隨著(zhù)信息時(shí)代的發(fā)展，檔案管理也逐步向信息化發(fā)展，就產(chǎn)生了電子檔案。所謂電子檔案，是指通過(guò)計算機磁盤(pán)等設備進(jìn)行存儲，與紙質(zhì)檔案相對應，相互關(guān)聯(lián)的通用電子圖像文件集合，通常以案卷為單位。以下小編為大家整理了紙質(zhì)檔案和電子檔案的區別，希望對大家有所幫助！

　　紙質(zhì)檔案與電子檔案之間的比較

　　電子檔案與紙質(zhì)檔案在本質(zhì)上是相同的，但是仍然存在一定的差異性，我們可以從這種差異性的表現來(lái)體會(huì )這兩種方式的各自的特性。

　　1、歸檔的方式不同。紙質(zhì)檔案的收集是需要借助文書(shū)處理部門(mén)的力量，在整理文件材料的過(guò)程中將有利用價(jià)值的文件收集起來(lái)，按照文件之間的來(lái)源、內容、時(shí)間、形式等方面進(jìn)行分類(lèi)，在轉交給檔案部門(mén)。而電子檔案則不需要這一步驟，是采用向檔案部門(mén)移交硬盤(pán)或者進(jìn)入檔案部門(mén)制定的網(wǎng)站中，從網(wǎng)絡(luò )中移交、歸檔。

　　2、鑒別方法不同。紙質(zhì)檔案的價(jià)值鑒定往往需要經(jīng)過(guò)多個(gè)步驟才能完成，其中最為主要是要經(jīng)過(guò)三個(gè)程序，分別為資格審查、確定生存期和價(jià)值復審，這一鑒別方法最為顯著(zhù)的特點(diǎn)就是在檔案形成后進(jìn)場(chǎng)鑒定工作。由于電子文件信息內容不穩定，因而電子檔案的鑒定要在文件形成之初就開(kāi)始，而且不僅僅是對其文件內容進(jìn)行鑒定，同時(shí)也包括文件所使用的技術(shù)。

　　3、保管方法不同。檔案的保管一般是將檔案放在存儲室，分門(mén)別類(lèi)的安置在有序號的柜架中，因此紙質(zhì)檔案的管理就是以這樣的形式進(jìn)行管理。而電子檔案與紙質(zhì)檔案在材料運用方面有所不同，它所使用的一般都是磁性材料，也就說(shuō)在電子檔案的管理方面不要求保存場(chǎng)地面積有多大，而是對保存環(huán)境有相對較高的要求，除了要保證溫度和濕度在一定的范圍值內，而且還要裝置除塵、防紫外線(xiàn)等設施。

　　紙質(zhì)檔案與電子檔案之間并存管理方法

　　電子檔案能夠提供快捷、準確、簡(jiǎn)便、靈活的信息服務(wù)，滿(mǎn)足利用的一般性需求，但是它也存在著(zhù)數據容易丟失、載體不耐久等缺點(diǎn)，如果長(cháng)期以往只使用電子檔案的話(huà)，勢必在管理中存在一些問(wèn)題。紙質(zhì)檔案歷史由來(lái)已久，具有耐久性、易于長(cháng)時(shí)間保存等優(yōu)點(diǎn)，但同時(shí)也存在檢索緩慢、存儲密度小等問(wèn)題，如果一直以紙質(zhì)檔案的形式的話(huà)，會(huì )給相關(guān)人員造成一定的負擔。由此可見(jiàn)，在檔案的管理過(guò)程中，要將這兩種檔案形式進(jìn)行并存管理，才是符合發(fā)展需求的，那么，如何將這兩種形式進(jìn)行并存管理呢？本文提出以下幾個(gè)方面：

　　1、實(shí)現雙套歸檔制度。目前，有很多單位在文書(shū)管理管理工作中的文件形式都是以紙質(zhì)和電子的形式出現，對這兩種文件形式最好的處理辦法就是實(shí)現雙套歸檔制度，將這兩個(gè)不同形式的文件共同處于存儲和可以利用的狀態(tài)。在檔案管理中運用這一制度，可以在實(shí)際工作中根據梁總檔案實(shí)際的不同而做出相應不同的選擇。實(shí)踐證明，電子檔案的問(wèn)世，打破原有單一的紙質(zhì)檔案的模式，但是與此同時(shí)電子檔案也存在一定的局限性，因此就需要建立雙套歸檔的制度，以此來(lái)確保檔案的使用是既符合安全有序的規章制度，同時(shí)也能規范電子檔案與紙質(zhì)檔案的管理制度，是做好信息時(shí)代下的電子檔案與紙質(zhì)檔案管理的好辦法。

　　2、優(yōu)勢互補管理。信息時(shí)代下的紙質(zhì)檔案與電子檔案之間并存管理，是需要二者在互相借鑒中各自發(fā)揮自己的長(cháng)處，避免自己的短處，實(shí)現更好的管理。由于會(huì )受到信息技術(shù)、計算機技術(shù)等因素的影響，電子文件的安全性無(wú)法得到確切的保證，就需要紙質(zhì)檔案作為重要的備份加以保存，因此紙質(zhì)檔案與電子檔案之間并共存的局面是符合發(fā)展要求的。而需要注意的一點(diǎn)就是，當今形式下，檔案管理主要以電子檔案為主，紙質(zhì)檔案起到輔助作用，這就要求工作人員有效、巧妙的利用兩種文件的特點(diǎn)實(shí)現優(yōu)勢互補的管理。

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