紙質(zhì)檔案和電子檔案分別有哪些優(yōu)點(diǎn)

　　檔案具有歷史再現性、知識性、信息性、政治性、文化性、社會(huì )性、教育性、價(jià)值性等特點(diǎn)，其中歷史再現性為其本質(zhì)屬性，其他特點(diǎn)為其一般屬性。因此，可將檔案的定義簡(jiǎn)要地表述為：檔案是再現歷史真實(shí)面貌的原始文獻。以下是小編為大家整理的紙質(zhì)檔案和電子檔案分別有哪些優(yōu)點(diǎn)相關(guān)內容，僅供參考，希望能夠幫助大家！

　　一、電子檔案和紙質(zhì)檔案比較的優(yōu)勢分析

　�。ㄒ唬╇娮訖n案的可分享性。紙質(zhì)檔案一般只有一份或者幾份，數量非常少，而且只能在同一個(gè)地點(diǎn)觀(guān)看。這對于文件的傳輸是非常不利的。如果另一個(gè)距離較遠的地方的人需要了解這份紙質(zhì)文件，只有兩種方法：一種是遠距離的人乘坐交通工具來(lái)到紙質(zhì)文件所在地，另一種是通過(guò)郵寄紙質(zhì)文件。顯然這樣會(huì )浪費大量的時(shí)間，人力物力。而且很大一部分的紙質(zhì)絕密檔案是不允許被郵寄的。郵寄的途中很有可能會(huì )造成文件的損壞或者丟失。但是電子文件則可以在不同的時(shí)間，不同的地點(diǎn)同時(shí)被很多人看到。一方面可以打破人數的限制，同時(shí)被很多人看到，無(wú)形當中增加了檔案的利用價(jià)值和利用效率。另一方面打破了紙質(zhì)檔案只能在同一場(chǎng)所觀(guān)看的限制。觀(guān)看者可以通過(guò)多種方式進(jìn)行遠距離觀(guān)看。我們國家之前的文物檔案都是采用紙質(zhì)書(shū)面的形式，而且人們只能通過(guò)去博物館才能看到文物，我們國家每個(gè)地區幾乎都有博物館，而且擁有五千年歷史，文物數不勝數。遠距離、時(shí)間少限制著(zhù)很多對文物對歷史有著(zhù)濃厚興趣的人。于是現在更多的博物館開(kāi)始采用電子檔案以及線(xiàn)上觀(guān)看、查詢(xún)的方式。高科技的發(fā)展使得資源可以更加有效地分享。

　�。ǘ�）電子檔案的不易失真性和經(jīng)濟環(huán)保性。紙質(zhì)的檔案隨著(zhù)時(shí)間的增加和閱讀次數的增加會(huì )受到不同程度的損壞，字跡也會(huì )越來(lái)越老化，難以長(cháng)時(shí)間保存。高溫高濕等環(huán)境因素均可促進(jìn)紙張發(fā)生水解，同時(shí)也可使字跡材料發(fā)生擴散、洇化。而且意外事件的發(fā)生也極有可能會(huì )使珍貴的檔案材料毀于一旦，比如火災。但是電子檔案卻可以進(jìn)行多個(gè)備份，而且數字化檔案不會(huì )因為重復性利用而失效，我們可以進(jìn)行無(wú)數次的打印、下載和傳輸。紙質(zhì)檔案需要大量的紙張，而且檔案工作人員需要花費大量的時(shí)間精力對紙質(zhì)檔案進(jìn)行拆釘、裝訂和搬運。我國雖然地域廣闊，樹(shù)木眾多，但是人均資源并不多。這是我們每個(gè)人都知道的常識。每年保存檔案所消耗紙質(zhì)的數量是十分龐大的，這顯然是不符合建立資源節約型，環(huán)境友好型社會(huì )的。增加電子檔案的使用可以很大程度上減少紙質(zhì)檔案的使用，保護環(huán)境。當一份文件需要傳送給多個(gè)人的時(shí)候，只需要通過(guò)郵件、文檔等方法即可，而不再需要大量的復印。

　�。ㄈ�）電子文檔的多樣性和趣味性。紙質(zhì)文檔的形式比較單一，只可以通過(guò)文字的描寫(xiě)來(lái)表達。在書(shū)寫(xiě)的過(guò)程中很容易出錯。在觀(guān)看文檔的時(shí)候我們經(jīng)常會(huì )看到潦草的字跡，很難認清。如果經(jīng)過(guò)較長(cháng)的時(shí)間，是很難求證的。電子檔案的錄入相對于紙質(zhì)檔案來(lái)說(shuō)速度比較快，字跡工整，出錯后方便修正。電子文檔在錄入時(shí)形式是多樣性的，不只是單一的文字形式。還可以采用多種圖形比如柱狀圖、餅狀圖、條形圖等來(lái)進(jìn)行統計。另外電子檔案可以將相關(guān)物品的圖片放入檔案中，達到圖形和文字的統一。有了電子文件可以更方便快速地對文件信息進(jìn)行分類(lèi)、統計、匯總、打印、復制等，更好地滿(mǎn)足利用者的各種需求。當圍繞一個(gè)專(zhuān)題對檔案進(jìn)行匯編時(shí)，電子文件比手工編輯更快速，加工更方便。

　　二、紙質(zhì)檔案和電子檔案的優(yōu)勢比較分析

　�。ㄒ唬┘堎|(zhì)檔案的不易篡改性和丟失性。電子檔案對于電腦高手或者可以接觸到檔案的相關(guān)人員來(lái)說(shuō)是極其容易侵入并且進(jìn)行篡改的，而且電子檔案篡改后不留痕跡，是非常難以被發(fā)現和識別的。紙質(zhì)檔案不容易被篡改，被篡改后會(huì )留下相應的痕跡，是非常容易被發(fā)現和辨別的。而且紙質(zhì)的檔案具有獨一無(wú)二性，可以通過(guò)字跡等來(lái)進(jìn)行相應的辨別。同樣，一份歷經(jīng)時(shí)間越久的檔案也就顯得愈加珍貴。電子檔案的不穩定性更加明顯，遇到計算機病毒或者計算機故障的情況，如果沒(méi)有及時(shí)備份是十分嚴重的。保存電子檔案的U盤(pán)、光盤(pán)、磁盤(pán)一旦受到外界強磁干擾，或因存儲庫房的溫濕度的變化，都會(huì )導致檔案內容的丟失和損壞。電子檔案的查閱需要計算機等相關(guān)的設備和知識，而紙質(zhì)檔案方便快捷。同時(shí)電子檔案的容易篡改性、拷貝性使得它的真實(shí)性容易受到質(zhì)疑，相比紙質(zhì)檔案更有說(shuō)服力。

　�。ǘ�）紙質(zhì)檔案的安全性。有些檔案是絕密的，有些檔案是關(guān)系著(zhù)國家安全的，有些檔案是關(guān)系公民個(gè)人隱私的。但是電子檔案的安全性遠遠不如紙質(zhì)檔案。對于網(wǎng)絡(luò )上的一些高手來(lái)說(shuō)，侵入各個(gè)系統的電腦并非不可能。電腦技術(shù)日新月異，每個(gè)國家都在飛速進(jìn)步。如果想保證電子檔案的安全性，我們必須不斷地提高相關(guān)的技術(shù)，防止國家機密的外泄。

　　【拓展內容】

　　加強電子檔案的管理和做好電子檔案的利用

　　電子檔案，是指具有保存價(jià)值的已歸檔的電子文件及其相關(guān)資料。當前，在日常工作中，電子檔案的數量呈現逐年遞增的現象，對于電子檔案的管理工作成為檔案管理部門(mén)面對的一個(gè)重要課題。隨著(zhù)信息技術(shù)的快速發(fā)展，檔案管理的電子化程度雖然已有所提高，但由于管理理念、管理方法、管理手段等的不同，其中的問(wèn)題也日漸顯現。加強和做好電子檔案管理的目的，就是為了更準確、更完整、更可靠地利用電子檔案。本文從電子檔案的管理入手，分析了電子檔案的主要利用途徑，指出了做好電子檔案管理的若干措施。

　　一、電子檔案使用的主要途徑

　　電子檔案具有快捷、方便的特點(diǎn)，與傳統的紙質(zhì)檔案相比，其查全率和查準率是紙質(zhì)檔案無(wú)法可比的。然而，電子檔案的利用必須建立在相對應的信息技術(shù)基礎之上，而且還需要發(fā)揮管理的軟功能才能充分展示其優(yōu)越性。當前，關(guān)于電子檔案的利用，其途徑主要有三種：提供拷貝、通信傳輸和直接利用。

　　1.提供拷貝�？截愂请娮訖n案使用的第一途徑，目的是向使用者提供檔案的原始狀態(tài)，確保其使用過(guò)程中的權威性。作為檔案部門(mén)，當向利用者提供載體拷貝時(shí)，應將文件轉換成通用標準文檔存儲格式，由利用者自行解決恢復和顯示的軟硬件平臺。當利用者不具備利用電子文件的軟硬件平臺時(shí)，也可向這些用戶(hù)提供打印件或縮微品。

　　2.通信傳輸。通信傳輸可以解決使用者無(wú)法到達檔案所在地的難題，而且可以節省時(shí)間和財力，是電子檔案在使用中的一個(gè)重要方式。所謂通信傳輸，即用網(wǎng)絡(luò )傳輸電子檔案，在不同的館際之間，可以實(shí)現檔案資源互相交流，以及向相對固定的查檔單位提供檔案資料，可以通過(guò)點(diǎn)對點(diǎn)轉換數字通信或互聯(lián)網(wǎng)絡(luò )來(lái)實(shí)現。

　　3.直接利用。直接利用指的是利用檔案部門(mén)或另一檢索機構的電腦，在檔案部門(mén)的網(wǎng)絡(luò )上直接查詢(xún)。直接利用的特點(diǎn)是可為利用者提供技術(shù)支持，也可使更多的讀者同時(shí)利用同一份電子檔案。這一方法的可能性，取決于檔案館網(wǎng)絡(luò )系統中可供直接利用的信息資源的多少。

　　二、加強電子檔案管理的重要意義

　　電子檔案對于大部分的單位和部門(mén)來(lái)說(shuō)，還是一個(gè)新鮮事物，加強對電子檔案的管理意義重大。作為檔案管理工作者，做好電子檔案的管理，從理念上說(shuō)，要求我們必須完成由傳統的管理模式向現代化管理模式的轉變。下面，我們將就加強電子檔案管理的重要意義進(jìn)行分析。

　　1.加強電子檔案管理，有利于節省人力物力。？在傳統檔案管理中，由于檔案工作的特殊性，特別是一些易破碎的檔案資料，一般需要大量的人財物力才能夠更好地保管，而且還不可避免地存在損壞的風(fēng)險。然而，計算機及其網(wǎng)絡(luò )的出現，不但為歸檔提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快速途徑，免除了立卷歸檔、檢索查找的困難，減輕了工作人員的勞動(dòng)強度，提高了歸檔質(zhì)量和檢索速度，有利于節省大量的人力物力。檔案管理工作實(shí)現電子化以后，就可把按“卷”立卷歸檔，改為按“件”整理歸檔，大大提高了檔案管理的工作效率。？

　　2.加強電子檔案管理，有利于提高服務(wù)質(zhì)量。？檔案管理的目的是為使用者提高便捷高效的服務(wù)，加強電子檔案管理，資源信息實(shí)現電子化，有利于提高檔案管理的服務(wù)質(zhì)量。電子檔案的特點(diǎn)是實(shí)物資料的信息化，大量的原始檔案可以集中在計算機存儲介質(zhì)中，通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行傳播，這可以使得用戶(hù)在查閱時(shí)可以實(shí)現對海量信息的快速篩選。加強電子檔案的管理，為讀者提高高質(zhì)量的服務(wù)，要求我們必須拓寬知識面，努力學(xué)習新技術(shù)，增長(cháng)技能，提高駕馭現代化技術(shù)的能力，使檔案管理工作發(fā)揮出應有的社會(huì )效益和經(jīng)濟效益。

　　3.加強電子檔案管理，有利于滿(mǎn)足多樣化需求。 隨著(zhù)社會(huì )的進(jìn)步，越來(lái)越多的使用者對檔案的多樣性提出了要求，他們不但要看原始的文字資料，更要看原始的圖像、視頻等資料，而傳統的檔案模式已經(jīng)無(wú)法滿(mǎn)足這一需求。電子檔案因為對信息保存的多樣性，逐漸成為了滿(mǎn)足使用者多樣化需求的主要解決方案。檔案利用需求的多樣性，與社會(huì )發(fā)展水平和人們生活的文明程度有著(zhù)密切的聯(lián)系，隨著(zhù)社會(huì )發(fā)展和科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，檔案工作的服務(wù)對象和檔案利用需求都會(huì )發(fā)生變化，表現出一定的動(dòng)態(tài)性，加強電子檔案的管理，有利于滿(mǎn)足這一多樣化需求。

　　三、做好電子檔案管理和利用的主要措施

　　由于電子檔案提供利用方式的多樣化與所依賴(lài)技術(shù)的多樣化，導致利用工作的復雜性。因此，加強電子檔案的利用管理是十分重要的工作，需要多方面的密切配合，并從多個(gè)角度展開(kāi)工作。

　　1.建立檔案利用制度，整合各類(lèi)檔案資源。 要建立檔案利用審批制度，相關(guān)人員需要查閱和利用檔案時(shí)，必須獲得檔案主管領(lǐng)導的審批，還要建立檔案利用管理制度，檔案收藏部門(mén)可利用網(wǎng)絡(luò )技術(shù)來(lái)進(jìn)行檔案收集管理活動(dòng)，使檔案收集更為及時(shí)，保證電子檔案的及時(shí)更新，更好的滿(mǎn)足電子檔案利用者的需求，并做到電子檔案利用和紙質(zhì)檔案利用互補，整合檔案資源來(lái)創(chuàng )新檔案管理模式，實(shí)現電子檔案需求利用質(zhì)的飛躍。

　　2.規范檔案利用方式，避免不可挽回損失。 電子檔案的利用不能夠無(wú)原則，應該根據利用者的情況而定，并且依據電子檔案內容的密級層次進(jìn)行有效管理。一般情況下，對內容不是完全開(kāi)放的電子檔案，不宜用拷貝的方式提供使用，對這類(lèi)文件瀏覽的過(guò)程必須在有效的監控下進(jìn)行。采用網(wǎng)絡(luò )方式提供利用時(shí)，有密級的信息內容應進(jìn)行加密處理，并對所使用的“密鑰”進(jìn)行定期或不定期的更改，避免由于誤操作所帶來(lái)的不可挽回的損失。

　　3.建立“雙套制”模式，確保重要信息完整。 所謂“雙套制”，指的就是電子檔案和紙質(zhì)檔案同時(shí)提交保存歸檔�！半p套制”管理模式對檔案工作者提出了新的挑戰，要求檔案人員要緊跟時(shí)代步伐，掌握現代信息技術(shù)，熟練運用電腦及現代通訊技術(shù)，否則就無(wú)法介入文檔的形成和保管。另外，“雙套制”所面臨的問(wèn)題，主要是哪些檔案應該實(shí)行“雙套制”，哪些不應該實(shí)行“雙套制”。只有根據各個(gè)檔案的內容特點(diǎn)采取相適宜的管理方法，有選擇性地實(shí)行“雙套制”管理，才不會(huì )造成人、財、物力的浪費，并且實(shí)現對重要信息的完整保存。

　　4.加強工作人員管理，提高檔案保護意識。電子檔案由于提供利用方式的多樣化與所依賴(lài)技術(shù)的多重化，導致了利用工作的復雜化。因此，必須加強對檔案管理工作人員的管理，從思想上認識到檔案管理工作的重要性，從技術(shù)上確保檔案管理工作的安全性，達到既能使電子檔案信息最大限度的被利用，又能使這些資源得到可靠、安全、有效的保護�？傊�，必須提高電子文件的制作者和管理人員的責任心，使他們養成忠于職守、認真負責、精益求精的工作態(tài)度，這是保證電子文件原始性、真實(shí)性的根本措施。

　　現代社會(huì )正在跨入“信息時(shí)代”，網(wǎng)絡(luò )技術(shù)的廣泛利用會(huì )產(chǎn)生越來(lái)越多的電子檔案。電子檔案的歸檔、保管與利用，是一項極其重要而復雜的工作。為了適應電子檔案工作需要和檔案事業(yè)發(fā)展，電子檔案的管理與利用著(zhù)眼點(diǎn)要高，立足點(diǎn)要實(shí)，要符合本單位的客觀(guān)實(shí)際，順應其規律，加強科學(xué)管理，確保電子檔案能夠安全可靠地處于可準確提供利用的狀態(tài)，使其在社會(huì )生活中發(fā)揮更大的作用。

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