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紙質(zhì)檔案和電子檔案有什么區別

時(shí)間:2024-08-02 11:10:33 檔案 我要投稿
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紙質(zhì)檔案和電子檔案有什么區別

  一般,檔案是指人們在各項社會(huì )活動(dòng)中直接形成的各種形式的具有保存價(jià)值的原始記錄。以下是小編為大家整理的紙質(zhì)檔案和電子檔案有什么區別相關(guān)內容,僅供參考,希望能夠幫助大家!

  一、歸檔

  把辦理好的文件整理立卷,定期交到檔案部門(mén)就為紙質(zhì)檔案的歸檔。

  電子檔案的歸檔比紙質(zhì)檔案要復雜,歸檔方法包括物理歸檔和條理性的歸檔。

  條理性的歸檔方式,是通過(guò)信息設備把電子檔案中的地址存儲在網(wǎng)絡(luò )設備中的相關(guān)存儲設備當中,檔案部門(mén)記錄的是歸檔的電詳細來(lái)源,由信息設備直接查閱該電子檔案。條理性的歸檔方式對信息設備的要求非常之高,需要高超的技能、相關(guān)業(yè)務(wù)及信息設備的具體條件,要具備十分嚴謹的管理方式及穩定的網(wǎng)絡(luò )系統環(huán)境。

  物理歸檔就是將電子檔案采取脫機備份,移交到檔案部門(mén),實(shí)行脫機保存。

  二、整理

  把需要加以整合的檔案整理到位就為檔案的整理,加以組合、排序、區分、編目,形成一個(gè)完整的系統。根據檔案中的整體內容、地址來(lái)源、組成方式和時(shí)間等歷史信息進(jìn)行組合、區分、編目和排序。紙質(zhì)檔案的整理比較復雜化,基本是手工進(jìn)行操作,效率低且勞動(dòng)強度大。

  電子檔案的整理涵蓋兩個(gè)方面:排序和分類(lèi),建立數據庫。由于電子檔案能通過(guò)計算機系統進(jìn)行有效、迅速且全方位的整序,可以按照不同的需求,利用自動(dòng)化的系統對電子檔案加以自由的組合分類(lèi)。

  三、編目與審核

  編目紙質(zhì)檔案的方式記錄卷內文檔的有關(guān)目錄信息、將備考表編制完整、封面的整體編目以及編號等,最后形成完整的目錄。通過(guò)實(shí)際操作將這些目錄進(jìn)行審核。

  電子檔案在計算機的系統具備極強的推理功能和邏輯性,可以自行完成對提要、全文及文件名的處理,選取關(guān)鍵詞轉換成規范的分類(lèi)號和主題詞,進(jìn)而實(shí)現自動(dòng)標引,而電子檔案檢索是根據電子檔案的檢索系統,可提供出多種檢索的途徑,更能滿(mǎn)足用戶(hù)不同的檢索需求。

  四、保護中的差異

  載體壽命的差異

  纖維素的好壞會(huì )對紙張的質(zhì)量產(chǎn)生決定性的因素,在對檔案加以保護的過(guò)程當中,一定要把化學(xué)反應的所需條件解決,才能使紙質(zhì)檔案的整體質(zhì)量更高。

  電子檔案所用的設備是光碟和具備磁性的載體。光碟是通過(guò)激光來(lái)獲取并存儲信息,目前,光碟利用的記錄載體包含了,碲合金、碳鋁中的化合物、硒及部分在激光作用下產(chǎn)生變化的相關(guān)材料。而磁粉當中殘留下的的磁性化合物,是將信息記錄好的決定性因素,其會(huì )因外磁場(chǎng)的破壞而消磁或退磁。

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