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電子檔案信息安全的論文
一、加強電子檔案信息安全的重要性
電子檔案最主要的特點(diǎn)表現在其可以被重復利用，利用的形式主要有三種：拷貝、通信傳輸、直接利用。檔案部門(mén)也可將整理歸檔完畢的文件，通過(guò)管理軟件查詢(xún)系統，開(kāi)通網(wǎng)上借閱渠道，從而提高電子檔案信息的利用率，增加政務(wù)工作透明度，更好地為利用者提供服務(wù)。電子檔案的信息與載體相分離，其內容存儲的位置不是固定的，可以從一個(gè)載體轉換到另一個(gè)載體上，內容卻不發(fā)生任何變化，電子檔案通過(guò)網(wǎng)絡(luò )傳輸，具有極強的共享能力，因而也存在較大的安全隱患。
二、威脅電子檔案信息安全的主要因素
電子檔案信息與普通紙質(zhì)檔案相比，具有使用便利、傳輸方便、易于存儲等特點(diǎn)，但同時(shí)電子檔案也嚴重依賴(lài)于計算機和網(wǎng)絡(luò )設備，大多影響計算機和網(wǎng)絡(luò )設備安全的因素都將對電子檔案信息安全構成威脅。
2.1電子檔案形成過(guò)程中的安全問(wèn)題
館藏電子檔案形成的方式有多種，最常見(jiàn)的形成方式主要有紙質(zhì)檔案數字化轉換和電子文件歸檔兩種。大批量的紙質(zhì)檔案數字化轉換主要靠從事數字化工作的外包公司來(lái)完成。如果沒(méi)做好對外包公司背景、資質(zhì)等各方面情況的審查工作，這些公司就可能存在資質(zhì)不全、加工設備安全系數不達標、人員安全意識不高等隱患，導致加工過(guò)程中檔案的損壞、丟失及泄密，同時(shí)也對形成的電子檔案信息安全造成極大的影響。電子文件在歸檔過(guò)程中如果感染病毒、存放電子文件介質(zhì)質(zhì)量不合格等因素同樣也是威脅電子檔案信息安全的主要因素。
2.2電子檔案存儲過(guò)程中的安全問(wèn)題
在電子檔案形成之后，就會(huì )存儲到相應的存儲設備中，較為常用的存儲設備有硬盤(pán)、光盤(pán)等介質(zhì)，而這些存儲設備所處的環(huán)境將直接影響到電子檔案信息的安全。如果存放存儲設備的環(huán)境不符合要求，存放地點(diǎn)附近有強烈磁場(chǎng)、電場(chǎng)、高溫等，就會(huì )導致存儲設備損壞，以致電子檔案信息丟失。再者，若存儲電子檔案信息的計算機出現問(wèn)題，如受到計算機病毒攻擊也會(huì )使電子檔案信息安全受到威脅。除以上因硬件及其周邊環(huán)境因素對檔案安全不利之外，軟件方面如果設計不合理同樣存在隱患，如非公開(kāi)電子檔案與公開(kāi)電子檔案存放在同一數據庫中就極有可能造成非公開(kāi)電子檔案的泄密。
2.3電子檔案利用過(guò)程中的安全問(wèn)題
在利用過(guò)程中，電子檔案相比紙質(zhì)檔案具有檢索快捷、查詢(xún)效率高、不受地點(diǎn)限制等優(yōu)點(diǎn)。但在此過(guò)程中，電子檔案同時(shí)也面臨查詢(xún)終端及其網(wǎng)絡(luò )是否安全、計算機終端的使用是否規范合理等一系列安全問(wèn)題。如果電子檔案管理和利用的計算機網(wǎng)絡(luò )與其他網(wǎng)絡(luò )交叉混用，在利用檔案過(guò)程中就可能造成檔案信息數據的丟失。另外，若違規使用查詢(xún)檔案信息的計算機或其他終端，當成計算機終端感染病毒，計算機病毒有可能在電子檔案管理網(wǎng)絡(luò )中傳播，致使存放重要數據的服務(wù)器也受到病毒攻擊，電子檔案信息安全便得不到有效保障。
三、加強電子檔案的信息安全管理措施
信息尤其是開(kāi)放環(huán)境下的信息，都有被篡改甚至丟失的可能性，因此在電子檔案的收集、整理、鑒定、歸檔和使用等覆蓋檔案管理整個(gè)生命周期的各個(gè)環(huán)節中，應由安全機制確保電子檔案封裝、傳輸、整理、歸檔、保存和利用過(guò)程中的信息安全。這種安全機制既包括一套科學(xué)合理、嚴格的管理制度，又包括相關(guān)的技術(shù)，這兩個(gè)方面共同構成維護電子檔案“真實(shí)性”以及“健壯性”的必要條件，確保檔案管理每一個(gè)環(huán)節的可靠性和安全性。
3.1規范電子檔案歸檔和管理人員的管理
在電子檔案的整個(gè)體系中，電子檔案是基石，檔案管理信息化平臺是建立在基石上的高樓大廈，設計人員是大廈設計師，而基石奠基人正是檔案創(chuàng )建和管理人員。電子檔案是經(jīng)過(guò)人收集歸檔的，其整理、存儲、傳輸等過(guò)程都是在人的意識控制下進(jìn)行的，因此人為因素是電子檔案管理中不可忽略的重要方面。檔案管理人員應該具備的素質(zhì)包括品德良好、認真負責、作風(fēng)正派、專(zhuān)業(yè)能力，這就需要對電子檔案制作和管理過(guò)程中的人員進(jìn)行篩選。所以要打造一套科學(xué)的選拔和審查制度，并嚴格把關(guān)，這是從體系剛剛建立時(shí)就確保電子檔案可靠性最關(guān)鍵的一步。同時(shí)，人容易受到外界環(huán)境的影響，如果沒(méi)有監管，也將逐漸懈怠甚至可能變質(zhì)。所以對于電子文件制作和管理人員的管理，除了依靠審查制度，還須提出嚴格要求，明確具體的管理規范，這也是確保電子檔案原始性和真實(shí)性的重要措施。此外，還需要定期進(jìn)行培訓教育，不斷加強管理人員的責任意識，慢慢培養他們認真負責的工作態(tài)度，忠于職守的工作作風(fēng)，精益求精的業(yè)務(wù)能力。
3.2健全電子檔案全流程管理制度
電子檔案從電子文件生成到最后被開(kāi)發(fā)和利用，經(jīng)歷了很多中間環(huán)節，每一個(gè)環(huán)節對電子文檔的真實(shí)性和原始性都有可能產(chǎn)生影響，這就需要每一個(gè)中間環(huán)節職責清楚、制度明確、考慮周全。因此，盡早建立電子文件流程管理制度，在各方面明確職責，是非常重要的。例如，電子文檔剛一形成就應進(jìn)行收集、分類(lèi)整理，以防止分散的信息丟失。從電子檔案形成之初，就應該建立收集機制和嚴格的歸檔制度，并在收集和整理各個(gè)環(huán)節明確責任人，以確保電子檔案的原始性。跟紙質(zhì)文件相比，電子文件歸檔的范圍、內容、要求有所不同，必須針對這幾個(gè)方面做出明確說(shuō)明。而且歸檔過(guò)程中管理人員應對電子文件進(jìn)行鑒定，對于不符合電子檔案歸檔要求的，要有相對應的明確處理辦法，不能有含糊不清的地方，要做到有章可循，以防止對電子文件原始性和完整性造成不良影響。電子文件歸檔所使用的存儲載體要有完善的保護措施以確保存儲載體上電子文件的原始性和完整性，這既包括物理保護又包括數據保護。電子檔案的長(cháng)期保存需要移交和載體轉換，在移交和轉換的過(guò)程中也要采取措施以防信息丟失或者損壞。電子檔案要想方便快捷的被人們使用，就應該建立與電子檔案相匹配的信息化平臺，這樣才能實(shí)現其價(jià)值，但是信息化平臺的應用和對應的用戶(hù)是多種多樣的，這也會(huì )給電子檔案的管理增加不安全隱患，所以對于電子檔案的開(kāi)發(fā)利用環(huán)節也要加強管理。信息管理體系如圖2所示。
3.3建立電子檔案信息記錄系統
對于紙質(zhì)文件，確認其文件的原始性比較容易，因為紙質(zhì)文件形成時(shí)其內容和樣式特征也就隨之生成，一般不會(huì )再發(fā)生變化。但是電子文件原始性比較難以確認，這是由于歸檔時(shí)其存在形式可能不斷改變，比如格式會(huì )轉化，載體也需要轉換。這就要求每一份電子文件從收集、整理開(kāi)始就要進(jìn)行記錄，通過(guò)建立必要的記錄制度來(lái)記錄電子文件的管理和使用情況。這些記錄最終成為確認電子文件原始性的根據。檔案管理信息化平臺自身也應該有實(shí)時(shí)記錄功能，隨時(shí)將電子檔案需要保留的信息自動(dòng)記錄下來(lái)。這種原始性的“跟蹤記錄”可以證明電子檔案的可靠性。對于從收集、整理環(huán)節就在網(wǎng)絡(luò )系統四、結束語(yǔ)
總而言之，實(shí)現電子檔案的憑證作用涉及多方面的因素，它既取決于信息技術(shù)的發(fā)展、電子檔案管理水平的進(jìn)步以及有關(guān)法律法規的完善，而且要指定并執行一整套科學(xué)、合理、嚴格的管理制度，從電子檔案建立到應用的各個(gè)環(huán)節消除信息失真的隱患，這兩大方面都是實(shí)現電子檔案憑證作用的重要措施。辦公自動(dòng)化的普及，管理信息化平臺的應用，迫使傳統檔案管理工作與時(shí)俱進(jìn)，促使檔案工作從管理方式和管理手段上進(jìn)行一次徹底革命。有關(guān)部門(mén)在電子檔案信息化平臺的建設中，應認清形勢，采取切實(shí)措施，從工作重點(diǎn)到方式上轉變思路，從人才和技術(shù)力量上有所儲備，以從容而又積極地應對信息時(shí)代的挑戰。
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