用信息化實(shí)現文秘工作與檔案工作一體化

用信息化實(shí)現文秘工作與檔案工作一體化，是現代企業(yè)科學(xué)治理的必然趨勢。隨著(zhù)社會(huì )的發(fā)展、企業(yè)的進(jìn)步，在治理工作中新理念新技術(shù)逐步的推廣和普及，文書(shū)檔案成為綜合檔案里的重要組成部分，它的治理模式和方法也將發(fā)生進(jìn)一步的變化，從進(jìn)步文秘工作的質(zhì)量和文書(shū)檔案的計算機數據化處理以及快速、正確的利用文書(shū)檔案信息等方面，從而體現了文檔一體化的優(yōu)越性和科學(xué)性，給文檔工作者帶來(lái)一個(gè)新的定位。
　　
　　一、用信息化實(shí)現文檔一體化的好處
　　
　　用信息化實(shí)現文檔一體化，必須用OA與檔案數據庫治理系統往工作。將辦公系統中的文件內容用OA系統直接導進(jìn)檔案數據庫治理系統中來(lái)，直接變成檔案，對不能導的個(gè)別文件采取掃的辦法。即方便又省時(shí)、省力、還能達到減人提效的目的。避免綜合檔案治理員只知其表象，重復低質(zhì)勞動(dòng)。但要十分留意做好檔案利用權限的治理工作，我們所說(shuō)的“方便檔案利用者利用檔案”，是有特定含義的，是指在一定的時(shí)間內為某一部分人在可利用的某一部分檔案盡可能地提供方便，而對另一部分人要利用這部分檔案不僅不能提供方便而且要加以阻止，采取一定的辦法，用系統設置的可借閱和不可借閱、查詢(xún)范圍、回還日期等功能來(lái)實(shí)現，通過(guò)信息這條“高速公路”，來(lái)實(shí)現文秘工作與檔案工作一體化目標，充分發(fā)揮企業(yè)文書(shū)檔案信息資源的作用。
　　
　　二、從思想觀(guān)念和實(shí)踐理論兩個(gè)方面分析文檔一體信息化服務(wù)向縱深發(fā)展的障礙
　　
　　1.從思想觀(guān)念上分析。目前，文檔一體信息化服務(wù)并沒(méi)有取得理想的效果，辦公過(guò)程中引進(jìn)計算機治理系統，必然會(huì )對現行的體制產(chǎn)生影響，尤其是現行的手工文件處理方式已經(jīng)運行多年，也有一套完善制度和方法，機關(guān)工作職員也習慣了這種公文處理模式，一下子改變原有的工作方式和習慣，應用計算機進(jìn)行公文處理，會(huì )對某些領(lǐng)導干部和工作職員之間產(chǎn)生疑問(wèn)，妨礙辦公治理系統的應用，因此做好宣傳工作，轉變觀(guān)念同一熟悉，是推行辦公自動(dòng)化的必要條件，而有的企業(yè)單位固然投進(jìn)計算機不少，但對于辦公自動(dòng)化概念的宣傳和理解產(chǎn)生了誤區，過(guò)于片面夸大辦公過(guò)程的自動(dòng)化，這是不可取的。
　　2.從實(shí)踐理論上分析。到目前為止，很多企業(yè)的文秘工作與檔案工作還在實(shí)行分快治理制。這種體制從某種程度上卻有意無(wú)意的拉大了文秘工作與檔案工作的間隔。負責文秘工作的職員檔案意識淡薄，只考慮當前的工作，檔案工作職員墨守成規也很少考慮文秘工作，導致二者在銜接過(guò)程中出現很多脫節，出現諸多不規范的現象，這直接影響了企業(yè)文書(shū)檔案的建檔質(zhì)量。下面筆者談一下好多企業(yè)檔案建檔過(guò)程中碰到的種種題目
　　一是版面記錄不全，附件不規范。在日常檔案治理中經(jīng)常碰到回檔文件只有主題詞而無(wú)抄送抄發(fā)單位，不標明印發(fā)部分和發(fā)文時(shí)間，甚至沒(méi)有版記，尤其是主題詞的選用不正確或自擬自編，給文件規回檔擬寫(xiě)案卷標題增加了操縱難度。有的“附件”字樣標識不當，正文和附件的名稱(chēng)、序號不一致，附件單獨裝訂時(shí)不標識正文字號和排列序號，嚴重影響著(zhù)公文的規范立卷和規范回檔。二是原始稿件不全，編號不規范�；貦n時(shí)發(fā)現只有定稿，缺了原稿或修改稿，公文編號差錯，鉛筆或圓珠筆撰寫(xiě)，不經(jīng)過(guò)復印就用傳真原件回檔，短期內字跡就變得模糊不清，既不符合立卷回檔的要求，又影響了檔案的質(zhì)量和存檔價(jià)值，使檔案的真實(shí)性難以保障。三是紙張不達標，裝訂不規范。相當一部分單位還在繼續延用過(guò)往的16開(kāi)型紙。大小16開(kāi)混用現象尤為突出，搞的文件大小還不一致，造成裝訂中發(fā)生掉頁(yè)、漏頁(yè)、壓字等題目，使檔案的美觀(guān)性和完整性都受到一定影響。四是文種使用不當，辦理程序不規范。出現“決定”和“意見(jiàn)”不分，“通知”和“通告”混用，“請示”和“報告”不分，“報告”中夾雜著(zhù)“請示”的內容，有的甚者把兩個(gè)文種合二為一為“請示報告”，越級行文，越級簽發(fā)，有校對無(wú)復核，不登記就印發(fā)等無(wú)序現象，從而為正確回檔留下了后患。 　　 三、進(jìn)步企業(yè)文書(shū)檔案質(zhì)量的對策及建議
　　
　　文秘工作和檔案工作銜接的主體主要是公文，公文是文秘工作的主要產(chǎn)品，檔案資料又主要來(lái)源于公文，公文是檔案的前身。公文質(zhì)量的好壞直接影響著(zhù)檔案的質(zhì)量，換句話(huà)說(shuō)沒(méi)有高質(zhì)量的公文就不會(huì )有高質(zhì)量的檔案。高水平的檔案治理是建立在規范處理公文的基礎之上。下面筆者結合自己多年的工作實(shí)際，提出幾點(diǎn)建議。
　　一是組織機構合并，培養文檔工作者�！拔臋n一體化”的實(shí)質(zhì)是把現代文秘工作和檔案治理工作從組織制度中真正交融在一起。文秘職員的頭腦中必須要有“檔案意識，同時(shí)要站在對歷史負責高度上來(lái)保證檔案的質(zhì)量，來(lái)減少檔案部分工作程序，避免無(wú)謂的重復勞動(dòng)，使文檔工作流程科學(xué)化、公道化。二是明確部分職責，檔案立卷前移�！拔臅�(shū)部分立卷”是《中華人民共和國檔案法》已經(jīng)明確了的基本制度。文秘職員要按照《國家行政機關(guān)公文處理辦法》的要求，對辦理完畢的文件材料，應由文秘職員集中同一保管，根據立卷的原則和方法及時(shí)編寫(xiě)“案卷類(lèi)目”，“及時(shí)整理（立卷)、回檔”，使文件的立卷工作日�；�。會(huì )議文件應該在會(huì )前收集材料，會(huì )后及時(shí)立卷回檔，切忌拖拉積存。聯(lián)合辦理的公文，原件由主辦單位進(jìn)行分門(mén)別類(lèi)的治理，要及時(shí)收集回檔，協(xié)辦單位只保存復印件或副本，既方便平時(shí)查閱，又利于年終立卷。當碰到工作職員因故調離工作崗位時(shí)，主管單位要負責將本人暫存、借用的公文材料，按照有關(guān)規定全部及時(shí)進(jìn)行清交，確保檔案材料的完整性。三是強化制度建設，實(shí)現全過(guò)程治理。建立有效的治理制度和工作程序，嚴格按照規范程序辦理公文，要樹(shù)立質(zhì)量治理意識，這是“全過(guò)程治理”的條件。文秘職員要有質(zhì)量第一觀(guān)念。要嚴格執行公文行文規則，嚴格審核簽發(fā)制度，審核簽發(fā)手續是否完善、附件是否齊全、格式是否規范，印制后發(fā)送前應再次進(jìn)行復核。
　　制定嚴格的質(zhì)量標準。對要修改實(shí)質(zhì)內容，則應該按程序復審。在公文用紙紙型、幅面尺寸、裝訂要求等技術(shù)指標上也要嚴格按《國家行政機關(guān)公文格式》標準把握。要正確選用主題詞，自覺(jué)保存原稿或修改稿，不用鉛筆或圓珠筆撰寫(xiě)或修改公文，傳真件要經(jīng)過(guò)復印后再回檔，保證檔案文件的質(zhì)量和存檔價(jià)值。四是適當投進(jìn)，進(jìn)步職員裝備和技術(shù)水平。在建立一支有較強的政治覺(jué)悟和專(zhuān)業(yè)技術(shù)水平的優(yōu)秀文檔工作者隊伍的同時(shí)，要配置“文檔一體化”計算機治理系統，這是實(shí)現“全過(guò)程治理”的關(guān)鍵。依靠這一系統，一次輸進(jìn)，多次輸出，從而會(huì )使文檔實(shí)體天生一體化，治理一體化，利用一體化，規范一體化，用信息化實(shí)現文秘工作與檔案工作一體化，從源頭上進(jìn)步煤炭企業(yè)檔案質(zhì)量。
　　
　　四、征得領(lǐng)導重視和工作職員的支持
　　
　　信息化固然成為整個(gè)社會(huì )的共叫，但要實(shí)現文檔一體化必須要上下達成共叫才能實(shí)現，由于較高的用度、相關(guān)知識的匱乏等，都會(huì )造成和產(chǎn)生文檔一體化的盲區。所以要采取積極有效的措施，通過(guò)宣傳媒體的宣傳，轉變領(lǐng)導及辦公職員的觀(guān)念，從而才會(huì )使現代文檔工作有一個(gè)便捷的信息化平臺和暢通的互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境。及早實(shí)現辦公自動(dòng)化。
　　總之，隨著(zhù)社會(huì )信息化建設步伐的不斷推進(jìn)，企業(yè)文檔工作也要不斷發(fā)展，為了更好的做好企業(yè)文檔工作，盡早實(shí)施文檔一體化，借助文檔一體化會(huì )十分方便地查到所需要的文檔目錄原文，改變以往利用者必須到檔案室才能查閱檔案狀況。因此，企業(yè)黨政辦公室應捉住當前有利機遇，克服畏難情緒，努力工作，積極創(chuàng )造條件，早日實(shí)現文秘工作與檔案工作一體化，從源頭上來(lái)進(jìn)步文書(shū)檔案質(zhì)量。

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