淺談企業(yè)檔案信息化治理

隨著(zhù)信息社會(huì )的到來(lái)，信息與信息技術(shù)在國民經(jīng)濟和社會(huì )發(fā)展中扮演了越來(lái)越重要的角色。檔案基礎業(yè)務(wù)建設的重心也開(kāi)始向信息化、現代化轉移。2002 年，中心發(fā)出大力加強企業(yè)治理信息化建設的要求，并提出具體工作目標，旨在推動(dòng)企業(yè)治理信息化建設的健康發(fā)展，進(jìn)步企業(yè)治理水平和市場(chǎng)競爭力。企業(yè)檔案信息化建設是國民經(jīng)濟和社會(huì )信息化的重要組成部分，是當今檔案資源開(kāi)發(fā)利用和檔案事業(yè)發(fā)展的大趨勢，對于推動(dòng)國民經(jīng)濟和社會(huì )信息化具有非常重要的戰略意義和歷史意義。
　　
　　一、信息化時(shí)代企業(yè)檔案工作的新變化
　　
　　企業(yè)檔案是企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、治理等各項活動(dòng)的真實(shí)記錄，是企業(yè)開(kāi)展各項工作的基礎信息，是企業(yè)資產(chǎn)的重要憑證和依據。企業(yè)檔案信息化是運用現代網(wǎng)絡(luò )技術(shù)、信息技術(shù)和通訊技術(shù)，將檔案轉化為一種信息資源，在企業(yè)內部充分實(shí)現資源共享，為企業(yè)生產(chǎn)提供更好、快速、高效、便捷的服務(wù)。信息時(shí)代的企業(yè)檔案工作與傳統的檔案治理相比，內涵和外延、方式和方法都在發(fā)生新的變化。
　　(一)企業(yè)檔案載體豐富多彩
　　過(guò)往傳統意義上檔案主要是文書(shū)檔案，隨著(zhù)新技術(shù)、新材料在辦公領(lǐng)域的廣泛應用，特別是辦公自動(dòng)化的逐步推廣，電子文件、聲像檔案、電子圖紙作為新型的檔案載體，以其快捷的辦文進(jìn)度和傳遞速度表現出紙質(zhì)檔案無(wú)可相比的上風(fēng)。人們不再以單一的文字形式而是以文字、圖片、聲像等多種形式記錄人類(lèi)活動(dòng)的情況與信息，并將它們轉變?yōu)殪o止的記錄符號。計算機輔助技術(shù)的應用使企業(yè)在工程設計、施工和產(chǎn)品研發(fā)、生產(chǎn)中，形成以反映二維繪圖、三維仿真模擬設計的文字、圖形、聲音、圖像等多媒體信息，常見(jiàn)的紙質(zhì)、照相膠片、磁帶、光盤(pán)、軟磁盤(pán)等都成為作為檔案信息載體。人們不再受時(shí)間、地點(diǎn)的限制進(jìn)行工作，并且利用計算機和信息網(wǎng)絡(luò )的有機結合，使檔案資源的形成方式出現了載體多樣化的變化。
　　(二)檔案工作手段發(fā)生改變
　　現在的檔案工作平臺在變寬，不再是過(guò)往那種穿針引線(xiàn)的方法，檔案工作的手段發(fā)生了質(zhì)的奔騰。在今天信息化的背景下，檔案信息開(kāi)發(fā)與利用，以前所未有的手段，在前所未有的范圍，充分利用現代工具，發(fā)生或正在發(fā)生著(zhù)深刻變化。檔案部分建立了自己的網(wǎng)站，檔案館配備了現代設備，采用計算機治理，鼠標一點(diǎn)，一覽無(wú)余，為我們提供了極有利的工作條件。
　　(三)檔案治理職能進(jìn)一步強化
　　信息化時(shí)代，檔案部分的潛伏功能不斷得到發(fā)揮，不論是宏觀(guān)上的檔案事業(yè)治理，還是微觀(guān)上的具體業(yè)務(wù)，其社會(huì )職能都大大拓展。以往的企業(yè)檔案工作者往往以參加科研產(chǎn)品鑒定、重要設備開(kāi)箱及重要建設項目、技術(shù)改造竣工驗收的身份做為對其企業(yè)檔案的監視、指導和接收,但今天企業(yè)檔案職員假如不積極參與文件的形成和保管過(guò)程，則很難把握到企業(yè)信息的核心部分，甚至接收不到檔案。因此，無(wú)時(shí)無(wú)刻不在產(chǎn)生的電子文件、電子圖紙使企業(yè)檔案工作者不能坐等檔案的最后形成與回檔，他們必須在產(chǎn)生電子文件的源頭就行使檔案的監視指導職能,參照國家有關(guān)文件制定出本企業(yè)的《電子文件治理辦法》，提請企業(yè)信息集成系統的編制職員在其系統的設計和運行過(guò)程中加進(jìn)電子檔案文件的鑒定、回檔、保存、利用等檔案治理內容。此外，企業(yè)檔案工作者要對檔案信息產(chǎn)生的來(lái)源、信息共享的需求保持高度敏感，要經(jīng)常動(dòng)腦筋、想辦法往收集信息，緊密結合企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、改革發(fā)展的實(shí)際及社會(huì )的發(fā)展趨勢，有計劃地對電子文件信息資源進(jìn)行開(kāi)發(fā)、加工，并轉化、制作成信息產(chǎn)品，為企業(yè)生產(chǎn)建設提供信息化服務(wù)。
　　(四)檔案信息需求利用廣泛
　　以往，信息資源由于受量少、零散、形式單一、內容專(zhuān)門(mén)化的制約，不能適應人們對各類(lèi)信息和歷史依據日益迫切的需求。而今，隨著(zhù)科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，信息資源已呈現出量大、系統、形式多樣、內容真實(shí)豐富的現狀。企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、科研和建設以及其他行政治理，從內容到形式已變得多種多樣，對信息資源的依靠性也越來(lái)越大。同樣，也由過(guò)往對檔案信息的單一需求，轉化為對檔案、現行文件、圖書(shū)、情報檢索資料的綜合需求。隨著(zhù)企業(yè)信息化建設的不斷推進(jìn)，注重信息的時(shí)效性，通過(guò)信息系統、信息網(wǎng)絡(luò )獲得各種可利用的信息資源，并及時(shí)、正確地應用于企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的全過(guò)程，已成為企業(yè)信息化建設的主旋律。因此，被動(dòng)的、手工式的提供利用方式必然逐步被主動(dòng)的、現代化的服務(wù)方式所代替。
　　(五)檔案職員素質(zhì)要求進(jìn)步
　　檔案治理職員的綜合素質(zhì)，直接影響著(zhù)檔案業(yè)務(wù)工作的效率、水平和質(zhì)量，對發(fā)揮檔案資料整體效能有著(zhù)不可替換的作用。隨著(zhù)計算機技術(shù)的成熟和普及，數據標準化工作的完善以及辦公自動(dòng)化設備的應用，新載體形態(tài)方式的公文的大幅增加，機讀型、縮微型、視聽(tīng)型檔案資源大量涌現，深刻影響著(zhù)企業(yè)檔案工作隊伍結構及檔案職員知識結構的變化，對檔案治理職員的政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)提出了更高的要求，檔案治理職員既要有高度的工作責任感，良好的職業(yè)道德，辦事細心的工作態(tài)度，樂(lè )于奉獻的工作精神，又要有扎實(shí)的檔案治理的理論知識、科技知識，尤其是運用現代化科技手段和先進(jìn)的治理方法治理檔案的基本技能。概括來(lái)說(shuō)就是：政治過(guò)硬，道德高尚；知識廣博，業(yè)務(wù)精良；嚴謹求實(shí)，開(kāi)拓創(chuàng )新；肯定自我，善于公關(guān)。
　　
　　二、強化企業(yè)檔案信息化治理的思路
　　
　　目前我國企業(yè)的檔案信息化建設還處在探索和發(fā)展階段，信息化治理的上風(fēng)未能充分發(fā)揮，因此，在很多方面還存在著(zhù)這樣或那樣的題目，已不能完全適應信息技術(shù)發(fā)展對檔案工作的新要求。因此，檔案工作必須適應新形勢，迎接新挑戰，開(kāi)創(chuàng )新局面，全面推進(jìn)企業(yè)檔案信息化建設。
　�。ㄒ唬┘訌姍n案工作領(lǐng)導，增強檔案信息意識
　　檔案信息化建設是新時(shí)期檔案部分的一項基礎性工作，是檔案工作向現代化邁進(jìn)的必由之路，是檔案工作實(shí)現歷史與未來(lái)有機鏈接的戰略之舉。企業(yè)領(lǐng)導者的檔案治理的信息化意識水平直接決定了企業(yè)檔案信息化建設以及信息化的深度和廣度。為此，作為企業(yè)的領(lǐng)導者，應切實(shí)把企業(yè)檔案信息化建設擺上議事日程，從建設一流企業(yè)和科學(xué)化治理的高度熟悉檔案信息化建設工作的極端重要性，并關(guān)心和支持這一事業(yè)。要積極倡導和鼓勵、支持有所作為的理念和行動(dòng)，并把檔案信息化治理納進(jìn)本企業(yè)工作計劃和考核范圍。其次，各級領(lǐng)導，尤其是主管檔案工作的領(lǐng)導，要了解檔案工作現狀，精心策劃，制定方案，提供人才、技術(shù)、設備及資金保障，指導檔案部分依法開(kāi)展工作，幫助解決工作中實(shí)際存在的困難和題目，真正使這項工作成為一把手工作。
　�。ǘ�）實(shí)施科技興檔，實(shí)現信息資源共享　　企業(yè)檔案、圖書(shū)、情報、資料，共同構成企業(yè)的信息服務(wù)體系。隨著(zhù)信息時(shí)代的發(fā)展，人類(lèi)的知識和信息總量在急劇增長(cháng)，面對浩瀚繁雜的檔案文獻情報，任何一個(gè)部分都不可能將所有知識和信息全部加以收集、整理、加工、保存和利用。因此，必須打破檔案、資料、圖書(shū)、情報等部分各自為政的局面，建立一個(gè)完整的信息利用系統，依托企業(yè)信息化建設，運用計算機網(wǎng)絡(luò )技術(shù)實(shí)行一體化治理，充分發(fā)揮整體上風(fēng)�；�于此，應做到以下兩點(diǎn)：一是實(shí)行數字化信息治理。將檔案信息以圖、文、聲一體化方式存儲與傳輸，縮小檔案的存儲空間，把已有的檔案目錄數字化，建成目錄查詢(xún)系統為更多的用戶(hù)提供服務(wù)。把部分紙質(zhì)檔案轉化為數字檔案信息，建成各類(lèi)全文數據庫和多媒體數據庫，從而使檔案信息資源共享成為可能；二是實(shí)現網(wǎng)絡(luò )化治理。企業(yè)檔案信息化建設應依托企業(yè)網(wǎng)絡(luò )系統建設取得設備、資金上的支持，通過(guò)現代科學(xué)技術(shù)，為信息的有效利用創(chuàng )造良好的條件。通過(guò)構建網(wǎng)上檔案服務(wù)平臺，把已轉化為數字化的多種形式的多媒體檔案信息數據庫在網(wǎng)上發(fā)布，實(shí)現異地隨時(shí)查詢(xún)和利用檔案信息，從而使檔案信息用更快捷、更生動(dòng)、更形象的方式為企業(yè)各部分提供最優(yōu)質(zhì)的利用服務(wù)。
　�。ㄈ�）加強基礎治理工作，實(shí)現檔案規范治理
　　檔案部分要利用現代化的治理理念、治理手段、治理方法，加強對信息文件積累、鑒定、著(zhù)錄、回檔等環(huán)節的監視、指導，進(jìn)步檔案服務(wù)水平，使檔案工作達到標準化、規范化、信息化，以更好地為企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)提供服務(wù)。要把握先進(jìn)的數字化技術(shù)，選擇好建庫軟件，做好檔案的著(zhù)錄和標引工作，按照檔案數據標準，同一著(zhù)錄項目，同一著(zhù)錄格式，同一檢索語(yǔ)言，規范制作數據，規范檢索標識，進(jìn)步檔案數據檢索的正確性和完整性，使利用者可以迅速正確、多途徑、多角度地對數據庫中的信息進(jìn)行檢索。要做好電子文件回檔和治理工作，為信息資源開(kāi)發(fā)奠定基礎。在收集回檔中，要留意電子檔案的系統性、完整性、真實(shí)性和有效性。要和回檔職員密切配合，做到多渠道、全方位地收集各種電子文件材料，防止電子文件分散在各個(gè)部分，杜盡

【淺談企業(yè)檔案信息化治理】相關(guān)文章：

淺談檔案信息化建設05-05

淺談醫院檔案的信息化管理03-21

淺談企業(yè)全面預算治理03-22

淺談企業(yè)預算治理的對策03-21

淺談如何實(shí)現聲像檔案的有序治理11-14

淺談民營(yíng)企業(yè)的現金治理03-24

淺談企業(yè)物流與供給鏈的治理03-20

學(xué)校重大活動(dòng)檔案治理工作淺談03-29

淺談國土資源檔案治理存在的題目03-23