淺談醫院檔案的信息化管理

【摘 要】當前,計算機管理已經(jīng)廣泛應用于各行各業(yè)。本文針對醫院檔案管理的信息化進(jìn)行探討,分析了醫院檔案信息化需要面對和解決的問(wèn)題,提出了對應的策略。
　　【關(guān)鍵詞】醫院 檔案管理 信息化
　　
　　1 何為檔案的信息化管理
　　
　　1.1檔案信息化管理的內涵
　　檔案信息化管理的內涵包括兩個(gè)方面:一是應用信息技術(shù)對檔案信息系統集成、有序分類(lèi)、便于查詢(xún)、開(kāi)發(fā)應用,對檔案的鑒定分類(lèi)、編目、排序、檢索、歸檔保存等進(jìn)行高效的管理,以提高醫院的管理效率。二是用信息流來(lái)調控檔案物流,最終實(shí)現“無(wú)紙化”管理,促進(jìn)管理創(chuàng )新。
　　1.2檔案信息化管理的內容
　　(1)數據資料信息化。應用掃描儀、計算機和網(wǎng)絡(luò )把應當存檔的文件、資料信息等以統一規范的數據格式錄入計算機,以備處理。
　　(2)工作流程信息化。通過(guò)專(zhuān)用軟件實(shí)現檔案分類(lèi)、編目和排序,為此首先需要規范管理流程、確定崗位員工的工作標準,減少人為調控和干預。為保證文檔一致性,醫院辦公自動(dòng)化系統要與檔案管理系統兼容。
　　(3)檔案檢索信息化。在施行分級檢索制度的前提下,通過(guò)醫院網(wǎng)絡(luò )和互聯(lián)網(wǎng)可隨時(shí)準確地檢索到所需要的存檔文件、資料、原始記錄、文獻等。
　　1.3檔案信息化管理的條件
　　一是需要配備開(kāi)放式電腦查詢(xún)檢索系統,向利用者提供快捷、方便的檔案信息服務(wù)。
　　二是要加快醫院局域網(wǎng)絡(luò )的建設。
　　三是需要建立檔案用戶(hù)信息庫,及時(shí)分析、了解用戶(hù)對檔案的需求,有針對性地編輯完整的系統檔案信息,提高檔案利用率。
　　四是要緊緊圍繞中心工作,多角度、多層次、多形式地開(kāi)展利用宣傳活動(dòng)。
　　
　　2 醫院檔案信息化管理的重要性及必要性
　　
　　2.1適應社會(huì )發(fā)展的需要
　　現代信息社會(huì )日新月異,人們對各種時(shí)效性強、具有高價(jià)值的檔案信息的需求量越來(lái)越大,對利用網(wǎng)絡(luò )實(shí)現檔案資源共享的要求越來(lái)越強,對檔案工作服務(wù)信息化的要求也相應地越來(lái)越高,傳統的檔案管理模式及各業(yè)務(wù)環(huán)節已不斷受到新的挑戰。
　　2.2提升檔案管理水平的需要
　　從總體上來(lái)看,醫院檔案管理現代化程度不高,有些單位還比較落后,這就需要不斷更新管理意識,改革管理方法,運用先進(jìn)的設備與技術(shù),提高工作效率,實(shí)現管理的現代化,從根本上提高檔案管理和利用的水平。
　　2.3確保醫療事業(yè)可持續發(fā)展的需要
　　檔案信息化管理不僅有利于發(fā)現、培養和造就大批人才為醫院事業(yè)發(fā)展服務(wù),而且將會(huì )大大提高工作效率,使檔案信息資源得到更加充分的開(kāi)發(fā)利用,同時(shí)可以延長(cháng)檔案壽命。 　　3 醫院檔案信息化管理需要解決的問(wèn)題
　　
　　3.1需要大量資金投入
　　醫院檔案信息化的初期建設需要整體規劃,包括整個(gè)硬件平臺和網(wǎng)絡(luò )基礎設置,如需要投入的設備就有計算機、掃描儀、數碼相機、刻錄機、縮微設備、打印機、復印機等,還需要進(jìn)行信息的安全防護,這些都需要很大的經(jīng)費投入。另外,這些電子產(chǎn)品更新?lián)Q代速度快,生命周短,其后續的維修、更換、升級等也在一定程度上制約了檔案信息化工作的開(kāi)展。
　　3.2任務(wù)繁雜,工作量大
　　醫院檔案的信息化管理有很多優(yōu)勢,但其工作量并不輕松,檔案的信息化建設需要完成的工作很多:(1)對現存檔案室的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數據化處理,通過(guò)掃描縮微等手段,將其轉換成電子文件。(2)要利用文檔處理軟件按照標準要求對數據庫進(jìn)行規范整理,便于檢索利用。(3)要對醫院職能科室和業(yè)務(wù)科室提供網(wǎng)上利用平臺,搞好遠程服務(wù)。(4)要采取數據備份,數據加密,設置防火墻等多種防護措施,確保檔案信息安全。(5)要根據電子信息技術(shù)的不斷完善與進(jìn)步,要對電子文件進(jìn)行轉換升級,使其處于可用狀態(tài)。(6)紙質(zhì)檔案與電子文檔并存,工作量是雙倍甚至是多倍。
　　3.3難以獲求滿(mǎn)足工作要求的人才
　　檔案信息化管理要求工作人員要有相適應的熟練的計算機操作技能,有獲取判斷運用信息的能力,要有精通的檔案業(yè)務(wù)知識。那種既會(huì )檔案管理、計算機操作,又懂衛生管理的復合型人才大受歡迎。但檔案部門(mén)待遇不高,優(yōu)秀人才難以吸引進(jìn)來(lái),進(jìn)來(lái)后又難以留住,冗員又難以消化。
　　3.4需要轉變傳統的服務(wù)方式
　　傳統的檔案管理處于一種封閉的環(huán)境下,收集的也只是上級發(fā)來(lái)的紅頭文件、科研課題等等,沒(méi)有對信息進(jìn)行深層次的開(kāi)發(fā)和加工,致使應變能力不強,競爭力不高。而檔案信息化面對的是遠程的看不見(jiàn)的,是背靠背的服務(wù),服務(wù)方式是公開(kāi)的透明的全方位的,服務(wù)質(zhì)量要經(jīng)得起網(wǎng)上的檢驗。這就要求我們要更新服務(wù)理念,拓寬服務(wù)領(lǐng)域,提升服務(wù)質(zhì)量。
　　
　　4 正視問(wèn)題所在,加強醫院檔案信息化的建設
　　
　　4.1醫院檔案信息化的問(wèn)題所在
　　(1)基礎設施有待完善。大部分醫院的局域網(wǎng)建設還有待完善,有的辦公自動(dòng)化系統尚未實(shí)施,形成不了醫院檔案專(zhuān)業(yè)體系,檔案信息化管理也由此受到制約。
　　(2)技術(shù)保障與政策支持不夠。保證電子文件信息安全的技術(shù)措施還有待于相關(guān)法律、法規、規章和標準的引導,電子文件的法律地位尚未確立。另外信息安全技術(shù)問(wèn)題也缺乏明確的管理性、業(yè)務(wù)性和技術(shù)性標準。
　　(3)相關(guān)體系規范有待健全。檔案信息化建設的前提和必要條件是檔案工作的標準化、規范化。目前雖然已有一些標準規范出臺,但還不能滿(mǎn)足檔案信息化快速、有序的發(fā)展。制約著(zhù)信息交流的范圍和程度,直接影響著(zhù)檔案信息化建設的步伐。
　　4.2醫院檔案信息化的措施
　　(1)加強基礎設施建設。包括軟硬件方面的設施,即各種機器設備、各種檔案自動(dòng)化處理程序、檔案數據庫建設等。
　　(2)重視人才培養。檔案信息化建設涉及的技術(shù)性較強,要采用各種措施,培養既掌握檔案管理知識,又通曉計算機和網(wǎng)絡(luò )技術(shù),又熟悉醫院業(yè)務(wù)的復合型人才,以滿(mǎn)足檔案信息化建設的需要。
　　(3)加強安全管理。一方面要制定嚴格的檔案信息化安全保密制度,強化從業(yè)人員的安全保密意識和安全防范技能,另一方面要完善檔案管理系統和嚴密的流程化處理機制,引入科學(xué)實(shí)用的網(wǎng)絡(luò )安全應對策略,加強監控。
　　
　　參考文獻:
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　　[3]牟峰等.淺談醫院信息化與電子檔案管理[J].中國醫療前沿,2007,(14).

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