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學(xué)校重大活動(dòng)檔案治理工作淺談
2004年，省檔案局將重大活動(dòng)檔案治理工作納進(jìn)年度考核范圍，說(shuō)明重大活動(dòng)檔案的收集與治理工作已經(jīng)越來(lái)越引起有關(guān)部分的重視。如何做好重大活動(dòng)檔案治理工作，是檔案治理工作職員面臨的一個(gè)重要課題。作為學(xué)校檔案治理職員，做好重大活動(dòng)檔案的收集與治理工作，是適應學(xué)校教育改革和發(fā)展的需要，也是學(xué)校常規治理的重要內容。?一、學(xué)校重大活動(dòng)檔案包括的內容?
通常我們所說(shuō)的學(xué)校重大活動(dòng)檔案，是指以學(xué)校黨委或學(xué)校行政名義，責成承辦處室組織或舉辦的在全校具有較大影響或創(chuàng )新舉措的黨建、教學(xué)、科研、外事交流及各項治理活動(dòng)中直接形成的、具有保存價(jià)值的紙質(zhì)、光盤(pán)、聲像、實(shí)物等多種載體、多種形式的歷史記錄。主要包括：?
1?國家、省、市級主要領(lǐng)導人以及著(zhù)名人士到校視察、調研工作中形成的資料；?
2?學(xué)校舉辦的重大政治、科技、教學(xué)科研、文化體育等活動(dòng)形成的資料；?
3?學(xué)校舉辦的重大慶典和紀念活動(dòng)中形成的資料；?
4?涉及全校的重大專(zhuān)項工作，在申報、評估、驗收中形成的資料；?
5?處置重大事件和解決重大糾紛中形成的資料；?
6?學(xué)校與其他單位或組織開(kāi)展的重要的外事交流活動(dòng)形成的資料；?
7?在其他有重大影響的活動(dòng)中形成的資料。?
二、存在的題目?
在學(xué)校重大活動(dòng)檔案收集整理的過(guò)程中，由于制度不健全、責任不落實(shí)、思想上不重視等原因，導致有些重大活動(dòng)資料存放、散失在各部分或個(gè)人手中，不能及時(shí)回檔和有效保護，給檔案利用工作造成了很大困難。主要存在以下幾方面題目：?
1?治理制度不健全，治理網(wǎng)絡(luò )不暢通?
對學(xué)校重大活動(dòng)檔案的回檔范圍、收集、治理、保存、利用等各個(gè)工作環(huán)節還沒(méi)有一套完整的規章制度可遵循，各部分資料治理職員職責不夠明確，出現多方形成檔案多方均不在意，多方都管或多方都不管的現象，致使重大活動(dòng)檔案收集不及時(shí)、不完整、不系統，影響了重大活動(dòng)檔案治理的質(zhì)量。?
2?思想不夠重視，熟悉上有偏差?
加強重大活動(dòng)檔案治理工作，固然檔案治理職員思想上高度重視，但相關(guān)部分負責人對檔案治理工作缺乏應有的熟悉，以為承辦重大活動(dòng)是大事，檔案工作是小事，可抓可不抓。也有的部分負責人以為承辦重大活動(dòng)是自己分內的事，只要把自己的工作做好就行了，檔案工作和自己沒(méi)多大關(guān)系。還有的部分工作職員以為自己平時(shí)手頭工作較多，事務(wù)繁雜，加之重大活動(dòng)涉及多個(gè)部分，多道環(huán)節，自己精力不足，工作力度不夠，經(jīng)常畏難嫌煩。更有甚者以為重大活動(dòng)是自己一手安排、一手組織的，是自己部分的勞動(dòng)成果，將重大活動(dòng)檔案資料據為己有，出現拒不上交現象。由于這些片面的熟悉在起作用，給重大活動(dòng)檔案的征集工作帶來(lái)一定的難度，使得學(xué)校重大活動(dòng)檔案治理工作不能正常開(kāi)展。?
3?檔案部分對重大活動(dòng)參與力度不到位?
學(xué)校檔案部分一般不能從重大活動(dòng)一開(kāi)始就參與，往往從后期才參與，導致檔案部分不熟悉重大活動(dòng)的整個(gè)過(guò)程，不能及時(shí)把握相關(guān)資料，做不到心中有數。同時(shí)，檔案部分不能對重大活動(dòng)檔案治理工作進(jìn)行有效的監視、檢查與指導，致使重大活動(dòng)檔案的完整、正確、系統與安全難以得到有效保證。?
三、解決的措施?
針對學(xué)校重大活動(dòng)檔案治理存在的題目，我以為可以從以下幾方面進(jìn)手，做好重大活動(dòng)檔案的治理工作。?
1?加強組織領(lǐng)導，完善治理制度。重大活動(dòng)檔案存在著(zhù)涉及部分多、職員廣、載體形式多樣、時(shí)間跨度大等特點(diǎn)。檔案部分應根據重大活動(dòng)自身特點(diǎn)制定出符合學(xué)校實(shí)際的治理制度。?
(1)制定《重大活動(dòng)檔案治理辦法》，從重大活動(dòng)檔案的收集、整理、回檔、保管、利用等各個(gè)方面加以規定，做到有章可循，有規可依。?
(2)建立完善的檔案治理網(wǎng)絡(luò )，各部分確定兼職檔案職員，及時(shí)做好重大活動(dòng)檔案的收集、整理和保管工作，確保檔案的齊全完整與安全�；顒�(dòng)結束后要及時(shí)移交給檔案部分，任何部分和個(gè)人不得拒盡回檔或留為己用。?
(3)積極爭取校領(lǐng)導召開(kāi)檔案工作會(huì )議，制定重大活動(dòng)檔案工作計劃，明確重大活動(dòng)收集范圍、回檔時(shí)限、承辦處室及相關(guān)職員工作職責。這樣，既可從根本上解決制約重大活動(dòng)檔案收集工作中存在的題目，又可增強相關(guān)職員的檔案意識。?
2?積極參與活動(dòng)，變被動(dòng)為主動(dòng)。?
(1)要做好重大活動(dòng)檔案治理工作，一定要提前參與。在每次重大活動(dòng)舉辦之前，檔案工作職員就向重大活動(dòng)的主辦和承辦職員發(fā)信息表和登記表，以便及時(shí)把握情況。并向檔案資料收集職員明確收集的范圍和內容，既對整個(gè)重大活動(dòng)的檔案工作進(jìn)行指導，又提醒參與部分在思想上引起重視，在行動(dòng)上賦予實(shí)施。?
(2)做好重大活動(dòng)檔案治理工作，一定要積極參與。檔案工作往往被以為是事后工作，實(shí)在不然。要做好重大活動(dòng)檔案治理工作，檔案工作職員不僅必須積極地參與到活動(dòng)中往，了解活動(dòng)的內容，把握活動(dòng)的全過(guò)程，而且對收集計劃必須做提前安排，對收集內容做提前猜測，才能做到收集及時(shí)、回檔完整。?
(3)做好重大活動(dòng)檔案治理工作，一定要即時(shí)回檔。重大活動(dòng)檔案資料涉及部分多，參與職員多，活動(dòng)形成資料多，形式多樣，假如像其他檔案一樣按時(shí)移交，勢必存在檔案資料收集不全、無(wú)連貫性、甚至丟失等現象，因此重大活動(dòng)檔案應做到即時(shí)回檔。重大活動(dòng)檔案資料要實(shí)行三套制，一套保存本部分，另外兩套移交檔案室，分別用于封存和提供利用，同時(shí)應留意電子文檔及音像資料底片的收集。?
(4)做好重大活動(dòng)檔案治理工作，一定要及時(shí)監視。在每次活動(dòng)即將結束之前，檔案工作職員要對重大活動(dòng)檔案工作的總體情況進(jìn)行摸底調查，及時(shí)將有關(guān)情況向領(lǐng)導報告，將題目及時(shí)反饋給有關(guān)處室，要求他們進(jìn)行整改。同時(shí)督促各承辦處室的檔案資料收集職員及時(shí)將檔案資料移交檔案室，有效的避免檔案資料的散失。?
(5)做好重大活動(dòng)檔案治理工作，一定要留意后續資料的收集。對于學(xué)校舉行的有一定影響的重大活動(dòng)，上級主管部分與當地新聞媒體一般會(huì )有與活動(dòng)相關(guān)的反饋或報道，應加強與上級部分與新聞媒體的溝通與協(xié)調，及時(shí)將反映重大活動(dòng)的相關(guān)報道及反饋資料收集回檔。這樣更能反映重大活動(dòng)所產(chǎn)生的社會(huì )效益。?
3?及時(shí)開(kāi)發(fā)利用，變檔案為資源。?
開(kāi)發(fā)利用重大活動(dòng)檔案的價(jià)值，是開(kāi)展重大活動(dòng)檔案治理工作的主要目的之一，也是檔案工作職員開(kāi)展此項工作取得成效的主要表現形式之一。如何開(kāi)發(fā)利用，我們在此項工作中也作了一些嘗試，將上一年度的學(xué)�？萍妓囆g(shù)月活動(dòng)資料、體育節活動(dòng)資料、教職工代表大會(huì )會(huì )議資料等學(xué)校重大活動(dòng)資料編制成冊，為迎接上級部分檢查及各處室利用創(chuàng )造了更為便捷的條件，提供了更為詳盡、真實(shí)的活動(dòng)資料，受到了上級檢查部分及學(xué)校領(lǐng)導的一致好評。同時(shí)進(jìn)一步創(chuàng )造條件開(kāi)展系列活動(dòng)，利用校園網(wǎng)開(kāi)展重大活動(dòng)圖片展覽，使重大活動(dòng)檔案的開(kāi)發(fā)利用更加生動(dòng)實(shí)在和富有成效。?
實(shí)踐證實(shí)，做好重大活動(dòng)檔案治理工作，不僅能夠及時(shí)、系統、完整的收集檔案資料，而且為學(xué)校各項工作的開(kāi)展提供了更加正確、便捷的信息支持。使檔案工作更加貼近學(xué)校的中心工作，進(jìn)步了檔案工作的地位，加深了領(lǐng)導對檔案工作的印象，加強了對檔案工作的重視，從而使檔案工作的作用得到充分發(fā)揮，學(xué)校檔案建設水平得到
進(jìn)一步進(jìn)步。
?［參?考?文?獻］?
�。�1］徐佳：《對改進(jìn)重大活動(dòng)檔案工作的幾點(diǎn)思考》，《山東檔案》2005年第6期。?
�。�2］卞峰煜、謝冰：《探索規范重大活動(dòng)檔案工作之路》，《浙江檔案》2002年第2期。?
�。�3］陳子平：《重大活動(dòng)檔案征集工作初探》，《山東檔案》2005年第5期。
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