淺談中小學(xué)校檔案工作

【摘 要】中小學(xué)校檔案是中小學(xué)校工作的真實(shí)寫(xiě)照，在中小學(xué)校工作中起著(zhù)承前啟后的作用。因此如何做好中小學(xué)檔案信息資源治理工作顯得尤為重要。本文就新形勢下如何做好中小學(xué)校檔案治理工作談些看法。
　　【關(guān)鍵詞】中小學(xué)檔案 重要作用 存在題目 如何做好
　　
　　中小學(xué)校檔案是中小學(xué)校工作的真實(shí)寫(xiě)照，它反映了中小學(xué)校在各個(gè)歷史時(shí)期的工作和活動(dòng)情況，在中小學(xué)校工作中起著(zhù)承前啟后的作用。因此，如何做好中小學(xué)檔案信息資源治理，確保中小學(xué)校檔案的完整性和系統性，使中小學(xué)校檔案更好地服務(wù)于教育、教學(xué)、教研等工作顯得尤為重要。本文就新形勢下如何做好中小學(xué)校檔案治理工作談些看法。
　　
　　一、充分熟悉做好中小學(xué)校檔案工作的重要作用
　　
　　中小學(xué)校檔案是中小學(xué)校在各項治理工作及教學(xué)、教研等活動(dòng)中直接形成的具有查考價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。它涉及面廣，包括綜合治理、校園文化建設、招生、學(xué)籍治理、課堂教學(xué)與教學(xué)實(shí)踐、畢業(yè)生工作、教學(xué)研究、校園環(huán)境建設、校園文化建設等方面的文字材料和聲像載體。
　　中小學(xué)校檔案真實(shí)客觀(guān)地記錄了中小學(xué)校發(fā)展的歷程，是中小學(xué)校重要的信息資源。它既是一個(gè)中小學(xué)校長(cháng)期教學(xué)活動(dòng)中各個(gè)方面的實(shí)踐經(jīng)驗總結，又是促進(jìn)中小學(xué)校在今后工作中揚長(cháng)補短不斷繼續前進(jìn)的重要條件。分析中小學(xué)校檔案，可以全面把握中小學(xué)校教育教學(xué)工作等方面的延革和演變情況，更好地總結學(xué)校自身形象和價(jià)值觀(guān)建設的得失、成敗，為新的時(shí)期學(xué)校建設提供鑒戒和依據。同時(shí)，中小學(xué)校檔案匯集了中小學(xué)�，F有的知識成果，記錄了中小學(xué)校優(yōu)秀的傳統和歷年來(lái)先進(jìn)教職員工的事跡，形成特色的教育教學(xué)總結，是中小學(xué)校成長(cháng)和奮斗的沉淀和記錄，能有效的推動(dòng)中小學(xué)校自身形象和價(jià)值觀(guān)的發(fā)展。
　　
　　二、當前中小學(xué)校檔案工作普遍存在的題目
　　
　　1.檔案意識淡薄
　　長(cháng)期以來(lái)，由于人們檔案意識不強，在中小學(xué)校教學(xué)過(guò)程中，上至學(xué)校領(lǐng)導下至一線(xiàn)教師，他們“重教學(xué)、輕檔案”的意識還在相當程度上存在，以為檔案工作可有可無(wú)，熟悉不到檔案工作在中小學(xué)校建設中的重要性和必要性。由于對檔案重視程度不夠，檔案回案意識不強，檔案信息資源開(kāi)發(fā)不足，造成檔案利用率不高。
　　2.檔案材料殘缺不全
　　中小學(xué)校檔案應為中小學(xué)校的發(fā)展留下真實(shí)生動(dòng)的軌跡，應該客觀(guān)完整記錄下中小學(xué)校各方面的工作。但目前在很多中小學(xué)校普通存在兩種現象：一是沒(méi)有綜合檔案室，學(xué)校各科室按照傳統慣有的做法，只負責把自己科室自以為有用的材料加以收集整理匯總，檔案保管各自為政；二是學(xué)校各部分與檔案室協(xié)調工作嚴重脫節，檔案工作職員沒(méi)有深進(jìn)各科室全面收集，各科室教職工貪圖一時(shí)之便，也沒(méi)有主動(dòng)移交手中的檔案資源。加之沒(méi)有健全的檔案治理制度，又缺少必要的監視機制，檔案的錯回錯放、隨意回檔、缺失散失現象相當嚴重。
　　3.檔案治理手段落后
　　中小學(xué)校檔案不僅是一種歷史資料，更是一種信息資源。因此，如何更為有效地利用這種資源成為中小學(xué)校工作發(fā)展的關(guān)鍵。目前的學(xué)校檔案治理多是進(jìn)行基本的材料收集、整理與保管，沒(méi)有形成主動(dòng)對檔案資料進(jìn)行分析、編研，以便有效地提供利用服務(wù)的意識，操縱上也都是傳統的、低效率的手工方式，極少運用計算機及網(wǎng)絡(luò )技術(shù)進(jìn)行治理，工作上也只是“你查我調”，還處于一種被動(dòng)的、消極的狀態(tài)，這些都不能充分發(fā)揮檔案的作用及利用價(jià)值。 　　三、做好中小學(xué)校檔案工作的幾點(diǎn)思考
　　
　　1.增強檔案意識，健全各項制度
　　增強全員檔案意識是搞好檔案工作的重要保證。首先，中小學(xué)校領(lǐng)導要經(jīng)常向全體教職工宣傳《檔案法》，通過(guò)舉辦檔案法講座、開(kāi)展檔案知識競賽來(lái)進(jìn)步教職工的檔案意識。其次，制定明確的崗位目標責任制，從而使各部分重視檔案的收集、整理、回檔。第三，建立檔案的收集、保管、立卷回檔和借閱制度，使檔案資料進(jìn)、出（室）及時(shí)，真正實(shí)現資源共享。第四，各部分要積極參與和配合，及時(shí)收集有關(guān)資料，使檔案資料的完整性、正確性得到保證。
　　2.認真開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)工作
　　檔案工作是一項積累性工作，這首先需要檔案工作者在日常工作中注重中小學(xué)校各類(lèi)材料的收集和整理。檔案工作者要加強宣傳，密切保持與學(xué)校各科室、部分的聯(lián)系，全方位收集中小學(xué)校本身產(chǎn)生的檔案，同時(shí)，努力拓寬檔案收集范圍，挖掘檔案資源，比如收集分散的著(zhù)名校友檔案等，使室躲檔案內容豐富充實(shí)起來(lái)。二是制定符合中小學(xué)校檔案特點(diǎn)的治理規范，包括回檔范圍、立卷程序、保管期限及密級規定；三是將檔案信息及時(shí)提供給中小學(xué)校領(lǐng)導、各教研組和社會(huì )有關(guān)部分，使他們親身體驗到檔案信息的價(jià)值，促使他們更積極主動(dòng)地配合檔案部分做好建檔工作。
　　3.公道運用現代化科學(xué)技術(shù)
　　隨著(zhù)社會(huì )科技的進(jìn)步，檔案治理的現代化、信息化已是新時(shí)期檔案事業(yè)發(fā)展的重要方向�，F代化治理主要體現在兩個(gè)方面：一方面是利用現代化高科技手段進(jìn)步檔案工作效率，克服以往檔案工作的人工操縱的落后性，不斷地添置現代化的設備，如利用計算機進(jìn)行檢索，檔案的縮技術(shù)、掃描技術(shù)、傳真技術(shù)、網(wǎng)絡(luò )技術(shù)及現代化的檔案保護技術(shù)，使檔案工作從落后的手工操縱走向現代化的治理。另一方面是利用現代化治理手段推進(jìn)文檔一體化的治理，克服中小學(xué)校各部分之間回檔材料銜接不緊、重復勞動(dòng)等題目，通過(guò)計算機技術(shù)對文件、檔案的全部信息進(jìn)行同一治理，對文件信息的天生、檔案信息的轉化、檔案信息的全文提供及利用實(shí)行一體化治理，使中小學(xué)校檔案室不僅是治理部分，更是一個(gè)信息供給中心。
　　4.努力與校園文化建設相結合
　　中小學(xué)校檔案是展示中小學(xué)校自身形象和價(jià)值觀(guān)建設成果的重要載體，因此中小學(xué)校檔案工作要站在廣闊的社會(huì )文化背景之下，努力體現多姿多彩的生命魅力和獨具個(gè)性的文化氛圍，最大范圍反映中小學(xué)校的文化風(fēng)采。為更好的滿(mǎn)足校園文化建設的需要，使檔案室的檔案信息資源能夠通過(guò)多種渠道與方式開(kāi)發(fā)和傳遞給利用者，從而實(shí)現檔案信息的活化和共享，檔案工作者要爭取校領(lǐng)導的支持，進(jìn)一步完善學(xué)校檔案室的功能建設，努力與德育教育各類(lèi)活動(dòng)相結合，把檔案室建設成集宣傳、教育、信息服務(wù)和學(xué)術(shù)交流于一體的文化機構，成為校園文化建設的重要基地。

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