淺談企業(yè)電子檔案的整理與保護

【摘要】在辦公自動(dòng)化的今天,企業(yè)檔案管理離不開(kāi)電子文檔,懂得電子文檔的處理、整理與保護,就成為企業(yè)工作人員必須掌握的技能。電子文件歸檔的類(lèi)型有磁盤(pán)、光盤(pán)、磁帶。為了做好這項工作,應當按檔案種類(lèi)分別整理組盤(pán)。軟磁盤(pán)和光盤(pán)的保護仍是當前歸檔電子文件載體保護的重點(diǎn),必須制定保護措施。
　　【關(guān)鍵詞】電子檔案 整理 保護
　　
　　企業(yè)檔案工作作為企業(yè)管理的一部分,必須適應現代企業(yè)和新時(shí)期的發(fā)展需要,檔案工作人員亦應創(chuàng )新思路,開(kāi)拓檔案管理的各項功能,掌握探索電子檔案的整理與保護新方法。目前,電子文件歸檔的類(lèi)型有磁盤(pán)、光盤(pán)、磁帶,為了做好這項工作,應按檔案種類(lèi)分別整理組盤(pán)。
　　
　　一、電子檔案的整理
　　
　　目前,電子文件歸檔的類(lèi)型有磁盤(pán)、光盤(pán)、磁帶,為了做好這項工作,應按檔案種類(lèi)分別整理組盤(pán)。
　　1.文書(shū)電子檔案整理
　　(1)內部文件。以年度、組織機構、保管期限進(jìn)行組盤(pán)。一是按不同年代、組織機構、保管期限進(jìn)行組盤(pán)。二是將不同年代、組織機構、保管期限的文件分盤(pán)保管,便于按不同年代、不同期限定期拷貝,以延長(cháng)歸檔電子文件的保管壽命。將同一歸檔部門(mén)的文件集中在同一盤(pán)上方便利用。為了確保文書(shū)電子文件組盤(pán)統一規范,應由檔案部門(mén)在接收歸檔文件時(shí)集中完成,組盤(pán)后,檔案人員應以統一的數據庫結構和規范命題,并建立文書(shū)檔案盤(pán)內文件目錄,便于計算機對盤(pán)內文件查找。(2)外來(lái)文件。通過(guò)文書(shū)室處理,掃描成影像文件進(jìn)入網(wǎng)絡(luò ),各類(lèi)公文的傳遞、批辦、督辦均在網(wǎng)上操作。電子文件的歸檔工作由業(yè)務(wù)部門(mén)掌握,處理完畢的文件由承辦部門(mén)根據文件的重要性,確定密級和保管期限,按歸檔鍵轉入檔案部門(mén),檔案人員審查后,加上檔案管理信息,如:分類(lèi)號、檔號等,然后進(jìn)入檔案數據庫。如要查詢(xún),則可通過(guò)各個(gè)網(wǎng)絡(luò )終端在其權限范圍內進(jìn)行查詢(xún)。
　　2.科技電子文件歸檔
　　科技電子文件檔案種類(lèi)較多,可以按照基建、設備、科研、房地產(chǎn)、聲像檔案分類(lèi)管理,然后再按項目歸檔。(1)基建檔案�；�建檔案的形成一般是利用計算機打印使用規范的紙張輸出的,所以,數據信息整理時(shí)就按檔案管理要求進(jìn)行輸入,對紙質(zhì)文件的實(shí)體進(jìn)行掃描,并按案卷號、圖號、序號連接起來(lái),使終端用戶(hù)直接檢索到每一張圖紙資料。(2)設備檔案。企業(yè)引進(jìn)技術(shù)和購置各種設備時(shí),外商提供資料、圖紙的載體形式逐漸向電子文件方向發(fā)展,國內設計院設計的產(chǎn)品也逐步實(shí)行了CAD設計,而且企業(yè)的總圖管理也采用了電子化。所以,在引進(jìn)設備時(shí)必須在合同中明確提出電子文件的必要條件,如:系統環(huán)境、工作平臺、文件格式、縮微膠片等等。在移交電子文件軟盤(pán)、光盤(pán)或其他載體的同時(shí),應該附上電子文件內容說(shuō)明和注意事項。
　　3.會(huì )計電子文件整理
　　(1)工資單。工資以光盤(pán)形式歸檔時(shí),應附有紙質(zhì)的每月工資匯總表,并列出單位、名稱(chēng)、代碼、人數、明細工資等,同時(shí)還應附移交清單,作為財務(wù)和檔案部門(mén)雙方交接時(shí)的憑證。
　　(2)賬簿。企業(yè)會(huì )計賬簿內容已進(jìn)入計算機管理系統,現在看到的實(shí)物實(shí)際上是計算機的打印件,計算機賬簿的格式比較統一,其內容也可以光盤(pán)形式保存。但光盤(pán)歸檔時(shí)必須啟用賬簿交接表,填明機構全稱(chēng)、賬簿名稱(chēng)、編號、賬簿頁(yè)數、啟用日期,負責人、主管會(huì )計、審核、記賬等人員必須簽名,以增強賬簿的真實(shí)性和憑證作用。 　　二、電子檔案的保護
　　
　　由于歸檔電子文件以脫機方式保存,在實(shí)際使用中大量電子文件還是用軟磁盤(pán)保存。光盤(pán)作為新型的存貯載體,比磁盤(pán)有良好的抗干擾能力和結構穩定性,有利于歸檔電子文件的長(cháng)期保存,因此,提倡檔案部門(mén)配備光盤(pán)刻錄儀,將歸檔電子文件轉儲到光盤(pán)上。但是,刻錄儀一時(shí)還難以普及,所以,軟磁盤(pán)和光盤(pán)的保護仍是當前歸檔電子文件載體保護的重點(diǎn),必須制定保護措施。
　　1.軟磁盤(pán)的保護
　　(1)統一軟盤(pán)的規格,使用3.5寸高密盤(pán)保存。
　　(2)把住軟磁盤(pán)質(zhì)量關(guān)。軟磁盤(pán)的質(zhì)量直接影響到磁盤(pán)信息的保存壽命,高質(zhì)量的軟磁盤(pán)在良好的保管條件下可保存近10年,而低質(zhì)量軟磁盤(pán)往往不到1年,就讀不出數據。目前市場(chǎng)上存在不少質(zhì)量低劣產(chǎn)品,所以在選購軟磁盤(pán)時(shí)要認真把好質(zhì)量關(guān)。
　　(3)規范保管條件。要求軟磁盤(pán)存放在無(wú)強磁場(chǎng)干擾、無(wú)震動(dòng)、無(wú)塵、無(wú)腐蝕氣體和溫濕度適中的環(huán)境里,環(huán)境空氣相對濕度控制在40%-50%,溫度控制在14-24℃。
　　(4)加強病毒防范。要求各業(yè)務(wù)部門(mén)加強計算機的病毒檢測,確保保存電子文件的磁盤(pán)不帶病毒,并將磁盤(pán)經(jīng)常置于保護狀態(tài)。
　　(5)對加密盤(pán)的管理。有的電子文件在存盤(pán)時(shí)進(jìn)行過(guò)加密或隱含文件名,如果密碼或文件名被遺忘,電子文件就難以打開(kāi)。所以對這類(lèi)文件應該解密或顯現文件名后再歸檔保存。
　　(6)在條件允許時(shí),及時(shí)將存貯電子文件的軟磁盤(pán)載體更換成光盤(pán),便于長(cháng)久保存。
　　2.光盤(pán)的保護
　　(1)規范排放和使用。光盤(pán)的存放應置于盒中直立放置,避免大量堆疊,以防光盤(pán)翹曲,在使用過(guò)程中應避免摩擦和劃痕造成光盤(pán)的損傷。(2)保持良好的溫度、濕度環(huán)境。高溫會(huì )使光盤(pán)氧化、變形或老化,潮濕會(huì )使光盤(pán)片基霉變。為此光盤(pán)存放的溫度宜控制在14-24℃,相對濕度40%-65%。(3)注意避光。光盤(pán)材料的塑料保護層對紫外光極為敏感,陽(yáng)光的直射會(huì )使光盤(pán)過(guò)早老化。因此,光盤(pán)要十分注意避光。不管磁盤(pán)還是光盤(pán),定期復制是當前延長(cháng)電子文件壽命的有效措施,磁盤(pán)每2年,光盤(pán)每5年轉儲一次,轉儲后的載體與原載體同樣編號保存。
　　
　　三、確立檔案是企業(yè)獨有的信息和知識觀(guān)念
　　
　　在當今瞬息萬(wàn)變的知識經(jīng)濟大潮中,企業(yè)各自的檔案是獨有的原始記錄,記錄著(zhù)未公開(kāi)的、未申請專(zhuān)利的知識和技術(shù),如各種設計資料、圖紙數據等。占有這方面的檔案就是占有企業(yè)的技術(shù)秘密和獨有知識。如果企業(yè)的檔案材料不收集、整理、保管好,在市場(chǎng)競爭和信息流通的今天,很可能給企業(yè)造成無(wú)法挽回的損失。
　　辦公自動(dòng)化后,出現了無(wú)紙辦公,企業(yè)每個(gè)崗位都能形成電子文檔,這就要求每個(gè)員工懂得文書(shū)處理和歸檔的一整套程序,了解電子文檔的整理與保護。檔案部門(mén)要發(fā)揮信息中心的作用,對信息的利用和保密等問(wèn)題,通過(guò)新的管理制度和管理方法解決好。

【淺談企業(yè)電子檔案的整理與保護】相關(guān)文章：

淺談企業(yè)檔案信息化治理02-26

淺談電子文件對檔案業(yè)務(wù)治理工作的影響02-26

淺談電子商務(wù)對企業(yè)營(yíng)銷(xiāo)活動(dòng)的影響03-21

淺談加強企業(yè)檔案法制化建設之我見(jiàn)03-22

淺談三資企業(yè)中檔案信息的流失03-23

論檔案整理的本質(zhì)與核心11-28

電子文件與紙質(zhì)檔案在保護技術(shù)上的差異論文04-02

淺談電子商務(wù)時(shí)代企業(yè)物流管理的創(chuàng )新11-14

淺談企業(yè)并購03-21