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論檔案整理的本質(zhì)與核心
【摘要】歷史聯(lián)系性整理是檔案整理的核心與本質(zhì)，檔案歷史聯(lián)系指檔案的形成與完善被某種特定規律所約束而形成內部相互聯(lián)系的關(guān)系表征，具有主、客觀(guān)統一性和來(lái)源、時(shí)間、內容和形式四維度架構等特征，其產(chǎn)生、發(fā)展與完善經(jīng)歷“杜威十進(jìn)制”分類(lèi)法、“來(lái)源原則”和“全宗理論”的應用、電子檔案的元數據整理等過(guò)程，于此，闡述“虛擬整理”整理的技術(shù)特點(diǎn)，并從擺脫非歷史聯(lián)系因素、完善檔案整理實(shí)踐原則、檔案整理重心偏向信息整理三方面介紹其使用意義。
【關(guān)鍵詞】檔案整理;核心;本質(zhì)
一、檔案歷史聯(lián)系綜述
(1)檔案歷史聯(lián)系的界定
檔案整理物質(zhì)結構的演變規律表明，檔案歷史聯(lián)系的整理是檔案整理的本質(zhì)與核心。檔案之間的歷史聯(lián)系指檔案在產(chǎn)生與處理的過(guò)程中，形成具有一定特征的內部相互關(guān)系;換言之，檔案的形成與完善被特定規律所約束，因此具有獨特的形成過(guò)程和表征特點(diǎn)，但是某些檔案因形成特點(diǎn)相同而存在客觀(guān)的必然聯(lián)系，稱(chēng)之為檔案歷史聯(lián)系。于此，闡述檔案歷史聯(lián)系的界定如下：第一是檔案之間的歷史聯(lián)系與社會(huì )實(shí)踐息息相關(guān)，即表現檔案歷史聯(lián)系產(chǎn)生于檔案文件形成與完善過(guò)程中，而檔案的形成與完善則來(lái)自社會(huì )實(shí)踐的相應行為;第二是檔案之間的歷史聯(lián)系具有客觀(guān)存在性，即表現因社會(huì )實(shí)踐而產(chǎn)生的檔案文件內部的相互關(guān)系是真實(shí)存在的，不以個(gè)人的主觀(guān)意志發(fā)生轉移;第三是檔案是文件轉換的產(chǎn)物，檔案具備文件形成與完善的特點(diǎn)，檔案之間的歷史聯(lián)系來(lái)源于源文件之間的歷史聯(lián)系。
(2)檔案歷史聯(lián)系的特征
主、客觀(guān)統一性是檔案歷史聯(lián)系的特征之一，主要表現如下：其一是檔案歷史聯(lián)系的客觀(guān)特征來(lái)源于其源文件的客觀(guān)特征，即檔案歷史聯(lián)系來(lái)源于社會(huì )實(shí)踐中文件的歷史關(guān)系，具有客觀(guān)存在性;其二是檔案歷史聯(lián)系源于文件卻高于文件，表現為人類(lèi)思維意識對客觀(guān)實(shí)踐的主觀(guān)抽象，具有主觀(guān)描述性。因此，檔案歷史聯(lián)系是主觀(guān)與客觀(guān)的統一體，并因檔案整理人員的知識結構和認知水平而存在差異，比如某些歷史聯(lián)系是客觀(guān)實(shí)踐的真實(shí)描述，而某些歷史聯(lián)系則是歪曲虛假的反映，所以，檔案整理員應經(jīng)客觀(guān)實(shí)踐和主觀(guān)意識的統一，將客觀(guān)歷史聯(lián)系搜集、處理，加工、提煉使歷史聯(lián)系成為客觀(guān)與主觀(guān)的統一體，付諸于特定的物質(zhì)載體，固化或物化為具體的物質(zhì)形態(tài)以記錄檔案歷史聯(lián)系。
檔案的本質(zhì)在于記錄歷史的真實(shí)性，歷史聯(lián)系性檔案整理即為利用檔案記錄歷史的過(guò)程，歷史聯(lián)系的檔案整理更易于形成歷史記錄。因此，來(lái)源、時(shí)間、內容和形式四維度架構是檔案歷史聯(lián)系的特征之二，主要表現為：哲學(xué)維度的歷史具有清晰的嚴謹性、發(fā)散性和推理性，因此解析定義歷史由來(lái)源、時(shí)間、內容和形式組成的四維度架構，并將社會(huì )實(shí)踐的踐行者界定為主體，將社會(huì )實(shí)踐的被踐行者界定為客體，以對應時(shí)間為載體，將檔案歷史聯(lián)系界定為由來(lái)源、時(shí)間、內容和形式四維度架構，使檔案歷史聯(lián)系的記錄與哲學(xué)維度的歷史一一對應。
二、檔案整理的核心與本質(zhì)：歷史聯(lián)系性整理
(1)歷史聯(lián)系思想的產(chǎn)生
檔案整理的核心和本質(zhì)是檔案歷史聯(lián)系性的整理，回顧近現代檔案整理實(shí)踐，檔案整理的歷史聯(lián)系思想產(chǎn)生如下：民國初期因社會(huì )生產(chǎn)力和認知局限性，并未形成完整的檔案學(xué)分類(lèi)理論，只是單純的借鑒“杜威十進(jìn)制”分類(lèi)法，機械地束縛并破壞檔案間的歷史聯(lián)系，不能真實(shí)地按照檔案的具體情況進(jìn)行分類(lèi);但是，部分有識之士指出檔案整理與圖書(shū)管理的本質(zhì)區別：檔案形成于特定的歷史實(shí)踐，是社會(huì )實(shí)踐系統性和積累性的歷史產(chǎn)物，其分類(lèi)應源于歷史并尊重歷史，必須“特有要則”;于此，檔案整理嘗試以檔案自身形成與特點(diǎn)為基準，按照檔案間歷史聯(lián)系進(jìn)行分類(lèi)，例如1933年文獻館明清檔案整理原則即為：分析研究與檔案產(chǎn)生密切相關(guān)的文書(shū)程序、檔案術(shù)語(yǔ)、職官衙署等因素，有機選擇具備特有本質(zhì)與形成關(guān)系的文件實(shí)體，并選擇不同的分類(lèi)方案以體現歷史聯(lián)系的層面性�？傊�，歷史聯(lián)系思想的產(chǎn)生初期，主要體現了檔案四維度特征中的來(lái)源聯(lián)系，使檔案整理部分的體現歷史聯(lián)系的客觀(guān)結果，最終按照時(shí)間、內容、形式等要素分類(lèi)排列，雖然未上升至一定的理論高度，但是仍然為歷史聯(lián)系思想的后續研究提供經(jīng)驗和奠定基礎。
(2)歷史聯(lián)系思想的發(fā)展與完善
歷史聯(lián)系思想的發(fā)展與完善主要經(jīng)歷兩個(gè)階段，第一階段是“來(lái)源原則”和“全宗理論”在檔案整理領(lǐng)域中的運用;第二階段是電子檔案的元數據整理在檔案實(shí)踐的應用。“來(lái)源原則”是檔案學(xué)理論的基石，指按照檔案來(lái)源或形成進(jìn)行整理與分類(lèi)的原則，其特點(diǎn)是斷定檔案來(lái)源差異并保持原有整理次序;“全宗理論”是檔案學(xué)的最高原則，指將來(lái)源相同的檔案作為統一整體進(jìn)行保存與整理。但是，不論是“來(lái)源”還是“全宗”，其本質(zhì)均為檔案整理的歷史聯(lián)系而且均來(lái)自檔案整理實(shí)踐，尊重檔案的自然存在和固有形成的歷史聯(lián)系，強調并維護歷史聯(lián)系檔案的客觀(guān)規律和客觀(guān)事實(shí)，以歷史聯(lián)系為載體，在特定的統一的原則下，辨析來(lái)源、時(shí)間、內容、形式等諸方面因素，為歷史聯(lián)系檔案整理提供理論依據和指導方向。
另外，電子檔案的元數據整理產(chǎn)生于電子文件依賴(lài)性、易逝性、易變性、不確定性等特征下，意在真實(shí)完整的描述電子文件形成的條件、內容、架構和過(guò)程，并為計算網(wǎng)絡(luò )系統提供自動(dòng)變細、分析、分解、提取、歸納的數據信息，將其內容特征、文件形成、處理利用等過(guò)程用元數據記錄，具備真實(shí)性、時(shí)效性、完整性和高價(jià)值性。元數據整理電子檔案的本質(zhì)也是歷史聯(lián)系性整理，通過(guò)整理元數據集記錄檔案間歷史聯(lián)系并對應和還原相應的社會(huì )實(shí)踐活動(dòng)，反映電子檔案記錄社會(huì )實(shí)踐活動(dòng)的歷史過(guò)程與形成背景。
三、歷史聯(lián)系整理技術(shù)：”虛擬整理”技術(shù)
(1)“虛擬整理”技術(shù)綜述
“虛擬整理”指與文件實(shí)體排列順序無(wú)關(guān)，以符號或符號的語(yǔ)法邏輯為載體，單純記錄并解釋檔案間歷史聯(lián)系的一種整理技術(shù)。“虛擬整理”技術(shù)的結果是形成檔案歷史聯(lián)系記錄，揭示并固化檔案歷史聯(lián)系，合理真實(shí)的表達檔案物質(zhì)實(shí)體本質(zhì)構成部分。”虛擬整理“技術(shù)優(yōu)于“實(shí)體整理”技術(shù)表現于其不僅實(shí)現檔案歷史聯(lián)系的多為整理，而且實(shí)現紙質(zhì)檔案、電子檔案、不同載體檔案等檔案整理實(shí)踐環(huán)境下的統一，換言之，“虛擬整理”技術(shù)能以計算機網(wǎng)絡(luò )系統或者計算機整理軟件為載體，通過(guò)對檔案文件材料中不同原則下歷史特征的多維排序，以不破壞實(shí)體排列為準則，全面、真實(shí)記錄實(shí)體記錄中所不能表現的檔案歷史聯(lián)系。“虛擬整理”技術(shù)應完善為以人工干預為主，以計算機模擬為輔助的全新檔案整理技術(shù)，人為處理、描述、記錄檔案的歷史聯(lián)系性，保證檔案歷史聯(lián)系的可檢索功能。
(2)“虛擬整理”技術(shù)的使用意義
“虛擬整理”技術(shù)具備多向歷史聯(lián)系記錄、豐富檔案整理實(shí)踐意義及理論等特點(diǎn)，現將“虛擬整理”技術(shù)詳細闡述如下：其一是擺脫非歷史聯(lián)系因素對檔案整理的影響，即擺腿檔案實(shí)體排列順序的歷史聯(lián)系記錄，注重檔案文件與社會(huì )實(shí)踐過(guò)程的一一對應，使檔案歷史聯(lián)系性整理免受保管期限、密級、載體種類(lèi)等非歷史因素的影響;其二是完善檔案整理的實(shí)踐原則，“來(lái)源原則”不是檔案學(xué)的至善原則，也并非歷史性原則，而“虛擬整理”技術(shù)能實(shí)現檔案整理從“來(lái)源原則”向歷史性原則的過(guò)渡，使歷史性原則真實(shí)完整的包容“來(lái)源原則”以保證歷史性原則的適用性;其三是檔案整理實(shí)踐重心偏向信息整理，即檔案實(shí)體管理向以檔案歷史聯(lián)系整理為核心和本質(zhì)的檔案信息整理便宜，“虛擬整理”技術(shù)作為其過(guò)程的加速器和助推器，保證此過(guò)程的穩定與合理。
四、小結
檔案整理的本質(zhì)與核心是歷史聯(lián)系性檔案整理，其是檔案管理學(xué)理論與實(shí)踐的豐富內容，也是正確認知、分析、處理檔案管理其他工作的關(guān)鍵所在。因此，必須正確界定檔案整理歷史聯(lián)系的界定內涵與表觀(guān)特征，于檔案整理實(shí)踐中正確應用“來(lái)源原則”和“全宗理論”，輔之以電子檔案元數據整理技術(shù)，并適時(shí)采取“虛擬整理”技術(shù)，保證檔案整理的合理過(guò)渡與穩定發(fā)展。
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