如何推行檔案工作規范化標準化

畢業(yè)論文

本文以文件生命周期為線(xiàn)索對文檔1體化和文件中心進(jìn)行指出了在我國進(jìn)行文檔1體化改革和建立文件中心具有必要性、可行性。同時(shí)用文件生命周期理論對2者進(jìn)行比較進(jìn)而指出文件中心是文檔1體化之下當文件運動(dòng)到暫時(shí)保存階段時(shí)其保管方式、存放地址時(shí)的1種有益補充它不能也決不是實(shí)現文檔1體化的1種具體模式、。文檔1體化是必由之路文件中心應在文檔1體化的思路指導下建設。

　　1、文檔1體化與文件中心的理論依據及其必要性

　　所謂文檔1體化就是將檔案工作現實(shí)中各機關(guān)相對分散獨立的文件管理和檔案管理統1成1個(gè)有機整體進(jìn)行管理而文件中心是介于文件產(chǎn)生形成機關(guān)和檔案館之間的1種過(guò)渡性文件保管機構國內學(xué)者1致認為它們的理論依據是文件生命周期理論。

　　文件生命周期理論告訴我們文件從其產(chǎn)生形成到最終銷(xiāo)毀或作為檔案永久保存是1個(gè)完整的生命過(guò)程這1過(guò)程可分為若干階段由于各階段有其不同的價(jià)值、作用和特點(diǎn)各階段文件存在著(zhù)與之相對應的保管地點(diǎn)和存放方式。國內外學(xué)者對周期理論階段劃分不1各執1詞。筆者認為比較適合我國國情和比較合理的是國內學(xué)者陳兆??的4階段劃分法將文件的生命運動(dòng)過(guò)程劃分為制作階段、現實(shí)使用階段、暫時(shí)保存階段和永久保存階段。

　　文件生命周期理論強調文件從始至終都是1個(gè)完整的、動(dòng)態(tài)的、連續的生命運動(dòng)過(guò)程。而我國檔案工作通過(guò)歸檔口的設置將文件的第1、2階段作為文件將第3、4階段作為檔案并采取非統1的標準和方法進(jìn)行管理使文件運動(dòng)的不同階段相對獨立因此造成文檔分離的不正�，F象。要解決這1實(shí)際工作的難題必須實(shí)現文檔1體化將文件和檔案即將原來(lái)分離的2、3階段揉合起來(lái)這種揉合是符合文件運動(dòng)的特點(diǎn)的這兩個(gè)階段的文件都處于現行和半現行階段都具有不穩定性、中間性和過(guò)渡性的特點(diǎn)都主要是為產(chǎn)生文件的機關(guān)、為發(fā)揮其原始價(jià)值服務(wù)的。從本質(zhì)上4個(gè)階段都是文件只是其價(jià)值、特點(diǎn)、存放地址不同因此文檔1體化在現實(shí)中主要是對2、3階段文件的1體化管理。

　　依據文件生命周期理論文件運動(dòng)的不同階段需要不同的管理方式、保管場(chǎng)所其中暫時(shí)保存階段文件尤為特殊這1階段的文件要經(jīng)受時(shí)間的考驗有的可能沒(méi)有價(jià)值可以銷(xiāo)毀有的1段時(shí)間內有價(jià)值然后再銷(xiāo)毀有的具有永久保存價(jià)值將來(lái)還需要進(jìn)館保存因此需要1個(gè)過(guò)渡性的中間機構來(lái)專(zhuān)門(mén)對其進(jìn)行整理、保管和利用。于是文件中心這1機構便應運而生了。國內外學(xué)者對文件中心的實(shí)踐范圍各說(shuō)不1但其管理的對象、是1致的。

　　文檔1體化和建立文件中心具有理論依據在理論上是成立的在實(shí)踐中是否切實(shí)可行是否確有必要呢?回答是肯定的。

　　文檔分離帶來(lái)大量的弊端造成大量失控的具有重要價(jià)值的賬外文件檔案部門(mén)由此館藏質(zhì)量降低進(jìn)而導致不能很好的發(fā)揮服務(wù)作用導致檔案部門(mén)信息服務(wù)功能降低也導致了檔案部門(mén)地位的降低。

　　隨著(zhù)我國高新技術(shù)的文件檔案的機管理提上了議事日程。文件檔案的計算機管理克服了以往工作環(huán)節、工作程序的重復雷同將文件和檔案作為統1的系統工程加強文件管理的超前控制保證了檔案的質(zhì)量從而充分發(fā)揮了檔案的作用。檔案工作者提前介入文件的生命周期從信息源頭做起的思想在世界范圍內受到1致歡迎這種思想主要來(lái)源于為解決文檔分離使檔案工作從根本上動(dòng)搖而提出的也是解決現實(shí)文檔分離的根本辦法。

　　最早產(chǎn)生于美國并在國外許多國家廣泛流行的文件中心是否適合我國國情、能否在我國建立和推廣至今在學(xué)術(shù)界仍未取得完全1致的認識。我國檔案工作在集中統1管理原則指導下在全國范圍建立了各級各類(lèi)檔案室、檔案館和檔案事業(yè)管理機構構成1個(gè)嚴密完整的組織體系文件也經(jīng)歷著(zhù)從現行文件階段到機關(guān)檔案室階段再到檔案館檔案階段的生命運動(dòng)過(guò)程也存在著(zhù)類(lèi)似文件中心的管理中間性過(guò)渡性半現行文件的機關(guān)檔案室。然而筆者認為這并不排斥文件中心在我國建立推廣只要注意文件中心的適用范圍后文將詳述它可以成為我國檔案管理機構的有益補充。從目前試點(diǎn)的模式來(lái)看文件中心在我國是可行的而且是必要的，文件中心能改變中小機關(guān)檔案工作薄弱的現狀。

$False$

檔案工作規范化、標準化是實(shí)現檔案管理化的重要中間環(huán)節，在搞好硬件建設的同時(shí)，做好文書(shū)處理工作則是實(shí)現檔案工作規范化、標準化的重要基礎工作。日益豐富的工作實(shí)踐表明，雖然文書(shū)處理工作與檔案工作各有不同的工作任務(wù)，具有相對的獨立性，但由于文書(shū)是檔案的來(lái)源，檔案是文書(shū)的歸宿，所以，兩者又是文檔工作流程中緊密相關(guān)的工作環(huán)節。因此，我們要強化系統思維意識，樹(shù)立文書(shū)處理工作規范化、標準化與檔案工作規范化、標準化同行的工作指導思想，在實(shí)際工作中，把住文書(shū)處理工作規范化、標準化的入口關(guān)，做好實(shí)現檔案工作規范化、標準化的基礎工作。

　　1、公文制發(fā)是推進(jìn)檔案工作規范化、標準化的基礎性前提

公文是檔案的前身，檔案由公文轉化而來(lái)�？梢哉f(shuō)公文制發(fā)的怎樣，不僅僅決定公文本身的質(zhì)量，同時(shí)，也日后檔案的質(zhì)量，決定了檔案工作規范化、標準化的質(zhì)量的。因此，我們在公文制發(fā)中必須要注意解決好規范化、標準化問(wèn)題，以提高檔案實(shí)體質(zhì)量，為檔案工作實(shí)施規范化、標準化管理打下牢固的工作基礎。首先公文用紙質(zhì)量要好，幅面尺寸規格要統1、規范、標準，符合國家的有關(guān)規定。排版形式為橫寫(xiě)橫排，左側裝訂。2要注意檢查制發(fā)公文是否履行了簽發(fā)手續，是否符合審批權限，公文標題是否準確，主送單位和抄送單位準不準，落款是否與公文1致，有無(wú)日期等。3是公文字跡要牢固清晰。不論是草擬公文，繕印公文，還是做出的各種記錄、報表、簽字、批注等，都不應使用容易褪色的筆種、墨水和紙張，以保證字跡鮮明、清晰，有利于日后長(cháng)久保管利用。4是使用文種要合理，擬制格式要規范，行文不要濫用簡(jiǎn)稱(chēng)和使用不規范的字，以利于日后標準化、現代化檢索手段的實(shí)施。

　　2、實(shí)施“以我為主”的立卷歸檔原則是推進(jìn)檔案工作規范化、標準化的關(guān)鍵環(huán)節

相近公文的重復與立卷組合的無(wú)序是阻礙檔案工作實(shí)現規范化、標準化的最大問(wèn)題。實(shí)現檔案工作規范化、標準化的根本目標就是要實(shí)現檔案保管利用價(jià)值的最大化和案卷完整化、檢索利用便捷化。而“以我為主”的立卷歸檔工作則是解決問(wèn)題、實(shí)現目標的關(guān)鍵性工作�！耙晕覟橹鳌钡牧⒕須w檔原則，即歸檔的文件要以本單位形成的文件為主的原則，不僅是在我國文書(shū)立卷歸檔工作實(shí)踐中形成并堅持下來(lái)的1條原則，而且還是推進(jìn)檔案工作規范化、標準化，乃至現代化的1個(gè)重要原則。它要求我們在實(shí)際工作中，在嚴格執行國務(wù)院辦公廳《不歸檔文件銷(xiāo)毀辦法》的基礎上，要注意解決好3個(gè)問(wèn)題：1是要準確把握文件立卷歸檔的時(shí)效性，完成現行文件階段任務(wù)的，才能予以立卷或歸檔，而沒(méi)有完成的，則不能立卷或歸檔，否則，將會(huì )給檔案管理造成無(wú)序和混亂。2是明確立卷歸檔的重點(diǎn)和進(jìn)行合理的立卷分工。要在“以我為主”原則指導下確立立卷歸檔的重點(diǎn)，在實(shí)際工作中要注意區分文件與資料，特別是要注意區分在、形式和作用等方面都具有很多相似之處的文件資料之別，具體問(wèn)題具體，以減少檔案管理中的重復度和信息冗余度，提高檔案利用的效率和效果。3是在堅持貫徹“以我為主”歸檔原則的前提下，要注意有效地維護全宗的完整性。在歸檔工作中既要掌握重點(diǎn)，分清主次，把住全宗的入口關(guān)，使不該歸檔文件不致混入，同時(shí)，又要注意防止應歸檔文件的散失。特別是在立卷中，要把同類(lèi)并具有內在聯(lián)系的文件材料組在1個(gè)卷內，保持同1問(wèn)題的完整性，反映同1問(wèn)題的全部處理過(guò)程及來(lái)龍去脈，從而在提高檔案利用價(jià)值的同時(shí)，使立卷歸檔后所形成的檔案既完整，又不龐雜，為檔案的規范化、標準化管理奠定堅實(shí)的工作基礎。

　　3、提高案卷質(zhì)量是推進(jìn)檔案工作規范化、標準化的可靠保證

不斷深化的工作實(shí)踐證明，案卷材料收集的是否完整是決定和影響檔案價(jià)值的因素，而立卷問(wèn)題與案卷裝訂質(zhì)量問(wèn)題則可能是決定和影響檔案工作規范化、標準化質(zhì)量的操作性因素。因此，在推進(jìn)檔案工作規范化、標準化的工作進(jìn)程中，我們必須1方面要注意解決好立卷方法問(wèn)題，以有利于檔案標準化管理中的分類(lèi)和檢索，另1方面，要注意解決好案卷裝訂質(zhì)量問(wèn)題，以有利于檔案規范化管理。

【如何推行檔案工作規范化標準化】相關(guān)文章：

其他畢業(yè)論文-如何推行檔案工作規范化標準化03-03

醫院檔案的規范化管理12-05

企業(yè)如何推行全面預算治理03-23

醫院如何推行生活型態(tài)營(yíng)銷(xiāo)03-07

如何推行企業(yè)內部審計外部化03-21

如何做好幼兒美術(shù)檔案的評價(jià)工作02-26

如何做好檔案管理工作03-18

淡如何做好檔案安全管理工作05-24

淺談如何實(shí)現聲像檔案的有序治理11-14