從電子辦公到信息化管理

　一、檔案信息電子化管理
　　1、電子化的認識
　　所謂檔案電子化，就是以檔案資料紙質(zhì)或機讀形式的為主要物質(zhì)對象，用微機對檔案文獻進(jìn)行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉化成為微機軟件形式的二次文獻信息供人們利用的過(guò)程。有以下幾個(gè)特點(diǎn)：?
　　1.1、電子文件不再是直觀(guān)的紙質(zhì)文件，它需要借助現代辦公設備才能閱讀利用；1.2、電子文件可以直接由計算機等現代辦公設備迅速地處理和傳遞；?
　　1.3、電子文件的利用是可共享的，也不再受時(shí)間和距離的影響；?
　　1.4、電子文件的保存條件和環(huán)境要求與紙質(zhì)檔案不同，它對保存場(chǎng)地的面積要求不高，而對環(huán)境的溫濕度、防磁性等條件的要求很高。
　　2、電子化的現狀
　　2.1、檔案軟件沒(méi)有信息管理功能，缺乏通用性。
　　2.2、檔案信息系統和網(wǎng)絡(luò )建設形式各行其是，層次不一，規范性、開(kāi)發(fā)性、服務(wù)性、共享性較差，不能適應檔案信息資源共享的要求。
　　2.3、標準化、規范化工作有待提高。
　　2.4、檔案的技術(shù)標準、組織工作程序標準未從計算機信息處理技術(shù)特點(diǎn)和發(fā)展考慮，越來(lái)越多的歸檔“文件資料”是磁盤(pán)、光盤(pán)，現行的檔案整理、分類(lèi)方法、著(zhù)錄標準及有關(guān)規定已不能完全適應。
　　2.5、檔案信息管理人員的素質(zhì)有待提高。實(shí)現檔案電子化，首先要有現代化的人，管理人員要有較高的知識層次和先進(jìn)技術(shù)水平，不能僅僅滿(mǎn)足于一般的計算機操作。
　　3、電子化對檔案工作的影響
　　3.1、傳統的檔案工作以紙質(zhì)文件材料為工作對象，而應用計算機后，電子文件取代了以往的文字材料，它是由擬稿者直接寫(xiě)在磁盤(pán)上，并在磁盤(pán)上進(jìn)行修改，一經(jīng)形成后，馬上存貯到辦公信息數據中，由檔案人員、技術(shù)人員所共享。這就使得文件與檔案之間不再有明顯的界限。
　　3.2、電子文件一方面由于制作方便，將產(chǎn)生比以往更多的文件，另一方面信息和數據可以根據需要不斷地修改和補充，因此很難劃定固定的保管期限。此外，由于電子文件信息載體的特殊性，其保管方法、要求以及檢索和對外利用等方面也與紙質(zhì)文件有許多不同之處。
　　4、檔案信息電子化的發(fā)展趨勢
　　辦公自動(dòng)化、無(wú)紙化等事物的出現，使檔案的生成方式發(fā)生很大變化，諸如文件的起草、簽發(fā)、催辦、歸檔等運作過(guò)程在計算機和通訊線(xiàn)路中進(jìn)行，這樣檔案的前身必須以機讀文件為主要形態(tài)，那么檔案也自然以機讀形式存在，這些檔案的利用方式與紙質(zhì)載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預示著(zhù)檔案工作者將面對更多的機讀形式以磁盤(pán)為載體的檔案。廣大信息檢索者關(guān)心的是信息的內容，這些信息可能來(lái)自不同的機讀形式的檔案中，把這些檔案信息綜合系統地提供出來(lái)是檔案工作者義不容辭的責任。不失時(shí)機地提供有價(jià)值的檔案信息，必須有一個(gè)“去粗取精，去偽存真”的過(guò)程，使得機讀形式的檔案信息具有系統性、真實(shí)性、有價(jià)值性，用戶(hù)才能獲得更為完善的服務(wù)。由此看來(lái)，檔案信息電子化是檔案利用工作發(fā)展的必然趨勢。
　　5、檔案信息電子化的益處
　　5.1、可充分利用和發(fā)揮現有微機的潛能，提高利用率。
　　5.2、縮短二次文獻信息的加工時(shí)間，提高檔案信息的時(shí)效性。
　　5.3、檔案信息電子化，可一次投入，多次產(chǎn)出，可改變信息加工工作受經(jīng)費限制的局面。
　　5.4、檔案信息電子化，信息成果可多份拷貝，將拷貝成果送到領(lǐng)導及各個(gè)部門(mén)，就擴大了社會(huì )影響，拓寬了服務(wù)范圍，檔案部門(mén)的地位自然也就得到了提高。
　　　5.5、檔案信息電子化，可使檔案信息順利地與最新技術(shù)接軌。
　　二、電子辦公到項目信息化管理
　　工程項目管理是一個(gè)復雜的系統工程，涉及進(jìn)度、質(zhì)量、合同、風(fēng)險、圖紙文檔等諸多方面的工作，它具有較高的挑戰性，需要在以往經(jīng)驗的基礎上，充分做好事前分析，管理的過(guò)程中需要以動(dòng)態(tài)的眼光來(lái)預測分析工程實(shí)際情況；還需要重點(diǎn)對成本、進(jìn)度、質(zhì)量進(jìn)行管理與控制。 
　　信息化管理指借助于先進(jìn)的計算機網(wǎng)絡(luò )技術(shù)和軟件技術(shù)及時(shí)準確的為企業(yè)的決策提供數據信息，以便對外界的變化及時(shí)準確的做出反應，其本質(zhì)是提高企業(yè)的管理水平，加強企業(yè)的核心競爭力。
　　1、信息化的現狀 
　　隨著(zhù)信息技術(shù)的發(fā)展，計算機作為一種新的工具，已經(jīng)對社會(huì )產(chǎn)生了巨大的影響�？梢岳�用計算機網(wǎng)絡(luò )系統，提高信息溝通和數據采集的效率，可以把大量繁雜的信息進(jìn)行有序的組織。計算機管理系統的特點(diǎn)是“高投入、高風(fēng)險、高效益”，任何對信息化管理系統的夸大和低估都會(huì )為公司的發(fā)展帶來(lái)風(fēng)險。 因此，我們應該認真的分析信息化管理的特點(diǎn)　　
 　　2、工程項目管理的難點(diǎn) 
　　2.1、溝通：從一般意義上講，管理人員對工程項目管理最關(guān)心的是項目的成本、效益、進(jìn)度、質(zhì)量和合同，其實(shí)質(zhì)就是信息的溝通問(wèn)題。由于工程項目管理涉及的部門(mén)眾多，傳統的溝通方法如開(kāi)會(huì )、發(fā)文等方式，信息的傳遞效率很低，應該講大部分的問(wèn)題，首先出現在溝通方面。 
　　2.2、數據：工程項目的有關(guān)進(jìn)度、成本、質(zhì)量和合同等的數據量大、繁雜，能夠掌握動(dòng)態(tài)數據，有一定的困難。另外工程項目的圖紙、竣工資料等量大且一般以紙介質(zhì)形式保存，查找和保存起來(lái)也非常困難。 
    2.3、不確定因素：由于工程項目管理中的不確定因素非常多，這些不確定因素嚴重的影響了成本、進(jìn)度等因素，造成了計劃跟不上變化的情況，使管理難度加大。