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芻論電算化環(huán)境下的會(huì )計方法
摘要:本文就電算化會(huì )計與手工會(huì )計在核算方法上進(jìn)行了比較分析,簡(jiǎn)要分析兩者之間的差異,重點(diǎn)闡述會(huì )計電算化對會(huì )計核算方法的影響和變革。關(guān)鍵詞：信息；影響；變革；核算
信息新技術(shù)促使人們改變原先的思維方式，重新考慮新的會(huì )計方法。美國前會(huì )計學(xué)會(huì )會(huì )長(cháng)井尻雄士教授在80年代初提出了“三式簿記”新概念，美國的阿妮塔，霍蘭德等教授提出基于事件驅動(dòng)法的事項會(huì )計，主張打破原有復式記賬原理，變原有的貨幣反映為多維反映，他們的研究都是建立在信息新技術(shù)應用的基礎之上的[1]。雖然信息新技術(shù)的日新月異，使會(huì )計學(xué)者從不同的角度重構未來(lái)的會(huì )計格局，但這種重構必須是會(huì )計科學(xué)性與信息新技術(shù)科學(xué)性的相互融合與完美結合，忽視其中的任何一方，都會(huì )使會(huì )計的發(fā)展受到影響�；谶@一認識，這里對電算會(huì )計中的若干會(huì )計方法加以探討。
一、 會(huì )計電算化對會(huì )計核算方法的影響
1. 會(huì )計電算化對會(huì )計科目設置的影響
手工會(huì )計條件下,我們用會(huì )計科目,直接寫(xiě)出該會(huì )計科目的名稱(chēng)即可,對科目代碼的要求并不是很?chē)栏�。但�?實(shí)行電算化后,凡是有會(huì )計科目的地方,我們就會(huì )使用科目代碼來(lái)代替科目名稱(chēng),從而使電算化會(huì )計中的會(huì )計核算體系較之手工會(huì )計核算更方便、更合理。因此可以說(shuō)科目編碼方式的變化是會(huì )計電算化以后對會(huì )計實(shí)務(wù)最直接的影響之一。 另外,在電算化會(huì )計系統中,不僅會(huì )計科目要用到編碼,對操作人員、往來(lái)賬單位等也會(huì )用到編碼。
2.會(huì )計電算化對憑證的影響
原始單據承載的信息量加大，記賬憑證添加了“科目代碼”欄，憑證中各數據項根據類(lèi)型、范圍和勾稽關(guān)系可以進(jìn)行有效控制,從而使一些不合規范的錄入不能輸入到計算機中。大多數會(huì )計核算軟件都提供自動(dòng)轉賬功能。在結賬后,手工條件下可采用劃線(xiàn)更正的方法,并需使原有字跡仍可辨認。在電算化條件下,有些核算軟件提供了反結賬的功能,可對已發(fā)生的錯誤憑證進(jìn)行修改,并能刪除原錯誤憑證,或采用補充登記法或紅字沖銷(xiāo)法進(jìn)行修改。
3.會(huì )計電算化對賬簿的影響
在手工會(huì )計登賬時(shí),總賬和明細賬由會(huì )計人員登記入賬,月末檢查兩者是否相等,平行登賬可以檢查錯誤。但在電算化會(huì )計中,總賬與明細賬均由計算機內部來(lái)完成的,所以總賬恒等于明細賬,平行登賬的校驗功能失去作用。
4.會(huì )計電算化對對賬工作的影響
手工會(huì )計核算的對賬工作,一般可分為賬證核對、賬賬核對、賬表核對和賬實(shí)核對四個(gè)方面。在電算化條件下除賬實(shí)核對以外,其他三個(gè)方面的核對要求及核對方式都發(fā)生了變化:（1）賬證核對,需進(jìn)一步加強；（2）賬賬核對基本可以取消；（3）賬表核對要區別對待。
二、電算化環(huán)境下的會(huì )計方法的變革
盧卡.帕喬利提出的復式借貸簿記方法之所以幾百年來(lái)一直為人們所推崇，正是因為其“有借必有貸，借貸必相等”的錙銖必較、涇渭分明的科學(xué)原理。不管是在手工會(huì )計中，還是在電算會(huì )計中，衡量記賬憑證是否采用借貸記賬法，主要看其是否體現“有借必有貸，借貸必相等”的基本原則。在電算會(huì )計中，盡管記賬憑證庫文件的數據結構有“借貸金額”型、“借貸方向”型和“借貸科目”型等幾種，但萬(wàn)變不離其宗，其基本實(shí)質(zhì)都是通過(guò)記賬憑證編號維系著(zhù)憑證的借貸記賬法。
有人以會(huì )計軟件常以正、負號分別替代借、貸符號為由，企圖說(shuō)服人們相信這一記賬法已經(jīng)難以勝任新形勢。應當注意的是，即使借、貸符號在數據庫中不采用“借”和“貸”加以表示，也并不表明借貸記賬法就可放棄。不可否認，在將借貸記賬憑證的發(fā)生額登錄到總賬之后，對于登賬后所結計的期末余額往往以正數表示借方余額，而以負數表示貸方余額，甚至在借貸庫文件中只設一個(gè)金額字段，在該字段中分別以正負號表示借貸方。但所有這些標記都沒(méi)能改變“有借必有貸，借貸必相等”的規則，其實(shí)質(zhì)仍然是借貸記賬法。這里的正、負號與增減記賬法的增減符號的屬性風(fēng)馬牛不相及[2]。事實(shí)上，過(guò)多地去研究借貸記賬法與增減記賬法如何在計算機中運行是不明智的。
至今，尚有不少會(huì )計核算軟件設置“取消審核”、“反記賬”、“反結賬”的功能。在實(shí)際工作中，這些設置的確給會(huì )計人員的會(huì )計處理帶來(lái)許多方便，盡管許多學(xué)者對此提出異議，但不少實(shí)務(wù)工作者卻對其依依不舍。有的學(xué)者甚至認為，在計算機特定的工作環(huán)境中，反記賬的作用不可替代。其理由是，在實(shí)際工作中存在大量錯誤的記賬憑證，如果不施行反記賬的做法，則將導致賬簿中存在大量無(wú)用的冗余信息，影響對會(huì )計信息的使用。
所謂電算化會(huì )計中“反記賬”，事實(shí)上也就是將一批原先已經(jīng)登錄到賬簿上的發(fā)生額從各該賬戶(hù)再予以扣減，使各該賬簿恢復至該批憑證登賬之前賬簿的發(fā)生額和余額狀態(tài)。毋庸置疑，沒(méi)有人會(huì )贊同手工會(huì )計下采用“反記賬”。對手工的賬簿記錄，為了保證其有案可稽，當其發(fā)生錯誤時(shí)，不準涂改、挖補、刮擦或者用藥水消除字跡，不準重新抄寫(xiě)。同時(shí)，對兩種出錯情況的更正應當分別加以嚴格處理：一是登記賬簿時(shí)所發(fā)生的錯誤，“應當將錯誤的文字或者數字劃紅線(xiàn)注銷(xiāo)，但必須使原有字跡仍可辨認”；二是由于記賬憑證錯誤而導致賬簿記錄發(fā)生錯誤的，則“應當按更正的記賬憑證登記賬簿”。在實(shí)際工作中，由于記賬憑證出錯而導致賬簿記錄發(fā)生差錯時(shí)而發(fā)生。一般采用兩種方式進(jìn)行相應的修改：一是紅字沖銷(xiāo)法，二是補充更正法。這些詳細而又具體的規定所強調的一點(diǎn)，那就是對出錯之處必需留有修改的痕跡。
雖然紅線(xiàn)注銷(xiāo)法在電算會(huì )計中難以操作，但對出錯的電子數據，卻不能不留下修改的痕跡。解決的辦法只有一個(gè)，保留錯誤電子數據，另作更改的記賬憑證，并據以登錄賬簿，換言之，要將正與誤兩張憑證同存于會(huì )計檔案之中，同時(shí)，其所登錄的正與誤兩處賬簿記錄并存于同一賬簿之中�！稌�(huì )計核算軟件基本功能規范》第十八條也做出與上相同的規定：“發(fā)現已經(jīng)輸入并審核通過(guò)或者登賬的記賬憑證有錯誤的，可以采用紅字沖銷(xiāo)法或者補充憑證法進(jìn)行更正；記賬憑證輸入時(shí)，紅字可用‘－’號或者其他標記表示”。由上可見(jiàn)，不管是手工會(huì )計，還是電算化會(huì )計，對出錯的修改均強調留有痕跡。事實(shí)上，在電算化會(huì )計中，由于電子數據的修改在技術(shù)上可不留痕跡，因而更需要對留有痕跡予以強調。
反結賬的錯誤做法也是顯而易見(jiàn)的。當期末已經(jīng)結賬并編制企業(yè)會(huì )計報表之后，如果將其“反結賬”，則意味可以對該月繼續輸入憑證數據，無(wú)論這些新憑證是否已經(jīng)記賬，都存在賬表不一致的錯誤，而當根據其登賬后的賬簿重新編制報表，擺在人們面前的兩張報表是絕不相同的。如果某一會(huì )計期反復操作結賬與反結賬，并生成相應會(huì )計報表，會(huì )計信息的生成不啻是在搞數字游戲！
進(jìn)而言之，將“取消審核”、“反記賬”與“反結賬”同時(shí)使用，它只會(huì )給制假者提供機會(huì )，而對電算化內部會(huì )計控制百害而無(wú)一利。這種只顧及方便操作者而不考慮會(huì )計信息可靠性的做法，還需要會(huì )計工作規范嗎？承認這種逆操作的合法性，又置會(huì )計的證、賬、表勾稽關(guān)系于何地？商品化會(huì )計核算軟件首先要評審，正說(shuō)明會(huì )計軟件必須遵守包括證、賬、表等操作在內的工作規范之重要。無(wú)論是結賬前作為當月憑證的更改，還是結賬后作為下月的憑證的更改，對會(huì )計人員來(lái)說(shuō)都是舉手之勞，何況證、賬的錯誤畢竟不會(huì )太多，因而不至于導致賬簿中存在大量無(wú)用的冗余信息，影響對會(huì )計信息的使用。在成本核算過(guò)程中，由于各企業(yè)生產(chǎn)組織特點(diǎn)和生產(chǎn)工藝流程的不同，致使至今難有通用的成本核算軟件面市。隨著(zhù)經(jīng)濟全球化進(jìn)程的加快，電子商務(wù)活動(dòng)的普遍展開(kāi)，成本核算受外部環(huán)境影響與日俱增。首當其沖的是，定制式的生產(chǎn)方式及由此而形成的“適時(shí)生產(chǎn)控制”（JIT）等生產(chǎn)理念和生產(chǎn)模式。在定制式生產(chǎn)情況下，按批量計算的分批法似可適用，然而，由于成本計算方法的選擇除了要考慮生產(chǎn)組織特點(diǎn)之外，還應當視企業(yè)的生產(chǎn)工藝流程而定，即使未來(lái)企業(yè)生產(chǎn)快捷，但其各自的生產(chǎn)工藝流程的差異卻永遠存在。無(wú)論是單步驟連續式生產(chǎn)，還是多步驟連續式生產(chǎn)，抑或是多步驟裝配式生產(chǎn)，都必須在這分批法前提之下再根據各自的生產(chǎn)工藝流程以及管理要求確定各車(chē)間、部門(mén)的成本計算方法�？磥�(lái)，傳統成本計算方法諸如逐步結轉分步法、平行結轉分步法等仍有其存在的必要，只是面對日新月異的外部環(huán)境，考慮如何將新酒裝入舊瓶而已。
成本信息細化也許是未來(lái)發(fā)展的趨勢。未來(lái)市場(chǎng)的競價(jià)、壓價(jià)的競爭使企業(yè)不得不從內部挖掘潛力。以產(chǎn)品為主線(xiàn)，集成了產(chǎn)品設計／制造／控制層的“計算機集成制造系統（CIMS）的問(wèn)世，使產(chǎn)品的管理決策、設計開(kāi)發(fā)、加工制造等過(guò)程和經(jīng)營(yíng)控制等過(guò)程通過(guò)計算機科學(xué)地聯(lián)結為一個(gè)整體，把管理和技術(shù)的信息直接用來(lái)控制機器進(jìn)行加工，最大程度地實(shí)現了縱向集成，進(jìn)而極大地提高企業(yè)在市場(chǎng)中的競爭力。而在這一背景下，以作業(yè)成本管理（ABCM）與”成本企畫(huà)“（TC／CD）為代表的兩大成本管理方法崛起并表現出卓越的成效，并以此為基礎，”作業(yè)量基準成本計算“（ABC）和”目標成本計算“崛起而成為成本計算的生力軍，傳統的成本計算方法無(wú)論從其形式還是內容都面臨著(zhù)挑戰。
同時(shí)，由于數據倉庫、數據挖掘以及聯(lián)機分析處理（OLAP）等技術(shù)的采用，成本信息的電子化與實(shí)時(shí)化呼之欲出，成本計算方法可望日趨準確、科學(xué)，成本分析與管理也必將為決策者提供可靠的信息支持。
作者單位：廣東技術(shù)師范學(xué)院
參考文獻：
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