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論電算化環(huán)境下的會(huì )計核算方法
摘 要：學(xué)是一門(mén)性較強的學(xué)科，因而會(huì )計核算方法是會(huì )計學(xué)中的主要。在電算化環(huán)境下，傳統的會(huì )計核算方法由于實(shí)現手段的變化，會(huì )出現相應的與演進(jìn)；新的會(huì )計核算方法也會(huì )隨著(zhù)新、新情況的出現而出現。傳統會(huì )計核算方法在電算化環(huán)境下有哪些變化、有哪些不同的體現形式，是否需要重新加以命名等；新的會(huì )計核算方法如何確認。所有這些，都需要認真地和，正確地把握會(huì )計電算化的發(fā)展方向。 關(guān)鍵詞：電算化 會(huì )計 會(huì )計軟件 會(huì )計核算方法是對業(yè)務(wù)進(jìn)行完整、連續和系統的記錄和，為經(jīng)營(yíng)管理提供必要的信息所的方法。一般包括設置賬戶(hù)、復式記賬、填制會(huì )計憑證、登記賬簿、成本計算、財產(chǎn)清查、報表編制和會(huì )計資料的利用等，以下我們稱(chēng)之為傳統會(huì )計方法；在電算化環(huán)境下，為完成會(huì )計核算任務(wù)而采用的新方法，以下我們稱(chēng)之為電算會(huì )計方法。傳統會(huì )計方法與電算會(huì )計方法的綜合運用并不斷提高，才是會(huì )計電算化發(fā)展的必要保證。把會(huì )計電算化說(shuō)成是在計算機環(huán)境下傳統會(huì )計方法的模擬是只看到了事物的表面或結果，而沒(méi)有看到事物的本質(zhì)；電算會(huì )計方法只有建立在傳統會(huì )計方法的基礎之上，才能得到發(fā)展和提高；同時(shí)，也要以電算化環(huán)境下特有的方法去解決新形勢下的新問(wèn)題。 一、明確會(huì )計主體與會(huì )計對象：“建立賬套”的電算會(huì )計方法 在電算化會(huì )計信息系統中，一般采用通用會(huì )計軟件來(lái)建立自己的系統，這樣，不同會(huì )計主體在核算上的差異、不同會(huì )計對象適用的具體會(huì )計方法必需通過(guò)軟件的“選項”來(lái)加以區別和明確。在應用會(huì )計核算軟件開(kāi)展會(huì )計核算工作的開(kāi)始，第一件事就是要在系統中建立當前會(huì )計主體獨立使用的一套核算數據，并明確有關(guān)事項以適應當前會(huì )計主體的核算要求。這就是“建立賬套”，建立賬套時(shí)，一般至少要明確下列事項。（1）賬套編號：為便于計算機的數據處理，以區別不同的賬套或據以命名并建立相應的文件夾、數據文件名或數據庫名稱(chēng)等；（2）賬套名稱(chēng)：一般為核算單位名稱(chēng)；（3）會(huì )計主管：電算化系統主管的姓名，以便進(jìn)行全面的操作授權；（4）啟始會(huì )計期間：在電算化系統中進(jìn)行會(huì )計核算的開(kāi)始期間；（5）具體核算方法或計算方法的選用：如會(huì )計科目編碼規則、固定資產(chǎn)折舊方法、存貨成本計價(jià)方法、會(huì )計憑證分類(lèi)方法等；（6）選擇所屬行業(yè)以預置會(huì )計科目。以上在電算化系統中稱(chēng)之為賬套參數。建立賬套完成后，就具備了在電算化系統中開(kāi)展會(huì )計核算的物質(zhì)基礎。在傳統會(huì )計方法中當然也有賬套的概念，但只有在電算化系統中才需要把它列為一個(gè)重要的會(huì )計核算方法，在編制會(huì )計軟件時(shí)，需要以特定的技術(shù)方法才能實(shí)現。有了建立賬套這一方法，就可以在同一電算化系統中為多個(gè)會(huì )計主體完成會(huì )計核算任務(wù)。這給與掌握會(huì )計電算化技術(shù)、開(kāi)展代理記賬、劃小核算單位并分別進(jìn)行獨立核算等帶來(lái)了方便。 二、站在電算化會(huì )計核算的起點(diǎn)：“初始設置”的電算會(huì )計方法 建立賬套完成以后，首先要進(jìn)行一些日常核算之前的準備工作，主要是三個(gè)方面的任務(wù)。一是操作人員設置，將會(huì )計人員的職責分工在系統中加以明確，同時(shí)使系統具有了合法的使用者；二是會(huì )計科目設置（即設置賬戶(hù)），在系統中建立起用于進(jìn)行會(huì )計核算的會(huì )計科目（賬戶(hù)）體系（這部分內容在下一部分單獨討論）；三是輸入初始余額，是指將原來(lái)已經(jīng)存在于手工系統的數據轉入到電算化系統中來(lái)，以開(kāi)始以后的會(huì )計核算�！ 〕跏荚O置是會(huì )計軟件中建立賬套后必需首先完成的，并且只有正確完成了初始設置，才能進(jìn)行以后的操作。其中較典型的方式是輸入初始余額后要進(jìn)行試算平衡，初始余額平衡后，正式啟用賬套。啟用賬套后即進(jìn)入日常業(yè)務(wù)處理階段，不能再行修改初始余額�！ 〕跏荚O置中的操作人員設置、會(huì )計科目設置和輸入初始余額都需要采用具體的方法來(lái)實(shí)現。其效果的好壞對會(huì )計核算的大部分內容都有著(zhù)重要的�？梢哉f(shuō)是系統中最為關(guān)鍵的部分，是系統設計水平的集中體現。在應用中，初始設置工作應盡可能做到準確、恰當、周到、細致，才能取得更好的會(huì )計核算質(zhì)量。 三、會(huì )計核算體系的建立：“設置賬戶(hù)”的傳統會(huì )計方法的發(fā)展運用 “設置賬戶(hù)”這一傳統會(huì )計方法在電算化系統中一般稱(chēng)之為“會(huì )計科目設置”。賬戶(hù)是會(huì )計科目在核算中具體形式。會(huì )計科目是會(huì )計要素的進(jìn)一步細化。通過(guò)對會(huì )計科目開(kāi)設賬戶(hù)的方法，分別對會(huì )計對象的不同內容進(jìn)行反映和監督，是會(huì )計核算的主要形式。在大部分會(huì )計資料中（如憑證、賬簿、報表等），都要以會(huì )計科目作為直接對象來(lái)加以反映，從而建立了一個(gè)完整的核算體系�！ ‰娝慊到y在運用這個(gè)傳統會(huì )計方法時(shí)，在形式上進(jìn)行了變通，在結構上進(jìn)行了突破，使電算化系統的會(huì )計核算體系較之手工會(huì )計核算更全面、更完整、更合理。具體有以下幾個(gè)方面：（1）從形式上，以“會(huì )計科目表”代替了所有分列在不同賬簿或賬頁(yè)上的“賬戶(hù)”。在計算機數據處理系統中，數據主要以“表”的形式存在，無(wú)論是設置的賬戶(hù)，還是輸入的憑證�！皶�(huì )計科目表”中，對會(huì )計科目首先要分級編號并順序排列；其次以每一會(huì )計科目的“屬性”來(lái)表示該科目所適用的賬頁(yè)格式或核算要求；還有，在會(huì )計核算軟件中，總是由多個(gè)相當于“會(huì )計科目表”的部分，共同構成了完整的核算體系，它們主要是“會(huì )計科目主表”、“部門(mén)目錄”、“單位往來(lái)目錄”、“個(gè)人往來(lái)目錄”、“項目目錄”等，它們之間以從屬或交叉的關(guān)系，組合成一個(gè)大的“會(huì )計科目表”。（2）從內容上，豐富了傳統“設置賬戶(hù)”的方法。系統內部處理數據時(shí)，以科目編碼作為會(huì )計科目的惟一標識和所屬關(guān)系的判定依據，使分級核算更加緊湊、嚴格、清晰；可以根據需要產(chǎn)生新的賬頁(yè)格式或核算內容：“會(huì )計科目表”各部分之間在使用時(shí)隨時(shí)組合，既保證了科目設置的完整性，又具有較強的靈活性，巧妙地解決了事先不可知會(huì )計科目的設置。如“營(yíng)業(yè)費用/通訊費”按部門(mén)設置明細科目進(jìn)行核算時(shí)，到底哪些部門(mén)實(shí)際上真的會(huì )發(fā)生“通訊費”呢，在電算化核算系統中，只有真的發(fā)生時(shí)，該賬戶(hù)才正式存在；電算化系統中“部門(mén)目錄”、“往來(lái)目錄”等，本身可以繼續分類(lèi)或分級，而且“部門(mén)目錄”與“會(huì )計科目主表”之間是交叉關(guān)系，有級次的會(huì )計科目都可以同時(shí)進(jìn)行“總分類(lèi)核算”和“明細分類(lèi)核算”，即同時(shí)具有本期累計發(fā)生額、本年累計發(fā)生額、余額等概括性數據和含有業(yè)務(wù)事項（會(huì )計分錄）的詳細數據（明細賬），提高了會(huì )計核算的詳細程度，使會(huì )計核算體系更加完善。 四、業(yè)務(wù)處理的核心：“填制憑證”與“登記賬簿” 電算化之所以仍然只是會(huì )計，而不是另外一個(gè)新的學(xué)科，就在于它仍然是以形成“憑證”、“賬簿”、“報表”等會(huì )計檔案資料為主要任務(wù)形式�！疤钪茟{證”和“登記賬簿”這樣的傳統會(huì )計仍然是電算化會(huì )計系統的業(yè)務(wù)處理的核心。電算化會(huì )計系統與手工會(huì )計系統形式上的主要差別就是這些會(huì )計檔案的存在形式的不同，這就決定了“填制憑證”與“登記賬簿”這些方法的直接對象有著(zhù)明顯的區別，在使用這些方法時(shí)，也因其對象屬性的變化而有所變化�！ ≡陔娝慊瘯�(huì )計系統中，“填制憑證”有兩種情形，一種是直接在系統中填制憑證，另一種是手工制好憑證后的輸入憑證，兩種情形都體現為會(huì )計軟件的一個(gè)較為重要的輸入功能。與傳統會(huì )計方法相比，電算化會(huì )計系統中的“填制憑證”及“登記賬簿”主要有以下幾個(gè)方面的特點(diǎn)：（1）憑證中各數據項根據類(lèi)型、范圍和勾稽關(guān)系進(jìn)行有效控制。如會(huì )計分錄中的會(huì )計科目必須在設置的會(huì )計科目表中已經(jīng)存在，并且是最底層的明細科目；根據當前科目的屬性確定是否具有某些項目，如往來(lái)單位、結算單據號碼等；借貸方金額必須相等才能保存；事先確定的借方或貸方必有或必無(wú)科目、非法對應科目等；編號可以自動(dòng)連續；日期可以限制順序等。（2）鍵盤(pán)操作較之手工處理的“筆誤”更容易發(fā)生“誤操作”，因而“憑證填制”在操作功能上分為“填制”、“修改”、“刪除”等步驟，以進(jìn)行正確性控制。（3）填好的憑證同樣需要“審核”，電算化系統的審核可在程序中再次檢驗憑證的正確性。（4）“登記賬簿”之前可以“匯總”，而不是必須匯總；電算化系統可根據需要隨時(shí)對任意范圍的憑證進(jìn)行匯總，匯總速度較快且準確；機不會(huì )因疏漏出現總賬與明細賬登記結果不一致的情況，當然在記賬之前則不必進(jìn)行“試算平衡”。（5）“登記賬簿”只是憑證數據的確認過(guò)程，而不是抄寫(xiě)或復制過(guò)程。這一簡(jiǎn)單的過(guò)程明確了“工作底稿”與正式會(huì )計檔案之間的界限，具有非常重要的意義。 五、自動(dòng)化處理的充分體現：“自動(dòng)轉賬”的電算會(huì )計方法 根據用戶(hù)定義，由系統自動(dòng)生成轉賬憑證的方法稱(chēng)為“自動(dòng)轉賬”，它已經(jīng)成為電算化會(huì )計系統非常成熟的方法之一。自動(dòng)轉賬有兩種情形，一種是直接從賬項數據中取數生成記賬憑證，如結轉期間損益；另一種是要通過(guò)函數進(jìn)行較為復雜的運算才能得到憑證上所需的數值，如計算并分配應付福利費。自動(dòng)轉賬又分為兩個(gè)層次，一個(gè)層次是在總賬系統（或稱(chēng)賬務(wù)處理系統）中定義并使用的自動(dòng)轉賬；另一個(gè)層次是在各個(gè)子系統中定義和使用自動(dòng)轉賬，如工資系統中的工資費用分配、固定資產(chǎn)系統的折舊費用分配等�！白詣�(dòng)轉賬”一旦完成定義，即可在不同會(huì )計期間重復使用，大大提高了系統的效率。 六、會(huì )計信息的集中與概括：“編制會(huì )計報表” 編制會(huì )計報表，是會(huì )計工作中的重要組成部分，也是階段性地完成會(huì )計核算任務(wù)的標識性工作。在電算化會(huì )計系統中，更給這一傳統工作任務(wù)賦予了新的活力�！ ≡跁�(huì )計核算軟件中，編制會(huì )計報表分為兩個(gè)步驟：第一步是設計階段，有兩方面的設計任務(wù)，一是“會(huì )計報表格式設計”，二是“數據來(lái)源定義”；第二步是使用階段，在一定會(huì )計期間，即可自動(dòng)生成當期會(huì )計報表的結果。設計完成的會(huì )計報表可以長(cháng)期使用。生成會(huì )計報表的過(guò)程快速準確，可以進(jìn)行正確性檢驗和審核。會(huì )計報表之間隨時(shí)可以橫向或縱向的匯總或比較�！ ∮捎跁�(huì )計報表軟件帶來(lái)的方便性，較之傳統會(huì )計方法，可以編制更多、更詳細的會(huì )計報表，為管理提供更及時(shí)、更有用的會(huì )計信息�！ ∫陨蠈﹄娝慊h(huán)境下的會(huì )計方法的主要進(jìn)行了列述，可以看出，這些方法在電算化環(huán)境下，在形式上產(chǎn)生了明顯的變化，也出現了很多新的內容和要求，值得我們在實(shí)踐中不斷，在上進(jìn)行深入。本文旨在引起大家對電算化環(huán)境下的會(huì )計方法的充分重視，加強對有關(guān)的研究和探討，從而更有力地指導會(huì )計電算化的實(shí)踐。【論電算化環(huán)境下的會(huì )計核算方法】相關(guān)文章：
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