論會(huì )計電算化對會(huì )計核算形式的影響

摘　要：將機為主的信息技術(shù)于工作，實(shí)現會(huì )計電算化后，對傳統以賬簿體系為核心的會(huì )計核算形式產(chǎn)生了深刻，主要表現在為賬簿體系虛擬化、記賬過(guò)程虛擬化、對賬環(huán)節不復存在、賬務(wù)處理流程一體化。 　　會(huì )計核算形式，又稱(chēng)為賬務(wù)處理程序，是指會(huì )計憑證、會(huì )計賬簿、會(huì )計報表和賬務(wù)處理流程相互結合的方式，它規定了憑證、賬簿、報表之間的關(guān)系，采用適當的會(huì )計核算形式，是進(jìn)步會(huì )計核算工作質(zhì)量和效率的重要條件。手工會(huì )計采用的會(huì )計核算形式主要有：記賬憑證核算形式、匯總記賬憑證核算形式、科目匯總表核算形式、多欄式日記賬核算形式、日記總賬核算形式和通用日記賬核算形式等�？筛鶕�會(huì )計業(yè)務(wù)的繁簡(jiǎn)和治理上的需要來(lái)選用其中一種。這些會(huì )計核算形式的不同點(diǎn)，集中體現在如何登記總賬這個(gè)上。其共同點(diǎn)主要表現在：第一，處理環(huán)節多，處理分散；第二，處理流程重復，數據核對工作復雜；第三，處理周期長(cháng)，信息傳遞、反饋慢，財務(wù)報告的時(shí)效性差。將現代信息技術(shù)應用于會(huì )計工作，實(shí)現會(huì )計數據處理的電算化后是否還有必要完全照搬手工會(huì )計下的會(huì )計核算形式呢？答案是否定的。由于在手工會(huì )計條件下，不同會(huì )計核算形式的劃分并不是會(huì )計數據處理本身所要求的，而是手工處理手段的局限性所致�，F代信息技術(shù)的引進(jìn)，使得產(chǎn)生上述這些具體會(huì )計核算形式的客觀(guān)限制條件不復存在了。　　一、賬簿體系虛擬化　　1.賬簿的本質(zhì)。賬簿，作為存放經(jīng)分類(lèi)匯總的會(huì )計數據的載體，是一個(gè)承前啟后、不可缺少的橋梁與紐帶，手工會(huì )計賬務(wù)處理的中心題目就是賬簿題目。手工會(huì )計離開(kāi)賬簿，其會(huì )計報表的編制便成無(wú)本之木、無(wú)水之魚(yú)。簿籍只是賬簿的外表形式，賬簿的內容則是賬戶(hù)記錄。賬戶(hù)就是對會(huì )計數據進(jìn)行分類(lèi)、回集而設置的單元。在電算化系統中，會(huì )計信息的天生仍然離不開(kāi)賬戶(hù)這樣最基本的存儲單元，但賬戶(hù)的存儲并不一定要借助于賬簿來(lái)完成�，F代信息技術(shù)的運用，使賬戶(hù)記錄與紙介質(zhì)呈現出分離的趨勢，紙介質(zhì)不再作為賬戶(hù)分類(lèi)和匯總數據的唯一載體。實(shí)踐已經(jīng)證實(shí)，在磁、電、光等介質(zhì)保存會(huì )計數據的可靠性得以保證的條件下，人們需要的各種核算資料盡可通過(guò)調用這些介質(zhì)上的數據庫文件并加以顯示，完全不必使用紙張作為賬戶(hù)記錄的載體。既然賬戶(hù)記錄可以完全與紙張分離，那么手工會(huì )計中關(guān)于賬簿的定義也就不存在了�！　�2.電算化系統中的賬簿實(shí)際是“虛”的。所謂“虛”，是指磁盤(pán)上一般并不存在賬，更不是一個(gè)手工賬對應一個(gè)磁盤(pán)文件。賬簿上反映的數據不過(guò)有兩類(lèi)，一類(lèi)是發(fā)生額，另一類(lèi)是余額。作為記賬對象的發(fā)生額數據，來(lái)自于記賬憑證，而作為記賬結果的期末（或期初）余額數據，則是在賬簿被登記之后形成的。所以，賬簿記錄只不過(guò)是記賬憑證上賬戶(hù)記錄的分類(lèi)、匯總罷了。由于計算機具有強大、快速的數據處理功能，它對記賬憑證庫文件的分類(lèi)、匯總不過(guò)是舉手之勞。而對于賬戶(hù)余額，只要保證系統初始化時(shí)輸進(jìn)的初始余額數據正確無(wú)誤，以后各個(gè)會(huì )計期的期末余額也就唾手可得了。因此，電算化系統中的“賬”是憑證庫文件及相關(guān)數據（主要是各會(huì )計賬戶(hù)的期初余額數據）自動(dòng)地正確無(wú)誤地派生出來(lái)的。上說(shuō)，保存了憑證庫文件及相關(guān)數據，也就保證了賬簿的存在�？梢�(jiàn)， 在電算化系統中，“賬簿”僅僅是沿襲了傳統會(huì )計的概念而已，其本質(zhì)是虛擬化的。　　二、記賬過(guò)程虛擬化　　記賬，是手工會(huì )計賬務(wù)處理流程的核心環(huán)節。自會(huì )計產(chǎn)生以來(lái)，就一直與記賬、算賬、報賬時(shí)刻相伴、密不可分，從填制憑證、登記賬簿到編制報表等會(huì )計處理和程序，處處映射和打上了“記賬”的烙印。所以，在傳統觀(guān)念上，“記賬”似乎成了會(huì )計的代名詞。然而，在電算化系統中，記賬過(guò)程卻是一個(gè)虛過(guò)程，由于并沒(méi)有天生實(shí)際的賬。這里所謂的“記賬”就是將賬前憑證庫文件中審核通過(guò)的記賬憑證做上過(guò)賬標識或者另外形成一個(gè)賬后憑證庫文件，表明該記賬憑證已進(jìn)賬，不答應再對其進(jìn)行無(wú)痕跡修改或作廢、刪除操縱。假如有錯誤，只能采用類(lèi)似于手工會(huì )計下的紅字沖銷(xiāo)法，通過(guò)輸進(jìn)“更正憑證”予以糾正。所以，在電算化系統中，記賬環(huán)節完全可以取消，即平時(shí)不登記日記賬、明細賬及總賬，只將記賬憑證保存在一起，在需要時(shí)再采用瞬間成賬的做法：根據科目余額庫文件的期初余額數據和記賬憑證庫文件的科目發(fā)生額數據，立即形成所需的“賬簿”并予以輸出。同時(shí)，這種瞬間成賬的方式也使會(huì )計報表瞬間形成成為可能。至于很多財務(wù)軟件所提供的記賬模塊功能，主要是為了滿(mǎn)足會(huì )計職員的賬務(wù)處理習慣，即只有先記賬才能查詢(xún)和打印。　　三、對賬環(huán)節不復存在　　在手工中，分類(lèi)賬分為總分類(lèi)賬（總賬）和明細分類(lèi)賬（明細賬）。其登記的原則是“平行登記”，即把來(lái)源于記賬憑證的信息一方面記進(jìn)有關(guān)總賬賬戶(hù)，同時(shí)還要記進(jìn)該總賬所屬的有關(guān)明細賬賬戶(hù)，并通過(guò)定期對賬來(lái)檢查和糾正總賬或明細賬中可能出現的記錄錯誤。這種通過(guò)低效率的多重反映和相互稽核來(lái)?yè)Q取數據處理的正確性與可靠性是手工會(huì )計核算形式的一個(gè)重要特征。然而，對賬是設置賬簿的產(chǎn)物。假如沒(méi)有設置賬簿，也就無(wú)所謂賬證、賬賬、賬表之間的核對了。機本身是不會(huì )發(fā)生遺漏、重復及計算錯誤的。只要會(huì )計軟件的程序正確且運行正常，賬證、賬賬一定是相符的；只要報表公式定義正確，賬表也一定相符。這樣，就使手工會(huì )計下的對賬環(huán)節不復存在了。事實(shí)上，作為手工會(huì )計賬務(wù)處理重要特征的平行登記已沒(méi)有存在的理由，計算機對來(lái)源于會(huì )計憑證的原始數據并不需要重復處理，而分類(lèi)賬也沒(méi)有必要明確地區分為總賬和明細賬。當然，這并不排除會(huì )計軟件中設置類(lèi)似于總賬和明細賬的數據存儲結構，但這樣的總賬和明細賬之間并不存在統馭與被統馭的關(guān)系，其目的只是為了加快信息檢索的速度。　　四、賬務(wù)處理流程呈現一體化趨勢　　手工會(huì )計的賬務(wù)處理流程，簡(jiǎn)單地說(shuō)就是：憑證一賬簿一報表，會(huì )計職員的工作重點(diǎn)是在填制憑證以后的階段。要形成會(huì )計報表，必須經(jīng)過(guò)填制憑證、過(guò)賬、結賬、試算平衡、對賬等諸多程序。在電算化系統中，整個(gè)賬務(wù)處理流程分為輸進(jìn)、處理、輸出三個(gè)環(huán)節，首先將分散于手工會(huì )計各個(gè)核算崗位的會(huì )計數據同一收集后集中輸進(jìn)計算機，此后的各種數據處理工作都由計算機按照會(huì )計軟件的要求自動(dòng)完成，不受人工干預。從輸進(jìn)會(huì )計憑證到輸出會(huì )計報表，一氣呵成，一切中間環(huán)節都在機內自動(dòng)處理，而需要的任何中間資料都可以通過(guò)系統提供的查詢(xún)功能得到，真正實(shí)現了數出一門(mén)（都從憑證上來(lái)），數據共享（同時(shí)產(chǎn)生所需賬表）。整個(gè)賬務(wù)處理流程具有高度的連續性、嚴密性，呈現出一體化趨勢，極大地進(jìn)步了財務(wù)報告的時(shí)效性。這樣，在手工會(huì )計中非常費時(shí)、費力和繁瑣的工作，變成了電算化系統中一個(gè)簡(jiǎn)單的指令或動(dòng)作。過(guò)往需要眾多職員從事的填制憑證、記賬、編表等工作，現在只需要少量的錄進(jìn)職員進(jìn)行操縱就可以了。因此，手工會(huì )計條件下不同會(huì )計核算形式的劃分已沒(méi)有必要，可以采用一種同一的會(huì )計核算形式，這就為實(shí)現電算化系統中會(huì )計核算形式的通用化提供了條件�！　【C上所述，會(huì )計電算化對會(huì )計核算形式的是深刻的，我們必須突破傳統觀(guān)念的束縛，會(huì )計核算工作所要達到的目標出發(fā)，重新構造會(huì )計模式，設計出適合計算機處理的，效率更高、數據處理流程更加公道的會(huì )計核算形式，以充分發(fā)揮信息技術(shù)的上風(fēng)，進(jìn)一步滿(mǎn)足會(huì )計核算與治理的需求。

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