淺述會(huì )計電算化核算形式

論文關(guān)鍵詞：會(huì )計電算化；核算形式　　論文摘要：會(huì )計電算化是會(huì )計發(fā)展史上的一次革命，它的產(chǎn)生將對會(huì )計理論與實(shí)務(wù)產(chǎn)生重大的影響。那么，與手工會(huì )計相比，會(huì )計電算化在會(huì )計核算形式上發(fā)生了哪些變化呢？在電算化會(huì )計中，賬簿的種類(lèi)、格式以及賬簿間的關(guān)系，記賬程序、記賬方法如何變化？這是一個(gè)亟待解決的題目，也是本文研究的題目所在。
　　
　　
　　計算機技術(shù)的高速發(fā)展沖擊著(zhù)各個(gè)領(lǐng)域。在會(huì )計領(lǐng)域，將計算機技術(shù)應用于會(huì )計工作，國際上始于本世紀50年代，當今西方很多發(fā)達國家，將計算機應用于會(huì )計數據處理、會(huì )計治理、財務(wù)治理以及猜測和會(huì )計決策，取得了明顯的經(jīng)濟效益。會(huì )計電算化傳進(jìn)我國事在70年代中期，近幾年，在全國各地，特別是大中城市，進(jìn)進(jìn)穩步發(fā)展時(shí)期。
　　在手工會(huì )計中，憑證的組織、賬簿組織、記賬程序和記賬方法相互配合的方式，組成了會(huì )計核算形式。這一形式的有機結合，便完成了第一次的會(huì )計確認。其中，賬簿組織意指賬簿和種類(lèi)、格式和各種賬簿間的關(guān)系；而記賬程序和記賬方法是指憑證的整理、傳遞、賬簿的登記和根據賬簿編制會(huì )計報表的程序和方法。賬簿作為存放原始會(huì )計數據與派生的中間的匯總數據的載體，也是會(huì )計報表正式揭示信息的數據源，起著(zhù)承上啟下的橋梁紐帶作用；記賬程序和記賬方法則直接影響會(huì )計處理流程和數據接口的設計以及實(shí)現方法，因此，采用適當的會(huì )計核算形式，是進(jìn)步會(huì )計核算質(zhì)量，進(jìn)步企業(yè)工作效率和競爭力的重要條件。
　　
　　1 會(huì )計電算化中小型數據庫治理系統下的會(huì )計核算形式
　　
　　目前手工一般采用會(huì )計核算形式有五種，即匯總記賬憑證核算形式、憑單日記賬核算形式、科目匯總表核算形式、記賬憑證核算形式、日記總賬核算形式。無(wú)論是適用于業(yè)務(wù)簡(jiǎn)單，使用科目很少的小型企業(yè)的日記總賬核算形式，還是適用于中小企業(yè)的科目匯總表和記賬憑證核算形式，乃至只能在大規模、經(jīng)濟業(yè)務(wù)多、分工較細的產(chǎn)業(yè)企業(yè)使用的憑單日記賬和記賬憑證核算形式，設置賬簿的種類(lèi)都是日記賬、明細賬、總賬，采用的格式以三欄式為主。在會(huì )計電算化中是否還有必要完全照搬手工會(huì )計下的會(huì )計核算形式呢？答案是否定的。由于手工會(huì )計下的會(huì )計核算形式并不是會(huì )計數據處理本身所要求的，而是手工處理的局限所致。計算機處理和手工處理相比，不僅僅在處理速度上有幾何數目級的進(jìn)步，而且不存在由于工作時(shí)間過(guò)長(cháng)或疲憊而引起的計算錯誤和抄寫(xiě)錯誤。這樣完全可以從所要達到的目標出發(fā)，設計出適合計算機處理、效率更高、數據處理流程更加公道的會(huì )計核算形式。筆者通過(guò)多年的實(shí)踐以為，在小型數據庫治理系統下電算化會(huì )計的會(huì )計核算形式應采用科目匯總表和明細表兩種會(huì )計核算形式。
　　 科目匯總表核算形式會(huì )計電算化下的科目匯總表核算形式是基于手工科目匯總表核算形式，結合計算機數據處理的特點(diǎn)提出的。這種核算形式的處理程序一般描述為6個(gè)步驟：根據原始憑證或原始憑證匯總表編制記賬憑證；根據收、付款憑證登記現金和銀行存款日記賬；根據記賬憑證登記明細賬，同時(shí)累計天生明細表；根據記賬憑證定期編制科目匯總表；根據科目匯總表登記三欄式總帳；根據明細表編制會(huì )計報表。
　　
　　從會(huì )計電算化下的會(huì )計數據處理程序來(lái)看，和手工科目匯總表核算程序相比，增加了明細表，會(huì )計報表的數據直接來(lái)源于明細表，總賬采用三欄式賬頁(yè)，而賬簿的設置也不必嚴格分類(lèi)�！　∶骷毐砗怂阈问皆摮绦蚴歉鶕�明細賬來(lái)登記總帳，提供會(huì )計報表的數據。具體的處理步驟為：（1）、（2）步同科目匯總表；（3）根據記賬憑證登記明細賬，同時(shí)累計天生明細表；（4）期末由明細賬產(chǎn)生總賬；（5）期末根據明細表編制會(huì )計報表。明細表核算方式中明細表是整個(gè)處理程序的核心，它包含了每一個(gè)科目的期初、本期發(fā)生、期末和年累計金額，科目的內容為企業(yè)所有發(fā)生的會(huì )計明細科目，其內部關(guān)系為：一級科目的數額即是下屬二級科目數額之和，二級科目數額為下屬三級科目數額之和，依此類(lèi)推。明細賬處理上包含兩個(gè)過(guò)程：登記明細賬和累計明細表。記賬時(shí)根據不同的科目登進(jìn)相應的明細賬（現金和銀行存款不再登記明細賬，只需累計明細表），同時(shí)將金額累計到明細表中相應科目的發(fā)生額中，并計算出該筆業(yè)務(wù)發(fā)生后相應科目的余額。計算明細表是根據明細表的內部結構及關(guān)系，分別累計出各級的發(fā)生額，直接修改原明細表中相應科目的金額。一般先從一級開(kāi)始，逐級累計到最后一級為止。例如：某條記錄kmbh=“1610101”，這是一個(gè)三級科目（假設科目編碼規則為3222），在處理時(shí)，先將金額累計到一級科目的發(fā)生額中，然后再累計二級科目，依此類(lèi)推，直至最后一級。由于會(huì )計業(yè)務(wù)的每一筆數據都必須依據一定的會(huì )計科目，業(yè)務(wù)上的每一筆數據都可包含在明細表中，故報表的數據可直接來(lái)源于明細表；明細賬在此只起分類(lèi)的作用，但無(wú)論是賬還是表其數據源只有一個(gè)，即記賬憑證，各種賬表的數據都是在記賬憑證分錄庫的基礎上派生形成。如按業(yè)務(wù)排列形成明細賬；按業(yè)務(wù)匯總形成科目匯總表；按一級科目匯總形成總賬。這樣總賬與明細賬、日記賬，科目與科目已失往了相互核對、相互制約的關(guān)系。因此，在電算化條件下，可以不考慮賬簿間的核對工作，而核對、制約工作主要靠正確輸進(jìn)憑證和賬簿內部控制來(lái)實(shí)現。采用明細表會(huì )計核算形式，其優(yōu)越性在于：
　　第一，不管是現金科目還是銀行科目，總賬科目還是明細科目，都可以在明細表或明細賬中將涉及到該科目的所有業(yè)務(wù)全部篩選出來(lái)，按日期進(jìn)行排列，形成日記賬，即在電算化下所有科目都有日記賬、所有科目都有明細賬，各種賬簿也無(wú)嚴格的分類(lèi)。
　　第二，可形成動(dòng)態(tài)的總賬數據，企業(yè)可以及時(shí)了解資金的運動(dòng)信息。明細表中按一級科目取出，就形成科目試算平衡表，期末的試算平衡就可代替總帳。
　　第三，可以在明細表中設置每一時(shí)刻，每一科目的資金運動(dòng)信息，使企業(yè)的會(huì )計核算由事后的靜態(tài)核算達到事前或事中的動(dòng)態(tài)核算成為可能。
　　第四，在會(huì )計電算化中，各個(gè)單位可以采用同一會(huì )計核算形式，所不同的只是科目?jì)热萆系淖兓�，這為實(shí)現會(huì )計電算化下會(huì )計核算形式的通用提供了條件。
　　
　　2 會(huì )計電算化中大型數據庫治理系統下的會(huì )計核算形式
　　
　　從理論上說(shuō)，科目匯總表和明細表核算形式是一種在電算化下有效的會(huì )計核算形式，但由于小型數據庫治理系統，例如FoxBASE、VisualFoxPro等是PC機上的數據庫系統，它在保證數據庫的一致性和安全方面還存在題目，因此，事實(shí)上，科目匯總表和明細表兩種會(huì )計核算形式，在實(shí)現時(shí)基本都是采用集中處理（批處理）的方式，即記賬憑證的一次輸進(jìn)，多次調用，多次記賬，得到的賬表數據只能是相對的動(dòng)態(tài)數據，只有在大型數據庫治理系統下采用記賬憑證的實(shí)時(shí)處理會(huì )計核算形式，才能獲得真正的每一時(shí)刻的動(dòng)態(tài)會(huì )計信息，實(shí)現在線(xiàn)治理，在線(xiàn)計算，實(shí)現真正的網(wǎng)絡(luò )財務(wù)，極大地豐富會(huì )計信息內容并進(jìn)步會(huì )計信息的價(jià)值。
　　記賬憑證實(shí)時(shí)處理的核算形式處理過(guò)程非常簡(jiǎn)單。整個(gè)核算的出發(fā)點(diǎn)仍然是從原始憑證或原始憑證匯總表開(kāi)始，所不同的是，記賬是即時(shí)進(jìn)行的，記帳憑證形成的同時(shí)各種帳簿也已產(chǎn)生，即記帳憑證文件既是記賬憑證又是賬簿。記賬憑證文件包含了本會(huì )計期間所有科目的期初、本期發(fā)生、期末、年累計金額，其內部關(guān)系同明細表，科目是按業(yè)務(wù)發(fā)生日期的順序排列的，只要有新的科目記進(jìn)，就會(huì )在記賬憑證文件中逐筆登記該科目的發(fā)生額，同時(shí)將金額累計到相應科目的發(fā)生額中，并計算出該筆業(yè)務(wù)發(fā)生后響應科目的余額，這樣，就可以據會(huì )計職員的要求在憑證文件中得到每一科目任一時(shí)刻的動(dòng)態(tài)信息，形成所謂的賬簿，各種反映企業(yè)經(jīng)營(yíng)和資金狀況的動(dòng)態(tài)財務(wù)報表、財務(wù)報告、年報、季報、月報和日報均能很便捷的即時(shí)產(chǎn)生，假如與網(wǎng)上銀行連接，可以隨時(shí)查詢(xún)企業(yè)最新的銀行資金信息，從而實(shí)現從桌面財務(wù)邁向網(wǎng)絡(luò )財務(wù)的目標。
　　總之，會(huì )計電算化的第一階段使會(huì )計工具和介質(zhì)由算盤(pán)到鍵盤(pán)，從賬本到磁盤(pán)文件。網(wǎng)絡(luò )財務(wù)將使會(huì )計核算模式繼續發(fā)生更大的變化。

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