試析會(huì )計電算化對會(huì )計核算方法的影響

試析會(huì )計電算化對會(huì )計核算方法的影響 摘　要:在信息技術(shù)日新月異的今天,會(huì )計電算化已成為會(huì )計工作發(fā)展的必然選擇。本文就電算化會(huì )計與手工會(huì )計在核算方法上進(jìn)行了比較分析,簡(jiǎn)要分析了兩者之間的差異,重點(diǎn)闡述了會(huì )計電算化對會(huì )計核算方法的影響和變革。


關(guān)鍵詞:會(huì )計電算化;核算方法;影響

前言

隨著(zhù)經(jīng)濟業(yè)務(wù)的發(fā)展,企業(yè)內外的信息使用者對會(huì )計信息的需求不僅在數量上有了大幅度的增加,而且在質(zhì)量上要求有更高的精確度,并對會(huì )計信息的正確性、相關(guān)性、適應性和及時(shí)性提出了更高的要求。顯然手工條件下的會(huì )計處理已無(wú)法適應現代企業(yè)發(fā)展的要求,此時(shí),會(huì )計電算化也就應運而生,并得以迅速發(fā)展。計算工具、存儲介質(zhì)和工作模式的轉變,對傳統會(huì )計工作帶來(lái)了深刻的影響,并改變著(zhù)傳統的會(huì )計工作。雖然目前會(huì )計電算化在我國企業(yè)中已經(jīng)得到普及,而且在一些大中型企業(yè)中“網(wǎng)絡(luò )財務(wù)”的應用已十分成熟。但是,也還有相當一部分會(huì )計人員對電算化工作還只是停留在感性認識上,被動(dòng)地實(shí)施著(zhù)各項操作,造成了許多會(huì )計人員對電算化業(yè)務(wù)處理方式產(chǎn)生疑惑。

會(huì )計電算化是以計算機為主要工具,把當代電子技術(shù)和信息技術(shù)應用到會(huì )計實(shí)務(wù)中的簡(jiǎn)稱(chēng),是用計算機替代人工記賬、算賬、報賬以及部分替代人腦完成對會(huì )計信息的分析、預測和決策的過(guò)程。由于會(huì )計電算化的實(shí)施,對手工條件下的會(huì )計核算方法、會(huì )計組織方式、內部控制等方面都產(chǎn)生了較大的影響,本文僅就會(huì )計電算化對會(huì )計核算方法的影響做一探討。

1　會(huì )計電算化對會(huì )計核算方法的影響

會(huì )計核算方法,是連續、系統、全面地綜合反映會(huì )計對象所運用的察觀(guān)、計量、記錄的方法,包括設置賬戶(hù)、復式記賬、填制與審核憑證、登記賬簿、成本核算、財產(chǎn)清查、編制會(huì )計報表等一系列專(zhuān)門(mén)方法。以下將分別論述實(shí)行會(huì )計電算化后對會(huì )計核算方法的影響。

1.1　會(huì )計電算化對會(huì )計科目設置的影響

手工會(huì )計條件下,我們用到哪一個(gè)會(huì )計科目,直接寫(xiě)出該會(huì )計科目的名稱(chēng)即可,對科目代碼的要求并不是很?chē)栏�。但�?實(shí)行電算化后,無(wú)論憑證的錄入、賬簿的登記,還是對賬、證表的查詢(xún),凡是有會(huì )計科目的地方,我們就會(huì )使用科目代碼來(lái)代替科目名稱(chēng),從而使電算化會(huì )計中的會(huì )計核算體系較之手工會(huì )計核算更方便、更合理。因此可以說(shuō)科目編碼方式的變化是會(huì )計電算化以后對會(huì )計實(shí)務(wù)最直接的影響之一。

另外,在電算化會(huì )計系統中,不僅會(huì )計科目要用到編碼,對操作人員、往來(lái)賬單位等也會(huì )用到編碼,更利于核算、查詢(xún)等工作的開(kāi)展,從而利于管理人員的管理。例如電算化會(huì )計下,對往來(lái)輔助業(yè)務(wù)核算時(shí),系統會(huì )依據往來(lái)單位的代碼進(jìn)行勾兌,并可勾稽有關(guān)會(huì )計科目的相互關(guān)系。這樣就可以減輕會(huì )計人員的勞動(dòng)強度,從而使會(huì )計人員有充分的時(shí)間考慮收賬、付款等策略,提供有用的信息給經(jīng)營(yíng)管理者。

1.2　會(huì )計電算化對填制與審核憑證的影響

會(huì )計憑證是記錄經(jīng)濟業(yè)務(wù)和明確經(jīng)濟責任的書(shū)面證明,是記賬的依據。手工條件下,會(huì )計憑證按照填制程序的不同分為原始憑證和記賬憑證兩種。記賬憑證根據審核后的原始憑證編制,實(shí)行會(huì )計電算化后,這一基本程序仍不會(huì )改變,會(huì )計人員仍然是根據審核后的原始憑證將有關(guān)數據輸入計算機,完成記賬憑證的填制。但是,電算化的實(shí)行對手工條件下憑證的填制與審核產(chǎn)生了影響,表現在如下方面:①原始單據承載的信息量加大。在手工方式下信息的提供可以從不同的途徑獲得,而在計算機系統中,原始單據將成為資料的惟一入口。原始單據的錄入,將滿(mǎn)足各層次信息需要者的要求,這就要求原始單據中,承載更多的信息量。②記賬憑證添加了“科目代碼”欄。手工條件下,編制記賬憑證時(shí)直接寫(xiě)出科目名稱(chēng)即可,而在向計算機中錄入憑證時(shí)可以直接錄入各個(gè)科目的代碼,計算機根據代碼自動(dòng)產(chǎn)生相應科目的名稱(chēng),這就大大提高了錄入速度。另外,電算化條件下,憑證要素和格式都是由會(huì )計人員事先按會(huì )計制度設定好,只要與制度不符合的憑證,計算機就會(huì )拒絕接受,這樣會(huì )促使會(huì )計憑證規范化程度得以進(jìn)一步提高。③憑證中各數據項根據類(lèi)型、范圍和勾稽關(guān)系可以進(jìn)行有效控制,從而使一些不合規范的錄入不能輸入到計算機中。如會(huì )計分錄中的會(huì )計科目必須在設置的會(huì )計科目表中已經(jīng)存在并且是最底層的明細科目,與手工會(huì )計條件下相比,更有利于會(huì )計科目規范化,更符合國家統一會(huì )計制度規定,根據當前科目的屬性確定是否具有某些項目,如往來(lái)單位、結算單據號碼等,這些輔助項目都可在記賬憑證中反映出來(lái),與手工條件下記賬憑證相比,可以更方便的查詢(xún)有關(guān)輔助項目。在電算化條件下,憑證借貸方金額必須相等才能保存,在初始化設置中應事先確定憑證中供方或貸方必有或必無(wú)科目、非法對應科目等,編號可以自動(dòng)連續,日期可以限制順序等。通過(guò)這些,在電算化條件下對于會(huì )計憑證的填制與審核,可以使會(huì )計憑證更加規范化,同時(shí)也可以降低會(huì )計憑證的差錯率。④手工條件下,會(huì )計憑證的生成都是由人工書(shū)寫(xiě)來(lái)完成的,在電算化會(huì )計中會(huì )計憑證輸入模塊中一般的憑證處理都是由人工錄入來(lái)完成的,類(lèi)似于手工條件下的處理。但是,大多數會(huì )計核算軟件都提供自動(dòng)轉賬功能,即由計算機根據程序設計可自己生成所需憑證,它主要用于定期結轉損益、結轉有關(guān)稅金的賬務(wù)業(yè)務(wù)處理。⑤在記賬憑證發(fā)生錯誤時(shí),兩種條件下的處理也有所不同,結賬前的處理類(lèi)似,沒(méi)有太大的區別。在結賬后,手工條件下可采用劃線(xiàn)更正的方法,并需使原有字跡仍可辨認。在電算化條件下,有些核算軟件提供了反結賬的功能,可對已發(fā)生的錯誤憑證進(jìn)行修改,并能刪除原錯誤憑證,或采用補充登記法或紅字沖銷(xiāo)法進(jìn)行修改,我們提倡使用后面的兩種方法進(jìn)行修改,而一般情況下不使用反結賬的方法修改。⑥鍵盤(pán)操作較之手工處理的“筆誤”更容易發(fā)生“誤操作”,因而“憑證填制”在操作功能上分為“填制”、“修改”、“刪除”等步驟以進(jìn)行正確性控制。⑦填制好的憑證同樣需要審核。由于在電算化會(huì )計中憑證是全部資料的惟一入口,即一般情況下只要憑證輸入正確,賬、表資料則一定正確對待,所以對于憑證的錄入、審核就顯得非常有必要。

2　會(huì )計電算化對賬簿的影響

在手工會(huì )計登賬時(shí),總賬由一名會(huì )計人員根據憑證匯總進(jìn)行登賬,明細賬由另一名會(huì )計人員根據憑證平等登記入賬,月末檢查兩者是否相等。由于兩名會(huì )計在登記入賬時(shí)有可能發(fā)生錯誤,平行登賬就可以檢查錯誤。但在電算化會(huì )計中,總賬與明細賬均來(lái)源于記賬憑證,其他的處理均由計算機內部來(lái)完成的,而計算機的內部運算一般情況下是不可能發(fā)生錯誤的,所以在電算化會(huì )計中總賬恒等于明細賬,平行登賬的校驗功能在電算化會(huì )計中失去了在手工體條件下所起的作用,取而代之的是對數據輸入階段的控制,以保證數據處理的結果是正確可靠的。

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