分銷(xiāo)企業(yè)采購環(huán)節的會(huì )計核算特點(diǎn)及在ＥＲＰ中的應用

[摘 要]分銷(xiāo)企業(yè)是幾年前IT產(chǎn)業(yè)的發(fā)展逐漸興起的產(chǎn)物，本文結合分銷(xiāo)企業(yè)的利潤攤薄需要“以量取勝”的業(yè)務(wù)特點(diǎn)，鎖定采購環(huán)節，通過(guò)對會(huì )計準則在采購環(huán)節的相關(guān)核算方法，具體進(jìn)行分析比較，根據分銷(xiāo)企業(yè)的在采購環(huán)節的會(huì )計核算特點(diǎn)，提出目前分銷(xiāo)企業(yè)在采購環(huán)節的核算方法．并與ERP系統實(shí)現核算的方法相結合，串起在BRP系統中作為分銷(xiāo)企業(yè)從采購環(huán)節的開(kāi)始的整體操縱過(guò)程：建立物料核算體系→建立采購訂單→商品進(jìn)庫→存儲待售→建立銷(xiāo)售訂單→商品出庫→收款→核算毛利
　　[關(guān)鍵詞]分銷(xiāo)；分銷(xiāo)企業(yè)；ERP
　分銷(xiāo)一詞隨著(zhù)IT產(chǎn)業(yè)的崛起逐漸進(jìn)進(jìn)人們的視野，從廣義上來(lái)講：分銷(xiāo)一般是指某種貨物或勞務(wù)從生產(chǎn)者向消費者移動(dòng)時(shí)取得這種貨物或勞務(wù)的所有權或幫助轉移其所有權的過(guò)程。具體來(lái)說(shuō)：IT產(chǎn)業(yè)的分銷(xiāo)就是將品種繁多，日新月異的n產(chǎn)品通過(guò)各層分銷(xiāo)企業(yè)建立的分銷(xiāo)渠道從產(chǎn)品的生產(chǎn)企業(yè)轉移到終極消費者手中并從中獲得收益的產(chǎn)品活動(dòng)過(guò)程。由于IT產(chǎn)品的特點(diǎn)，分銷(xiāo)企業(yè)假如要在分銷(xiāo)市場(chǎng)上立足，就必須從已經(jīng)攤薄的毛利中以量取勝賺取必要的利潤生存下往。針對分銷(xiāo)企業(yè)依靠龐大的產(chǎn)品業(yè)務(wù)流量賺取利潤的特點(diǎn)，分銷(xiāo)企業(yè)的財務(wù)核算方式與以往的一般貿易企業(yè)的核算方法也略有不同，下面就以使用 ERP系統進(jìn)行財務(wù)核算的分銷(xiāo)企業(yè)為例子，就產(chǎn)品自采購環(huán)節進(jìn)手，通過(guò)對會(huì )計準則存貨核算方法的比較，闡述分銷(xiāo)企業(yè)如何進(jìn)行存貨核算，以及存貨的核算在ERP系統中如何實(shí)現。
　　
　　一、建立存貨核算平臺一建立物料體系
　　
　　采購是獲利的第一步。在產(chǎn)品采購核算環(huán)節，我國企業(yè)會(huì )計準則提供了幾種簡(jiǎn)化的存貨的核算方法：計劃本錢(qián)法、毛利率法、零售價(jià)法等。①計劃本錢(qián)法是指企業(yè)存貨的收進(jìn)、發(fā)出和結余均按預定制定的計劃本錢(qián)計價(jià)，同時(shí)另設“材料本錢(qián)差異”(或產(chǎn)品本錢(qián)差異)科目，登記錄際本錢(qián)與計劃本錢(qián)的差額。存貨按計劃本錢(qián)核算，要求存貨的總分類(lèi)核算和明細分類(lèi)核算均按計劃本錢(qián)計價(jià)。一般適用于存貨品種繁多、收發(fā)頻繁的企業(yè)。但缺點(diǎn)是收貨時(shí)產(chǎn)生的材料本錢(qián)差異計算非�；\統，材料本錢(qián)差異數在每月都需要根據出貨情況進(jìn)行結轉，結轉時(shí)還需要根據上月的情況計算材料本錢(qián)差異率，最后得出存貨的真正發(fā)出額和余額。但假如需要對每一種產(chǎn)品的活動(dòng)隨時(shí)監控，并隨時(shí)提供較為正確的存貨本錢(qián)，那么計劃本錢(qián)法就無(wú)法實(shí)現。②毛利率法是根據本期銷(xiāo)售凈額乘以前期實(shí)際(或本月計劃)毛利率匡算本期銷(xiāo)售毛利，并計算發(fā)出存貨本錢(qián)的一種方法。采用這種方法時(shí)，商品銷(xiāo)售本錢(qián)按商品大類(lèi)銷(xiāo)售額計算，在大類(lèi)商品賬上結轉本錢(qián)，計算手續簡(jiǎn)便。商品明細賬平時(shí)只記數目，不記金額，每季末的最后一個(gè)月再根據月末結有數目，按照最后進(jìn)價(jià)法等計價(jià)方法，先計算月末存貨本錢(qián)，然后再計算該季度的商品銷(xiāo)售本錢(qián)，用該季度的銷(xiāo)售本錢(qián)減往前兩個(gè)月已經(jīng)結轉的本錢(qián)，計算第三個(gè)月應結轉的銷(xiāo)售本錢(qián)，從而對前兩個(gè)月用毛利率計算的本錢(qián)進(jìn)行調整。但毛利率法是基于產(chǎn)品分大類(lèi)進(jìn)行核算的，不能再進(jìn)行更具體的產(chǎn)品核算，同時(shí)也滿(mǎn)足不了隨時(shí)對產(chǎn)品活動(dòng)進(jìn)行監控的需要，正確的存貨本錢(qián)也不能隨時(shí)計算出來(lái)。⑧零售價(jià)法是指用本錢(qián)占零售價(jià)的百分比計算期末存貨本錢(qián)的一種方法，但由于IT分銷(xiāo)企業(yè)產(chǎn)品的毛利波動(dòng)較頻繁，使用零售法并不能計算出正確的存貨本錢(qián)。
　　對比這三種簡(jiǎn)易的存貨核算方法后，不難發(fā)現，針對分銷(xiāo)企業(yè)并不非常實(shí)用。由于分銷(xiāo)企業(yè)靠產(chǎn)品較大流量獲利，一般會(huì )在產(chǎn)品種類(lèi)的選擇上非常廣泛，而且IT產(chǎn)品一般單價(jià)較高，再加上不同產(chǎn)品的單價(jià)、毛利率及削價(jià)情況相差比較大，所以不宜采取比較宏觀(guān)或粗略的核算方法。針對這一特點(diǎn)，ERP系統的物料核算模塊提供給企業(yè)一個(gè)可以從最細致的角度核算產(chǎn)品的平臺。ERP的物料體系可以從建立物料開(kāi)始全程核算產(chǎn)品進(jìn)存銷(xiāo)每個(gè)環(huán)節的價(jià)格變化，例如采購過(guò)程中價(jià)格的波動(dòng)情況、存儲過(guò)程中削價(jià)情況、物料在各個(gè)庫房的活動(dòng)儲存情況，銷(xiāo)售過(guò)程中的獲利情況，并可以隨時(shí)提供相關(guān)的數據分析和報表。物料建立的粗細全部取決于核算的要求，可以是某一產(chǎn)品最小的零件也可以是動(dòng)輒幾百萬(wàn)的軟件或項目。物料建立一般發(fā)生在采購合同簽定后，系統中采購訂單建立前。企業(yè)根據采購合同確定物料的名稱(chēng)、體積、產(chǎn)出地等具體信息建立物料編號或物料卡片，以備今后在盤(pán)點(diǎn)、運輸、儲存時(shí)使用的方便。同一種產(chǎn)品在不同業(yè)務(wù)部分進(jìn)行經(jīng)營(yíng)(不同利潤中心)時(shí)，假如有必要分開(kāi)核算就需要建立不同的物料編號或物料卡片。
　　
　　二、采購框架的搭建一建立采購訂單
　　
　　建立物料主數據后，就可以根據合同的具體內容在 ERP系統中建立采購訂單。采購訂單用于跟蹤控制采購合同的履行情況�？梢詮牟少徥肇洉r(shí)間和方式，收貨后計算賬期，付款條件、發(fā)票情況等各環(huán)節進(jìn)行控制。ERP系統的數據整合和資源共享這兩個(gè)突出優(yōu)點(diǎn)可以逐步體現。在采購訂單中可以體現供給商的具體情況(自動(dòng)從維護的供給商主數據中調出)、庫存地情況、合同簽定時(shí)間、運輸條件、保險條款、稅款情況、產(chǎn)品物料描述(自動(dòng)調出物料卡片)、合同價(jià)格、數目、進(jìn)庫情況、發(fā)票收到情況、付款情況等等。除了這些具體的信息之外，ERP可以提供比較宏觀(guān)的企業(yè)采購信息、采購流量存量、分析庫存風(fēng)險等功能。
　　
　　三、采購本錢(qián)的核算方法一采用移動(dòng)均勻價(jià)
　　
　　采購訂單建立后，如何對存貨的本錢(qián)進(jìn)行核算呢?我國企業(yè)會(huì )計準則規定，存貨取得時(shí)可以按計劃本錢(qián)核算也可以按實(shí)際本錢(qián)核算。由于已經(jīng)建立好物料信息，在進(jìn)行收貨時(shí)可以按產(chǎn)品的實(shí)際本錢(qián)進(jìn)賬。產(chǎn)品按當時(shí)采購的實(shí)際本錢(qián)進(jìn)賬后，如何進(jìn)行存貨本錢(qián)流轉的核算呢?財務(wù)會(huì )計準則提供了幾種核算方法：個(gè)別計價(jià)法、先進(jìn)先出法、移動(dòng)均勻法、后進(jìn)先出法、加權均勻法。①個(gè)別計價(jià)法需要按各種存貨，逐一辨認各批發(fā)出存貨和期末存貨所屬的購進(jìn)批別或生產(chǎn)批別，分別按其購進(jìn)或生產(chǎn)時(shí)所確定的單位本錢(qián)作為計算各批發(fā)出存貨和期末存貨本錢(qián)的方法。這樣核算固然非常正確，但操縱量非常大，分銷(xiāo)企業(yè)產(chǎn)品流量大根本無(wú)法用個(gè)別計價(jià)法核算本錢(qián)。②先進(jìn)先出和后進(jìn)先出法是將先(或后)購進(jìn)的存貨本錢(qián)在后(或先)購進(jìn)的存貨本錢(qián)之前轉出，據此確定發(fā)出存貨和期末存貨的本錢(qián)。采用先進(jìn)先出法或后進(jìn)先出核算法時(shí)都需要按批次對存貨進(jìn)行核算，但分銷(xiāo)企業(yè)假如按批次逐一記賬，數據計算量也非常大，而且眾所周知，IT產(chǎn)品的價(jià)格波動(dòng)幅度較大。不論用先進(jìn)還是后進(jìn)的價(jià)格計算本錢(qián)都并不妥當。⑧加權均勻法也叫全月一次加權均勻法，指以本月全部收貨數目加月初存貨數目作為權數，往除本月全部收貨成刺口上月初存貨本錢(qián)，計算出存貨的加權均勻單位本錢(qián)，來(lái)確定存貨發(fā)出和庫存本錢(qián)。由于加權均勻法固然只在月末計算一次均勻單價(jià)，計算簡(jiǎn)單，但無(wú)法有效地對存貨本錢(qián)進(jìn)行及時(shí)控制。④移動(dòng)均勻法是將本次收貨的本錢(qián)加原有庫存的本錢(qián)，除以本次收貨數目加原有收貨數目，計算加權單價(jià)，核算發(fā)出存貨的方法。這種方法的優(yōu)點(diǎn)是可以隨時(shí)反映存貨的結存情況，而且計算的均勻單位本錢(qián)較為正確客觀(guān)。所以鑒于分銷(xiāo)企業(yè)的存貨流量和存量都相當大，且存貨價(jià)格變動(dòng)頻繁的特點(diǎn)，為更好的核算物料在流轉過(guò)程的正確本錢(qián)，分銷(xiāo)企業(yè)一般都會(huì )采用移動(dòng)均勻價(jià)法。也就是物料的價(jià)格使用移動(dòng)均勻價(jià)核算。
　　移動(dòng)均勻價(jià)并不是只有在下一批產(chǎn)品進(jìn)庫時(shí)，由于單價(jià)與原來(lái)單價(jià)不符的情況下會(huì )變化，在對某一批產(chǎn)品收貨和記進(jìn)發(fā)票(即：發(fā)票效驗)時(shí)，有時(shí)也會(huì )影響到物料的移動(dòng)均勻價(jià)。
　　下面舉例說(shuō)明采購核算過(guò)程：
　　某企業(yè)為國內一大型從事IT產(chǎn)品的分銷(xiāo)企業(yè)，開(kāi)始拓展對產(chǎn)品A的正常分銷(xiāo)業(yè)務(wù)：
　　從采購環(huán)節開(kāi)始，分銷(xiāo)企業(yè)與供給商簽定采購合同，就將該產(chǎn)品建立相應的物料編號，并將合同中規定的采購價(jià)格作為物料的價(jià)格。合同采購價(jià)格應包括產(chǎn)品本身價(jià)格及由采購方應負擔的運保費。到產(chǎn)品進(jìn)庫時(shí)，按原定的物料價(jià)格進(jìn)賬。但當只有對一批產(chǎn)品分銷(xiāo)時(shí)，采購過(guò)程會(huì )嚴格按合同價(jià)格進(jìn)賬并結束，但一般情況并非如此簡(jiǎn)單。假如該產(chǎn)品屬于長(cháng)期代理，與供給商簽定的為定期分銷(xiāo)協(xié)議，即：分銷(xiāo)業(yè)務(wù)會(huì )延續—段時(shí)期并對產(chǎn)品的價(jià)格浮動(dòng)無(wú)法確定，則在產(chǎn)品進(jìn)庫時(shí)很可能與原先的物料價(jià)格不符，就會(huì )產(chǎn)生對物料價(jià)格的影響，物料的移動(dòng)均勻價(jià)會(huì )相應改變?yōu)槟壳霸撐锪峡偙惧X(qián)與現存數目的均勻本錢(qián)。
　　從產(chǎn)品進(jìn)庫到支付價(jià)款時(shí)通常有一段時(shí)間，稱(chēng)之為賬期。經(jīng)過(guò)這段賬期，供給商會(huì )開(kāi)出發(fā)票，一般情況下，發(fā)票中單價(jià)應與訂單價(jià)格相符，但有時(shí)會(huì )存在一些差異，那么產(chǎn)品的移動(dòng)均勻價(jià)在計進(jìn)系統發(fā)票時(shí)又會(huì )相應產(chǎn)生變化。付款與發(fā)票金額必須一致。
　　
　　四、采購后的存儲與銷(xiāo)售環(huán)節
　　
　　1．存儲待售環(huán)節：由于屬于貿易企業(yè)，產(chǎn)品的庫存用度及必要的運輸用度在當期的營(yíng)業(yè)用度中體現而不會(huì )影響該物料的移動(dòng)均勻價(jià)格。
　　2．在銷(xiāo)售環(huán)節，與客戶(hù)簽訂銷(xiāo)售合同后按銷(xiāo)售的價(jià)格建立銷(xiāo)售訂單，并將所銷(xiāo)售的產(chǎn)品的物料編號維護到銷(xiāo)售訂單上，到發(fā)出貨物確認收進(jìn)本錢(qián)時(shí)，銷(xiāo)售訂單的銷(xiāo)售價(jià)格與數目的乘積作為銷(xiāo)售收進(jìn)，物料出庫時(shí)點(diǎn)的移動(dòng)均勻價(jià)與數目的乘積作為產(chǎn)品的本錢(qián)，中間的差額作為毛利進(jìn)行進(jìn)一步的利潤核算。
　　需要說(shuō)明的是，在日常操縱中，即使只針對一種產(chǎn)品的核算，也有該產(chǎn)品在進(jìn)庫后立即被部分或全部銷(xiāo)售出往的情況，那么在產(chǎn)品已經(jīng)出庫但存在需要調整移動(dòng)均勻價(jià)的事項出現時(shí)怎么進(jìn)行操縱呢?假如庫房中該物料的庫存為零，則需要調增或調減移動(dòng)均勻價(jià)的價(jià)款應在當期直接記進(jìn)或沖減本錢(qián)科目，假如庫房中該物料的庫存數目小于需要調整的數目，不應該將全部要調整的價(jià)款加到所余數目中往。而應該將對應所余數目的部分影響物料移動(dòng)均勻數，大于的部分直接計進(jìn)當期本錢(qián)，使物料均勻價(jià)較為客觀(guān)。

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