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方志傳記資料索引數據庫的設計與實(shí)現
方志是我國特有的一種歷史文獻，它綜合記述了一個(gè)行政區劃內的政治、經(jīng)濟、文化、教育等方面的歷史情況，是一個(gè)地方的百科全書(shū)，具有資政、存史、教化的功能。從其發(fā)端至今已有數千年的歷史，成為人們了解地方歷史，進(jìn)行經(jīng)濟建設和愛(ài)國主義教育等方面工作的有利工具。并且，由于它記載了一個(gè)地方各方面的基本情況，所以又是一座蘊藏著(zhù)豐富信息的寶庫。
方志中的人物傳記是方志重要的組成部分。在人物傳記中記載了一個(gè)地區的知名人士，而這些人士大多數在正史中是不予以記載的。因此，在方志人物傳記中能夠查到不少正史中所沒(méi)有的人物，這對于歷史研究來(lái)說(shuō)是非常有幫助的。但是，由于方志中的人物眾多，在使用時(shí)頗感不便，因此，人們開(kāi)始編制方志傳記資料索引。
我國最早的方志人物傳記索引是1939年江蘇省立圖書(shū)館曹允源編制的《吳縣列傳人名索引》，此后，陸續編制了《宋元方志傳記索引》、《山西通志人物傳記索引》、《東北方志人物傳記資料索引》、《北京天津地方志人物傳記索引》、《廣西方志傳記人名索引》等，臺灣地區也編制了《中日現藏三百種明代地方志傳記索引》等，這些索引的編制對于人們查找方志中的人物起到了積極作用。但是，限于印刷型載體的篇幅，這些索引也存在著(zhù)明顯的不足。一是索引的著(zhù)錄內容少，一般為姓名、別名、出處等幾項；二是檢索點(diǎn)單一，僅在索引正文中按人物的姓名排序，另外在書(shū)后再附一種與正文對應的檢索方式，僅此而已；三是編制時(shí)投入的人力、物力多，編制周期長(cháng)，一部索引的編制要經(jīng)過(guò)多道工序，諸如寫(xiě)卡片、校對，再到寫(xiě)清樣、排版、校對直至印刷等多個(gè)環(huán)節，投入的人力多，工作量大。正是由于這些不足，限制了人們大規模編制方志人物傳記索引的工作，從而也限制了人們便捷地查閱方志中人物的需求。
隨著(zhù)現代高新技術(shù)的發(fā)展，為索引的編制帶來(lái)了新的發(fā)展天地。計算機數據庫技術(shù)的出現，為索引的編制提供了一個(gè)高效、簡(jiǎn)便的工具。采用計算機數據庫技術(shù)編制索引不僅可以使索引的編制達到事倍功半的效果，而且還極大地豐富了讀者的檢索途徑，從而實(shí)現以往傳統的印刷型索引所達不到的效果。
北京圖書(shū)館收藏的新舊方志居海內外各圖書(shū)館之首。如何充分發(fā)揮這些方志的作用，使其更好地為社會(huì )主義精神文明和物質(zhì)文明服務(wù)是圖書(shū)館工作者的職責；在人們開(kāi)始進(jìn)入信息時(shí)代，如何使方志中的大量信息為人們所了解并便于查詢(xún)，也是圖書(shū)館工作者的義務(wù)；從全球信息化進(jìn)程發(fā)展來(lái)看，將方志中的大量信息進(jìn)行數字化處理、使海內外廣大讀者通過(guò)網(wǎng)絡(luò )來(lái)進(jìn)行檢索，也是圖書(shū)館工作者的工作。
據此，北京圖書(shū)館地方志和家譜文獻中心決定率先著(zhù)手建立方志人物傳記資料索引數據庫。
一
方志人物傳記資料索引數據庫的目標是：要能夠適應新舊方志中的人物傳記情況，要準確和較為全面地揭示人物的基本屬性，發(fā)揮計算機檢索的優(yōu)勢，滿(mǎn)足讀者多途徑檢索人物的需求，為讀者提供一個(gè)快速、便利的查詢(xún)工具，使之為廣大讀者所使用。
在這個(gè)目標的指導下工作人員進(jìn)行了大量的調研工作，以最終確定數據庫項目的內容。而數據庫內容的確立是數據庫檢索的基礎，也是直接影響數據庫建設質(zhì)量的關(guān)鍵因素。如前所述，現有的印刷型方志人物傳記資料索引，主要是通過(guò)人物的姓名來(lái)進(jìn)行檢索，檢索途徑單一。所記載的內容基本是姓名和主要的字、號，個(gè)別的有生卒年。對于出處基本是書(shū)名的簡(jiǎn)稱(chēng)或代號。有關(guān)人物的其他內容則不予反映。
在掌握現有方志人物傳記資料索引情況的基礎上，根據讀者檢索的需求和圖書(shū)館工作人員以往的工作經(jīng)驗以及計算機所提供的功能，最后確定該數據庫的項目?jì)热轂椋盒彰�、別名、性別，民族、籍貫、朝代、生卒年、參考年，肖像、身份類(lèi)別主題詞、方志省份和出處，總計12項。
這12個(gè)項目大大超過(guò)了現有印刷型方志人物傳記資料索引所收錄的內容。
1．標識人物身份主題詞的使用
在方志的人物傳記中，由于所收錄的人物較多，因此大多數的方志都將所收人物按其身份進(jìn)行集中編排，并給予相應的門(mén)類(lèi)名稱(chēng)。在舊方志中，一般將人物分為名宦、儒林、忠義、宦績(jì)、文苑、武功、隱逸、孝友、義行、方伎、仙釋等門(mén)類(lèi)。在新方志中則分為英烈、勞模、能工巧匠和專(zhuān)家學(xué)者等。顯然，這樣的分類(lèi)與集中便于讀者使用。
但是，在印刷型方志人物傳記資料索引中是難于做到按上述門(mén)類(lèi)進(jìn)行編輯檢索的。假如這樣做，那索引的工作量就要成倍的增長(cháng)，如果要編制一個(gè)數千人物的索引，那就是一個(gè)浩瀚的工程。在現有的方志人物傳記資料索引中，讀者只能在掌握了一個(gè)人物的姓名或其主要的別名之后，方可進(jìn)行檢索，而要查尋某一門(mén)類(lèi)的人物是無(wú)法辦到的。假若讀者想了解某一地區歷史上在農業(yè)種植方面有特殊技藝的人物，就只能將該地區現存的所有方志一部一部進(jìn)行翻檢，才能得到所需要的人物。
為實(shí)現讀者可以按門(mén)類(lèi)進(jìn)行檢索的要求，參照圖書(shū)館對書(shū)刊文獻進(jìn)行主題標引的工作，在該數據庫中設置了標識人物身份的主題詞項目。目前主題標引多用于書(shū)目、篇名等數據庫中，用于人物標引尚未見(jiàn)到。因此，對人物進(jìn)行主題標引是該數據庫的一個(gè)特點(diǎn)，也是計算機檢索有別于印刷型檢索的重要標志。
為使計算機的檢索達到應有的效果，數據庫對于主題詞的使用考慮了以下三個(gè)問(wèn)題：
第一、用詞的規范性。在新舊方志中，雖然有大量的志書(shū)對于人物傳記按門(mén)類(lèi)進(jìn)行了集中編排，但是，這些門(mén)類(lèi)名詞的使用由于編纂者的理解不同和所處的歷史環(huán)境的不同往往存在著(zhù)差異，因而造成對同一門(mén)類(lèi)的用詞不統一；另外，各地在編纂方志時(shí)對于同一人物的傳記在撰寫(xiě)時(shí)側重點(diǎn)不同，所反映的內容不同，所安置的門(mén)類(lèi)也就不盡相同。如果僅僅按各方志中人物所處的門(mén)類(lèi)來(lái)進(jìn)行主題標引，就會(huì )出現對同一人物的用詞不一致，從而在進(jìn)行主題檢索時(shí)達不到應有的效果。為規范主題標引的用詞，在標引時(shí)遵循了以下四條原則：
首先，選用的詞要具有檢索意義和組配意義，并能夠表達相應的概念；
其次，選用的詞必須詞義明確，一詞一義；
再次，選用的詞要具有一定的使用頻率；
第四，參照《中國圖書(shū)分類(lèi)主題詞表》中的詞匯。
按照上述原則編制了一個(gè)人物主題詞表，并在工作中逐步完善。
第二、用詞的準確性。在標引用詞的準確性方面、由于對人物的主題標引主要是根據該人物傳記中所反映的這個(gè)人物的生平事跡、主要貢獻和主要活動(dòng)內容，給予一個(gè)或數個(gè)主題詞。因此，大致從以下幾方面來(lái)確定主題詞：
人物的專(zhuān)業(yè)、專(zhuān)長(cháng)或所從事的行業(yè)。如政治、軍事、醫學(xué)等；
人物在社會(huì )生活中所產(chǎn)生較為突出的影響。如義行、劣行等；
人物的某些特定身份。如英烈、君主、宗教徒等；
人物傳記中所記載該人物經(jīng)歷的主要甚至是唯一的重大歷史事件。如辛
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