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淺談電力局辦公自動(dòng)化系統的開(kāi)發(fā)模型
摘要：從管理層次、數據流、工作界面、功能模塊、系統安全性等幾個(gè)方面對肇慶電力工業(yè)局辦公自動(dòng)化系統的開(kāi)發(fā)模型進(jìn)行了詳細的分析。
關(guān)鍵詞：管理 智能
肇電力工業(yè)局直轄鼎湖、高要、四會(huì )、廣寧四個(gè)縣區局,同時(shí)局本部按生產(chǎn)職能設置多個(gè)管理所,地點(diǎn)分散,信息傳遞不便,難于管理。為此,肇慶電力工業(yè)局決定建立全局辦公自動(dòng)化系統,通過(guò)該系統將局本部與下屬單位緊密聯(lián)系在一起,使得分散在各單位各部門(mén)的各種信息能夠相互交換。經(jīng)過(guò)一年多的努力,我局的廣域網(wǎng)已基本形成,軟件開(kāi)發(fā)也已取得階段性成果。
1、軟件開(kāi)發(fā)平臺的選擇
Lotus、Notes是一個(gè)基于各部門(mén)協(xié)同工作的工作平臺,有強大的通信和信息管理功能,保密性強,有良好的擴充能力,且通過(guò)了美國C2級安全認證,因此我們選擇Lotus、Notes作為開(kāi)發(fā)平臺。
2、管理層次結構
2.1、系統層次結構
層次結構是一個(gè)物理模型,它體現實(shí)際機構設置。肇慶電力工業(yè)局辦公系統是一個(gè)整體,其中局本部和各縣局分別是一個(gè)管理子系統,整個(gè)層次結構共分4級,即肇慶電力工業(yè)局辦公自動(dòng)化系統、子系統、工作部門(mén)、工作人員。
2.2、管理層次
管理層次、機構設置是一個(gè)單位工作的基礎。一般管理層次是指上下級管理層次,不同級別的科室向上級負責并管理下級。在實(shí)際工作中一些科室的任務(wù)突破了行政隸屬的關(guān)系,它會(huì )成為某種信息的樞紐,從某些方面對其它平級科室進(jìn)行管理,如局辦公室,在全局日常工作中它是一個(gè)工作信息的樞紐,對全局日常工作起協(xié)調作用。
工作部門(mén)負責具體工作,是辦公系統的基礎信息點(diǎn)。一個(gè)工作部門(mén)由工作組成工作人員組成,任何一個(gè)工作人員或工作組的請示、匯報都必須通過(guò)工作部門(mén)領(lǐng)導上報局領(lǐng)導或其它工作部門(mén),上級的指示、各種文件也要通過(guò)工作部門(mén)傳達到工作人員。
職能部門(mén)也是一個(gè)工作部門(mén),只不過(guò)在某項職能上有特殊地位。職能部門(mén)的另一個(gè)特征是它有信息轉貯的功能,職能部門(mén)負責收集與自己職能有關(guān)的各種文件、請示、報告、報表,并上報局領(lǐng)導及有關(guān)部門(mén),同時(shí)將文件、上級領(lǐng)導的指標等轉發(fā)給有關(guān)單位。每個(gè)職能部門(mén)都有檔案庫,用來(lái)存儲有關(guān)資料。
整個(gè)系統管理層次分四級,局領(lǐng)導是管理工作的最高層,局領(lǐng)導通過(guò)職能部門(mén)管理工作部門(mén),工作部門(mén)將具體任務(wù)下達給工作組或工作人員。
3、數據形式
辦公自動(dòng)化系統中流動(dòng)力和存儲的數據主要是文檔數據和圖形數據。文檔數據以MICROSOFT、WORD、EXCEL等外部格式存儲,與其它系統接口數據采用純文本方式。圖形文件(如上級發(fā)文)采用掃描壓縮方式存儲。
參與流通的數據有發(fā)下幾種形式:
a)傳閱型。傳遞給有關(guān)人員閱讀并提出意見(jiàn),然后返回發(fā)文單位,存檔。主要指有文號的正式文件、綜合信息報表。
b)閱辦型。有關(guān)人員閱讀后交給經(jīng)辦人,經(jīng)辦人需把辦理結果返回發(fā)文單位存檔。主要指有文號的正式文件并有催辦要求。
c)公告型。同時(shí)發(fā)布給有關(guān)人員如通知、公告、參考資料等,可有答復也可沒(méi)有。
d)請示、審批。發(fā)文人要達到某種目的需要各級領(lǐng)導批準。發(fā)文人可以指定一個(gè)或多個(gè)審批人,審批人可另行指定下一個(gè)審批人。審批完成后返回發(fā)文人存檔。
e)私人信件。所有人員與人員之間的郵件,可回復也可不回復。
f)共享信息。使有權限的人在公用檔案庫、資料庫及INTERNET上查詢(xún)有關(guān)資料。
4、工作界面及功能模塊
系統設置兩組模塊(見(jiàn)圖1)。工作模塊是以個(gè)人常規工作為主要目的的模塊,系統中每個(gè)人都有一組工作模塊用以處理個(gè)人的工作;職能模塊是職能部門(mén)處理職能工作的模塊。
4.1、主要工作模塊
4.1.1、請示、審批
所有需要向上級請示或匯報的文檔由這個(gè)模塊撰寫(xiě)和發(fā)出。文件來(lái)源可以是由WORD、EXCEL撰寫(xiě)的,也可以是從其它郵件上轉來(lái)的。請示表格有以下內容:
a)審請發(fā)文。填寫(xiě)發(fā)文稿紙,指明會(huì )辦單位,撰寫(xiě)文件內容,然后發(fā)給辦公室。審請發(fā)文被批準或不批準時(shí)應有回復給審請人。
b)請示。填寫(xiě)請示承辦登記表和請示內容,確定審批人員,可以一個(gè)也可以多個(gè)或由審批人確定下一個(gè)審批人。請示被批準或否決后,審批結果應轉發(fā)給申請人,、并存檔、實(shí)施。各種需要轉發(fā)的請示先在待辦事宜里出現,由請示、審批模塊處理,批復后轉給申請人員。如果要請示的人不在,則系統會(huì )提示你是否還要發(fā)出請示,可以發(fā)出后等審批人回來(lái)處理或改變審批人。如果審批流程中有第二審批人,當第一審批人在審批時(shí)間內未批復時(shí)則自動(dòng)轉到第二審批人。系統中所有審批流程都有這個(gè)功能。圖2是審批流程圖。
4.1.2、統計、報表
所有需要向上級上報的統計結果和綜合信息報表由這個(gè)模塊撰寫(xiě)和發(fā)出。文件來(lái)源可以是由其他數據庫提取,也可以用WORD、BXCEL編寫(xiě),或從其它郵件上轉來(lái)。報表上報給有關(guān)部門(mén)后,各部門(mén)應有回復。
所有發(fā)出的文件及回復都能在個(gè)人資料庫中存檔。如果報表文件是一般工作人員起草的,必須給工作部門(mén)領(lǐng)導修改后再上報。
4.1.3、資料查詢(xún)
可以用這個(gè)模塊查詢(xún)局檔案室的文件。正式公文只能查閱目錄,選定文件后需向職能部門(mén)提出借閱申請,批準后方可查看內容。參考資料可隨時(shí)查看、復制。
4.2、主要職能模塊
4.2.1、收文
收文是指外部來(lái)文。文件收到后由收文管理模塊進(jìn)行登記和將文件用掃描儀錄入計算機,并確定傳閱流程和傳閱人員,需要辦理的還要確定承辦人員。文件傳閱后和承辦人辦理后,連同傳閱意見(jiàn)和辦理結果返回收文模塊,由收文模塊轉去歸檔模塊歸檔。文件發(fā)出后可在收文模塊中看到文件流通的情況。收文流程見(jiàn)圖3。
4.2.2、發(fā)文
發(fā)文是指局內一個(gè)文件由起草到發(fā)出的過(guò)程。起草文件的是一個(gè)工作部門(mén),起草文件先發(fā)到職能部門(mén),職能部門(mén)在待辦事宜中看到這個(gè)發(fā)文要求后,轉給職能部門(mén)領(lǐng)導核稿并決定會(huì )辦單位。會(huì )辦單位意見(jiàn)返回后,再轉至職能部門(mén)領(lǐng)導綜合,綜合定稿后轉給局長(cháng)簽發(fā)。局長(cháng)簽發(fā)后由機要室登記、編文號、存檔并發(fā)文。文件發(fā)給各工作部門(mén)后由各部門(mén)存檔。發(fā)文流程見(jiàn)圖4。
4.2.3、歸檔
文件歸檔的主要工作是將需要歸檔的文件分類(lèi)、設置保密等級并存入檔案室。檔案室是一個(gè)模擬檔案管理的數據庫,用于存放文件、參考資料等供查詢(xún)信息。任何人都可查詢(xún)檔案室,但除參考資料外都只能看到目錄,要查看文件需要請示借閱,批準后方可查看。
5、安全性
5.1、權限
辦公系統有嚴格的權限規定,權限分人員權限和文件權限。人員權限由層次化結構決定,不同層次下的人員要進(jìn)行通信必須通過(guò)上一層結構的身份驗證和周轉。文件權限分數據庫權限和文件權限。數據庫有一個(gè)存取控制表,建立時(shí)即可確定存取人員。一個(gè)文檔的存取權限分作者、讀者和編輯者。在一份請示報告中撰寫(xiě)人是作者,審批人是編輯者,而其他人為讀者。辦公系統中的所有數據庫、文檔都有嚴格的存取權限限制。
5.2、時(shí)效性
可以為文檔規定流通時(shí)間和存在時(shí)間,如一項審批要求在限定時(shí)間內答復,如不答復則系統會(huì )自動(dòng)發(fā)催辦通知。文件在失效后自行刪除,如召開(kāi)會(huì )議通知在會(huì )議召開(kāi)后自行刪除。
5.3、保密性
系統對所有以個(gè)人身份發(fā)出的信息,包括電子簽名等都進(jìn)行驗證。一個(gè)文檔沒(méi)有給某個(gè)讀者權限時(shí),他是無(wú)法閱讀的。
6、結束語(yǔ)
該系統目前已正式投入運行。結合肇慶電力工業(yè)局的實(shí)際情況,軟件設計方面基本做到了實(shí)用性與通用性的良好結合,開(kāi)發(fā)了與其它系統的接口界面,使肇慶電力工業(yè)局的信息管理水平在辦公自動(dòng)化系統(OA)這個(gè)信息傳輸樞紐的推動(dòng)下上了一個(gè)新的臺階。
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